Sistem Informasi Helpdesk UPBJJ UT purwokerto_uswatun

Sistem Informasi Helpdesk UPBJJ-UT Purwokerto

Disusun Oleh : Uswatun Khasanah (857571236)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PRODI PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR(PGSD)

UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH
UNIVERSITAS TERBUKA
PURWOKERTO
TAHUN 2021

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan syukur dan terima kasih ke-Hadirat Allah SWT, karena dengan
pertolongan dan Hidayah-Nya akhirnya kami dapat menyelesaikan makalah Sistem Informasi
Helpdesk UPBJJ UT Purwokerto dengan sebaik mungkin. Sholawat serta salam semoga tetap
tercurah kepada Nabi Muhammad SAW. Proses penyusunan makalah ini tidak lepas dari berbagai
bantuan, dukungan, saran dan kritik yang telah penulis dapatkan, oleh karena itu penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr. Adi Suryanto, M.Pd, Selaku Kepala UPBJJ UT Purwokerto
2. Sarifudin, S.Kom, Selaku dosen pembimbing lomba inovasi teknologi
3. Seluruh dosen, Staff karyawan UPBJJ UT Purwokerto

Dalam penulisan makalah ini, kami menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekeliruan,
baik yang berkenaan dengan materi pembahasan maupun dengan teknik pengetikan, walaupun
demikian, inilah usaha maksimal kami selaku para penulis usahakan.

Semoga dalam makalah ini para pembaca dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan
dan diharapkan kritik yang membangun dari para pembaca guna memperbaiki kesalahan
sebagaimana mestinya.

Purwokerto, Juli 2021
Penyusun

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO ii

DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN…………………………………………………. i
ii
KATA PENGANTAR………………………………………………… iii
1
DAFTAR ISI…………………………………………………………... 1
2
BAB 1 Pendahuluan……………………………………………. 2
2
A Latar Belakang…………………………………………. 2
2
B Rumusan Masalah………………………………………. 3
3
C Batasan Masalah………………………………………… 3
5
D Tujuan…………………………………………………… 6
7
E Manfaat…………………………………………………. 7
10
F Metodologi Penelitian………………………………….. 10
10
BAB II PEMBAHASAN………………………………………..
11
A. Gambaran umum sistem informasi…………………...

B. Perangkat lunak yang digunakan…………………….

C. Activity sistem yang berjalan di UPBJJ UT Purwokerto…….

D. Tahapan Analisis sistem…………………………………………

E. Rancangan Diagram…………………………………………….

F. User Interface…………………………………………………….

BAB III PENUTUP……………………………………………………….

A. Kesimpulan…………………………………………………….

B. Saran…………………………………………………………….

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………..

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO iii

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kemajuan teknologi informasi pada saat ini berkembang dengan sangat pesat.
Perkembangan teknologi berpengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan, termasuk
didalamnya dunia Pendidikan. Penerapan teknologi dan sistem informasi merupakan bagian
penting pada perkembangan Universitas Terbuka. Universitas Terbuka menerapkan sistem
belajar jarak jauh, yang berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan
melalui media online. Untuk mempermudah layanannya, UT memiliki 39 unit pelaksana
operasional yang disebut Unit program belajar jarak jauh(UPBJJ) dan tersebar diseluruh tanah
air. Salah satu kantor UPBJJ tersebut adalah UPBJJ UT Purwokerto. UPBJJ UT Purwokerto
dalam mengoptimalkan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi maka perlu adanya sistem
informasi helpdesk.

Sistem informasi helpdesk merupakan sistem manajemen yang membantu menangani
kebutuhan mahasiswa atau pengguna terkait dengan pertanyaan, pelayanan atau komplain
terhadap UPBJJ UT Purwokerto. Sistem informasi helpdesk juga memudahkan penelusuran
terhadap tindakan penyelesaian yang dikoordinasi oleh suatu team. Perancangan helpdesk
memungkinkan pengguna mengakses informasi berdasarkan subsistem fungsional, dan juga
mengolah informasi secara efektif serta efisien untuk menunjang kelancaran dalam proses
pekerjaan.

Mahasiswa atau pengguna melakukan komplain kepada UPBJJ UT Purwokerto saat ini
melalui media sosial, ada juga yang datang langsung ke UPBJJ. Dilihat dari hal itu, sistem
informasi helpdesk diharapkan mampu memberikan pelayanan peningkatan kepuasan
pengguna akan pelayanan UPBJJ UT Purwokerto. Sistem helpdesk dirancang menggunakan
teknologi php framework codeigniter dan database MySQL.

Dari uraian diatas penulis dapat menarik judul “Sistem Informasi helpdesk UPBJJ-UT
Purwokerto”.

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 1

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dijelaskan di atas maka rumusan masalah dalam
makalah ini adalah:

1. Bagaimana merancang sistem informasi helpdesk UPBJJ-UT Purwokerto?

2. Bagaimana manfaat sistem informasi helpdesk bagi pengguna?

3. Bagaimana Pengelolaan dan Perawatan sistem informasi helpdesk?

4. Bagaimana Fleksibilitas sistem informasi helpdesk dengan perkembangan zaman?

C. Batasan Masalah
Beberapa Batasan masalah pada makalah ini adalah:
1. Luas lingkup hanya meliputi informasi seputar pertanyaan atau komplain pada UPBJJ
UT Purwokerto.
2. Perancangan sistem ini berbasis web
3. Informasi yang disajikan yaitu tiket pengaduan pengguna atau pengunjung web, status
tiket pengaduan, daftar pengaduan atau informasi, daftar petugas, daftar unit, daftar topik.

D. Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai yaitu merancang serta membangun web helpdesk UPBJJ
UT Purwokerto yang dapat mempermudah mahasiswa atau penguna dalam mengajukan
pengaduan melalui web.

E. Manfaat
1. Bagi UPBJJ UT Purwokerto
a. Dapat diimplementasikan menjadi sebuah sistem yang digunakan pada lingkup
UPBJJ UT Purwokerto
b. Mempermudah staff atau petugas UPBJJ dalam menangani komplain dari
mahasiswa.
c. Penanganan pengaduan atau komplain lebih cepat.
2. Bagi pengguna atau pengunjung web

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 2

a. Mempermudah penguna atau pengunjung web dalam mengajukan komplain ke
UPBJJ UT Purwokerto

b. Jika ada tanggapan dari UPBJJ akan mendapat notifikasi melalui email pengguna
atau pengunjung

F. Metodologi Penelitian
1. Teknik Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data yang digunakan penulisan ini
antara lain:
a. Observasi
Penulis melakukan pengamatan untuk mengetahui prosedur sistem berjalan yang
dilakukan pada UPBJJ purwokerto.
b. Wawancara
Penulis mengajukan beberapa pertanyaan secara lisan kepada bapak saifudin, S.Kom
selaku teknisi agar memperoleh data yang akurat.
c. Studi Pustaka
Penulis mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan perancangan layanan
contact center berbasis web.

2. Metode Pengembangan Sistem
Metode penelitian yang digunakan dalam pengembangan sistem aplikasi web sebagai
berikut:
a. Analisa kebutuhan
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan
kebutuhan perangkat lunak.
b. Design
Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan
perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding
c. Koding
Merupakan penerjemahan desain dalam Bahasa yang bisa dikenali komputer.
d. Testing

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 3

Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sebuah sistem
yang telah dibuat. Pengujian ini berfokus pada pengetesan perangkat lunak secara
logis dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian telah diuji. Hal ini
dilakukan untuk meminimalisir kesalahan(error) dan memastkan keluaran yang
dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
e. Maintenance(pemeliharaan)
Pada tahap ini tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami
perubahan. Perubahan ini bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan
tidak terdeteksi saat pegujian.

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 4

BAB II
PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Sistem Informasi Helpdesk

Seiring dengan kemajuan teknologi yang mengglobal telah mempengaruhi dan
mendorong dalam upaya upaya pembaharuan segala aspek kehidupan baik dibidang ekonomi,
politik, kebudayaan seni dan bahkan didunia Pendidikan. Sistem informasi helpdesk
merupakan suatu alat untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk pusat bantuan
terhadap end-user. Helpdesk berfungsi sebagai layanan dan bertanggung jawab untuk
menjembatani sumber daya untuk menyelesaikan masalah dan kepuasan user. (Fatchan &
Hidayat, 2020)

B. Perangkat Lunak yang digunakan

1. XAMPP versi 3.2.1
“XAMPP merupakan suatu momen pembentukan bundel Apache, PHP, dan MySQL yang
dapat dimanfaatkan untuk membantu interaksi pembentukan ketiga item tersebut” (Prayitno
& Safitri, 2015)
2. Framework
Framework adalah kumpulan intruksi – intruksi yang dikumpulkan dalam class dan function
- function dengan fungsi masing-masing untuk memudahkan developer dalam memanggilkan
tanpa menuliskan syntax program yang sama berulang ulang serta dapat menghemat waktu.
(Destiningrum & Adrian, 2017)
3. Sublime Text
Sublime text merupakan salah satu jenis text editor yang digunakan untuk mengedit Bahasa
pemrograman HTML, PHP, CSS, Javascript dll.

C. Activity sistem yang berjalan di UPBJJ UT Purwokerto adalah:
Activity sistem yang berjalan adalah:

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 5

1. Mahasiswa atau seseorang datang ke UPBJJ untuk menyampaikan informasi
pengaduan/keluhan. Jika tidak datang ke UPBJJ, mahasiswa atau seseorang
menyampaikan informasi melalui media sosial.

2. Bagian administrasi meneruskan informasi keluhan/pengaduan tersebut ke bagian yang
bersangkutan

3. Petugas atau staff memberikan tanggapan tentang informasi atau keluhan/pengaduan
mahasiswa sesuai dengan tupoksi staff tersebut.

Gambar 1. Diagram Activity Pelayanan pengaduan atau keluhan
D. Tahapan Analisis sistem

Sistem Informasi helpdesk bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepada
mahasiswa UPBJJ maupun pengunjung web helpdesk. Berikut ini spesifikasi kebutuhan dari
Sistem Informasi helpdesk berbasis web:
1. Halaman pengguna/pengunjung/mahasiswa

a. Pengunjung/pengguna/mahasiswa dapat membuat tiket pengaduan
b. Pengunjung/pengguna/mahasiswa dapat mengecek status tiket pengaduan
2. Halaman petugas/staff
a. Petugas atau staff dapat memberikan komentar sesuai dengan tupoksi.

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 6

3. Halaman admin
a. Admin dapat mengelola data unit
b. Admin dapat mengelola data topik
c. Admin dapat mengelola data petugas/staff
d. Admin dapat mengelola data tiket

E. Rancangan Diagram

Gambar 2. Activity diagram mahasiswa atau pengunjung
F. User Interface

1. Halaman Mahasiswa atau Pengunjung

Gambar 3. Halaman mahasiswa/pengunjung
SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 7

2. Halaman buat tiket

Gambar 4. Halaman buat tiket
3. Pemberitahuan noticket melalui email

Gambar 5. Pemberitahuan noticket melalui email
SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 8

4. Halaman cek status noticket

Gambar 6. Halaman cek status noticket

5. Halaman admin

Gambar 7. Halaman admin

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 9

BAB V
KESIMPULAN

A. Kesimpulan
Dengan adanya sistem informasi helpdesk UPBJJ UT Purwokerto, penulis menarik

kesimpulan sebagai berikut:
1. Telah dibangun sebuah sistem layanan pengaduan mahasiswa atau helpdesk yang dapat
memberikan respon lebih cepat dan efektif oleh pengguna.
2. Staff pengelola pelayanan mahasiswa mendapat kemudahan dalam mengolah data
pelayanan dan kemudahan tidak adanya batasan waktu dan dapat menjangkau seluruh
wilayah.
3. Website yang dibangun sudah dapat menghubungkan mahasiswa atau pengguna web
dengan UPBJJ purwokerto.

B. Saran
Saran untuk pengembangan selanjutnya pada sistem ini yaitu:

1. Diterapkan fasilitas untuk backup/restore basis data sehingga keamanan data dari sistem
helpdesk di UPBJJ lebih terjamin

2. Penambahan fitur proteksi dari email spam, sehingga jika ada yang mengirim email terus
menerus dapat diblok oleh aplikasi dan tidak dapat mengirim email lagi agar kestabilan
sistem terjaga.

3. Diterapkan fasilitas laporan pengaduan per periode sehingga petugas mempunyai laporan
setiap periodenya,

4. Diterapkan fasilitas survei kepuasan penggunjung atau pengguna web.

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 10

DAFTAR PUSTAKA

Destiningrum, M., & Adrian, Q. (2017). Sistem Informasi Penjadwalan Dokter Berbasis Web Dengan
Menggunakan Framework Codeigniter (Studi Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre).
Jurnal Teknoinfo, 11(2), 30–37. Retrieved from
https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/teknoinfo/article/view/24

Fatchan, M., & Hidayat, A. (2020). SISTEM IT HELPDESK PADA PT.MITRA AGUNG SEJATI.
SIGMA, 10 (3), 146-149. Retrieved from
https://www.jurnal.pelitabangsa.ac.id/index.php/sigma/article/view/568/378

Prayitno, A., & Safitri, Y. (2015). Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan Digital Berbasis Website
untu Para Penulis. IJSE, 1(1), 1-10. Retrieved from
https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijse/article/view/592/483

SISTEM INFORMASI HELPDESK UPBJJ UT PURWOKERTO 11