MANUAL PROSEDUR KERJA PTJ

PENGURUSAN ASET ALIH, HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ

BIL PERKARA DEFINISI PROSES / DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

1 PENERIMAAN ASET ALIH a) Terima dan semak Aset Alih bersama sumber
maklumat berikut :

i. Pesanan Rasmi

ii. Nota Hantaran

iii. Invois

iv. Kad Jaminan

v. Manual Pengguna

vi. Borang Pesanan Stor (untuk perabot)

b) Pastikan aset yang diterima adalah betul dan
memenuhi spesifikasi.

c) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji serta-merta sebelum
pengesahan penerimaan dibuat.

d) Pemeriksaan teknikal perlu dilakukan oleh
Pegawai Bertauliah sekiranya diperlukan.

Jika ;

i. Pemeriksaan serta merta tidak dapat
dijalankan, dokumen penerimaan
hendaklah dicatatkan “Diterima
dengan syarat ianya disahkan
kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang, atau diuji”.

ii. Aset yang diterima tidak memenuhi /
terdapat perselisihan spesifikasi isi
KEW.PA-1 ( Borang Penerimaan /
Penolakan Aset Alih) dan perlu
disahkan oleh Ketua Jabatan.

iii. Jika aset alih yang diterima didapati
rosak, kembalikan kepada Pembekal.

BIL PERKARA DEFINISI PROSES / DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
2 PENERIMAAN ASET f) Sahkan penerimaan setelah aset selesai

SUMBANGAN diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

g) Serahkan aset yang diterima kepada pegawai
yang bertanggungjawab ke atas aset
tersebut

h) Lengkap Akuan Penerimaan Barang dan
serahkan kepada Unit Bayaran untuk
tindakan bayaran.

i) Terima perkara berikut daripada Unit Aset,
Jabatan Kewangan :

i. Label aset untuk ditampal pada aset.

ii. KEW. PA 2 bersama Borang Akaun
Penerimaan Aset Alih label (Aset) atau
KEW. PA,3 (Inventori)

j) Lengkapkan maklumat lokasi dan pegawai
yang bertanggungjawab di KEWPA 2 atau
KEW. PA 3 .

k) Serahkan KEW.PA 2 dan Borang Akaun
Penerimaan Aset Alih atau KEW.PA 3
kepada Ketua Jabatan untuk pengesahan.

l) Failkan rekod.

a) Permohonan Permohonan pendaftaran aset

sumbangan hendaklah dikemukakan ke Unit
Aset Jabatan Kewangan dalam bulan yang

sama penerimaan aset tersebut

menggunakan borang

HCTM/JKEW/UPA/B06 beserta dokumen
sokongan (seperti invois, nota hantaran

aset/inventori, kad waranti, surat akuan

terima Prasarana HCTM/JKIK.

b) Ketua Jabatan perlu memeriksa dan
memastikan aset sumbangan yang diterima
dalam keadaan yang baik, sempurna dan

BIL PERKARA DEFINISI PROSES / DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
selamat untuk digunakan untuk
perkhidmatan sebelum pendaftaran dibuat.

c) Bagi aset teknikal, pemeriksaan hendaklah
dilakukan oleh pegawai yang memiliki
kepakaran dalam bidang berkaitan.

d) Proses pendaftaran aset sumbangan adalah
seperti berikut:

i. Aset atau inventori yang hendak
didaftarkan perlu mengisi Borang
HCTM/JKEW/UPA/B06 (Pin. 1/20) dan
PTJ / Jabatan wajib mengisi maklumat
yang berikut :

1. Nama Aset/ Inventori

2. Jenama / Model

3. No.Siri

4. Tahun Diterima

5. Kuantiti

6. Harga Anggaran (RM)

7. Sumber Diperolehi

e) Terima perkara berikut daripada Unit Aset,,
Jabatan Kewangan :

i. Label aset untuk ditampal pada aset.

ii. KEW.PA 2 bersama Borang Akaun
Penerimaan Aset Alih label (Aset) atau
KEW. PA 3 (Inventori)

j) Lengkapkan maklumat lokasi dan pegawai
yang bertanggungjawab di KEW.PA 2 atau
KEW. PA 3 .

BIL PERKARA DEFINISI PROSES / DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
3 PENYELENGGARAAN k) Serahkan KEW.PA 2 dan Borang Akaun

ASET ALIH Penerimaan Aset Alih atau KEW.PA 3
kepada Ketua Jabatan untuk pengesahan.
4. PINJAMAN ASET ALIH
l) Failkan rekod.

a) Sediakan Senarai Aset Alih yang
memerlukan penyelenggaraan secara
berkala (KEW.PA-13)

b) Jalan penyelenggaraan mengikut jadual

c) Sekiranya berlaku kerosakan ke atas aset,
rekod aduan menggunakan Sistem
Pengurusan Aduan Kerja (SPAK) secara
atas talian.

d) Hantar aset alih untuk dibaiki. Sekiranya perlu,
isi Borang Kebenaran Membawa Keluar
Harta Universiti (UKM-SPKP-JP-PK11-
BO06)

e) Kemaskini Bahagian B, KEW.PA-2 dan / atau
KEW.PA-3 setelah aset selesai
diselenggara.

f) Failkan rekod.

a) Sediakan Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori (KEW.PA 6) dan lengkapkan
butiran yang diperlukan.

b) Pastikan rekod pinjaman dicatatkan dan
disahkan oleh pegawai pengeluar / pegawai
aset.

c) Pastikan aset adalah berkeadaan baik
sebelum dipinjamkan dan selepas diterima
semula.

PEMANTAUAN / DASAR

BIL PERKARA DEFINISI PROSES/ DOKUMEN YANG DIPERLUKAN
1 Surat Kuasa-Kuasa
Dokumen pelantikan wakil kuasa bagi a) Sediakan permohonan yang ditandatangani
Kewangan membenarkan penama membuat oleh Ketua PTJ atau Pegawai yang diberi

kutipan hasil/ lulus atau Batal Invois/ kuasa

Pesanan Rasmi, mengurus Panjar b) Salinan surat tawaran/ pertukaran/ lapor diri
Wang Runcit dan Peti Besi (untuk
pemegang kuncit dan nombor

kombinasi)

2 Kelulusan BITK/ i. Pegawai dalam skim perkhidmatan a) Sediakan permohonan yang ditandatangani
BITPS lain di Gred 28 dan ke bawah oleh Ketua PTJ atau Pegawai yang diberi

dengan syarat jawatan tersebut kuasa

telah ditetapkan untuk menjalankan b) Senarai tugas yang telah disahkan oleh
tugas pengurusan kewangan Ketua PTJ
sepenuh masa.
ii. Kakitangan yang melakukan tugas c) Salinan surat tawaran/ pertukaran/ lapor diri.

pengurusan stor sepenuh masa

dalam bidang berikut :-

a. Kawalan stok dan
b. Penstoran

3 Permohonan ID Penggunaan sistem di kewangan a) Isi dan lengkapkan borang bagi perkara
berikut :-
Sistem Kewangan
i. Nama Pemohon

ii. No UKM (PER)

iii. Jabatan

iv. No Telefon

v. Email

vi. Catatan

b) Mengemukakan salinan surat kuasa
memungut/ surat lantikan

c) Pengesahan borang dan dapatkan kelulusan
dari Ketua Jabatan

 Mengemukakan ke Jabatan Kewangan HCTM dan membuat Salinan untuk simpanan Jabatan.