05. IDP การเขียนหนังสือราชการ 64

แบบบนั ทกึ ผลการเรยี นรู้ / องคค์ วามรรู้ ายบคุ คล
เทยี บเวลาการเรียนรู้ 2 ชั่วโมง

1. ช่อื องค์ความรู้ การเขยี นหนังสือราชการ : เสรมิ ทกั ษะในการเขียนหนังสอื ราชการ

2. ผูเ้ รยี น ชอื่ ว่าท่ี ร.ต.ชยั ณรงค์ นามสกลุ บวั คา

ตาแหนง่ นักทรัพยากรบคุ คล สังกัด ศูนย์ศกึ ษาและพฒั นาชุมชนลาปาง

3. แหล่งการเรียนรู้
 จากภาพยนตร์ /คลิป  จากการอ่านหนังสือ  จากการปฏบิ ตั งิ าน (On the job training)
เรือ่ ง การเขียนหนังสือราชการ : ความรู้พ้ืนฐานในการเขยี นหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการ

 จากการฝึกอบรม/ประชมุ เชิงปฏิบัตกิ าร/สัมมนา/ศึกษาดงู าน (ท่ีไม่มปี ระกาศนียบัตร)
ช่อื โครงการ/กิจกรรมการประชุม…………………………..............…………………………………………………..……
..............................................................................................................................................................................
วันที.่ ...............ถึงวนั ท.่ี ....................เดือน................................พ.ศ.................. เวลา............................................
สถานท.่ี ...........................................................................หน่วยงานจัดอบรม........................................................

4. สรปุ สาระสาคัญของการเรียนรู้ /องค์ความรู้
การเขียนหนงั สือราชการ เป็นระเบียบปฏิบัติอย่างหน่ึงของหนว่ ยราชการที่ข้าราชการและผู้ติดตอ่ กบั

หน่วยราชการควรทราบ เพ่อื ใหเ้ กิดผลดีตอ่ ระบบการปฏบิ ตั งิ านของหน่วยราชการ

หนังสือติดต่อราชการ เป็นคารวมของหนงั สือ ๓ ชนิด ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร
บรรณ ไดแ้ ก่ หนังสอื ภายนอก หนงั สอื ภายใน และ หนงั สือประทบั ตรา

 หนังสือภายนอก

- หนงั สอื ติดตอ่ ราชการที่เปน็ แบบพธิ ี ใชก้ ระดาษตราครุฑ
- ใช้ในโอกาสติดต่อราชการระหว่าง กระทรวงหนงึ่ หรือกรมหน่งึ หรือจังหวัดหน่งึ หรือส่วน
ราชการแหง่ ใดแห่งหนง่ึ กบั กระทรวงอื่น หรอื กรมอน่ื หรือจงั หวดั อนื่ หรือหน่วยงานอนื่ หรอื บคุ คลทั่วไป

ลักษณะของหนงั สอื ประกอบด้วยสว่ นสาคัญ 4 สว่ น

1. ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเรื่องตามที่กาหนดไว้ แล้วทับด้วยเลข
ทะเบยี นหนงั สอื สง่ (เลขทะเบียนเริม่ ต้นทุกปปี ฏทิ ิน)

2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ
ซ่งึ เป็นเจ้าของหนังสือนนั้ และลงท่ีต้ังไว้ด้วย ซงึ่ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือต้องสอดคล้องกบั ผลู้ งนามหนังสอื

3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก

หนงั สอื (ไมต่ ้องแสดงพยัญชนะพ.ศ.) เช่น 30 เมษายน 2556
4. เร่ือง ให้ลงเร่ืองย่อท่ีเป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ

ต่อเน่อื งให้ลงเรื่องของหนังสอื ฉบับเดิม
5. คาขึ้นต้น ให้ใช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม

และคาลงท้ายท่กี าหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงตาแหนง่ ของผทู้ ี่หนังสือ

นัน้ มถี ึง หรอื ชื่อบคุ คลในกรณีท่ีมถี งึ ตัวบุคคลไมเ่ กีย่ วกบั ตาแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือท่ีส่วนราชการผู้รับหนังสือ

ได้รบั มาก่อนแลว้ จะจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยเรียงลาดับ ดังน้ี ชื่อส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ ช้นั ความลับ
(ถ้ามี) ชน้ั ความเร็ว (ถา้ มี) เลขท่ีหนงั สอื และวนั ที่ เดือน ปี ของหนงั สือนั้น

7. ส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย (ถา้ มี) ให้ลงชอื่ สิง่ ของ เอกสาร หรือบรรณสารท่ีส่งไปพร้อมกับหนังสือน้ัน

หากมีหลายชุด ให้ระบุจานวนชุดไว้ด้วย (กรณีมีสิ่งท่ีส่งมาด้วยตั้งแต่ 2 หัวข้อข้ึนไป ในเนื้อหาของหนังสือ
จะต้องบอก ส่ิงทีส่ ่งมาดว้ ยท้ังหมด เช่น รายละเอียดตามสง่ิ ทสี่ ่งมาด้วย 1 และ 2) ในกรณที ไี่ มส่ ามารถส่งไปใน

ซองเดยี วกนั ได้ใหแ้ จ้งด้วยว่าสง่ ไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย

ประการให้แยกเปน็ ข้อ ๆ

9. คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใชค้ าขึ้นตน้ สรรพนาม
และคาลงท้าย ที่กาหนดไว้ในระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ

10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ

11. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื

12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออก
หนังสอื

13. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ งหรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สอื
14. โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีออก
หนงั สอื ตอ่ จากหมายเลขโทรศัพท์

15. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูล
ขา่ วสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์

16. สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่นทราบ
และประสงคจ์ ะให้ ผูร้ ับทราบว่าได้มีสาเนาสง่ ไปให้ผู้ใดแล้วให้พมิ พ์ชอ่ื เต็ม หรอื ชอื่ ย่อของส่วนราชการ หรือชื่อ
บุคคลท่ีส่งสาเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตาม

รายชื่อทแ่ี นบ และแนบรายชื่อไปดว้ ย

 หนงั สือภายใน
- หนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ หนังสือภายนอก ใช้กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ
- ใช้ในโอกาสตดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมเดยี วกนั หรือ จงั หวัดเดยี วกัน
ลักษณะของหนงั สอื ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 4 สว่ น

 หนังสือประทับตรา
- หนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการทใ่ี ช้ประทบั ตราแทนการลงชื่อของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขึน้ ไป

โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็น
ผรู้ ับผิดชอบลงชื่อย่อกากบั ตรา ใช้กระดาษตราครุฑ

- ใช้ในกรณี ระหว่างส่วนราชการ กับส่วนราชการ หรือ หน่วยงานท่ีไม่ใช่ส่วนราชการ หรือ
บคุ คลท่ัวไป เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั ได้แก่

๑) การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ
๒) การสง่ สาเนาหนังสือ สง่ สิง่ ของ หรอื เอกสาร
๓) การตอบรับทราบทไ่ี มเ่ กยี่ วกับราชการสาคัญ หรือ การเงิน
๔) การแจ้งผลงานท่ีไดด้ าเนินการไปแลว้ ให้สว่ นราชการทเ่ี กี่ยวขอ้ ทราบ
๕) การเตือนเรอื่ งคา้ ง
๖) เรือ่ งซ่ึงหวั หน้าสว่ นราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนด โดยทาเปน็ คาส่ังให้ใช้
ลกั ษณะของหนงั สือ ประกอบด้วยสว่ นสาคัญ 3 ส่วน

1. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่อื ง ตามทก่ี าหนดไว้
2. ถงึ ให้ลงชือ่ ส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลที่หนังสือน้นั มถี งึ
3. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอื่ งให้ชดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย
4. ชอ่ื สว่ นราชการทีส่ ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่ือสว่ นราชการทีส่ ง่ หนงั สอื ออก
5. ตราชือ่ สว่ นราชการ ใหป้ ระทบั ตราชื่อส่วนราชการดว้ ยหมึกแดง และใหผ้ ูร้ บั ผิดชอบลงลายมือช่ือ
ย่อกากบั ตรา
6. วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เต็มของเดอื นและตัวเลขของปีพุทธศักราช ท่ีออกหนังสอื
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรอื หนว่ ยงานท่ีออกหนังสือ
8. โทร. หรือที่ต้ัง ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา
(ถ้ามี) ด้วยในกรณีท่ีไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงช่ือท่ีต้ังของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองโดยให้ลงตาบลท่ีอยู่ตามความ
จาเปน็ และแขวงไปรษณีย์ (ถ้าม)ี
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อิเลก็ ทรอนกิ ส์

 การเขยี นหวั เรื่องหนังสอื ราชการ
“เร่ือง” คือ ใจความที่ย่อส้ันท่ีสุดของหนงั สือฉบับนัน้ ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเนือ่ ง โดยปกติให้ลงชื่อ

เรือ่ งของหนงั สอื ฉบบั เดมิ เป็นประโยคหรือวลี
“คาขึ้นต้น” ต้องใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กาหนดไวใ้ นระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ย

งานสารบรรณ
“เนื้อเร่ือง” คือ ข้อความที่ผู้มีหนงั สอื ไปแจง้ ไปยังผรู้ ับหนงั สือ จะเร่ิมตน้ ด้วยการอ้างเหตุทีม่ ีหนงั สือไป

จะขน้ึ ต้นคาว่า ด้วย เน่อื งจาก (ใชใ้ นกรณที ่ีเป็นเรอื่ งใหม่ ซึ่งไม่เคยตดิ ตอ่ มากอ่ น) ตาม…..นนั้ เปน็ ตน้
การเขียนเน้ือเรื่องให้กะทัดรัด เอาแต่ “แก่น”(ใจความสาคัญที่เป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป) หรือ

“กระพี้”(ข้อความตบแต่งเพ่ือความสมบูรณ์ เพอื่ ความชดั เจนและเพื่อโนม้ น้าวจงู ใจ) ไมเ่ อา “เปลอื ก”(ข้อความ
ที่ไม่เป็นสาระ แม้ตัดออกไปกไ็ ม่เสียดาย ถึงเติมเข้าไปก็ไม่ได้ประโยชนอ์ ะไรเพิ่มขึ้น) เพราะฉะน้ัน จุดประสงค์
ของเรื่อง จึงเปน็ เหตุผลของเน้ือเร่อื ง มจี ุดประสงคเ์ พ่อื 1. ให้ผรู้ บั หนงั สือทราบ เข้าใจไดถ้ ูกต้อง 2.คาอธิบาย/
คาช้ีแจง 3.ลักษณะคายืนยัน 4. ลักษณะคาขอ 5.ลักษณะคาถามหรือคาหารือ 6.ลักษณะคาสั่งหรือคากาชับ
7.ลักษณะคาเตือน 8.หลายลกั ษณะรวมกัน

“คาลงทา้ ย” ของหนงั สือภายนอกใชต้ ามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยทว่ั ไปใช้คาว่า “ขอแสดงความนับ
ถอื ” เวน้ แต่ หนังสือถงึ ผดู้ ารงตาแหน่งสูงเปน็ พเิ ศษ พระบรมวงศานุวงศ์ พระภกิ ษุ

5. บทเรยี น / เทคนคิ / เกล็ดความรู้ ทีไ่ ดจ้ ากการเรยี นรู้
เทคนคิ การเขียนหนังสือราชการ ในปจั จุบนั ถอื เป็นหวั ใจสาคัญของการปฏิบัตริ าชการ เพราะงานสว่ น

ใหญจ่ ะเกีย่ วกับหนังสอื และปัญหาทเี่ กิดขนึ้ มักจะเกี่ยวกบั หนังสอื โดยเฉพาะการเขยี นหนังสอื โดยมีหลกั การ
เขยี นหนงั สือราชการที่ดี คือ

1. ถกู ตอ้ ง : ถูกแบบ ถกู เนื้อหา ถูกหลกั ภาษาราชการ ถูกความนิยม
2. ชดั เจน : เน้ือหา จุดประสงค์ กระจ่าง
3. รัดกมุ : ข้อเท็จจริงและขอ้ มูลถกู อ้างอิง กฎระเบียบถกู ตอ้ ง ไม่ใช่น่าจะเป็นหรอื อาจจะเปน็
4. กะทัดรดั : ไม่ใช้คาฟุ่มเฟอื ยวกวน ซ้าซาก ใช้คาซา้ ในที่ใกลก้ นั ข้อความ กระชบั
5. การโนม้ นาสู่จดุ ประสงค์ : ชักจูงใหไ้ ดต้ ามวัตถุประสงคโ์ ดยเฉพาะการขอความรว่ มมอื /ขอความ
อนุเคราะห์ /ขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานอ่ืน / ใช้ภาษาดีสภุ าพและจรงิ ใจ จรงิ ใจ คอื เขียนจากความร้สู ึก
อยา่ งแทจ้ ริงไมย่ กยอปอปน้ั จนคนอ่านร้สู กึ ได้ หนงั สอื ใดกต็ าม ถา้ เขยี นด้วยความจรงิ ใจแล้วภาษานน้ั ยอ่ ม
งดงามเสมอ
การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ถูกต้องในเนอื้ หาใดน้ัน ถ้าเป็นเรื่องยากๆ จาเป็นจะต้องเตรียมการ
ก่อนลงมอื เขียน ดงั นี้
1. ศกึ ษาเรื่อง
การศึกษาเร่อื งตอ้ งใชท้ ั้ง ตา หู หัว ใจ และมอื คอื

ตา : ตอ้ งอ่านเรอ่ื ง
หู : ต้องสดบั ตรบั ฟังวา่ เรือ่ งนีเ้ กยี่ วข้องกบั ใคร อยา่ งไร เคยมเี รอื่ งทานองน้ี หรือเกย่ี วขอ้ งมา
อย่างไรบา้ ง และดาเนินการอย่างไร มปี ญั หาอะไรหรอื ไม่
หวั : ตอ้ งคิด ต้องใชส้ มอง คิดถงึ เนื้อหาสาระทเ่ี ป็นแกน่ แท้ ของเรื่องนน้ั และแนวทางทจ่ี ะ
เขียน
ใจ : ต้องตง้ั ใจศึกษาเร่ืองใหเ้ ข้าใจ ทาจิตว่าง วางใจเปน็ กลาง ปราศจากอคตทิ ง้ั ปวง
มอื : ตอ้ งค้นควา้ หาเรอ่ื งทีเ่ กย่ี วขอ้ ง ขอ้ เทจ็ จรงิ ขอ้ กฎหมาย และตวั อยา่ งเรอื่ งทเี่ คยทากัน
มาแล้ว รวมท้ังหาตัวอยา่ ง รา่ งหนงั สือดี ๆ มาเป็นแบบดว้ ย
2. จับประเด็นของเรอ่ื ง คอื จับจดุ สาคญั ของเรือ่ งท่ีจะมีหนังสือไปว่าเป็นเร่ืองอะไร มจี ดุ ประสงคอ์ ยา่ งไร
เพือ่ จะไดน้ าไปพจิ ารณาในเขียนเรอ่ื ง เน้ือความ จุดประสงค์ ของหนงั สอื ที่มไี ปให้ถกู ต้อง
3. ย่อเรื่อง คอื การสรปุ สาระสาคญั ของเรอ่ื งโดยสงั เขปเพียงสั้นๆ แต่สมบูรณแ์ ละชัดเจน เพอ่ื ประโยชนใ์ น
การเขยี นเนอ้ื ความทอ่ี า้ งถึงเร่อื งเดิม
สรปุ การทีจ่ ะเขียนหนังสือตดิ ต่อราชการให้ถกู ตอ้ งในเน้อื หาเปน็ อย่างดไี ดน้ ัน้ จาเปน็ ท่จี ะตอ้ งเตรยี มการ
กอ่ นเขยี น ซ่งึ อาจจะตอ้ ง ศึกษาเรือ่ ง จบั ประเด็นของเรอื่ ง ย่อเรื่อง

6. การนาบทเรยี น/เทคนคิ ท่ไี ด้จากการเรยี นรู้ไปใช้ประโยชน์และพัฒนางาน
การนาเทคนิคการเขยี นหนังสือราชการตา่ งๆ มาใช้ ไดแ้ ก่ หลักการเขียนหนงั สอื ทด่ี ี คานงึ ถึงคาขน้ึ ต้น

การเขียนเน้ือเรอ่ื ง การใช้ภาษาในการเขียน คาลงท้าย ฯลฯ สามารถช่วยในเร่ืองการสื่อความหมายได้ถูกต้อง
ตรงประเด็น เข้าใจตรงกัน และสามารถสร้างความสัมพันธ์ สร้างความเข้าใจที่ดีต่อกันระหว่างผู้ส่ือสารท้ัง
ภายในและภายนอกองค์การ การเขียนหนังสือราชการที่ดี ซ่ึงขั้นตอนการเขียนจะต้องยดึ ถือตามรูปแบบ และ
โครงสร้างของหนังสือราชการที่ได้กาหนดรูปแบบและโครงสร้างไว้ต่างๆ กันออกไป ตามเจตนา และ
วัตถปุ ระสงค์ของหนังสือราชการนัน้ ๆ เพอ่ื ใหม้ ปี ระสิทธิภาพ