ประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ปรับปรุงใหม่)

การประชมุ ผา่ นสือ่ อิเล็กทรอนกิ ส์ ของสานักงานหลกั ประกันสุขภาพแห่งชาติ (สปสช.)
(คณะกรรมการหลักประกันสขุ ภาพแหง่ ชาติ และคณะกรรมการควบคมุ คณุ ภาพและบริการสาธารณสุข

และคณะอนุกรรมการหลกั ประกนั สขุ ภาพเขตพนื้ ที่ (อปสข.)
คณะอนุกรรมการควบคมุ คุณภาพและบริการสาธารณสขุ (อคม.)
และคณะอนกุ รรมการอ่ืน ๆ ภายใตค้ ณะกรรมการ ฯ ทง้ั 2 คณะ
รวมทัง้ การประชุมของคณะกรรมการ อนุกรรมการ คณะทางาน หรือคณะบคุ คลอ่นื

ตามภารกิจของสานักงาน

การประชุมผา่ นส่ืออิเลก็ ทรอนิกส์
ของสานกั งานหลกั ประกนั สุขภาพแห่งชาติ

(สปสช.) (ฉบบั ปรับปรุงใหม่)

• เพ่ือให้การประชมุ ผา่ นส่ืออิเล็กทรอนกิ ส์ ของสานกั งานหลกั ประกนั สขุ ภาพแหง่ ชาติ (สปสช.) เป็นไปอยา่ ง
ตอ่ เนื่องและมีประสิทธิภาพ งานการเงินจงึ ขอแจ้งแนวทางปฏิบตั งิ านประชมุ ผา่ นสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระหวา่ ง
ท่ีมีการแพร่ระบาดของเชือ้ COVID-๑๙ ซงึ่ ระบบของการประชมุ ฯ เพ่ือให้การบริหารจดั การเป็ นไปด้วย
ความเรียบร้อย จงึ ขอแจ้งการใช้ส่ืออิเลก็ ทรอนกิ ส์ ดงั ตอ่ ไปนี ้

ระบบการประชมุ ผา่ นส่ืออเิ ล็กทรอนิกส์ ของ สปสช.

ระบบท่ีเป็ นทางการ ระบบท่ีไมเ่ ป็นทางการ

Polycom + BlueJeans อ่ืน ๆ ตามมาตรฐาน Webex อน่ื ๆ
MDES กาหนด

ระบบการประชุมทเ่ี ป็ นทางการ

• หมายถงึ การประชมุ ทเ่ี ป็ นทางการท่ีต้องการใช้มติ การรับรองรายงานการประชมุ ตามท่ีกฎหมายกาหนด และเป็ นไป
ตามมาตรฐานวา่ ด้วยการรักษาความมงั่ คงปลอดภยั ของการประชมุ ผา่ นสอ่ื อเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ี่กระทวงเทคโนโลยี
สารสนเทศและการส่ือสาร (MDES) กาหนด เช่น ต้องมีการจดั การสทิ ธิของผ้รู ่วมประชมุ โดยมีวิธีการที่
ประธานในทป่ี ระชมุ หรือผ้มู ีหน้าทคี่ วบคมุ ระบบสามารถงดการถ่ายทอดเสยี ง หรือทงั้ เสยี งและภาพเป็ นการชว่ั คราว
หรือหยดุ การสง่ ข้อมลู แก่ผ้รู ่วมประชมุ บคุ คลหนง่ึ บคุ คลใดได้ทนั ที หากมีเหตจุ าเป็ น หรือมกี รณีฉกุ เฉิน มรี ะบบป้ องกนั
การเข้าถงึ โดยบคุ คลผ้ไู มม่ ีสทิ ธิในการเข้าถึงหรือไมไ่ ด้รับอนญุ าต หรือมีระบบสารอง เป็ นต้น

• การประชมุ ร่วมกบั บคุ คลภายนอกโดยใช้ระบบการประชมุ ทางไกล (Polycom และ BlueJeans) ได้แก่
โปรแกรมผา่ นคอมพิวเตอร์ , Application บน Tablet, Application บน Smart phone

ระบบการประชุมอย่างไม่เป็ นทางการ

• หมายถงึ ระบบการประชมุ ท่ีนามาใช้เพื่อตดิ ต่อสอ่ื สารกบั บคุ ลากรภายในหรือบคุ คลภายนอก ในระหวา่ ง
ท่ีมีการแพร่ระบาดของโรคติดเชือ้ ไวรัสโคโรนา 2019 (Coronavirus Diseases 2019,
COVID-19) หรือในเรื่องทวั่ ไปท่ีเป็นการปรึกษาหารือหรือแสดงความคดิ เหน็ ระหวา่ งกนั ซ่ึงเป็นการ
ประชมุ อยา่ งไม่เป็นทางการ

• สานกั /สว่ นงานของ สปสช. สามารถใช้ Application ท่ีมีการบริการ เชน่ Webex, Line หรืออ่ืน
ๆ เป็นต้น

แนวทางการปฏบิ ตั ิ

ก. การจดั การก่อนการประชมุ
การสง่ หนงั สือเชญิ ประชุมและเอกสารประกอบการประชมุ สามารถทาเปน็ ไฟล์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ โดยจดั สง่ ผ้รู ่วม
ประชุมเข้าถึงเอกสารได้โดยสะดวก และต้องจัดเกบ็ สาเนาหนังสือเชิญประชมุ และเอกสารประกอบการประชุมไว้
เปน็ หลกั ฐานโดยจะจัดเก็บในรูปขอ้ มูลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ได้

ข. การจัดการระหว่างการประชมุ
1. จดั ให้ผ้รู ว่ มประชมุ แสดงตนเพ่อื รว่ มประชุมผา่ นสื่ออเิ ลก็ ทรอนกิ สก์ ่อนร่วมการประชมุ
2. จดั ใหผ้ ู้ร่วมประชมุ สามารถลงคะแนนได้ ทงั้ การลงคะแนนโดยเปิดเผยและการลงคะแนนลับ
3. จดั ทารายงนการประชมุ เป็นหนังสือ
4. จดั ใหม้ ีการบนั ทึกเสียงหรอื ท้ังเสียงและภาพ แล้วแต่กรณี ของผรู้ ว่ มประชมุ ทุกคนตลอดระยะเวลา ท่มี กี าร

ประชุมในรูปข้อมลู อิเลก็ ทรอนิกส์ เวน้ แตเ่ ป็นการประชุมลับ
5. จดั เก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกสข์ องผรู้ ว่ มประชุมทุกคนไว้เป็นหลกั ฐาน
ขอ้ มลู ตาม (4) และ (5) ใหถ้ อื เปน็ สว่ นหน่งึ ของรายงานการประชุม

ค. การจัดการหลังประชุม
1. การเก็บข้อมลู การบันทึกเสยี ง หรอื ท้ังเสียงและภาพและขอ้ มูลจราจรอิเลก็ ทรอนกิ ส์ เพอื่ นามาใชป้ ระกอบ

รับรองมติ การตรวจสอบ และอ่ืน ๆ ทเ่ี ป็นไปตามกฎหมายหรอื ระเบียบทเ่ี ก่ยี วข้อง โดยสานกั งานเขต เก็บ
ขอ้ มลู ไวท้ ี่ Drive กลาง ของแต่ละสว่ นงาน
2. กาหนดการต้งั ช่อื ไฟลท์ ่ีเก็บไว้คอื ปี พ.ศ. เดอื น วนั _ชอ่ื ยอ่ หน่วยงาน_ ช่อื ประชมุ #1 (ใส่ # ครัง้ ที่ กรณมี ี
ประชมุ หลายคร้งั ) เช่น (630423_สบส_DPSteering#1)

ง. การสง่ เอกสารหรอื ขอ้ มลู เพือ่ เบกิ จา่ ยเบยี้ ประชมุ หรือค่าตอบแทน ของผูร้ ว่ มประชุม ซงึ่ ไดแ้ สดงตนเข้า
รว่ มประชุมผ่านสอื่ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ใหถ้ อื ปฏิบัติเชน่ เดยี วกบั การจดั ประชมุ ท่วั ไป ยกเวน้
1. การจ่ายเงนิ ค่าเบย้ี ประชุมหรือคา่ ตอบแทนให้แก่ผูม้ ีสิทธิรับเงิน ใหใ้ ชว้ ิธกี ารโอนเงินผา่ นธนาคาร ภายหลัง

เสร็จสนิ้ การประชมุ แทนการจา่ ยจากยมื เงนิ และใหใ้ ช้หลกั ฐานการโอนเงนิ เขา้ บญั ชธี นาคารเป็นหลกั ฐาน
การจา่ ยเงินแทนการลงลายมอื ช่อื รรับเงินในแบบ สปสช.20
2. การลงทะเบยี นในแบบ สปสช.20 ให้ลงลายมือชื่อเฉพาะผ้ทู เี่ ขา้ ประชุมในสถานทท่ี ่จี ดั ประชุม สาหรับผ้ทู ี่
เข้าประชมุ ผา่ นสอ่ื อเิ ล็กทรอนกิ สไ์ ม่ต้องลงลายมือช่ือ ใหผ้ ู้มหี นา้ ท่จี ดั การประชมุ ระบวุ ่า “ประชุมผา่ นส่ือ
อเิ ลก็ ทรอนิกส์”
3. กรณีผ้มู หี นา้ ทจี่ ัดการประชมุ ไมไ่ ดแ้ นบไฟล์ภาพและเสียง รวมท้งั ไฟล์ขอ้ มลู จราจรอิเลก็ ทรอนิกสป์ ระกอบ
รายงานการประชมุ จะตอ้ งระบชุ อ่ งทางการเข้าถึงข้อมูลดงั กล่าวไว้ในรายงานการประชุมหรือสถานท่ี
จัดเก็บขอ้มูลหรหือหลกั ฐานที่เก่ียวขอ้ งกบั การประชมุ นัน้ ตามมาตรฐานการรักษาความมง่ั คงปลอดภยั ท่ี
กระทรวงเทคโนลีสารสนเทศและการสื่อสาร (MDES) กาหนด พ่อื ใหส้ ามารถใชใ้ นการอา้ งองิ และการ
ตรวจสอบในภายหลงั ได้

องคป์ ระชุม

• ศพั ท์ทเ่ี กี่ยวกบั การประชมุ มีดงั นี ้
1. องค์ประชมุ หมายถงึ คณะกรรมการหรือสมาชิก ผ้มู หี น้าทตี่ ้องเข้าประชมุ
ได้แก่ ประธาน รองประธาน (ถ้ามี) กรรมการหรือสมาชิก เลขานกุ าร
2. ครบองค์ประชมุ หมายความวา่ ครบจานวนผ้เู ข้าประชมุ ตามท่ีระบไุ ว้ใน
ระเบียบหรือจานวนกรรมการ เกินคร่ึงหนงึ่ ของคณะกรรมการหรือสมาชิกทงั้ หมด
ถ้ามาน้อยถือวา่ ไมค่ รบองค์ประชมุ ตามที่กาหนด ประธาน ต้องยกเลกิ การประชมุ
เพราะมตทิ ไ่ี ด้จากทป่ี ระชมุ จะเป็ นโมฆะเน่ืองจากไมเ่ ป็ นคะแนนเสียงข้างมาก

การจดั ประชุมสานกั งาน – Tele
Conference - ค่าพาหนะ

๑. การจดั ประชุม
๑.๑ การประชมุ ประจาเดอื นของสานกั เพ่ือติดตามงานภายในสานกั / สปสช.เขต เบิกได้ไมเ่ กินเดือนละ ๑ ครัง้
๑.๒ การจดั ประชมุ อื่น ๆ ท่ีมผี อ./รอง ผอ./ผช. ขนึ ้ ไปเข้าร่วมประชมุ และ/หรือ
มบี คุ คลภายนอก กรรมการ อนกุ รรมการ เข้าร่วมประชมุ
๑.๓ การจดั ประชมุ ผา่ นระบบ Tele Conference
สานักเจ้าของเร่ือง เป็นผ้ขู ออนมุ ตั จิ ดั ประชมุ โดยดาเนินการ ดงั นี ้
(๑) กาหนดกลมุ่ เป้ าหมาย ผ้เู ข้าประชมุ สปสช.เขต/บคุ คลภายนอก
(๒) ระบใุ นโครงการให้ชดั เจนวา่ มกี าร Tele Conference
(๓) แจ้งเวยี นหนงั สืออนมุ ตั ิ และกาหนดการ ให้สปสช.เขต

สปสช.เขต เบิกคา่ ใช้จา่ ยจากงบประมาณ สปสช.เขต โดยดาเนินการ ดงั นี ้
(๑) พิจารณาบคุ คล และจานวนผ้เู ข้าประชมุ ให้เหมาะสม
(๒) จดั ทาเอกสารการเบิกจ่าย เชน่ เดยี วกบั การประชมุ ทว่ั ไป
(เบิกจา่ ยคา่ อาหารและเครื่องด่มื ,อาหารวา่ งและเครื่องดืม่ )
โดยแนบสาเนาหนงั สอื อนมุ ตั ิจดั ประชมุ จากต้นเรื่อง

๒. การเบกิ ค่าพาหนะเดนิ ทาง
๒.๑ กรณีสานกั งาน จดั พาหนะให้ ให้งดเบิกคา่ พาหนะในสว่ นที่จดั ให้
เว้นแต่มีเหตุจาเป็ นซ่งึ มใิ ช่เหตุผลส่วนตวั
๒.๒ กรณีท่ีสานกั งาน ไมไ่ ด้จดั พาหนะให้ หากประสงค์จะใช้รถยนต์สว่ นตวั
ต้องระบุเหตุผลความจาเป็ นเสนอต่อผู้มีอานาจอนุมัติ

แบบตรวจสอบเอกสารการประชมุ ผา่ นสอ่ื อิเล็กทรอนกิ ส์ ของคณะอนกุ รรมการหลักประกันสุขภาพเขต
พ้นื ที่ (อปสข.) คณะอนกุ รรมการควบคมุ คุณภาพและมาตรฐานบรกิ ารสาธารณสุข (อคม.) และ
คณะอนุกรรมการ/คณะทำงานอนื่ ๆ ภายใตค้ ณะอนุกรรมการฯ ท้ัง ๒ คณะ (สปสช. เขต 8 อดุ รธานี)
คณะกรรมการ อนกุ รรมการ คณะทำงาน หรือคณะบคุ คลอื่น ตามภารกจิ ของสำนักงาน

ขน้ั ตอนท่ี 1 ระยะเตรยี มการ มี ไม่มี
1.1 สปสช. 7 จัดประชุมผา่ นส่ืออิเลก็ ทรอนิกส์
1.2 หนงั สือเชญิ ประชุมผา่ นสอ่ื อเิ ล็กทรอนกิ ส์  
1.3 หลกั ฐานการตอบรับเข้าร่วมประชมุ ผา่ นสอ่ื อิเล็กทรอนกิ ส์  
1.4 ขออนุมตั ิจดั ซอ้ื /จัดหา วสั ดุอปุ กรณ์ สำหรับจัดประชุม  
 
1.5 สปสช.10 (ครั้งแรก)  
1.6 สำเนา หนา้ สมดุ เงนิ ฝากธนาคารของผ้เู ข้าร่วมประชุม(คร้ังแรก)  
1.7 สำเนา บัตรประชาชนของผู้เขา้ รว่ มประชุม(คร้ังแรก)  
1.8 แจ้งขอใช้ระบบประชมุ ผา่ นสื่ออเิ ล็กทรอนิกส์กอ่ นการประชมุ อย่างนอ้ ย 3 วนั  

(ระบบ Blue jeans หรอื Polycom) 

ข้นั ตอที่ 2 ระยะดำเนินการ 

2.1 คณะอนกุ รรมการฯแสดงตนเขา้ รว่ มประชุมผ่านสือ่ อิเลก็ ทรอนกิ ส์  

2.2 คณะอนุกรรมการฯอยา่ งน้อยก่งึ หนงึ่ ของคณะอนกุ รรมการฯท้งั หมดเข้าร่วมประชุมผ่านสอ่ื อเิ ลก็ ทรอนิกส์ 

2.2.1 อปสข. จำนวน 36 คน อยา่ งน้อยกึ่งจำนวน 18 คน  

2.2.2 อคม. จำนวน 27 คน อย่างนอ้ ยก่ึงจำนวน 14 คน  

2.2.3 คอก.พจิ ารณาคำรอ้ งฯ ผูใ้ หบ้ ริการฯ จำนวน 8 คน อยา่ งน้อยกงึ่ จำนวน 4 คน  

2.2.4 คอก.ม. 41 จำนวน 8 คน อยา่ งนอ้ ยกึ่งจำนวน 4 คน  

2.2.4 คอก.อืน่ ๆ ตามภารกิจของสำนกั งาน อย่างน้อยกึ่งหน่งึ ของคณะอนกุ รรมการฯทง้ั หมด  

2.3 บนึ ทึกภาพและเสียงของผเู้ ข้าร่วมการประชุมทกุ คนตลอดการประชมุ  

2.4 เอกสารทเี่ กย่ี วขอ้ งกับการประชมุ ผ้จู ัดการประชุมจดั ส่งให้ คอก.เข้าถึงได้โดยสะดวก  

2.5 หลกั ฐานสำหรบั คา่ ใชจ้ ่ายในการจดั ประชมุ /อบรม (สปสช.20) 

2.6 ระเบยี บวาระการประชมุ 

ขน้ั ตอนที่ 3 ระยะหลังดำเนินการ 
3.1 จัดทำรายงานการประชมุ 
3.2 สำเนาคำสง่ั แต่งต้งั คณะอนุกรรมการ / คณะทำงาน 
3.3 ใบเสร็จรับเงนิ คา่ อาหาร อาหารวา่ งและเคร่อื งดมื่ (สปสช.2) 
3.4 หนังสอื ขออนุมตั เิ บกิ จ่าย (สปสช.19) 
3.5 หลกั ฐานสำหรบั คา่ ใชจ้ ่ายในการจัดประชุม/อบรม (สปสช.20) 
3.6 หนงั สอื ตอบรับการประชมุ ผา่ นสอื่ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 
3.7 ภาพของผู้เขา้ รว่ มการประชมุ ทุกคนในการประชมุ และของผเู้ ข้าร่วมประชุมทางสอื่ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
3.7 การบนั ทึกเสียง หรือทัง้ เสยี งและภาพและขอ้ มลู จราจรอเิ ล็กทรอนกิ ส์ และรายงานการประชมุ 

เกบ็ ขอ้ มูลไว้ท่ี Drive กลาง ของแตล่ ะส่วนงาน

สรุปผลการตรวจเอกสาร  ครบถว้ น  ไม่ครบถว้ น  ไมผ่ ่านรอเอกสารเพิ่มเตมิ

ลงช่ือผูต้ รวจ ..........................................................วดป....................................
(............................................................)

ตำแหน่ง.............................................................................................................