หนังสือราชการ

หนงั สอื ราชการ 6 ชนดิ

เสนอ
อาจารย์พัชนิยา ชุมผอม

จดั ทาโดย
นายพีระพงศ์ แน่นหนา
เลขท่ี 16 ช้ัน ปวช.3

ภาคเรยี นท่ี 2 ปกี ารศึกษา 2562
วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

การเขียนหนังสือราชการเพ่ือส่ือความหมายของทางราชการ
นบั เป็นส่ิงสําคัญอย่างยิ่ง ท้ังน้ีเพราะเอกสารของทางราชการที่ใช้ภาษาที่ดแี ละ
เหมาะสมจะสื่อความหมายเพื่อให้เข้าใจตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร
เอกสารท่ีได้มีการลงนามแล้วจะบ่งถึงภาพลักษณ์และประสิทธิภาพของ
หน่วยงานน้ันๆ นอกจากการใช้ภาษาท่ีดีและเหมาะสมแล้วยังจําเป็นต้องใช้
แบบฟอร์มให้ถูกต้องตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติมอีกด้วย ทั้งน้ีหนังสือราชการมีจาํ นวน 6 ชนิด
เช่น หนังสือภายนอก/ หนังสือภายใน/ หนังสือประทับตรา/หนังสือสั่งการ
ประกอบด้วยหนังสือคําส่ัง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ/หนังสือ
ประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วยหนังสือประกาศ , แถลงการณ์ , หนังสือข่าว/
หนังสือท่ีเจ้าหน้าท่ีทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ประกอบด้วย -
หนงั สือรับรอง , หนังสือรายงานการประชมุ , หนงั สอื บนั ทกึ , หนังสืออืน่

นาย พีระพงศ์ แนน่ หนา

31 ตุลาคม 2562

สารบัญ หนา้
1
เรื่อง 2
ประเภทหนงั สือราชการ 5
หนงั สือภายนอก 8
หนงั สอื ภายใน 11
หนงั สือประทบั ตรา 14
หนงั สอื สงั่ การ 16
18
- หนังสือคาส่งั 19
- หนงั สอื ระเบียบ 21
- หนงั สอื ข้อบงั คบั 23
หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 25
- หนงั สือประกาศ 26
- แถลงการณ์ 29
- หนงั สอื ข่าว 31
หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ทท่ี าขนึ้ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ 33
- หนังสอื รบั รอง 35
- หนงั สอื รายงานการประชุม
- หนงั สอื บันทกึ
- หนังสืออ่ืน

1

ประเภทหนังสอื ราชการ

ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการส่ือถึงบุคคล/
หนว่ ยงาน อีกทงั้ ยังเปน็ ปัญหาของหน่วยงานและผ้ปู ฏบิ ตั ทิ เี่ กย่ี วข้องจานวนไมน่ ้อยทย่ี งั ไมเ่ ขา้ ใจในการใชภ้ าษา
ราชการและแบบฟอรม์ ที่ถูกตอ้ ง เพอื่ เป็นการสรา้ งความสาเร็จของผู้ปฏิบัตงิ านท่ีเก่ียวขอ้ งทางด้านหนังสือได้
ทราบถึงรปู แบบ การใช้คาข้ึนตน้ คาลงท้ายที่ถูกตอ้ ง เป็นไปในแนวทางเดียวกนั และเป็นไปตามระเบยี บสานัก
นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จาแนกหนังสือราชการไวม้ ี 6 ชนิด ดงั น้ี

1. หนงั สอื ภายนอก
2. หนงั สอื ภายใน
3. หนังสอื ประทบั ตา
4. หนังสอื ส่ังการ
5. หนงั สอื ประชาสมั พันธ์
6. หนงั สือทเี่ จา้ หน้าทีท่ าขน้ึ หรือรบั ไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ

2

1. หนงั สือภายนอก

หนงั สอื ภายนอก คือหนังสอื ตดิ ต่อราชการทเี่ ปน็ แบบพิธโี ดยใชก้ ระดาษตราครุฑ เป็นหนงั สือ
ติดตอ่ ระหว่างสว่ น ราชการหรอื สว่ นราชการมีถงึ หนว่ ยงานอ่นื ใดซึง่ มิใช่ส่วนราชการหรอื ทมี่ ถี งึ บคุ คลภายนอก

1. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 1ทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง่ สาหรบั หนงั สอื ของ คณะกรรมการให้กาหนดรหสั ตัวพยญั ชนะเพิม่ ข้ึนได้ตามความจาเป็น

2. สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือใหล้ งชอื่ สว่ นราชการ สถานทรี่ าชการหรอื คณะกรรมการซง่ึ เปน็
เจา้ ของหนงั สอื นั้นและโดยปกตใิ หล้ งทตี่ งั้ ไวด้ ้วย

3. วัน เดอื น ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื
4. เรื่อง ใหล้ งเรือ่ งย่อท่เี ป็นใจความส้ันท่สี ดุ ของหนงั สอื ฉบับนัน้ ในกรณีทเี่ ปน็ หนงั สอื ต่อเนือ่ งโดยปกติ
ใหล้ งเรอ่ื งของหนังสอื ฉบบั เดมิ
5.คาข้นึ ต้น ใหใ้ ชค้ าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รบั หนังสอื ตามตาราง การการใชค้ าขนึ้ ตน้ สรรพนาม และ
คาลงทา้ ย
ทกี่ าหนดไวใ้ นภาคผนวก 2 แลว้ ลงตาแหน่งของผทู้ ่ีหนงั สอื นนั้ มถี งึ หรือช่อื บุคคลในกรณที ่ีมีถงึ ตัวบคุ คล
ไมเ่ กีย่ วกับตาแหนง่ หน้าที่
6. อา้ งถึง (ถา้ มี)ใหอ้ ้างถึงหนงั สอื ทเ่ี คยมีติดตอ่ กนั เฉพาะ หนงั สอื ท่สี ว่ นราชการผู้รับหนังสือไดร้ บั มา
ก่อนแล้วจะจากส่วนราชการใดกต็ ามโดยใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื และเลขท่หี นังสอื วนั ท่ี เดอื น ปี
พุทธศักราชของหนงั สอื น้ัน
การอ้างถงึ ให้อา้ งถงึ หนงั สือฉบบั สดุ ทา้ ยทตี่ ิดตอ่ กันเพียงฉบบั เดียว เวน้ แต่มีเรอ่ื งอืน่ ทเ่ี ปน็ สาระสาคญั ตอ้ ง
นามาพจิ ารณา จงึ อ้างถึงหนงั สือฉบบั อื่น ๆ ทเ่ี กี่ยวกบั เรอ่ื งนน้ั โดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย
7. สิง่ ทสี่ ง่ มาด้วย (ถ้ามี)ให้ลงชือ่ สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทสี่ ง่ พรอ้ มกับหนงั สอื น้นั ในกรณีที่ไม่
สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ใหแ้ จง้ ดว้ ยวา่ ส่งไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการให้
แยกเป็นข้อ ๆ
9. คาลงทา้ ย ให้ใชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนงั สอื ตามตาราง การใชค้ าขน้ึ ตน้ สรรพนาม และ
คาลงท้ายทก่ี าหนดไว้ในภาคผนวก 2
10. ลงช่อื ใหล้ งลายมือชื่อเจา้ ของหนงั สอื และให้พมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมอื ช่อื
ตามรายละเอียดทกี่ าหนดไวใ้ นภาคผนวก 3
11. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
12. สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ งให้ลงชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง หรอื หน่วยงานทีอ่ อกหนงั สือถ้าสว่ น
ราชการท่อี อกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กระทรวง หรอื ทบวง ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของเรื่องทงั้ ระดับกรมและกอง
ถา้ สว่ นราชการทีอ่ อกหนงั สอื อยูใ่ นระดับกรมลงมาให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ งเพยี งระดบั กองหรือ
หน่วยงานทร่ี บั ผดิ ชอบ
13.โทร.ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ งหรือ หน่วยงานทอ่ี อกหนงั สือและ
หมายเลขภายในตู้สาขา (ถา้ ม)ี ไวด้ ้วย
14. สาเนาส่ง (ถา้ ม)ี ในกรณที ผ่ี ู้สง่ จัดทาสาเนาสง่ ไปใหส้ ่วน ราชการหรอื บคุ คลอ่ืนทราบ
และประสงคจ์ ะใหผ้ รู้ บั ทราบวา่ ไดม้ ีสาเนาส่งไปให้ ผใู้ ดแลว้ ใหพ้ มิ พช์ ่อื เตม็ หรอื ชอ่ื ย่อของส่วนราชการ

3

หรอื ชอื่ บุคคลทส่ี ่งสาเนาไปให้เพอื่ ใหเ้ ป็นทเ่ี ขา้ ใจระหว่างผู้สง่ และผ้รู บั ถ้าหากมรี ายช่อื ทส่ี ง่ มากให้พมิ พ์วา่ สง่ ไป
ตามรายช่อื ทแ่ี นบรายชื่อไปด้วย

รูปแบบหนังสอื ราชการภายนอก

4

ตัวอย่าง หนงั สือภายนอก

5

2. หนงั สือภายใน

หนังสอื ภายใน คอื หนังสอื ติดต่อราชการทเี่ ป็นแบบพธิ ีการน้อยกวา่ หนังสอื ภายนอก เป็นหนงั สอื ตดิ ต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดยี วกนั ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียด
พอสมควร ปกติถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสืออย่ใู นระดับกรมขน้ึ ไป ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกอง ถ้าราชการที่ออกหนังสืออยใู่ นสว่ นราชการท่ีตา่ กว่ากรมลงมา ให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง
เพยี งระดับกอง หรือส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง พรอ้ มทงั้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ ม)ี

2. ท่ี ใหล้ งตวั รหัสพยัญชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ทบั เลขทะเบยี นหนงั สือสง่ สาหรบั หนงั สือ
ของคณะกรรมการให้กาหนดตัวรหสั พยัญชนะเพิ่มขนึ้ ได้ตามความจาเปน็

3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่อี อกหนังสอื
4. เร่ือง ให้ลงเร่ืองย่อทเี่ ป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบบั น้นั ในกรณที ่ีเปน็ หนงั สอื ต่อเน่ือง ให้ลง
เรอื่ งของหนังสอื ฉบับเดมิ
5. คาข้ึนต้นใช้คาขน้ึ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลง
ทา้ ย แล้วลงตาแหน่งของผูท้ ่หี นังสอื นั้นมถี งึ หรอื ชอื่ บุคคลในกรณีท่มี ีถงึ ตวั บคุ คลไมเ่ กย่ี วกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี
6. ขอ้ ความใหล้ งสาระสาคญั ของเร่ืองใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย และหากมคี วามประสงค์หลายประการ
ใหแ้ ยกเปน็ ข้อ ๆ ในกรณีทีม่ ีการอ้างถึงหนังสอื ทเ่ี คยมตี ดิ ตอ่ กนั หรือมสี ิ่งทีส่ ่งมาดว้ ยให้ระบุไวใ้ นข้อน้ี
7. ลงช่ือและตาแหน่งโดยอนุโลมในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนด
แบบการเขียนโดยเฉพาะ เพ่ือใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทาได้ในทางปฏิบัติ ส่วนราชการมักใช้หนังสือ
ประเภทนี้ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากต้องติดต่อต่างกรมก็มักใช้เป็นหนังสือภายนอก เช่น
หนังสือจากสานักงาน ก.พ. ติดต่อไปยังสานักงบประมาณ ซ่ึงสังกัดในสานักนายกรัฐมนตรีด้วยกันก็มักใช้
หนงั สือภายนอก เปน็ ต้น (สมพร มนั ตะสตู ร แพง่ พพิ ฒั น์, ๒๕๔๐ : ๑๒๗)

6

รูปแบบ หนังสือราชการภายใน

7

ตัวอย่าง หนงั สือราชการภายใน

8

3. หนงั สอื ประทบั ตรา

หนังสือประทับตรา คอื หนังสือทใี่ ช้ประทบั ตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ้ ไป
โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็น
ผู้รับผิดชอบลงชอื่ ย่อกากบั ตรา หนงั สอื ประทับตราใหใ้ ช้ไดท้ ั้งระหวา่ งสว่ นราชการและระหวา่ งส่วนราชการกบั
บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไ่ี ม่ใช่เร่ืองสาคัญ ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพ่ิมเตมิ การสง่ สาเนาหนงั สือ ส่ิงของ
เอกสาร หรือบรรณาสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสาคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้
ดาเนนิ งานไปแลว้ ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตอื นเรอื่ งทีค่ ้าง เร่ืองซ่ึงหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
ขึ้นไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสั่งให้ใช้หนงั สอื ราชการ โดยใชก้ ระดาษตราครุฑ

1. ทใ่ี ห้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาเจา้ ของเร่ืองทับเลขทะเบียนหนงั สอื สง่
2. ถึงให้ลงช่ือส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรอื บคุ คลที่หนงั สอื นนั้ มถี งึ
3.ขอ้ ความให้ลงสาระสาคญั ของเรอื่ งให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย
4.ชื่อสว่ นราชการที่สง่ หนงั สือออกใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทส่ี ่งหนงั สอื ออก
5.ตราชอื่ ส่วนราชการใหป้ ระทับตราช่อื สว่ นราชการด้วยหมกึ สีแดง และใหผ้ รู้ บั ผดิ ชอบลงลายมือช่อื
ยอ่ กากับตราทีป่ ระทบั นั้น
6.วัน เดือน ปใี หล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปที อ่ี อกหนงั สอื
7.ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื งให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนงั สอื
8.โทร.หรือทต่ี ง้ั ให้ลงหมายเลขโทรศัพทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง

9

รูปแบบ หนงั สือประทับตรา

10

ตวั อย่าง หนงั สอื ประทับตรา

11

4. หนังสือสงั่ การ

หนังสือส่ังการ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสั่ง ระเบียบ และ
ขอ้ บังคบั คาสัง่ คอื บรรดาขอ้ ความท่ผี ้บู ังคบั บัญชาสั่งการใหป้ ฏบิ ัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ
ระเบยี บ คอื บรรดาข้อความทผี่ ู้มอี านาจหน้าทไ่ี ดว้ างไวโ้ ดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพือ่ ถอื เปน็
หลักปฏิบัติงานเปน็ การประจา ใชก้ ระดาษตราครุฑ ข้อบังคบั คือบรรดาขอ้ ความที่ผู้มอี านาจหน้าทก่ี าหนดให้
ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายทีบ่ ัญญัตใิ ห้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ

1. คาส่ัง คือ ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมี
รายละเอียด ดังน้ี

1.1 คาส่งั ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการ หรือตาแหน่งของผู้มีอานาจทอี่ อกคาส่ัง
1.2 ท่ี ใหล้ งเลขท่อี อกคาสั่ง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดบั ทับเลขท่ีปพี ทุ ธศักราชที่
ออกคาส่ัง
1.3 เร่ือง ให้ลงชื่อเรอ่ื งท่อี อกคาส่งั
1.4 ข้อความ ให้อา้ งเหตทุ ี่ออกคาส่ังและอ้างถงึ อานาจท่ใี หอ้ อกคาสง่ั (ถา้ ม)ี ไว้ด้วยและวันเดอื นปที ี่ใช้
เริ่มบงั คบั
1.5 สั่ง ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ชือ่ เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
1.6 ลงชือ่ ให้ลงลายมอื ชอื่ ผู้ออกคาสงั่ และพมิ พช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชือ่ ไวใ้ ตล้ ายมอื ชื่อ
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกคาสัง่
2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความที่ผมู้ อี านาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ไ็ ด้ เพอื่
ใชเ้ ปน็ หลักปฏบิ ตั งิ านเป็นประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดงั นี้
2.1 ระเบียบ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการที่ออกระเบียบ
2.2 ว่าดว้ ย ให้ลงชื่อของระเบยี บ
2.3 ฉบับที่ ถา้ เป็นระเบยี บที่กล่าวถึงเปน็ คร้ังแรกในเรื่องนั้นไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ท่เี ท่าไร แตถ่ า้ เป็น
เร่อื งเดียวกันแตม่ ีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ให้ลงเป็นฉบบั ที่๒ ๓ หรือ ๔ ตามลาดบั )
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปีพุทธศักราชทีอ่ อกระเบยี บ
2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องการออกระเบียบ และอ้างถึง
กฎหมายที่ใหอ้ านาจออกระเบยี บ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันท่ีใช้บังคับ
(กาหนดว่าใช้ บังคบั เม่ือใด ส่วนข้อสุดทา้ ยเป็นผ้รู ักษาระเบียบ ถา้ มีมากขอ้ หรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็นหมวดก็
ได้ โดยใหเ้ ลือ่ น ข้อผ้รู กั ษาการไปเป็นข้อสุดท้ายกอ่ นที่จะขึน้ หมวดหนึง่
2.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขปีพทุ ธศกั ราชทีอ่ อกบงั คับ
2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกระเบียบหรือขอ้ บังคับ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใต้
ลายมอื ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรอื ข้อบงั คับน้ัน

12

3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายที่
บัญญัติใหก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 6 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

3.1 ข้อบงั คับ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทอี่ อกข้อบังคบั
3.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอื่ ของข้อบังคับ
3.3 ฉบบั ทถี่ ้าเป็นขอ้ บังคับทีก่ ล่าวถงึ เป็นคร้งั แรกในเร่ืองน้ัน ไมต่ อ้ งลงว่าเปน็ ฉบับทเี่ ทา่ ใด แตถ่ ้าเป็น
ขอ้ บงั คบั เร่ืองเดียวกนั ทมี่ กี ารแกไ้ ขเพิม่ เติมให้ลงเปน็ ฉบับท่ี 2 และท่ีถัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกข้อบงั คับ
3.5 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตุผลโดยยอ่ เพ่ือแสดงถึงความมุง่ หมายท่ตี ้องออกข้อบงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบังคับ
3.6 ขอ้ ใหเ้ รียงข้อความที่จะใช้บงั คับเปน็ ข้อๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชือ่ ข้อบงั คับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บงั คับ
กาหนดว่า
ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อได้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็น
หมวดก็ได้โดยใหย้ ้ายขอ้ ผ้รู กั ษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายกอ่ นท่ีจะข้ึนหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ขอ้ บังคบั
3.8 ลงชอื่ ให้ลงลายมอื ช่อื ผู้ออกขอ้ บังคับ และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไวใ้ ต้ลายมือชื่อ
3.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผูอ้ อกข้อบงั คับ

13

รปู แบบคาสง่ั

14

ตวั อย่าง หนงั สอื คาส่งั

15

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

16

ตัวอยา่ ง หนงั สือระเบียบ

17

รปู แบบ หนังสอื ขอ้ บงั คบั

18

ตัวอยา่ ง หนงั สือขอ้ บงั คบั

19

5. หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสมั พนั ธม์ ี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละข่าว

ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ ข่าว คือบรรดา
ขอ้ ความทที่ างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ

1. ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใช้
กระดาษ ตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบท่ี 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการท่อี อกประกาศ
1.2 เร่ือง ให้ลงชอื่ เรอ่ื งทป่ี ระกาศ
1.3 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ปี ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ประกาศ
1.5 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ชอื่ ออกประกาศ และพมิ พ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชือ่ ไวใ้ ต้ลายมือชอื่
1.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ ให้
เปลี่ยนคาว่าประกาศ เปน็ แจง้ ความ
2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ ทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือ เหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ทา้ ย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์
2.2 เร่อื ง ให้ลงชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับที่ ใชใ้ นกรณีที่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเรอ่ื งเดียวท่ีตอ่ เน่ืองกันให้ลงฉบบั ท่ีเรียง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลทตี่ ้องออกแถลงการณแ์ ละขอ้ ความทแ่ี ถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทีอ่ อกแถลงการณ์

2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
แถลงการณ์

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทาตามแบบท่ี 9 ท้าย
ระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดงั นี้

3.1 ขา่ ว ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงช่ือเรอ่ื งทอ่ี อกขา่ ว
3.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับที่เรียง
ตามลาดบั ไวด้ ้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกย่ี วกบั เรอื่ งของขา่ ว

20

3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกขา่ ว
3.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อกข่าว

รปู แบบกาศ

21

ตัวอย่าง ประกาศ

22

รปู แบบ แถลงการณ์

23

ตัวอย่าง แถลงการณ์

24

รูปแบบ หนงั สอื ขา่ ว

25

ตัวอยา่ ง หนงั สอื ขา่ ว

26

6. หนังสอื ทเี่ จา้ หนา้ ทที่ าขน้ึ หรือรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสอื ที่เจา้ หนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ คอื หนงั สือทีท่ างราชการทาขน้ึ นอกจากที่
กลา่ วแล้วขา้ งต้น หรอื หนังสือทห่ี นว่ ยงานอน่ื ใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการและ
ส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก
และหนงั สอื อืน่

หนังสือรับรอง คือหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อ
วตั ถปุ ระสงค์อย่างหนง่ึ อยา่ งใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่วั ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชุม คอื การบนั ทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชมุ ไวเ้ ป็น
หลกั ฐาน

บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่
ผใู้ ต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าท่ีหรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการ
ปฏิบัติราชการ โดยใช้กระดาษบันทึกขอ้ ความ
การรับและสง่ หนังสอื

หนว่ ยสารบรรณไดจ้ ัดลาดับความสาคัญและความเรง่ ด่วนของหนงั สือเพ่อื ดาเนินการกอ่ นหลงั ตามชั้น
ความเร็วของหนังสือ โดยแบ่งเป็น 3 ประเภทคือ
ดว่ นทส่ี ดุ ผ้ปู ฏิบัติตอ้ งปฏิบตั ใิ นทันทีท่ีไดร้ บั หนงั สอื น้นั
ด่วนมาก ผู้ปฏิบตั ติ อ้ งปฏบิ ัตโิ ดยเรว็
ดว่ น ผู้ปฏบิ ตั ติ ้องปฏิบตั ใิ ห้เรว็ กวา่ ปกตเิ ทา่ ทจี่ ะทาได้

1.หนังสือรบั รอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแกบ่ ุคคล นติ ิบุคคล หรือส่วนราชการ
เพ่อื วัตถุประสงค์อยา่ งใดอยา่ งหนึ่ง มรี ายละเอียดดังน้ี

1.1 เลขที่ ให้ลงเลขที่เรมิ่ แต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนสนิ้ ปีปฏิทนิ
1.2 สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ และจะลงท่ีตงั้ ด้วยก็ได้
1.3 ขอ้ ความ ใหล้ งข้อความขน้ึ ตน้ ว่า “หนังสือฉบับนี้ ให้ไวเ้ พอื่ รบั รองว่า” แล้วต่อช่ือบคุ คล นติ บิ คุ คล
หรือหนว่ ยงานที่ทางราชการรับรอง เฉพาะบคุ คล ใช้ระบุคานาหนา้ นาม ช่ือ นามสกุล ตาแหนง่ หน้าท่ี สงั กัด
หนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงขอ้ ความ
1.4 ให้ไว้ ณ วนั ที่ ใหล้ งเลขบอกวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชอ่ื ใหป้ ฏบิ ตั เิ ชน่ เดยี วกบั ในระเบยี บ
1.6 ตาแหนง่ ใหป้ ฏิบตั ิเช่นเดียวกับในระเบียบ
1.7 รูปถา่ ยและลายมอื ชื่อผ้ไู ด้รบั การรบั รอง ใชใ้ นกรณที สี่ าคญั ซ่ึงออกใหแ้ ก่บคุ คล ใหต้ ิดรปู ถา่ ยของผู้
ได้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชือ่ ส่วนราชการบนขอบดา้ นขวามือของ
รปู ถา่ ย ใหล้ งชื่อผู้ไดร้ บั การรับ รองลงลายมอื ชือ่ ไว้ดา้ นล่างและมชี อ่ื เตม็ ดว้ ย
2.รายงานการประชุม คือ การบันทกึ เหตุการณ์ในที่ประชมุ ความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เขา้ ร่วม
ประชมุ และมติของที่ประชุมไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอยี ดดังน้ี
2.1 รายงานการประชุม ใหล้ งชื่อคณะทปี่ ระชมุ หรือชอ่ื การประชมุ
2.2 ครงั้ ท่ี ให้ลงคร้งั ท่ีประชุม
2.3 เมอ่ื ให้ลง วัน เดือน ปี ทป่ี ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานทีท่ ่ปี ระชมุ

27

2.5 ผูม้ าประชุม ใหล้ งชื่อหรือตาแหน่งของผู้ทีเ่ ปน็ คณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ถ้ามีผูม้ าประชมุ แทน
ให้ลงระบุว่ามาประชมุ แทนผใู้ ดหรอื ตาแหน่งใด

2.6 ผไู้ มม่ าประชุม ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ป็นคณะที่ประชุมซ่งึ มิไดม้ าประชมุ พร้อมทง้ั เหตุผลมี่ไมม่ า
ประชุม

2.7 ผเู้ ข้าร่วมประชมุ ใหล้ งชอ่ื และตาแหนง่ ของผูท้ ม่ี ไิ ด้เปน็ คณะท่ปี ระชุม แต่มาร่วมประชมุ
2.8 เรมิ่ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาท่เี รม่ิ ประชมุ
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความทีป่ ระชมุ ใหเ้ ริม่ ดว้ ยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเรอ่ื งทีป่ ระชมุ หรือ
ระเบียบวาระการประชุมพร้อมทง้ั มติหรอื ข้อสรุปของทปี่ ระชุมแตล่ ะเร่ืองตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชุม
2.11 ผจู้ ดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผ้จู ดรายงานการประชุม
2.12 ผรู้ บั รองรายงานการประชุม หมายถงึ ประธานที่ประชมุ ซึง่ ลงนามรบั รองในเมอ่ื ท่ีประชมุ รับรอง
รายงานการประชมุ นนั้ แลว้
3. บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาส่ัง
ผู้ใตบ้ ังคับบญั ชา หรือข้อความท่ีเจ้าหน้าท่ีหรือหนว่ ยงานต่ากวา่ ระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏิบัตริ าชการ โดย
ปกติใหก้ าหนดใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ มรี ายละเอียดดงั นี้
3.1 ชือ่ หรอื ตาแหน่งท่บี ันทกึ ถงึ โดยใช้คาขึ้นต้นตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคัญของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรอ่ื งที่บันทึก ถา้ มีเอกสารประกอบใหร้ ะบุไวด้ ้วย
3.3 ชื่อและตาแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีท่ีไม่ใช้กระดาษบันทึก
ข้อความ ใหล้ งวัน เดอื น ปี ที่บนั ทึกไวด้ ้วย
4. หนังสืออ่ืนๆ คือหนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเจ้าหน้าท่ีทาขึ้นเพื่อ เป็นหลักฐานใน ทางราชการ
รวมถงึ ภาพถ่าย ฟิลม์ เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือที่บุคคลภายนอกทาข้ึนยื่นต่อเจ้าหน้าที่
และเจา้ หน้าทร่ี ับเข้าทะเบียนของทางราชการ
หนงั สือดงั กลา่ วน้ี มีแบบตามท่ีหนว่ ยงานแตล่ ะหน่วยจะกาหนดขึ้น เว้นแต่ทมี่ ีแบบตามกฎหมายกาหนด เช่น
โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาร้องเป็นตน้

28

รูปแบบรบั รอง

29

ตวั อย่าง หนงั สอื รบั รอง

30

รปู แบบ รายงานการประชุม

31

ตัวอยา่ ง รายงานการประชุม

32

รปู แบบ บนั ทกึ

33

ตัวอย่าง บนั ทกึ

34

รูปแบบ หนงั สอื อนื่ ๆ

35

ตัวอยา่ ง หนงั สืออ่นื