PERATURAN AKADEMIK[1] LAPORANMESYUARAT SEMAKANPENGURUSANSISTEM PENGURUSAN KUALITI UTMSPACE BIL. 6 (TAHUN 2023) Disediakan oleh: BAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI DAN RISIKO UTMSPACE
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[2] TERBITAN KE 6, 2023 Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang dalam apa juga bentuk pun dan denganapa cara juga sama ada elektronik, fotostat, rakaman, visual atau cara lain, mana-mana bahagianartikel/ilustrasi/isi kandungan buku ini sebelum mendapat izin bertulis daripada Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengarah Urusan UTMSPACE. ©Bahagian Pengurusan Kualiti dan Risiko UTMSPACE 81310 UTM Johor Bahru Johor Darul Ta’zim Emel : [email protected] Editor: Nazri bin Ali, Rosnizam bin Maarof, Azreena binti Zainal Abidin, Faidah binti Ab. Ghani, Mohd Noor Azlizan bin Senin dan Nurafidah binti Mohd Noor
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[3] PENGENALAN Laporan Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 6 Tahun 2023 ini diterbitkan hasil semakanSistem Pengurusan Kualiti UTMSPACE dan merupakan keperluan pengekalan PensijilanISO9001:2015 yang memfokuskan semakan dalaman untuk peningkatan kualiti sebagai rujukan UTMSPACE yang meliputi aspek Kualiti Perkhidmatan, Kualiti ProgramdanKompetensi Staf. Mesyuarat Semakan Pengurusan ini bertujuan untuk menyemak dan menambahbaikprestasi UTMSPACE terhadap pengurusan aktiviti organisasi meliputi kualiti programdankualiti perkhidmatan yang telah diberikan. Mesyuarat Semakan Pengurusan ini menepati keperluan Klausa 9.3 MS ISO9001:2015yang menetapkan semakan dibuat secara menyeluruh terhadap SistemPengurusanKualiti serta memastikan ianya adalah sesuai, mencukupi dan berkesan selari dengan matlamat UTMSPACE.
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[4] KANDUNGAN BAHAGIAN 1 Pengenalan BAHAGIAN 2 ALUAN Perkara 1. Aluan Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengarah Urusan UTMSPACE 2. Aluan Pengurus Besar, Bahagian Pengurusan Kualiti dan Risiko BAHAGIAN 3 MAKLUMAT KORPORAT 3. Visi, Misi, Moto dan Nilai Teras 4. Carta Organisasi UTMSPACE 5. Ahli Mesyuarat Semakan Pengurusan 2023 6. Jawatankuasa Teknikal Pengurusan Kualiti BAHAGIAN 4 LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN 11. Pencapaian dan Perubahan Organisasi 12. Maklumat Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACE 2023 : a. Kepuasan Pelanggan dan Maklumat Pihak Berkepentingan b. Pencapaian Objektif Kualiti c. Prestasi Proses dan Keakuran Produk dan Perkhidmatan d. Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan e. Hasil Pemantauan dan Pengukuran f. Keputusan Audit g. Prestasi Penyedia Luar 13. Kecukupan Sumber 14. Keberkesanan Tindakan Menangani Risiko dan Peluang 15. Peluang Penambahbaikan 16. Rumusan Prestasi
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[5] VISI, MISI, MOTTO DAN NILAI TERAS BAHAGIAN 3 MAKLUMAT KORPORAT
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[6] CARTA ORGANISASI UTMSPACE
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[7] AHLI MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN BIL. 6 TAHUN 2023 BIL. NAMA JAWATAN1. PROF. DR. NAZRI BIN ALI Pengerusi SPACE 2. DR. LILY SURIANI BINTI MOHD ARIF Timbalan Pengerusi (Akademik) SPACE3. TS. NIK MARIA BINTI NIK MAHAMOOD Timbalan Pengerusi (Pembangunan) SPACE 4. PN. ZAREENA BINTI OMAR Pengarah Pembangunan Bisnes 5. PROF. MADYA DR. MOHD EFFANDI BIN MOHD YUSOFF Pengarah Pembelajaran SepanjangHayat 6. DR. ISMAIL BIN MOHAMAD Pengurus Besar PPSM7. TS. NORHASLINDA BINTI HARUN Pengurus Besar PPK 8. SR. TS. YUSMADY BIN MD. JUNUS Pengurus Besar PPD 9. EN. MOHD AZRI BIN JOHAN Pengurus Besar PPI 10. EN. ROSNIZAM BIN MAAROF Pengurus Besar BPKR 11. EN. NORDIN BIN DAUD Pengurus Besar Kewangan 12. EN. ZULKIFLI BIN OSMAN Pengurus Besar BHEAK 13. EN. MOHD AZAHARI BIN AYOB Pengurus Besar BPPSM14. CIK NOOR AZIDAH BINTI AHMAD Pengurus Besar PPSH 15. PN. SITI KHATIJAH BINTI HAMZAH Pengurus Besar BPPP 16. PN. SUHAILI BINTI MAZLAN HUZAIRI Pengurus Kanan BHEPA 17. PN. KARTIKA ISTA BINTI MOHAMED SHAH Pengurus Kanan SRAD 18. DR. SITI MUNIRA BINTI JAMIL Pengurus BPSP 19. PN. MICHELLE ZAINAB BAIRD Pengurus BAF UTMSPACE KL 20. EN. MOHD IZWAN BIN SALLEH Pengurus BTeD 21. EN. MOHD HANIFF BIN ABDULLAH Pengurus BAF UTMSPACE JB22. EN. MOHD ZAINI BIN AZIZAN Pengurus, Pejabat Hal Ehwal Akademik 23 EN. ASHRAF BIN ZAINAL MOKHTAR Pengurus, Pusat PengurusanJaringanStrategik 24. PN. MASHANIDA BINTI MOHAMAD MAZALAN Eksekutif Kanan, Unit Undang-Undangdan Integriti
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[8] AHLI JAWATANKUASA TEKNIKAL PENGURUSAN KUALITI BIL. NAMA JAWATAN1. Rosnizam bin Maarof Pengerusi 2. Mashanida Binti Mohamad Mazalan JJK BUI 3. Mohd Noor Fairos Bin Nawawi JJK PPI 4. Muhammad Rahiman Bin Junoh @ Yunus JJK BHEPA 5. Norimaliza Binti Mamat JJK BPPP 6. Faidah binti Ab Ghani JJK BPKR 7. Fadhlina Ilyani Binti Omar JJK PPK 8. Mohd Noor Azlizan bin Senin JJK BPKR 9. Adilah binti Darsani JJK BHEAK 10. Norulhuda binti Zakaria JJK PPSM 11. Aznita Hazlina binti Mansor JJK BPSP 12. Mariani binti Ali JJK BP 13. Farah Adilah binti Mohd Noor JJK SRAD 14. Norain binti Samsudin JJK BAF 15. Mazuin binti Hamzah JJK BPPSM 16. Nurul Nadia binti Azeha JJK BKW 17. Burhanuddin bin Sarji JJK BTED 18. Siti Habibah binti Sa'aban JJK PPSH 19. Fathullah Zaim bin Abdul Salim JJK PPD 20. Azreena binti Zainal Abidin Sekretariat 21. Muhammad Izzuddin bin Ibrahim Urusetia
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023[9] PENCAPAIAN DAN PERUBAHAN ORGANISASI UTMSPACE menjalani beberapa proses perubahan dan penambahbaikan dalamusahauntuk terus memberikan yang terbaik menerusi penyampaian produk danjugaperkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Dengan bilangan staf seramai 349, UTMSPACE dikategorikan sebagai salah sebuah syarikat yang mampu mengekalkanprestasi yang baik dalam masa yang sama berevolusi dan berkembang mengikut keadaan semasa. Antara proses perubahan ketara yang yang berlaku di UTMSPACE adalah penstrukturansemula pentadbiran yang melibatkan proses penjenamaan semula, penjumudansertapenggabungan dalam usaha memantapkan organisasi dan operasi UTMSPACE. Prosesevolusi UTMSPACE untuk tahun 2023 adalah seperti di Rajah berikut. BAHAGIAN 4 LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [10]
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [11] MAKLUMAT PRESTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI UTMSPACE 2023A. Kepuasan Pelanggan & Maklumbalas Pihak BerkepentinganUTMSPACE menggunakan medium kaji selidik dalam usaha mendapatkanmaklumbalas daripada pelanggan yang telah dikenalpasti dalamusaha untukmenambahbaik mutu perkhidmatan. Pelanggan boleh dikasifikasikan kepada dua (2) kategori iaitu Pelanggan Dalamandan Pelanggan Luaran. Bagi UTMSPACE Pelanggan Dalaman ialah : i. Staf Medium Maklumbalas - Kaji Selidik Kebahagiaan Staf Di Pejabat Manakala Pelanggan Luaran pula adalah : i. Pelajar / Peserta ii. Pembekal Medium Maklumbalas - Kaji Selidik PPI, PPD, PPK, PPSM, PSH, BKWUTMSPACE melalui Perancangan Strategik Balanced Score Card 2023telahmenetapkan sasaran Indeks Kepuasan Pelanggan pada Tahun 2023 adalahsebanyak 85% dan pencapaian keseluruhan pada Q3 adalah 90.6%. Pihak BPKR telah menjalankan Kaji Selidik Kebahagian Staf di Pejabat dan dapatanadalah seperti berikut : Kaji Selidik Kebahagiaan Staf di Pejabat Siri 2Kaji Selidik Kebahagiaan Staf di Pejabat Siri 3Siri Tempoh Bil. Responden DapatanKedua (Okt - Nov 2022) 31 Oktober - 7 November 2022 122 orang 88.55%Ketiga 2023 25 September - 5 Oktober 2023 199 orang 91.08%
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [12] B. Pencapaian Objektif Kualiti Bagi tahun 2023 pihak pengurusan menetapkan Objektif Kualiti dan pencapaiansehingga Q3 adalah seperti di gambarajah : 90%KebolehpasaranGraduanPDildSjMdP
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [13] C. Prestasi Proses dan Keakuran Produk dan Perkhidmatan UTMSPACE telah menjalani beberapa proses penilaian terhadap keakuranprodukdan perkhidmatan yang ditawarkan. Produk i. Lawatan Pemantauan Akreditasi ProgramSarjanaMudaKejuruteraan Geomatik Dengan Kepujian SPACE UTM dan Fakulti Alam Bina dan Ukur (FABU) telah menerimaLawatan Pemantauan Syarat Akreditasi oleh Lembaga Juruukur TanahMalaysia pada 24 Jun 2023 di sekitar UTM Kuala Lumpur dan 25 Jun2023di pusat pembelajaran Kuching, Sarawak bagi Sarjana Muda KejuruteraanGeomatik dengan Kepujian pengajian separuh masa UTM. Panel Penilai terdiri daripada 3 orang yang diketuai oleh Prof. MadyaSr. Dr. Saiful Aman Hj. Sulaiman, Wakil Akademik sebagai Ketua Panel, Sr. Mohd Riza bin Halim sebagai wakil JUPEM dan Pn. Rohaidah binti Kadir sebagai wakil MQA. ii. Audit Akreditasi Penuh Program Sarjana Muda PengajianAmDengan Kepujian SPACE UTM telah menerima lawatan Audit Penilaian Akreditasi Penuhbagi Program Sarjana Muda Pengajian Am dengan Kepujian pada 20dan21 Jun 2021 bertempat di UTMSPACE Johor Bahru. Proses audit tertumpukepada perbincangan berkenaan ‘Outcome-Based Assessment (OBE)’, rekabentuk kurikulum dan juga Sistem Pengurusan Kualiti bersamaPengerusi, Ketua Jabatan dan Ketua Program. iii. Lawatan Penilaian Akreditasi Bagi ProgramDiplomaKejuruteraan SPACE UTM SPACE UTM telah menerima Lawatan Penilaian Akreditasi daripada MajlisAkreditasi Teknologi Kejuruteraan (ETAC) pada 01 dan 02 Ogos 2023di UTM Kuala Lumpur. Sebanyak lima (5) Program Diploma Kejuruteraan yang ditawarkanolehUTM menjalani sesi penilaian oleh ETAC bagi perpindahan akreditasi daripada MQA / Swa Akreditasi kepada selian ETAC. Program-programyang terlibat adalah program yang dijalankan secara mod sepenuhmasa. Program yang terlibat bagi lawatan penilaian akreditasi ini adalah : Diploma Kejuruteraan Kimia Diploma Kejuruteraan Awam Diploma Kejuruteraan Elektrik Diploma Kejuruteraan Elektronik Diploma Kejuruteraan Mekanikal
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [14] iv. Semakan Pengurusan Kualiti Program Profesional 2023Semakan Kualiti Program Profesional telah dilaksanakan terhadap14Institut Rakan Kerjasama (IRK) bermula 4 September sehingga19September 2023. Proses semakan terhadap IRK ini adalahuntukmemastikan proses jaminan kualiti dipantau secara berkala. v. Audit Perjalanan Peperiksaan Akhir ProgramAkademikSPACE UTM Audit Perjalanan Peperiksaan Akhir bertujuan bagi memantapkanpengurusan SPACE UTM secara keseluruhan terutama sekali bahagianlogistik supaya kepuasan pelanggan berada di tahap maksimum. Audit Peperiksaan telah dijalankan pada Semester I dan Semester II Sesi 2022/2023 di semua Pusat Pembelajaran SPACE UTM. Perkhidmatan i. Audit Pensijilan Semula MS 9001:2015 (Tahun 2022) Audit Pensijilan Semula UTMSPACE telah diadakan pada 5 &6 Oktober 2022 bagi UTMSPACE Kuala Lumpur dan 13 & 14 Oktober 2022bagi UTMSPACE Johor Bahru. Skop pelaksanaan SistemPengurusanKualiti UTMSPACE bagi Pensijilan MS ISO 9001:2005 adalah Pengurusan ProgramAkademik (melibatkan Program Asasi, Diploma dan Sarjana Muda) sertaPengurusan Program Pembangunan Profesional. ii. Audit Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) SPACE UTMolehUTMAudit Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) SPACE UTMtelah dijalankanpada26 & 27 Februari dengan penglibatan empat (4) orang Juruaudit daripadaUTM. Skop proses kerja yang dinilai memfokuskan kepada kepatuhanterhadap keperluan Standard MS ISO 9001:2015 iaitu pematuhanprosedur kerja, prosedur pengurusan risiko dan audit ke atas prosessokongan seperti kawalan rekod, latihan dan penyelenggaraan kenderaan. iii. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACEBagi Tahun 2023 Audit Dalam Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACE telah berlangsungbermula 11 Julai sehingga 17 Ogos 2023 dengan kekuatan 37orangJuruaudit melibatkan 12 Bahagian dan 5 Pusat. Kriteria penilaian merujuk kepada : i. Standard MS ISO 9001:2015; ii. Polisi dan kod Amalan Pembelajaran Dan PengajaranPrasiswazah Universiti Teknologi; iii. Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA 2.0); daniv. Instrumen Audit SPK UTMSPACE Edisi Kedua.
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [15] D. Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Produk i. Perakuan Akreditasi Penuh Bagi ProgramDiplomaUkurTanah (MQA/FA10028) Status Syarat penambahbaikanPerakuan akreditasi penuh secara bersyarat selama lima (5) tahun bermula 01 November 2022 sehingga 31 Oktober 2027. Membuat penambahanpensyarah dengankadar segera Penambahan bilik kebal dengan penambahbaikanciri-ciri keselamatanperludilakukan dengan kadar segera Menyediakan kemudahanperalatan bagi memenuhi keperluan industri Pautandokumen Perkhidmatan i. Audit Pensijilan Semula MS 9001:2015 (Tahun 2022) Status CadanganPenambahbaikanPensijilan MS ISO 9001:2015 UTMSPACE dikekalkan Records retention periodcan be further improvedbytaking into account of interested parties needs andexpectations. Andconstantly verify the qualityrecords to ensure theaccuracy of e-data andscancopy are completed/updated.Pautandokumen
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [16] ii. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACETahun2022 Tujuh (7) penemuan ketidakpatuhan Minor NCR direkodkan padasesi Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACE Tahun2022. Namun, tindakan penambahbaikan telah diambil dan semuaketidakpatuhan yang direkodkan adalah selesai. Rujuk Laporan Perkara Berbangkit MSP Bil. 5 E. Pemantauan dan Pengukuran (Laporan Jawatankuasa Jaminan Kualiti PTj dalamMesyuarat JTPK) Produk i. Pusat Program Diploma Status Urusan Penilaian Luar (Pemeriksa Luar dan Panel Penasihat Industri) 16 program akademik bagi tahun 2023 Perkara BilanganSelesai Pemeriksa Luar Sahaja 1 Selesai Pemeriksa Luar dan Panel Penasihat Industri 2 Selesai Panel Penasihat Industri Sahaja 5 Tiada Tindakan 8 Perbandingan enrolmen bagi setiap program bagi Suku keduadanSuku Ketiga tahun 2023 menyaksikan ProgramDiploma SainsKomputer mempunyai enrolmen tertinggi iaitu 349 orang pelajar dan Diploma Pengurusan Teknologi (Perakaunan) tidak mempunyai pelajar berbanding seorang pada suku pertama LaporanJJKPPDii. Pusat Program Sepanjang Hayat Jumlah keseluruhan Institusi Rakan Kerjasama berdaftar adalahsebanyak 123 dan 24 daripadanya adalah lantikan baharu pada2023. Program Januari - Ogos 2023Tidak Aktif Aktif JumlahProgram Profesional 14 49 63
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [17] Kursus Pendek / Sijil Profesional 25 35 60JUMLAH 39 84 123 Bilangan peserta program profesional adalah seramai 7,745. Laporan JJKPPSHiii. Pusat Program Separuh Masa Jumlah enrolmen pelajar sehingga Suku Ketiga (Julai hinggaSeptember 2023) adalah seramai 4654 orang Jumlah pelajar yang meninggalkan institusi / berhenti adalahseramai 431 orang Jumlah pelajar yang akan bergraduan sempena Majlis Konvokesyenke 67 Universiti Teknologi Malaysia adalah seramai 685 orang. Laporan JJKPPSMiv. Pusat Pengajian Ijazah & Asasi Jumlah enrolmen pelajar sehingga Suku Ketiga (Julai hinggaSeptember 2023) adalah seramai 1364 orang dan 882 orangdaripadanya adalah pelajar Program Asasi. Jumlah pelajar yang akan bergraduan sempena Majlis Konvokesyenke 67 Universiti Teknologi Malaysia adalah seramai 11 orang. Status Pembentangan Laporan Tahunan Pentaksiran Programbagi Sesi 2022/2023 bagi semester I telah selesai manakala semester II masih di peringkat perancangan. LaporanJJKPPI v. Pusat Program Kerjasama Tiada laporan terkini yang dibentangkan semasa Mesyuarat JTPKBil. 9 2023
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [18] Perkhidmatan i. Bahagian Rekrutmen dan Pengambilan Pelajar Jumlah perbandingan unjuran dan jumlah yang mendaftar bagi Program Asasi dan Program Diploma UTM. Produk Pengambilan Unjuran Jumlah Mendaftar %Program Asasi Julai 2023 750 779 104Diploma (Sepenuh Masa) Julai 2023 720 339 47Diploma (Separuh Masa) Julai 2023 310 20 6Laporan JJKSRADii. Bahagian Undang-Undang Dan Integriti Jumlah dokumen perundangan yang direkodkan adalah sebanyak549. Dokumen Bilangan Memorandum Persefahaman 68 Memorandum Perjanjian Perjanjian Rakan Kerjasama Perjanjian Kerjasama Akademik Perjanjian Ejen Pemasaran 234 51 80 Surat Niat 13 Lain-Lain 103 LaporanJJKBUI
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [19] iii. Bahagian Pemasaran dan Perhubungan Pelanggan Laporan JJKBPPPiv. Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni Penubuhan Jawatankuasa bantuan Kewangan dan Kebajikan Pelajar Menjalankan aktiviti : a. Majlis Aluan Pelajar b. Taklimat Pelajar Kanan c. Wacana Ilmu Tahap Kepuasan Perkhidmatan BHEPA dari Januari sehinggaSeptember 2023 adalah 97.73% Laporan JJKBHEPAv. Bahagian Hal Ehwal Antarabangsa dan Korporat Penjenamaan semula bahagian dari Bahagian Hal Ehwal Antarabangsa (BHEA) kepada Bahagian Hal Ehwal AntarabangsadanKorporat (BHEAK) Laporan JJKBHEAKvi. Bahagian Teknologi Digital Bermula 1 Jun 2023, Seksyen Grafik dan Multimedia telahdipindahkan daripada Bahagian Teknologi Digital ke BahagianPemasaran dan Perhubungan Pelanggan BTeD telah mengemaskini empat (4) prosedur selaras denganproseskerja terkini. Laporan JJKBTeD
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [20] F. Keputusan Audit Produk i. Lawatan Pemantauan Akreditasi ProgramSarjanaMudaKejuruteraan Geomatik Dengan Kepujian Laporan keputusan penuh bagi Audit Akreditasi ProgramSarjana MudaKejuruteraan Geomatik Dengan Kepujian masih belumdiperolehi. ii. Audit Akreditasi Penuh Program Sarjana Muda PengajianAmDengan Kepujian Laporan keputusan Audit Akreditasi Penuh ProgramSarjana MudaPengajian Am Dengan Kepujian masih dalam proses laporan maklumbalas dengan Panel Penilai Audit (PPA) bagi tujuan pengesahan. iii. Lawatan Penilaian Akreditasi Bagi ProgramDiplomaKejuruteraan SPACE UTM Dimaklumkan terdapat beberapa proses penilaian oleh Majlis Akreditasi Teknologi Kejuruteraan (ETAC) sebelum keputusan penilaianAudit Akreditasi Program dapat dibuat iaitu : Moderation by Head of Delegation Moderation by Assoc. Director Cluster Pre - Accreditation Decision Meeting (ADM) Factual inaccuracies Final Report + Summary Accreditation Decision Meeting (ADM) Majoriti laporan berada di Stage #1 dan ada satu (1) laporan beradadi Stage #2 (ketika semakan pada 6 September 2023). Laporanakanditerima setelah Pre ADM dijalankan. iv. Semakan Pengurusan Kualiti Program Profesional 2023
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [21] Dicadangkan untuk mewujudkan jawatan kuasa semakan kertas kerjaprogram profesional UTMSPACE bagi memastikan semua kertas kerjaadalah lengkap mengikut format, standard dan garis panduanyangditetapkan sebelum dibawa untuk pembentangan dalammesyuarat jawatan kuasa pembelajaran sepanjang hayat. Laporan Penuh Semakan Pengurusan Kualiti ProgramProfesional v. Audit Perjalanan Peperiksaan Akhir ProgramAkademikSPACE UTM Semester II Sesi 2022/2023 Pencapaian Keseluruhan 87.13%Purata Pencapaian Mengikut Pusat PembelajaranUTM Johor Bahru 90.09%UTM Kuala Lumpur 86.63%Laporan Penuh Audit Perjalanan Peperiksaan Akhir ProgramAkademik SPACE UTM Semester II Sesi 2022/2023 Semester I Sesi 2022/2023 Pencapaian Keseluruhan 89.10%Purata Pencapaian Mengikut Pusat PembelajaranUTM Johor Bahru 87.40%UTM Kuala Lumpur 92.40%Ipoh 90.70%Pulau Pinang 83.30%Alor Setar 88.90%Kota Bharu 93.50%Miri 88.90%
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [22] Laporan Penuh Audit Perjalanan Peperiksaan Akhir ProgramAkademik SPACE UTM Semester I Sesi 2022/2023 Perkhidmatan i. Audit Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) SPACE UTMolehUTMKetidakpatuhan (NCR) Penambahbaikan(OFI) Tiada 11 OFI Laporan Penuh Audit Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) SPACEUTM oleh UTM ii. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACEBagi Tahun 2023 Ketidakpatuhan (NCR) Penambahbaikan(OFI) 5 Minor Rujuk Laporan PenuhLaporan Penuh Audit Sistem Pengurusan Kualiti UTMSPACEBagi Tahun 2023 G. Prestasi Penyedia Luar i. Secara keseluruhannya, sebanyak 196 pembekalan telah dibuat penilaiansepanjang suku kedua (Q2) 1 April 2023 sehingga 30 Jun 2023 ii. Penilaian melibatkan pelbagai pembekalan daripada Pusat / Bahagian/ Unit di UTMSPACE iii. Jumlah pembekal yang terlibat adalah sebanyak 101 pembekal / syarikat iv. Bilangan dan peratusan serta tindakan penilaian mengikut prestasi pembekal adalah seperti berikut : Prestasi Bilangan Pembekal Peratusan Prestasi Keseluruhan Tindakan PenilaianMengikutBekalanCemerlang 56 55.45% Dikekalkan 101Baik 45 44.55% Dikekalkan 95
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [23] Sederhana - Lemah - Laporan JJKBKWKECUKUPAN SUMBER i. Ruang Jumlah ruang pentadbiran di UTMSPACE adalah seperti berikut : Pusat BangunanJohor Bahru T05 - Pentadbiran T06 - Pusat Akademik V02 - Profesional &PentadbiranKuala Lumpur UTMResidensi Blok H, Blok H3 Blok N, Blok BC1 Blok V Bagi ruang asrama, pihak UTM hanya dapat menyediakan asramasebanyak 420 bilik sahaja iaitu bersamaan 840 penempatanpelajar berbanding 1000 pelajar yang memohon. Kolej Jumlah Unjuran Pelajar JumlahPelajarYang MendaftarKolej 9 /10 660 534 KDSE 180 174 JUMLAH 840 708 LaporanJJKBAFii. Pembelajaran Lawatan dan aktiviti inventori bahan rujuan UTMSPACE telahdijalankan sebagai salah satu usaha memantau pengurusan sumber pembelajaran di pusat-pusat pembelajaran luar SPACEdanbertujuan untuj penambahbaikan pada masa akan datang. Status Perancangan Pengurusan Sumber Pembelajaran di Pusat Pembelajaran SPACE UTM adalah : a. Lantikan PIC di perpustakaan pusat-pusat pembelajaran
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [24] b. Memperbanyakkan sesi engagement bersama JabatanPerpustakaan UTM bagi tujuan penambahbaikan servis danperkhidmatan c. Perancangan Program Sesi Literasi Maklumat kepada pelajar Laporan JJKBPSPiii. Staf Perangkaan bagi tahun 2023 (Januari - Ogos) adalah seperti berikut : Kumpulan Perkhidmatan Keperluan Kelulusan PengisianPengurusan Tertinggi 3 2 2 Akademik 15 12 9 Eksekutif 7 7 7 Bukan Eksekutif 12 11 7 Teknikal 0 0 0 Pemandu 1 1 1 Keselamatan 0 0 0 JUMLAH 38 31 26 Sehingga Ogos 2023 UTMSPACE mempunyai seramai 349 orangstaf keseluruhannya. Laporan JJKBPPSMKEBERKESANAN TINDAKAN MENANGANI RISIKO DAN PELUANGDaftar Risiko Enterprise Risk Management (ERM) UTMSPACE
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [25] PELUANG PENAMBAHBAIKAN Produk i. Semakan Kurikulum Program Meliputi Komunikasi Jadual Kerja Laporan Tahunan Pentaksiran Program ii. Keputusan Pendidikan Hasil dapatan penilaian seperti Exit Survey, laporan Audit dan LaporanPenilaian Program (seperti Penilaian Luar) serta laporan prestasi perludianalisis dan perancangan pembetulan / penambahbaikan perlu dibuat. Perkhidmatan i. Peranan dan Skop Pengetahuan berkaitan Visi dan Misi Organisasi disamping menerangkanPeranan dan Skop di peringkat PTj. Cadangan bagi melihat semula penggunaan nama Bahagianyanglebih sesuai mengambil kira bidang/skop tugas semasa PTj. Hebahan berkenaan skop dan peranan yang lebih menyeluruh. Pemurnian objektif Bahagian yang perlu disemak semuladandikemaskini berdasarkan skop dan peranan semasa PTj. ii. Struktur Pentadbiran dan Governan Kekompetenan Pihak PTj perlu melihat kepada keperluan dan bilangan staf di setiapseksyen. Perbincangan beban staf perlu di perinci supaya lebihkomprehensif serta kesesuaian gender terhadap skop kerjajugaperlu dinilai semula. Komunikasi Penjelasan terhadap peranan dan tanggungjawab perludiwar- warkan. Sebagai contoh: Info grafik atau edaran berkenaanmaklumat peranan PTj. Pusat Pengumpulan Data Utama Cadangan perlu ada satu sistem data menyeluruh bagi kemudahanurusan stakeholder mendapatkan info data lebih tepat dan cepat.
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [26] iii. Kepimpinan dan Pengurusan Dokumen rujukan dan perlaksanaan proses kerja diperingkat operasi perlu diperkemas mengikut skop kerja antara staf. Organisasi hendaklah menentukan komunikasi dalaman dan luaranyangrelevan dengan sistem pengurusan menyusun atur mesyuarat bulananatau berkala dan diminitkan. iv. Pengurusan Sumber PTj hendaklah menentukan dan menyediakan modal insanyangdiperlukan untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti yang berkesandan untuk operasi dan kawalan. Semakan beban tugas staf di setiap seksyen dalamPTj disebabkanrightsizing terkini dalam 2023. Penggantian Staf/Tanggung Tugas Penyediaan ruang kerja yang selamat bagi pengurusan dokumen- dokumen fizikal perlu diberi perhatian dan ruang kerja terbukaakanmelibatkan risiko tinggi kepada kecenderungan berlakunyakehilangan dan kerosakan dokumen serta integriti kepada kawalandata secara menyeluruh. v. Sistem Jaminan Kualiti Dalaman Cadangan untuk setiap bahagian mengatur mesyuarat berkala bersamasemua staf. Melalui mesyuarat PTj secara berkala, pelaporanstatusperkembangan pengurusan jaminan kualiti PTj melibatkan segala proseskerja dapat dilaporan dan dipantau dengan berkesan. vi. Penilaian Jaminan Kualiti Dalaman dan Luaran Cadangan penekanan kepada analisa bagi setiap kaji selidik yangdilaksanakan dan perlu dibentangkan bagi tindakan sertapenambahbaikan berterusan. vii. Pengurusan Maklumat Jaminan Kualiti Dalaman Cadangan bagi melihat kepada tindakan menyatakan risiko dan peluang; Tiada Pelan kecemasan sekiranya sistem tidak dapat beroperasi. (e-Pro) viii.Peningkatan Kualiti Garis panduan/rujukan bagi Pelupusan fail pelajar. Pelaporan dan analisa bagi Lawatan Kualiti dan Validasi Sokongan organisasi bagi setiap PTj untuk melaksanakanPenandaarasan dan Penyeragaman bagi tujuan nilai tambahsertapenambahbaikan berterusan.
LAPORAN SEMAKAN PENGURUSAN2023 [27] RUMUSAN PRESTASI Secara keseluruhan UTMSPACE dapat mengamalkan kitaran PDCAsecaraterkawal bagi semua proses yang terkandung dalam skop dan operasi organisasi. Tiada ketidakpatuhan Major yang boleh menghentikan operasi atau menghalangUTMSPACE untuk mencapai objektif serta halatuju organisasi. UTMSPACEmenunjukkan komitmen yang penuh untuk menyokong pembudayaankualiti dalam pemerkasaan organisasinya. Walaubagaimanapun, penyusunanstrukturorganisasi (bidang tugas) dan penentuan bidang kuasa (governance) perludiberi perhatian supaya tidak berlaku pertindihan atau gap dalambidang tugas danbidang kuasa yang boleh menjejaskan efisiensi organisasi. Pengurusandata, dokumen dan rekod juga boleh diperkemaskan supaya organisasi dapatmengawal selia semua maklumat berkaitan dengan baik dan selamat. BAHAGIAN 4 RUMUSAN