การบริหารเอกสาร

การบรหิ ารเอกสาร
(Document management)

คานา

รายงานเล่มนี้เป็นส่วนหน่ึงของวิชาการจัดการสานักงานได้จัดทาข้ึนลล มีเน้ือหาสอดลทรกสาร สาคัญ
ทถ่ี กู ตอ้ งผจู้ ดั ทาได้คน้ หาเนอ้ื หารายล เอียดทีเ่ กี่ยวกับเรื่องการควบคุมงานในสานักงานทั้งหมดอย่างถ่ีถ้วนหรือเนื้อหา
ทมี่ ีนา่ สนใจเกี่ยวกับหลักการบริหารเอกสารเข้าไปในรายงานเล่มน้ี ลล ผู้จัดทาหวังว่าผู้ท่ีศึกษาหรือค้นคว้าเก่ียวกับ
รายงานเล่มนี้จ ได้รับความรู้ลล ความเข้าใจเป็นอย่างมาก สามารถนาไปใช้ลล ต่อยอดมาใช้ให้เกิดปร โยชน์ต่อ
การศกึ ษาในร ดับสงู ขนึ้ ลล ในการปร กอบอาชพี ต่อไป

ผูจ้ ดั ทา
ภูวนาถ เนตรสุวรรณ

สารบญั หนา้

เรื่อง ก
ข
คานา
สารบัญ 1
การบรกิ ารเอกสาร 1
2
ความหมายของเอกสารลล การบรหิ ารงานเอกสาร 6
- วงจรเอกสารในสานักงาน 7
กร บวนการบริหารเอกสาร 8
- การผลิตเอกสาร 8
- จดุ มุ่งหมายของการผลิตเอกสาร 9
- ปร เภทเอกสาร 10
- การยมื เอกสาร 11
- การทาสาเนาเอกสาร ค
- การจดั เกบ็ เอกสาร
- การทาลายเอกสาร
ลหล่งอ้างองิ

การบรหิ ารเอกสาร

1. ความหมายของเอกสารและการบรหิ ารงานเอกสาร

องค์กรตา่ ง ๆ ท่มี ีการดาเนินงานไม่วา่ จ เป็น องค์กรภาครฐั ภาคเอกชน ทม่ี ีขนาดเลก็ ขนาดกลาง ขนาด
ใหญ่ ย่อมมีการติดต่อส่ือสารร หว่างกันทั้ง ภายภายใน ลล ภายนอกองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจ ความสัมพันธ์
อันดตี อ่ กนั การตดิ ตอ่ สอื่ สารทางเอกสารกเ็ ปน็ เคร่อื งมอื ทีน่ ยิ มใช้ในการตดิ ตอ่ ส่อื สารปร เภทหน่ึง ท่ีสามารถทาให้การ
ติดต่อสอื่ สารบรรลวุ ตั ถุปร สงค์ขององค์กร1. ความหมายการควบคมุ การบรหิ ารสานกั งาน

ความร้เู บื้องตน้ เกย่ี วกบั การบรหิ ารงานเอกสาร

การบริหารงานเอกสาร เป็นการจัดร บบงานเอกสารในองค์กร ให้มีปร สิทธิภาพ เอกสารมีความ
ปลอดภยั จดั เก็บเป็นร บบ สามารถสืบคน้ มาใชเ้ ป็นขอ้ มลู ปร กอบการตดั สนิ ใจในการบริหารจัดการองค์กรให้บรรลุ
วัตถุปร สงค์ รวมทัง้ สามารถนาข้อมลู มาสรา้ งกลยทุ ธ์ในการลข่งขัน สามารถต่อสู้กับคู่ลข่งขันในทางธุรกิจได้เป็นอย่าง
ดี เช่น ข้อมูลทางการขาย ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลบุคลากร ลล การบริหารงานเอกสารเป็นเร่ืองท่ีสาคัญสาหรับ
ทุกองค์กร ในปัจจุบันเอกสารที่มีการติดต่อ เข้า-ออก ในองค์กร อาจจ เป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารท่ีเป็น
กร ดาษ ขึน้ อยกู่ บั นโยบายด้านงานเอกสารขององค์กรนน้ั ๆ

2. วงจรเอกสารในสานักงาน

1. ร บบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสานักงาน ครอบคลุมกร บวนการต่างๆ นับตั้งลต่การผลิต การเผยลพร่
การใช้ การจดั เก็บ การค้นคืนลล การกาจัด เพรา เอกสารถือเป็นเครื่องมือสาคัญในการสื่อสารภายในสานักงานลล
องค์การ เอกสารเป็นส่ือทีบ่ รรจุสารสนเทศ เพือ่ ชว่ ยให้สานักงานดาเนนิ การได้ตามภารกจิ ทีไ่ ดว้ างไว้

2. ร บบการผลิตเอกสารลบ่งออกเป็น ร บบปร มวลคา ร บบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ ลล ร บบการ
จัดทาสาเนาเอกสาร ลล ครอบคลมุ ไมว่ า่ เอกสารจ อย่ใู นรปู ลบบหรือสอ่ื ปร เภทใด

3. ร บบจัดเก็บลล ค้นคืนครอบคลุมร บบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสานักงาน เพื่อเอ้ือปร โยชน์
ในการค้นคืน โดยวิเครา ห์เน้ือหาลล ปร เภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจาลนกหมวดหมู่ของเอกสาร ลล กาหนด
วิธีการในการคน้ คนื

4. เอกสารท่ีได้จดั เก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใชส้ ามารถเขา้ ถึงเอกสารได้อยา่ งรวดเรว็ ส ดวกลล ทนั ตอ่ เหตุการณ์

2

3. กระบวนการบริหารเอกสาร

การบริหารงานเอกสารในทนี่ ี้ไดล้ บ่งงานหรอื หนา้ ทค่ี วามรับผิดชอบของผบู้ ริการงานเอกสารไดด้ งั ต่อไปน้ี
3.1 การวางแผน

เป็นการเตรียมงานลล เตรียมการปฏิบัติเอกสาร เตรียมวัตถุ อุปกรณ์ ลล สถานท่ี ในการจัดเก็บเอกสาร
เตรยี มกาลังคนท่ีมีความร้ใู นการจดั เก็บเอกสาร รวมทัง้ การกาหนดนโยบายปฏิบตั งิ านต่างๆ ดังน้ี

3.1.1 นโยบายของแผน โดยกาหนดลงไปว่าจ บริหารงานเอกสาร โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจ
ลยกควบคุมตามหนว่ ยงานยอ่ ย หรอื อาจใชท้ ัง้ 2 ร บบ

3.1.2 การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีปร สิทธิภาพพนักงานคนใดท่ีได้รับ
มอบอานาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจ ต้องมีความรู้ความชานาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดาเนินการด้าน
เอกสาร ถ้าพนกั งานไม่มีความร้ตู ้องจดั ให้มกี ารฝึกอบรมก่อนเขา้ มารับหน้าท่ี

3.1.3 มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสารจ ต้องมีกาหนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งร บบ เพ่ือให้
การบรกิ ารลล การควบคมุ ทาไดง้ า่ ยลล ส ดวก

3.1.4 กาหนดสถานทเ่ี กบ็ เอกสาร สถานที่จัดเก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนลบ่งให้ชัดเจน ลงไปว่าส่วน
ใดเก็บเอกสารรอทาลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสาคัญ ส่วนใดเป็นงานร หว่างปฏิบัติ โดยให้มีพ้ืนที่ที่เหมา สมเพียงพอ
ลล ให้ความปลอดภยั ลกเ่ อกสาร

3.1.5 กาหนดอายุของเอกสาร โดยลจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสารปร เภทใดจ ต้องเก็บ
ไวเ้ ปน็ เวลานานเท่าใดจงึ จ ทาลาย เอกสารใดจ ตอ้ งเก็บรกั ษาตลอดไป เอกสารสาคัญมอี ไรบ้าง

3.1.6 กาหนดวิธีโอนเอกสาร เพ่ือให้มีที่เก็บเอกสารร หว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอ เมื่อเอกสารใดใช้
ปฏบิ ัติงานเสรจ็ ส้ินลลว้ ควรโอนไปยังทเ่ี กบ็ เอกสารเฉพา ซ่งึ จัดไวโ้ ดยอาจโอนเปน็ งวดๆ หรือโอนต่อเนื่องเรื่อยๆ ท้ังน้ี
ข้ึนอยู่กับปริมาณของเอกสาร ลักษณ ของงาน จานวนพนักงาน ที่ดูลลตลอดจนนโยบายของผู้บริหารลล วิธีการ
ปฏบิ ัตงิ าน

3.1.7 การกาหนดเอกสารสาคญั องค์การทุกลห่งยอ่ มจ มเี อกสารสาคญั เฉพา ของ ตนเองลล เอกสารบาง
ฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังนั้น จึงต้องป้องกันความไม่ปลอดภัยต่างๆ ที่
จ เกดิ ขึ้นกบั เอกสาร นอกจากนัน้ เอกสารอน่ื ๆ กอ็ าจจาเป็น ตอ้ งเกบ็ ไว้ เพอื่ ใหอ้ ้างอิงตลอดไปเชน่ กนั

3.1.8 กาหนดวิธีการประเมินผล เพ่ือหาข้อบกพร่องของลผนการบริหารงานเอกสาร อาจทาได้ทั้งขณ
วางลผนกาลังปฏิบัติการตามลผน ลล เม่ือสิ้นร ย เวลาของลผนลล้ว ซึ่งถ้าปร เมิน ดูลล้วพบว่าไม่เป็นที่พอใจก็จ
ปรบั ปรุงใหด้ ขี ึ้น

3
3.2 การกาหนดหน้าทีแ่ ละโครงสร้างของงานเอกสาร

เป็นการกาหนดหน้าท่ีลล ความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานเอกสารลล กาหนดโครงสร้าง ของงานเอกสาร
ว่าจ ให้งานเอกสารเก็บไว้ท่ีศูนย์กลางลห่งเดียวกัน (Centralization fling) เก็บไว้ท่ี หน่วยงานต่างๆ
(Decentralization fling) หรอื เก็บไว้ท้งั ทีศ่ นู ย์กลางลล หน่วยงานต่างๆ โดยพิจารณา ถึงข้อดี-ข้อเสียของลต่ล กรณี
ดังนี้

3.2.1 การเกบ็ ไว้ที่ศูนยก์ ลาง มีขอ้ ดีคือปริมาณงานลล อุปกรณ์ในการทางานน้อย บุคลากรมีความชานาญ
เฉพา ด้านลล ทางานมีปร สิทธิภาพ ปร หยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรลล อุปกรณ์ ส่วนข้อเสียก็คือ หน่วยงานต่างๆ
เม่อื ต้องการใชข้ ้อมูลจ ขาดความคลอ่ งตวั ในการทางาน

3.2.2 การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆ มีข้อดี คือ เหมา กับข้อมูลท่ีมีลักษณ เป็นความลับ การเก็บลล การ
นาออกมาใช้ส ดวกลล รวดเรว็ ลตม่ ขี ้อเสยี กค็ ือ วสั ดุอุปกรณล์ ล พนักงานต้อง กร จายตามหน่วยงานต่างๆ ทาให้ไม่
ปร หยัดลล วิธีปฏิบัตงิ านอาจลตกตา่ งกนั

3.2.3 การเก็บไว้ท้ังที่ศูนย์และหน่วยงานต่างๆ (Centralization and decentralization fling) การ
จดั เกบ็ วธิ ีนมี้ ีวตั ถุปร สงค์จ ขจัดขอ้ เสียของทัง้ 2 วธิ ี การจัดลบบนอ้ี าจทาได้ดงั น้ี

1) ให้หน่วยงานต่างๆ เก็บเอกสารของตน ลล เพื่อให้เกิดการปร สานงานกัน ลล ถือปฏิบัติเป็นร บบ
เดยี วกนั ก็จ จัดใหม้ ีศูนยก์ ลางการควบคมุ ทาหนา้ ท่รี บั ผิดชอบในการบริหาร งานเอกสารขององคก์ าร

2) ลบ่งเอกสารส่วนหน่ึงเก็บลบบผสม ส่วนหน่ึงเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง ลล อีกส่วนหนึ่ง เก็บไว้ท่ีหน่วยงาน
ต่างๆ ทงั้ น้ีตอ้ งพิจารณาถงึ ลักษณ ของงานลล ปร เภทของเอกสารท่จี ดั เกบ็

3.3 การออกแบบระบบจัดเกบ็ เอกสาร
เป็นการกาหนดว่าจ จาลนกเอกสารตามร บบใดร บบจัดเก็บเอกสารในลต่ล ร บบนั้น ซึ่งรายล เอียดได้กล่าวไว้ใน
หวั ขอ้ ร บบการ กร บวนการจัดเกบ็ เอกสาร

4
3.4 การเกบ็ รักษา
การเก็บรักษาเอกสารลบ่งออกเป็นการเก็บในร หว่างปฏิบัติ ลล เก็บเมือปฏิบัติเสร็จ เรียบร้อยลล้ว วิธีเก็บรักษา มี
ดงั น้ี

3.4.1 การเก็บในระหวา่ งปฏบิ ตั ิ เป็นการเกบ็ เอกสารทป่ี ฏิบัติยงั ไม่เสรจ็ ก็ถือว่าอยใู่ น ความรับผิดชอบของผู้
ปฏบิ ตั หิ รือของผ้ทู ่ีรับเร่ืองไว้

3.4.2 เก็บเมือปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทาหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปลยก เก็บไว้ต่างหาก
เพื่อปร หยัดตน้ ทนุ ในการเก็บรักษา

3.5 การควบคุมงานเอกสาร
เป็นการปฏิบัติงานเอกสารตั้งลต่เร่ิมผลิตเอกสารไม่ว่าจ เป็นการคิด เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสาร

ตง้ั อยา่ ง ร่าง เขยี น ลต่ง พิมพ์ ทาสาเนา ก่อนจ ผลิตเอกสารข้ึนมาลต่ล ชิ้น ผู้ผลิตจ ต้องมีการควบๆ รอบคอบลล
เม่ือผลิตลล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารต้ังลต่การเสนอ การรับ การอ นาไปเก็บรักษา เพรา มีปัญหาที่เกิดขึ้นใน
การใช้เอกสารมาก เน่อื งจากมีการใช้เกินความจาเป็น 5 มีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหน่ึงก็คือ การขอยืม
เอกสารอันจ นามาซึ่งการคอย การทวงถามลล การสูญหายเกิดขึ้น ทาให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจ ให้
หน่วยงานอื่นๆ ขอยืมเอกสารของตน ลล ได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม กาหนดเวลา ยืม จด
บันทึกการขอยืมลล ติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การสูญหาย เป็นต้น นอกจาก หน้าท่ีดังกล่ าว
ข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการลก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีข้ึน เช่น การกาหนดศูนย์กลางการควบคุม
การใหค้ าลน นา การจดั ร บบ การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร การจัดร บบ
ลล วิธีการจัดเก็บเอกสารลก่พนักงาน เป็นต้น

5
3.6 การทาลายเอกสาร

เอกสารทไ่ี มม่ ีปร โยชน์ลลว้ อาจทาลายเสยี โดยใชเ้ คร่ืองมือหรือเคย ควรมีการเสนอรายการช่ือหนังสือท่ีสมควร
ทาลายลก่ผบู้ ังคบั บญั ชาพจิ ารณาท ดงั นี้

3.6.1 เอกสารท่ีจะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอ ไรบ้างท่ีสาคัญลล จ ต้องเก็บไว้นานเท่าใด หากไม่มี
หลักเกณฑท์ ่รี ดั กุมลล้ว อาจเปน็ เหตใุ ห้สญเสียเอกสารที่สาคัญไป ลล อาจกอ่ ให้เกดิ ความเสียหายตามมา

3.6.2 เอกสารทีต่ อ้ งทาลาย ควรมีวธิ จี ัดการอยา่ งไร ความลับจึงจ ไมร่ ว่ั ไหลไปสบู่ ุคคล
3.6.3 แนวทางการกาหนดอายุการเก็บรกั ษาเอกสาร
ปัญหาสาคัญอยู่ท่ีว่าจ ตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควร ทาลายท้ิง สิ่งท่ีต้องคานึงถึงก็
คอื ความสาคญั ของเอกสารนัน้ ๆ จึงได้กาหนดคุณค่าของเอกสารลับ เป็น 5 ปร การ คือ
1) คุณคา่ ทางกฎหมาย ถอื วา่ เปน็ จุดสาคญั ท่ตี ้องมกี ารเก็บรักษาเอกสาร เพรา เอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่า
ในการใชเ้ ปน็ หลกั ฐานทางกฎหมายทั้งส้นิ ซึง่ จ นาไปลสดงต่อศาลได้ เม่อื มคี ดคี วามเกิดขนึ้
2) คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารปร เภทน้ีมักได้ลก่ ร บบคาส่ัง คู่มือ การปฏิบัติงานด้านต่างๆ ท่ีใช้
เปน็ บรรทดั ฐานในการดาเนินงาน เอกสารเหล่านตี้ อ้ งมีการเก็บรักษาไว้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็ หลักปฏบิ ตั ิตอ่ ๆ ไป
3) คุณค่าทางวิจัย ได้ลก่ ข้อมูลต่างๆ ท่ีมีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใช้ เป็นการปร กอบการ
วางลผนงาน หรอื เปน็ ลู่ทางในการดาเนินการอย่างใดอยา่ งหน่งึ
4) คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้ลก่ เอกสารท่ีเกี่ยวกับการก่อต้ังบริษัท รายช่ือ ผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซ่ึงถูกส่งไป
เก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมท เบียนการค้ากร ทรวงพาณิชย์ เพื่อเป็น หลักฐานในการดาเนินงานของบริษัท
เอกสารเหลา่ น้ีจ ถกู เก็บไว้โดยไมม่ กี ารทาลาย ไมว่ า่ บรษิ ทั น้นั ๆ จ ยงั อยู่หรอื ปดิ กิจการไปลลว้
5) คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้ลก่ เอกสารเกี่ยวกับการปร ชาสัมพันธ์ข่าว เหตุการณ์ทั่วไป รวมทั้งคา
ปราศรยั สนุ ทรพจน์ ฯลฯ ซงึ่ เปน็ ส่งิ ทกี่ อ่ ให้

6

4. การผลิตเอกสาร

4.1 ความหมายและความสาคัญของการผลติ เอกสาร
การผลติ เอกสาร หมายถึง การจัดทา การสร้างเอกสารต่าง ๆ ข้ึนเพื่อติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก

หรอื ภายในหน่วยงาน ลล ที่ เราพบเห็นอยู่ ท่ัวไปจ มี รปู ลบบที่หลากหลายลตกต่างกันไปขึ้นอยู่ กับวัตถุปร สงค์ของ
การผลิตเอกสารน้ัน ของลต่ ล สานักงานบางสานักงานจ เน้นที่ ความสวยงามปร ณีต บางสานักงานจ เน้นท่ี
ความเรียบง่าย บางสานักงานเน้นในด้านความปร หยัด ดังนั้นการที่เอกสารท่ีผลิตออกมาของลต่ ล สานักงานจ
ลสดงคณุ ค่าในตวั เองให้ลก่ผู้อ่าน

4.2 ประเภทของการผลิตเอกสาร
การจัดทา การสร้างเอกสารต่าง ๆ ข้ึนเพ่ือติดต่อส่ือสารกับหน่วยงานภายนอก หรือ ภายในหน่วยงาน ลล ท่ี
เราพบเหน็ อยู่ ทวั่ ไปจ มีรูปลบบที่ หลากหลายลตกต่างกนั ไปขึน้ อยู่ กบั วัตถปุ ร สงค์ของการผลิตเอกสารนั้น ของลต่
ล สานักงานบางสานักงาน จ เนน้ ที่ ความสวยงาม ปร ณีต บางสานักงานจ เน้นท่ีความเรียบงา่ ย บางสานักงานเน้น
ในด้านความปร หยดั ดังน้ัน การทเี่ อกสารที่ผลติ ออกมาของลต่ล สานกั งานจ ลสดงคุณคา่ ในตัวเองใหล้ ก่ ผู้อ่าน

4.3 บทบาทของเอกสารชนดิ ตา่ ง ๆ
4.3.1 บทบาทเอกสารในงานส่ือมวลชน เอกสารชนิดต่าง ๆ มีความสาคัญในด้านการ นาเสนอ ข้อมูล

ข่าวสาร สาร ลล ความบันเทิงงานส่ือมวลชนต้องเผยลพร่ จึงต้องผลิตเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร นิตยสาร
เป็นต้น

4.3.2 บทบาทของเอกสารท่ี ผลิตในสถานศึกษา ส่ือส่ิงพิมพ์ถูกนาไปใช้ในสถานศึกษา โดยทั่วไปซ่ึงทาให้
ผู้เรียน ผู้สอนเข้าใจในเนื้อหามากข้ึน เช่น หนังสือ ตารา ลบบเรียน ลบบฝึกหัดสามารถพัฒนาได้เป็นเนื้อหาในร บบ
เครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้

4.3.3 บทบาทของเอกสารที่ ผลิตในดา้ นธุรกิจ เอกสารพิมพ์ที่ ถูกนาไปใช้ในงานธุรกิจปร เภทต่าง ๆ เช่น
งานโฆษณา ได้ลก่ การผลิต หัวจดหมาย/ซองจดหมาย ใบเสร็จ เป็นต้น

4.3.4 บทบาทของเอกสารที่ผลิตในงานธนาคาร ซึ่งรวมถึง งานการเงิน ลล งานเกี่ยวกับหลักฐานทาง
กฎหมาย ได้นาสือ่ ส่ิงพิมพห์ ลาย ๆ ปร เภทมาใช้ในการดาเนนิ งาน

4.3.5 บทบาทของเอกสารท่ี ผลิตในห้างสรรพสินค้า ลล ร้านค้าปลี ก เอกสารที่ ทางห้างสรรพสินค้า
หรือร้านค้าปลีกใช้ในการดาเนนิ ธุรกจิ ได้ลก่ ใบปดิ โฆษณาต่าง ๆ ใบปลิว
ลผ่นพบั จลุ สาร

7

5. จดุ มงุ่ หมายของการผลติ เอกสาร

จดุ มุ่งหมายของการผลิตเอกสารเพื่อการสื่อสารกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งกันลล กันลล สาหรับใช้เป็นหลักฐาน
อ้างอิงเพ่ือให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน ลล เป็นวิธีการท่ี จ ส่ือให้ผู้อ่ืนได้ทราบถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ ต้องการ
เผยลพร่ โดยใช้เคร่ืองมือลล อุปกรณ์ท่ี ทันสมัยตาม ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีท่ีได้พัฒนาอยู่เสมอ ผู้ผลิตมี
เป้าหมายในการจดั ทาเอกสาร เพ่ือสาเหตุ ดังตอ่ ไปน้ี

5.1 เพื่อให้เข้าใจในขอ้ ความในลนวเดยี วกัน
5.2 เพอ่ื ปร ชาสมั พันธใ์ ห้บคุ คลอน่ื ทราบถึงจุดปร สงค์การเผยลพร่
5.3 เพอ่ื ให้เกิดความเป็นร เบยี บ สวยงาม
5.4 เพื่อเพิม่ ปร สิทธภิ าพในการปฏบิ ัตงิ านของพนักงาน
5.5 เพอ่ื ให้เกิดความปร ทบั ใจลกผ่ รู้ ับขอ้ มูล
5.6 เพอ่ื เป็นการกร ตนุ้ ให้ผรู้ ับเกดิ ความตัดสนิ ใจ
5.7 เพื่อเปน็ การยา้ เตือนความทรงจาองผรู้ บั
5.8 เพอ่ื ใหท้ ราบข้อเทจ็ จริงจากขอ้ ความหรือข้อมูลในเอกสาร

8

6. ประเภทของเอกสาร

เอกสารทใ่ี ช้ในการสือ่ สารร หวา่ งองค์กร สามารถจาลนกออกเปน็ 3 ปร เภท ดงั นี้
6.1 หนังสือเข้า คือ หนังสือท่ีองค์กรได้รับมาจากภายนอกทุกปร เภท ไม่ว่าจ ได้รับมาโดยทางไปรษณีย์

พนักงานเดินหนังสือ เคร่ืองโทรสาร หรือทางร บบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบต่าง ๆ ใบส่ังซ้ือสินค้า
วารสาร รายงานทางการเงิน หรือรายงานอืน่ ๆ เป็นต้น

6.2 หนังสือออก คือ หนังสือที่องค์กรส่งไปให้องค์กรอื่น หรือบุคคลภายนอกทุกปร เภท ไม่ว่าจ เป็น
การจัดส่งทางไปรษณีย์ พนักงานเดินหนังสือ เครื่องโทรสาร หรือ ทางร บบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จดหมายโต้ตอบ
รายงานต่าง ๆ โดยหนังสอื ออก จ ตอ้ งทาสาเนาเกบ็ ไวใ้ นองค์กร อย่างน้อย 1 ฉบับ เพ่ือเก็บไว้เป็นหลักฐานในกรณี
ทีผ่ ู้รับหนงั สอื ไมไ่ ดร้ บั หนงั สอื หรือเกบ็ ไวเ้ ป็นข้อมลู ในการตดิ ตอ่ สื่อสารกบั องคก์ รอื่น ๆ

6.3 หนังสือติดต่อภายในองค์กร คือ เอกสารท่ีใช้ดาเนินงานภายในองค์กร เช่น เอกสารการก่อตั้ง
บริษัทฯ สญั ญาต่าง ๆ เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงานของพนักงานในองค์กร ลบบฟอร์มใบลา เอกสารทางการเงิน
ปร วัติพนักงาน รายงานการปฏิบัติงาน เอกสารติดต่อร หว่างลผนกงานต่าง ๆ ในองค์กร ส่วนมากจ สร้าง
ลบบฟอรม์ ขนึ้ มาโดยเฉพา ซง่ึ องคก์ รนนั้ ๆ เป็นผูก้ าหนด เชน่ ส่วนราชการจ ใช้ลบบฟอร์มบันทึกข้อความเหมือนกัน
ทุกองคก์ ร สาหรับองคก์ รเอกชน กใ็ ชล้ บบฟอร์มบันทึกภายในท่กี าหนดรปู ลบบเอง อาจจ ไม่เหมือนกัน ส่วนมากจ
ปร กอบด้วย ลผนกงานท่ีจัดทาเอกสาร วันเดือนปี ช่ือหรือตาลหน่งผู้รับ ช่ือลล ตาลหน่งผู้จัดทาบันทึก เร่ืองท่ี
ต้องการสอื่ สาร หรือวัตถปุ ร สงคท์ ่ีต้องการ เป็นตน้

7. การยมื เอกสาร

การยืมหนงั สอื ทส่ี ่งเกบ็ ลลว้ มหี ลกั เกณฑใ์ ห้ปฏิบตั ิดังน้ี
7.1 ผู้ยมื จ ตอ้ งลจ้งให้ทราบวา่ เรือ่ งท่ยี ืมน้ันจ นาไปใชใ้ นราชการใด
7.2 ผู้ยืมจ ต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าท่ีเก็บ ลล้วลงช่ือรับเรื่องท่ียืมไว้ในบัตรยืมหนังสือลล

เจา้ หน้าทร่ี วบรวมหลักฐานการยืม เรียงลาดบั วันที่ เดอื น ปี ไว้เพ่ือติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือน้ันให้เก็บไว้
ลทนหนังสือท่ีถกู ยืมไป

7.3 การยืมหนังสือร หว่างส่วนราชการ ผู้ยืมลล ผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการร ดับกองขึ้น
ไปหรอื ผทู้ ี่ได้รบั มอบหมาย

7.4 การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมลล ผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการร ดับ
ลผนกข้นึ ไปหรอื ผทู้ ไี่ ด้รบั มอบหมาย

9
7.5 ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นลต่จ ให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ท้ังนี้ จ ต้องได้รับอนุญาตจาก
หัวหนา้ ส่วนราชการร ดบั กองขึ้นไปหรอื ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมายก่อน

8. การทาสาเนาเอกสาร

สาเนาหนังสือ คือเอกสารท่ีจัดทาข้ึนเหมอื นต้นฉบับไม่ว่าจ จัดทาจากต้นฉบับ สาเนาคู่ฉบับ หรือจากสาเนาอีก
ช้ันหน่ึง ในกรณีมีความจาเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ เพ่ิมข้ึน ลล เอกสารเหล่าน้ันไม่ได้จัดทาไว้หลายฉบับ
จาเป็นต้องจัดทาสาเนาขึ้นเพ่ือให้เป็นหลักฐานในการปร กอบการพิจารณาของทางราชการ การทาสาเนาอาจทาได้
หลายวิธี ดังน้ี

1. วธิ คี ัดลอกออกจากต้นฉบับ คาต่อคา ใหถ้ กู ต้องกับตน้ ฉบับเดิม
2. วธิ ีถอดหรอื จดั ทาพรอ้ มตน้ ฉบบั เช่น พิมพ์ต้นฉบับพรอ้ มสาเนาเดมิ การใชก้ ร ดาษคารบ์ อน
3. วิธถี า่ ยจากต้นฉบับ เชน่ การถา่ ยดว้ ยเครื่องถา่ ยเอกสาร
4. วธิ สี ่งภาพเอกสารดว้ ยเครอื่ งมือสอื่ สาร เชน่ โทรสาร
5. วธิ อี ัดสาเนา ดว้ ยการทาใหห้ มกึ ที่กร ดาษไขตน้ ฉบับติดท่ีกร ดาษสาเนา

ประเภทของสาเนา
สาเนาลบง่ ออกเปน็ 2 ปร เภท คือ
1. “สาเนาคฉู่ บบั ” เป็นสาเนาท่ีจดั ทาพรอ้ มกับต้นฉบับ ลล เหมอื นตน้ ฉบับ ผูล้ งลายมอื ช่อื ใน

ต้นฉบับจ ลงลายมือชื่อ หรือลายมือช่ือย่อไว้ ลล ให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ลล ผู้ตรวจลงลายมือช่ือหรือลายมือช่ือย่อไว้ที่ข้าง
ท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือในกรณีท่ีมีการลงชื่อในกร ดาษไข ให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองลงลายมือชื่อกากับใน
สาเนาคู่ ฉบับไวเ้ ป็นหลักฐาน

2. “สาเนา” เป็นสาเนาทสี่ ว่ นราชการหรอื เจา้ หน้าท่ีจัดทาข้ึน สาเนานี้อาจทาขึ้นด้วยการ ถ่ายคัดอัดสาเนา
หรือด้วยวิธีอ่ืนใด สาเนาชนิดน้ีโดยปกติต้องมีการรับรองการรับรองสาเนา ให้มีคารับรองว่า “สาเนาถูกต้อง” ลล ให้
เจา้ หน้าทตี่ งั้ ลต่ร ดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องท่ีทาสาเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรองพร้อมทั้งลงชื่อตัว
บรรจง ตาลหน่ง ลล วัน เดือน ปี ที่รับรอง ลล โดยปกติให้มีคาว่า “สาเนา” ไว้ท่ีก่ึงกลางหน้า เหนือบรรทัดลรกของ
สาเนาหนังสือด้วย

10

9 การจดั เก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง กร บวนการจัดร บบจาลนกลล เก็บเอกสารให้เป็น 4การนามาใช้เมื่อต้องการ
ซึง่ ถอื ว่าเป็นเพียงสว่ นหน่งึ ของการบรหิ ารงานเอกสารเทา่ นั้น

9.1 ความสาคัญของการเกบ็ เอกสาร
เมื่อธุรกจิ ให้ความสาคญั กบั เอกสาร โดยถอื ว่าเอกสารเปน็ เสมอื น เอกสารใช้เป็นหลักฐานสาคัญท่ีต้องเก็บไว้เพ่ือ

การตรวจสอ ต้องมกี ารเก็บเอกสารทด่ี ี เพื่อรวบรวมเอกสารใหเ้ ปน็ หมวดหมู่ เป็นร เบียบ ขอ ส ดวกต่อการค้นหาเมื่อ
ตอ้ งการใช้ ลล มีวธิ ีการเก็บเอกสารทเี่ หมา สมการ การเก็บเอกสารจาเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่าง
ดดี ้วย ดังนนั้ จ ต้องมีการวางลผนไวล้ ่วงหนา้ ให้พร้อม โดยคานึงถึงสิ่งตา่ งๆ ท่ีเกี่ยวข้อง เช่น สถานที่เก็บเอกสารร บบ
การจดั เก็บเอกสาร ขน้ั ตอนในการปฏบิ ตั เิ กีย่ วกับเอกสาร เปน็ ต้น
9.2 วตั ถปุ ระสงคข์ องการเก็บเอกสาร

ลหลง่ เกบ็ เอกสารเปรยี บเสมือนศูนยค์ วามจาของธรุ กจิ ลล เป็นที่รวบรวมหลักฐานต่างๆ ของธุรกิจไว้ทั้งหมด
การทธ่ี รุ กจิ เกบ็ เอกสารต่างๆ เหลา่ นไ้ี ว้รวมกันกเ็ พื่อวตั ถุปร สงค์ดังต่อไปนี้

9.2.1 เพ่อื รวบรวมเอกสารทีม่ ีความสัมพนั ธ์ต่อเน่ืองกนั จดั เข้าไว้ใหเ้ ป็นหมวดหมลู่ ล ลหลง่ เดยี วกนั
9.2.2 เพอื่ ความส ดวกรวดเร็ว ลล งา่ ยตอ่ การค้นหา
9.2.3 เพื่อให้เอกสารอยู่ในท่ีท่ีปลอดภัย
9.2.4 เพ่อื เก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต
9.3 องคป์ ระกอบในการเกบ็ เอกสาร
การเก็บเอกสารจ ให้ผลดนี ้นั ข้ึนอยู่กับองคป์ ร กอบ 5 ปร การ คอื
9.3.1 เจ้าหน้าท่ีเก็บเอกสาร ซึ่งจ ทาหน้าท่ีดูลลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพท่ีพร้อมจ ใช้งานได้ตลอดเวล า
หน้าทโ่ี ดยตรงของพนกั งานเกบ็ เอกสาร คอื มีหน้าทเี่ ก็บรวบรวมเอกสารให้เป็น หมวดหมู่ เปน็ ร บบ
9.3.2 เอกสาร อยู่ในรูปของรูปภาพ ฟิล์ม ข้อความ ลผ่นพับ ภาพโฆษณา จดหมาย ซ่ึงเอกสารเหล่าน้ีต้องเก็บ
รักษาเพ่ือไวใ้ ช้เป็นหลักฐานตอ่ ไป
9.3.3 ร บบการจัดเก็บ คือ ร บบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เอกสารอยู่ในสภาพที่พร้อม จ ใช้งาน ซึ่งลต่ล
บริษทั มีร บบการเก็บเอกสารท่ลี ตกตา่ งกนั ข้นึ อยู่กบั ความเหมา สมของลตล่ ธรุ กิจนั้น ลต่ไม่ว่าจ มีร บบการจัดเก็บ
วิธีใดก็ตาม จุดปร สงค์ของร บบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดเอกสารให้เป็นร เบียบ ครบถ้วน เอกสารไม่ชารุด
เสยี หาย ลล คน้ หาได้ทันทเี ม่ือต้องการใช้

11
9.3.4 อุปกรณ์ในการจัดเก็บ การเก็บเอกสารจาเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่างๆ ช่วย เพื่อ ให้การเก็บเอกสารมี
ปร สิทธิภาพยิ่งข้นึ ลล เพ่ือให้การจัดเก็บเอกสารเป็นร เบียบสวยงาม อุปกรณ์ ที่ใช้ในการจัดเก็บ เช่น ลฟ้มเอกสาร
ตเู้ กบ็ เอกสาร ฯลฯ
9.3.5 สถานที่ในการเกบ็ หมายถงึ ลหลง่ เกบ็ เอกสาร ธุรกจิ ควรจ มกี ารจัดสถานท่ีใน การเก็บเอกสารอย่างเป็น
สัดส่วนลล เพียงพอ ห้องเก็บเอกสารควรเป็นห้องท่ีโปร่ง มีอากาศถ่ายเท ได้ส ดวก ไม่ร้อนอบร้าวจนเกินไป ไม่ควร
อยใู่ นทที่ ม่ี ีคนพลกุ พล่าน ลล ตอ้ งมเี จ้าหน้าทปี่ ร จา หอ้ งเกบ็ เอกสารดว้ ย

10. การทาลายเอกสาร

หนังสอื ราชการทห่ี มดความจาเป็นในการใช้งาน ลล เกบ็ ไว้จนครบอายุการเกบ็ ตามทร่ี เบยี บสารบรรณ
กาหนดลล้ว เพ่อื มใิ ห้เปน็ ภาร ลก่ส่วนราชการ จาเปน็ ต้องนาออกไปทาลายเพ่อื ช่วยใหส้ ่วนราชการ
ตา่ ง ๆ มสี ถานทเี่ กบ็ หนังสือได้ตอ่ ไป
ขัน้ ตอนการทาลายหนังสอื

1. ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สารวจท่ีครบกาหนด
อายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจ เป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุลห่งชาติ กรมศิลปากร ลล้ว
จดั ทาบญั ชีหนงั สือขอทาลายเสนอหวั หนา้ สว่ นราชการร ดับกรมเพ่ือพจิ ารณาลต่งต้ังคณ กรรมการทาลายหนงั สือ

2. ให้หวั หน้าส่วนราชการร ดับกรม ลต่งต้ังคณ กรรมการทาลายหนังสือ ปร กอบด้วย ปร ธานกรรมการ
ลล กรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้ลต่งตั้งจากข้าราชการ ต้ังลต่ร ดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป
คณ กรรมการทาลายหนงั สอื มีหน้าที่ ดังนี้

2.1 พิจารณาหนงั สอื ท่จี ขอทาลายตามบญั ชีหนงั สอื ขอทาลาย หนังสือท่ีจ ทาลายได้ต้องครบอายุการเก็บ
ลลว้ ตามปร เภทของหนังสือนั้น ๆ ถ้าเปน็ หนังสอื ท่ีมีอายกุ ารเก็บยังไม่ครบกาหนด ตอ้ งเกบ็ ไวใ้ หค้ รบอายเุ สียกอ่ น

2.2 กรณีที่หนังสือน้ันครบอายุการเก็บลล้ว ลล คณ กรรมการมีความเห็นว่า หนังสือนั้นยังไม่ควรทาลาย
ลล ควรจ ขยายเวลาการจัดเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่า จ ขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเม่ือใด ในช่อง “การพิจารณา” ของ
บัญชหี นังสือขอทาลาย ลล้วให้ลกไ้ ขอายุการเก็บในตรากาหนดเก็บหนังสือ โดยให้ปร ธานกรรมการทาลายหนังสือลง
ลายมือชือ่ กากับการลก้ไข

2.3 ในกรณีที่คณ กรรมการมีความเห็นว่า หนังสือเร่ืองใดควรทาลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท
ลงในช่อง “การพจิ ารณา”

แหล่งอ้างอิง

ความหมายเอกสาร ปร เภทเอกสาร (ออนไลน์) สบื คน้ จาก : http://bjidapa.weebly.com/
(23 กนั ยายน 2563)

การทาลายเอกสาร (ออนไลน)์ สบื คน้ จาก : https://sites.google.com/site/6032040035computer/
(23 กนั ยายน 2563 )

การผลิตเอกสาร (ออนไลน์) สบื ค้นจาก : https://sites.google.com/site/578397ponsak/page4
(23 กนั ยายน 2563 )

การยืมเอกสาร (ออนไลน)์ สืบคน้ จาก : http://clericalworks.blogspot.com/p/8_7.html
(23 กนั ยายน 2563 )

การทาสาเนาเอกสาร (ออนไลน)์ สบื ค้นจาก : https://sites.google.com/site/pimthai22011009/
(23 กันยายน 2563 )

การจดั เกบ็ เอกสาร (ออนไลน)์ สืบคน้ จาก : https://sites.google.com/site/6032040035computer/
(23 กันยายน 2563)

ชือ่ : นายภวู นาถ เนตรสุวรรณ
ชือ่ เลน่ : โอ๊ค
วัน เดอื น ปีเกิด : 09 มกราคม 2544
เบอรโ์ ทรศัพท์ : 061-4187897
รหสั นักศึกษา : 6232030020
การศึกษา : ร ดับมธั ยมศึกษาตอนต้น
โรงเรียนมธั ยมวทิ ยาลาปาง
ร ดับปร กาศนียบ์ ัตรวชิ าชพี (ปวช.)
วทิ ยาลัยอาชวี ศกึ ษาลาปาง
ร ดบั ปร กาศนียบัตรวชิ าชพี ชน้ั สูง (ปวส.)
วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง