Disediakan oleh: Syerie Noer Hidayaty binti Muhamad Basir PRINIPPENGURUSANSPP 3103 TOPIK 1
ISI KANDUNGAN 1.0 Pengenalan Kepada Pengurusan 1.1 Pengurusan dalam organisasi 1.1.1 Definisi pengurusan 1.1.2 Kepentingan pengurusan 1.1.3 Tahap pengurusan 1.1.4 Fungsi pengurusan 1.1.5 Peranan pengurusan 1.1.6 Kemahiran pengurusan 1.2 Evolusi pengurusan
PENGENALAN KEPADA 1.0 PENGURUSAN Pengurusan pada abad ke 21 berkembang dengan hebatnya dengan kemajuan berterusan teknologi baru dan berurusan dengan tenaga kerja yang lebih berpelajaran dan canggih. Pengajian pengurusan adalah mengenai seseorang membuat keputusan dalam keadaan yang tak pasti dan berurusan dengan keadaan yang tak diketahui, dalam percubaan mencapai objektif organisasi dalam apa jua keadaan. Pada umumnya kita mempelajari pengurusan atas dua sebab penting (Donnelly et al, 1987). Pertama, masyarakat hari ini sangat bergantung pada organisasi dan institusi untuk menyediakan produk dan perkhidmatan keperluan harian. Organisasi ini dipandu dan diarahkan oleh keputusan yang dibuat oleh individu yang dipanggil ‘pengurus’. Penguruspengurus inilah mempunyai kuasa dan tanggungjawab untuk mengagih sumber masyarakat ke pelbagai tujuan yang sering bersaing. Kedua, individu yang tidak dilatih sebagai pengurus sering kali berada dalam keadaan yang memerlukan keputusan pengurusan. Pada ketika ini, ramai individu dilatih sebagai guru, akauntan, ahli muzik, jurujual, pelukis, peguam dan doktor. Mereka inilah yang akan mengurus sekolah, firma akauntan, orkestra, muzium, hospital dan agensi kerajaan. Pengurusan sangat diperlukan dalam organisasi perniagaan atau organisasi bukan perniagaan yang mempunyai matlamat tersendiri yang hendak dicapai. Sesebuah organisasi yang ditubuhkan mempunyai matlamat tersendiri yang hendak dicapai. Pencapaian matlamat boleh dicapai apabila semua individu yang terlibat di dalam sesebuah organisasi menjalankan proses pengurusan secara efektif dan efisien dengan menggunakan kaedah pengurusan yang sistematik.
1.1.1 DEFINISI PENGURUSAN Pengurusan didefinisikan sebagai usaha merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal segala sumber serta aktiviti organisasi bagi memastikan kesemua matlamat organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai. Pengurusan merupakan aktiviti menggembleng sumber-sumber sesebuah organisasi dalam usaha mencapai matlamat-matlamat yang telah ditetapkan. Secara rumusannya, pengurusan mempunyai beberapa ciri tertentu, iaitu: 1. 2. 3. a) Pengurusan adalah suatu proses atau aktiviti yang berterusan; b) Pengurusan tertumpu kepada pencapaian matlamat organisasi; dan c) Pengurusan mencapai matlamat organisasi melalui kerjasama dengan sumber organisasi secara cekap dan berkesan. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Organisasi didefinisikan sebagai gabungan sumber manusia yang terdiri daripada dua atau lebih individu yang akan mengendalikan sumber-sumber fizikal secara sistematik demi mencapai matlamat organisasi yang telah dirancang. 1. Definisi organisasi 2. Pencapaian matlamat sesebuah organisasi amat bergantung pada kecekapan pasukan pengurusan yang menguruskan sumber fizikal dan sumber kewangan. 3. Sumber yang terdapat di dalam organisasi perlu digunakan secara cekap dan berkesan. 4. Pengurusan yang cekap dan berkesan bermula dengan proses pengurusan, iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. 1.1.2 KEPENTINGAN PENGURUSAN Penyelaras sumber Penggunaan sumber secara berkesan Mengurangkan pembaziran Pencapaian matlamat organisasi Memotivasikan pekerja Kepentingan pengurusan 1.1 PENGURUSAN DALAM ORGANISASI
Sesebuah organisasi perlu mencapai objektif dan matlamat yang telah ditetapkan. Oleh itu aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi membantu pencapaian objektif dan matlamat organisasi tersebut. Justeru itu, pengurusan adalah penting kepada sesebuah organisasi. Antara kepentingan pengurusan adalah seperti berikut: 1. 2. 3. a) Penyelarasan sumber i) Setiap organisasi mempunyai pelbagai sumber tersendiri yang perlu disusun dan diagihkan penggunaannya kepada pekerja supaya dapat digunakan secara cekap dan berkesan. ii) Pengurus mempunyai autoriti dalam memberi tugas kepada pekerja untuk mengendalikan sumber-sumber yang terdapat dalam organisasi mengikut kesesuaian tahap pengetahuan, kemahiran dan kecekapan yang dimiliki oleh setiap pekerja. b) Penggunaan sumber secara berkesan i) Penggunaan sumber secara berkesan membolehkan organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. ii) Keberkesanan penggunaan sumber-sumber organisasi bergantung pada tahap penglibatan semua pihak dalam melaksanakan proses pengurusan secara efektif dan efisien. c) Pencapaian matlamat organisasi i) Sesebuah organisasi melakukan aktiviti-aktiviti ke arah pencapaian matlamat bersama. ii) Pengurusan yang baik membolehkan semua pihak dapat melaksanakan tugas masing- masing dengan baik. d) Mengurangkan pembaziran i) Pengurusan yang cekap dapat menjimatkan kos ketika melaksanakan aktiviti-aktiviti organisasi. ii) Penjimatan kos membolehkan sesebuah organisasi terus beroperasi pada tahap optimum. e) Memotivasikan pekerja i) Motivasi dapat mendorong pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. ii) Pekerja dapat mengekalkan diri dalam organisasi 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
Para pengurus boleh dikelaskan mengikut tahap mereka dalam organisasi seperti pengurus tahap pertama, pertengahan dan atasan, atau/dan berdasarkan aktiviti organisasi yang mana mereka bertanggungjawab seperti pengurus pakar (specialist) atau pengurus fungsian (functional) atau pengurus besar. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN 1.1.3 TAHAP PENGURUSAN Pengurus Atasan Pengurus Pertengahan Pengurus Tahap Pertama Pengurus Peringkat Operasi Pengurus Bawahan (Merancang Operasi) 1. Pengurus Tahap Pertama Para pengurus di tahap ini adalah mereka yang mengarahkan aktiviti pekerja operasi. Seperti penyelia pengeluaran atau ketua lini (line leader) dalam kilang pembuatan, penyelia teknikal dan penyelia jualan di gedung membeli-belah. Sebahagian besar masa kerja mereka menyelia kerja-kerja pekerja bawahan dan membantu menyelesaikan masalah kerja mereka. 2. Pengurus Pertengahan Pengurus pertengahan mengawal selia aktiviti pengurus tahap satu dan pekerja operasi. Mereka bertanggungjawab sepenuhnya atas aktiviti-aktiviti yang terlibat dengan perlaksanaan polisi organisasi. Ini termasuk pengurus kilang dalam industri pembuatan dan pengurus pemasaran dalam industri perkhidmatan. 3. Pengurus Atasan Pengurus tahap ini bertanggungjawab ke atas operasi dan pentadbiran keseluruhan organisasi. Mereka melaporkan prestasi organisasi kepada Ahli Lembaga Pengarah yang menyediakan panduan dan hala tuju organisasi. Ahli Lembaga Pengarah pula melaporkan prestasi organisasi kepada pemegang saham syarikat awam. i) Pengurus Fungsian Mereka bertanggungjawab dan terlibat hanya dengan satu aktiviti dalam organisasi atau pakar dalam satu fungsi tertentu seperti perakaunan, jualan atau pengeluaran. ii) Pengurus Besar Mereka bertanggungjawab ke atas satu sub-unit organisasi seperti anak syarikat atau bahagian. Beliau bertanggungjawab sepenuhnya ke atas semua aktiviti sub-unit seperti pemasaran, pengeluaran, perakaunan dan sumber manusia.
Fungsi pengurusan ada empat (4) iaitu Perancangan, Pengorganisasian, Kepimpinan dan Pengawalan yang digunakan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. 1. PERANCANGAN Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi. Melibatkan penetapan tujuan & objektif, strategi dan pengisian program / projek. Perancangan bermula daripada: Sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang keseluruhan organisasi. Mempunyai kelebihan memahami dan hampir dengan sistem operasi, pelanggan dan pembekal. 2. PENGORGANISASIAN Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan. Proses ini melibatkan aktiviti kawalan dan maklumbalas iaitu: i) Membentuk asas dengan menentukan tugas dan diskripsi tugas serta menjelaskan hubungan kerja tersebut. ii) Merekabentuk organisasi dengan mengumpul ahli-ahli organisasi dan mengembangkan sistem integrasi / bersepadu yang berfokus kepada matlamat dan membuat keputusan. PERANCANGAN PENGORGANISASIAN KEPIMPINAN PENGAWALAN Tujuan & Objektif Kenal pasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan organisasi Strategi Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat Pengisian program / projek Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN 1.1.4 FUNGSI PENGURUSAN Perancangan dari atas ke bawah Perancangan dari atas ke bawah
3. MEMIMPIN Kebolehan atau kemahiran untuk mempengaruhi pekerja dalam mencapai matlamat organisasi bagi (kebiasaannya tahap penyelia dan ke atas): i) Menjamin aktiviti organisasi teratur, lancar dalam suasana harmoni. ii) Menentukan arah tuju yang jelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat. iii) Melibatkan kuasa, motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Awalan – pastikan arahtuju & sumber input betul Semasa – pastikan proses berjalan mengikut perancangan Selepas – pastikan hasil menepati piawaian 4. PENGAWALAN Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan Kitaran Kawalan: 1.1.5 PERANAN PENGURUSAN Pengurus merupakanindividu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai. Menurut Henry Mintzberg (1992), seorang pengurus melaksanakan sepuluh peranan penting yang boleh dikelaskan kepada tiga kategori:
1. PERANAN PERORANGAN (INTERPERSONAL) Seseorang yang membantu dalam mewujudkan dan membina hubungan yang baik antara pengurus dengan pengurus, dan antara pengurus dan pekerja. Ia berupaya memimpin pekerja bawahan dalam aktiviti yang dianjurkan. Memainkan peranan dalam memberi dorongan dan sokongan serta menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih gigih dan rajin. Selain itu, ia juga perlu menjalinkan hubungan dengan pihak luar untuk memastikan mendapat maklumat mengenai perkembangan yang berlaku diluar organisasi. Berikut adalah peranan perorangan pengurus sebagai: i) Peranan Wakil Organisasi (Tunggak) Pengurus mewakili organisasi dalam majlis tertentu secara rasmi atau tidak rasmi. ii) Peranan Pemimpin Menjadi pemimpin apabila mengarah atau mengkoordinasi aktiviti orang bawahan untuk mencapai objektif organisasi. Ia melibatkan proses pemilihan, pengambilan, kenaikan pangkat, pemberhentian dan juga memotivasikan pekerja. iii) Peranan Penghubung Peranan para pengurus sebagai wakil organisasinya dengan pihak di luar organisasi seperti pelanggan, pembekal dan pegawai kerajaan. 2. PERANAN PEMBERI MAKLUMAT (INFORMATIONAL) Pengurus bertanggungjawab dalam menerima dan menghantar maklumat kepada pekerja. Harus mencari maklumat sama ada dari segi persekitaran dalaman mahupun di persekitaran luaran. Pengurus perlu menyampaikan semua maklumat yang diperolehi kepada semua pekerja yang memerlukannya, juga perlu memberi keterangan yang lebih jelas agar matlamat yang ingin dicapai tidak kabur. Berikut adalah peranan menyebarkan maklumat adalah: i) Peranan Pemantau Pengurus mencari, menerima dan menapis maklumat yang boleh memberi kesan kepada organisasi. ii) Peranan Penyampai Maklumat Para pengurus berkongsi maklumat dan pengetahuan dengan pekerja bawahan dan pekerja lain dalam organisasi. iii) Peranan Jurucakap Para pengurus menyebar maklumat atau jurucakap pendirian rasmi organisasi kepada orang lain, terutama kepada mereka yang di luar organisasi. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
3. PERANAN PEMBUAT KEPUTUSAN (DECISION MAKING) Merupakan peranan yang amat dalam membuat keputusan secara bijak mengenai setiap aktiviti yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Pengurus perlu kreatif dalam mencipta sesuatu yang baru dan lebih berinovatifkan, merancang, mengatur, dan mewujudkan pasaran serta sanggup mengambil risiko yang bermunasabah dan realistik. Selain itu juga, pengurus perlu ada sifat-sifat yang positif, agar keputusan yang dibuat tidak dipengaruhi oleh mana-mana pihak. Berikut adalah peranan membuat keputusan: i) Peranan Usahawan (entrepreneur) Melibatkan aktiviti membuat keputusan tentang pembaharuan di dalam organisasi atau pun unit yang menjadi tanggungjawab beliau. ii) Peranan Pengaman kekacauan (disturbance handler) Melalui peranan ini pengurus cuba menyelesaikan masalah-masalah yang lazimnya timbul di luar kawalan mereka, contoh: mogok, muflis, perlanggaran perjanjian. Jika masalah timbul pengurus diharapkan untuk mencari penyelesaian menggunakan kaedah-kaedah yang sudah dikenal pasti walaupun kaedah tersebut tidak disukai oleh orang lain. iii) Peranan Pengagih sumber ( resource allocator) Melibatkan pengagihan sumber-sumber organisasi yang terhad kepada unit kerja atau individu dalam organisasi. Pengurus akan menentukan sumber apa dan kepada siapa perlu diagihkan serta bila perlu diagihkan. iv) Perunding (negotiator) Sebagai perunding pengurus akan menemui individu atau kumpulan tertentu yang ada di dalam atau di luar organisasi untuk membincangkan pertikaian atau percanggahan tentang sesuatu perkara. Pengurus akan mewakili syarikat dalam sebarang rundingan, contohnya: berunding dengan kesatuan sekerja mengenai kandungan perjanjian bersama. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN 1.1.6 KEMAHIRAN PENGURUSAN Apabila sesebuah organisasi menyenarai pendek kakitangan untuk jawatan pengurusan, ia akan memilih individu yang memiliki kemahiran teknikal, kemanusiaan dan konseptual. PENGURUS K e mahiran Teknikal meK nari ha eK manus ai a n Kemahiran Konseptual Robert L. Katz telah mengenalpasti tiga jenis kemahiran asas yang perlu dimiliki oleh seorang pengurus. Kemahiran ini terdiri daripada berikut: 1. KemahiranTeknikal Kebolehan menggunakan peralatan, peraturan dan prosedur dan teknik dalam sesuatu pekerjaan atau bidang, kemahiran asas yang membantu pengurus memahami bagaimana kerja-kerja tersebut dilakukan. 2. Kemahiran Kemanusiaan Kebolehan bekerja dengan memahami dan merangsang orang lain. Perhubungan sosial dan individu antara pengurus dengan pekerja agar dapat menjadi teladan kepada mereka agar berupaya menjadi ikutan orang lain. 3. Kemahiran Konseptual Kebolehan atau keupayaan pengurus untuk memikir dan menyelaras serta mencampurkan kegiatan unit yang berbeza. Keupayaan melihat secara keseluruhan unit dalam organisasi dan perkaitannya antara satu sama lain. Membolehkan pengurus mengambilkira kesemua kepentingan organisasi. Kemahiran-kemahiran lain yang perlu dikuasai ialah seperti kemahiran berkomunikasi di mana seorang pengurus perlu tahu cara untuk berkomunikasi dengan para pekerja bagi merapatkan perhubungan dengan pekerja. Kemahiran dalam membuat keputusan juga penting kerana pengurus perlu banyak membuat keputusan–keputusan penting bagi organisasi. Keputusan yang dibuat oleh pengurus akan memberi kesan kepada organisasi secara keseluruhan. Kemahiran-kemahiran ini boleh dikaitkan dengan tahap atau tingkat pengurusan dalam organisasi bagi menentukan anggaran masa dan tenaga yang digunakan oleh seseorang pengurus.
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN 1.2 EVOLUSI DALAM PENGURUSAN Amalan pengurusan yang diamalkan oleh pengurusan pada hari ini adalah hasil sumbangan daripada pemikir-pemikir pengurusan pada masa lalu. Idea, konsep dan kaedah yang diketengahkan oleh mereka dapat membantu pengurus menguruskan organisasi mereka dengan lebih cekap dan berkesan dan lebih berdaya saing. Bagaimanapun tidak semua yang dianjurkan oleh pemikir-pemikir tersebut sesuai untuk diamalkan oleh pengurus tetapi pengurus boleh memilih mana-mana teori yang difikirkan dapat membantu dalam meningkatkan keberkesanan organisasi. Juga tidak ada satu teori yang paling baik untuk digunakan bagi setiap keadaan atau situasi. Setiap teori mempunyai kekuatan dan kelemahan mereka sendiri maka, bergantung kepada pengurus bagaimana untuk mengabungkan teori-teori tersebut bagi mendapat satu kaedah yang paling berkesan. Unit ini akan membincangkan setiap perkembangan teori-teori pengurusan dengan ringkas dan mudah di fahami oleh anda. Pengurusan Saintifik - Frederick W. Taylor (1856-1915) 1.2.1 Pendekatan Klasikal Pengurusan saintifik merupakan pendekatan yang menekankan kajian saintifik bagi meningkatkan kecekapan pekerja dan meningkatkan produktiviti organisasi. Kita akan membincankan beberapa penyumbang utama kepada pendekatan ini seperti Frederick W. Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth dan Henry L. Gantt. 1. Teori ini dipelopori oleh Frederick W. Taylor (1856-1915) yang terkenal dengan teknik pengurusan saintifik. Beliau juga digelar “ Bapa Pengurusan Saintifik”. Teori ini mengkaji perhubungan di antara pekerja dan tugas yang dibentuk untuk dilaksanakan oleh pekerja tersebut. Beliau perupakan pengurus pengeluaran yang kemudiannya menjadi perunding dan mengajar pengurus-pengurus lain bagaimana untuk melaksanakan teknik pengurusan saintifik. Taylor percaya bahawa jika masa dan usaha yang dilakukan oleh pekerja dalam pengeluaran seunit barangan dapat dikurangkan dengan meningkatkan pengkhususan dan pembahagian kerja maka proses pengeluaran akan menjadi bertambah cekap. Beliau juga percaya pekerja yang cekap akan membantu meningkatkan pengeluaran dan produktiviti. Berdasarkan penyelidikan yang dijalankan dan pemerhatian yang dilakukan, beliau telah mengenalpasti empat prinsip dalam meningkatkan kecekapan di tempat kerja:
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN menganalisa setiap pergerakan yang dilakukan oleh pekerja dalam melaksanakan satu-satu tugasan dan masa yang di ambil. mencari cara yang terbaik untuk melaksanakan tugas tersebut dan membuang mana-mana pergerakan yang tidak diperlukan supaya tugas dapat dibuat dengan lebih cekap dengan masa dan tenaga yang lebih kurang. Prinsip 1- Mengkaji cara bagaimana pekerja bekerja dan mencari jalan cara yang terbaik dalam melaksanakan tugas tersebut. Untuk mencari cara terbaik yang boleh digunakan dalam melaksanakan tugas, Taylor mengkaji beberapa cara bagaimana pekerja melaksanakan tugas. Salah satu kaedah yang digunakan ialah kajian “time and motion study” di mana masa melaksanakan kerja akan direkodkan dan cara melaksanakan kerja tersebut juga akan diperhatikan. Dengan cara itu beliau dapat mencari cara yang terbaik dengan masa yang paling singkat. ·Prinsip 2- Pengkhususan kerja Setelah mendapat cara yang terbaik dalam melaksanakan tugas, Taylor menekankan pula kepada pengkhususan kerja di mana kerja-kerja dibahagikan dan setiap pekerja akan melaksanakan kerja yang lebih sedikit dan lebih rutin. Kaedah ini banyak digunakan dalam industri pembuatan dan pengeluaran. ·Prinsip 3 - Pengambilan pekerja yang mempunyai kemahiran dan keupayaan dalam melaksanakan tugas. Bagi meningkatkan pengkhususan kerja, Taylor percaya pekerja mestilah memahami tugas yang akan mereka lakukan dan perlu dilatih untuk melaksanakan tugas tersebut. Pekerjapekerja yang tidak berkemampuan akan ditukarkan kepada kerja-kerja yang mampu dilaksanakan oleh mereka. ·Prinsip 4 - Sistem pembayaran gaji yang adil Untuk menggalakkan pekerja bekerja pada prestasi yang paling tinggi, Taylor mencadangkan supaya pekerja diberi insentif yang lebih baik. Mereka sepatutnya diberi bonus dan sedikit imbuhan jika dapat menunjukkan prestasi yang baik. Pengikut kepada idea pengurusan saintifik yang diperkenalkan oleh Taylor merupakan pasangan suami isteri Frank dan Lilian. Mereka turut memberi sumbangan terhadap pergerakan kerja dalam kajian “time and motion study". Kajian pergerakan menekankan kepada aspek pengurangan pergerakan kerja kepada pergerakan yang paling asas. Tujuan mereka adalah untuk:
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Prinsip 4 – Perlu ada hirarki kedudukan supaya setiap pekerja mengetahui siapa dan kepada siapa mereka patut melaporkan. Di samping kajian kepada pergerakan kerja, pasangan Gilbreth juga mengkaji mengenai keletihan di tempat kerja. Mereka mendapati ciri-ciri fizikal di tempat kerja boleh menyumbang kepada tekanan kerja dan seterusnya menyebabkan keletihan dan ini akan mempengaruhi prestasi. Kajian yang dilakukan oleh pasangan ini telah memberi kesan yang besar kepada bidang pengurusan terutama dalam industri pengilangan. Sebagai contoh kilang pemasangan kereta dimana pekerja dibahagikan kepada bahagian-bahagian tertentu seperti pemasangan tayar, tingkap, peralatan, badan, kusyen dan sebagainya. Setiap pekerja akan mengkhusus kepada kerja masing-masing dan mereka akan mahir dalam bidang tersebut dan masa juga akan dijimatkan. 2. Pengurusan Birokratik Pengurusan birokratik merupakan pendekatan pengurusan berlandaskan garis panduan, hierarki, pembahagian kerja yang jelas dan juga peraturan dan prosedur. Max Weber (1864 - 1920) telah memperkenalkan beberapa konspe birokratik. Antara komponen tersebut adalah: ·Prinsip 1 - autoriti pengurus didapati daripada kedudukan pengurus dalam organisasi tersebut. Autoriti merupakan kuasa yang menyebabkan seseorang bertanggungjawab atas setiap tindakan dan dapat membuat keputusan berkaitan dengan penggunaan sumber-sumber organisasi. Autoriti memberikan hak kepada pengurus untuk memberi arahan dan mengawal pekerja . Dalam sistem birokrasi, pematuhan kepada arahan adalah bukan disebabkan oleh personaliti, kekayaan atau status sosial pengurus tersebut tetapi disebabkan kedudukan pengurus yang dikaitkan dengan autoriti dan tanggungjawab. ·Prinsip 2 – Individu memegang jawatan bukan disebabkan oleh kedudukan sosial tetapi disebabkan oleh prestasi. Pekerja hendaklah dipilih disebabkan oleh kemahiran dan kelayakan yang mereka ada bukannya disebabkan oleh kenalan atau hubungan peribadi. ·Prinsip 3 – Kedudukan, jawatan, autoriti, tugas dan tanggungjawab dan perkaitan setiap perkara tersebut mestilah dijelaskan dengan terperinci. Apabila setiap tugas dan autoriti setiap jawatan diterangkan dengan jelas maka pengurus dan pekerja dapat menjangkakan apa yang diharapkan daripada mereka. Pekerja juga bertanggungan atas setiap tindakan yang dilakukan jika mereka tahu dengan jelas apa tanggungjawab mereka.
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Perancangan Pengorganisasian Pengarahan Pengawalan Pengurus patut membentuk satu hirarki kedudukan kuasa untuk menjelaskan kepada pekerja, siapa akan melaporkan kepada siapa dan kepada siapakah pekerja dan pengurus patut melapor jika berlaku konflik. Prinsip ini penting terutama dalam bidang ketenteraan, keselamatan dan kerahsiaan yang melibatkan isu-isu sensitif dan langkah berjaga-jaga. Adalah penting bagi pengurus pada peringkat yang tertinggi untuk memaklumkan kepada pekerja mengenai tanggungjawab mereka untuk bertanggungan atas tindakan yang dilakukan oleh mereka. ·Prinsip 5 - Pengurus perlu membentuk peraturan, norma dan “standard operating procedures”(SOP) untuk mengawal tingkahlaku pekerja. Peraturan, norma dan SOP yang dibentuk oleh pengurus dapat menjadi panduan kepada pekerja bagi meningkatkan prestasi kerja kerana ia memberi panduan secara jelas kepada pekerja cara terbaik dalam melaksanakan tugas. 3. Pengurusan Tadbir Pendekatan pengurusan tadbir tertumpu kepada organisasi secara keseluruhannya. Antara penyumbang kepada pendekatan ini termasuklah Henri Fayol, Mary Parker Follet dan Chester I.Barnard. Fayol merupakan individu yang pertama membincangkan pengurusan sebagai satu proses dan juga mempunyai fungsi-fungsi yang khusus yang perlu diikuti oleh setiap pengurus. Beliau digelar "Bapa Pemikiran Pengurusan" disebabkan oleh idea-idea beliau dalam bidang pengurusan dan idea-idea beliau masih lagi digunakan hingga saat ini. Menurut Fayol setiap organisasi perlu diuruskan berdasarkan empat fungsi pengurusan iaitu: Fayol juga telah memperkenalkan 14 prinsip pengurusan umum untuk dijadikan panduan kepada pengurus dalam menguruskan organisasi. Pemilihan prinsip ini bergantung kepada pengalaman pengurus untuk dijadikan sebagai panduan dalam menguruskan organisasi. Berikut adalah penerangan bagi 14 prinsip pengurusan tersebut: i) Pembahagian Kerja Konsep ini bersangkutan dengan pengkhususan kerja, berdasarkan andaian-andaian berikut: - Tiada orang yang boleh melakukan semua - Setiap kerja memerlukan kemahiran yang berlainan - Pengulangan kerja dapat meningkatkan kecekapan ii) Autoriti Hak untuk mengarah dan berkuasa untuk dipatuhi. Di sini, autoriti di pejabat perlu dibezakan dengan autoriti peribadi.
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN iii) Disiplin Berdasarkan penghormatan dan pematuhan. iv) Panduan Arahan Seorang pekerja sepatutnya menerima arahan daripada seorang ketua sahaja v) Kesatuan Arah Seorang ketua dan satu arah tuju bagi satu aktiviti yang mempunyai objektif yang sama. vi) Kepentingan Umum Perlu Mengatasi Kepentingan Peribadi Kepentingan individu tidak sepatutnya mengatasi kepentingan peribadi vii) Imbuhan Pembayaran gaji berasaskan pelbagai faktor viii) Pemusatan Pemusatan kerja bergantung kepada situasi dan saluran komunikasi yang formal. ix) Rantaian Skalar Ini berkaitan dengan garis kuasa dan saluran komunikasi formal x) Teratur Semua sumber diperuntukan pada tempat dan masa yang betul. Pekerja yang terlibat dalam melakukan kerja yang khusus juga harus ditugaskan di lokasi yang sama sekiranya boleh. xi) Ekuiti Semua pekerja mendapat layanan yang adil dan saksama seberapa mungkin. xii) Kestabilan dari Segi Tempoh Kerja Pengurusan sepatutnya menjadikan pengekalan pekerja yang produktif sebagai satu keutamaan. xiii) Inisiatif Pengurusan harus menggalakkan inisiatif pekerja dalam aktiviti baru/tambahan xiv) Esprit de corps Satu terma yang dipinjam daripada bahasa Perancis, yang membawa maksud sifat setia kawan di kalangan kumpulan. Ia menekankan kepada suasana harmoni dan penyatuan dalam sesebuah organisasi.
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Mary Parker Follet (1868-1933) merupakan seorang yang terlatih dalam bidang falsafah dan sains politik. Pendekatan beliau tertumpu kepada penglibatan pekerja dan perkongsian maklumat di kalangan para pengurus. Dia menitikberatkan kepentingan matlamat bersama di kalangan orang bawahan demi mengurangkan konflik di kalangan individu. Idea Follet bertentangan dengan idea yang diketengahkan oleh pengurusan saintifik tetapi selari dengan pengurusan moden. Pendekatannya tertumpu kepada individu dan bukan teknik kejuruteraan. Follet menekankan beberapa isu yang relevan bagi tahun 1990an seperti kemanusiaan, etika, autoriti dan kepimpinan untuk memberi inspirasi kepada golongan pekerja agar mereka cemerlang dalam pekerjaan mereka. Antara konsepnya yang utama termasuklah agihan kuasa, memimpin pekerja dan bukan mengarah mereka serta membenarkan pekerja untuk bertindak mengikut keadaan. Chester I. Barnard (1886-1961) pula memperkenalkan konsep organisasi tidak formal. Beliau percaya organisasi bukan sekadar mesin dan perhubungan tidak formal boleh dijadikan „alat‰ yang mantap dan aset kepada organisasi sekiranya ia diuruskan dengan betul. Beliau juga memperkenalkan Teori Penerimaan Autoriti yang menyatakan bahawa pekerja mempunyai pilihan dalam menuruti arahan daripada pihak pengurusan. Pengurus sepatutnya melayan pekerjanya dengan baik sebab penerimaan pihak berkuasa di kalangan orang bawahannya adalah kritikal dalam menjayakan sebuah organisasi. Secara keseluruhannya, perspektif klasik terhadap pengurusan adalah sangat penting dan memberi organisasi kemahiran asas untuk meningkatkan produktiviti dan meraih sokongan padu daripada golongan pekerja. 1.2.2 Perspektif Kemanusiaan Mary Parker Follet dan Chester Barnard merupakan pengasas utama pendekatan kemanusiaan dalam pengurusan. Pendekatan ini memberipenekanan terhadap pentingnya pemahaman gelagat manusia,keperluan pekerja, sikap pekerja dalam persekitaran kerja dan juga prosesproses interaksisosial dan berkumpulan. Antara kategori dalam pendekatan kemanusiaan adalah ă pergerakan perhubungan manusia, pandangan sumber manusiadan pendekatan sains kelakuan. (a)Pergerakan Hubungan Manusia Pendekatan ini berdasarkan premis bahawa kawalan berkesan datang daripada pekerja individu dan bukannya daripada kawalan ketat pihak berkuasa. Pendekatan ini berasal daripada penyelidikan yang dijalankan di Western ElectricCompanyÊs Hawthorne Works di Chicago di antara 1927 dan 1932. Penyelidikan itu dipantau oleh Elton Mayo dan Fritz Roethlisberger, dua ahli psikologi dari Universiti Harvard. Pada asalnya, penyelidikan ini bertujuan untuk mengkaji perhubungan antara keadaan fizikal dan pengeluaran. Cahaya penyinaran suhu dan faktorfaktor lain berkaitan persekitaran kerja dipilih sebagai keadaan fizikal. Kesimpulan asal yang diperoleh oleh para penyelidik bercanggah dengan keputusan yang mereka jangkakan.
1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN Tiga siri eksperimen telah dilaksanakan dan hasil kesemua ujian didapati bercanggah dengan apa yang dijangkakan. Dalam ujian pertama, radiasi cahaya dijadikan sebagai situasi fizikal. Andaian yang dibuat adalah tahap keterangan cahaya mampu meningkatkan pengeluaran pekerja. Namun demikian, didapati bahawa output pengeluaran semakin bertambah, sama ada cahaya diterangkan atau dimalapkan. Ini bermakna bahawa terdapat faktor-faktor lain yang menyebabkan peningkatan produktiviti. Perkara yang sama terjadi dalam eksperimen kedua dan ketigadi mana keadaan fizikal lain telah dipilih. Keputusan ini tidak dapat menerangkan dengan jelas sebab-sebab peningkatan dalam pengeluaran. Secara kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne menunjukkan bahawa produktiviti pekerja bertambah kerana mereka menerima layanan istimewa daripada pihak pengurusan. Perhubungan manusia berkait rapat dengan peningkatan dalam pengeluaran. Tekanan kumpulan juga mampu memberi kesan kepada perlakuan seseorang. Kualiti kumpulan sangat berkesan dalam menentukan output seorang pekerja. Imbuhan wang pula tidak memberi kesan yang banyak berbanding kualiti,sentimen dan jaminan kumpulan. Pada kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne telah memulakan satu era baru; di mana pengurusan mula sedar bahawa manusia ini sememangnya kompleks dan merupakan input berpengaruh dalam menentukan prestasi sesebuah organisasi. (b)Pendekatan Sumber Manusia Pendekatan ini menekankan bahawa poduktiviti pekerja akan bertambah apabila kepuasan pekerja dari segi keperluan asas dipenuhi. Pergerakan ini bolehlah disamakan dengan ladang tenusu di mana lembu-lembu yang selesa akan menghasilkan susu yang lebih banyak. Dari kaca mata pengurusan pula, pekerja yang puas hati akan meningkatkan prestasi kerja mereka. Pendekatan ini menggabungkan struktur kerja dengan beberapa teori motivasi. Antara pakar motivasi utama bagi pendekatan ini adalah Abraham Maslow dan Douglas McGregor. (c)Pendekatan Sains Sosial Pendekatan sains sosial telah membangunkan teori perlakuan manusia berdasarkan kaedahkaedah saintifik dan pembelajaran. Ia berpunca dari beberapa bidang seperti sosiologi,psikologi, antropologi, ekonomi dan bidang-bidang lain dalam memahami gelagat pekerja dan interaksi dalam sesebuah organisasi. Pendekatan ini boleh dilihat dalam kebanyakan syarikat. Sektor-sektor ekonomi serta sosiologi telah banyak mempengaruhi bagaimana pengurus mendalami strategi dan struktursesebuah organisasi. Psikologi juga telah mempengaruhi pendekatan pengurusan melaluimotivasi, komunikasi, kepimpinan dan pengurusan staf. 1.2.3 Pendekatan Pengurusan Kuantitatif Pendekatan ini bermula sewaktu era Perang Dunia Kedua, di mana teknik kuantitatif digunakan dalam perang untuk mengendali kapal dan bom bagi tentera British. Ketiga-tiga konsep utama dalam pendekatan ini adalah pengurusan sains, pengurusan operasi dan pengurusan sistem maklumat.
(a)Pengurusan Sains Pendekatan ini dikemukakan untuk mengatasi pelbagaimasalah yang timbul semasa Perang Dunia Kedua. Sekumpulan ahli matematik, fizik dan sains telah dibentuk untuk mengatasi isuisu militari tersebut. Oleh sebab ia melibatkan isu-isu berulang dalam pemindahan peralatan dan manusia secara pantas dan berkesan, teknik-teknik tersebut telah digunakan oleh beberapa firma yang besar. (b)Pengurusan Operasi Pendekatan ini merujuk kepada sektor pengurusan yang tertumpu kepada pengeluaran produk dan perkhidmatan. Mereka yang terlibat dengan pengurusan operasi menggunakan beberapa teknik kuantitatif dalam mengatasi isu-isu berkaitan pembuatan. Antarakaedah yang biasa digunakan termasuk ramalan, pemodelan inventori, pemprograman linear dan bukan linear dan teori-teori pusingan, penjadualan, simulasi dan analisis pulangan modal. (c)Pengurusan Sistem Maklumat Pendekatan ini merupakan sub sektor baru dalam pendekatan pengurusan kuantitatif. Beberapa sistem telah direkabentuk untuk menyediakan maklumat yang relevan kepada pengurus pada masa dan kos yang sewajarnya. Dengan terciptanya komputer digital berkelajuan tinggi, ia membuka peluang kepada pengurusan untuk mengguna pakai peralatan tersebut. Sistemsistem komputer ini mengumpul maklumat untuk membantu pihak pengurusan membuat keputusan. 1.2.4 Pendekatan Kontemporari Pengurusan secara semulajadi adalah kompleks dan dinamik.Unsur-unsur bagi setiap pendekatan yang telah dibincangkan masih digunakansehingga ke hari ini. Pendekatan kemanusiaan merupakanpendekatan yang paling menonjol tetapi akhir-akhir ini, terdapat beberapa perubahan dalam pendekatan tersebut. Dua teori utama di bawah perspektif ini adalah teori-teori sistem dan kontingensi. (a)Teori Sistem Satu sistem merangkumibeberapa bahagian berkait rapat yang pada amnya berfungsi untuk mencapai objektif yang sama. Fungsi sistem adalah untuk mengubahinput yang terdapat dari persekitaran luaran kepada output. Lima komponen sistem ini adalah seperti berikut: (i)Input Peralatan, orang, kewangan atau sumber maklumatyang digunakan untuk menghasilkan produkatau perkhidmatan. (ii)Proses Transformasi Penggunaan teknologi pengeluaran untuk mengubah input kepada output. (iii)Pengeluaran Terdiri daripada beberapa produk dan perkhidmatan sebuah organisasi 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
(iv)Maklum Balas Keputusan yang akan mempengaruhi proses kitaran berikutnya. (v)Persekitaran Termasuk pengaruh sosial, politik dan ekonomi. Idea-idea untuk sistemyang mempengaruhi tetapan mindapengurusan merangkumi: (i)Sistem Terbuka Satu sistem yang berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk terus bertahan. (ii)Sistem Tertutup Satu sistem yang tidak berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk terus bertahanakan menemui kegagalan. (iii)Entropi Kecenderungan satu sistem untuk menjadi lupus. (iv)Sinergi Individu, kumpulan dan organisasi yang boleh mencapai kejayaan yang lebih seandainyamereka bekerjasama berbanding dengan bekerja secara bersendirian. (v)Subsistem Bahagian-bahagian sistem yang saling bergantungan. (b)Pendekatan Kontingensi Pendekatan pengurusan klasikal diandaikan sebagai pandangan universal. Konsep pengurusan dianggap universal di mana amalan pengurusan ialah sama untuk semua keadaan. Dalam pengajian perniagaan, pandangan alternatif telah timbul. Seorang itu mempelajari pengurusan dengan melalui masalah-masalah yang diutarakan dalam kajian kes. Pendekatan kontingensi menggabungkan pemerhatian universal dengan pemerhatian kes. Dalam pendekatan ini, tindakan pengurus bergantung kepada beberapa kontingensi yang berlaku dalam organisasi. 1.0 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN