การใช้ภาษาในการสื่อสารในสถานประกอบการ2

การใช้ภาษาในการสื่อสารในสถานประกอบการ
จดั ทาโดย

นางสาว ธิดารัตน์ ทองหล่อ
สาขาเทคโนโลยสี ารสนเทศ

วชิ า ฝึกงาน
เสนอ

อาจารย์ ภทั ราวธุ วิริยสกลุ วฒั นา

วทิ ยาลยั เทคนิควงั นา้ เยน็
สานักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษา

คานา

การสื่อสาร (communications) มีที่มาจากรากศพั ทภ์ าษาลาตินวา่
communis หมายถึง ความเหมือนกนั หรือร่วมกนั การส่ือสาร
(communication)หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสาร ขอ้ มูล ความรู้
ประสบการณ์ ความรู้สึก ความคิดเห็น ความตอ้ งการจากผสู้ ่งสารโดยผา่ นส่ือ
ต่าง ๆ ท่ีอาจเป็นการพดู การเขียน สญั ลกั ษณ์อื่นใด การแสดงหรือการจดั
กิจกรรมต่าง ๆ ไปยงั ผรู้ ับสาร ซ่ึงอาจจะใชก้ ระบวนการส่ือสารท่ีแตกต่างกนั
ไปตามความเหมาะสม หรือความจาเป็นของตนเองและคู่สื่อสาร โดยมี
วตั ถุประสงคใ์ หเ้ กิดการรับรู้ร่วมกนั และมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อกนั บริบท
ทางการสื่อสารท่ีเหมาะสมเป็น ปัจจยั สาคญั ที่จะช่วยใหก้ ารสื่อสารสมั ฤทธ์ิผล

สารบัญ หน้า

เร่ือง ก
ข
คานา 1
สารบัญ 2
บริบททางการส่ือสารความสาคญั ของการสื่อสาร 6
องค์ประกอบของการสื่อสาร 8
วตั ถุประสงค์ของการสื่อสาร 14-15
ประเภทของการสื่อสาร
อุปสรรคในการส่ือสาร

บริบททางการส่ือสารความสาคัญของการสื่อสาร

การส่ือสารมีความสาคญั ดงั นี้

1. การส่ือสารเป็นปัจจยั สาคญั ในการดารงชีวติ ของมนุษยท์ ุกเพศ ทุกวยั ไม่มี
ใครท่ีจะดารงชีวติ ได้ โดยปราศจากการส่ือสาร ทุกสาขาอาชีพกต็ อ้ งใชก้ าร
สื่อสารในการปฏิบตั ิงาน การทาธุรกิจต่าง ๆ โดยเฉพาะสงั คมมนุษยท์ ี่มีการ
เปล่ียนแปลงและพฒั นาตลอดเวลา พฒั นาการทางสงั คม จึงดาเนินไปพร้อม ๆ
กบั พฒั นาการทางการส่ือสาร

2. การสื่อสารก่อใหเ้ กิดการประสานสมั พนั ธก์ นั ระหวา่ งบุคคลและสงั คม
ช่วยเสริมสร้างความเขา้ ใจอนั ดีระหวา่ งคนในสงั คม ช่วยสืบทอดวฒั นธรรม
ประเพณี สะทอ้ นใหเ้ ห็นภาพความเจริญรุ่งเรือง วถิ ีชีวติ ของผคู้ น ช่วยธารง
สงั คมใหอ้ ยรู่ ่วมกนั เป็นปกติสุขและอยรู่ ่วมกนั อยา่ งสนั ติ

3. การสื่อสารเป็นปัจจยั สาคญั ในการพฒั นาความเจริญกา้ วหนา้ ท้งั ตวั บุคคล
และสงั คม การพฒั นาทางสงั คมในดา้ นคุณธรรม จริยธรรม วิทยาศาสตร์และ
เทคโนโลยี ฯลฯ รวมท้งั ศาสตร์ในการส่ือสาร จาเป็นตอ้ งพฒั นาอยา่ งไม่
หยดุ ย้งั การสื่อสารเป็นเครื่องมือในการพฒั นาคุณภาพชีวติ ของมนุษยแ์ ละ
พฒั นาความเจริญกา้ วหนา้ ในดา้ นต่างๆ

องค์ประกอบของการส่ือสาร

องคป์ ระกอบที่สาคญั ของการส่ือสาร มี 4 ประการ ดงั น้ี

1. ผสู้ ่งสาร (sender) หรือ แหล่งสาร (source) หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือ
หน่วยงานที่ทาหนา้ ที่ในการส่งสาร หรือเป็นแหล่งกาเนิดสาร ที่เป็นผเู้ ร่ิมตน้
ส่งสารดว้ ยการแปลสารน้นั ใหอ้ ยใู่ นรูปของสญั ลกั ษณ์ที่มนุษยส์ ร้างข้ึนแทน
ความคิด ไดแ้ ก่ ภาษาและอากปั กิริยาต่าง ๆ เพื่อสื่อสารความคิด ความรู้สึก
ข่าวสาร ความตอ้ งการและวตั ถุประสงคข์ องตนไปยงั ผรู้ ับสารดว้ ยวธิ ีการใด ๆ
หรือส่งผา่ นช่องทางใดกต็ าม จะโดยต้งั ใจหรือไม่ต้งั ใจกต็ าม เช่น ผพู้ ดู
ผเู้ ขียน กวี ศิลปิ น นกั จดั รายการวิทยุ โฆษกรัฐบาล องคก์ าร สถาบนั สถานี
วิทยกุ ระจายเสียง สถานีวิทยโุ ทรทศั น์ กองบรรณาธิการหนงั สือพมิ พ์
หน่วยงานของรัฐ บริษทั สถาบนั สื่อมวลชน เป็นตน้

คุณสมบัตขิ องผู้ส่งสาร

1. เป็นผทู้ ี่มีเจตนาแน่ชดั ท่ีจะใหผ้ อู้ ่ืนรับรู้จุดประสงคข์ องตนในการส่งสาร
แสดงความคิดเห็น หรือวิจารณ์ ฯลฯ

2. เป็นผทู้ ี่มีความรู้ ความเขา้ ใจในเน้ือหาของสารท่ีตอ้ งการจะสื่อออกไปเป็น
อยา่ งดี

3. เป็นผทู้ ี่มีบุคลิกลกั ษณะที่ดี มีความน่าเชื่อถือ แคล่วคล่องเปิ ดเผยจริงใจ และ
มีความรับผดิ ชอบ ในฐานะเป็นผสู้ ่งสาร

4. เป็นผทู้ ี่สามารถเขา้ ใจความพร้อมและความสามารถในการรับสารของผรู้ ับ
สาร

5. เป็นผรู้ ู้จกั เลือกใชก้ ลวธิ ีที่เหมาะสมในการส่งสารหรือนาเสนอสาร

2. สาร (message) หมายถึง เร่ืองราวท่ีมีความหมาย หรือสิ่งต่าง ๆ ที่อาจอยู่
ในรูปของขอ้ มลู ความรู้ ความคิด ความตอ้ งการ อารมณ์ ฯลฯ ซ่ึงถ่ายทอดจาก
ผสู้ ่งสารไปยงั ผรู้ ับสารใหไ้ ดร้ ับรู้ และแสดงออกมาโดยอาศยั ภาษาหรือ
สญั ลกั ษณ์ใด ๆ ที่สามารถทาใหเ้ กิดการรับรู้ร่วมกนั ได้ เช่น ขอ้ ความที่พดู
ขอ้ ความท่ีเขียน บทเพลงท่ีร้อง รูปท่ีวาด เรื่องราวท่ีอ่าน ท่าทางที่สื่อ
ความหมาย เป็นตน้

2.1 รหัสสาร (message code)ไดแ้ ก่ ภาษา สญั ลกั ษณ์ หรือสญั ญาณที่มนุษยใ์ ช้
เพ่อื แสดงออกแทนความรู้ ความคิด อารมณ์ หรือความรู้สึกต่าง ๆ

2.2 เนือ้ หาของสาร (message content) หมายถึง บรรดาความรู้ ความคิดและ
ประสบการณ์ท่ีผสู้ ่งสารตอ้ งการจะถ่ายทอดเพอื่ การรับรู้ร่วมกนั แลกเปล่ียน
เพื่อความเขา้ ใจร่วมกนั หรือโตต้ อบกนั

2.3 การจดั สาร (message treatment) หมายถึง การรวบรวมเน้ือหาของสาร
แลว้ นามาเรียบเรียงใหเ้ ป็นไปอยา่ งมีระบบ เพอื่ ใหไ้ ดใ้ จความตามเน้ือหา ที่
ตอ้ งการดว้ ยการเลือก ใชร้ หสั สารท่ีเหมาะสม

3. ส่ือ หรือช่องทาง (media or channel) เป็นองคป์ ระกอบท่ีสาคญั อีกประการ
หน่ึงในการส่ือสาร หมายถึง ส่ิงที่เป็นพาหนะของสาร ทาหนา้ ท่ีนาสารจากผู้
ส่งสารไปยงั ผรู้ ับสาร ผสู้ ่งสารตอ้ งอาศยั สื่อหรือช่องทางทาหนา้ ที่นาสารไปสู่
ผรู้ ับสาร

4. ผู้รับสาร (receiver) หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือมวลชนที่รับเรื่องราว
ข่าวสาร

จากผสู้ ่งสาร และแสดงปฏิกิริยาตอบกลบั (Feedback) ต่อผสู้ ่งสาร หรือส่ง
สารต่อไปถึงผรู้ ับสารคนอ่ืน ๆ ตามจุดมุ่งหมายของผสู้ ่งสาร เช่น ผเู้ ขา้ ร่วม
ประชุม ผฟู้ ังรายการวทิ ยุ กลุ่มผฟู้ ังการอภิปราย ผอู้ ่านบทความจาก
หนงั สือพมิ พ์ เป็นตน้ หลกั ในการสื่อสาร

การส่ือสารจะประสบความสาเร็จตรงตามจุดประสงคห์ รือไม่ผสู้ ่งสารควร
คานึงถึงหลกั การส่ือสาร ดงั น้ี

1. ผทู้ ี่จะสื่อสารใหไ้ ดผ้ ลและเกิดประโยชน์ จะตอ้ งทาความเขา้ ใจเรื่อง
องคป์ ระกอบในการสื่อสาร และปัจจยั ทางจิตวทิ ยาที่เก่ียวขอ้ งกบั ระบบการ
รับรู้ การคิด การเรียนรู้ การจา ซ่ึงมีผลต่อประสิทธิภาพ ในการส่ือสาร

2. ผทู้ ี่จะส่ือสารตอ้ งคานึงถึงบริบทในการสื่อสาร บริบทในการส่ือสาร
หมายถึง ส่ิงท่ีอยแู่ วดลอ้ มท่ีมีส่วนในการกาหนดรู้ความหมายหรือความเขา้ ใจ
ในการสื่อสาร

3. คานึงถึงกรอบแห่งการอา้ งอิง (frame of reference) มนุษยท์ ุกคนจะมีพ้ืน
ความรู้ทกั ษะ เจตคติ ค่านิยม สงั คม ประสบการณ์ ฯลฯ เรียกวา่ ภมู ิหลงั แตกต่าง
กนั ถา้ คู่ส่ือสารใดมีกรอบแห่ง การอา้ งอิงคลา้ ยกนั ใกลเ้ คียงกนั จะทาใหก้ าร
ส่ือสารง่ายข้ึน

4. การส่ือสารจะมีประสิทธิผล เม่ือผสู้ ่งสารส่งสารอยา่ งมีวตั ถุประสงคช์ ดั เจน
ผา่ นสื่อหรือช่องทาง ที่เหมาะสม ถึงผรู้ ับสารท่ีมีทกั ษะในการส่ือสารและมี
วตั ถุประสงคส์ อดคลอ้ งกนั

5. ผสู้ ่งสารและผรู้ ับสาร ควรเตรียมตวั และเตรียมการล่วงหนา้ เพราะจะทาให้
การส่ือสารราบรื่น สะดวก รวดเร็ว เป็นไปตามวตั ถุประสงคแ์ ละสามารถแกไ้ ข
ไดท้ นั ท่วงที หากจะเกิดอุปสรรค์ ที่จุดใดจุดหน่ึง

6. คานึงถึงการใชท้ กั ษะ เพราะภาษาเป็นสญั ลกั ษณ์ที่มนุษยต์ กลงใชร้ ่วมกนั

สื่อความหมาย ซ่ึงถือไดว้ า่ เป็นหวั ใจในการส่ือสาร คู่ส่ือสารตอ้ งศึกษาเร่ืองการ
ใชภ้ าษา และสามารถใชภ้ าษาใหเ้ หมาะสมกบั กาลเทศะ บุคคล เน้ือหาของสาร
และช่องทางหรือส่ือ ท่ีใชใ้ นการส่ือสาร

7. คานึงถึงปฏิกิริยาตอบกลบั ตลอดเวลา ถือเป็นการประเมินผลการส่ือสาร ท่ี
จะทาใหค้ ู่ส่ือสารรับรู้ผลของการส่ือสารวา่ ประสบผลดีตรงตามวตั ถุหรือไม่
ควรปรับปรุง เปล่ียนแปลงหรือแกไ้ ขขอ้ บกพร่องใด เพือ่ ท่ีจะทาใหก้ ารส่ือสาร
เกิดผลตามท่ีตอ้ งการ

วตั ถุประสงค์ของการส่ือสาร

วตั ถุประสงคข์ องการส่ือสารไวด้ งั น้ี

1. เพอื่ แจ้งให้ทราบ (inform) ในการทาการสื่อสาร ผทู้ าการส่ือสารควรมี
ความ ตอ้ งการที่จะบอกกล่าวหรือช้ีแจงขา่ วสาร เร่ืองราว เหตุการณ์ หรือส่ิง
อ่ืนใดใหผ้ รู้ ับสารไดร้ ับทราบ

2. เพอ่ื สอนหรือให้การศึกษา (teach or education) ผทู้ าการส่ือสารอาจมี
วตั ถุประสงคเ์ พื่อจะ ถ่ายทอดวชิ าความรู้ หรือเร่ืองราวเชิงวชิ าการ เพื่อใหผ้ รู้ ับ
สารไดม้ ีโอกาสพฒั นาความรู้ใหเ้ พ่ิมพนู ยงิ่ ข้ึน

3. เพอ่ื สร้างความพอใจหรือให้ความบนั เทงิ (please of entertain) ผทู้ าการ
ส่ือสารอาจ ใชว้ ตั ถุประสงคใ์ นการส่ือสารเพ่ือสร้างความพอใจ หรือใหค้ วาม
บนั เทิงแก่ผรู้ ับสาร โดยอาศยั สารท่ีตนเองส่งออกไป ไม่วา่ จะอยใู่ นรูปของ
การพดู การเขียน หรือการแสดงกิริยาต่าง ๆ

4. เพอ่ื เสนอหรือชักจูงใจ (Propose or persuade) ผทู้ าการส่ือสารอาจใช้
วตั ถุประสงคใ์ น การสื่อสารเพอ่ื ใหข้ อ้ เสนอแนะ หรือชกั จูงใจในส่ิงใดสิ่งหน่ึง
ต่อผรู้ ับสาร และอาจชกั จูงใจใหผ้ รู้ ับสารมีความคิดคลอ้ ยตาม หรือยอมปฏิบตั ิ
ตามการเสนอแนะของตน

5. เพอ่ื เรียนรู้ (learn) วตั ถุประสงคน์ ้ีมีความเกี่ยวขอ้ งโดยตรงกบั ผรู้ ับสาร
การแสวงหาความรู้ ของผรู้ ับสาร โดยอาศยั ลกั ษณะของสาร ในกรณีน้ีมกั จะ
เป็นสารที่มีเน้ือหาสาระเกี่ยวกบั วชิ าความรู้ เป็นการหาความรู้เพิม่ เติมและเป็น
การทาความเขา้ ใจกบั เน้ือหาของสารที่ผทู้ าการส่ือสารถ่ายทอดมาถึงตน

6. เพอ่ื กระทาหรือตัดสินใจ (dispose or decide) ในการดาเนินชีวติ ของคนเรา
มี สิ่งหน่ึงท่ีตอ้ งกระทา อยเู่ สมอกค็ ือ การตดั สินใจกระทาการอยา่ งใดอยา่ ง
หน่ึง ซ่ึงการตดั สินใจ น้นั อาจไดร้ ับการเสนอแนะ หรือชกั จงู ใจใหก้ ระทา
อยา่ งน้นั อยา่ งน้ีจากบุคคลอื่นอยเู่ สมอ ทางเลือกในการ ตดั สินใจของเราจึง
ข้ึนอยกู่ บั ขอ้ เสนอแนะน้นั

ประเภทของการสื่อสาร
การจาแนกประเภทของการสื่อสาร มีผจู้ าแนกไวห้ ลาย ๆ ประเภท โดยใช้

เกณฑใ์ นการพจิ ารณา ตามจุดประสงคข์ องการศึกษาหรือวตั ถปุ ระสงคท์ ่ี
ตอ้ งการจะนาเสนอ ซ่ึงสรุปไดต้ ามตารางดงั น้ี

1. จานวนผู้ทาการส่ือสาร
1.1 การสื่อสารภายในตวั บุคคล (intrapersonal communication)
- การพดู กบั ตวั เอง
- การคิดคานึงเร่ืองต่าง ๆ
- การร้องเพลงฟังเอง
- การคิดถึงงานท่ีจะทา เป็นตน้

1.2 การส่ือสารระหว่างบุคคล (interpersonal communication)
- การพดู คุยระหวา่ งบุคคล 2 คนข้ึนไป
- การพดู คุย
- การเขียนจดหมาย
- การโทรศพั ท์
- การประชุมกลุ่มยอ่ ย เป็นตน้
1.3 การสื่อสารกลุ่มใหญ่
(large group communication)
- การอภิปรายในหอประชุม
- การพดู หาเร่ืองเลือกต้งั
- การปราศรัยในงานสงั คม
- การกล่าวปาฐกถา ในหอประชุม
- การบรรยายทางวชิ าการ ณ ศนู ยเ์ รียนรวม เป็นตน้

1.4 การสื่อสารในองค์กร (organizational communication)
- การสื่อสารในบริษทั
- การส่ือสารในหน่วยงาน ราชการ
- การสื่อสารในโรงงาน
- การสื่อสารของธนาคาร
เป็ นตน้

1.5 การสื่อสารมวลชน

(mass communication)
การสื่อสารที่ผา่ นสื่อเหล่าน้ี คือ
- หนงั สือพิมพ,์ นิตยสาร
- วิทยุ
- โทรทศั น์
- ภาพยนตร์ เป็นตน้

2.การเห็นหน้ากนั

2.1 การสื่อสารแบบเผชิญหนา้
(face to face communication)
- การสนทนาต่อหนา้ กนั
- การประชุมสมั มนา
- การสมั ภาษณ์เฉพาะหนา้
- การเรียนการสอนในช้นั เรียน
- การประชุมกลุ่มยอ่ ย
เป็ นตน้

2.2 การสื่อสารแบบไม่เผชิญหน้า

(interposed communication)
- เอกสารการสื่อสารที่ผา่ น
สื่อมวลชนทุกชนิด คือ
- หนงั สือพมิ พ์
- วิทยุ

- โทรทศั น์
- วดี ิทศั นก์ ารส่ือสารท่ีผา่ น สื่อมวลชนทุกชนิด
- จดหมาย/โทรเลข/โทรสาร
- อินเตอร์เน็ต
เป็ นตน้
3. ความสามารถในการโต้ตอบ
3.1 การสื่อสารทางเดียว
(one-way communication)
การสื่อสารท่ีผา่ นส่ือมวลชนทุกชนิด คือ
- วทิ ย/ุ โทรทศั น/์ วดี ิทศั น์
- โทรเลข/โทรสาร - ภาพยนตร์ เป็นตน้
3.2 การส่ือสารสองทาง
(two-way communication)
- การส่ือสารระหวา่ งบุคคล
- การส่ือสารในกลุ่ม
- การพดู คุย / การสนทนา เป็นตน้

4. ความแตกต่างระหว่าง
ผู้รับสารและผู้ส่ งสาร
4.1 การสื่อสารระหว่างเชื้อชาติ (interracial communication)
- ชาวไทยสื่อสารกบั คน ต่างประเทศ
- คนจีน, มาเลย,์ อินเดีย ใน ประเทศมาเลเซีย ส่ือสารกนั เป็นตน้
4.2 การส่ือสารระหว่างวฒั นธรรม (gosscultural communication)
- การส่ือสารระหวา่ งคนไทยภาคใตก้ บั ภาคเหนือหรือ ภาคอ่ืน ๆ
- ชาวไทยสื่อสารกบั ชาวเขา เป็นตน้
4.3 การสื่อสารระหวา่ งประเทศ (international communication)
- การเจรจาติดต่อสมั พนั ธ์ทางการทูต
- การเจรจาในฐานะตวั แทน รัฐบาล เป็นตน้
5. การใช้ภาษา
5.1 การส่ือสารเชิงวจั นภาษา (verbal communication)
- การพดู , การบรรยาย
- การเขียนจดหมาย, บทความ
เป็ นตน้

5.2 การส่ือสารเชิงอวจั นภาษา (non-verbal communication)
- การสื่อสารโดยไม่ใชถ้ อ้ ยคา, คาพดู
- อาการภาษา, กาลภาษา, เทศภาษา, สมั ผสั ภาษา, เนตรภาษา, วตั ถุภาษา
และปริภาษา เป็นตน้

อปุ สรรคในการสื่อสาร

อุปสรรคในการส่ือสาร หมายถึง ส่ิงที่ทาใหก้ ารส่ือสารไม่บรรลุตาม
วตั ถุประสงค์ ของผสู้ ่ือสาร และผรู้ ับสาร อุปสรรคในการสื่อสารอาจเกิดข้ึน
ไดท้ ุกข้นั ตอนของกระบวนการส่ือสาร ดงั น้นั อุปสรรค ในการส่ือสารจาก
องคป์ ระกอบต่าง ๆ ดงั น้ี
1. อุปสรรคท่ีเกิดจากผสู้ ่งสาร
1.1 ผสู้ ่งสารขาดความรู้ความเขา้ ใจและขอ้ มลู เก่ียวกบั สารที่ตอ้ งการจะสื่อ 1.2
ผสู้ ่งสารใชว้ ธิ ีการถ่ายทอดและการนาเสนอท่ีไม่เหมาะสม
1.3 ผสู้ ่งสารไม่มีบุคลิกภาพที่ไม่ดี และไม่เหมาะสม
1.4 ผสู้ ่งสารมีทศั นคติที่ไม่ดีต่อการส่งสาร
1.5 ผสู้ ่งสารขาดความพร้อมในการส่งสาร
1.6 ผสู้ ่งสารมีความบกพร่องในการวเิ คราะห์ผรู้ ับสาร

2. อปุ สรรคทเี่ กดิ จากสาร

2.1 สารไม่เหมาะสมกบั ผรู้ ับสาร อาจยากหรือง่ายเกินไป
2.2 สารขาดการจดั ลาดบั ที่ดี สลบั ซบั ซอ้ น ขาดความชดั เจ
2.3 สารมีรูปแบบแปลกใหม่ยากต่อความเขา้ ใจ
2.4 สารท่ีใชภ้ าษาคลุมเครือ ขาดความชดั เจน
3. อุปสรรคท่ีเกิดข้ึนจากส่ือ หรือช่องทาง
3.1 การใชส้ ื่อไม่เหมาะสมกบั สารที่ตอ้ งการนาเสนอ
3.2 การใชส้ ่ือที่ไม่มีประสิทธิภาพท่ีดี
3.3 การใชภ้ าษาที่ไม่เหมาะสมกบั ระดบั ของการสื่อสาร

4. อปุ สรรคทเ่ี กดิ จากผู้รับสาร

4.1 ขาดความรู้ในสารที่จะรับ
4.2 ขาดความพร้อมที่จะรับสาร
4.3 ผรู้ ับสารมีทศั นคติท่ีไม่ดีต่อผสู้ ่งสาร
4.4 ผรู้ ับสารมีทศั นคติที่ไม่ดีต่อสาร
4.5 ผรู้ ับสารมีความคาดหวงั ในการส่ือสารสูงเกินไป