1 1 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 PELAN STRATEGIK INSTITUT KOPERASI MALAYSIA (IKMa) 2023-2025 PERUTUSAN KETUA PENGARAH Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah Lagi Maha Mengasihani. Syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah kurnia-Nya, Institut Koperasi Malaysia (IKMa) dapat menyiapkan Pelan Strategik IKMa 2023-2025. Saya merakam setinggi-tinggi penghargaan dan syabas kepada seluruh warga IKMa. Pelan Strategik 2023-2025 ini merupakan dokumen hala tuju IKMa yang dijadikan sebagai garis panduan serta program kerja yang dapat memberi impak kepada semua pemegang berkepentingan. Pelan Strategik ini merumuskan hala tuju yang dihasilkan kepada Tujuh Teras Stategik. Hala tuju tersebut diterjemahkan dalam pelan tindakan yang menggariskan strategistrategi dan program-program khusus yang mampu merialisasikan matlamat penubuhan IKMa. Tanggungjawab dan peranan IKMa menerusi Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi (KUSKOP) dalam menjadi paksi kepada pembangunan gerakan koperasi di Malaysia sentiasa dipertingkat. Dengan sokongan jitu dari warga IKMa dan pemegang taruh, kami warga IKMa berkeyakinan bahawa Pelan Strategik ini akan menyumbang kepada kesejahteraan dan kemakmuran gerakan koperasi di Malaysia. Datuk Mohd Ali bin Mansor Ketua Pengarah Institut Koperasi Malaysia
2 2 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 1.0 TUJUAN Pelan ini merupakan dokumen hala tuju IKMa selaku pusat latihan koperasi di Malaysia. Tujuannya adalah untuk membantu IKMa mencapai visinya menjadi pusat latihan koperasi bertaraf dunia. Pelan ini merangkumi panduan dan arah tuju kepada pengurusan bagi tujuan berikut: • Menyediakan garis panduan untuk penambahbaikan berterusan • Menyediakan panduan untuk membuat keputusan • Membangun dan memperkasa kualiti modal insan IKMa; dan • Menjadi pengukuran untuk mengawal dan menilai prestasi IKMa Pelan ini adalah blue print bagi IKMa untuk melaksanakan program, projek dan inisiatif bagi mencapai visi untuk tempoh tiga tahun (2023-2025). Pelan ini akan dikaji semula setiap tahun bagi mengambil kira perubahan kepada persekitaran dalaman dan luaran serta perubahan kepada kehendak stakeholder dan pelanggan. IKMa menggunakan kaedah Directional Key Performance Indicator (Directional KPI). Kaedah ini memberikan ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik dan memantau sama ada terdapat penambahbaikan yang perlu dibuat sepanjang penyediaan blueprint ini. Directional KPI merupakan sistem pengurusan strategik iaitu sebagai alat pengukuran prestasi bagi mencapai misi sesebuah organisasi. Petunjuk Prestasi Utama atau Key Performance Indicator (KPI) bukan sahaja sebagai sistem pengukuran, ianya adalah merupakan sistem pengurusan seimbang yang dapat menyalurkan tenaga, kemampuan dan pengetahuan yang khusus yang dimiliki oleh semua pekerja dalam organisasi bagi mencapai matlamat strategik jangka panjang. 2.0 LATAR BELAKANG Institut Koperasi Malaysia (IKMa) yang sebelum ini dikenali sebagai Maktab Bekerja Samasama Malaya telah ditubuhkan pada tahun 1956. Objektif penubuhannya adalah untuk meningkatkan kualiti pengurusan dan pentadbiran serta meningkatkan tahap profesionalisme kakitangan dan anggota koperasi serta pegawai kerajaan yang menyelia koperasi. IKMa telah diperbadankan sebagai sebuah badan berkanun melalui Akta Maktab Kerjasama (Pemerbadanan) 1968 pada 1 November 1968 yang diluluskan oleh Parlimen pada 11 September 1968. IKMa merupakan satu-satunya pusat latihan koperasi di negara ini dan salah sebuah agensi di bawah KUSKOP. IKMa melaksanakan program latihan kepada koperator di
3 3 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 seluruh negara dalam pelbagai bidang yang berkaitan koperasi, antaranya pentadbiran koperasi, perniagaan, teknologi maklumat, perundangan koperasi, keusahawanan, kepimpinan dan lainlain. Disamping latihan yang berterusan sejak 2004, IKMa telah meningkatkan aktiviti penyelidikan, penerbitan, khidmat nasihat dan konsultasi berkaitan koperasi. Kini IKMa mempunyai cawangan di Kota Kinabalu, Kuching, Alor Setar, Kuantan, Johor Bharu dan cawangan mini di Tawau, Miri, Ipoh dan Kuala Terengganu. 3.0 FUNGSI IKMa Fungsi perbadanan mengikut Peruntukan Akta Institut Koperasi Malaysia (Pemerbadanan) 1968 [Akta A1589]. Rajah 1: Fungsi IKMa
4 4 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 4.0 KUASA IKMa Akta Institut Koperasi Malaysia (Pemerbadanan) 1968 [Akta A1589] telah memperuntukkan IKMa sebagai sebuah institusi yang berperanan untuk membangun dan mengembangkan latihan dan Pendidikan koperasi di negara ini. Akta ini juga memperuntukkan kuasa kepada IKMa seperti berikut: • Menganugerahkan Diploma, Sijil dan setaraf dengannya kepada orang yang telah mengikuti kursus pengajian yang diluluskan oleh Institut dan telah memenuhi apa-apa kehendak lain yang ditentukan oleh Lembaga atau yang telah ditetapkan. • Mengadakan dan menganugerahkan biasiswa, dermasisiwa, pingat, hadiah dan bentukbentuk kepujian lain, anugerah atau bantuan berkenaan dengan latihan Pendidikan dan aktiviiti-aktiviti lain yang ada di Institut. • Memberikan pinjaman atau bantuan kewangan kepada pelajar yang patut menerimanya mengikut apa-apa terma dan syarat yang diluluskan oleh Lembaga. • Memasarkan dan atau mengkomersialkan perkhidmatan, hasil penyelidikan dan keluaran Institut. • Menuntut dan menerima apa-apa fi yang ditentukan oleh Lembaga atau apa yang ditetapkan dari semasa ke semasa. • Melakukan apa-apa perbuatan atau perkara sama ada bersampingan dengan atau sebagai pematuhan kepada kuasa tersebut yang dibuat bagi meningkatkan pendidikan, latihan, kewangan, pentadbiran, kebajikan dan disiplin di IKMa. • Menubuh atau menggalakkan penubuhan syarikat di bawah Akta Syarikat 1965 {Act.125} untuk menjalankan atau terlibat dalam sebarang aktiviti yang dirancang atau dilaksanakan oleh IKMa dengan persetujuan Kementerian Kewangan. 5.0 FOKUS IKMa IKMa fokus dan komited ke arah pencapaian perkhidmatan cemerlang menerusi Empat (4) Program Bimbingan Koperasi Bersasar iaitu: • Program Asas - Perniagaan Koperasi (COOPBif - Cooperative Business Fundamental) • Program Bimbingan Koperasi Bersasar • Program Pembangunan Kepimpinan Koperasi (PIMPIN) • Program Belia & Masyarakat
5 5 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 6.0 KOD ETIKA IKMa Warga IKMa berazam untuk mengamalkan Kod Etika IKMa dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab berasaskan prinsip dan teras berikut: • Mengamalkan nilai-nilai peribadi mulia sebagai budaya kerja • Mengamalkan nilai-nilai profesionalisme dalam perkhidmatan • Memegang teguh prinsip akauntabiliti dan kedaulatan undang-undang dalam tugas yang diamanahkan • Mengutamakan kepentingan pelanggan • Meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran sepanjang hayat • Mengamalkan penambahbaikan berterusan 7.0 SASARAN DAN PELANGGAN IKMa IKMa menerajui perkhidmatan dan produk yang berkualiti kepada sasaran pelanggan seperti berikut: • Anggota Lembaga Koperasi • Anggota Jawatankuasa Audit Dalaman • Anggota Koperasi • Kakitangan koperasi di semua peringkat • Pegawai-pegawai dari jabatan/ agensi kerajaan yang menyelia koperasi • Pegawai-pegawai kerajaan yang menyelia koperasi dari luar negara. • Mereka yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dengan gerakan koperasi dalam dan luar negara.
6 6 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 8.0 PETUNJUK PRESTASI UTAMA Teras strategik merupakan asas kepada perancangan pelaksanaan pelan strategik IKMa yang dibangunkan berdasarkan visi, misi dan hala tuju organisasi. Tujuh teras strategik yang dibangunkan adalah seperti: Rajah 2: Petunjuk Prestasi Utama IKMa
7 7 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 9.0 EVOLUSI IKMa Rajah 3: Evolusi IKMa 10.0 ISU DAN CABARAN 10.1 Prestasi IKMa Prestasi IKMa menunjukkan perubahan yang ketara sejajar dengan matlamat pengantarabangsaan koperasi. Pelbagai program peringkat nasional dipertingkatkan perkhidmatannya selaras dengan hala tuju baharu gerakan koperasi di Malaysia. IKMa telah melaksanakan fungsinya sebagai pusat latihan dengan penganjuran program yang signifikan dan relevan mengikut keperluan semasa koperasi. Selain itu, IKMa menyediakan khidmat bimbingan dan konsultasi kepada koperasi dalam dan luar negara. Pembentangan penyelidikan, kajian kes serta penerbitan bahan ilmiah IKMa turut menjadi bahan rujukan. Program lawatan kerja dan sangkutan di koperasi luar negara serta Malaysian Technical Co-operative Program (MTCP) turut dikenali di peringkat koperasi antarabangsa.
8 8 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 10.2 Pelan Transformasi Koperasi Malaysia (TransKoM) 2021 – 2025 Pelan Transformasi Koperasi Malaysia (TransKoM) 2021 – 2025 yang merangka hala tuju pembangunan koperasi negara. TransKoM adalah perancangan jangka masa lima tahun KUSKOP dan usaha yang memfokuskan kepada transformasi kepada gerakan koperasi sebagai pemangkin kepada pertumbuhan sosioekonomi negara yang inklusif, seimbang, progresif dan mapan. Pelan ini diperkenalkan sebagai satu panduan untuk menyediakan pelan tindakan yang holistic bagipembangunan gerakan koperasi di Malaysia yang berpotensi menyumbang kepada ekonomi negara. Ianya dilancarkan pada 30 Mac 2021 dengan menggariskan 20 langkah strategik, 36 program atau aktiviti utama dan 30 petunjuk prestasi utama (KPI). Rajah 4: Pelan TransKoM
9 9 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Rajah 5: Bidang Tujahan TransKoM
10 10 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 10.3 Pelan Tindakan Pembangunan Modal Insan Koperasi (PTMIK) Pelan Tindakan Pembangunan Modal Insan Koperasi (PTMIK) merupakan dokumen yang menggariskan perancangan pembangunan (road map) latihan dan pendidikan modal insan koperasi termasuk penyelarasan gerak kerja agensi dan pihak berkepentingan bagi memacu anjakan modal insan koperasi di Malaysia. Landskap PTMIK diperkasa melalui tiga dasar utama iaitu Dasar Koperasi Negara (DKN) 2002 – 2010, DKN 2011 – 2021 dan terkini melalui TransKoM 2021-2025. Pengukuhan bakat dan pembangunan modal insan melalui Tujahan ke3 menyatakan bahawa modal insan berpengetahuan, berinovasi, berintegriti dan berdaya maju merupakan komponen utama dalam memacu kecemerlangan gerakan koperasi di Malaysia. Rajah 6: Pelan PTMIK
11 11 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Rajah 7: Visi, Misi, Teras dan Langkah Strategik PTMIK
12 12 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 11.0 ANALISIS PERSEKITARAN Umumnya dalam melaksanakan analisis persekitaran, faktor-faktor dalaman dan luaran organisasi IKMa di imbas untuk mengesan tanda-tanda awal yang perlu diberi perhatian. Pada masa yang sama mengenal pasti tren semasa dan tertentu, menilai perubahan semasa dan menjangkakan perubahan pada masa akan datang serta meramal perubahan persekitaran pada masa akan datang. Faktor-faktor yang dinilai adalah seperti keperluan pelanggan yang terdiri dalam kalangan warga koperasi, tren perniagaan koperasi semasa, keadaan ekonomi dan politik negara, keadaan pasaran, perkembangan teknologi dan digitalisasi dalam perniagaan. Faktor dalaman IKMa juga turut di dikenal pasti bagi menentukan kekuataan dan kelemahan yang dimiliki dari dalaman organisasi. Faktor dalaman yang dilihat adalah dari segi sumber yang ada, pengalaman pekerja, semangat dan konsep jati diri koperasi, prestasi anak syarikat dan lain-lain faktor yang berkaitan. Seterusnya Analisis SWOT digunakan bagi menganalisis faktor-faktor yang telah dikenal pasti. Rajah 8: Faktor Persekitaran IKMa
13 13 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 12.0 ANALISIS SWOT Dalam menganalisis faktor-faktor yang telah dikenal pasti sebelum ini, analisis SWOT dipilih sebagai alat analisis yang melihat kepada kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam persekitaran IKMa. Faktor-faktor yang dikenal pasti ini di ringkaskan kepada faktor dalaman dan faktor luaran organisasi. Kelebihan serta kekuatan dalaman IKMa disenaraikan dari sudut kekuatan modal insan, pengalaman, kepercayaan oleh pemegang taruh, prasarana yang dimiliki, lokasi operasi serta faktor-faktor lain yang berkaitan. Begitu juga dengan kelemahan yang dimiliki dari segi sumber kewangan, kepakaran dalam bidang khusus, pengurusan anak syarikat, karakter organisasi serta lain-lain. Peluang di sekitar seperti perkembangan teknologi, perkembangan dan keperluan model koperasi dalam menangani jurang pendapatan negara serta elemen lain yang berkaitan. Akhir sekali ancaman-ancaman yang dikenal pasti seperti persaingan, perubahan politik, penerimaan masyarakat terhadap koperasi serta sumbangan koperasi kepada ekonomi negara disenaraikan sebagai elemen ancaman luaran. Jadual 1: Analisis SWOT KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W) 1. Staf lama berpengalaman, berkemahiran, multiskilling, dinamik, pendedahan luas manakala staf baharu bersemangat 2. Prasarana yang lengkap dan sesuai dengan keperluan semasa 3. Lokasi kampus yang strategik dengan kampus di setiap zon memudahkan capaian kepada koperasi 4. Pensijilan ISO 9001:2015 untuk pelaksanaan program jangka pendek 5. Beroperasi di bawah Akta Institut Koperasi Malaysia (Perbadanan) 1968 1. Bajet yang terhad 2. Kurang pengkhususan dalam konteks kepakaran pegawai 3. Prestasi anak syarikat yang rendah 4. Taburan program latihan tertumpu kepada cluster sederhana, kecil dan mikro 5. Terikat dengan prosedur 6. Komunikasi dalaman kurang efisyen 7. Kurang jati diri koperasi dalam kalangan staf 8. Organisasi tertutup menyebabkan kurang peluang kemajuan kerjaya PELUANG (O) ANCAMAN (T) 1. Peranan dan sumbangan koperasi dalam ekonomi diiktiraf 1. Perubahan politik turut memberi kesan kepada polisi dan ekonomi
14 14 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 2. Koperasi dilihat sebagai entiti yang boleh menangani kemiskinan dan membangunkan masyarakat 3. Sokongan dan jalinan kerjasama yang baik dari KUSKOP, agensi dan kerajaan 4. Memiliki Akta IKMa dan Akta berkaitan menyokong pembangunan 5. Pendemik mengubah cara hidup- cara bekerja berubah 6. Banyak peluang geran digitalisasi diwujudkan 7. Adapatasi teknologi rendah 8. Liberalisasi undang-undang koperasi 9. Kesan banyak penubuhan koperasi baru lebih banyak prospek percapaian koperasi dan peserta 10. Rakan strategik: Domestik dan Antarabangsa 11. Penyedia latihan bagi koperasi dan bukan koperasi 12. Federasi 13. Sekolah dan universiti 14. Jangkaan pemegang taruh supaya IKMa menawarkan latihan serta penyelesiaan lengkap (solution provider) 15. Peluang dalam perniagaan bidang pertumbuhan baharu 2. Persepsi masyarakat dan golongan muda terhadap koperasi 3. Kesediaan gerakan koperasi menerima pembaharuan dalam revolusi IR4.0 4. Sumbangan gerakan koperasi kepada ekonomi negara adalah rendah 5. Persaingan antara penyedia latihan lain 6. Masyarakat masih belum mengenali IKMa
15 15 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 13.0 RANGKA PELAN STRATEGIK Pelan Strategik IKMa dirumuskan dalam bentuk gambarajah rumah yang berhasrat untuk menjadi Pusat Kecemerlangan Pembangunan Modal Insan Koperasi yang Unggul melalui produk dan perkhidmatan yang ditawarkan iaitu latihan, khidmat bimbingan dan perundingan serta penyelidikan. Semua elemen ini adalah berteraskan kepada pengukuhan sistem pengurusan dan budaya kerja, peningkatan kepakaran dan kapasiti, pengukuhan rangkaian strategik serta memperkukuhkan imej dan jenama. Rajah 9: Pelan Strategik IKMa 13.1 Pernyataan Visi Visi IKMa ialah “Menjadi Pusat Kecemerlangan Pembangunan Modal Insan Koperasi Yang Unggul” MEMANGKIN TRANSFORMASI KOPERASI MALAYSIA MELALUI PENDIDIKAN & LATIHAN SERTA INTERVENSI YANG INOVATIF MEMPERKASAKAN PROGRAM LATIHAN & PEMBELAJARAN YANG INOVATIF DAN BERKESAN MENJADI PUSAT KECEMERLANGAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN KOPERASI YANG UNGGUL MEMPERKASA AKTIVITI PENYELIDIKAN & PENGEMBANGAN ILMU YANG STRATEGIK MEMANTAP KHIDMAT BIMBINGAN & PERUNDINGAN YANG MENJANA HASIL MELONJAK IMEJ & JENAMA MEMPERKUKUHKAN RANGKAIAN STRATEGIK MEMPERTINGKAT KEPAKARAN & KAPASITI MEMPERKUKUH SISTEM PENGURUSAN DAN BUDAYA KERJA
16 16 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Penyataan Visi adalah usaha menggambarkan dengan perkataan apa yang ingin dicapai oleh IKMa pada masa hadapan. Ia adalah gambaran keadaan IKMa pada masa tersebut seperti yang diingini oleh para pemegang taruh khususnya pihak kementerian, Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), ANGKASA dan koperasi. Penyataan visi ini menerangkan hala tuju IKMa dalam jangka masa tiga tahun dari sekarang. Penyataan visi IKMa yang baharu menepati aspirasi warga IKMa pada masa kini telah diolah supaya IKMa menjadi institusi pendidikan koperasi bertaraf dunia. Visi ini juga mempunyai beberapa Pengukur Prestasi Utama (KPI) yang digunakan untuk menilai kejayaan IKMa. Ini bermakna IKMa ingin menjadi satu komponen utama dalam gerakan koperasi serta diiktiraf sebagai organisasi yang mempunyai kredibiliti sehingga ke peringkat antarabangsa. Sebagai contoh, IKMa boleh menjadi ‘thought leader’ khususnya dalam aspek pembangunan modal insan gerakan koperasi sesuai dengan fungsinya sebagai pusat kecemerlangan. Oleh itu, kecemerlangan dan sumbangan IKMa diiktiraf bukan sahaja dalam negara, bahkan di peringkat antarabangsa. 13.2 Pernyataan Misi Misi IKMa ialah “Memangkin Transformasi Koperasi Malaysia Melalui Pendidikan dan Latihan serta Intervensi yang Inovatif” IKMa mempunyai misi untuk menjadi sebuah pusat kecemerlangan bagi membangunkan modal insan dalam gerakan koperasi. Ini bermakna IKMa tidak hanya menghadkan fungsinya sebagai pusat latihan koperasi yang menawarkan program-program latihan dan Pendidikan. Bahkan IKMa ingin memberikan sumbangan yang lebih bermakna kepada kecemerlangan gerakan koperasi itu sendiri dengan memberikan tumpuan kepada pembangunan modal insan yang berkaitan dengan gerakan. IKMa akan berusaha menerajui segala usaha dan aktiviti yang diperlukan bagi membangunkan modal insan gerakan koperasi sesuai dengan peranannya sebagai sebuah pusat kecemerlangan. Ini termasuklah menjadi pusat maklumat, menjalankan kajian dan penyelidikan, menyediakan tenaga kepakaran untuk khidmat nasihat dan perundingan dan sebagainya.
17 17 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Bentuk produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh IKMa akan dipelbagaikan sesuai dengan keperluan semasa pembangunan modal insan gerakan koperasi. Ini termasuklah kursus, latihan, program penerangan dan pendidikan umum, program persijilan, serta lainlain perkhidmatan berteraskan ilmu seperti pusat maklumat, kajian dan penyelidikan, penerbitan buku dan majalah, penganjuran seminar dan khidmat nasihat serta perundingan. IKMa akan memastikan bahawa produk dan perkhidmatan ini akan dirangka dan disampaikan secara inovatif dan berkesan dengan memberikan tumpuan kepada keperluan dan harapan pelanggan sasaran. Nilai-nilai dan prinsip koperasi akan diterapkan secara sedar dan tersusun dalam semua kegiatan. 14.0 TERAS STRATEGIK Tujuh (7) teras strategik telah dibangunkan dalam pelan strategik IKMa yang mana setiap satunya memfokuskan kepada aspek-aspek yang telah dikenal pasti sebagai elemen penting dalam konteks keperluan utama IKMa sebagai institusi latihan dan pendidikan kepada gerakan koperasi. Teras strategik merupakan asas kepada perancangan pelaksanaan pelan strategik IKMa yang dibangunkan berdasarkan visi, misi dan hala tuju organisasi. Ia berperanan untuk mengemudi keseluruhan pelan strategik IKMa bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Tujuh teras strategik yang dibangunkan adalah seperti dibawah; TS 1 – Memperkasa Program Latihan dan Pembelajaran yang Inovatif dan Berkesan TS 2 – Memantap Khidmat Bimbingan dan Perundingan yang Menjana Hasil TS 3 – Memperkasa Aktiviti Penyelidikan dan Pengembangan Ilmu yang Strategik TS 4 – Melonjak Imej dan Jenama TS 5 – Memperkukuhkan Rangkaian Strategik TS 6 – Mempertingkat Kepakaran dan Kapasiti TS 7 – Memperkukuh Sistem Pengurusan dan Budaya Kerja Teras strategik adalah sebahagian daripada perancangan utama organisasi dan dijadikan panduan dalam pelaksanaan pelan strategik IKMa. Setiap satu daripada teras-teras tersebut berkait antara satu sama lain. Walaupun setiap teras merujuk kepada dimensi berlainan tetapi kesemuanya adalah saling berkaitan bagi mencapai matlamat organisasi. Dalam memastikan penyampaian perkhidmatan yang terbaik, pengarah/ ketua setiap bahagian/ pusat/ unit yang bertanggungjawab hendaklah menitikberatkan keberkesanan penyampaian dan memfokuskan kepada pengukuhan sistem pengurusan dalaman dan luaran IKMa. Penerapan budaya kerja
18 18 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 yang mengamalkan nilai-nilai murni dan integriti perlu disokong kerana ianya menjadi tunjang pihak pengurusan kepada pemegang taruh bagi merealisasikan objektif dan matlamat yang telah digariskan mengikut fungsi agensi di bawah Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi (KUSKOP). 15.0 PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI) Prestasi petunjuk organisasi dihasilkan untuk memberi panduan kepada pencapaian IKMa secara keseluruhan. KPI dalam Pelan Strategik IKMa melibatkan 4 fokus utama dalam IKMa iaitu impak perkhidmatan, produktiviti, kapasiti dan pengiktirafan. KPI ini memfokuskan penambahbaikan strategik dan operasi, membuat asas analisis untuk tujuan pembuatan keputusan. Ini membantu IKMa menumpukan perkara utama dalam organisasi serta pelaksanaannya bagi mencapai matlamat utama organisasi. Terdapat 41 petunjuk prestasi yang merupakan pemantapan pengukuran kepada pelaksanaan program dalam Pelan Strategik IKMa. KPI yang ditetapkan secara keseluruhannya memandu IKMa dalam mempertingkatkan keupayaan dalaman organisasi serta sistem penyampaian agar perkhidmatan yang diberikan adalah sejajar dengan keperluan semasa.
19 19 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Rajah 10: Prestasi Petunjuk Utama Impak perkhidmatan merujuk kepada outcome perkhidmatan yang diberikan oleh IKMa kepada gerakan koperasi. Impak dinilai melalui program yang dilaksanakan sama ada berbentuk jangka pendek atau jangka panjang. Perkhidmatan yang dimaksudkan ini merangkumi latihan bagi koperator dan aktiviti berasaskan pengetahuan mahupun perkhidmatan yang merangkumi pelanggan dalaman dan luaran. Elemen yang diukur dalam impak perkhidmatan ini adalah kepuasan pelanggan, peningkatan pengetahuan peserta kursus serta peningkatan tahap koperasi. Ketiga-tiga elemen inI diukur dari segi peratusan pencapaian setiap satunya. KPI adalah nilai yang boleh diukur yang menunjukkan bagaimana organisasi dapat mencapai objektif dan matlamat yang disasarkan. Organisasi menggunakan KPI pada peringkat yang berbeza untuk menilai pencapaian sasaran. KPI peringkat tinggi mungkin memberi tumpuan kepada prestasi keseluruhan organisasi, manakala KPI peringkat rendah boleh memberi tumpuan kepada proses dalam jabatan seperti di IKMa mengikut bahagian, unit, pengurusan, akademik, sokongan dan lain lain. •% tahap digitalisasi •% kepakaran •Bilangan pengiktirafan gerakan koperasi •Bilangan pengiktirafan sumber manusia •Bilangan program •Bilangan khidmat nasihat •Bilangan penerbitan •Bilangan artikel •Bilangan koperasi dibimbing •Bilangan ALK dilatih •Peratusan kepuasan pelanggan •Peratusan Peningkatan pengetahuan •Peratusan peningkatan tahap prestasi koperasi Impak Perkhidmatan Produktiviti Kapasiti Organisasi Pengiktirafan
20 20 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Matrik prestasi merupakan kaedah yang paling relevan dalam KPI bagi membantu organisasi (atau pihak berkepentingan) mempertimbangkan sasaran organisasi terhadap matlamat yang ditetapkan adalah relevan atau sebaliknya. Selain itu, KPI yang dicadangkan dengan baik dijadikan sebagai instrumen penting yang memberikan gambaran ringkas mengenai standard kejayaan dan bagaimana organisasi dapat mencapainya. KPI menjadi platform dalam membuat keputusan yang penting dan membantu meningkatkan prestasi organisasi. KPI adalah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu organisasi menjelaskan tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Prinsip-prinsip KPI ialah meletakkan sasaran, boleh diukur dengan angka, diukur dalam keadaan normal dan selaras dengan misi dan visi organisasi. Tujuan KPI adalah untuk memberi pengukuran ke atas faktor-faktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi. Jika ingin melihat KPI berfungsi dan memberi faedah kepada organisasi, ia harus diukur secara berterusan dan mempunyai hubung kait dengan bidang yang ingin dilakukan penambahbaikan. Beberapa kaedah seperti Directional KPI atau Quantifiable KPI boleh diguna dalam pengukuran KPI. Directional KPI dinilai dengan memberi ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik. Manakala Quantifiable KPI pula diwakili oleh angka dengan memberikan ukuran yang tepat untuk menganalisis data. Terdapat juga KPI yang menggunakan sifat seperti lemah, sederhana dan baik yang boleh ditukarkan kepada skala nombor 1 – 5 dan sebagainya. Secara keseluruhannya KPI menyediakan peluang kepada organisasi untuk menyasarkan bidang-bidang yang perlu dilakukan penambahbaikan dan menjamin kecemerlangan organisasi. Untuk menilai kejayaan sesebuah organisasi, KPI merupakan sistem pengukuran yang paling tepat. Ini kerana dengan adanya KPI, pengurusan IKMa dapat mengenalpasti jabatan/ bahagian/ unit yang harus untuk lebih difokuskan dan strategi yang perlu ditangani sekiranya pengurusan IKMa mengalamai masalah yang tidak diingini. Sekiranya, keputusan dan hasil daripada KPI ini tidak memberangsangkan semua pihak terutamanya pihak pengurusan IKMa perlu mencari penyelesaian agar dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan bersama. Hal ini demikian kerana, KPI ini sangat penting untuk memastikan terdapat langkah-langkah yang perlu diambil dalam menyelesaikan permasalahan yang berlaku dalam pengurusan IKMa.
21 21 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Rajah 11: Indikator Prestasi Utama Penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu: i. Menjelaskan hala tuju organisasi Melalui pembinaan KPI, IKMa dapat menyedari perkara-perkara penting yang patut diberi perhatian dalam menjayakan visi dan misi. Sistem pengukuran prestasi yang baik akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengukuran sesuatu matlamat berdasarkan kepada perancangan strategik. ii. Tumpuan keutamaan bidang oleh organisasi Membantu IKMa menentukan tindakan yang perlu diambil terhadap penghalang kepada keberkesanan sesuatu program. Dengan ini teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan dapat diberi tumpuan. iii. Menilai semula prestasi yang telah disasarkan Tindakan pembetulan serta penambahbaikan dapat dilaksanakan berdasarkan petunjukpetunjuk prestasi. Pemantapan prestasi boleh dilaksanakan dengan membandingkan
22 22 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 pencapaian masa lalu dengan prestasi semasa serta menyasarkan prestasi pada masa akan datang. Prinsip Pengukuran Prestasi Pelaksanaan pengukuran prestasi di IKMa adalah berlandaskan prinsip-prinsip asas seperti berikut: i. Pengukuran prestasi adalah bagi menilai kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. ii. Tumpuan pelaksanaan pengukuran ini adalah kepada perkhidmatan-perkhidmatan utama yang disampaikan kepada pelanggan. iii.Pelaksanaan pengukuran prestasi dengan menetapkan sasaran prestasi sebagai asas membuat pengukuran. iv. Sasaran prestasi yang ditetapkan hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut; a. Keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur dan persekitaran yang sesuai untuk menghasilkan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. b. Kehendak, ekspektasi dan maklumbalas daripada pelanggan. v. Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri SMART iaitu specific, measurable, achievable, realistic, time bond atau spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan mempunyai tempoh masa. vi. Pengukuran, penilaian, pemantauan dan tindakan penambahbaikan perlu dijalankan secara berterusan. vii.Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan perlu dikaji semula secara berkala untuk memastikan ia terus relevan dan berkesan. Penggunaan petunjuk prestasi utama (KPI) merupakan satu amalan yang harus diterapkan dalam budaya kerja yang berasaskan prestasi. Melalui penggunaan KPI, pengurusan IKMa akan memastikan tahap prestasi dapat dicapai seperti yang telah ditetapkan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan pihak berkepentingan dan melaksanakan tindakan penambahbaikan secara berterusan.
23 23 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 Rajah 12: Ringkasan Teras Strategik, Program, KPI dan Pendekatan Pelaksanaan PENUTUP Gerakan koperasi yang semakin berkembang kini menjadi tunjang kepada kekuatan dan keupayaan dalam usaha untuk memartabatkan pembangunan ekonomi anggota dan masyarakat. Perjalanan 100 tahun gerakan koperasi di Malaysia begitu cemerlang dengan pelbagai kejayaan ditempa dan koperasi terus diperkasa menerusi pelbagai insentif serta bantuan. Sehingga 31 Disember 2022, terdapat sejumlah 15,315 koperasi seluruh negara dengan keanggotaan berjumlah 7,312,712 orang, syer dan yuran berjumlah RM16,981.46 bilion dengan nilai asset sebanyak RM159,607.79 bilion. Perolehan yang berjaya dicatatkan berjumlah RM45,502.33 bilion. Hasil perjuangan dan kesungguhan berterusan oleh kerajaan dan pemegang taruh yang lain, gerakan koperasi terus berdiri kukuh, relevan dan semakin maju selagi mana ia beradaptasi dan sentiasa melakukan penyesuaian mengikut arus perubahan semasa. Selaras dengan Pelan Pembangunan Modal Insan Koperasi 2022-2025, IKMa kini dalam proses mengadaptasi
24 24 Pelan Strategik IKMa 2023-2025 penggunaan teknologi dan digitalisasi secara lebih menyeluruh sebagai salah satu strategi komunikasi dua hala yang lebih berkesan antara koperasi dan pemegang taruh yang terlibat. Pendekatan tersebut juga dalah selari dengan matlamat yang ingin dicapai dalam Pelan Pendigitalan Organisasi di bawah Teras Strategik 7 iaitu Memperkukuh Sistem Pengurusan dan Budaya Kerja. Peranan yang diberikan kepada IKMa dizahirkan menerusi visi iaitu untuk menjadi pusat kecemerlangan pembangunan modal insan koperasi yang unggul harap dapat direalisasikan.