แผนกวิาการเลขานุการ

แผนกวิชากา

Secre

ารเลขานกุ าร

etary

นิยามของอาช

ผปู้ ฏิบตั ิอาชีพน้ี เป็นผทู้ าหนา้ ท่ีอ
องคก์ รในการบริหารจดั การงานขององ
และเป้าหมายขององคก์ ร ตลอดจนช่วย
จดั การใหเ้ ป็นไปดว้ ยความราบรื่น และร

ชีพเลขานุการ

อานวยความสะดวกใหแ้ ก่ผบู้ ริหารของ
งคก์ รใหบ้ รรลุผลสาเร็จตามนโยบาย
ยแกไ้ ขปัญหาอุปสรรคในการบริหาร
รวดเร็ว

• งานเลขานกุ ารเป็นงานทม่ี ีความสาคญั ตอ่ องค์กรไมน่
• หน้าทห่ี ลกั คอื เป็นผ้ชู ว่ ยแบง่ เบาภารกิจให้กบั เจ้านา

และช่วยสนบั สนนุ
• ให้งานส้าเร็จลลุ ว่ งไปได้อย่างราบร่ืน รวดเร็วทนั เวลา

ให้กบั เจ้านาย
• อกี ด้วย นอกจากนี หน้าที่นี ส้าคมั มากกวา่ ทีก่ ลา่ วไปข

สายตา
• ผ้ใู ต้บงั คบั บมั ชา

น้อยกวา่ งานอนื่ ๆ
าย ชว่ ยอ้านวยความสะดวก ช่วยประสานงาน

นอกจากนี เลขานกุ ารยงั เป็นผ้สู ร้างภาพลกั ษณ์ที่ดี

ข้างต้น คือ จะท้าอย่างไรจงึ จะท้าให้เจ้านายดดู ใี น

ลกั ษณะขอ

ตรวจสอบงานเป็นประจา เพ่ือปอ้ งกนั ความผดิ
ผ้บู งั คบั บญั ชาเตอื นการนดั หมายให้ผ้บู งั คบั บญั ชาทราบ
สอบถามงานทางโทรศพั ท์ หรือทางอนิ เตอร์เน็ต บนั ทกึ ง
ร่างจดหมายโต้ตอบทงั้ ภาษาไทย และภาษาตา่ งประเทศ
เอกสาร จดั การประชมุ เตรียมเอกสารในการประชมุ ของ
และดแู ลเอกสารทีเ่ ป็นสว่ นตวั และท่ีสาคญั แก่ผ้บู งั คบั บญั
ประสานงานกบั เจ้าหน้าท่ใี นองค์กรท่เี ก่ียวข้องกบั งานขอ
ภาระหน้าที่ของทงั้ ผ้บู งั คบั บญั ชา และองค์กรท่ีตนปฏิบตั
ปฏบิ ตั ิงานจนได้รับความวางไว้ใจของผ้บู งั คบั บญั ชาแล้

องงานที่ทา

ดพลาด ทาการนดั หมาย และจดั ตารางการนดั หมายให้
บถงึ กาหนดการนดั หมายให้ทราบลว่ งหน้าตดิ ตอ่
งานจากผ้บู งั คบั บญั ชาโดยใช้ชวเลขแล้วนามาจดั พิมพ์
ศทีอ่ งค์กรใช้เป็นประจา ดแู ลรับผดิ ชอบ จดั แฟม้
งผ้บู งั คบั บญั ชา การจดั ทารายงานการประชมุ จดั การ
ญชาเจรจาโต้ตอบ และการนดั หมายธรุ กิจ
องผ้บู งั คบั บญั ชา ต้องมีความเข้าใจถงึ ธรรมชาติ และ
ติอยแู่ ละรู้จกั การแก้ไขปัญหาข้อ ขดั แย้ง เม่ือ
ลวอาจได้รับมอบหมายให้ทางานแทนได้ในบางกรณี

• บทบาท หนา้ ที่ ของเลขานุการ : ดูแลและค
และลา้ ดบั ความส้าคมั ของ
• องคก์ รเป็นอยา่ งดี และทา้ งานแบบ proa
เป็นความลบั ของเจา้ นาย
• ทกั ษะท่ีจ าเป็นของเลขานุการผบู้ ริหาร คือ
ทกั ษะการสื่อสารทางคา้ พดู และการเขียน
• ดีมาก สามารถทา้ งานไดห้ ลายอยา่ งพร้อม
• และทา้ งานไดด้ ว้ ยตนเอง ภายใตค้ า้ สง่ั งาน

คดั กรองการเขา้ ถึงผบู้ ริหาร เขา้ ใจเป้าหมาย

active (เชิงรุก) ท่ีสา้ คมั ตอ้ งเกบ็ ทุกอยา่ ง

อ คุน้ เคยกบั office software , มี

มกนั และจดั การไดอ้ ยา่ งเป็นระบบ ระเบียบ
นเพยี งเลก็ นอ้ ย

คุณสมบตั ิท่ีสาคญั ขอ

• การท้างานโดยบรรลเุ ปา้ หมายที่บริษัทตงั้ ไว้ Goal O
evaluation)

• ปฏิบตั ินิยม / สมั ฤทธิผลนิยม (วิธีคิดท่ีอิงกบั ผลทีเ่ กิดจ
• ท้างานอยา่ งมีประสิทธิภาพ Efficiency
• ความละเอยี ด ถี่ถ้วน รอบคอบ Meticulousnes
• ความภกั ดี Loyalty
• ความเป็นผ้นู ้า Leadership

องเลขานุการมืออาชีพ

Orientation (assessment
จริงมากกวา่ ตามทฤษฎี) Pragmatism
ss

เลขานุการท่ีเป็ นมากก

• 1. คาดเดาได้วา่ เจ้านายต้องการอะไรกอ่ นทจี่ ะบอก
• 2. จดั เตรียมการประชมุ และงานตา่ งๆ ได้อยา่ งไมม่ ีทีต่ ิ
• 3. คดั กรองสายโทรศพั ท์และคนที่มาพบ โดยรู้เป็นอย่า
• พร้อมรับสาย หรือไม่พร้อมจะพบใคร
• 4. แจ้งให้เจ้านายรู้ถงึ ปัมหาที่จ้าเป็นและเหมาะสม
• 5. จดั การเอกสารได้อย่างยอดเย่ียม และดเู ป็นมอื อาชีพ
• 6. มีทศั นคตทิ ่ีดี และสามารถประสานงานได้อย่างมีปร
• 7. ไม่กลวั ไมว่ า่ งานทีไ่ ด้รับมอบหมายจะเป็นอะไร

กวา่ คาวา่ “เลขานุการ”

างดีวา่ ควรจะตอบว่าอยา่ งไร ถ้าเจ้านายย่งุ อยู่ หรือไม่
พ
ระสิทธิภาพ

• การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ และการสร้างความมน่ั ใจ
• การใช้ภาษากาย กบั ความมน่ั ใจ ต้องสร้างความ
• ประทบั ใจแรก (First Impression) การใช้ภ
• ดเู ป็นธรรมชาติ การพดู คยุ ทีส่ ร้างความรักและสนใ
• การมองหน้าและมองตา ความน่าเชื่อถือ ความสมั
• และความรู้สกึ ทม่ี ีความส้าคมั มน่ั ใจ เป็นมืออาชีพ
• ส้ารวจความเรียบร้อยท่ีสะท้อนภาพลกั ษณ
• มารยาททางธรุ กิจทีจ่ าเป็นสาหรับงานเลขานกุ าร เ

ในการตดิ ตอ่ กบั ลกู ค้า
• หรือบคุ คลภายนอก และมีมารยาทในการสนทนาท

การรับสายกอ่ นเสยี งเรียกครั งที่ 3 และ
• การเขียน e-mail ต้องตรวจเช็คตวั สะกดทกุ ครั ง

ภาษากายให้
ใจด้วย
มพนั ธ์

เป็นอยา่ งยิง่ ในแง่ภาพลกั ษณ์ขององค์กร

ทางโทรศพั ท์อยา่ งมืออาชีพ

ง

• การแตง่ กาย ต้องแตง่ กายให้เหมาะ
ไมเ่ ป็นอปุ สรรคตอ่ การท้างาน ดนู ่าเช่ือ
• อาชีพ ให้เกียรติองค์กร และผ้ทู ่ีมาต
หรือกระโปรงไมส่ ั นเกินไป ไม่ควรสวม
• แตะในสานกั งาน

ะสมกบั การท้างาน คลอ่ งตวั
อถือ เป็นมือ
ติดตอ่ งานกบั องค์กร ไม่บาง คอลกึ
มรองเท้า

วิธีการท่ีจะสร้างความประ
(How to Impre

1. ช่างสงั เกต และจดจา้ ส่ิงท่ีเจา้ นายชอบ เช่น รสชาติกาแฟ ,
โตะ๊ และการจดจา้ และบนั ทึก
2. ส่ิงท่ีเจา้ นายใหค้ วามสา้ คมั การตรงต่อเวลา , ทา้ งานไดต้ าม
การพูดจา , ความเป็นระเบียบ , การทกั ทาย และการมีวนิ ยั ใน
3. ทา้ หนา้ ที่โดยที่เจา้ นายไม่ตอ้ งย ้้าเตือน มีทศั นคติบวกกบั
ตนเอง และจดั ลา้ ดบั ความสา้ คมั ของงาน
4. ทา้ งานใหบ้ รรลุเป้าหมาย มีเป้าหมายเรื่อง winning ชดั
5. มี “หวั ใจบริการ” นึกถึงความสุขท่ีเห็นเจา้ นายมีความสุข ล
ตวั เองมากเกินไป) และมีทศั นคติบวก เพอ่ื ใหต้ นเองมีความส

ะทบั ใจใหเ้ จา้ นายของคุณ
ess Your Boss)

หนงั สือพมิ พ,์ นิตยสาร , การจดั วางเอกสารบน

มท่ีไดร้ ับมอบหมาย , การแต่งกาย , ท่าทาง ,
นการทา้ งาน
บงานที่รับผดิ ชอบ มีความมน่ั ใจในความสามารถของ

ดเจน และเพม่ิ เติมความรู้ ความชา้ นามตลอดเวลา
ลดความเป็นตวั ตนลง (ไม่คา้ นึกถึงประโยชนข์ อง
สุขกบั สิ่งที่ทา้

โอกาสความกา้

เม่ือมีประสบการณ์การทางานต้งั แต
เลขานุการของผบู้ ริหาร (Secretary to E
มาก อาจไดเ้ ล่ือนตาแหน่งเป็น เลขานุการของ
Managing Director ) หรือผบู้ ริหารร
การทางานต้งั แต่เร่ิมตน้ จนถึงสูงสุด คือประมา
มากกวา่ น้ีในบรรษทั ขา้ มชาติ เช่นบริษทั น้ามนั

าวหนา้ ในอาชีพ

ต่ 2-5 ปี ข้ึนไป อาจเลื่อนตาแหน่งเป็น
Executive) หรือถา้ มีประสบการณ์
งกรรมการผจู้ ดั การ ( Secretary to
ระดบั สูง ซ่ึงจะไดร้ ับเงินเดือนตามอายุ
าณ ต้งั แต่ 15,000-80,000 บาท หรืออาจ
น ธนาคาร บรรษทั อุตสาหกรรม เป็นตน้

อาชีพที่เก

องค์กรมืออาชีพอิสระทจ่ี ดั การประชมุ ระดบั ชา
การประชมุ ใหญ่ๆ ไว้บริการเฉพาะกิจ ในศนู ย์การจดั ประ
คอ่ นข้างสงู อนั เป็นอีกทางเลือกหนง่ึ ในการทางานทที่ ้าท
ความรู้ความชานาญทางานแปลเอกสาร หรือทางานเป็น
นานาชาติ

ก่ียวเนื่อง

าตหิ รือนานาชาติ จะจดั จ้างผ้ทู ที่ าหน้าที่เลขานกุ ารใน
ะชมุ ระดบั ชาติ ซงึ่ เลขานกุ ารเหลา่ นีจ้ ะได้รับคา่ จ้างที่
ทาย นอกจากนี ้ผ้ทู ่ีมีความสามารรถทางภาษาอาจใช้
นลา่ มเฉพาะบคุ คล กลมุ่ บคุ คล หรือในที่ประชมุ

การจดั การ
Office man

รสานกั งาน
nagement

การจดั การสานกั งาน หรือการ
และความหมายท่ีคลา้ ยคลึงกนั

ในปัจจบุ นั สองคานีส้ ามารถใช้แทนกนั ได้ การ
ไม่ใช่เร่ืองใหมท่ ่ีเพิง่ เกิดขนึ ้ ไมน่ าน แตเ่ ร่ืองท่ีมมี านานแล้ว
อยา่ งมาก ทอ่ี งค์กรทกุ ประเภทต้องให้ความสาคญั ไมว่ า่
ธรุ กิจงานบริการ ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชน ล้วน
ขบั เคลื่อน ประสานงานทเ่ี ก่ียวข้องตา่ ง ๆ ให้บรรลไุ ปด้วย
เรียบร้อย และงานให้บริการอานวยความสะดวกตา่ ง ๆ
บคุ ลากรท่ีมีความชานาญด้านแนวคดิ หลกั การ (Conc
(Human Skills) เพ่ือมีเทคนิคในการตดิ ตอ่ ประสาน

รบริหารสานกั งาน มีลกั ษณะงาน

รบริหารสานกั งาน (Office Management)
ว และนบั วา่ เป็นงานที่มีจะต้องให้ความสาคญั เป็น
าจะเป็นธุรกิจประเภทผลติ สินค้า ขายสินค้า หรือ
นแล้วแตอ่ าศยั การบริหารสานกั งาน ในการชว่ ย
ยดที งั้ สนิ ้ เปรียบเสมือนแม่บ้าน ทตี่ ้องคอยดแู ลความ
ภายในสานกั งาน ดงั นนั้ ผ้บู ริหารจงึ ต้องคดั เลอื ก
ceptual Skills) และด้านมนษุ ยสมั พนั ธ์
นงานด้วยดี ซง่ึ จะกลา่ วถงึ ในบทตอ่ ๆ ไป

หนา้ ที่ของ

แบง่ ได้เป็นหน้าทหี่ ลกั ได้ 3 ประการคอื
• 1. การติดตอ่ ส่อื สาร (Communication) ม

ดาเนินธรุ กิจไปได้ทงั้ การตดิ ตอ่ กบั ธุรกิจทงั้ ภายในและ
สง่ ข้อมลู ขา่ วสารทกุ ชนิด ในทกุ รูปแบบเชน่ จดหมาย
สินค้า ใบสง่ ของ บนั ทกึ ช่วยความจา บตั รเวลา หรือส
ในทกุ หน้าที่ไม่วา่ จะเป็นการบญั ชี การตลาด ด้านการ
จดั บริการด้านการติดตอ่ สอื่ สาร นอกจากนีส้ านกั งาน
จดั การเพือ่ ให้ทาหน้าทใี่ นการตดั สินใจได้อยา่ งมีประส
การตดั สินใจ

งสานกั งาน

มีหน้าท่ใี นการตดิ ตอ่ สื่อสารเพอ่ื ทาให้องค์กรสามารถ
ะภายนอกองค์กร การตดิ ตอ่ จะรวมถึงการรับและการ
โทรศพั ท์ การนาเสนอใบแจ้งราคา เง่ือนไขที่จะขาย
ส่ืออื่นๆ ซง่ึ ใช้สาหรับวตั ถปุ ระสงค์ตา่ งๆ การสื่อสารจะมี
รผลิต และอ่นื ๆ ดงั นนั้ หน้าที่ของสานกั งานคอื การ
นควรจดั บริการข้อมลู ขา่ วสารท่ีจาเป็นสาหรับการ
สิทธิผล ตลอดจนการวางแผน การกาหนดนโยบายและ

• 2. การบนั ทกึ ข้อมลู (Record) เป็นหน้าท่ที ี่เกี่ย
สว่ นใหญ่แล้วข้อมลู ขา่ วสารจะต้องมีการจดั ทาสาหรับ
บนั ทกึ แยกประเภทและทาการวิเคราะห์ เพือ่ จะได้ใช้ใ
ของซง่ึ ได้รับมาจากผ้สู ง่ วตั ถดุ บิ การสง่ และการซอื ้ โดย
บญั ชีของผ้ซู อื ้ จะจดั ยอดเงนิ ในการซอื ้ สนิ ค้าในแตล่ ะเ
เก่ียวกบั โกดงั สินค้าก็จะถกู นามาจากข้อมลู เดียวกนั
มีประสทิ ธิผลจะต้องมีการจดั เตรียมข้อมลู เช่นเดยี วกนั
ด้านสมรรถนะของบริษัทเก่ียวกบั แผนกจดั ซอื ้

ยวข้องกบั การทาบนั ทกึ ข้อมลู ข่าวสารอย่างงา่ ยๆ แต่
บใช้ในองค์กร บางครัง้ ข้อมลู เร่ิมต้นจาเป็นต้องทา
ให้เป็นประโยชน์ในหลายๆ ด้าน ข้อมลู เกี่ยวกบั ใบสง่
ยจะต้องลงบนั ทกึ ประจาวนั กรณีท่ีสง่ ไปรษณีย์สแู่ ผนก
เดอื นหรืออาจสง่ ไปยงั ผ้ขู ายวตั ถุดบิ แตล่ ะราย ข้อมลู
ดงั นนั้ ผ้ดู แู ลโกดงั สนิ ค้าและผ้คู วบคมุ ดแู ลโกดงั สินค้าท่ี
นและวเิ คราะห์ในทางอนื่ ๆ ด้วย เพ่ือเป็นประโยชน์ใน

• 3. ความปลอดภยั ของสินทรัพย์ขององค์กร (Sec
รักษาให้ปลอดภยั ได้ 2 วธิ ีคือ

• 3.1 ความปลอดภยั ทางด้านกายภาพ ให้สนิ ทรัพย์อยใู่ น
• 3.2 การเก็บในลกั ษณะเป็นเอกสารสาคญั เพ่ือปอ้ งกนั ไ

จะต้องมีความรับผิดชอบทงั้ 2 กรณี สนิ ทรัพย์จานวนมา
สาคญั สญั ญา เช็คและเครื่องใช้สานกั งาน ตลอดจนอปุ ก
ให้แนใ่ จวา่ สนิ ทรัพย์เหลา่ นีจ้ ะมีความปลอดภยั ทางด้านก
ห้องเก็บท่ีแขง็ แรงปลอดภยั โดยสนิ ทรัพย์เหลา่ นนั้ จะถกู ต

curity of assets) สนิ ทรัพย์ขององค์กรสามารถ

นสภาพใช้งานได้ดี
ไม่ให้สญู หายหรือไม่ให้เกิดทจุ ริตขนึ ้ ได้หน้าท่ขี องสานกั งาน
ากจะอยใู่ นความดแู ลของสานกั งานโดยตรง เชน่ เงินสด เอกสาร
กรณ์สานกั งานทกุ ชนิดถือเป็นหน้าทข่ี องสานกั งานที่จะต้องทา
กายภาพหรือมีความปลอดภยั เมื่อนามาใช้งาน นอกจากนีค้ วรมี
ต้องตามกฎหมาย

การบริหารงานสานกั งาน (O

คือเทคนิคท่ีใชใ้ นการดาเนินงาน เพอื่ ใหบ้ รรลุถ
ต่างๆ ไดแ้ ก่คน อุปกรณ์ เครื่องมือ วสั ดุ ทุน ตลาด ระบบง
การบริหารงาน

• การจดั การสานกั งานประกอบดว้ ยข้นั ตอน 5 ข้นั ตอนคือ

• 1. การวางแผน (Planning)
• 2. การจดั องคก์ ร (Organizing)
• 3. การจดั บุคคลเขา้ ทางาน (Staffing)
• 4. การอานวยการหรือการสง่ั การ (Directing)
• 5. การควบคุม (Controlling)

Office Management)

ถึงวตั ถุประสงคข์ ององคก์ รท่ีกาหนดไว้ โดยอาศยั ปัจจยั
งาน ซ่ึงปัจจยั เหล่าน้ีสามารถกาหนดข้นั ตอนต่างๆ ใน

)

วตั ถปุ ระสงคส์ าคญั ขอ

1. เพอื่ ให้มีการรวบรวมอานาจหน้าทีแ่ ละความรับผิดชอ
ๆ ซงึ่ ไม่ได้อย่ใู นความรับผิดชอบของหนว่ ยใดโดยเฉพาะ
2. เพื่อประโยชน์ในการประสานกิจกรรมของสานกั งาน
เข้ามาอยใู่ นหน่วยเดยี วกนั ทาให้สามารถควบคมุ และรัก
อยา่ งมีประสิทธิภาพ
3. เพ่อื ชว่ ยในการจดั ระบบและปรับปรุงวธิ ีการปฏิบตั งิ า
จาเป็นแกก่ ารบริหารให้เป็นระบบ เกิดเป็นระบบงานท่ีม
4. เพอ่ื สร้างให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทางานทงั้ ด้าน
ความสขุ แก่ผ้ปู ฏิบตั งิ านในองค์กร

องการบริหารสานกั งาน

อบทีเ่ ก่ียวกบั งานสานกั งานตลอดจนบริการท่ีจาเป็นอื่น
ะเข้ามารวมไว้ในสว่ นกลาง
นซง่ึ กระจดั กระจายอย่ใู นหนว่ ยงานตา่ ง ๆ ขององค์กร
กษามาตรฐานเชิงปริมาณและคณุ ภาพของบริการได้

านให้ดีขนึ ้ อยเู่ สมอ ชว่ ยให้สามารถรวบรวมข้อมลู ท่ี
มีประสิทธิผลได้
นปัจจยั ทางวตั ถแุ ละจิตใจเกิดความพอใจและมี

ลกั ษณะงานบร

งานบริหารสานกั งานมีขอบเขตกว้างขวางดงั ท
ละองค์กร ดงั นนั้ ลกั ษณะงานบริหารสานกั งานแตล่ ะแห
ผ้บู ริหารระดบั สงู ขององค์กรนนั้ ๆ

ริหารสานกั งาน

ที่กลา่ วข้างต้นก็จริง แตท่ งั้ นีข้ นึ ้ อย่กู บั นโยบายของแต่
หง่ อาจแตกตา่ งกนั ไปตามวิสยั ทศั น์ (Vision) ของ

ผบู้ ริหารสานกั งาน(Of

คือบคุ คลทีท่ าหน้าทีบ่ ริหารสานกั งานโดยนาท
บริหาร หรือทาหน้าทีใ่ นการสง่ั การให้พนกั งานในสานกั
การบริหารสานกั งานจงึ เก่ียวข้องกบั การจดั หาและการใ

ffice Manager)

ทรัพยากรการบริหารตา่ งๆ มาใช้ร่วมกนั ตามขนั้ ตอนการ
กงานปฏบิ ตั ิงานเพือ่ ให้งานเป็นไปตามเปา้ หมาย ดงั นนั้
ใช้ทรัพยากรตา่ งๆ

คุณสมบตั ิของผบู้

• ดา้ นคุณสมบตั ิ ควรมีพ้ืนฐานความรู้ในหนา้ ที่ธุรกิจดา้
การขาย การบริหาร

• ผบู้ ริหารสานกั งานตอ้ งมีความเชี่ยวชาญในสาขาวิชาชีพ
มีประสบการณ์ในการทางาน
• คุณสมบตั ิเฉพาะที่ควรจะใหม้ ีในตวั ผบู้ ริหารสานกั งาน

บริหารสานกั งาน

านต่าง ๆ เช่น ดา้ นการบญั ชี การตลาด
พ
น

หนา้ ท่ีและความรับผิดชอ

การกาหนดหน้าทีค่ วามรับผิดชอบของผ้บู ริหา
ประเภท ขนาดนโยบายขององค์กรแตล่ ะแหง่ ลกั ษณะข
หน้าทแ่ี ละความรับผดิ ชอบของผ้บู ริหารในสานกั งานแต
แนวความคดิ ของนกั วิชาการได้กาหนดรายละเอียดของ

อบของผบู้ ริหารสานกั งาน

ารสานกั งานนนั้ มีลกั ษณะแตกตา่ งกนั ไป แล้วแต่
ของงานและความไว้วางใจจากผ้บู ริหารระดบั สงู ดงั นนั้
ตล่ ะแห่งอาจไมเ่ ทา่ กนั และไมเ่ หมือนกนั ก็ได้ จาก
งงานสว่ นใหญ่ทผี่ ้บู ริหารสานกั งานจะต้องรับผิดชอบ