คู่มือการปฏิบัติงาน-การจัดการประชุม งานบริหารทั่วไป การพัฒนานักศึกษา

คูม่ ือการปฏบิ ัติงาน

การจดั การประชุม
งานบริหารงานทั่วไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานกั งานอธกิ ารบดี

ปรับปรุงครั้ง นำงสำวยวุ ดี แสงสง่ กลิ่น รักษำกำรหวั หนำ้ งำนบรหิ ำรงำนทว่ั ไป
วันทอี่ นมุ ตั ิใช้ นำงนับวรรณ เอมนุกูลกิจ
จดั ทำโดย
สอบทำนโดย
อนมุ ตั โิ ดย

คานา

งำนกำรประชุมเป็นภำรกิจที่สำคัญอย่ำงหน่งึ เน่ืองจำกเป็นแหล่งระดมควำมคิดใน กำร
วำงแผน วำงนโยบำย ตลอดจนแนวปฏิบัติหรือระดมควำมคิด เพ่ือให้กำรปฏิบัติงำน ของกิจกรรมใด
กิจกรรมหนึ่งสำเร็จผลตำมเป้ำหมำย ฉะน้ันกำรจัดกำรประชุม และกำรเขียน รำยงำนกำรประชุมท่ี
กระชับรัดกมุ จะสนองใหเ้ กิดผลสมั ฤทธใิ์ นกำรประชุมตำมควำมมุ่งหมำย

ค่มู อื ฉบบั นแ้ี บง่ เปน็ 2 สว่ น คอื สว่ นแรก เปน็ เรอื่ งควำมหมำย ประเภทและขน้ั ตอน กำร
ประชุม ส่วนท่ี 2 เป็นรูปแบบของกำรจัดระเบียบวำระ แบบกำรจัดทำเอกสำรประกอบ วำระกำร
ประชมุ และแบบรำยงำนกำรประชุม เพ่ือเป็นประโยชน์และแนวทำงในกำรปฏิบัติ งำนของหนว่ ยงำน
ตำ่ งๆ ตอ่ ไป

นำงสำวยวุ ดี แสงส่งกล่ิน
นกั บริหำรงำนทวั่ ไป ปฏิบตั กิ ำร
กองพัฒนำนกั ศึกษำ สำนักงำน

อธิกำรบดี
กันยำยน 2562

สารบัญ

หนา้

บทนำ 1

วตั ถุประสงค์ 1

ขอบเขตของงำน 1

คำจำกัดควำม 1

หน้ำท่คี วำมรับผดิ ชอบ 3

มำตรฐำนและกำรประเมนิ ผลกำรปฏิบัติงำน 4

ข้ันตอนกำรปฏิบตั ิงำนแผนผงั ข้ันตอนกำรปฏบิ ัตงิ ำน (Folw Chart) 5

แผนผังขั้นตอนกำรปฏบิ ัติงำน (Folw Chart)ขน้ั เตรยี มกำรก่อนประชมุ 6

กำหนดวัน เวลำ และสถำนทป่ี ระชมุ 6

จัดทำระเบยี บวำระกำรประชุม 6

จัดทำหนงั สือเชญิ ประชมุ 9

ตรวจสอบวัสดอุ ุปกรณ์ในหอ้ งประชมุ 11

จัดเตรยี มเอกสำรประกอบกำรประชมุ 15

จัดเตรยี มรำยกำรอำหำรว่ำงสำหรบั ผู้เข้ำประชุม 16

ดำเนนิ กำรยมื เงนิ ทดรองจ่ำยเป็นคำ่ อำหำรวำ่ ง ค่ำเอกสำรหรอื คำ่ เบ้ียประชมุ 17

แผนผงั ข้ันตอนกำรปฏิบตั งิ ำน (Folw Chart)ขั้นตอนกำรดินเนกำรประชุม 18

ขนั้ ตอนท่ี 2 กำรดำเนนิ กำรประชมุ 19

แผนผงั ขน้ั ตอนกำรปฏบิ ตั งิ ำน (Folw Chart )ขัน้ ตอนหลงั เสรจ็ กำรประชมุ 20

ขนั้ ตอนหลงั เสรจ็ ส้นิ กำรประชมุ 20

ข้นั ตอนท่ี 3 หลงั เสร็จส้นิ กำรประชุม 20

จดั ทำเบิกจำ่ ยใช้คนื เงินยืม 20

จัดทำสรปุ มตแิ ละแจ้งมติทป่ี ระชุม 20

จดั ทำรำยงำยกำรประชุม 21

เอกสำรอ้ำงองิ 26

แบบฟอร์ทใ่ี ช้ 26

กำรควบคมุ เอกสำร 31

ขอ้ มลู สำรสนเทศในกำรปฏิบตั งิ ำน/ฐำนข้อมลู ท่ใี ช้ในกำรปฏิบตั ิ 31

เทคนคิ กำรปฏิบตั งิ ำนในกำรปฏบิ ัติงำนอยำ่ งมคี ุณภำพ 32

ปญั หำและอุปสรรคและแนวทำงแก้ไข 33

ภำคผนวก 35
ตวั อยำ่ งรำยงำนกำรประชมุ 36

สารบัญ

หนา้

คมู่ อื การปฏิบตั ิงาน : การจดั ประชุม

ชือ่ หน่วยงาน : งานบริหารทวั่ ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งที่ : วนั ทเ่ี รมิ่ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 1 จาก 37

ค่มู อื การจัดการประชมุ
บทนา

การจัดประชมุ เป็นภารกจิ สาคญั ของกระบวนการบริหารจัดการงานตา่ งๆ ให้บรรลุเป้าหมาย
ในการปฏิบัติ ตงั้ แต่การระดมความคดิ การวางแผน การนาแผนสกู่ ารปฏบิ ัติ การติดตามประเมนิ ผล
และการแก้ไปปัญหาอุปสรรคต่างๆ ท่ีอาจจะเกิดข้ึนระหว่างการปฏิบัติงาน รวมถึงการมอบหมาย
ภารกจิ หรือนโยบายตา่ งๆ การสรา้ งความเขา้ ใจท่ีถกู ต้องตรงกนั กอ่ นลงมอื ปฏบิ ัติ

วัตถุประสงค์

1. เพื่อเปน็ คู่มือหรอื แนวทางในการปฏบิ ตั งิ านการจัดประชมุ
2. เพอ่ื ใช้ในการตดิ ตามตรวจสอบความถูกต้องและประเมินผลการปฏบิ ัติงาน

ขอบเขตของงาน

การจัดประชุมเริ่มต้ังแต่ข้ันตอนการจัดทาหนังสือเชิญประชุม การจัดทาระเบียบวาระการ
ประชุม การจัดเตรียมห้องประชุมและโสตทัศนูปกรณ์ การจัดรายงานการประชุม การแจ้งมติของท่ี
ประชุม การจัดทารายงานการประชมุ และการจัดส่งรายงานการประชุม โดยในการจัดประชุมแตล่ ะ
คร้ังต้องได้รับความเห็นชอบจากประธานการประชุม หรือได้รับคาส่ังจากผู้เป็นประธานการประชุม
ในเรื่องนั้นๆ ให้ดาเนินการจัดประชุม และในการทาหนังสือเชิญประชุมต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย
7 วนั

คาจากดั ความ

“การประชุม” หมายถึง การประชุม คือ กิจกรรมของบุคคลกลุ่มหนึ่งซ่ึงได้มาพบปะกันตาม
กาหนดนัดหมาย โดยมีวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพ่ือแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด เพื่อแก้ปัญหา เป็นต้น
ผู้เข้าประชุมแต่ละคนเป็นได้ท้ังผู้รบั สารและผู้สง่ สาร ส่วนความรู้ ข้อมูล ข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็น อารมณ์
ความรสู้ ึกทแี่ สดงออกมาในท่ีประชมุ

“ระเบยี บวาระ” หมายถึง เรอื่ งทน่ี าเขา้ ทป่ี ระชุมของคณะกรรมการในการประชมุ เฉพาะกลมุ่
กาหนดเปน็ วาระที่ 1 ... วาระท่ี 2...ฯลฯ

“รายงานการประชุม” หมายถึง
“องคป์ ระชุม” หมายถงึ จานวนผู้เขา้ ประชุม โดยทว่ั ไปต้องไมน่ อ้ ยกวา่ กง่ึ หนง่ึ ของสมาชกิ
ทงั้ หมด
“ประธานการประชุม” หมายถงึ ที่ทาหนา้ ทีค่ วบคุมการประชมุ ทัง้ หมด โดยมรี องประธานทา
หน้าท่ีแทน เม่ือประธานไม่อยู่

คูม่ ือการปฏบิ ัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ชอ่ื หน่วยงาน : งานบรหิ ารทว่ั ไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งท่ี : วนั ทเี่ ร่ิมใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 2 จาก 37

“เลขานุการ” หมายถึง เลขานกุ าร คือ ผู้ทาหน้าทีจ่ ดั ระเบียบวาระการประชมุ และบนั ทกึ
รายงานการประชุม โดยมีผู้ชว่ ยเลขานุการช่วยปฏิบัตงิ าน พรอ้ มทงั้ อานวยความสะดวกต่างๆ

“มติของทีป่ ระชุม” หมายถึง ขอ้ ตัดสนิ ใจของท่ีประชุมเพื่อให้นาไปปฏบิ ัติ
“รายงานการประชุม” หมายถงึ การบันทึกความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ และมติของทปี่ ระชมุ
ไวเป็นหลกั ฐาน
“หนังสอื ” หมายถึง จดหมายท่ีทางผจู้ ดั การประชมุ ส่งไปถึงผูเ้ ข้าประชมุ
(ท่ีมา https://sites.google.com/site/khwamruphasathai/home/kar-prachum)

คู่มอื การปฏบิ ัติงาน : การจัดประชมุ

ชอื่ หน่วยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพัฒนานักศกึ ษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครงั้ ท่ี : วนั ที่เริ่มใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 3 จาก 37

หนา้ ทีแ่ ละความรบั ผดิ ชอบ
โครงสร้างการบรหิ ารงาน

กองพัฒนานกั ศกึ ษา
งานบรหิ ารท่วั ไป

หนว่ ยสารบรรณ หน่วยประชาสัมพนั ธ์ หนว่ ยประกันคุณภาพฯ หน่วยงบประมาณและพัสดุ

งานจัดการประชุม

หน้าทคี่ วามรบั ผดิ ชอบ

งานจัดการประชุมเป็นภารกิจสาคัญของหน่วยสารบรรณ งานบริหารทั่วไป กองพัฒนา
นักศึกษา โดยรับผิดชอบจัดประชุมตามการมอบหมายของผู้บังคับบัญชา ได้แก่ การประชุม
คณะกรรมการบริหารกิจการนักศึกษา การประชุมคณะกรรมการบริหารกองทุนต่างๆ การประชุม
บุคลากรกองพัฒนานักศึกษา การประชุมคัดเลือกนักศึกษาเข้ารับทุนการศึกษา การประชุม
คณะกรรมการดาเนินงานกจิ กรรมต่างๆ เชน่ การฝึกซอ้ มพิธรี บั พระราชทานปรญิ ญาบตั ร ฯลฯ

คูม่ ือการปฏบิ ตั งิ าน : การจดั ประชุม

ช่อื หนว่ ยงาน : งานบรหิ ารทัว่ ไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขคร้ังท่ี : วันทีเ่ ร่ิมใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 4 จาก 37

มาตรฐานและการประเมินผลการปฏิบตั ิงาน

การจัดประชุมเป็นงานละเอียดอ่อนท่ีต้องรับมือกับแนวคิด ทัศนคติ และความต้องการของผู้
เช้าประชมุ แต่ละท่าน ซ่งึ ส่วนมากเป็นผ้ทู รงคณุ วฒุ ิ หรือผบู้ รหิ ารท่มี ตี าแหนง่ ในระดับสงู จึงจาเป็นตอ้ งมี
ความละเอยี ดรอบครอบในการปฏบิ ตั ซิ ึ่งควรเป็นไปตามกรอบมาตรฐานดังน้ี

รายการ มาตรฐานงาน ระดบั คะแนนการประเมินผล
1.การเชิญประชมุ ทั น เ ว ล า ที่ ก า ห น ด ก่ อ น ก า ร 3 วัน มีค่าเทา่ กับ 1 คะแนน
ประชมุ อยา่ งนอ้ ย 7 วัน 5 วัน มีค่าเทา่ กับ 2 คะแนน
2.การจดั เตรยี มห้องประชมุ 7 วัน มีค่าเท่ากบั 3 คะแนน
สมบูรณ์แบบ ครบถ้วนท้ัง 9 วนั มีคา่ เท่ากบั 4 คะแนน
3.เอกสารประกอบการประชุม อุ ป ก ร ณ์ ห้ อ ง ป ร ะ ชุ ม 15 วนั มีคา่ เทา่ กบั 5 คะแนน
เคร่ืองปรับอากาศ เครื่องเสียง 10 นาที มคี ่าเท่ากับ 1 คะแนน
4.การเตรยี มรายการอาหารวา่ ง โต๊ะ เก้าอี้ ก่อนประชุมอย่าง 20 นาที มีคา่ เท่ากับ 2 คะแนน
นอ้ ย 45 นาที 45 นาที มคี ่าเท่ากบั 3 คะแนน
5.การแจง้ มติการประชุม ครบถ้วนทุกระเบียบวาระ ไม่ 50 นาที มคี า่ เท่ากบั 4 คะแนน
เรียงสลับหน้า หรือขาดหาย 60 นาที มคี ่าเท่ากับ 5 คะแนน
และกาหนดเสร็จ ก่อ น วัน 2 วัน มีค่าเทา่ กบั 1 คะแนน
ประชุมอยา่ งน้อย 7 วนั 5 วนั มีค่าเทา่ กบั 2 คะแนน
7 วนั มคี ่าเท่ากบั 3 คะแนน
มีความเหมาะสมและเสร็จทัน 10 วนั มีคา่ เท่ากบั 4 คะแนน
ตามกาหนดระยะเวลาภายใน 15 วัน มคี า่ เท่ากับ 5 คะแนน
1 วนั กอ่ นประชุม 5 ชม. มคี า่ เทา่ กับ 1 คะแนน
8 ชม. มคี ่าเทา่ กับ 2 คะแนน
ทั น เ ว ล า ท่ี ก า ห น ด ห ลั ง ก า ร 1 วัน มคี ่าเทา่ กบั 3 คะแนน
ประชมุ อย่างนอ้ ย 7 วนั 2 วัน มคี า่ เทา่ กับ 4 คะแนน
3 วัน มีคา่ เทา่ กบั 5 คะแนน
12 วนั มีคา่ เทา่ กบั 1 คะแนน
10 วนั มคี ่าเทา่ กับ 2 คะแนน
7 วนั มีคา่ เท่ากบั 3 คะแนน
5 วัน มีค่าเท่ากบั 4 คะแนน
3 วนั มคี ่าเทา่ กับ 5 คะแนน

คู่มือการปฏิบัติงาน : การจดั ประชุม

ชอื่ หน่วยงาน : งานบรหิ ารทั่วไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขคร้ังท่ี : วันท่เี ร่ิมใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 5 จาก 37

รายการ มาตรฐานงาน ระดับคะแนนการประเมินผล

6.การจดั ทารายงานการประชมุ เนื้อหาครบถ้วน ถูกต้อง และ 15 วนั มคี า่ เท่ากับ 1 คะแนน

เสร็จหลังจากการประชุม 10 วัน มคี ่าเทา่ กับ 2 คะแนน

ภายใน 7 วัน 7 วัน มีคา่ เท่ากับ 3 คะแนน

5 วัน มีค่าเท่ากับ 4 คะแนน

3 วัน มีคา่ เทา่ กบั 5 คะแนน

ขนั้ ตอนการปฏบิ ัตงิ าน (Folw Chart)

ขัน้ ตอนการเตรียมการกอ่ นประชมุ เริ่มต้น

กอ่ นการประชุมอย่างนอ้ ย 10 วนั

ประสานประธาน กาหนดวนั เวลาประชมุ

กอ่ นการประชุมอย่างน้อย 7 วัน

จัดทาระเบยี บวาระการประชมุ

กอ่ นการประชุมอย่างนอ้ ย 7 วนั

จัดทาหนงั สือเชิญประชมุ

กอ่ นการประชมุ อย่างนอ้ ย 3 วนั

ตรวจสอบวัสดุอุปกรณ์ในหอ้ งประชมุ
ประชุม

กอ่ นการประชมุ อย่างน้อย 7 วัน

จดั เตรยี มเอกสารประกอบวาระการประชมุ

กอ่ นการประชมุ อย่างนอ้ ย 1 วัน

จัดเตรยี มรายการอาหารว่างสาหรับผู้เขา้ ประชมุ

ดาเนินการยืมเงินทดรองกจอ่ า่ นยกเาปรป็นระคช่ามุ ออยา่าหงนา้อรยว7า่ วงัน
แดลาะเคน่านิ จก้าางรทยาืมเอเงกินสาร

จัดเตรยี มรตารยวกจาสรออบาคหวาารมว่าพงรส้อามหขรอบั งผ้เู ข้าประชุม
หอ้ งประชุม

ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงาน : การจดั ประชุม

ชอ่ื หนว่ ยงาน : งานบริหารท่วั ไป กองพัฒนานกั ศึกษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ท่ี : วนั ที่เริ่มใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 6 จาก 37

ข้นั ตอนที่ 1 การเตรียมการกอ่ นการประชุม

1. กาหนดวัน เวลา และสถานที่การประชมุ
-ประธานการประชมุ กาหนดวัน เวลา และสถานทจี่ ดั การประชมุ โดยสั่งการ
ให้ผทู้ าหน้าทเ่ี ลขานุการ (งานบรหิ ารทัว่ ไป) แจ้งนัดหมายกับผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ
2. จดั ทาระเบียบวาระการประชมุ
-ประสานคณะกรรมการผ้เู ข้ารว่ มประชุมใหเ้ สนอวาระของตนเพ่ือบรรจุใน
ระเบยี บวาระการประชมุ ครง้ั นี้ โดยทาหนงั สือแจ้งให้คณะกรรมการเสนอวาระในการประชมุ ดงั มีเน้ือหา
ดงั นี้

……………………………………………..
……………………………………………..
…………………………

เรอื่ ง การบรรจรุ ะเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการ ............... ครั้งที่ 28/2563

เรยี น ผูช้ ว่ ยศาสตราจารย์ ดร. .........................................

สงิ่ ทส่ี ง่ มาดว้ ย แบบฟอรม์ บรรจวุ าระการประชมุ จานวน 1 ฉบบั

ด้วย ท่านประธานคณะกรรมการ ................. ได้ให้ความเห็นชอบกาหนดการประชุม

คณะกรรมการ ............................ ในวันท่ี 29 กุมภาพันธ์ 2563 ณ ห้อง .................. อาคาร ...........

เพ่ือติดตามผลการดาเนินงานด้านการบริหารจัดการภูมิทัศน์ของหน่วยงานให้บรรลุเป้าหมายท่ีกาหนด

ไว้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการน้ีหากท่านมีความประสงค์จะเสนอเร่ืองเพ่ือบรรจุในระเบียบวาระการ

ประชุมในครั้งใน ขอความอนุเคราะห์ท่านนาส่งที่ฝ่ายเลขานุการ หรือทาง E-mail : nana@gmail.

com ภายในวันท่ี 15 กุมภาพัน์ 2563 ไม่เกินเวลา 19.00 น. เพ่ือฝ่ายเลขานุการจักได้รวบรวม

นาเสนอประธานพิจารณาต่อไป

……………………………………………………….

……………………………………………………..
………………………………………………………

----------------------

คู่มอื การปฏบิ ตั ิงาน : การจดั ประชมุ

ชอ่ื หน่วยงาน : งานบรหิ ารทัว่ ไป กองพฒั นานักศกึ ษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งที่ : วนั ท่ีเรม่ิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 7 จาก 37

หลังจากนั้นทาการรวบรวมข้อมูลและจดั ทาเป็นระเบยี บวาระการประชุมเสนอต่อประธานเพื่อพิจารณา
ความเหมาะสม โดยระเบยี บวาระการประชุมประกอบดว้ ย

ระเบยี บวาระการประชุมคณะกรรมการ ......................
ครั้งที่ 28/2563

วันที่ 29 กมุ ภาพนั ธ์ 2563 ณ ห้อง .............. อาคาร .............
-------------------------------------------------------

ระเบียบวาระท่ี 1 เรอ่ื งประธานแจ้งให้ทราบ
1.1 ................................................................................
1.2 .................................................................................

ระเบยี บวาระท่ี 2 เรื่องรบั รองรายงานการประชมุ
2.1 ………………………………………………………..……………

ระเบยี บวาระที่ 3 เรอื่ งสบื เน่ือง
3.1 ……………………………………………………………………
3.2 …………………………………………………………………….

ระเบยี บวาระท่ี 4 เรอื่ งนาเสนอเพ่ือพิจารณา
4.1 ……………………………………………………………………
4.2 …………………………………………………………………….

ระเบยี บวาระที่ 5 เรอ่ื งแจ้งเพ่อื ทราบ
5.1 ……………………………………………………………………
5.2 …………………………………………………………………….

ระเบียบวาระที่ 6 เรือ่ งอ่ืนๆ
6.1 ……………………………………………………………………
6.2 …………………………………………………………………….

ค่มู ือการปฏิบัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ชือ่ หนว่ ยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครง้ั ท่ี : วนั ที่เริ่มใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 8 จาก 37

โดยประเดน็ ตา่ งๆ ทจี่ ะนาบรรจใุ นแต่ระเบียบวาระมรี ายละเอยี ดดังนี้
ระเบยี บวาระที่ 1 เร่อื งประธานแจง้ ใหท้ ราบ

ผู้นาเสนอวาระน้ีคือประธานการประชุม โดยแจง้ เร่อื งตา่ ง ๆ ให้ทปี่ ระชุมทราบ รวมทัง้
เรื่องท่ีฝ่ายเลขานุการจัดระเบียบวาระ เพ่ือแจ้งท่ีประชุมทราบ ซ่ึงเป็นเร่ืองท่ีไม่ต้องหามติ หรือการ
พิจารณาจากท่ีประชุม เช่น แจง้ การรายงานกจิ กรรม ผลการดาเนนิ งานขององค์กร หรือเร่ืองทปี่ ระธาน
ต้องการแจง้ ให้ทีป่ ระชุมทราบ การเรยี งลาดับวาระ เริม่ ที่ 1.1.. 1.2.. 1.3... ฯลฯ

ระเบยี บวาระท่ี 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชุม
ผู้นาเสนอระเบียบวาระน้ีคือผู้ทาหน้าที่เลขานุการการประชุม ซ่ึงเป็นการรับรอง

รายงานการประชุมคร้ังท่ีผ่านมา (หากเป็นการประชุมคร้ังแรกจะไม่มีการรับรองรายงานการประชุม)
หากมีผู้เสนอแก้ไข เช่น การพิมพ์ผิด หรือการปรับแก้ไขข้อความให้ถูกต้อง ผู้ทาหน้าที่เลขานุการต้อง
แก้ไขใหถ้ ูกต้องและนาเสนอต่อทปี่ ระชมุ ในการประชมุ คร้งั ตอ่ ไปเพื่อรับรองการแก้ไขดงั กลา่ ว

ระเบยี บวาระท่ี 3 เร่ืองสบื เน่อื ง
ระเบียบวาระนี้เป็นการนาเสนอเรื่องที่ประชมุ ได้มอบหมายให้ดาเนินการไว้ หรือให้ไป

ศึกษาขอ้ มลู เพ่มิ เตมิ หรอื เคยพจิ ารณามาก่อนแล้ว แตย่ ังมิไดข้ อ้ ยุติซ่งึ จะตอ้ งรายงานความคบื หน้าให้ท่ี
ประชุมทราบ โดยประเด็นเสนอวาระจะเสนอไดใ้ น 2 ประเดน็ คือ เพอ่ื ทราบ หรือเพื่อพจิ ารณาซง่ึ ต้องลง
มติใหค้ วามเหน็ ชอบหรือพิจารณาอนุมตั ิ การเรยี งลาดับวาระ เร่มิ ที่ 3.1... 3.2.. 3.3... ฯลฯ

ระเบยี บวาระที่ 4 เรอ่ื งนาเสนอเพ่อื พจิ ารณา
เปน็ เร่อื งท่ีต้องการใหท้ ีป่ ระชมุ พจิ ารณา เพ่ือนาไปเป็นนโยบายและแนวทางในการ

ปฏบิ ตั ิงานหรือเป็นไปตามอานาจหรือหน้าที่ของคณะกรรมการชุดนนั้ ๆ การจดั ทาเอกสารประกอบวาระ
นี้ ฝ่ายเลขานุการหรือหน่วยงานเจ้าของเรื่องผู้เสนอวาระ จะต้องศึกษาเรื่องราวให้ละเอียดและสรุป
ความเป็นมาของเร่ืองให้ชัดเจนและครอบคลุม เพ่ือเป็นพื้นฐานในการพิจารณาที่ถูกต้อง การเรียงลาดับ
วาระ เริ่มที่ 4.1... 4.2 ... 4.3.... ฯลฯ

ระเบยี บวาระท่ี 5 เรือ่ งแจง้ เพอ่ื ทราบ
เป็นเร่ืองท่ีได้รับการพิจารณาอนุญาตจากประธานการประชุมให้บรรจุ เรื่องใน

ระเบียบวาระที่น้ีได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่หน่วยงานหรือฝ่ายต่างๆ ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงความ
เคลื่อนไหวขององค์กร เร่ืองราวอันเป็นประโยชน์ต่อการดาเนินงาน หรือมีการเปล่ียนแปลงที่มี
ผลกระทบต่อภาพรวมขององค์กร การขอความร่วมมือ รวมถึงการประชาสัมพันธ์หรือเชิญชวนเข้าร่วม
กิจกรรมต่างๆ ที่จดั ข้นึ การเรียงลาดบั วาระ เริม่ ท่ี 5.1... 5.2 ... 5.3..... ฯลฯ

ค่มู อื การปฏิบตั ิงาน : การจดั ประชุม

ชื่อหนว่ ยงาน : งานบรหิ ารทัว่ ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งที่ : วันทเ่ี ร่มิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 9 จาก 37

ระเบียบวาระท่ี 6 เรอ่ื งอ่ืนๆ
เปน็ เร่อื งทีไ่ ม่ไดจ้ ัดเข้าในวาระใดวาระหน่ึงในการประชมุ แต่ละคร้งั แตอ่ าจมเี ร่อื งเร่ง

ด่วนต้องแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ หรือเป็นการขอความร่วมมือจากที่ประชุม การเรียงลาดับวาระ เริ่มท่ี
6.1... 6.2... 6.3.... ฯลฯ
หมายเหตุ : กรณีเป็นเร่ืองเร่งด่วนจาเป็นที่จะต้องนาเสนอคณะกรรมการพิจารณา ให้นาเข้าบรรจุเป็น
วาระแทรกในระเบียบวาระเพ่ือพิจารณาหรือเพ่ือทราบได้ ท้ังนี้ต้องได้รับความเห็นชอบจากประธาน
การประชมุ

3. จดั ทาหนงั สือเชิญประชมุ
หนังสือเชิญประชุม คือ จดหมายที่ส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เพ่ือแจ้งเรื่อง

การประชุม เก่ียวกับกาหนดเวลา สถานที่ พร้อมท้ังระเบียบวาระการประชุม ซึ่งการประชุมแต่ละคร้ัง
เลขานุการต้องมีหน้าที่ทาหนังสือเชิญประชุมเพ่ือนัดหมายคณะกรรมการหรือผู้ที่ส่วนเกี่ยวข้องกับการ
ประชุมของหน่วยงานน้ันๆ ผู้เข้าประชุมจะได้ทราบว่าจะมีการประประชุม เร่ืองอะไร วันใด เวลาใด มี
ระเบยี บวาระการประชมุ อะไรบ้าง เพื่อผู้เขา้ ประชุมจะได้เตรยี มตัวหาข้อมูลตา่ งๆ มาเสนอแกท่ ปี่ ระชมุ
โดยในการพิมพ์หนังสือเชิญประชุมต้องตรวจสอบพิสูจน์อักษรช่ือนามสกุลของคณะกรรมการผู้เข้าร่วม
ประชุม วนั เวลา สถานท่ใี นการจัดประชุม ต้องมีความถกู ตอ้ ง โดยมเี น้ือหาในหนงั สือเชิญประชมุ มดี งั น้ี

คมู่ อื การปฏิบัตงิ าน : การจัดประชมุ

ชือ่ หน่วยงาน : งานบริหารทว่ั ไป กองพัฒนานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งท่ี : วนั ทีเ่ ร่ิมใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 10 จาก 37

……………………………………………..

……………………………………………..

…………………………

เรอ่ื ง ขอเชญิ ประชมุ

เรียน ผ้ชู ่วยศาสตราจารย์ ดร. .........................................

สิ่งทส่ี ง่ มาด้วย 1. เอกสารการประชุมคณะกรรมการ ...........ครง้ั ท่ี 28/2563 จานวน 1 ฉบบั

2. แบบตอบรบั การเข้าร่วมประชุม จานวน 1 ฉบบั

เพ่ือเป็นการติดตามผลการดาเนินงานด้านการบริหารจัดการภูมิทัศน์ของหน่วยงานให้

บรรลุเป้าหมายที่กาหนดไว้อย่างมีประสิทธภิ าพ ในการน้ี จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมประชมุ ในวนั ท่ี

29 กุมภาพันธ์ 2563 เวลา 13.00 น. ณ ห้องประชุม .......... อาคาร ...................เพ่ือนาเสนอ

แผนการดาเนินงานท่ีผ่านมา ทั้งนี้ ขอความอนุเคราะห์ท่านกรุณากรอกแบบตอบรับการเข้าร่วม

ประชุมและนาส่งที่ฝ่ายเลขานุการ หรือทาง E-mail : [email protected] ภายในวันท่ี 27

กมุ ภาพันธ์ 2563

……………………………………………………….

……………………………………………………..
………………………………………………………

---------------------------

คูม่ ือการปฏิบัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ช่อื หน่วยงาน : งานบรหิ ารทั่วไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ที่ : วันท่เี ร่ิมใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 11 จาก 37

4. ตรวจสอบวัสดุอปุ กรณ์ในห้องประชุม
ก่อนวันประชุมอย่างน้อย 3 วันทาการ ฝ่ายเลขานุการหรือผู้รับผิดชอบจัดการ

ประชุมต้องตรวจสอบความเสถียรของชุดควบคุมระบบเครื่องเสียง ไมโครโฟน เก้าอ้ีน่ัง โต๊ะประชุม
เครื่องปรับอากาศ หากพบการชารุดเสียหายต้องดาเนินการแจ้งซ่อมโดยด่วน รวมถึงความสะอาดของ
ห้องประชุม การจัดผังที่นั่งและการวางป้ายชื่อของคณะกรรมการ โดยทั่วไปห้องประชุมจะจัดแบบ
ต่างๆ ดังน้ี

1. การจดั โตะ๊ ประชุมแบบตวั ไอ

2. การจัดโตะ๊ ประชมุ แบบตวั ยู

คมู่ อื การปฏบิ ัติงาน : การจดั ประชมุ

ชอ่ื หน่วยงาน : งานบริหารทว่ั ไป กองพัฒนานักศกึ ษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครง้ั ท่ี : วนั ท่เี ริ่มใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 12 จาก 37

3. การจัดโต๊ะประชุมแบบตัว ที

4. การจดั โตะ๊ ประชมุ แบบตวั โอ

5. การจดั โต๊ะประชมุ แบบเกอื กม้าหรือตัวยคู ว่า

คู่มอื การปฏบิ ตั ิงาน : การจดั ประชุม

ชือ่ หนว่ ยงาน : งานบรหิ ารท่วั ไป กองพัฒนานักศึกษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครง้ั ท่ี : วนั ท่ีเรมิ่ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 13 จาก 37

6. การจดั โตะ๊ ประชุมแบบคร่ึงวงกลม

7. การจดั โตะ๊ ประชมุ แบบสีเ่ หลย่ี ม

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน : การจดั ประชุม

ช่ือหน่วยงาน : งานบริหารทัว่ ไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งท่ี : วันที่เรม่ิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 14 จาก 37

8. การจดั โต๊ะประชุมแบบหอ้ งเรียน

โดยทั่วไปห้องประชุมจะใช้รูปแบบเกือกม้าหรือตัวยูคว่า เนื่องจากมีความสะดวกและในการ
มองจอภาพที่นาเสนอข้อมูลการประชุม และการเข้าถึงหรือการมีส่วนร่วมระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม
สามารถทาไดอ้ ยา่ งท่ัวถงึ

ทม่ี า : http://202.29.32.179/contract/guidebook/download/179

คูม่ ือการปฏบิ ัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ชื่อหน่วยงาน : งานบริหารทัว่ ไป กองพัฒนานกั ศกึ ษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขคร้งั ที่ : วันท่เี ร่ิมใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 15 จาก 37

5. จดั เตรียมเอกสารประกอบการประชมุ

เอกสารประกอบการประชุมถือเป็นหัวใจของการประชุมและเป็นส่ิงท่ีฝ่ายเลขานุการการ
ประชุมจะต้องเตรียมการไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบใด การพิจารณาว่าควรจัดเตรียมเอกสารการ
ประชุมประเภทใดบ้างนั้นขึ้นอยู่กับรูปแบบของการประชุม เอกสารการประกอบการประชุมแบ่งเป็น 2
ประเภท คือ เอกสารการประชุมในหน่วยงานและเอกสารการประชุมทางวิชาการ ในคู่มือฉบับน้ีเน้น
เฉพาะเอกสารการประชุมในหน่วยงานคือเอกสารข้อมูลรายละเอียดประกอบการประชุม ท่ีเสนอต่อ
คณะกรรมการ ท่ีมาประชุมเพื่อให้ทราบหรือพิจารณา โดยท่ัวไปฝ่ายเลขานุการจะพิมพ์รายละเอียด
แบบสรุปประเดน็ สาคัญเพ่อื ใหผ้ ู้เขา้ ประชุมสามารถศึกษาได้อย่างรวดเรว็ และงา่ ยต่อการทาความเข้าใจ
ตวั อย่าง เช่น

………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………
ระเบียบวาระ 5 เร่ืองแจง้ เพอื่ ทราบ

5.1 รายงานผลการประเมนิ แผนการจัดกิจกรรมพฒั นานกั ศกึ ษา ปีการศึกษา 2561
ตามท่ีกองพัฒนานักศึกษาได้จัดทาแผนการจัดกิจกรรมพัฒนานักศึกษา ปี

การศึกษา 2561 และได้ทาการประเมินผลการบรรลุความสาเร็จตามแผนการจัดกิจกรรมพัฒนา
นักศึกษา ปีการศึกษา 2561 ซึ่งประกอบด้วย 25 ตัวชี้วัด โดยกาหนดเกณฑ์มาตรฐานการบรรลุผล
สาเร็จตามแผนต้องไม่น้อยกว่าร้อยละ 90 (ต้องบรรลุไม่น้อยกว่า 23 ตัวช้ีวัด) ซึ่งการดาเนินงานตาม
แผนดงั กล่าวได้บรรลผุ ลสาเร็จจานวน 24 ตวั ชวี้ ดั ไมบ่ รรลุผลสาเรจ็ 1 ตวั ชว้ี ดั คิดเป็นรอ้ ยละ 96 ถือ

คู่มือการปฏิบัติงาน : การจดั ประชมุ

ชื่อหนว่ ยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขคร้ังท่ี : วนั ท่เี ร่มิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 16 จาก 37

ได้ว่าการดาเนินงานได้บรรลุผลสาเร็จตามแผนทาประการ (รายละเอียดตามเอกสารประกอบการ
ประชุมระเบียบวาระที่ 5.1)

จึงนาเสนอคณะกรรมการเพื่อโปรดทราบ

มตทิ ปี่ ระชมุ
......................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

6. จัดเตรียมรายการอาหารว่างสาหรับผ้เู ขา้ ประชมุ

อาหารว่างถือเป็นธรรมเนียมของการประชุมต้องมีบริการ เนื่องจากผู้เข้าประชุมบาง
ท่านอาจต้องใช้เวลาในการเดินทาง จึงยังไม่ทานอาหารเช้าหรืออาหารกลางวันมาก็เป็นได้ หรือการ
ประชุมมีความยืดเย้ืออาจเลยเวลาพักกลางวันไปบ้าง การรับประทานอาหารว่างยังเป็นการผ่อนคลาย
(เนื่องจากบางครง้ั ในการประชมุ อาจมเี ร่ืองตรงึ เครยี ด) โดยอาหารวา่ งมกั นิยมจัดเมนอู าหารวา่ ง ดงั นี้

1. อาหารวา่ งช่วงเช้าควรเน้นท่ที านแล้วอมิ่ ทอ้ งควรประกอบด้วยของคาว 1 อยา่ ง
ของหวาน 1 อย่าง เสริฟพร้อมชา กาแฟ หรือเคร่ืองดม่ื ประเภทมอลตส์ กัด และน้าเปลา่ ตัวอย่าง
เมนอู าหารว่างช่วงเช้า ไดแ้ ก่ แซนด์วชิ + เอแคลร์ ซาลาเปาไสห้ มสู บั +ขนมถ่ัวกวน พายไก่ + คกุ ก้ี
ขนมปังไส้กรอก + ขนมเปี๊ยะช้ินเล็ก ขนมปังไส้หมูแดงหรือหมูหยอง + มัฟฟ่ิน กะหรี่พัฟไส้ไก่ + ขนม
ปุยฝา้ ย ครวั ซองต์ + แยมโรล

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงาน : การจดั ประชมุ

ชอื่ หน่วยงาน : งานบริหารท่วั ไป กองพัฒนานกั ศึกษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขคร้งั ที่ : วันที่เร่มิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 17 จาก 37

2. อาหารว่างช่วงบ่ายควรเลือกเป็นอาหารประเภทของทานเล่น เช่น ขนมไทย หรือ
ผลไม้ เสริฟพร้อมชา กาแฟ หรอื เครื่องดม่ื ประเภทมอลตส์ กัด และนา้ เปลา่ ตวั อย่างเมนู อาหารวา่ งช่วง
บ่าย ได้แก่ ชฟิ ฟอน + ผลไม้ ขนมเบอ้ื งไทย + ผลไม้ ปอเปี๊ยะไส้ผักหรอื ไสก้ ุง้ + ขนมบุหลันดนั้ เมฆ
สาคูไส้หมู + ขนมถั่วแปบ ปน้ั ขลบิ ไสป้ ลา + ลกู ชบุ

ในการจัดอาหารว่างตอ้ งเตรยี มอปุ กรณใ์ นการจัดอาหารว่าง ดงั น้ี
1. หม้อตม้ น้ารอ้ น หรือกระติกนา้ รอ้ น
2. เหยือกสาหรับเสริฟนา้ ด่มื หากมีน้าด่มื ขวดเลก็ หรอื ขวดปานกลางเตรียม

ไวใ้ ห้ผู้เข้าประชุมกจ็ ะสะดวกกว่าการเสริฟนา้ จากเหยอื ก
3. ชดุ ถาดใส่อาหารว่าง
4. ถาดใหญ่สาหรับใช้เวลาเสริฟ
5. ชอ้ นสาหรับคนเครอ่ื งด่ืม
6. แกว้ นา้ ท่ีรองแก้ว
7. กระดาษทิชชู
8. น้าตาล ชา กาแฟ ครีมเทียม เคร่อื งด่ืมประเภทมอลต์สกัด น้าตาลและ

ครีมเทียมควรใชแ้ บบซอง
หมายเหตุ : ฝา่ ยเลขานกุ ารควรจดจาให้ได้ว่ากรรมการแต่ละทา่ นชอบดมื่ ชา หรือกาแฟ และไม่ชอบ
ทานอาหารวา่ งประเภทไหนเพื่อใหบ้ ริการได้ถกู ต้อง
(ที่มา : https://ideasdiaries.blogspot.com/2017/04/blog-post_24.html)

7. ดาเนินการยมื เงนิ ทดรองจา่ ยเป็นคา่ อาหารวา่ ง คา่ จ้างทาเอกสาร หรือคา่ เบ้ีย
ประชมุ (ถา้ มี)

ฝา่ ยเลขานุการหรือผจู้ ัดประชุมต้องดาเนนิ การประมาณการค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในการจัด
ประชุมแต่ละคร้ัง ซึ่งค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมได้แก่ ค่าอาหารว่าง ค่าจ้างจัดทารูปเล่มเอกสารปะ
กอบการประชุม ค่าเบี้ยประชุมหรือค่าเดินทางของคณะกรรมการ (ถ้ามี) โดยการยมื เงินทดรองจา่ ยของ
มหาวทิ ยาลยั ราชภฏั เพชรบุรี มขี นั้ ตอนดังน้ี

1. ทาการบนั ทึกข้อมูลการยืมเงินตามแบบฟอร์มในระบบ 3 D
2. เมือ่ บันทึกข้อมลู รายละเอยี ดเรียบรอ้ ยแล้ว ทาการ Print Out แบบฟอรม์
การยืมเงิน จานวน 2 ฉบบั เพือ่ ให้เจ้าหนา้ ที่ผู้รับผิดชอบงานลงนามในเอกสารยืมเงิน
3. จากน้นั นาเอกสารดงั กลา่ วแนบสาเนาโครงการจดั ประชุม นาส่งงาน
บริหารงานคลงั และทรัพยส์ นิ
4. รบั เงนิ ยืมทง่ี านบรหิ ารคลงั และทรัพย์สนิ (ระยะเวลาประมาณ 3 วนั )

คู่มือการปฏบิ ตั งิ าน : การจดั ประชมุ

ชือ่ หนว่ ยงาน : งานบรหิ ารท่วั ไป กองพัฒนานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครัง้ ท่ี : วันที่เรม่ิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 18 จาก 37

ขน้ั ตอนการดาเนนิ การประชมุ เริ่มตน้

ตอ้ นรบั กอ่ นการประชมุ อยา่ งนอ้ ย 45 นาที
ตรวจสอบคคณวาะมกพรรรม้อกมาของห้องประชมุ

รหรือผเู้ ขD้า
ตรวจสอปบระคชวาุมมพบรร้อกิกม่อานรกอาราปหระาชรมุ วอ่ายา่งงนอ้ ย 45 นาที
จัดเอกสาลรงวลาางยปม้าือยชือ่ คณFะกรรมการ
บันแทจ้งกึ ปเสรียะงธแานละเมจ่ือดคบรันกบ่อทนอกึกงากครปา์ปรระรปชะมุ รชอะยุมช่างมุนอ้ ย 45 นาที

จกัดาเรตรยี มไฟลข์ ้อมเรูลิ่มกตา้นมรประชุมฉายขนึ้ จอภาพ

ก่อนการประชุมอยา่ งน้อย 30 นาที

ตอ้ นรับจคดั ณเอะกกสรารรมวกาางรปหา้ รยือชเรผื่อม่ิู้เคขตณ้าน้ ปะรกะรชรมุมพการร้อมลงลายมือชือ่

- บผPr้รูันiับnทtผกึ ดิoหชuลอtกั บฐพยามืรน้อรเใงนมนิรแรละนมงบบนบหากมล3กัาDฐรานหเบิกรจือา่ ยผู้เข้าประชมุ พก่อรน้อกมารลปรงะลชาุมยอยมา่ งอื นช้อย่ือ30 นาที
-
- บริการอาหารว่าง

อปุ กรณ์ตา่ งๆกอ่ นปกดิารประชุมอย่างน้อย 10 นาที
แจง้ ประบธเคารนริกื่อเามงร่ือใอชคา้ไหรฟบาฟรอ้าวงา่คง์ประชุม

แจ้งประธาารนอเามหื่อาครรวบ่างองค์ประชมุ

เตรียมเครอ่ื งบนั ทึกเสยี งและจดบันทกึ
ระชมุ ฉายขนึ้ จอภาพ

ชุม
ส้ินสุดการประชุมตรวจสอบความเรียบร้อยเกบ็

อปุ กรณ์ตา่ งๆ ปิดเคร่อื งใชไ้ ฟฟา้

คู่มือการปฏิบตั ิงาน : การจัดประชมุ

ชอ่ื หน่วยงาน : งานบริหารทว่ั ไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครั้งท่ี : วันท่ีเริม่ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 19 จาก 37

ข้นั ตอนที่ 2 การดาเนินการประชุม

1. ตรวจสอบความพร้อมของห้องประชุมจดั เตรียมบญั ชีรายชอ่ื ใหผ้ เู้ ขา้ รว่ มประชุม
ลงนาม

2. จดั เอกสารวางหนา้ ปา้ ยชอ่ื ของคณะกรรมการหรอื ผูเ้ ขา้ ประชุม
3. จดั เตรียมไฟล์ขอ้ มลู ต่างๆ ที่กรรมการได้บรรจวุ าระเข้าที่ประชุมลงในเคร่ือง
คอมพวิ เตอรเ์ พ่ือตอ่ เข้าเคร่ืองโปรเจคเตอร์และฉายขนึ้ จอภาพ
4. ต้อนรับคณะกรรมการหรือผเู้ ข้าประชุม ให้ลงลายมือช่ือเขา้
ประชมุ และจ่ายเบยี้ ประชมุ (ถ้ามี)
5. บรกิ ารอาหารวา่ งแก่ผู้เขา้ ประชมุ
6. แจง้ ประธานเม่ือผ้เู ขา้ รว่ มประชมุ มาครบองค์ประชมุ แล้ว
และเมื่อประธานมาถึงทปี่ ระชุมจะดาเนนิ การประชมุ ตามระเบยี บวาระการประชุม
7. เลขานุการการประชมุ บนั ทึกการประชมุ ดว้ ยเครือ่ งบนั ทึกเสยี ง
และจดบนั ทึกการประชุมดว้ ยลายมือ และทาการนาข้อมลู รายละเอียดขนึ้ จอภาพในช่วงเวลา
ท่คี ณะกรรมการนาเสนอเรื่องแตล่ ะวาระต่อท่ีประชุม
8. เมอื่ สิน้ สุดการประชุม ตรวจสอบความเรียบร้อยและดาเนินการเก็บอปุ กรณ์
เครอ่ื งใช้ ถาดอาหารว่าง และเอกสารต่างๆ ปดิ แอร์ ปดิ เครื่องเสยี งและอปุ กรณ์เครือ่ งใช้ในห้องประชุม
ทกุ ชนิด

คู่มือการปฏบิ ตั ิงาน : การจัดประชุม

ช่ือหนว่ ยงาน : งานบรหิ ารท่วั ไป กองพฒั นานักศกึ ษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครัง้ ท่ี : วนั ที่เร่มิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 20 จาก 37

ขนั้ ตอนหลังเสร็จสน้ิ การประชุม เรม่ิ ต้น

ภายใน 1 วนั หลงั จากประชุม - บันทึกหลกั ฐานในระบบ 3D
- Print out พร้อมแนบหลกั ฐาน
เบิกจา่ ยเงนิ คนื เงนิ ยืม เบิกจ่าย
- ผรู้ ับผดิ ชอบยืมเงนิ ลงนาม
ภายใน 7 วันหลงั จากประชมุ - นาสง่ งานบรหิ ารงานคลงั ฯ

แจง้ มติทีป่ ระชุม

ภายใน 7 วนั หลังจากประชมุ

จัดทารายงานการประชุม

ภายใน 7 วันหลงั จากประชมุ

ตรวจทานความถูกต้องนาเสนอประธานการประชมุ เพือ่ ตรวจสอบ
ความถกู ตอ้ ง

ขั้นตอนที่ 3 หลงั เสรจ็ สิ้นการประชุม

ในวันถดั ไปหลงั เสรจ็ สิน้ การประชมุ ฝ่ายเลขานุการหรือผจู้ ดั ประชมุ ต้องดาเนินการ
ดังน้ี

1. ทาการเบิกจา่ ยเพื่อใชค้ นื เงินยมื โดยมขี ้นั ตอนดังนี้
1.1 บันทึกข้อมูลรายละเอียดสง่ หลกั ฐานใบสาคัญรับเงนิ ในระบบ 3 D
1.2 เมื่อบันทึกข้อมลู รายละเอียดตามแบบฟอร์มในระบบ 3 D เรยี บรอ้ ยแลว้

ทาการ Print Out เอกสารพร้อมแนบหลักฐานบัญชีรายช่อื ผเู้ ข้าร่วมปะชมุ และสาเนาโครงการจดั
ประชุม สาเนาคู่ฉบบั สญั ญายมื เงนิ

1.3 ผู้รบั ผดิ ชอบยมื เงินลงนามในเอกสาร
1.4 นาส่งทง่ี านบริหารงานคลังและทรัพยส์ ิน
2. ทาการสรปุ มติการประชุมโดยตรวจเน้ือหาความถูกตอ้ งทีจ่ ดบันทกึ ดว้ ยลายมือกับ
การฟงั จากไฟลเ์ สียงทีบ่ นั ทึกไว้ จากนั้นนาเสนอประธานการประชุมพิจารณา โดยเนือ้ หาประเด็นสาคญั
มีดังนี้

ค่มู ือการปฏบิ ัติงาน : การจัดประชุม

ชื่อหน่วยงาน : งานบริหารทว่ั ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครง้ั ที่ : วนั ทเี่ ริ่มใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 21 จาก 37

สรุปมตสิ าคญั ของประชมุ คณะกรรมการ ............................
ครง้ั ท่ี 28/2563 วนั ท่ี 29 กมุ ภาพนั ธ์ 2563

ณ หอ้ งประชมุ ........................ อาคาร ..................................
____________________

ศาสตราจารย์ นาวาพนั เอก ดร. ประยุทธ์ แซ่การงานดี ประธานการประชุม
จากการประชมุ คณะกรรมการ .................. ครงั้ ท่ี 28/2563 เม่ือวนั ท่ี 29 กุมภาพันธ์ 2563 ฝ่าย
เลขานุการได้จัดทาสรุปมติการประชมุ แจง้ ให้คณะกรรมการและหนว่ ยงานทีเ่ กีย่ วข้องต้องดาเนนิ การ
ตามมตดิ งั กล่าวดงั ตวั อยา่ งต่อไปน้ี

1. เร่อื งการบริหารจัดการภูมิทัศน์ของแต่หน่วยงาน
ท่ีประชุมมีมติให้ความเห็นชอบในแผนผังรูปแบบการจัดโซนพื้นท่ีการจัดภูมิ

ทัศน์ตามท่ีนาเสนอ และประชุมได้ให้ข้อสังเกตว่าควรพิจารณาผู้รับเหมาที่มีความเป็นมืออาชีพไม่เกิด
ปัญหาการทิ้งงาน โดยมอบหมายให้งานอาคารสถานท่ีและภูมิทัศน์ ดาเนินการว่าจ้างผู้รับเหมาตาม
ระเบยี บราชการทีเ่ กี่ยวขอ้ ง และรายงานความกา้ วหน้าใหท้ ีป่ ระชมุ ทราบในการประชุมคร้ังต่อไป

2. ................................................................................................................................
................................................................................................................................ .................................

____________________________________

เมอ่ื ประธานพิจารณาเรยี บรอ้ ยแล้วฝ่ายเลขานกุ ารหรือผูจ้ ัดประชุม ดาเนนิ การพมิ พ์หนังสือแจง้ เวียนมติ
การประชมุ ไปยังคณะกรรมการและหนว่ ยงานท่เี กย่ี วข้องท่ีตอ้ งปฏบิ ตั ิภารกจิ ตามมติของการประชมุ
โดยปกตติ ้องแจ้งมตหิ ลงั จากการประชมุ เสรจ็ สน้ิ แล้วภายใน 7 วัน เน้ือหาในการจดั ทาหนังสอื แจ้งมติ
การประชมุ ดังตวั อยา่ งต่อไปน้ี

คู่มอื การปฏบิ ัติงาน : การจัดประชุม

ชื่อหน่วยงาน : งานบริหารทว่ั ไป กองพัฒนานกั ศกึ ษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขคร้ังที่ : วนั ท่เี รม่ิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 22 จาก 37

……………………………………………..
……………………………………………..
…………………………
เรือ่ ง แจ้งมติการประชมุ คณะกรรมการ .................... คร้ังที่ 28/2563
เรยี น ผ้ชู ่วยศาสตราจารย์ ดร. ..........................................
ส่งิ ท่ีสง่ มาดา้ วย เอกสารสรุปมติการประชุมคณะกรรมการ ..................ครัง้ ที่ 28/2563 จานวน 1 ชดุ
ตามทีไ่ ด้มีการประชุมคณะกรรมการ................................ คร้ังที่ 28/2563 ประชุมเมื่อ
วนั ที่ 29 กมุ ภาพันธ์ 2563 เวลา 13.00 น. ณ ห้องประชมุ ............... อาคาร ............ ...................
บัดนี้ ฝ่ายเลขานกุ ารได้จัดทาสรุปมติการประชุมดงั กลา่ วเรียบรอ้ ยแล้วจึงนาเสนอมายงั ท่านและหากมี
ขอ้ แกไ้ ขขอความอนุเคราะหท์ ่านแจง้ มายังฝ่ายเลขานกุ าร ทาง Line กลมุ่ หรอื E-mail : DDD.co.th
เพอื่ นาแสนอเพ่อื รับรองรายงานการประชุมในการประชุมครงั้ ตอ่ ไป
จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ

................................................................
..................................................................

……………………………….

เพื่อจัดทาหนงั สอื แจง้ เวียนเสรจ็ เรียบรอ้ ย ตรวจทานความถกู ต้องแล้วนาเสนอประธานลงนาม จากนน้ั
ส่งไปยังคณะกรรมการท่ีเขา้ ร่วมประชมุ ทุกท่าน รวมท้ังเผยแพรม่ ติการประชมุ ทางเว็บไซตข์ อง
หน่วยงาน หรือทางเครือข่าย Online ขององค์กร

คมู่ ือการปฏิบตั งิ าน : การจดั ประชมุ

ชอื่ หน่วยงาน : งานบรหิ ารทว่ั ไป กองพัฒนานกั ศกึ ษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครั้งที่ : วนั ที่เรมิ่ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 23 จาก 37

3. การจัดทารายงานการประชมุ
รปู แบบรายงานการประชมุ อาจมีรปู แบบหรือมรี ายละเอยี ดแตกตา่ งกนั บา้ ง แต่โดย

หลกั การรปู แบบรายงานการประชุมต้องเป็นไปตาม ข้อ 25 แหง่ ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ย
งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดังตัวอยา่ งต่อไปน้ี

รายงานการประชมุ คณะกรรมการ ............................
คร้ังที่ 28/2563

วันที่ 29 กุมภาพันธ์ 2563 เวลา 13.00 น.
ณ หอ้ งประชมุ .............. อาคาร ...................

__________________________

ผมู้ าประชมุ จานวน 29 ราย ประธานการประชมุ
1. ศาสตราจารย์ นาวาพนั เอก ดร. ประยทุ ธ์ แซก่ ารงานดี รองประธาน
2. …………………………………………………………………………… กรรมการ
3. ........................................................................................

ฯลฯ

29. ..................................................................................... กรรมการและเลขานุการ

ผูเ้ ขา้ ร่วมประชมุ จานวน 3 ราย ผชู้ ว่ ยเลขานกุ าร
1. นางสาว .......................................................... ผชู้ ่วยเลขานกุ าร
2. นางสาว .......................................................... .....................................
3. ........................................................................

ผู้ไม่มาประชมุ จานวน 2 ราย ตดิ ภารกจิ
1. นาย .................................................................... ตดิ ภารกจิ
2. นาย ....................................................................

ค่มู อื การปฏบิ ัตงิ าน : การจดั ประชุม

ชอ่ื หน่วยงาน : งานบรหิ ารทวั่ ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขคร้ังที่ : วนั ที่เรม่ิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 24 จาก 37

เรมิ่ ประชุมเวลา 13.00 น.
ประธานเหน็ วา่ คณะกรรมการมาครบองค์ประชุมแลว้ จงึ กล่าวเปิดการประชุมและดาเนนิ การ

ประชมุ ตามระเบยี บวาระดังน้ี
ระเบียบวาระที่ 1 เร่ืองประธานแจ้งให้ทราบ

1.1 การเกิดน้าทว่ มในเขตพ้นื ท่จี ังหวัดอบุ ลราชธานี
ประธานแจง้ วา่ จังหวัดอบุ ลราชธานีเกดิ วิกฤตหนกั ทั้งจงั หวัด โรงเรยี นหลายแหง่

ต้องปดิ การเรยี นการสอน เส้นทางถูกตัดขาด ........................................................................................
............................................................................................................. ...................................................
ขอให้ทกุ ฝา่ ยทุกส่วนงานเตรยี มความพร้อมหากเกิดหากเกิดสภาวะดงั กล่าว

1.2 การเข้าร่วมโครงการจติ อาสา ..............................................................................
........................................................................................................................................................ ........
ระเบยี บวาระท่ี 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชุม

ฝ่ายเลขานกุ ารไดน้ าเสนอรายงานการประชุมคณะกรรมการ ......................... ครั้งที่
27/2563 เมื่อวันท่ี 29 มกราคม 2563 เวลา 13.00 น. ณ หอ้ งประชมุ ......อาคาร ..........................
ซง่ึ ฝ่ายเลขานุการได้แจ้งเวยี นมติการประชมุ นไ้ี ปยงั คณะกรรมการเพื่อตรวจสอบความถูกตอ้ งก่อนการ
ประชมุ แลว้ เม่อื วันที่ ...................................... และคณะกรรมการได้เสนอแกไ้ ขปรบั ปรุงน้ัน ฝา่ ย
เลขานกุ ารได้ดาเนนิ การเรยี บรอ้ ยแล้ว (รายละเอียดตามเอกสารประกอบการประชุม

จึงนาเสนอคณะกรรมการเพื่อพิจารณารรับรองรายงานการประชุมครง้ั ท่ี 27/2563
มติที่ประชุม
รบั รองรายงานการประชมุ ครงั้ ที่ 27/2563 โดยมกี ารแก้ไข 1 แห่ง ดงั นี้ หน้าท่ี 8 ย่อ
หน้าท่ี 2 บรรทัดที่ 8 ข้อความ “แล้ง” แก้ไขเป็น “แล้ว”
ระเบยี บวาระที่ 3 เรือ่ งสบื เน่ือง
3.1 การจัดกิจกรรมเดนิ -ว่ิง การกศุ ล

ดร.ดีมาก ดีสุด แจ้งว่าตามที่ฝ่ายกีฬาได้กิจกรรมเดิน-วิ่ง การกุศล ขณะน้ีมียอด
ผู้สมัครทั้งสิ้น จานวน 1,000 คน ซ่ึงคาดว่าเม่ือถึงวันปิดการรับสมัคร จะมีผู้สมัคร จานวน 3,000 คน
ท้ังน้ี ได้วางแผนเตรียมการกับฝ่ายต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ความก้าวหน้าในกาดาเนินงานจะนาเสนอ
คณะกรรมการในการประชุมครั้งตอ่ ไป

คณะกรรมการให้ข้อเสนอแนะดังน้ี
1. ควรมกี ารจัดทาประกันอบุ ัตเิ หตุหมู่เพือ่ ให้เป็นบรกิ ารพเิ ศษสาหรับนักวงิ่
2. ควรมกี ารให้บรกิ ารนวดเพ่อื คลายกลา้ มเน้ือแก่นักวิง่

คมู่ อื การปฏิบัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ชือ่ หน่วยงาน : งานบรหิ ารทว่ั ไป กองพัฒนานกั ศกึ ษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ที่ : วันที่เริม่ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 25 จาก 37

มติทปี่ ระชุม รบั ทราบ และมอบงานกีฬานาข้อเสนอแนะของคณะกรรมการไป
ดาเนินการ

3.2 ...............................................................................................................................
............................................................................................................................. ....................................

มติทปี่ ระชุม ............................................................................
ระเบียบวาระท่ี 4 เร่ืองนาเสนอเพ่ือพิจารณา

4.1 การบรหิ ารจัดการภมู ทิ ัศนข์ องแตห่ นว่ ยงาน .
.................................................................................................................................................................

มติทปี่ ระชมุ ใหค้ วามเหน็ ชอบ ...................................................
ฯลฯ

ระเบียบวาระที่ 5 เรอ่ื งนาเสนอเพื่อทราบ
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

มตทิ ่ปี ระชมุ

ระเบยี บวาระที่ 6 เรื่องอ่นื ๆ
ไม่มี

ประธานเหน็ วา่ ไม่คณะกรรมการเสนอเรอ่ื งในระเบยี บวาระอ่ืนๆ ต่อทปี่ ระชมุ จึงกล่าวขอบคณุ
ผเู้ ขา้ ประชมุ และกล่าวปิดการประชุม

เลิกประชมุ เวลา 18.00 น.

.................................................. ผู้บนั ทึกการประชมุ
( ..............................................)

.................................................. ผตู้ รวจรายงานการประชุม
( ..............................................)

เม่ือจัดทารายงานการประชมุ เสรจ็ และตรวจทานความถูกต้องแลว้ นาเสนอประธานการประชมุ
เพื่อพิจารณาความถูกต้อง จากนัน้ เตรยี มจัดทาเป็นเอกสาร เพือ่ แนบหนังสือเชญิ ประชมุ ในการเชญิ
ประชุมครัง้ ต่อไป

คมู่ อื การปฏบิ ัตงิ าน : การจดั ประชมุ

ชือ่ หนว่ ยงาน : งานบรหิ ารทว่ั ไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ท่ี : วนั ทีเ่ ร่มิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 26 จาก 37

เอกสารอ้างอิง

(ทีม่ า https://sites.google.com/site/khwamruphasathai/home/kar-prachum)
(ที่มา : https://ideasdiaries.blogspot.com/2017/04/blog-post_24.html)
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.
2548”
เพิ่มศกั ด์ิ ทับทมิ ทอง มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลธญั บรุ ี (2561) “คู่มอื ปฏิบตั ิงาน
การจัดประชุมและการจดรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสนับสนุนภารกิจ
กองบรหิ ารงานบุคคล”
ชลธดิ า เจะมะ มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏยะลา ( 2559 ) “ค่มู อื การปฏิบตั ิงานการจัดระชมุ และ
จัดรายงานการประชมุ งานส่งเสรมิ พัฒนาระบบประกันคุณภาพ”

แบบฟอร์มที่ใช้

หนงั สอื เชิญประชุม

……………………………………………..
……………………………………………..
…………………………

เรื่อง การบรรจรุ ะเบียบวาระการประชมุ คณะกรรมการ ............... ครั้งท่ี 28/2563

เรียน ผชู้ ว่ ยศาสตราจารย์ ดร. .........................................

สงิ่ ทีส่ ง่ มาดว้ ย แบบฟอร์มบรรจวุ าระการประชุม จานวน 1 ฉบับ

ด้วย ท่านประธานคณะกรรมการ ................. ได้ให้ความเห็นชอบกาหนดการประชุม

คณะกรรมการ ............................ ในวันที่ 29 กุมภาพันธ์ 2563 ณ ห้อง .................. อาคาร ...........

เพ่ือติดตามผลการดาเนินงานด้านการบริหารจัดการภูมิทัศน์ของหน่วยงานให้ บรรลุเป้าหมายท่ีกาหนด

ไว้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการนี้หากท่านมีความประสงค์จะเสนอเร่ืองเพื่อบรรจุในระเบียบวาระการ

ประชุมในคร้ังใน ขอความอนุเคราะห์ท่านนาส่งที่ฝ่ายเลขานุการ หรือทาง E-mail : nana@gmail.

com ภายในวันท่ี 15 กุมภาพัน์ 2563 ไม่เกินเวลา 19.00 น. เพื่อฝ่ายเลขานุการจักได้รวบรวม

นาเสนอประธานพจิ ารณาต่อไป

……………………………………………………….

……………………………………………………..
………………………………………………………

----------------------

คู่มือการปฏบิ ัตงิ าน : การจัดประชมุ

ชือ่ หน่วยงาน : งานบริหารท่วั ไป กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครัง้ ที่ : วนั ที่เร่มิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 27 จาก 37

ระเบียบวาระการประชมุ คณะกรรมการ ......................
ครง้ั ที่ 28/2563

วนั ท่ี 29 กมุ ภาพันธ์ 2563 ณ ห้อง .............. อาคาร .............
-------------------------------------------------------

ระเบียบวาระท่ี 1 เรอื่ งประธานแจ้งให้ทราบ
1.1 ................................................................................
1.2 .................................................................................

ระเบยี บวาระท่ี 2 เรื่องรบั รองรายงานการประชุม
2.1 ………………………………………………………..……………

ระเบียบวาระท่ี 3 เรื่องสบื เนอ่ื ง
3.1 ……………………………………………………………………
3.2 …………………………………………………………………….

ระเบยี บวาระท่ี 4 เรอ่ื งนาเสนอเพอื่ พิจารณา
4.1 ……………………………………………………………………
4.2 …………………………………………………………………….

ระเบียบวาระท่ี 5 เร่ืองแจ้งเพอ่ื ทราบ
5.1 ……………………………………………………………………
5.2 …………………………………………………………………….

ระเบยี บวาระท่ี 6 เรือ่ งอ่นื ๆ
6.1 ……………………………………………………………………
6.2 …………………………………………………………………….

คมู่ อื การปฏิบัติงาน : การจัดประชมุ

ชือ่ หน่วยงาน : งานบรหิ ารทว่ั ไป กองพฒั นานักศกึ ษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครั้งท่ี : วนั ทเ่ี ร่มิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 28 จาก 37

……………………………………………..

……………………………………………..

…………………………

เรอ่ื ง ขอเชญิ ประชมุ

เรียน ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ดร. .........................................

สิ่งทส่ี ง่ มาด้วย 1. เอกสารการประชุมคณะกรรมการ ...........คร้ังท่ี 28/2563 จานวน 1 ฉบับ

2. แบบตอบรบั การเขา้ ร่วมประชมุ จานวน 1 ฉบบั

เพ่ือเป็นการติดตามผลการดาเนินงานด้านการบริหารจัดการภูมิทัศน์ของหน่วยงานให้

บรรลุเป้าหมายที่กาหนดไว้อย่างมีประสิทธภิ าพ ในการน้ี จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมประชุมในวันที่

29 กุมภาพันธ์ 2563 เวลา 13.00 น. ณ ห้องประชุม .......... อาคาร ...................เพื่อนา เสนอ

แผนการดาเนินงานที่ผ่านมา ทั้งนี้ ขอความอนุเคราะห์ท่านกรุณากรอกแบบตอบรับการเข้าร่วม

ประชุมและนาส่งที่ฝ่ายเลขานุการ หรือทาง E-mail : [email protected] ภายในวันท่ี 27

กมุ ภาพันธ์ 2563

……………………………………………………….

……………………………………………………..
………………………………………………………

---------------------------

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน : การจัดประชมุ

ชอ่ื หนว่ ยงาน : งานบริหารทัว่ ไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครัง้ ที่ : วันที่เร่มิ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หน้า 29 จาก 37

รายงานการประชุม...................................................
ครั้งที่ ................/..............

วนั ที่ ................................... เวลา ............... น.
ณ หอ้ งประชมุ .............. อาคาร ...................

__________________________

ผมู้ าประชมุ จานวน ..... ราย

ผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ จานวน …. ราย

ผ้ไู ม่มาประชุม จานวน ..... ราย

เริ่มประชมุ เวลา..........น.

(ขอ้ ความ).................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
............................................................................................................................. .................................
.................................................................................................................................... ...........................
....................................................................................................... .........................................................
............................................................................................................................. ...................................

เลกิ ประชมุ เวลา .....น.

(................................)
ผูจ้ ดรายงานการประชมุ

(................................)
ผู้ตรวจรายงานการประชุม

คู่มือการปฏิบตั งิ าน : การจดั ประชมุ

ช่ือหนว่ ยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพัฒนานกั ศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขคร้ังที่ : วันทีเ่ ร่ิมใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 30 จาก 37

……………………………………………..
……………………………………………..
…………………………
เร่อื ง แจ้งมติการประชุมคณะกรรมการ .................... ครงั้ ท่ี 28/2563
เรยี น ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. ..........................................
สิ่งท่ีสง่ มาดา้ วย เอกสารสรุปมติการประชมุ คณะกรรมการ ..................ครงั้ ท่ี 28/2563 จานวน 1 ชดุ
ตามทไี่ ดม้ ีการประชมุ คณะกรรมการ................................ คร้งั ที่ 28/2563 ประชุมเมื่อ
วันที่ 29 กมุ ภาพนั ธ์ 2563 เวลา 13.00 น. ณ ห้องประชุม ............... อาคาร ............ ...................
บดั นี้ ฝ่ายเลขานุการไดจ้ ดั ทาสรุปมติการประชมุ ดงั กลา่ วเรียบรอ้ ยแล้วจึงนาเสนอมายงั ท่านและหากมี
ขอ้ แก้ไขขอความอนุเคราะหท์ ่านแจง้ มายังฝา่ ยเลขานุการ ทาง Line กลุ่ม หรือ E-mail : DDD.co.th
เพื่อนาแสนอเพ่อื รับรองรายงานการประชมุ ในการประชมุ คร้งั ตอ่ ไป
จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ

................................................................
..................................................................

……………………………….

คมู่ ือการปฏิบตั งิ าน : การจดั ประชมุ

ชื่อหนว่ ยงาน : งานบริหารทวั่ ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แก้ไขครัง้ ที่ : วันทเี่ รม่ิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 31 จาก 37

การควบคมุ เอกสาร

1. มีการจัดเก็บเอกสารการประชุมอย่างเป็นระบบ โดยการออกเลขเอกสาร กพ.001/2562
กากบั

2. จดั เก็บเข้าแฟม้ โดยแยกเร่ืองการประชมุ

ขอ้ มูลสารสนเทศในการปฏบิ ัตงิ าน/ฐานข้อมลู ท่ีใช้ในการปฏิบัติ
1. การจัดทารายงานการประชมุ โดยการใช้โปรแกรม Microsoft Office
2. การจองห้องประชุมใชร้ ะบบจองหอ้ งประชุมผา่ นระบบอินเทอร์เน็ต

คู่มือการปฏบิ ตั งิ าน : การจัดประชุม

ชอื่ หน่วยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพัฒนานักศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครั้งที่ : วันทเ่ี ริ่มใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 32 จาก 37

เทคนคิ การปฏบิ ัตงิ านในการปฏิบัติงานอย่างมีคุณภาพ

ในการจัดการประชุมรายการต่างๆ ส่ิงสาคัญบางประการที่ต้องคานึงถึงเพ่ือป้องกันเหตุการณ์
อันไม่พึงประสงค์ มีดังน้ี

1. การแจง้ กาหนดวัน เวลา สถานท่ีประชุม และการเสนอระเบยี บวาระการประชุม
เม่ือฝ่ายเลขานุการได้รับคาส่ังให้จัดการประชุม ซึ่งมักเป็นวันท่ีผู้สั่งการให้ประชุม

หรือประธานการประชุมมีคิวว่างสามารถประชุมได้ โดยอันดับแรกผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการต้องไป
ดาเนินการตรวจสอบห้องประชมุ ว่าว่างในวันที่กาหนดหรือไม่ มีอปุ กรณภ์ ายในห้องชารดุ หรือไม่ หากไม่
ว่างหรือมีอุปกรณ์ท่ีต้องใช้ในการประชุม เช่น ไมโครโฟนชารุด ต้องจัดหาห้องประชุมใหม่และแจ้งให้
ประธานทราบ จากนน้ั ดาเนินการจองห้องประชุมกับฝา่ ยทีด่ ูแล

เพื่อป้องกันผู้เข้าประชุมมาไม่ครบองค์ประชุม เลขานุการควรสอบถามความสะดวก
ของคณะกรรมการ ทางLine กลุ่มกรรมการ หรือช่องทางใดช่องทางหน่ึง เพื่อให้คณะกรรมการหรือผู้
เข้าประชุมทราบได้ตรวจสอบคิวงานล่วงหน้า และได้ทราบว่าท่านใดไม่สะดวกมา หากคณะกรรมการ
แจ้งว่าสามารถเข้าประชุมได้เกินครึ่งหน่ึง ก็สามารถดาเนินการประชุมได้ตามปกติไม่ต้องเลื่อนวัน
จากน้ันควรแจ้งให้คณะกรรมการเสนอเร่ืองบรรจุในระเบียบวาระการประชุมภายในช่วงเวลาท่ีกาหนด
(ประมาณ 3 วันทาการ)

2. การติดตามหรือกาชับผู้ประกอบการท่ีจะนาส่งอาหารว่าง ให้ตรงตามเวลาท่ี
กาหนด ควรติดตามทวงถามอย่างนอ้ ย 1 วัน

3. การใหร้ า้ นจัดทาเอกสารประกอบการประชุมต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง การ
เรยี งลาดับหน้า การเยบ็ มมุ ฯลฯ และควรตดิ ตามทวงถามใหม้ าสง่ ก่อนวนั ประชุมอย่างน้อย 3 วนั

4. เพอื่ ให้การประชุมมปี ระสิทธภิ าพควรศึกษาเทคนิคการเขียนรายงานการประชุมทดี่ ี

และตัวอย่างการเขยี นรายงานการประชมุ จากหลายๆ ที่ เพ่ือนนาไปปรับใชใ้ นการปฏบิ ัตงิ านให้ดยี ่งิ ขน้ึ

5. ควรมกี ารแลกเปลี่ยนแนวปฏบิ ัติท่ดี ีในการจดั ประชุมของแต่ละหนว่ ยงานภายใน
มหาวิทยาลยั

6. ประธานในท่ีประชุมควรสรุปประเด็นทุกเร่ืองในที่ประชมุ เพอ่ื ใหเ้ กดิ ความเข้าใจที่
ตรงกันและเปน็ ไปตามมติทีป่ ระชุม

7. หากมกี ารยกเลิกการประชุม ควรโทรศัพท์แจ้งผู้เข้ารว่ มประชุมให้ทราบก่อนและส่ง
หนังสือแจ้งเล่ือนการประชุม

8. ผู้จดรายงานการประชุมควรเป็นนักฟังท่ีดี มีสมาธิในการฟัง เพื่อจะได้จดรายงาน
การประชุมไดถ้ ูกตอ้ ง และตรงประเด็น

ค่มู ือการปฏิบัตงิ าน : การจัดประชมุ

ชื่อหนว่ ยงาน : งานบริหารทวั่ ไป กองพัฒนานักศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครง้ั ที่ : วันทเี่ รม่ิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หน้า 33 จาก 37

ปญั หาและอุปสรรคและแนวทางแก้ไข

ขัน้ ตอน ปญั หาอุปสรรค แนวทางแก้ไข

1.การเชญิ ในการประชุมบางครง้ั มกี ารกาหนดวนั จัดทาปฏิทนิ การประชมุ
ประชุม ประชมุ ทีก่ ระชั้นชดิ ทาให้การดาเนนิ การ คณะกรรมการตา่ งๆ
จดั ทาหนงั สอื เชญิ ประชมุ นอ้ ยกวา่ 7 วัน
และต้องเรง่ จัดทาเอกสารประกอบวาระ
การประชุม

2.การบนั ทกึ 1.ผู้บันทึกการประชุมไม่สามารถสรุป ผูจ้ ดรายงานการประชุมต้องมี
การประชมุ ประเด็นและสรุปใจความสาคัญในการ สมาธิ ตง้ั ใจฟงั จบั ประเด็น และจด
ประชุมนั้นได้ เชน่ กรณกี ารประชุมโดยมี ประเด็นสาคญั พร้อมกบั ตรวจทาน
การอภปิ รายถกเถียงกนั ไปมา กบั เครื่องบันทึกเสยี ง

2.ผ้จู ดทารายงานการประชุมใช้ภาษาท่ไี ม่ ผ้จู ัดรายงานการประชุมควรศึกษา

เปน็ ทางการ(ภาษาพูด)ในการจดั ทา ตวั อยา่ งการทารายงานการประชมุ

รายงานการประชุม จากหนว่ ยงานอืน่ ๆ

3.ดาเนินการ 1.ผ้จู ัดประชมุ ไม่ได้จดั ส่งเอกสารการ กาหนดให้มีการจัดสง่ เอกสารกา
ประชมุ
ประชุมให้ผู้เข้าประชุมศึกษาก่อนล่วงหน้า ประชมุ ให้ผ้เู ข้าประชมุ ศึกษา

ก่อนประชุม ทาใหผ้ ูเ้ ข้าประชุมไมส่ ามารถ ลว่ งหน้าอยา่ งนอ้ ย 1 วันก่อน

เตรียมประเดน็ ท่ีจะซักถามได้ ทาใหต้ ้อง ประชุม

ศึกษาและทาความเข้าใจในขณะท่ปี ระชุม

ซึ่งทาให้เสยี เวลาประชมุ

2. ผเู้ ขา้ ประชมุ มาประชุมสาย ทาใหก้ าร ประสานย้าวันเวลาประชุมกับ

เรม่ิ ประชุมชา้ กว่ากาหนด ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ อยา่ งน้อย1วัน

กอ่ นการประชุม

3. ผู้เข้าประชุมไม่สนใจประชุม โดยนา ประธานในทป่ี ระชมุ ควรขอความ

งานอ่นื มาทา รว่ มมือให้ผเู้ ข้าประชมุ ต้ังใจฟังเร่อื ง

ทพ่ี ิจารณาหรือเรื่องท่ีกาลังประชมุ

คมู่ อื การปฏิบตั งิ าน : การจัดประชุม

ชอื่ หน่วยงาน : งานบริหารท่วั ไป กองพฒั นานกั ศึกษา สานกั งานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขคร้งั ท่ี : วนั ท่ีเริ่มใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 34 จาก 37

4. การจัดทา 1.ในการประชมุ ไม่มีการสรปุ มติในแต่ละ เมอ่ื เสร็จสน้ิ แต่วาระการประชุม
รายงานการ เร่ืองท่ชี ัดเจน ทาให้ในบางครั้งผู้จด ควรใหเ้ ลขานุการสรุปมติทป่ี ระชุม
ประชมุ รายงานการประชุมพิมพ์มตขิ องที่ประชุม ก่อนข้นึ ระเบยี บวาระการประชุม
คลาดเคลอื่ น และไมค่ รบถว้ น ตอ่ ไป

2. การจัดทารายงานการประชุมลา่ ชา้ เกิน ควรจดั ทารายงานประชุมล่วงหา้

เวลาทก่ี าหนด (ภายใน 7 วนั หลงั จาก กรณเี ปน็ เร่ืองแจ้งเพือ่ ทราบ แล้ว

ประชุม) มาเพิ่มขอ้ มลู ภายหลังจากประชมุ

เสรจ็

ค่มู ือการปฏบิ ัตงิ าน : การจัดประชมุ

ช่ือหนว่ ยงาน : งานบรหิ ารท่วั ไป กองพฒั นานักศึกษา สานักงานอธกิ ารบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ท่ี : วันที่เริ่มใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 35 จาก 37

ภาคผนวก

คู่มือการปฏิบตั ิงาน : การจดั ประชมุ

ช่ือหนว่ ยงาน : งานบริหารท่ัวไป กองพฒั นานักศกึ ษา สานกั งานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครั้งที่ : วนั ที่เริม่ ใช้ : 1 ตุลาคม 2562 หนา้ 36 จาก 37

ตัวอย่างรายงานการประชมุ

ค่มู ือการปฏิบัติงาน : การจัดประชุม

ช่ือหนว่ ยงาน : งานบรหิ ารทวั่ ไป กองพัฒนานักศึกษา สานักงานอธิการบดี

หมายเลขเอกสาร : 005/2562

แกไ้ ขครงั้ ที่ : วนั ท่เี ร่มิ ใช้ : 1 ตลุ าคม 2562 หนา้ 37 จาก 37

ประวัตผิ ู้เขยี น

ชอ่ื -นามสกุล นางสาวยวุ ดี แสงสง่ กลน่ิ
วนั เดอื น ปี เกดิ 7 กนั ยายน 2512
วฒุ ิการศึกษา ศิลปศาสตรสบัณฑิต (ศศ.บ.)
สถาบันราชภัฏเพชรบุรี
วัน เดอื น ปี ทบี่ รรจุ มถิ นุ ายน 2538
ตาแหน่ง นักบริหารงานท่ัวไป ปฏิบัตกิ าร
สถานท่ีปฏิบตั ิงาน กองพฒั นานกั ศกึ ษา สานกั อธกิ ารบดี