39 Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =EXP(4) Perhitungan nilai eksponensial data 4 54.5982 =EXP(0.5) Perhitungan nilai eksponensial data 0.5 1.6487 Contoh penggunaan fungsi EXP Menghitung Nilai Logaritma Natural Logaritma Natural biasa disingkat dengan LN. LN merupakan kebalikan dari eksponensial. Apabila Anda ingin menghitung nilai logaritma natural sebuah data angka atau bilangan tertentu, gunakan fungsi =LN(number) dimana bagian “number” diisi dengan data yang akan dihitung nilainya. Misalnya Anda ingin menghitung nilai logaritma natural data di dalam sel A1, langkah untuk melakukannya yaitu ketikkan “=LN(A1)” pada sel atau Formula Bar lantas tekan tombol Enter untuk mengetahui hasilnya. Menghitung nilai logaritma natural sebuah data di dalam sel A1 Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi LN: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =LN(4) Perhitungan nilai logaritma natural data 4 1.3863 =LN(85) Perhitungan nilai logaritma 4.4427
40 natural data 85 Contoh penggunaan fungsi LN Menghitung Nilai Pangkat Untuk menghitung nilai pangkat sebuah data angka atau bilangan tertentu Anda dapat menggunakan fungsi POWER. Penulisan fungsi POWER yaitu =POWER(number, power) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dipangkatkan dan argument “power” diisi dengan jumlah pangkat yang ingin digunakan. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi POWER: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =POWER(8, 4) Perhitungan nilai pangkat data 8 dengan jumlah pangkat 4 4096 =POWER(3.4, 3) Perhitungan nilai pangkat data 3.4 dengan jumlah pangkat 3 9.304 Contoh penggunaan fungsi POWER Menghitung Nilai Akar Kuadrat Dengan menggunakan fungsi SQRT Anda dapat menghitung nilai akar kuadrat dari suatu data angka atau bilangan tertentu. Fungsi SQRT ditulis dengan =SQRT(number) dimana bagian “number” diisi dengan data yang akan dihitung nilai akar kuadratnya. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi SQRT: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =SQRT(64) Perhitungan nilai akar 8
41 kuadrat data 64 =SQRT(255) Perhitungan nilai akar kuadrat data 255 15.9687 Contoh penggunaan fungsi SQRT Mendapatkan Nilai Secara Acak Dengan MS Excel Anda dapat menghitung nilai acak pada kisaran angka atau bilangan tertentu. Untuk melakukannya Anda bisa menggunakan fungsi RAND dan RANDBETWEEN. Fungsi RAND digunakan untuk menghitung nilai acak antara angka 0 dan 1. Penulisan fungsi RAND adalah: =RAND(). Karena fungsinya untuk menghitung nilai acak, maka hasil perhitungan akan berbedabeda meskipun Anda memasukkan data yang sama. Apabila Anda ingin memperoleh kisaran hasil perhitungan yang lebih luas, Anda cukup mengalikan dengan angka yang diinginkan. Misalnya Anda ingin mengetahui nilai acak antara 0 sampai 100, lakukan dengan menuliskan: =RAND()*100 di dalam sel atau Formula Bar lantas tekan tombol Enter untuk mengetahui hasilnya. Menghitung nilai acak antara 0 sampai 100 Fungsi RANDBETWEEN digunakan untuk menghitung nilai acak dalam kisaran nilai atau bilangan tertentu yang sudah ditetapkan. Penulisan fungsi ini adalah: =RANDBETWEEN(top, bottom). Argument “top” diisi dengan kisaran tertinggi dan argument “bottom” diisi dengan kisaran nilai terendah. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi RANDBETWEEN: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil
42 =RANDBETWEEN(1, 10) Perhitungan nilai acak kisaran 1 sampai 10 8 =RANDBETWEEN(100, 500) Perhitungan nilai acak kisaran 100 sampai 500 350 Contoh penggunaan fungsi RANDBETWEEN Anda juga bisa memanfaatkan fitur Analysis Toolpak untuk menghitung nilai acak. Trik untuk melakukannya yaitu: 1. Pastikan Anda sudah menginstal Analysis Toolpak add-in. 2. Lalu buka Tab Data. 3. Kemudian pada bagian Analysis klik ikon Data Analysis. 4. Berikutnya muncul jendela Data Analysis. Pilihlah opsi Random Number Generation dan tekan tombol OK. 5. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada kotak dialog Random Number Generation. Lakukan pengaturan terhadap parameter atau opsi-opsi yang ada lantas klik tombol OK. Kotak dialog Random Number Generation
43 Membulatkan Bilangan dengan Digit Tertentu Di dalam MS Excel sudah tersedia fungsi ROUND yang digunakan untuk membulatkan bilangan desimal dengan jumlah digit tertentu yang sudah ditetapkan. Aturan dalam pembulatan angka adalah apabila angka di belakang koma lebih dari atau sama dengan 5 maka akan dibulatkan ke atas. Tetapi apabila angka kurang dari 5 maka akan dibulatkan ke bawah. Penulisan fungsi ROUND, yaitu: =ROUND(number, num-digits) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan dan argument “num_digits” diisi dengan jumlah digit di belakang koma yang ingin digunakan. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi ROUND: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =ROUND(4.154, 2) Pembulatan data 4.154 dengan 2 digit di belakang koma 4.15 =ROUND(25.89437, 4) Pembulatan data 25.89437 dengan 4 digit di belakang koma 25.8944 Contoh penggunaan fungsi ROUND Membulatkan Bilangan ke Atas dengan Digit Tertentu Untuk membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke atas dengan digit tertentu, maka Anda dapat menggunakan fungsi =ROUNDUP(number, num_digits) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan dan argument “num_digits” diisi dengan jumlah digit di belakang koma. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi ROUNDUP:
44 Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =ROUNDUP(8.25, 1) Pembulatan ke atas data 8.25 dengan jumlah digit di belakang koma 1 8.3 =ROUNDUP(15.8713, 3) Pembulatan ke atas data 15.8713 dengan jumlah digit di belakang koma 3 15.872 Contoh penggunaan fungsi ROUNDUP Membulatkan Bilangan ke Bawah dengan Digit Tertentu Jika Anda ingin membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke bawah dengan digit tertentu, gunakan fungsi =ROUNDDOWN(number, num_digits) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan dan argument “num_digits” diisi dengan jumlah digit di belakang koma. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi ROUNDDOWN: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =ROUNDDOWN(12.34, 1) Pembulatan ke atas data 12.34 dengan jumlah digit di belakang koma 1 12.2 =ROUNDDOWN(76.1196, 3) Pembulatan ke atas data 76.1196 dengan jumlah digit di belakang koma 3 76.119 Contoh penggunaan fungsi ROUNDDOWN
45 Membulatkan Bilangan ke Bawah Tanpa Memperhatikan Jumlah Digit MS Excel menyediakan fungsi INT yang digunakan untuk menghitung nilai pembulatan suatu data angka atau bilangan tertentu ke bawah tanpa memperhatikan jumlah digit di belakang koma. Penulisan fungsi INT adalah =INT(number) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi INT: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =INT(11.64) Perhitungan nilai pembulatan dari 11.64 11 =INT(215.8315) Perhitungan nilai pembulatan dari 215.8315 215 Contoh penggunaan fungsi INT Membulatkan Bilangan ke Atas dengan Kelipatan Tertentu Anda dapat membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke atas berdasarkan kelipatan yang sudah ditentukan hingga mendekati bilangan yang dibulatkan. Untuk melakukannya Anda dapat menggunakan fungsi: =CEILING(number, significance) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan dan argument “significance” diisi dengan kelipatan yang ingin digunakan. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi CEILING: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =CEILING(10, 4) Pembulatan ke atas data 10 dengan kelipatan 4 12
46 =CEILING(150, 20) Pembulatan ke atas data 150 dengan kelipatan 20 160 Contoh penggunaan fungsi CEILING Membulatkan Bilangan ke Bawah dengan Kelipatan Tertentu Apabila Anda ingin membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke bawah dengan kelipatan yang sudah ditetapkan hingga mendekati bilangan yang dibulatkan, Anda bisa menggunakan fungsi =FLOOR(number, significance) dimana argument “number” diisi dengan data yang akan dibulatkan dan argument “significance” diisi dengan kelipatan yang ingin digunakan. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi FLOOR: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =FLOOR(45, 6) Pembulatan ke bawah data 45 dengan kelipatan 6 42 =FLOOR(300, 40) Pembulatan ke atas data 300 dengan kelipatan 40 280 Contoh penggunaan fungsi FLOOR Membulatkan Bilangan ke Atas ke Arah Bilangan Genap Di dalam MS Excel tersedia fungsi EVEN yang dapat digunakan untuk membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke atas ke arah bilangan genap yang mendekati. Penulisan fungsi EVEN, yaitu =EVEN(number) dimana argument “number” berisi data yang akan dibulatkan. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi EVEN: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =EVEN(8.4) Pembulatan ke atas ke arah 10
47 bilangan genap data 8.4 =EVEN(5.1) Pembulatan ke atas ke arah bilangan genap data 5.1 6 Contoh penggunaan fungsi EVEN Membulatkan Bilangan ke Atas ke Arah Bilangan Ganjil MS Excel juga sudah menyediakan fungsi ODD yang digunakan untuk membulatkan data angka atau bilangan tertentu ke atas ke arah bilangan ganjil yang mendekati. Fungsi ODD ditulis dengan =ODD(number) dimana argument “number” berisi data yang akan dibulatkan. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi ODD: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =ODD(17.6) Pembulatan ke atas ke arah bilangan ganjil data 17.6 19 =ODD(28.1) Pembulatan ke atas ke arah bilangan ganjil data 28.1 29 Contoh penggunaan fungsi ODD Menghitung Nilai Sisa Hasil Pembagian Anda dapat menghitung nilai sisa hasil pembagian antara dua data atau bilangan yang sudah ditentukan dengan menggunakan fungsi MOD. Fungsi ini ditulis dengan: =MOD(number, divisor) dimana fungsi “number” diisi dengan data yang akan dibagi dan argument “divisor” diisi dengan data pembagi. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi MOD:
48 Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =MOD(18, 4) Perhitungan nilai sisa hasil pembagian data 9/4 2 =MOD(60, 7) Perhitungan nilai sisa hasil pembagian data 60/7 4 Contoh penggunaan fungsi MOD Menghitung Jumlah Nilai Dengan MS Excel Anda dapat menghitung jumlah dari dua atau beberapa data angka dalam kisaran sel tertentu. Untuk melakukannya gunakan fungsi SUM. Penulisan fungsi SUM adalah: =SUM(number1, [number2],….) dimana argument “number1” diisi dengan data pertama, argument “number2” diisi dengan data kedua, dan seterusnya. Di bawah ini adalah contoh penggunaan fungsi SUM: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =SUM(10, 20) Perhitungan nilai jumlah data 10 dan 20 30 =SUM(15, 25, 50) Perhitungan nilai jumlah data15, 25, dan 50 90 Contoh penggunaan fungsi SUM Misalnya Anda ingin menghitung nilai jumlah dari beberapa data yang ada pada kisaran sel A1:B3 lakukan dengan cara mengetikkan “=SUM(A1:B3)” pada sel atau Formula Bar lalu tekan tombol Enter untuk mengetahui hasilnya.
49 Menghitung nilai jumlah data pada kisaran sel A1:B3 Menghitung Nilai Rata-Rata Untuk menghitung nilai rata-rata beberapa data angka atau bilangan pada kisaran sel tertentu, lakukan dengan menggunakan fungsi AVERAGE. Penulisan fungsi AVERAGE adalah =AVERAGE(number1, [number2],…..) dimana argument “number1” diisi dengan data pertama, argument “number2” diisi dengan data kedua, dan seterusnya. Rumus umum untuk menghitung nilai rata-rata adalah nilai hasil penjumlahan data dibagi dengan banyaknya data. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi AVERAGE: Contoh Fungsi Deskripsi Hasil =AVERAGE(20, 50) Perhitungan nilai rata-rata data 20 dan 20 35 =AVERAGE(5, 15, 30) Perhitungan nilai rata-rata data 5, 15, dan 30 25 Contoh penggunaan fungsi AVERAGE Misalnya Anda ingin menghitung nilai rata-rata beberapa data pada kisaran sel A1:C4. Cara untuk melakukannya yaitu ketikkan =AVERAGE(A1:C4) pada sel atau Formula Bar kemudian tekan tombol Enter untuk melihat hasilnya.
50 Menghitung nilai rata-rata data pada kisaran sel A1:C4 Menyelesaikan Persamaan Linear Simultan Persamaan linear simultan adalah suatu bentuk persamaan matematika yang menyajikan beberapa variabel bebas. Persamaan linier simultan dapat dinyatakan sebagai bentuk matriks. Bentuk umum persamaan linier simultan adalah: · a x + b y = K · a = besarnya nilai pada koefisien x · b = besarnya nilai pada koefisien y · K = besarnya nilai konstanta · x dan y = koefisien persamaan Penyelesaian persamaan linier simultan adalah penentuan nilai x dan y yang memenuhi semua persamaan yang ada. Dengan MS Excel Anda dapat menyelesaikan persamaan linier simultan dengan cepat dan mudah. Pertama-tama hitunglah nilai inverse matriks untuk nilai pada setiap koefisien kemudian kalikan nilai inverse matriksnya dengan nilai konstanta. Untuk menghitung nilai inverse matriks Anda bisa menggunakan fungsi: =MINVERSE(array) dimana argument “array” berisi kisaran sel nilai-nilai koefisien. Sedangkan untuk menghitung nilai koefisien persamaan gunakan fungsi: =MMULT(array1, array2) dimana argument “array1” berisi kisaran sel nilai inverse matriks dan argument “array2” berisi kisaran sel nilai konstanta.
51 Apabila Anda mempunyai dua persamaan linear simultan maka Anda akan melihat ada empat (4) data nilai koefisien. Untuk menghitung nilai invers matriksnya perhatikan tabel berikut ini: · Persamaan 1: a x + b y = K1 · Persamaan 2: c x + d y = K2 a b c d Tabel matrik nilai-nilai koefisien =d/(a*d-b*c) =c/(b*c-a*d) =b/(b*c-a*d) =a/(a*d-b*c) Tabel rumus-rumus untuk menghitung inverse matrik Dalam contoh ini Anda akan menghitung nilai-nilai koefisien x dan y pada persamaan simultan di bawah ini: · 5x + 2y = 10 · 2x + 4y = 18 Langkah-langkah untuk menyelesaikan persamaan simultan di atas yaitu: 1. Ubahlah salah satu persamaan yang ada ke dalam bentuk persamaan biasa, misalnya: · 5x + 2y = 10 · 2y = - 5x + 10 · y = - 5/2x + 10/2 · y = -2.5x + 5 2. Tuliskan nilai-nilai pada masing-masing koefisien dan konstanta ke dalam kisaran sel tertentu. Misalnya Anda menuliskan nilai-nilai koefisien di dalam kisaran sel A6:B7 dan konstanta di dalam kisaran sel D6:D7.
52 Menuliskan nilai-nilai koefisien dan konstanta 3. Berikutnya hitunglah nilai inverse matriks dari nilai-nilai koefisien yang ada. Dalam contoh ini kisaran sel nilai inverse matriksnya adalah sel A10:B11. Menghitung nilai inverse matrik 4. Untuk menghitung nilai koefisien x, kalikan nilai inverse matriks yang dihasilkan dengan nilai konstanta pada persamaan menggunakan fungsi =MMULT(A10:B11, D6:D7). 5. Untuk menghitung nilai koefisien y gunakan rumus yang dihasilkan pada langkah 1.
53 Tampilan hasil perhitungan nilai koefisien x dan y Hasil perhitungan didapatkan nilai koefisien x = 0.25 dan y = 4.375.
Tip dan Trik Fungsi dan Formula untuk Administrasi Membuat Multiple Choice Anda bisa membuat multiple choice menggunakan MS Excel untuk keperluan akademis atau lainnya. Nanti para peserta harus membaca soal-soal langsung lewat worksheet dan memilih jawaban yang benar pada sel yang sudah ditentukan. Berikut langkah-langkah membuat Multiple Choice: MEMBUAT DAFTAR JAWABAN Pertama-tama, kita perlu membuat daftar jawabannya terlebih dulu. Untuk itu, lakukan langkah-langkah di bawah ini: 1. Klik pada Tab Sheet 2 dan klik-kanan. Pilihlah Rename.
5 6 Pilih Rename untuk mengganti nama Sheet2 itu 2. Buatlah nama baru, misalnya Jawaban. Sheet2 yang telah diubah menjadi Jawaban 3. Di dalam sel A1 sampai A4, tulislah jawaban-jawaban multiple choice yang nanti akan dipilih salah satunya oleh peserta ujian. Jawaban-jawaban multiple choice 4. Seleksi sel A1 sampai A4 dan di dalam Name Box, tulislah: JawabanSoal1.
57 Membuat nama untuk range sel A1 hingga A4 5. Setelah itu, klik B1 dan buatlah jawaban-jawaban untuk soal nomor dua. Berikut contohnya: Menulis jawaban-jawaban untuk soal nomor dua 6. Seleksi sel B1 sampai B4 dan buatlah nama baru di dalam Name Box: JawabanSoal2. Perancangan jawaban-jawaban untuk soal nomor dua 7. Lakukan langkah-langkah di atas sampai Anda mendata seluruh jawaban-jawaban. Jangan lupa, setiap jawaban itu harus diberi nama khusus, seperti JawabanSoal3, JawabanSoal4, dan seterusnya.
5 8 Jawaban-Jawaban yang sudah dirancang untuk pertanyaan MEMBUAT SOAL-SOAL Setelah membuat deretan jawaban-jawaban, maka tugas berikutnya adalah merancang soal-soal yang akan diajukan. Berikut langkahlangkahnya: 1. Klik Sheet1 dan ubah namanya menjadi Soal. Sheet1 diubah namanya menjadi Soal 2. Buatlah pertanyaan di dalam sel A2. Agar pertanyaan itu bisa ditulis dengan rapi, maka akan lebih baik pula bila ukuran kolom A diperlebar. Membuat pertanyaan di dalam sel A2 3. Lantas, klik di dalam sel B2. Meletakkan kursor pada sel B2 untuk menampung jawaban-jawaban
5 9 4. Pilihlah Tab Data > Data Validation > Data Validation. Pilih ikon Data Validation 5. Klik menu kombo Allow dan pilihlah List. 6. Di dalam kotak teks Source, isilah: =JawabanSoal1. Membuat list yang sudah terdata jawaban-jawaban dari Name: JawabanSoal1 7. Tekan tombol OK. Setelah itu, klik menu kombo yang ada di dalam sel B2 itu. Anda akan melihat daftar jawaban. Daftar jawaban di dalam sel B2 8. Klik di dalam sel C2.
60 9. Lantas, buatlah formula untuk menentukan score yang didapat atas jawaban yang dipilih oleh peserta. Aturannya sederhana. Jika jawaban yang dipilih ternyata benar, maka akan mendapat score 100. Jika tidak benar, maka akan mendapat angka 0. 10. Berikut formulanya: =IF(B2 = 1945; 100; 0). 11. Setelah itu, buat pertanyaan kedua di dalam sel A2. Pertanyaan kedua yang ditulis di dalam sel A2 12. Klik di dalam sel B2 dan buatlah list seperti yang dilakukan untuk pertanyaan pertama tadi. Gunakan Name: =JawabanSoal2. Memasukkan di dalam Source: =JawabanSoal2 13. Dengan demikian, di dalam sel B2 akan muncul menu kombo yang menyajikan jawaban-jawaban untuk soal nomor dua. Jawaban-jawaban untuk soal nomor dua
61 14. Klik di dalam sel C3. Buatlah formula sebagai berikut untuk menentukan apakah jawaban yang dipilih tersebut benar atau tidak: =IF(B3="Paul McCartney"; 100; 0). 15. Lakukan langkah-langkah di atas terus menerus. Yang perlu dilakukan hanyalah mengubah formula untuk menentukan apakah jawaban yang diberikan itu benar atau salah. Oleh karena itu, formula di dalam sel C akan selalu berubah-ubah tergantung pertanyaan dan jawaban yang benar. Agar Si Peserta Tidak Mengintip Jawaban yang Benar Worksheet soal-soal yang kita buat di atas memang memiliki kelemahan. Paling tidak ada dua kelemahan penting yang perlu diperhatikan jika Anda serius membuat soal-soal multiple choice menggunakan MS Excel. Pertama, si peserta bisa mengintip jawaban yang benar lewat formula yang kita tulis. Kedua, si peserta bisa mengganti-ganti jawaban sampai mendapatkan angka 100. Untuk mencegah hal ini, maka salah satu solusinya dengan meletakkan Score ke dalam Sheet lain. Tujuannya, agar score itu tersembunyi. Sebagai contoh, buatlah Sheet10 dan letakkan Score di situ. Dengan demikian, si peserta tidak akan menyangka kalau score soal-soal itu diletakkan di tempat tersembunyi. Berikut langkah-langkah untuk membuat Score yang tersembunyi: 1. Klik pada salah satu Sheet, bisa Sheet3 atau sheet lain yang Anda inginkan. Memilih Sheet3 untuk peletakan Score 2. Klik di dalam sel A2 pada Sheet3 itu.
62 Meletakkan kursor di sel A2 3. Buatlah formula untuk menentukan score. Pada dasarnya tidak ada perbedaan dibandingkan formula yang sudah kita buat sebelumnya. Hanya saja, nama worksheet dimana soal-soal itu berada harus disebut. Dengan demikian, formula itu akan menjadi seperti ini: =IF(Soal!B2 = 1945; 100; 0). 4. Tekanlah tombol Enter. Score yang diperoleh lewat jawaban yang dibuat pada Sheet Soal Agar Nilai Minus Ditandai dengan Warn Merah Dulu, warna merah sering digunakan untuk menandai angka-angka yang jelek, seperti minus atau angka kecil. Bagaimana caranya agar angka minus selalu ditandai dengan warna merah? Lakukan langkah-langkah di bawah ini: 1. Tulislah sebuah angka minus di dalam sel. Contohnya seperti gambar di bawah ini: Menulis angka minus di dalam sebuah sel 2. Klik menu kombo Number Format dan pilih More Number Format.
63 3. Pilih Custom dan lantas ketik (0) sehingga pada bagian Sample tertulis angka seperti: -(1000000). Contoh penulisan angka negatif 4. Kalau sudah, Anda bisa mengklik Tab Font. 5. Klik Color dan pilihlah warna merah. Setelah itu tekan tombol OK. Memilih warna merah untuk penulisan teks
64 Menambah Prefix Kode Negara pada Nomor Telepon Biasanya, ketika orang memasukkan nomor telepon, kode negara lupa untuk dicantumkan. Lantas, bagaimana caranya memasukkan kode negara pada nomor telepon secara otomatis? Untuk Indonesia, kode negara adalah +62. Berikut langkah-langkah untuk memasukkan kode negara ke depan nomor telepon. 1. Asumsikan Anda menulis nomor telepon di sebuah sel. 2. Lantas di sel yang lain, ketik formula sebagai berikut: =CONCATENATE("+62"; A1). 3. Tekan tombol Enter. Menghitung Jumlah Nilai yang Jelek Anda guru dan ingin menghitung berapa murid yang nilainya di bawah 70? Untuk menghitung jumlah murid yang nilainya jelek, Anda bisa melakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Asumsikan Anda memiliki sebuah tabel seperti gambar di bawah ini: Tabel berisi daftar siswa dan nilainya
65 2. Di dalam sel yang sudah ditunjuk, misalnya B19, ketik formula sebagai berikut: =COUNTIF(B2:B17; "<70"). 3. Tekan tombol Enter dan akan terlihat hasil penghitungan. Dalam contoh di atas maka akan menghasilkan angka 6. Mengurutkan Nilai Siswa dari yang Terendah Hingga Tertinggi Salah satu cara melakukan evaluasi terhadap data angka yang paling cepat adalah dengan mengurutkan nilai dari yang terkecil hingga terbesar—atau sebaliknya. Caranya? 1. Seleksilah seluruh sel nilai yang ingin diurutkan terlebih dulu. Menyeleksi seluruh sel berisi nilai 2. Klik ikon Sort & Filter yang ada di dalam Tab Home. 3. Pilihlah opsi Sort Smallest to Largest kalau ingin mengurutkan nilai dari yang terkecil hingga terbesar. Memilih Sort Smallest to Largest
66 4. Jika muncul kotak dialog Sort Warning, pilihlah opsi Expand the Selection. Pilihlah Expand the selection 5. Tekanlah tombol OK. Nanti, data-data angka itu akan diurutkan sesuai keinginan Anda. Karena data angka itu “terikat” oleh sel-sel nama yang ada di sebelah kirinya, maka data nama juga akan ikut berubah urutannya. Mencari Pemilik Nomor Telepon Kalau Anda memiliki database konsumen dan ingin mencari tahu siapa nama pemilik salah satu nomor telepon, maka gunakan fungsi VLOOKUP. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Pastikan Anda sudah memiliki tabel data konsumen itu. 2. Seleksilah seluruh sel data konsumen tersebut dan berilah nama di dalam kotak Name Box: DataKonsumen. Memberi nama pada tabel yang terseleksi 3. Kemudian, pilihlah salah satu sel kosong dan tulis formula sebagai berikut: =VLOOKUP(62218392839;DataKonsumen;2). 4. Tekanlah tombol Enter.
67 Nomor telepon yang ada di dalam formula di atas bisa Anda ganti sesuai dengan kebutuhan. Membuat Nomor ID untuk Anggota Biasanya, nomor ID untuk anggota merupakan gabungan antara teks dan angka, misalnya ID12345. Nah, untuk mendapatkan angka, ada beberapa metode yang bisa dilakukan. Salah satunya adalah metode acak dimana Anda “mengijinkan” sistem komputer untuk mendapatkan angka acak antara 1000 hingga 9999, misalnya. Jika demikian, Anda bisa menulis formula sebagai berikut: =CONCATENATE("ID"; RANDBETWEEN(1000;9999)) Fungsi CONCATENATE digunakan untuk menggabung teks “ID” dengan angka acak yang diinginkan. Sedangkan RANDBETWEEN dipakai untuk mencari angka acak antara 1000 hingga 9999. Hasil yang terlihat akan berbeda-beda, misalnya “ID2342”. Menulis Status Twitter Menggunakan Excel Walaupun secara resmi Twitter tidak mengijinkan update status Twitter menggunakan format CSV, format file teks yang umumnya diciptakan oleh MS Excel, namun kita tetap bisa mengakalinya. Nah, pertanyaannya bagaimana caranya membuat tweet menggunakan MS Excel? Gampang saja. Tidak sulit karena Anda hanya perlu memastikan kalau teks yang Anda tulis tidak lebih dari 140 karakter. Berikut langkah-langkahnya: 1. Ketiklah tweet-tweet yang ingin Anda posting ke Twitter di dalam kolom A, misalnya. Teks-teks yang akan dijadikan tweet
68 2. Sekarang, pilihlah salah satu sel untuk ditulisi sebuah formula yang memastikan teks yang Anda ketik di atas tidak memiliki karakter melebihi 140 karakter. 3. Tulis formula seperti ini: =LEFT(A1; 140). Formula ini untuk menjamin teks yang Anda ketik hanya sepanjang 140 karakter saja. 4. Tulislah formula ini juga untuk sel-sel lain (A2 dan seterusnya). 5. Klik pada sel pertama tempat formula di atas berada. Tekan tombol F2 dan F9. Lakukan hal yang sama pada sel-sel lainnya. 6. Seleksi sel-sel dimana Anda menulis formula di atas dan tekan tombol Ctrl+C untuk mengkopinya ke dalam clipboard. Teks-teks hasil pemotongan menggunakan fungsi LEFT yang telah diseleksi dan akan dikopi 7. Buatlah workbook baru dan klik pada sel A1. Tekan tombol Ctrl+V. 8. Nanti akan ter-paste teks-teks hasil formula LEFT di atas. Panjang teks-teks itu pasti tidak lebih dari 140 karakter. Memindahkan tweet ke dalam workbook baru
69 9. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan tweet-tweet itu dalam bentuk file. Pada pilihan Save as Type, pilihlah: CSV (MS-DOS) (*.csv). 10. Buat nama file yang Anda inginkan dan tekanlah tombol Save. Simpan sebagai file CSV 11. Begitu sudah tersimpan dalam bentuk file berformat CSV, maka tugas berikutnya adalah mengunggah file itu menggunakan layanan yang dapat Anda temukan di internet, antara lain: a. TweetingMachine: http://tweetingmachine.com/features/bulk_upload b. Time2Tweet: http://time2tweet.appspot.com/ Layanan yang menyediakan fitur unggah tweet dalam bentuk CSV
7 0 Memilih Petugas Jaga Secara Acak (Random) Andaikan Anda memiliki tiga orang pegawai jaga dan ingin memilih salah satu dari mereka untuk melakukan tugasnya. Namun, alih-alih melakukan penunjukan secara langsung, Anda ingin agar pemilihan petugas jaga itu dilakukan secara acak atau random menggunakan fungsi MS Excel. Bagaimana caranya? Lakukan langkah-langkah di bawah ini: 1. Buatlah tabel yang menyajikan nomor urut serta nama petugas jaga. Contohnya seperti gambar di bawah ini: Tabel berisi daftar kerja 2. Klik di salah satu sel dimana Anda ingin meletakkan nomor urut dan nama yang muncul secara acak. 3. Ketiklah formula sebagai berikut: =VLOOKUP(RANDBETWEEN(1;3); A1:B4; 2). 4. Tekanlah tombol Enter dan akan terlihat hasil seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Penentuan nama petugas jaga secara acak Fungsi RandBetween digunakan untuk mendapatkan angka acak dari 1 hingga 3, sementara angka 2 di dalam fungsi VLOOKUP digunakan untuk mencari referensi pada kolom nomor 2, yaitu kolom B, berdasarkan angka yang didapat.
71 Mengetahui Apakah Alamat Email Valid Salah satu cara untuk mengetahui apakah alamat email dianggap valid atau tidak adalah dengan mengecek bilamana di dalam alamat itu terdapat tanda “@”. Jika ada, maka akan dianggap valid. Untuk mengetahui keberadaan tanda itu, Anda bisa menggunakan fungsi FIND. Hanya saja, fungsi ini dipakai untuk mencari posisi sebuah karakter sehingga hasil akhirnya berbentuk angka. Jadi, kita bisa menggabungkan fungsi FIND ini dengan fungsi IF. Berikut langkahlangkahnya: 1. Tulislah alamat email di dalam salah satu sel. 2. Kemudian, klik sel lain dan tulislah formula seperti ini: =IF(FIND("@"; A23) > 0; "valid"). 3. Tekan tombol Enter. Hasil dari formula di atas hanya ada satu dari dua kemungkinan. Bila karakter “@” ditemukan, maka fungsi FIND akan menghasilkan angka berapapun, tergantung letak karakter itu di dalam teks, yang artinya pasti lebih dari angka 0. Dengan begitu, teks “Valid” akan muncul di dalam sel itu. Tapi jika tidak ada karakter tersebut, maka akan muncul pesan error #VALUE!. Membuat Data Anggota dengan Waktu Kadaluwarsa Biasanya, keanggotaan itu memiliki batas kadaluwarsa, entah 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun. Nah kalau ada konsumen mendaftarkan diri menjadi anggota pada tanggal 20 Oktober 2013 untuk 6 bulan, lantas pada tanggal dan bulan berapa keanggotaan orang itu akan kadaluwarsa? Daripada Anda melakukan Penghitungan secara manual, lebih baik gunakan fungsi EDATE. Berikut langkah-langkahnya: 1. Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini:
72 Tabel keanggotaan yang bisa Anda buat 2. Klik di dalam sel D2. Lantas ketik formula seperti ini: =EDATE(B2; C2). 3. Nanti akan terlihat tanggal seperti berikut ini: Hasil tanggal di dalam sel D2 4. Lakukan yang sama untuk sel D3 dan seterusnya disesuaikan dengan argument-argument-nya. Tanggal kadaluwarsa yang dideteksi secara cepat Apabila di dalam sel hanya tertulis angka, misalnya 4312, maka klik menu Number Format dan pilihlah Long Date. Pilihlah Date untuk Number Format
73 Menulis Nama File di dalam Sel Apakah Anda ingin menulis nama file workbook dimana data-data Anda berada langsung ke dalam sebuah file? Kalau demikian, tulislah formula seperti ini: =CELL("filename"; A1). Pastikan workbook ini sudah disimpan dengan nama yang spesifik. Jika belum, maka hanya akan meninggalkan sel kosong. Nama file akan tercatat di dalam sel Supaya Administrasi Tidak Sembarangan Memasukkan Tanggal Menulis tanggal itu gampang-gampang susah. Seringkali, ketika menulis tanggal, para petugas administrasi menjadi kurang teliti. Misalnya, tanggal 20 Agustus 2013 ditulis menjadi 201 Agustus 2013. Tentu saja, tanggal tersebut tidak valid. Untuk mencegah hal ini terjadi, maka kita buat formula yang sanggup mendeteksi apakah tanggal yang ditulis itu valid atau tidak valid. Berikut contoh tabelnya: Tabel yang dibuat untuk melakukan validitas terhadap tanggal
7 4 Lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik di dalam sel E2 seperti contoh tabel di atas. 2. Lantas ketik formula seperti berikut: =IF(ISNUMBER(D2); "valid"; "tidak valid"). 3. Tekanlah tombol Enter. Kalau tanggal di dalam sel D2 ditulis dengan benar, maka akan muncul takes “valid”. Sebaliknya, jika kelebihan satu angka saja, misalnya 201 Agustus 2013, maka akan muncul teks “tidak valid”. Memudahkan Pendataan Alamat Situs Anda diijinkan menulis alamat situs di dalam sebuah sel seperti: http://www.detik.com. Namun kalau di dalam sel-sel terdapat alamat situs seperti itu, maka worksheet Anda akan tampak tidak rapi karena memiliki terlalu banyak ‘tulisan aneh’ seperti http:// dan seterusnya. Nah kalau Anda ingin agar di dalam worksheet tertulis nama yang spesifik, seperti: DetikCom, maka Anda bisa memakai fungsi =HYPERLINK. Contohnya, tulislah seperti ini di dalam sebuah sel: =HYPERLINK("http://www.detik.com"; "Detik Com"). Menandai Tanggal yang Sudah Jatuh Tempo Anda mengelola sistem keanggotaan yang memiliki jangka waktu tertentu? Mungkin, Anda akan sangat kerepotan untuk mengecek satu demi satu tanggal mana yang sudah jatuh tempo dan mana yang belum. Di bawah ini, Anda akan belajar cara-cara memformat sel-sel sehingga ketika ditemukan tanggal yang jatuh tempo, maka secara otomatis MS Excel akan menandai tanggal itu dengan warna merah. Berikut langkah-langkahnya: 1. Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini.
75 Mendata tanggal-tanggal di dalam sebuah tabel 2. Klik pada sel C2 dan ketik formula berikut: =TODAY(). 3. Tekan tombol Enter. Di dalam sel C2 akan tertulis tanggal hari ini. Jika worksheet ini disimpan dalam sebuah sel dan besok dibuka kembali, maka tanggal yang tertulis di dalam sel C2 akan berubah menyesuaikan tanggal di dalam sistem. Menulis tanggal hari ini menggunakan formula =TODAY 4. Seleksi sel-sel tanggal, mulai dari sel A2 hingga A6. Menyeleksi sel-sel tanggal 5. Klik ikon Conditional Formatting yang ada di dalam Tab Home dan pilih Highlight Cells Rules. 6. Kalau sudah, Anda bisa pilih Equal To.
76 Pilihlah opsi Equal to 7. Setelah muncul jendela Equal To, pilihlah sel C2 yang ada di dalam worksheet. Pilih sel C2 dengan cara mengkliknya 8. Klik menu kombo With dan pilih saja Light Red Fill. Tekan tombol OK. Nanti secara otomatis MS Excel akan menandai tanggal yang sudah jatuh tempo (sama dengan tanggal yang ada di dalam sel C2). Cara menandainya adalah dengan memberi efek warna merah pada sel. Tanggal akan ditandai dengan efek warna merah jika sudah jatuh tempo
77 Membuat Kuesioner dengan Hanya Satu Jawaban Saja Pernahkah Anda mengisi kuesioner yang hanya mengijinkan satu jawaban untuk setiap pertanyaan? Anda pun bisa membuat kuesioner seperti ini. Lantas, bagaimana kalau si pengisi memberi jawaban lebih dari satu untuk setiap jawaban? Kita bisa membuat agar muncul pesan kesalahan yang memberitahukan kepada si pengisi agar mereka memilih satu alternatif jawaban saja. Lihat tabel kuesioner di bawah ini dan jawaban-jawaban yang diberikan oleh si pengisi. Kuesioner yang mewajibkan si pengisi memilih salah satu jawaban saja Apabila si pengisi berniat memberi jawaban lebih dari satu untuk setiap pertanyaan, maka akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut: Pesan kesalahan akan muncul ketika si pengisi menjawab lebih dari satu jawaban Bagaimana cara pembuatan validasi itu? Berikut langkahlangkahnya: 1. Buat terlebih dulu tabel seperti gambar di bawah ini:
78 Tabel lengkap yang harus dijawab oleh pengisi 2. Di dalam sel F3, ketiklah: =IF(COUNTA(B3:D3) > 1; "Maaf Hanya Bisa Memilih Satu Jawaban"; "Oke"). 3. Tekan tombol Enter. 4. Lakukan hal yang sama untuk sel F4 dan seterusnya. Maksud dari formula di atas adalah mendeteksi berasal sel yang terisi data di antara sel B3 sampai D3. Apabila sel yang terisi data lebih dari satu, maka akan dianggap si pengisi memberi jawaban lebih dari satu juga. Kalau sudah begini, akan muncul validasi “Maaf Hanya Bisa Memilih Satu Jawaban”. Membuat Kuesioner yang Dilengkapi dengan Angka Pada contoh di atas, kita telah membuat tabel kuesioner dimana si pengisi memilih salah satu jawaban. Ketika mereka berusaha mengisi dua jawaban atau lebih, maka akan muncul pesan error. Nah sekarang kita akan membuat kuesioner lain yang dilengkapi dengan skala angka. Sebagai contoh, si pengisi bisa memilih angka 1 untuk “tidak menguasai”, angka 2 untuk “cukup menguasai”, dan angka 3 untuk “sangat menguasai”. Ketika memilih salah satu jawaban, maka angka skala itu akan tercatat di samping kanan tabel. Berikut langkah-langkahnya: 1. Buatlah tabel dengan bentuk kira-kira seperti gambar di bawah ini. Tabel kuesioner dengan skala angka
79 2. Di kolom E terdapat kolom Nilai. Jika si pengisi memberi tanda “x” pada kolom “Tidak Menguasai” maka akan muncul angka 1 di bawah Nilai. Jika memberi tanda “x” pada kolom “Cukup Menguasai” maka akan muncul angka 2. Dan, angka 3 akan muncul jika memberi tanda “x” pada kolom “Sangat Menguasai”. 3. Maka dari itu, klik di dalam sel E2. 4. Tulislah formula sebagai berikut: =MATCH("x"; B2:D2; 0). 5. Lantas, klik-drag handle pada sel E2 itu ke arah bawah sampai E6. Hasil formula yang diperoleh pada kolom “Nilai” 6. Saat ini, di dalam sel-sel itu akan muncul pesan error: #N/A. Sekarang, cobalah memberi tanda “x” pada masing-masing skala. Nanti akan terlihat angka 1-3 sesuai dengan posisi tanda “x” tersebut. Angka skala yang muncul di bawah kolom “Nilai” Membuat Variasi Kode Produk Cara termudah untuk membuat variasi kode produk adalah dengan menggunakan angka acak yang dipadukan dengan satuan yang bersifat tetap. Misalnya untuk produk kamera, diberi label “C” dan diikuti dengan angka acak, misalnya C101. Sedangkan produk lensa diberi label “L” dan diikuti dengan angka acak, misalnya L991.
80 Bagaimana cara membuat variasi kode produk menggunakan perpaduan huruf dan angka acak? Berikut langkah-langkahnya: 1. Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini. Pembuatan tabel untuk menentukan kode produk 2. Klik di dalam sel C2 dan ketik formula sebagai berikut: =B2&(RANDBETWEEN(0;999)). 3. Tekan tombol Enter dan akan didapat kode produk gabungan dari huruf yang tercatat di dalam kolom Kategori dan angka acak dari 0 hingga 999. Kode produk yang diciptakan secara acak dengan awalan satu huruf kategori Menghitung Body Mass Index Body Mass Index digunakan untuk menghitung berat badan seseorang apakah sudah dianggap ideal atau terlalu gemuk serta kurus. Ada dua metode Penghitungan, yaitu Berat Ideal Konvensional dan Berat Ideal berdasarkan Body Mass Index.
81 Perhitungan Berat Ideal Konvensional Apabila ingin menghitung menggunakan rumus berat ideal konvensional, maka lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini. Tabel penghitungan Berat Ideal Konvensional 2. Klik di dalam sel B3 dan masukkan data tinggi badan. 3. Setelah itu, klik di dalam sel B4 dan tulis formula sebagai berikut: =(B3-100)*90/100. 4. Tekanlah tombol Enter dan Anda akan mendapatkan berat badan ideal. Penghitungan berat badan menggunakan rumus Berat Ideal Konvensional Perhitungan Menggunakan Body Mass Index Jika ingin menggunakan rumus Body Mass Index (BMI), ikutilah langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini:
82 Tabel untuk penghitungan Body Mass Index 2. Masukkan berat badan di dalam sel B9. 3. Setelah itu, masukkan tinggi badan di dalam sel B10. 4. Lantas di dalam sel B11, ketik formula sebagai berikut: =(B9)/((B10/100)*(B10/100)). 5. Tekan tombol Enter. Hasil penghitungan Body Mass Index Body Mass Index digunakan untuk menentukan apakah hasil yang didapat sudah menunjukkan berat badan yang ideal atau tidak. Untuk menentukan apakah berat itu sudah ideal atau belum, maka ada indikator yang digunakan, yaitu: · Jika Body Mass Index < 18,5 maka dianggap memiliki berat badan kurang (underweight). · Jika Body Mass Index antara 18.5 – 24 maka berat badan dianggap normal. · Namun jika Body Mass Index di antara 25 – 29, maka akan dianggap terlalu gendut (overweight). · Kalau sudah di atas 30, maka disebut obesitas.
83 Absensi dengan Penanda Keterlambatan Otomatis Tentu akan menarik kalau kita memiliki sistem absensi yang dilengkapi dengan penunjuk keterlambatan otomatis. Jadi, jika pegawai datang di atas pukul 8:00, maka sel itu akan ditandai dengan warna merah. Berikut langkah-langkah membuat absensi dengan penanda keterlambatan otomatis: 1. Buatlah tabel absensi terlebih dulu lengkap dengan sel untuk menentukan indikator waktu kehadiran. Tabel absensi untuk pegawai-pegawai 2. Sekarang, seleksi sel B3 sampai B5. Menyeleksi sel B3 sampai B5 3. Klik ikon Conditional Formatting yang ada di dalam Tab Home dan pilihlah Highlight Cells Rules. 4. Klik pada pilihan Greater Than.
84 Memilih opsi Greater Than 5. Lantas, klik sel E3 setelah Anda masuk ke dalam jendela Greater Than. Pilihlah opsi Greater Than 6. Tekanlah tombol OK. 7. Setelah itu, mulailah mengetik jam kehadiran masing-masing pegawai. Jika mereka datang pukul 8 lebih satu menit, maka tulislah 8:01. Nanti, setiap kali Anda menulis waktu yang lebih besar daripada pukul 8:00—yang itu artinya si pegawai terlambat—maka sel tersebut akan diberi warna merah. Warna merah akan muncul tatkala memasukkan angka di atas pukul 8
85 Membatasi Panjang Teks Mungkin Anda ingin membuat formulir yang harus diisi oleh orang lain. Nah seringkali, orang itu menulis teks yang terlalu panjang sehingga membuat tampilan worksheet menjadi kurang indah. Lantas bagaimana caranya membatasi panjang teks maksimal sejumlah karakter tertentu? Berikut langkah-langkahnya: 1. Pilihlah sel yang akan dibatasi itu. 2. Lantas, klik pada Tab Data dan pilih Data Validation. 3. Klik pada opsi Data Validation lagi. 4. Setelah itu, pilihlah menu Allow dan klik Text Length. 5. Masukkan angka maksimal di dalam kotak teks Maximum. Ketika jumlah karakter atau huruf pada teks melebihi angka yang Anda tulis di dalam kotak teks Maximum ini, maka MS Excel akan menampilkan pesan kesalahan. Pengaturan nilai maksimal untuk sebuah teks 6. Tekanlah tombol OK. Untuk uji coba, tulislah teks di dalam sel itu sebanyak Anda mau. Tekanlah tombol Enter dan nanti akan muncul pesan peringatan dari MS Excel.
86 Pesan kesalahan akan muncul ketika Anda berusaha menulis teks yang lebih panjang dari keharusan yang diatur lewat langkah-langkah di atas
Tip dan Trik Fungsi dan Formula untuk Bisnis Praktis Menginput Data Kartu Kredit Kartu kredit memiliki enam belas digit penomoran yang terdiri dari empat buah segmen, masing-masing terdiri dari empat buah digit. Misalnya 1234-5678-9123-4567. Nah bagaimana caranya memecah enam belas digit itu menjadi empat buah segmen yang terdiri dari empat buah digit? Berikut langkah-langkahnya: 1. Tulislah nomor kartu kredit terlebih dulu di dalam sebuah sel. Lihat contohnya pada gambar di bawah ini:
88 Tulis nomor kartu kredit sebagai angka biasa 2. Klik menu kombo Number Format yang ada di dalam Tab Home. 3. Selanjutnya, klik pada pilihan More Number Formats. Memilih opsi More Number Formats 4. Pilihlah opsi Custom yang ada di menu sebelah kiri. 5. Lantas di dalam kotak teks Type, tulislah model penomoran seperti ini: 000-0000-0000-0000. Tulis model penomoran kartu kredit seperti pada contoh gambar di atas 6. Tekan tombol OK. Nanti, akan terlihat kombinasi angka yang sudah dipecah dalam empat digit seperti gambar di bawah ini: Angka yang sudah dipecah dalam segmen-segmen berisi empat digit