คู่มือ SMART OFFICE ฉบับสำนักงานจังหวัดฉะเชิงเทรา

ค่มู ือ Smart Office ฉบบั สำนกั งำนจงั หวดั ฉะเชิงเทรำ
โดย...กล่มุ งำนข้อมลู สำรสนเทศและกำรสื่อสำร สนจ.ฉช.

----------------------------------

1. เข้ำเว็บไซตจ์ ังหวดั โดยใช้บรำวเซอร์ Google Chrome ในกำรเปิดใช้งำน เลอื กรำยกำร
สำรสนเทศ  ระบบ Smart Office

2. พิมพ์ชื่อผใู้ ช้ นำมสกุล เป็นภำษำไทย และรหสั ผ่ำน(ภำษำองั กฤษหรือตัวเลข) ตำมที่ไดก้ ำหนดไว้
แล้วคลกิ “เขำ้ สู่ระบบ”

2
3. รำยกำรระบบงำน มที ัง้ หมด 13 รำยกำร ดังน้ี

1. รับ-สง่ เอกสำร 2. แฟ้มเสนอ 3. สำรบรรณกลำง 4. สำรบรรณหน่วยงำน 5. ข้อควำมส่วนตัว
6. เวบ็ บอรด์ 7. ข่ำวประชำสมั พนั ธ์ 8. ข่ำวประกวดรำคำ 9. ปฏิทนิ ภำรกจิ 10. จัดเก็บเอกสำร
11. จองห้องประชมุ 12. จองยำนพำหนะ 13. ดำวน์โหลด

4. กำรเปลยี่ นรหัสผ่ำน คลกิ ตรงรปู ตัวคนและรูปกุญแจมุมขวำบน

3
5. พิมพ์รหัสผ่านเดิม และรหสั ผา่ นใหม่ และยืนยนั รหสั ผา่ นใหม่ และคลกิ เปลีย่ นรหสั ผา่ น

6. ดูสถติ ขิ ้อมลู ในระบบ โดย คลิกท่ี new! หรือรูปกราฟ ด้านขวามอื

4

7. ดูสถติ ติ ามรายการใหเ้ ลอื ก

8. สามารถเลอื กรูปแบบกราฟในการแสดงผลได้

5

9. คลกิ รปู บ้าน เพื่อกลับหน้า แรก

10. เลือก รายการรบั -สง่ เอกสาร

6
11. เมนรู ะบบรับ-สง่ เอกสาร (ใหเ้ ขา้ ใจความหมายคอื ผู้ใช้งานในขณะนี้ ในตัวอย่างคือ นายยิ่งศกั ดิ์ ไตรสนุ ทร)

- เอกสารเข้า คอื คอยตรวจสอบเอกสารท่สี ่งมาหาตวั เรา ตวั อย่าง ในทนี่ ้ีคอื นายยง่ิ ศกั ด์ิ ไตรสนุ ทร

12. สง่ เอกสาร คอื หนงั สอื ทีเ่ รา ตวั อยา่ ง ในท่ีนค้ี อื นายย่ิงศักด์ิ ไตรสุนทร จะสง่ ไปใหต้ ัวเอง คอื ยง่ิ ศกั ดิ์ ไตรสุนทร

7
13. พมิ พ์รายละเอียดเกี่ยวกับหนงั สือท่จี ะส่ง แลว้ เลอื กไฟล์แนบ หรือสามารถสแกนเอกสารไดท้ นั ที แลว้ เลอื กหนว่ ยงาน

หรอื บคุ คลทีจ่ ะสง่ ไปให้

14. เมอื พมิ พ์ข้อมลู ครบถ้วนแลว้ ให้ คลิก “สง่ เอกสาร”

8
15. คลกิ หน้าแรก เพ่อื ตรวจสอบ รับ ส่ง เอกสาร จะปรากฏว่ามี 1 ฉบบั

16. ปรากฏว่ามี 1 เรื่องใหม่ ในสว่ นของรับ-สง่ เอกสาร

9
17. คลิกเขา้ ไปดูในสว่ นรับสง่ เอกสาร จะมีเรื่องส่งเข้ามา 1 เร่ือง

18. คลกิ เขา้ ไปดทู ีช่ ่ือเร่ืองน้นั เพื่อรับเอกสาร ในส่วนแถบ การรับเอกสาร คลิก “ส้นิ สดุ ” เพ่ือยนื ยันการ
รบั เอกสาร โดยการคลิก “รบั เอกสาร” หากหนังสือฉบบั นี้ไมใ่ ชข่ องเราสามารถสง่ คืนผ้สู ่งได้ หรือสง่
ต่อหน่วยงานท่รี ับผิดชอบหนังสอื ฉบับนี้

10
19. เม่อื คลกิ รบั เอกสารแลว้ ข้อมูลหนังสือฉบับนจ้ี ะไปเก็บไว้ในส่วนของ “ทะเบียนรบั ”

20. เม่อื เลอื กรายการหนังสือฉบับท่ีได้ส่งไปเพ่ือดขู ้อมูลว่าผรู้ ับไดร้ ับหนงั สอื ฉบับน้ีแลว้ หรือไม่ โดยคลกิ ใน
สว่ นของ “ทะเบียนรับ” แล้วเลอื ก เรอ่ื งหนังสอื ที่ได้รบั เพือ่ เปิดดูข้อมูลหนังสอื ที่ไดส้ ง่ ไป

(ความหมายในตัวอย่างน้ีคือ ยิ่งศกั ดิ์ ไตรสนุ ทร สง่ ไปให้ ย่ิงศกั ดิ์ ไตรสนุ ทร และไดร้ ับแล้ว เม่ือวันท่ี 6
สงิ หาคม 2557 เวลา 08.39 น. สถานะ ส้นิ สุด คือ ไม่ได้ส่งต่อใหบ้ ุคคลอนื่ ใด

11
21. ในสว่ นของทะเบียนสง่ จะมีการเกบ็ ข้อมลู หนังสือท่ไี ปแลว้

22. ผู้ส่งจะทราบวา่ ผรู้ ับได้รบั แลว้ เม่อื ใด เวลาใด

12
23. การต้ังคา่ ส่งประจา “เพิ่มรายการส่งประจา” เลือกหน่วยงานท่จี าเป็นตอ้ งส่งหนังสือฉบับนี้

24. คลกิ ปุ่ม “บันทึกข้อมูล”

13
25. จะปรากฏเรอ่ื ง (หนังสือเวยี น)ทีเ่ ราส่งประจา) สามารถเขา้ ไปแก้ไขหนว่ ยงานเพ่ิมเตมิ ได้

26. ดังน้นั ในส่วนของ “สง่ เอกสาร” เลือกหน่วยงาน จะปรากฏ เรอ่ื งท่เี รากาหนดไวแ้ ล้ว

14
27. จะปรากฏหนว่ ยงานท่เี ราได้ตง้ั ไวแ้ ลว้ ในการส่งประจา

28. ในส่วนของ “สารบรรณกลาง”(ความหมายคือ ในส่วนการบรหิ ารจดั การงานสารบรรณกลางของ
จังหวดั “ทะเบยี นหนงั สือ” ความหมายเดยี วกับ “ขอเลขหนงั สือส่ง” กรณี หนว่ ยงานดาเนนิ การ
เกีย่ วกับหนงั สือเสร็จแลว้ ต้องการขอเลข หนังสอื ส่ง ให้กรอกขอ้ มลู ในสว่ นนี้ (และให้ตรวจสอบขอ้ มูล
ให้ถกู ต้องก่อนบันทึกข้อมลู เพราะจะไมส่ ามารถแกไ้ ขได้ ถ้าแก้ไขตอ้ งแจง้ สารบรรณกลางจังหวัด)

หมายเหตุ : ในชอ่ งรหัสหน่วยงานไม่ต้องใส่ /หลังตวั เลข เช่น ที่ ฉช 0017.1 ไม่มีทบั

15
29. ใหก้ รอกข้อมลู ให้ถูกตอ้ ง ครบถ้วน และตรวจทานความถูกต้องก่อนบนั ทกึ ขอ้ มลู

30. เมอ่ื เราขอเลขหนังสอื ส่ง ข้อมูลจะนาไปเก็บในสว่ นของ บัญชที ะเบียนส่ง และสถานะยงั เปน็ สเี ทาอยู่
เนื่องจากจะต้องส่งเอกสารในระบบ หรือสง่ เอกสารนอกระบบ

16
31. เมือ่ คลกิ ดูเร่อื งทส่ี ่ง ในทะเบียนหนังสอื สง่ สงั เกตว่า ไฟสถานะยงั เป็นสเี ทาอยู่ เน่ืองจากเรายงั ไม่ได้

“สง่ เอกสารในระบบ” (หมายถงึ ในระบบนี้) หรอื “สง่ เอกสารนอกระบบ”(หมายถึงทางไปรษณยี ์)

32. ขนั้ ตอนต่อไปจากขอเลขหนังสือแลว้ เราจะต้องส่งเอกสารในระบบ(ในระบบนี้) หรือส่งเอกสารนอก
ระบบ(ไปรษณยี ์) โดยใหเ้ ลอื ก “สง่ เอกสารในระบบ”

17
33. เลอื กเลขหนงั สือที่สง่ (คือเลขทเ่ี ราขอไวค้ รั้งแรกแต่ยงั ไมไ่ ดส้ ง่ ) โดยการคลกิ “เลือก”

34. ให้คลิก “เลือกหน่วยงาน”

18
35. กรณมี ไี ฟลห์ นังสอื ท่สี ่งมาด้วยให้คลิกแนบไฟล์ หรือสามารถสแกนได้ทันที

36. ตรวจสอบความถกู ตอ้ ง กอ่ นทาการสง่ เอกสาร เรื่องจะไปปรากฏอยใู่ น “บัญชที ะเบยี นสง่ ”

19
37. จะปรากฏไฟสีเขียวขนึ้ เป็นการเสรจ็ ขั้นตอนในการขอเลข และสง่ หนังสอื ไปยังผ้รู ับ ให้คลิกดูรายการ

หนงั สอื สง่ จะทราบวา่ สง่ ไปหาใครในสถานะอะไร คอื ได้รับหรอื ยงั โดยคลกิ “รายช่อื หน่วยงาน”

38. จะทราบว่าเร่ืองไปถงึ ใคร ไดร้ ับหรอื ยัง

20
39. การขอเลขหนังสือรบั ให้ทาการบันทกึ ข้อมูลหนงั สือทีเ่ ข้ามายังหน่วยงาน และเลอื กหน่วยงานหรอื

บุคคลรับหนงั สือ

40. ตรวจสอบความถูกต้องกอ่ นบนั ทกึ ทุกครง้ั

21
41. เม่ือบันทึกแลว้ จะเกบ็ ข้อมลู ไว้ในสว่ นของ “ทะเบียนรับ”

42. เรยี กดขู ้อมลู ท่ีทาการบันทึกไวแ้ ล้ว สงั เกตว่าจะมีเลขรับให้โดยอัตโนมตั ิ

22
43. ในสว่ นของรับ-ส่ง เอกสาร จะปรากฏวา่ มเี ร่ืองรบั ส่ง เขา้ มา จานวน 2 เร่อื ง

44. ให้ผ้รู บั เอกสาร เข้ารับเอกสาร โดยเลือก สิน้ สุด และคลกิ รับเอกสาร

23
45. เมือ่ รับเอกสารแล้ว ขอ้ มลู จะไปเกบ็ อยู่ในสว่ นของ “ทะเบียนรับ”

46. ผทู้ ส่ี ่งสามารถตรวจสอบวา่ ผู้รับได้รับเร่อื งหรอื ยงั โดยไปท่ี “ทะเบียนสง่ ” เลอื กรายการที่สง่ แลว้ ดู
สถานะเอกสาร วา่ ผ้รู บั คอื ใคร วันที่ เวลา สถานะคือ สน้ิ สดุ ไมม่ ีการสง่ ต่อ ทาใหท้ ราบว่าผรู้ ับได้รบั
หนงั สือฉบับนั้นแล้ว

24

47. ในสว่ นหนงั สือเวียน วทิ ยุ ทาเหมือนกับหนังสอื รับ-สง่ สาหรับทะเบยี นคาส่งั จาเปน็ ต้องมีการแนบ
ไฟล์คาสัง่ ไวป้ ระกอบดว้ ยทกุ ครง้ั

25
48. สาหรบั สารบรรณหนว่ ยงาน เป็นการออกเลขหนงั สอื รับ-ส่ง โดยเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน

49. ขอ้ ความสว่ นตวั เปน็ การสง่ ข้อความสว่ นตัวใหก้ ับสมาชิกในระบบงานสารบรรณ

26
50. โดยเลอื กส่งข้อความส่วนตัว เลือกบุคคล พิมพ์ข้อความ ไฟล์แนบ ตรวจสอบความถูกตอ้ ง สง่ ข้อความ

ผู้ได้รบั จะทาการตรวจสอบจากกล่องข้อความเขา้ และสามารถตอบกลับได้
51. ในสว่ นของ เว็บบอร์ด ให้คลกิ “เว็บบอรด์ ” คลิก “ตั้งคาถาม”

27
52. พิมพ์หัวข้อ และข้อความ และทาการบันทึกข้อมลู

53 จะปรากฏในรายการ เวบ็ บอรด์

28
54. สามารถคุยโตต้ อบผ่านระบบเว็บบอรด์ ได้

55. สาหรับข่าวประชาสมั พันธ์ ใหค้ ลิกเลือกข่าวประชาสัมพนั ธ์

29
56. ให้พมิ พ์ เร่อื ง ข่าว และเนื้อหาขา่ ว แล้วทาการบันทึกข้อมูล

57. เม่อื บนั ทกึ จะปรากฏรายการอยูใ่ นข่าวประชาสัมพันธจ์ ังหวดั

30
58. เมื่อคลกิ เข้าไปดูในรายการข่าวประชาสัมพนั ธ์จะทราบรายละเอียด บคุ คลผู้โพส สามารถแกไ้ ข ลบได้

59. ข่าวประกวดราคา สอบราคา ใหค้ ลกิ เลือกรายการ “ข่าวประกวดราคา”

31
60. คลิกเพ่ิมขา่ วประกวดราคา พมิ พเ์ รอื่ ง และเน้ือหา และทาการบนั ทกึ ข้อมลู

32
61. เมือ่ ทาการบนั ทกึ ข้อมลู แล้ว จะปรากฏรายการในข่าวประกวดราคา

61. พอคลิกเข้าไปดูในรายการ จะปรากฏรายละเอยี ด ผ้โู พส สามารถแก้ไข และลบได้

33
62. ปฏิทินภารกิจ ให้คลกิ ปฏทิ นิ ภารกิจ และเพ่ิมภารกิจ

63. พิมพร์ ายการ ภารกิจ และทาการบนั ทึกขอ้ มูล

34
64. รายการทีบ่ นั ทึกจะปรากฏในปฏิทนิ ในแตล่ ะวนั แสดงเปน็ รายเดือน

65. เมอ่ื คลกิ เข้าไปดู จะทราบรายละเอียด ผูบ้ ันทึกสามารถแก้ไข และลบได้

35
66. การจดั เกบ็ เอกสาร เพ่อื ให้สามารถใช้ไฟล์ร่วมกนั ได้ โดยคลิกที่ “จัดเกบ็ เอกสาร”

67 พิมพ์ และ เลือกไฟล์เอกสาร แล้วทาการบนั ทกึ ข้อมลู สามารถระบุส่วนตัว ในแผนกงาน หรอื ใน
หนว่ ยงานได้

36
68. เมื่อคลกิ รายการดูจะปรากฏรายละเอยี ดของเอกสารน้ัน ๆ

69. ผู้ทีเ่ กี่ยวขอ้ ง ถ้าไม่เป็นส่วนตวั สามารถดาวน์โหลด ไฟล์เอกสารไปใชง้ านรว่ มกนั ได้ ผ้บู ันทกึ สามารถลบได้

37
70. การจองหอ้ งประชมุ คลิก “จองห้องประชุม”

71. คลกิ “จองห้องประชุม” ใหพ้ มิ พร์ ายการท่ตี อ้ งการจ้องหอ้ งประชุมใหค้ รบถว้ น แลว้ “บันทกึ ข้อมลู ”

38
72. เมือ่ คลิกรายการท่ีจองจะทราบวา่ ขณะน้ี ผู้อนมุ ตั ิ ทาการอนมุ ัติให้หรือยัง

73. คลกิ “ผลการอนุมตั ิ” สามารถตรวจสอบวา่ รายการไหนบ้างทีม่ กี ารอนุมัติ หรอื ไม่อนมุ ัติ เพราะอะไร

39
74. การจองยานพาหนะ คลิก “จองยานพาหนะ”

75. เลอื ก “การจองยานพาหนะ” พิมพ์ข้อมูลการจองใหค้ รบถว้ น คลิก “บนั ทึกข้อมลู ”

40
76 รายการจะปรากฏเพือ่ ตรวจสอบผลการจองโดยผ้มู ีอานาจในการอนุมตั ิ

41
77. ในสว่ นของดาวนโ์ หลด คลกิ “ดาวนโ์ หลด”

78. คลิก “เพิม่ ไฟล์” แลว้ พิมพ์ “ชื่อไฟล์” เลือก “ประเภทไฟล์” เลือก “ไฟลแ์ นบ” พิมพ์ “รายละเอยี ด”
แลว้ คลิก “บนั ทกึ ขอ้ มูล

42

79. จะปรากฏในรายการดาวน์โหลด

80. คลิกดูรายการ เพื่อทาการดาวนโ์ หลด

--------------------------------