PROSEDUR DAN SYARAT BAGI PPAT DALAM MENGAJUKAN LAYANAN PENGECEKAN SERTIPIKAT SECARA ELEKTRONIK

BUKU PANDUAN

PROSEDUR DAN SYARAT BAGI PEJABAT
PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT) DALAM
MENGAJUKAN LAYANAN PENGECEKAN

SERTIPIKAT SECARA ELEKTRONIK






KANTOR PERTANAHAN
KABUPATEN PENAJAM

PASER UTARA
KALIMANTAN TIMUR

DAFTAR ISI

Halaman
sampul..................................................................................................... 1
Daftar isi...................................................................................................2
KataPengantar.........................................................................................3
Bab I
Pendahuluan............................................................................................4
Bab Il
Isi................................................................................................................8
Lampiran...................................................................................................15

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmatdan hidayah-Nya sehinggapenulis dapat menyelesaikan
pembuatan E-book Panduan tentang Prosedur dan Syarat bagi PPAT
untuk mengajukan pengecekan sertipikat secara elektronik. Setelah
terbentuk E-book ini, penulis berencana melaksanakan penerapan
E-book ini dengan cara mengadakan bimbingan teknis terhadap
staff PPAT di lingkungan Kabupaten Penajam Paser Utara yakni
dengan praktek secara langsung tentang bagaimana prosedur dan
syarat yang benar sesuai aturan sehingga pekerjaan dapat
dilaksanakan lebih optimal nantinya. Dengan adanya E-book ini
diharapkan dapat mempermudah dan menjadi acuan bagi PPAT
maupun staff PPAT dalam mengajukan pengecekan sertipikat secara
elektronik sehingga tugas pelaksana khususnya dalam kegiatan
pengecekan dapat berjalan lebih baik.

3

BAB 1
PENDAHULUAN

Sesuai Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar
Pokok-Pokok Agraria Pasal Pasal 19 menyatakan bahwa untuk menjamin
kepastian hukum oleh Pemerintah diadakan pendaftaran tanah diseluruh
wilayah Republik Indonesia menurut ketentuan-ketentuan yang diatur
dengan Peraturan Pemerintah. Pendaftaran tanah ini nantinya akan
menghasilkan sertipikat yang dapat memberi manfaat bagi masyarakat
sehingga jaminan kepastian hukum. Lebih lanjut dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah Pasal 6 Ayat
(2) bahwa dalam melaksanakan pendaftaran tanah, Kepala Kantor
Pertanahan dibantu oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dan Pejabat
lain yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu
menurut Peraturan Pemerintah ini dan peraturan perundang-undangan
yang bersangkutan. Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sendiri diatur
dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2016
Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998
Tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah, peraturan ini
menyatakan bahwa Pejabat Pembuat Akta Tanah selanjutnya disebut PPAT
adalah pejabat umum yang diberi kewenangan untuk membuat akta-akta
otentik mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah
atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun. Saat akan membuat akta otentik,
PPAT harus melakukan pengecekan sertipikat terlebih dahulu. Pengecekan
sertipikat dalam hal ini khPusEuSsAnNyaSEsKeAcaRrAaNeGlektronik yang diajukan oleh
PPAT merupakan bagian dari kewajiban PPAT sebelum melaksanakan
pembuatan akta mengenai pemindahan/peralihan atau pembebanan Hak
Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun.

4

Pelayanan pengecekan sertipikat secara elektronik merupakan salah
satu kegiatan rutin yang ada dalam kantor Pertanahan Kabupaten
Penajam Paser Utara serta dalam pelaksanaannya diperlukan durasi
tertentu yakni satu hari, namun pada pelaksanaanya belum maksimal hal
ini terbukti dengan masih adanya tunggakan layanan pengecekan secara
elektronik. Oleh karena itu penulis mengangkat topik mengenai
pengecekan sertipikat secara elektronik. Kemudian layanan pengecekan
sertipikat secara elektronik tentu berkaitan dengan kualitas data
pertanahan. Berdasarkan data pertanahan yang didapat dari statistik
Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) bahwa kualitasdata 6 (enam)
bulan terakhir yakni sebagai berikut:

5

6

Berdasarkan rekapitulasi kualitas data di atas bahwa data siap
elektronik pada Kantah Kabupaten Penajam Paser Utara sudah cukup baik
sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengajuan
pelayanan pengecekan sertipikat secara elektronik. Oleh karena itu untuk
mengoptimalisasikan pelayanan pengecekan secara elektronik perlu
upaya yang nyata dilakukan dimana dalam hal ini Penulis bermaksud
untuk memfasilitasi PPAT dengan membuat E-book tentang Panduan
Pengajuan Pengecekan Sertipikat secara elektronik yang kemudian
dilanjutkan dengan praktek penerapan dari E-book ini dengan melakukan
bimbingan teknis (bimtek).

7

BAB II
PROSEDUR DAN SYARAT BAGI PPAT DALAM

MENGAJUKAN PELAYANAN PENGECEKAN
SERTIPIKAT SECARA ELEKTRONIK



E-book ini lebih memfokuskan pada prosedur dan syarat pelayanan

pengecekan sertipikat secara elektronik dimana dilakukan untuk

memeriksa kesesuaian Sertipikat Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan

Rumah Susun dengan daftar-daftar yang ada di Kantor Pertanahan. Layanan

pengecekan sertipikat secara elektronik ini bertujuan untuk memastikan

kesesuaian data fisik dan data yuridis pada sertipikat dengan data yang ada

pada pangkalan data. Prosedur dan syarat dalam mengajukan layanan

pengecekan sertipikat secara elektronik telah diatur pada peraturan

berikut:

1. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010

tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan

Peraturan ini pada halaman 65 menyatakan bahwa layanan pengecekan

sertipikat dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) hari dengan persyaratan

yakni:

Formulir permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon

atau kuasanya;

Surat Kuasa apabila dikuasakan;

Fotocopy identitas pemohon (KTP) dan kuasa apabila dikuasakan, yang

telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket;

Sertipikat hak atas tanah/Sertipikat HMSRS;

Surat pengantar dari PPAT untuk kegiatan peralihan/pembebanan hak

dengan akta PPAT. PESAN SEKARANG

8

2. Petunjuk Teknis Nomor 3/Juknis-HK.02/IV/2022 tentang Layanan Pengecekan
Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT) Secara Elektronik
Sesuai Petunjuk Teknis Nomor 3/Juknis-HK.02/IV/2022 tentang Layanan
Pengecekan Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT) Secara
Elektronik bahwa salah satu pihak yang dapat mengajukan layanan pengecekan
sertipikat secara elektronik yaitu PPAT. Dalam hal ini PPAT memiliki kewajiban
untuk mengajukan layanan pengecekan secara eletronik sebelum
melaksanakan pembuatan akta mengenai pemindahan/peralihan atau
pembebanan Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun. Selain itu
PPAT tidak dapat mengajukan pelayanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik
terhadap hak atas tanah yang telah hapus, jangka waktunya sudah berakhir,
dibatalkan atau dilepaskan haknya. Berikut ini Prosedur layanan Pengecekan
Sertipikat Secara Elektronik dilaksanakan sebagai berikut:
1)PPAT memasukan data sesuai Sertipikat antara lain provinsi, kabupaten/kota,
kecamatan, desa dan nomor hak;
2)PPAT memasukan data validasi dapat berupa NIB, nomor seri sertipikat atau
nomor surat ukur;
3) PPAT mengunggah hasil pindai (scan) dari dokumen berikut ini, yakni:

Surat Permohonan
Sertipikat asli
Kartu Tanda Penduduk
Surat Kuasa
Surat pernyataan keaslian sertipikat

9

Berikut ini contoh dokumen yang sudah lengkap diupload oleh PPAT stau staff
PPAT, serta format yang benar sebelum dokumen diupload.

10

a.Surat Permohonan
Surat permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon atau

kuasanya. Berikut ini format surat permohonan yang dapat diupload yakni,

Yth, Kepala Pertanahan Kabupaten
Penajam Paser Utara
di….

Dengan Hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama

Pekerjaan :

Nomor KTP :

Alamat :

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri/ selaku kuasa dari:

Nama :

Alamat :

Dengan ini mengajukan permohonan:
1. Pengecekan sertipikat

Atas bidang tanah hak/ Tanah Negara:

Terletak di :

Kelurahan/Desa :

Kecamatan :

Kota/Kabupaten :

Nomor Hak :

Untuk melengkapi permohonan dimaksud, bersama ini kami lampirkan:
1. Foto copy KTP dan KK
2. Sertipikat asli
3. Surat kuasa
4. Surat pernyataan keaslian dokumen

Hormat Kami,
Kota…,tanggal

Nama dan tanda tangan PPAT
11

b. Sertipikat asli,
Sertipikat asli yang terdiri dari halaman sampul, sertipikat dan surat ukur.

c. NIK pemilik bidang tanah dan
NIK merupakan nomor identitas yang terdapat pada KTP pemohon

d.Surat kuasa permohonan;
Surat kuasa yang sesuai yaitu ditandatangani pemberi kuasa dan penerima

kuasa yakni PPAT dan pemohon yang bersangkutan.

12

Berikut ini format surat kuasa yang dapat diupload yaitu:



SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

Pekerjaan :

Tempat/tgl lahir :

Alamat :

Nomor KTP :

Selanjutnya disebut juga PEMBERI KUASA, dengan ini memberi kuasa kepada:

Nama :

Pekerjaan :

Tempat/tgl lahir :

Alamat :

Nomor KTP :

Selanjutnya disebut juga PENERIMA KUASA, dengan ini menerima kuasa:

SUBSTITUSI

Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa menghadap di Kantor Pertanahan Kabupaten

Penajam Paser Utara dalam hal mengurus:

Pengecekan Sertifikat

Dan melakukan segala sesuatu yang berkaitan dengan pengurusan tersebut serta

menerima sertipikatnya dari Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Penajam

Paser Utara, atas bidang tanah di :

Jalan

Desa/Kelurahan

Kecamatan

Kabupaten/Kota

Status Hak

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan

sebagaimana mestinya.

Penerima Kuasa Kota…, tanggal
Pemberi Kuasa,

Materai
10.000

Nama Penerima kuasa Nama Pemberi Kuasa

13

e. Membuat pernyataan mengenai keaslian Sertipikat, dan menyatakan

bahwa nama yang tercantum dalam Sertipikat merupakan pemegang hak

yang sebenarnya dan beriktikad baik serta bertanggung jawab sepenuhnya

atas penggunaan data yang diakses.




SURAT PERNYATAAN (LAYANAN PENGECEKAN SERTIPIKAT SECARA ELEKTRONIK)

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

NIK :

Alamat :

Kewarganegaraan :

Pekerjaan :

Adalah pemilik tanah dengan:

Jenis/Nomor Hak :

Nomor Surat Ukur :

Letak Tanah :

a) Desa/Kelurahan

b) Kecamatan

c) Kabupaten/Kota

d) Provinsi

Luas :

Dengan ini menyatakan:

1. Sertipikat tersebut adalah asli dan nama yang tercantum dalam

sertipikat tersebut merupakan pemegang hak yang sebenarnya.

2. Beriktikad baik serta bertanggung jawab sepenuhnya atas penggunaan

data yang diakses.

Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kota…, tanggal
Yang membuat pernyataan,

Materai
10.000

Nama Pemohon

14

4)Setelah permohonan diterima, maka Sistem Elektronik akan menerbitkan
surat perintah setor biaya layanan, yang memuat nomor berkas dan
tanggal pendaftaran, nama Pemohon, kode billing pembayaran, daftar
biaya serta cara pembayarannya dan dikirim melalui alamat Domisili
Elektronik Pemohon.
5) Setelah menerima surat perintah setor, Pemohon wajib melakukan
pembayaran melalui bank persepsi paling lambat 3 (tiga) hari kalender
sejak surat perintah setor diterbitkan. Apabila dalam jangka waktu tersebut
tidak melakukan pembayaran maka berkas permohonan dibatalkan secara
otomotatis oleh Sistem Elektronik dan Pemohon dapat mengajukan
permohonan baru.
6)Status pembayaran memuat informasi tentang Nomor NTPN, Tanggal
Pembayaran, Jumlah Pembayaran, Nama Wajib Bayar, Kode Billing, Tanggal
Kode Billing, Kadaluarsa Kode Billing.
7)Setelah pembayaran terkonfirmasi oleh Sistem Elektronik, maka
permohonan diproses oleh pelaksana di Kantor Pertanahan.
8)Pelaksana di Kantor Pertanahan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan, validitas data dan kesesuaian informasi yang dimiliki oleh
Kantor Pertanahan.
9) Apabila telah dianggap cukup, maka pejabat yang berwenang
mengesahkan hasil Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik
menggunakan TTE pejabat yang berwenang.
10) Setelah disahkan oleh pejabat yang berwenang, sistem elektronik akan
menerbitkan hasil Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik.
11) Apabila terdapat perbedaan data antara hasil Layanan Pengecekan
Sertipikat Secara Elektronik dengan data pada Sertipikat maka:

pemohon dapat melakukan konfirmasi secara langsung ke Kantor
Pertanahan setempat dengan membawa Bukti Pendaftaran, Asli
Sertipikat dan hasil Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik;
dan

pemohonan tidak dikenakan biaya kembali apabila konfirmasi
dilakukan paling lambat 7 hari setelah hasil layanan diterbitkan.
12) Pada Buku Tanah fisik yang bersangkutan tetap dilakukan pencatatan
atas Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik sampai dengan
Sistem Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik telah
tersertifikasi.

15

LAMPIRAN
16

17

18