Panduan SIMPEG V2.1

PANDUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
(SIMPEG) V2.1

BAGI USER PEGAWAI

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr.Wb

Segala Puji Bagi Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan kesehatan sehingga dapat menyajikan
Buku Panduan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) V.2.1 dalam bentuk yang
sesederhana mungkin untuk bisa dipahami oleh para pengguna sekalian.

Panduan ini diperuntukan bagi User Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Tenaga Bantuan (NABAN)
Pemerintah Kota Yogyakarta yang memiliki hak akses terbatas pada informasi pribadi dan data terkait
kepegawaian masing-masing. Pegawai dapat mengakses SIMPEG melalui Jogja Smart Service (JSS)
melalui portal https://jss.jogjakota.go.id/ secara online.

Dalam SIMPEG v2.1 pegawai dapat mengakses seluruh informasi pribadi maupun data riwayat
kepegawaian yang telah tersimpan didalam database. Pegawai diharapkan Aktif Mandiri dalam
melakukan pengecekan apabila ada informasi maupun data yang masih Kurang atau Salah sekaligus
melaporkan secara berkala kepada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kota
Yogyakarta untuk dilakukan Perbaikan. Kelengkapan dan Kebenaran Sebuah Data Kepegawaian akan
sangat bergantung dari adanya Feedback atau Masukan dari masing-masing pegawai Pemerintah Kota
Yogyakarta sehingga tercipta mekanisme Check and Recheck dalam pengelolaan data pegawai.

SIMPEG V.2.1 saat ini telah ditambahkan modul “Usulan Perubahan Data Pegawai” yang dapat
digunakan pegawai untuk mengajukan perubahan atau perbaikan data masing-masing secara Mandiri
ke BKPP untuk dilakukan perbaikan. Pegawai sekaligus dapat mengupload file kepegawaian digital
dalam bentuk PDF sebagai data dukung perbaikan data maupun sebagai alat untuk menyimpan data
kepegawaian pribadi masing-masing secara digital di SIMPEG.

Semoga dengan panduan ini, pegawai dapat menggunakan SIMPEG dengan baik dan lancar dan
berperan serta dalam menciptakan Validitas Informasi Kepegawaian.

Terimakasih

Wassalammualaikum Wr.Wb

Untuk mengakses SIMPEG, pegawai dapat melakukan LOGIN terlebih dahulu melalui portal Jogja Smart
Service (JSS) https://jss.jogjakota.go.id/ , setelah LOGIN silahkan menuju Menu “layanan Pegawai” dan
pilih aplikasi SIMPEG dengan simbol sebagai berikut:

Setelah dipilih, pegawai akan diarahkan ke Halaman Utama SIMPEG dengan tampilan sebagai berikut:

Pada gambar diatas di bagian kotak warna kuning terdapat 3 (tiga) Menu Utama SIMPEG yaitu:
1. Dashboard
2. Data Pegawai
3. Pengusulan

Isi dan Kegunaan Menu Utama diatas akan dibahas secara detail satu-persatu dibawah.
I. Dashboard, adalah menu yang digunakan untuk kembali ke Halaman Utama SIMPEG apabila
pegawai sudah masuk ke sub menu lainnya dan/atau telah berpindah halaman di SIMPEG.
II. Data Pegawai memiliki 3 (tiga) Sub Menu Utama yaitu:
 Data Pribadi
 Daftar Pegawai
 Laporan Nominatif Pegawai
Tampilan dari 3 (tiga) Sub Menu Data Pribadi adalah sebagai berikut:

Sub Menu Data Pribadi
Pada pilihan Data Pegawai -> Data Pribadi, akan ditampilkan data detail dari masing-masing user
pegawai dengan penjelasan sebagai berikut:
A. Identitas Pegawai, menampilkan informasi dasar pegawai, meliputi Nama, NIP, Tempat Tanggal

Lahir, Agama, Status Perkawinan, Alamat Rumah, No. Telepon/HP, Nomor Kartu Pegawai, Nomor
Askes, Nomor Taspen, Nomor KARIS/KARSU, NPWP, NIK, dan e-mail.

B. Pengangkatan Sebagai CPNS, berisi informasi SK Pengangkatan CPNS.
C. Pengangkatan Sebagai PNS, berisi Informasi SK Pengangkatan PNS.

D. Pangkat, Golongan/Ruang Terakhir, berisi informasi SK Kenaikan Pangkat TERAKHIR

E. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) terakhir, berisi informasi Kenaikan Gaji Berkala Terakhir yang telah
diberikan kepada pegawai.

F. Jabatan Terakhir, berisi informasi Nama Jabatan yang diampu pada saat ini sesuai dengan SK
Walikota Yogyakarta terakhir, baik Jabatan Pelaksana (JFU/JFT), Pengawas (Eselon IV),
Administrastor (Eselon III), Pimpinan Tinggi (Eselon II).

G. Pendidikan Umum Terakhir, berisi Informasi Nama Sekolah/PT, Fakultas, Jurusan Prodi dan Tahun
lulus pendidikan yang terakhir dimiliki. Untuk Pegawai yang memiliki peningkatan jenjang
pendidikan pastikan sudah mengajukan mekanisme Pencantuman Gelar melalui BKPP.

H. Diklat Penjenjangan Terakhir, merupakan data Diklat Penjenjangan Bagi CPNS dan PNS meliputi
Diklat Pra Jabatan, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV/Setara, Diklat Kepemimpinan Tingkat III/Setara,
dan Diklat Kepemimpinan Tingkat II/Setara.

I. Riwayat Kepangkatan, berisi seluruh riwayat mutasi pangkat pegawai negeri sipil, dari
pengangkatan pertama dan/atau paling rendah sampai dengan yang terakhir dan/atau paling tinggi.
Sample Tampilan Riwayat Kepangkatan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Pastikan seluruh riwayat kepangkatan anda dari yang pertama sampai yang terakhir telah tertera
dan cek kembali informasi didalamnya apakah sudah sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat anda, jika
masih ada kekurangan atau kesalahan dapat mengajukan perbaikan menggunakan menu “Usulan
Perubahan Data Pegawai” yang akan dibahas di bab selanjutnya.
J. Riwayat Jabatan, berisi seluruh riwayat mutasi jabatan yang meliputi Pengangkatan CPNS,
Pengangkatan PNS, Pengangkatan dan atau Pemberhentian Jabatan Struktural, Pengangkatan dan
atau Pemberhentian Jabatan Fungsional, Pembebasan Sementara dan atau Pengangkatan Kembali
Jabatan Fungsional, Kenaikan Jabatan, Penataan Pegawai, Penataan Personil Kelembagaan, dan
lain-lain, yang menyebabkan perubahan Nama dan Status Jabatan yang diampu dan atau
perubahan Lokasi Kerja (OPD). Sample Tampilan Riwayat Jabatan dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:

Pastikan seluruh riwayat jabatan anda telah masuk dalam kolom diatas. Jabatan terakhir akan
digunakan sebagai dasar dalam pemberian Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) sehingga sangat
penting kebenarannya.

K. Riwayat Pendidikan, Menampilkan informasi seluruh Jenjang Pendidikan yang dimiliki dari yang
paling rendah sampai yang paling tinggi. Pastikan dalam tampilan riwayat telah lengkap dari
Jenjang paling rendah Sekolah Dasar (SD)/Setara sampai dengan yang tertinggi semisal Sarjana
(S1). Sample Tampilan Riwayat Pendidikan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

L. Riwayat Diklat Penjenjangan, menampilkan informasi nama dan jenis DIKLAT Penjenjangan
meliputi DIKLAT Prajabatan, DIKLAT KEPEMIMPINAN Tingkat II/III/IV dan atau Setara.

M. Riwayat DIKLAT Fungsional, menampilkan informasi DIKLAT yang terkait dengan Ketugasan
Jabatan Fungsional Khusus (JFT) yang pernah diikuti.

N. Riwayat DIKLAT Teknis, menampilkan informasi DIKLAT penunjang tugas pokok dan fungsi maupun
DIKLAT tambahan yang bertujuan dalam menambah ilmu dan wawasan baru bagi pegawai yang
pernah diikuti.

O. Riwayat Penataran, menampilkan informasi Kegiatan Penataran yang pernah diikuti oleh pegawai.
P. Riwayat Seminar, Loka Karya, Simposium, menampilkan informasi Jenis Seminar, Lokakarya dan

Simposium yang pernah diikuti pegawai.
Q. Riwayat Kursus, adalah informasi Kursus yang pernah diikuti pegawai yang bertujuan untuk

meningkatkan keterampilan khusus dan menunjang dalam pelaksanaan tugas semisal Kursus
Komputer, Kursus Bahasa Inggris, dan lainnya.
R. Tanda Jasa, Penghargaan, Satya Lancana, menampilkan informasi semua Tanda Jasa, Penghargaan,
Satya Lancan yang pernah diberikan kepada Pegawai yang terkait dengan Tugas sebagai PNS.
S. Pengalaman Kunjungan Ke Luar Negeri, menampilkan informasi pengalaman kunjungan ke Luar
Negeri yang dilakukan pegawai dalam rangka pelaksanaan tugas sebagai PNS.
T. Keanggotaan Organisasi, menampilkan informasi jenis dan macam organisasi yang diikuti oleh PNS
baik terkait ketugasan maupun diluar ketugasan.

U. Pengalaman Kerja, merupakan riwayat Pengalaman Kerja sebelum diangkat menjadi PNS.
V. Penguasaan Bahasa, menampilkan informasi kemampuan berbahasa asing bagi PNS terutama yang

memiliki level/tingkatan aktif atau mahir.
W. Izin/Tugas Belajar/Ujian Dinas, riwayat izin dan tugas belajar yang pernah diajukan oleh PNS dan

telah disetujui oleh Pejabat Yang Berwenang.
X. Riwayat Sanksi Administratif, akan menampilkan riwayat Hukuman Disiplin yang telah dijatuhkan

kepada PNS bersangkutan.
Y. Lain-lain, berisi informasi tambahan yang terkait dengan ketugasan PNS.
Z. Data Keluarga, berisi data informasi Nama Keluarga Inti (Suami/Istri dan Anak) dan data Informasi

Nama Keluarga Non Inti (Orang Tua, Saudara Kandung). Pastikan data informasi Nama Keluarga
Inti anda lengkap dan Valid. Jika ditemui kekurangan atau kesalahan maka dapat mengajukan
perubahan data ke BKPP dengan menggunakan data dukung KP4.

Sub Menu Daftar Pegawai
Pada pilihan Data Pegawai -> Daftar Pegawai, disediakan fasilitas pencarian data ASN dan Naban
Pemerintah Kota Yogyakarta yang ada di dalam database SIMPEG dengan tampilan sebagai berikut:

Sub Menu laporan Nominatif Pegawai

Pada pilihan Data Pegawai -> Laporan Nominatif Pegawai, disediakan fasilitas tampilan data seluruh
pegawai ASN dan Naban Pemerintah Kota Yogyakarta yang dapat difilter berdasarkan OPD, Sub Unit
Kerja, Eselon, Pangkat, Jabatan, Tingkat Pendidikan, dan Jurusan dengan tampilan sebagai berikut:

III. Pengusulan
Memiliki 5 (lima) Sub Menu Utama yaitu:
 Usulan Kenaikan Pangkat
 Usulan Pensiun
 Usulan Perubahan Data Pegawai
 Dokumen
 Update NIK

Sub Menu Usulan Kenaikan Pangkat

Pada Sub Menu Usulan Kenaikan Pangkat (KP), masing-masing PNS dapat mengajukan KP
bersangkutan secara mandiri dengan mengupload berkas digital dalam bentuk PDF yang
menjadi persyaratan Kenaikan Pangkat. Sub Menu Usulan KP akan dibuka 2 (dua) kali dalam
setahun sesuai dengan Periode KP pada Bulan April dan Bulan Oktober. Untuk Pengajuan KP
akan dikoordinir oleh Pengadministrasi Kepegawaian (UP) masing-masing OPD sebagai
verifikator pengajuan KP. Tampilan Sub Menu Usulan KP dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sub Menu Usulan Pensiun
Sub Menu Usulan Pensiun, PNS yang akan masuk masa purna tugas dapat mengupload berkas
digital dalam bentuk PDF yang menjadi Persyaratan Pensiun. Sub Menu ini dapat diakses dan
digunakan secara penuh minimal 1 (satu) Tahun sebelum Batas Usia Pensiun (BUP). Pengajuan
Pensiun PNS dikoordinir oleh Pengadministrasi Kepegawaian (UP) masing-masing OPD sebagai
verifikator pengajuan pensiun. Tampilan Sub Menu Usulan Pensiun dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:

Sub Menu Usulan Perubahan Data Pegawai

Pada Sub Menu Usulan Perubahan Data Pegawai, seluruh pegawai (ASN dan NABAN) dapat
mengajukan perbaikan datanya masing-masing secara mandiri ke BKPP. Perbaikan perlu
dilakukan apabila ada data yang belum masuk, data sudah ada tapi informasi didalamnya ada
kesalahan dan atau tidak lengkap.

Untuk mengajukan perubahan data, pegawai tinggal memilih jenis data yang perlu diperbaiki
kemudian upload/unggah file data pendukung (Scan Format PDF maksimal 2 MB, Asli dan
Berwarna) dan terakhir deskripsikan perbaikan apa yang dikehendaki di kolom keterangan
yang telah disediakan.

Tampilan Sub Menu Usulan Perubahan Data Pegawai adalah sebagai berikut:

Gunakan data Pribadi anda sebagai panduan dalam menentukan jenis data yang ingin diperbaiki.
Dalam Sub Menu Usulan Perubahan Data Pegawai diberikan menu tambahan untuk mengganti profil
picture (foto pegawai) di SIMPEG, silahkan upload file PAS FOTO standard dengan ketentuan
menggunakan Seragam Kheki atau sesuai aturan masing-masing OPD khusus, Posisi menghadap depan
sempurna, dan background warna bebas polos.

Sub Menu Dokumen dan Update NIK
Sub menu Dokumen adalah sub menu tambahan dimana pegawai dapat mendownload template atau
dokumen yang dibutuhkan untuk administasi kepegawaian semisal untuk Kenaikan Pangkat (KP) dan
Pensiun.
Sub Menu Update NIK, adalah sub menu yang digunakan untuk mengupload foto KTP elektronik
masing-masing dan entry Nomor Induk Kependudukan (NIK). Hal ini diwajibkan untuk seluruh pegawai
untuk kelancaran integrasi data Jogja Smart Service (JSS) dengan Data Induk Kependudukan.

FASILITAS PENYIMPANAN DIGITAL DOKUMEN KEPEGAWAIAN

SIMPEG V2.1 memiliki fasilitas penyimpanan digital dokumen kepegawaian yang bertujuan untuk
memudahkan pegawai dalam menyimpan dokumen pribadinya secara aman dan mempermudah pada
saat pengurusan administrasi kepegawaian semisal Kenaikan Pangkat dan Pensiun. Menu ini dapat
diakses melalui Data Pegawai -> Data Pribadi :

Pada tampilan Data Pribadi di Riwayat Kepangkatan, Riwayat Jabatan, dan Riwayat Pendidikan, pilih
/klik tombol berwarna kuning bertuliskan “Upload Berkas PDF” untuk upload dokumen digital anda
sesuai dengan informasi yang telah tertulis. Tampilan sebagai berikut:

Dokumen digital yang diperbolehkan untuk diupload/disimpan dalam SIMPEG adalah Scan Dokumen
Asli Berwarna sesuai dengan informasi yang telah tercantum di data pribadi masing-masing. Misal
apabila menghendaki upload ijazah S.1 maka dokumen yang harus discan adalah ijazah asli S.1
berwarna.
Pegawai dapat mengunduh/download kembali dokumen yang telah diupload apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan dengan memilih/mengklik tombol berwarna merah bertuliskan “berkas PDF”, tampilan
sebagai berikut:

---- Selesai ---