Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Maestría en Administración de Negocios Campus Central, Jornada Sabatina Curso: Gestión de proyectos Docente: M.A. Ing. Herbert Ardón CASO DE ESTUDIO: LA FALTA DE BASE DE DATOS PARA EL REGISTRO DE HISTORIALES CLINICOS EN ENTIDADES PÚBLICAS DE SALUD EN EL PAIS DE GUATEMALA Presentado por: Hombre del discente: No. carné: Ana Guadalupe Amaya Tolico 290-15-8118 Guatemala, octubre del 2023
CONTENIDO INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 3 I. TEORIA RELEVANTE............................................................................................................. 4 1.1 Base de datos.................................................................................................................. 4 1.2 Historial clínico............................................................................................................... 7 II. CASO....................................................................................................................................... 11 2.1 Objetivos de aprendizaje............................................................................................ 12 2.1.1 Objetivo General....................................................................................................... 12 2.1.2 Objetivos específicos.............................................................................................. 13 2.2 Párrafo de apertura...................................................................................................... 13 2.3 Antecedentes generales de la organización......................................................... 15 2.4 Área específica de interés ......................................................................................... 17 2.5 Situación específica, decisión, problema u oportunidad.................................. 19 2.6 Alternativas.................................................................................................................... 23 2.6.1 Alternativa evaluada................................................................................................ 24 2.6.2 Ventajas y desventajas de las alternativas evaluadas ................................... 26 2.7 Conclusiones ................................................................................................................ 27 2.7.1 Alternativa seleccionada-opción 2 ...................................................................... 27 2.7.2 Alternativa rechazada-opción 1............................................................................ 27 2.8 Preguntas ....................................................................................................................... 28 2.8.1 Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas....................... 28 2.8.2 Preguntas y respuestas relativas a la experiencia.......................................... 28 III. BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................. 30 IV. ANEXO ................................................................................................................................ 33
P á g i n a | 3 INTRODUCCIÓN Por la importancia de la salud para los seres humanos es una necesidad básica que todo buscan atender cuando es necesario por tener quebrantos de salud. A los profesionales de salud con cualquier especialidad ayuda es tener un registro adecuado de toda la información necesaria para la elaboración de diagnósticos por cada paciente que atiende. El propósito de este trabajo es mostrar la necesidad que existe actualmente en el pais de Guatemala en la prestar los servicios de salud gratuitos que ofrece el gobierno, puesto que, por la falta de modernización del resguardo de los expedientes de los pacientes, estos se siguen guardando en folder con gancho y utilizando formatos que son llenados a mano, lo que dificulta la consulta apropiada de estos. Asi mismo existe en ocasiones que los expedientes están mal guardados y estan deteriorados lo que ya no sirven para ser consultados. Lo que se presenta una opción para corregir este problema en los hospitales de la red nacional de Guatemala, iniciando en el Hospital General San Juan de Dios. el objetivo de este caso es que por medio de alternativas de bases de datos se digitalicen los registros médicos para que sea eficiente la atención a los pacientes. Se presenta la información básica que todo expediente clínico debe contener para que sea de calidad, eficiente y oportuno para el diagnostico de las enfermedades de los pacientes.
P á g i n a | 4 I. TEORIA RELEVANTE 1.1Base de datos Una base de datos es un grupo de información relevante que se encuentran ordenadas sistemáticamente para el acceso, uso, análisis, recuperación, modificación, actualización, control y transmisión, que son resguardados electrónicamente en un sistema informático que es utilizado por aplicaciones especiales para dicha gestión en cualquier parte del mundo. (Marqués M. , 2011) Al crear una base de datos se emplean paradigmas variados que cada uno contienen características diferentes para facilitar el diseño de la jerarquía y conexiones entre sí para la presentación de la información que se registra en dicha base de datos; puesto que estos algoritmos son únicos según las necesidades de las empresas que hacen manejo de software para el banco de datos. (Editorial Etecé, 2021) Las características que las bases de datos deben tener para que sean fáciles de utilizar en las organizaciones son: ✓ Información estructurada y organizada según las necesidades de la empresa que la diseña ✓ Almacena gran cantidad de información ✓ Información fácil de acceder. ✓ Al implementar software legales se pueden implementar seguros para resguardar los datos. ✓ La información se cambió en el instante que es modificada
P á g i n a | 5 Los componentes básicos que toda base de datos que deben cumplir en su diseño para que sean funcionales y fáciles de aplicar al momento de ingresar, la información que se será resguardada y analizada por este medio es: tablas, consultas, informes, formularios, macros y otros elementos que según la institución diseño (Chavez, s.f.). Existen varios tipos de bases de datos, estas se clasifican según el procesamiento que se basen para replicar la información que en ella se guardan. La base de datos distribuida tiene la facilidad de que tiene más disponibilidad para información; ya que tiene varias ubicaciones y no se concentra todo en un solo punto, lo que ayuda al momento de tener un problema de conexión, pero el factor negativo de este banco de datos que existe es la duplicidad de información y al tener fallas en el sistema se vuelve lento hasta que sea reparado el problema (European Knowledge Center for Information Technoligy, 2019). El banco de datos NoSQL, es un tipo de base de datos que no aplica SQL y si lo llega a utilizar el algoritmo es implementado como soporte. Se evita usarlo para proyectos que requieren el manejo de grandes cantidades de información, debido a que los datos son ingresados en la misma columna para el ahorro de espacio (European Knowledge Center for Information Technoligy, 2019). La base de datos enfocada en objetos es implementada para encapsular la información agrupándola con las relaciones que tiene con otros elementos, esto con la finalidad de crear un banco de datos complejo y que al momento de emplearla sea buscada según la categoría que se quiere conocer (European Knowledge Center for Information Technoligy, 2019). Las clasificaciones de las bases de datos en grandes rasgos pueden ser por variabilidad y contenido.
P á g i n a | 6 Diagrama 1 Clasificación de base de datos Fuente: (Editorial Etecé, 2021) La implementación de las bases de datos en las organizaciones tiene elementos positivos, los cuales son: ✓ Facilita el acceso en cualquier momento a la información de una manera fácil y rápida. ✓ Simplifica el manejo de grandes cantidades de datos que existen en la organización. ✓ Detecta con rapidez si se está ingresando información ya existente para evitar la duplicidad de datos. ✓ Disminuye la utilización de papel Bond para la impresión de los datos y ya no es necesario tener grandes espacios de almacenamiento para el resguardo del mismo. ✓ Garantiza la seguridad de los datos, ya que restringe el acceso a usuarios que no tengan autorización para la visualización de estos (Blog de economia 3, 2023). clasificación Variabilidad Base de datos estática Base de datos dinámicas Contenido Biliográficas Directorios Especializadas
P á g i n a | 7 La implementación de las bases de datos en las organizaciones tiene factores negativos, los cuales son: ✓ La adquisición de software o CRM de gran capacidad para ejecutarlo requiere una gran inversión. ✓ El desarrollo de la base de datos debe ser realizada por personal especializado para que cumplan con las necesidades de la organización que la utilizara. ✓ Necesita la capacitación del talento que usara el software para que sea usado adecuado y no tenga información innecesaria (Blog de economia 3, 2023). 1.2Historial clínico Es el conjunto de documentos médicos que se le ejecutan a un paciente para conocer la enfermedad, síntomas, tratamientos, consultas, pruebas e indicaciones médicas y demás profesionales de la salud que están involucrados, para maximizar la información obtenida para un diagnóstico oportuno y personalizado (Blog Igaleno, 2022). Los profesionales de la rama de salud utilizan este registro para llevar el seguimiento de todas las consultas médicas que un paciente ha tenido en toda la vida, entre las personas que pueden tener acceso a dicha información son: médicos, enfermeras, dentistas, cirujanos y otros profesionales de todas las especialidades médicas (Marqués D. F., 2022). Existen tres modelos de historia clínica para el registro de la información de los pacientes, las cuales son utilizadas por los profesionales de la medicina según sea la necesidad del registro de información:
P á g i n a | 8 Diagrama 2 Modelos de historia clínica Fuente: (Marqués D. F., 2022) Las funciones principales se tiene los historiales clínicos en los hospitales, sin importar que sean públicos o privados, es: ✓ Brindar la información básica para identificar al paciente. ✓ Proporciona información al especialista acerca de las patologías anteriores del paciente. ✓ Contiene todos los exámenes, pruebas, recetas, citas programadas y diagnósticos anteriores. ✓ Es un documento confidencial y considera legal. ✓ Ayuda a la personalización de la atención médica hacia el paciente (Marqués D. F., 2022). Las historias clínicas deben de contener como mínimo la siguiente información para que sean útiles para los profesionales de salud: ✓ Número de registro del paciente ✓ Información del paciente que logre identificarlo ✓ Historial de enfermedades ✓ Tipo de sangre ✓ Informe de ingreso ✓ Evaluación física inicial modelos Cronológico tradicionalmente se utiliza en hospitales públicos Problema de salud Es utilizado en los centro de salud Seguimiento Se utiliza en lugares especializados en ciertas patologías
P á g i n a | 9 ✓ Instrucciones médicas realizadas ✓ Recetas de medicamentos que utiliza ✓ Alergias y medicamentos que consume ✓ Registro de enfermedades diagnosticadas ✓ Pruebas adicionales que solicita el médico tratante. ✓ Formulario de consentimiento informado en donde el paciente autoriza los tratamientos y exámenes que se le efectúan. ✓ Desarrollo y registro de cuidados posteriores ✓ Transfusiones de sangre (Blog Huli, 2023) Los hospitales, centro de salud y clínicas públicas o privadas tienen gran responsabilidad en el resguardo de esta información, puesto que deben garantizar la confidencialidad, seguridad y accesibilidad únicamente a personas que tengan autorización previa o bien por cuestiones legales debidamente identificadas y notificadas, ya que contienen datos personales y delicados de los pacientes que asisten a dichos lugares (Escuela de Medicina, Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo, 2017). Los historiales clínicos deben de tener las siguientes partes para que sean consideradas adecuados y dentro del marco legal: ✓ Interrogatorio: Se interroga al paciente sobre el motivo de la consulta y sobre enfermedades anteriores. ✓ Examen físico inicial: Se revisa ✓ Diagnóstico inicial para ingreso ✓ Exámenes clínicos ✓ Procedimientos invasivos ✓ Evolución del diagnóstico ✓ Informe de complicaciones ✓ Documentación especial (Guzman & Arias, 2012)
P á g i n a | 10 La gestión y mantenimiento de los registros médicos mejora la atención que se les brinda a los pacientes. Así mismo, contribuye a recopilar la información para investigaciones científicas, reúne estadísticas y se utiliza para educar a estudiantes otros profesionales de salud para realizar un diagnóstico adecuado y personalizado que tiene acceso a dichos datos (Ministerio de Salud de Lima , 2017). Las complicaciones más comunes en los historiales clínicos son: ✓ Los pacientes no brindan información histórica de los padecimientos que han tenido. ✓ Escritura ilegible de las personas que elaboran estos que pueden ser estudiantes, enfermeras u otros profesionales de la salud. ✓ Que no existe un formato estandarizado. ✓ No todos los hospitales ejecutan el resguardo de los exámenes efectuados cronológicamente. ✓ Existe duplicidad de expedientes al ser guardados físicamente.
P á g i n a | 11 II. CASO El motivo de este caso de estudio y la información usada para la comprensión y análisis de él; es vital comprender que la entidad en donde se llevó a cabo esta evaluación es parte del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social de Guatemala, que ofrece servicios médicos básicos, especializados y emergencias a toda la población dentro del territorio nacional de manera gratuita. El caso analizado fue la falta de base de datos para el registro de historiales clínicos en entidades públicas de salud en el país de Guatemala. Esto corresponde a que las instituciones dedicadas a brindar servicios de atención médica tienen el problema que actualmente los registros médicos están siendo registrados en papel Bond de diferentes tamaños y colores, para que esos estén dentro de folder de por el manejo constante, se deterioran y se pueden perder por el posible resguardo inadecuado que las instalaciones de estos lugares tienen disponibles. Así mismo, al utilizar este tipo de material para el registro de los historiales clínicos de los guatemaltecos, se tiene el riesgo que sean extraviados o manipulados por personas que no tienen autorización para el manejo de estos documentos médicos legales. También que existen profesionales que al manipular estos expedientes no hacen la escritura legible y comprensible para que las demás especialistas de salud. Para lograr llevar a cabo este estudio se analizó el servicio de imprenta que es el responsable de abastecer a los diferentes servicios con todos los formatos que son usados, las diferentes áreas médicas que hacen uso de estos documentos que son empleados para registrar la información de los guatemaltecos y el Departamento de Registros Médicos para conocer el sitio y manera que estos son guardados que son empleados por los profesionales de salud en el Hospital General San Juan de Dios por problemas de salud. Los cuales están distribuidos de la siguiente manera:
P á g i n a | 12 Tabla 1 Clasificación de áreas CLASIFICACIÓN ÁREAS Adultos ✓Consulta externa general y especialidades 38 clínicas ✓Emergencias 10 servicios ✓Encamamientos 18 servicios Pediatría y adolescencia ✓Consulta externa general y especialidades 15 clínicas ✓Emergencias 10 servicios ✓Encamamientos 18 servicios Maternidad y ginecología ✓Consulta externa general y especialidades 15 clínicas. ✓Emergencias 5 servicios ✓Encamamientos 18 servicios Generales ✓Rayos X ✓Banco de sangre ✓Laboratorio clínico ✓Banco de leche humana ✓ Morgue ✓Registros médicos ✓Nutrición ✓Trabajo social Fuente: (Hospital General San Juan de Dios, s.f.) 2.1Objetivos de aprendizaje 2.1.1 Objetivo General Establecer por medio del análisis de las alternativas disponibles para digitalizar los registros médicos y que sean más eficientes al momento de ser consultados por los profesionales de la salud.
P á g i n a | 13 2.1.2 Objetivos específicos ✓ Mostrar tablas comparativas de los gastos de adquisición de los diferentes tipos de papel que utilizan para los formularios. ✓ Determinar la necesidad de compra de equipo de cómputo esta actividad. ✓ Determinar si el resguardo digital de los datos será a nivel hospitales o en el Ministerio de Salud y Asistencia Social. 2.2Párrafo de apertura La atención médica es un derecho esencial que todo ser humano necesita hacer uso a lo largo de la vida, puesto que al momento de tener quebrantos de salud buscará atención oportuna, eficiente y especializada para eliminar la enfermedad que lo está afectando en un momento determinado de la vida. Los guatemaltecos al momento de necesitar atención médica buscarán centros de salud y hospitales públicos que son parte del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, que regularmente a nivel país atiende el 70% de la población que busca atención médica gratuita, el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social atiende el 20% de los guatemaltecos del sector trabajador de este país o bien centros médicos privados que atienden un 10% de la población que tengan disponibilidad de pagar estos lugares por atención médica privada. Lo cual es necesario la creación del historial clínico desde su concepción hasta el momento de su muerte, en este expediente se encuentra toda la información de los diferentes procedimientos, tratamientos, medicamentos y enfermedades que los guatemaltecos han padecido a lo largo de la vida. Para la gestión de este proyecto, que es la digitalización de los historiales clínicos, se tendrá que armar un grupo de profesionales, técnicos y operativos para
P á g i n a | 14 la evaluación, depuración y digitalización de todos los formatos que son utilizados en papel Bond y cartulina para que sean ingresados en la base de datos con todo la información esencial y las modificaciones que se crean necesarias. El detalle de las áreas que son importante que estén involucradas son: Tabla 2 Integración del áreas involucradas en el proyecto No. ÁREA INVOLUCRADA CARGO EN HOSPITAL FUNCIÓN EN EL PROYECTO 1 Dirección Ejecutiva director Autorizar y supervisar avances y cambios 2 Subdirección Médica subditor Revisar los cambios en formatos médicos 3 Subdirección Técnica subditor Revisar los cambios en formatos técnicos 4 Subdirección de Enfermería subditor Revisar los cambios en formatos de enfermería 5 Subdirección de Servicios de Apoyo subditor Revisar los cambios en formatos generales 6 Gerente Financiero gerente Gestionar la autorización del presupuesto 7 Subdirección de Recursos Humanos jefe Gestionar la contratación personal necesario 8 Depto. Registros Médicos jefe Revisar expedientes existentes y digitarlos 9 Depto. Informática jefe Evaluar equipo idóneo para esta tarea 10 Depto. Mantenimiento jefe Evaluar y reparar el área. 11 Especialidades medicas jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 12 Depto. de Pediatría jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 13 Depto. Ginecología jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 14 Banco de Sangre jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 15 Laboratorio Clínico jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 16 Banco de leche jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 17 Farmacia jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 18 Servicio de Morgue jefe Proporcionar formatos usados y nuevos 19 Servicio de Imprenta jefe Revisar formatos existentes y digitalizarlos Fuente: Elaboración propia
P á g i n a | 15 2.3Antecedentes generales de la organización La constitución Política de Guatemala en 1945 creó varios ministerios, esto para establecer las responsabilidades del estado en ofrecerle a la población salud, educación, seguridad, desarrollo y otros vitales para garantizar que los guatemaltecos estarán con una buena calidad de vida dentro del país. Estas instituciones son parte del poder ejecutivo y actualmente existen 14. Tabla 3 Ministerios de la RepÚblica de Guatemala No. INSTITUCIÓN SIGLAS 1 Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación MAGA 2 Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales MARN 3 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda CIV 4 Ministerio de Cultura y Departes MCD 5 Ministerio de la Defensa Nacional MINDEF 6 Ministerio de Desarrollo Social MINDESCO 7 Ministerio de Economía MINECO 8 Ministerio de Educación MINEDUC 9 Ministerio de Energía y Minas MEM 10 Ministerio de Finanzas Públicas MINFIN 11 Ministerio de Gobernación MINGOB 12 Ministerio de Relaciones Exteriores MINEX 13 Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social MSPAS 14 Ministerio de Trabajo y Prevención Social MINTRABAJO Fuente: (Gobierno de Guatemala, s.f.) Este ministerio cuenta con varias secciones administrativas, financieras, operativas, especializadas y técnicas para ejecutar eficientemente la atención médica por los diferentes servicios que ofrece. Esta estructura orgánica se detalla en el siguiente diagrama para su comprensión.
P á g i n a | 16 Diagrama 3 Estructura Orgánica del MSPAS Fuente: (Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, 2022) El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) brinda la atención médica totalmente gratuita para prevenir, atender y curar todas las enfermedades dentro del territorio del país, las opción de atención médica son: hospitales, puestos de salud, centro de salud, Centro de Atención Permanente (CAP) y Centro de Atención Integral Materno Infantil (CAIMI).
P á g i n a | 17 Diagrama 4 Categorías de atención médica Fuente: (Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, s.f.) 2.4Área específica de interés En el Hospital General San Juan de Dios, es uno de los hospitales del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, cuenta con un Departamento de Registros Médicos en donde actualmente los expedientes médicos en donde están todos los documentos necesarios para que los profesionales de salud lleven el registro de los síntomas, padecimientos, medicamentos y otras patologías de los guatemaltecos que visitan a dicha institución por atención médica de consulta, seguimiento o emergencia. Cuenta con varios departamentos administrativos, técnicos, médicos, financieros y otros que facilitan las funciones para brindar la atención médica adecuada a los pacientes que son atendidos diariamente en dicha institución. La estructura organizacional del Hospital General San Juan de Dios es la siguiente: Categoría Hospitales 46 Puestos de salud 1,228 Centros de salud 187 Centro de Atención Permanente 161 Centro de Atención Integral Materno Infantil 11
P á g i n a | 18 Diagrama 5 estructura organizacional Hospital General San Juan de Dios Fuente: (Hospital General San Juan de Dios, s.f.) Las áreas de interés para desarrollar este estudio es el Departamento de Registros Médicos para conocer el tiempo que se tardan en la búsqueda de los
P á g i n a | 19 expedientes de los pacientes que asisten diariamente a las emergencias, consultas externas de adultos, pediatría, ginecología y maternidad. Así mismo como los guatemaltecos que llegan a solicitar constancias de hospitalización en el hospital. El Servicio de imprenta informa él utiliza el 50% del papel Bond que es comprado cuatrimestralmente por el Departamento de Compras y Contrataciones para el Hospital General San Juan de Dios. él 90% de cartulinas compradas para dicho departamento. El departamento de Informática es el responsable de equipar de computadoras a todas las áreas del Hospital, tomando en cuenta las funciones que realizan para conocer la capacidad de las mismas. Así mismo, diseña y creará de la base de datos que contendrá todos los formatos y formularios que son necesarios emplear para el registro de la información médica de los pacientes. También la evaluación de la necesidad de compra del equipo de computación idóneo para este trabajo para el Departamento de Registros Médicos y para las demás áreas que hacen uso de los expedientes médicos. 2.5Situación específica, decisión, problema u oportunidad Este departamento se tarda 1 hora a 5 días hábiles en encontrar los expedientes que son solicitados diariamente por los diferentes departamentos y servicios médicos, solicitados por el área de medicolegal o pacientes que solicitan constancias de hospitalización del Hospital General San Juan de Dios. Ya que el resguardo de los historiales clínicos es de forma física en fólderes o cartapacios según el volumen de documentos que tenga un expediente y también existen historiales clínicos de varios tomos del mismo paciente o se encuentran en el archivo muerto por falta de movimiento por más de 5 años. Ver anexo 1
P á g i n a | 20 El servicio de imprenta para conocer cuando consumen diariamente de la materia prima (papel bond de diferentes colores y tamaños y cartulinas de varios colores son considerados elementales). Esta área mensualmente por cinco días hábiles recibe los requerimientos de los servicios de los formatos y formularios con las cantidades que necesitan los departamentos. Ver anexo 2 Tabla 4 Consumo de material mensual MATERIAL PRESENTACIÓN CANTIDAD COSTO UNITARIO TOTAL papel bond tamaño carta color blanco de 80 gramos resma 5,000 Q30.00 Q150,000.00 papel bond tamaño oficio color blanco de 80 gramos resma 5,000 Q30.00 Q150,000.00 papel bond tamaño carta color amarillo de 80 gramos resma 4,000 Q40.00 Q160,000.00 papel bond tamaño carta color rosado de 80 gramos resma 4,000 Q40.00 Q160,000.00 papel bond tamaño carta color celeste de 80 gramos resma 4,000 Q40.00 Q160,000.00 papel bond tamaño carta color verde de 80 gramos resma 4,000 Q40.00 Q160,000.00 cartulina de color blanco pliego 15,000 Q4.00 Q60,000.00 cartulina de color amarillo pliego 10,000 Q6.00 Q60,000.00 cartulina rosada pliego 10,000 Q6.00 Q60,000.00 cartulina verde pliego 10,000 Q6.00 Q60,000.00 cartulina celeste pliego 10,000 Q6.00 Q60,000.00 Fuente: elaboración propia Posteriormente de ese periodo el servicio de imprenta pasa el resto del mes en curso realizando los tirajes (producción) de los formatos solicitados, al tener
P á g i n a | 21 todas las cantidades de formularios listos realizan el empaque y entrega de los mismos y este procedimiento se lleva a cabo por 5 días hábiles. Para la gestión de este proyecto se necesita la participación de varias personas de diferentes áreas existentes del Hospital San Juan de Dios, las cuales serán asignadas por los jefes de dichos departamentos, puesto que ellos son los idóneos para la selección de dicho talento humano. En el siguiente cuadro se detalla la cantidad, puesto, atribuciones y responsabilidades que tendrán dichas personas. Tabla 5 integraciones de puestos necesarios para el proyecto No. PUESTO CANTIDAD ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDAD 1 Director del proyecto 1 Dirigir y supervisar las fases del proyecto 2 analista financiero 2 Verificación de disponibilidad de presupuesto para el proyecto 3 Ingeniero informático 3 Realizar las bases técnicas para el equipo de cómputo y la creación de la base de datos 4 Ingeniero industrial 2 Revisar el cableado eléctrico del área que serán instaladas las computadoras 6 Arquitecto 2 Revisar y ejecutar arreglos en el área que serán instaladas las computadoras 7 Digitador 20 Ingresar toda la información de los expedientes 8 Supervisor 2 Verificar que se realice el ingreso de la información en los formatos correctos 9 Gestor de compras 3 Gestionar todo los servicios y materiales necesario para el proyecto 10 Médico y enfermero 2 Verificar los formatos digitalizados para que cumplan con las normativas total 37 Fuente: elaboración propia Para asignar el talento humano necesario para los puestos que son necesarios para este proyecto, se están tomando en cuenta que el Hospital General
P á g i n a | 22 San Juan de Dios, cuenta con varios departamentos que tienen disponibles profesionales para la ejecución de dichas atribuciones. Las cuales deben ser notificadas a los jefes de dichos profesionales, respetando los niveles jerárquicos y el sistema de comunicación existente en el hospital, que es por medio de Dirección Ejecutiva hacia las demás subdirecciones que estarán involucradas, puesto que ellos serán los que informarán si cuenta con ese talento humano, para lograr la integración de este personal para el proyecto. Diagrama 6 Estructura de comunicación jerárquica principal Fuente: elaboración propia Por lo que se considera realizar este proyecto por fases, por la cantidad de información que se debe revisar, analizar y depurar, para la creación de la base de datos que serán para el uso de todos los departamentos que deben tener acceso a los historiales clínicos en el Hospital General San Juan de Dios. Si es necesario la creación de la base de datos para mejorar el control y resguardo de los historiales clínicos, ya que el problema principal es que estos documentos son llenados a mano y se tiene el riesgo que se deterioren y no se pueda recuperarlos cuando sean necesarios para los pacientes. Dirección Ejecutiva Subdirección Médica Subdirección Técnica Subdirección de Recursos Humanos Subdirección de Enfermería Subdirección de Mantenimiento Gerencia Financiera
P á g i n a | 23 2.6Alternativas Por la necesidad de utilizar una base de datos adecuada para el ingreso de los datos de los pacientes, se tomó dos opciones de resolución para este problema, las cuales son: OPCIÓN 1 proveedor Igaleno Cloud licencia Software país de origen España costo anual Q360,000.00 cantidad de usuarios 500 descripción ✓ Varias funcionalidades disponibles ✓ Asignación de número de pacientes ilimitados ✓ Registro para citas por médico ilimitadas ✓ Historial clínico ilimitado ✓ Almacenamiento en la nube ✓ Facilidad de traslado de información ✓ Formatos predeterminados esenciales ✓ Soporte y actualizaciones para planes activos ✓ Opción de creación de formatos personalizados
P á g i n a | 24 OPCIÓN 2 proveedor Office 365 Administración Pública licencia Software país de origen Estados Unidos costo anual Q.129,342.00 cantidad de usuarios 500 descripción ✓ Aplicaciones como Work Excel, power point, outlook ✓ Microsoft teams, onedrive y otros ✓ Capacidad avanzada de seguridad y cumplimiento ✓ Análisis de negocios como power bi ✓ Audioconferencia para 1000 asistentes ✓ Facilidad de traslado de información ✓ Formatos predeterminados esenciales ✓ Soporte y actualizaciones para planes activos ✓ Opción de creación de formatos personalizados 2.6.1 Alternativa evaluada Estas dos opciones de licencias para las computadoras del Hospital General San Juan de Dios para la implementación de la base de datos para los historiales
P á g i n a | 25 clínicos existentes y futuros, ofrecen varias características favorables. Las cuales se deben analizar para su implementación. Tabla 6 comparativas de características del software característica Opción 1 Opción 2 Programas predeterminado Si Si Formatos predeterminados Si No Registro de citas médicas Si No Facilidad de uso No Si Almacenamiento en la nube Si Si Cantidad de usuarios 500 500 Conexión a otros dispositivos Si Si Videos llamadas Si Si Capacitación incluida Si No Costo anual Q360,000.00 Q129,342.00 Costo por 10 años Q3,600,000.00 Q1,293,420.00 Fuente. Elaboración propia La opción 1: muestra un software que tiene desde el inicio programas predeterminados con formatos que son utilices para el registro de la información de los historiales clínicos. También tiene la disponibilidad de que se pueden crear formularios desde cero, esto para que sean personalizados por el hospital general San Juan de Dios. La inversión es grande anualmente por la licencia de este software para que sea usado. La opción 2: muestra un software que toda computadora tiene acceso, básico, esta versión es mayor y tiene opciones más avanzadas para el uso, ya que tiene programas predeterminados que son usados constantemente. Brinda la opción de Access que es un programa idóneo para la creación de base de datos.
P á g i n a | 26 2.6.2 Ventajas y desventajas de las alternativas evaluadas Tabla 7 comparativos de alternativas evaluadas VENTAJAS Opción 1 Opción 2 Es que los formatos preestablecidos están diseñados especialmente para que sean empleados por los profesionales de salud, ya que contienen la información que se considera como mínima y relevante que debe tener los expedientes médicos. Es que el Hospital General San Juan de Dios, ya cuenta con licencia de Microsoft 365 activa, en todos los departamentos que son parte de esta institución. Que tiene servicio técnico y capacitación disponible para bridárselo a las personas que tendrán acceso a este para la utilización adecuada en los diferentes dispositivos que se permita que tengan acceso a él. DESVENTAJAS Opción 1 Opción 2 Por ser procedente de otro país que no sea Guatemala, existirán campos que no son usados por los profesionales de salud o bien que se pueden tener dificultades de comprensión por el idioma. La base de datos será creada desde cero, ya que los formatos que se tienen predeterminados en el programa de Access no son idóneos para documentos médicos. Por ser un sistema totalmente nuevo en la institución, al personal que tendrá acceso a él, tendrá dificultades al inicio de la implementación de este. La desventaja que ambas opciones tiene es que Hospital General San Juan de Dios, primero debe realizar la adquisición de computadoras para los departamentos que estarán usando el software que sea seleccionado para solventar el problema de registro clínico a mano. Ya que dicha institución no cuenta con equipo de cómputo en todas las áreas y las que existen son de procesadores antiguos que no serían compatibles con este servicio. Fuente: elaboración propia
P á g i n a | 27 2.7Conclusiones Se recomienda la opción 2, ya que la inversión necesaria es Q129,342.00, y el Hospital General San Juan de Dios, ya cuenta con este licencia disponible para el equipo de cómputo de la institución. 2.7.1 Alternativa seleccionada-opción 2 Esta opción es la más viable para iniciar la migración de todos los formatos que son llenados a mano por los profesionales de salud que atienden a los guatemaltecos, es cierto que el traslado de todos los datos será bastante trabajo, pero lo favorable de esta opción es: ✓ Los departamentos tienen formatos nuevos en digital, y solo serán necesarios trasladarlos a dicho programa ✓ Está generando más fuente de trabajo para el país de Guatemala ✓ Los formularios serán personalizados para esta institución ✓ El hospital solo debe adquirir más equipo de cómputo que dicha acción es realizada anualmente ✓ Ya se cuenta con esta licencia. 2.7.2 Alternativa rechazada-opción 1 Esta opción por el momento no es viable para el Hospital General San Juan de Dios, por el motivo que la inversión es demasiada alta, solo para la licencia, sin tomar en cuenta que se necesita comprar de equipo de cómputo que sea compatible.
P á g i n a | 28 2.8Preguntas Después de analizar toda la información evaluada para la exposición del problema actual del Hospital General San Juan de Dios, que evalúan si se logró alcanzar los objetivos que fueron establecidos en el inicio. 2.8.1 Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas ¿Las opciones evaluadas cumplen con requisitos y normativas legales para el manejo de los datos confidenciales que existen en los registros médicos? Claro que sí, con la implementación de la base de datos se buscó que la atención médica de cualquier especialidad para los guatemaltecos se brinde de calidad y eficiente al momento de contar con toda la información del paciente para personalizar el tratamiento en ese momento. Así mismo para tener en un solo lugar la información al momento de ser solicitada por un motivo debidamente informado. Ya que se elimina el riesgo de extravío de documentos que se encuentran físicos, puesto que en la base de datos se puede restringir la edición para evitar la eliminación de información no autorizada. Así mismo no se deterioran por el constante uso de estos por los médicos profesionales, estudiantes de medicina u otras personas del área de registros médicos. 2.8.2 Preguntas y respuestas relativas a la experiencia ¿Es importante que, en la implementación de esta base de datos, sean tomados en cuenta varios departamentos del Hospital General San Juan de Dios? Por supuesto que sí, es relevante que todas las áreas que hacen uso de los documentos que se ingresan a los expedientes clínicos de los pacientes estén tomados en cuenta en la elaboración de este programa, para que todos participen e indique las necesidades del departamento, para que los profesionales que tendrá
P á g i n a | 29 acceso a dicho software lo pueda utilizar sin ningún problema, ya que cumple con los incisos necesarios para la elaboración de diagnósticos u otros procedimientos necesarios que se le deben hacer a un paciente. Ya que entre todos los interesados serán la creación de formatos y formularios nuevos que sean más eficientes y fáciles de ingresar los datos para que los pacientes tengan sus expedientes en orden para las consultas necesarias. Al mismo tiempo se minimiza el consumo del papel por esta institución, puesto que todo lo relevante a pacientes llevará en digital.
P á g i n a | 30 III. BIBLIOGRAFÍA Blog de economia 3. (22 de marzo de 2023). Bases de datos de una empresa: importancia y usos. Obtenido de https://economia3.com/la-utilidad-de-lasbases-de-datos-para-las-empresas/ Blog Huli. (8 de agosto de 2023). Cómo hacer una historia clínica médica. Obtenido de https://blog.hulipractice.com/historia-clinica-como-hacer-una-historiaclinica-en-mexico-ejemplodescargable/?utm_source=blog.hulipractice.com&utm_content=C%C3%B3 mo+hacer+una+historia+cl%C3%ADnica+m%C3%A9dica+en+M%C3%A9xi co+%5BEjemplo%5D&fc_utm_source=blo Blog Igaleno. (20 de junio de 2022). Gestión Médica. Obtenido de Qué es una historia clínica y qué datos debe incluir: https://www.igaleno.com/blog/quees-historia-clinica/ Chavez, J. (s.f.). CEUPE MAGAZINE. Obtenido de ¿Qué es una Base de datos?: https://www.ceupe.com/blog/base-de-datos.html Editorial Etecé. (2021). base de datos. 5: https://concepto.de/base-de-datos/. Escuela de Medicina, Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo. (2017). Historia clínica como herramienta para mejora del proceso de atención. Revista de Calidad Asistencial, 32, 115-116. Recuperado el octubre de 2023, de https://www.elsevier.es/es-revista-revista-calidad-asistencial-256-articulohistoria-clinica-como-herramienta-mejora-S1134282X16300793 European Knowledge Center for Information Technoligy. (9 de julio de 2019). base de datos. Obtenido de https://www.ticportal.es/glosario-tic/base-datosdatabase Gobierno de Guatemala. (s.f.). Ministerios. Obtenido de https://guatemala.gob.gt/directorio/
P á g i n a | 31 Guzman, F., & Arias, C. A. (2012). La historia clínica: Elemento fundamental del acto médico. Hospital Militar Central Bogota,D.C., 15-24. Obtenido de http://www.scielo.org.co/pdf/rcci/v27n1/v27n1a2.pdf Hospital General San Juan de Dios. (s.f.). Especialidades y servicios . Obtenido de https://www.hospitalsanjuandediosguatemala.com/pages/especialidades-yservicios.php Hospital General San Juan de Dios. (s.f.). Transparencia-información publica. Obtenido de estructura organica articulo 10 inciso 1: https://hospitalsanjuandedios.mspas.gob.gt/transparencia/informacionpublica/download/363-numeral-1-estructura-organica/1825- organigrama.html Marqués, D. F. (09 de mayo de 2022). Blog Clinic Cloud. Obtenido de Qué es la historia clínica de un paciente y para qué sirve: https://cliniccloud.com/blog/la-historia-clinica-paciente-sirve/ Marqués, M. (2011). Base de datos primera edición. Publicacions de la Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions. Obtenido de https://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/24183/s18.pdf?sequen ce=6 Ministerio de Salud de Lima . (marzo de 2017). Revista de Calidad Asistencial ELSEVIER. Obtenido de Historia clínica como herramienta para mejora del proceso de atención: https://www.elsevier.es/es-revista-revista-calidadasistencial-256-articulo-historia-clinica-como-herramienta-mejoraS1134282X16300793 Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. (2022). Gobierno de Guatemala. Obtenido de Estructura orgánica articulo 10 numeral 1: https://www.mspas.gob.gt/articulo-10-11-uip-mspas#495-numeral-1- estructura-organica
P á g i n a | 32 Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. (s.f.). Establecimiento de salud. Obtenido de s.f.: https://establecimientosdesalud.mspas.gob.gt/establecimientos/listado-deestablecimientos.html?task=filter&option=com_bt_property&view=properties &searchword=&prstatus=&location_lv1=&location_lv2=&location_lv3=&cate gory_select=14&method=AND
P á g i n a | 33 IV. ANEXO Anexo 1 Ejemplo de expediente de paciente Anexo 2 Ejemplo de solicitud de formato