สำ นักงานพัฒพันาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์จังหวัดตรัง
1. วัตถุประสงค์ เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านการจ่ายเงิน ผ่านระบบ KTB Corporate Online มีความถูกต้อง 2. ขอบเขตของกิจกรรม ทำรายการจ่ายเงิน เฉพาะเงินงบประมาณของกระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์ 3. กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 3.1 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว103 ลงวันที่ 1 กันยายน 2559 เรื่อง หลักเกณฑ์ และวิธีปฏิบัติในการจ่ายเงิน การรับเงินและการนำเงินส่งคลังของส่วนราชการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (KTB Corporate Online) 3.2 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว108 ลงวันที่ 7 กันยายน 2559 เรื่อง การสมัครเข้าใช้บริการระบบ KTB Corporate Online 3.3 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว109 ลงวันที่ 9 กันยายน 2559 เรื่อง การกำหนดตัวบุคคลผู้มีสิทธิเข้าใช้งานในระบบ KTB Corporate Online 3.4 หนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค 0410.3/ว399 ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2559 เรื่อง แนวปฏิบัติทางบัญชีในการจ่ายเงิน การรับเงินและการนำเงินส่งคลังของส่วนราชการผ่านระบบ อิเล็กทรอนิกส์ (KTB Corporate Online) 3.5 หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว178 ลงวันที่ 15 พฤศจิกายน 2560 เรื่อง การกำหนดตัวบุคคลผู้มีสิทธิเข้าใช้งานในระบบ KTB Corporate Online เพิ่มเติม 3.6 หนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว65 ลงวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2561 เรื่อง ซ้อมความเข้าใจในการจ่ายเงิน การรับเงินและการนำเงินส่งคลังผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ 4. ผู้รับผิดชอบ 4.1 เจ้าหน้าที่การเงิน หรือผู้ได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่แทน กรณีที่ผู้ปฏิบัติไม่อยู่หรืออยู่แต่ไม่สามารถ ปฏิบัติหน้าที่ได้ ปฏิบัติหน้าที่ Company User Maker ด้านการจ่ายเงิน เป็นผู้ทำรายการโอนเงิน พร้อมทั้งตรวจสอบ ความถูกต้องของรายการดังกล่าว ซึ่งระบุจำนวนเงินตามประเภทรายการค่าใช้จ่ายก่อนนำส่งรายการให้กับ Company User Authorizer เพื่ออนุมัติการโอนเงิน และเมื่อได้รับแจ้งการอนุมัติแล้ว ให้พิมพ์รายงานสรุปผล การโอนเงิน และรายการสรุปความเคลื่อนไหวทางบัญชีเพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายและหลักฐานการตรวจสอบต่อไป 4.2 พัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์จังหวัดตรัง หรือผู้ได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่แทน กรณีที่ผู้ปฏิบัติไม่อยู่หรืออยู่แต่ไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ ปฏิบัติหน้าที่ Company User Authorizer ตรวจสอบ ความถูกต้องของข้อมูลรายการโอนเงินและรายการนำเงินส่งคลังหรือฝากคลัง ที่ Company User Makerส่งให้อนุมัติ การโอนเงินและการนำเงินส่งคลังหรือฝากคลังแจ้งผลการอนุมัติการโอนเงินและนำเงินส่งคลังหรือฝากคลังให้ Company User Maker 5. เครื่องมือ อุปกรณ์ 5.1 ชุดเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสำรองไฟ และเครื่อง Printer 5.2 ระบบ Internet 5.3 โปรแกรม KTB Universal Data Entry 6. แผนภูมิ... คู่มือวิธีปฏิบัติงาน หน่วยงาน สำนักงานพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์จังหวัดตรัง ภารกิจ.............................ระบบงาน..การเงิน....งานย่อย.................กระบวนการหลัก........................ คู่มือวิธีปฏิบัติงาน เรื่อง การปฏิบัติงานด้านการจ่ายเงิน ผ่านระบบ KTB Corporate Online .
- 2 - 6. แผนภูมิขั้นตอนการดำเนินงาน การจ่ายช าระเงินโดยวิธีการโอนเงิน KTB Corporate Online ตรวจสอบรายการขอเบิก ตามวนัที่สั่งโอนเงิน และตรวจสอบ Statement วา่ ไดร้ับเงิน เขา้บญัชีถูกตอ้งหรือไม่ จ ่ ายเง ิ นใหก ้ บ ั ผู้มีสิทธิรับเงิน บนัท ึ กจ่ายชา ระเงินโดย ส่วนราชการ ZF_53_PM หรือ ขจ.05 ใช้วิธีการโอนเงิน ทางธนาคาร เข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของ ผู้มีสิทธิรับเงิน ทันที มีการรับรู้ว่าเงินเข้า บัญชี ทาง e-mail/ SMS เตรียมความพร้อม ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง มี Makers สิน้สุด กระบวนงาน มี Authorizers ด าเนินการเบิกเกินส่งคืน ตามขั้นตอนต่อไป
- 3 - 7. คำอธิบายวิธีปฏิบัติแต่ละขั้นตอน 7.1 การเตรียมความพร้อม 7.1.1 เตรียมวิธีปฏิบัติงาน/คู่มือ 7.1.2 เตรียมผู้ใช้งานระบบ KTB Corporate online ประกอบด้วย (1) ผู้ดูแลระบบ เรียกว่า Company Admin จะปฏิบัติหน้าที่อยู่ที่ส่วนราชการต้นสังกัด ประกอบด้วย Company Administrator Maker (ADMIN 1) และ Company Administrator Authorizer (ADMIN 2) (2) ผู้ใช้งานในระบบ เรียกว่า Company User ผู้ปฏิบัติงาน คือ หน่วยเบิกจ่าย ทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาค ประกอบด้วย Maker (ผู้บันทึกรายการ) และ Authorizer (ผู้อนุมัติรายการ) 7.1.3 เตรียมเกี่ยวกับโปรแกรมและอุปกรณ์ (1) เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ในการปฏิบัติงานจะต้องเชื่อมต่อ Internet (2) ระบบปฏิบัติการขั้นต่ำ Windows XP SP3 หรือ OS X 10.9 (3) เบราว์เซอร์ที่ใช้จะต้องมีเวอร์ชั่น เครื่องสำรองไฟ และเครื่องพริ้นเตอร์ 7.1.4 ดาวน์โหลดและติดตั้ง โปรแกรม KTB Universal Data Entry เพื่อใช้ในการเตรียม ไฟล์ข้อมูลก่อนการอัพโหลดในเว็บไซต์ KTB 7.2 ดำเนินการ 7.2.1 กรอกรายละเอียด ใน File Excel ตามที่ธนาคารกำหนด ตามผนวก 1 7.2.2 Click Icon KTB Universal Data Entry โดยโปรแกรม KTB Universal Data Entry สามารถเข้าไปดาวน์โหลดได้ที่ www.cgd.go.th (กรมบัญชีกลาง) E-payment ตามผนวก 2 7.2.3 เข้าระบบ KTB Corporate Online โดยเปิด Web Browser เข้าไปที่ url https://www.bizgrowing.ktb.co.th/corporate/ ตามผนวก 3 8. ความเสี่ยงที่ต้องระวัง ในการปฏิบัติงานในกิจกรรมนี้และแนวทางป้องกัน ลำดับ รายการ/ประเด็นความเสี่ยง กิจกรรม/วิธีการป้องกัน 1 Maker กรอกรายละเอียด ใน Excel File ไม่ถูกต้อง สอบทาน ktb ipay report ก่อนการ Extraxt file เพื่อทำให้เป็น File Text Save 2 เลือกปลายทางที่ต้องการโอนเงิน ในโปรแกรม KTB Universal Data Entry ไม่ถูกต้อง (KTB iPay Standard/Ecpressถ้าต้องการโอน เงินไปยัง บัญชีปลายทางต่างธนาคาร หรือเลือก KTB iPay Direct ถ้าต้องการโอนเงินไปยังบัญชี ธนาคารกรุงไทยด้วยกัน) สอบทาน ktb ipay report ก่อนการเลือก ปลายทางที่ต้องการโอน ว่าเป็นต่างธนาคาร หรือ ธนาคารกรุงไทยด้วยกัน 3 Maker upload File Text Save ที่ไม่ถูกต้อง หรือทำการเลือก Service Name ในระบบ ktb corporate online ไม่ถูกต้อง ไปยัง Authorizer (ผู้อนุมัติ) ตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนการ upload fileโดยกด View เพื่อดูรายละเอียด แต่ละรายการกับ ktb ipay report ที่พิมพ์มาจาก โปรแกรม KTB Universal Data Entry 4 รายการที่ upload และ Authorizer ได้อนุมัติ เรียบร้อยแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาด หรือมี รายการข้อผิดพลาดอื่น ที่หน่วยงานไม่สามารถ แก้ไขได้ ตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนการ upload fileโดยกด View เพื่อดูรายละเอียดแต่ละ รายการกับ ktb ipay report ที่พิมพ์มาจาก โปรแกรม KTB Universal Data Entry
- 4 - ลำดับ รายการ/ประเด็นความเสี่ยง กิจกรรม/วิธีการป้องกัน 5 ระบบ Internet ขัดข้อง ตรวจสอบระบบ Internet คอมพิวเตอร์ที่มี สมรรถนะดี 6 ไฟฟ้าดับ จัดให้มีเครื่องสำรองไฟ (UPS) 9. แนวทางปฏิบัติเมื่อเกิดอุบัติการณ์ของความเสี่ยงตามข้อ 8 เกิดขึ้น ลำดับ ประเด็นอุบัติการณ์ของความเสี่ยง วิธีการแก้ปัญหา/เยียวยา/ควบคุม 1 Maker กรอกรายละเอียด ใน Excel File ไม่ถูกต้อง ลบ File Text Save แล้วทำการกรอก รายละเอียด Excel file ใหม่ 2 เลือกปลายทางที่ต้องการโอนเงิน ในโปรแกรม KTB Universal Data Entry ไม่ถูกต้อง (KTB iPay Standard/Ecpressถ้าต้องการโอน เงินไปยัง บัญชีปลายทางต่างธนาคาร หรือเลือก KTB iPay Direct ถ้าต้องการโอนเงินไปยังบัญชี ธนาคารกรุงไทยด้วยกัน) ลบ File Text Save แล้วทำใหม่ตามขั้นตอน 3 Maker upload File Text Save ที่ไม่ถูกต้อง หรือทำการเลือก Service Name ในระบบ ktb corporate online ไม่ถูกต้อง ไปยัง Authorizer (ผู้อนุมัติ) แจ้ง Authorizer (ผู้อนุมัติ) ทำการ Reject โดย รายการจะถูกส่งกลับมาที่ Maker และ Maker จะเข้าระบบเพื่อทำการลบรายการ จากนั้น Maker จะต้องทำการแก้ไขข้อมูลหรือทำข้อมูล ใหม่จากโปรแกรม KTB Universal Data Entry เพื่อใช้upload เข้าสู่ระบบ KTB Corporate Online ใหม่และส่งข้อมูลให้กับ Authorizer เมื่อ Authorizer เข้าระบบเพื่อตรวจสอบรายการ ที่ Maker ส่งมาให้ เมื่อตรวจสอบรายการแล้ว ถูกต้องก็ทำการอนุมัติรายการ 4 รายการที่ upload และ Authorizer ได้อนุมัติ เรียบร้อยแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาด หรือมี รายการข้อผิดพลาดอื่น ที่หน่วยงานไม่สามารถ แก้ไขได้ แจ้งข้อมูลไปยัง e- mail address [email protected] แจ้งรายละเอียดดังนี้ 1. Company ID 2. ชื่อบริษัท 3. ผู้ติดต่อ พร้อมเบอร์โทรกลับ 4. รายละเอียดปัญหา พร้อมหน้าจอ (ถ้ามี) 5 ระบบ Internet ขัดข้อง เขียนเช็คสั่งจ่าย สำหรับรายการเร่งด่วน 6 ไฟฟ้าดับ เขียนเช็คสั่งจ่าย สำหรับรายการเร่งด่วน 10. ผู้จัดทำ...
- 5 - 10. ผู้จัดทำ ชื่อ -นามสกุล ตำแหน่ง ลายมือชื่อ น.ส.ศิวิไล ปลีวิสัย เจ้าพนักงานการเงินและบัญชี ชำนาญงาน 11. ผู้รับรอง ชื่อ -นามสกุล ตำแหน่ง ลายมือชื่อ นางดาลินี ศรีสุข หัวหน้าฝ่าย/กลุ่ม บริหารทั่วไป นายอำพร ณ นิโรจน์ พัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์จังหวัดตรัง 12. บันทึกการเปลี่ยนแปลง/บันทึกอื่นๆ ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. 13. ภาคผนวก...
- 6 - 13. ภาคผนวก 13.1 ภาคผนวก 1 เตรียมข้อมูล เริ่มจากการติดตั้งโปรแกรม KTB Universal Data Entry
- 7 -
- 8 -
- 9 -
- 10 -
- 11 -
- 12 -
- 13 –
- 14 –
- 15 -
- 16 - เมื่อทำการติดตั้งโปรแกรม KTB Universal Data Entry เรียบร้อยแล้ว ดำเนินการเตรียมข้อมูลสำหรับการ Upload ในระบบ KTB Corporate Online ต่อไป ดังภาพ
- 17 – 13.2 ภาคผนวก 2 1. การเตรียมข้อมูลด้านการจ่าย 1.1 การเตรียมข้อมูลด้านจ่าย แบบคีย์ผ่าน KTB Universal Data Entry
- 18 -
- 19 - 1.2 การเตรียมไฟล์ข้อมูลด้านจ่าย แบบคีย์ ผ่าน Excel File
- 20 –
- 21 –
- 22 –
- 23 –
- 24 –
- 25 –
- 26 –
- 27 -
- 28 – 13.3 ภาคผนวก 3 การเข้าใช้งานในระบบ KTB Corporate Online ครั้งแรก 1. เข้าไปที่เว็บไซต์ธนาคารกรุงไทย URL : https://www.ktb.co.th เลือกเมนู KTB Corporate Online ดังภาพ
- 29 -
- 30 – กรณีโอนต่างธนาคาร เลือก KTB iPay Standard 03 SERVICE TYPE บัญชีปลายทาง ผู้รับเงิน เก็บ ค่าธรรมเนียม วงเงินการโอน/ รายการ อนุมัติรายการ KTB iPay direct 03 KTB กรมบัญชีกลาง ไม่จำกัด ก่อนเวลา 21.30 น. ของ วันที่มีผล KTB iPay Standard 03 ไม่ใช่ KTB กรมบัญชีกลาง ไม่เกิน 2 ล้านบาท/ รายการ อนุมัติรายการล่วงหน้าก่อน วันที่มีผลอย่างน้อย 2 วัน ทำการของธนาคาร ก่อน เวลา 21.30 น.
- 31 -
- 32 -
- 33 –
- 34 –
- 35 –
- 36 –
- 37 –
- 38 –
- 39 –
- 40 – คลิก OK
- 41 – คลิก Refresh คลิก
- 42 – คลิก View คลิก Confirm
- 43 – คลิก Finish
- 44 – 13.4 ภาคผนวก 4 2. Authorizer อนุมัติรายการ
- 45 –
- 46 –
- 47 –
- 48 – เมื่อได้รับการอนุมัติรายการจาก Authorizer เรียบร้อยแล้ว ให้ Maker ดำเนินการดังนี้
- 49 – คลิก เพื่อเลือกรายการทางขวา คลิกเลือก Service Name