BUKU PANDUAN EKSA PPD DALAT

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH DALAT
96300 DALAT, SARAWAK

TEL : 084-864241 FAKS : 084-863193

ISI KANDUNGAN

1

KANDUNGAN 4
4
PRAKATA 4
DASAR EKSA 5
VISI DAN MISI EKSA 7
LOGO EKSA 9
CARTA ORGANISASI EKSA 9
PELAN PEMBAHAGIAN ZON 9
BAB 1 : TUJUAN 10
BAB 2 : PENGENALAN EKSA 14
BAB 3 : FAEDAH PELAKSANAAN EKSA 15
BAB 4 : PELAKSANAAN EKSA
BAB 5 : AUDIT DALAM EKSA
BAB 6 : STANDARD PENYERAGAMAN EKSA
PENUTUP

2

PRAKATA

Salam Menjulang Pendidikan Daerah Dalat dan salam pelaksanaan EKSA PPD Dalat
“Persekitaran Kondusif Pemacu Kreativiti”

Terlebih dahulu rakaman terima kasih dan penghargaan atas kesungguhan warga
Pejabat Pendidikan Daerah Dalat melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA) di pejabat ini. Pelaksanaan EKSA di Pejabat Pendidikan Daerah Dalat
merupakan usaha menuntut perubahan gaya kerja dan sikap pegawai dan staff
sokongan ke arah pengurusan persekitaran kerja yang kondusif dan berimej
korporat. Elemen pengurusan persekitaran kerja yang kondusif dapat membantu
mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kerajaan dengan berkesan
dan mesra pelanggan.

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) merupakan penjenamaan semula
program 5S Sektor Awam yang merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat
kerja yang kondusif, selesa, dan diurus dengan sistematik bagi memastikan kualiti
penyampaian perkhidmatan mengikut standard yang ditetapkan. Selain itu,
pelaksanaan EKSA di pejabat ini juga diharap mampu meningkatkan disiplin kerja,
kreativiti dan inovasi serta mengukuhkan semangat kerja berpasukan di kalangan
warga PPD Dalat.

Saya berkeyakinan bahawa pembudayaan EKSA di pejabat ini akan memberi
impak positif di kalangan para pegawai dan staff sokongan bagi memastikan
perubahan ke arah kecekapan perkhidmatan dan mendokong kecemerlangan
pencapaian pendidikan di daerah Dalat. Sesungguhnya, amalan yang baik dan
terpuji sekiranya menjadi budaya berterusan dapat menampilkan imej
kegemilangan pada diri dan organisasi. Sekian, “Persekitaran Kondusif Pemacu
Kreativiti”.

AHLI BIN CHIKBA
Pegawai Pendidikan Daerah Dalat
Sarawak.

3

DASAR EKSA

Pejabat Pendidikan Daerah Dalat komited dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA) secara berterusan melalui budaya kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan
persekitaran kerja yang bersih, selesa, teratur serta penerapan amalan hijau.

VISI DAN MISI EKSA

 VISI EKSA

“Persekitaran Kondusif Pemacu Kreativiti”

Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang, kreatif dan inovatif melalui persekitaran kerja
yang kondusif.
 MISI EKSA
1. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk keselesaan warga dan

pelanggan.
2. Meningkatkan disiplin dan amalan kerja yang cemerlang dan berterusan dalam kalangan

warga Pejabat Pendidikan Daerah Dalat.

OBJEKTIF EKSA

i. Membentuk budaya kerja berpasukan bagi mewujudkan ekosistem kondusif dan selesa di
tempat kerja.

ii. Mewujudkan peluang dan ruang bagi menampilkan kreativiti melalui penghasilan rekacipta
daripada bahan kitar semula.

iii. Mewujudkan ruang kerja dan persekitaran yang kondusif untuk staff dan pelanggan di PPD
Dalat melalui kekemasan, suasana kondusif dan khidmat bantu yang mesra pelanggan.

LOGO EKSA

4

Definisi Logo EKSA PPD Dalat:
 Huruf EKSA dalam bulatan sasaran berwarna putih dan hitam menggambarkan sasaran Pejabat

Pendidikan Daerah Dalat secara komited dan bekerjasama melaksanakan Ekosistem Kondusif
Sektor Awam bagi memastikan persekitaran kerja yang bersih, selesa dan teratur.
 Daun hijau melambangkan konsep ‘amalan hijau’ yang diterapkan dalam kalangan warga
Pejabat Pendidikan Daerah Dalat dan seterusnya melengkapi amalan konsep kitar semula
bahan terbuang.
 Pilihan warna biru dan merah pada akronim ‘ppddalat’ melambangkan kesungguhan,
permuafakatan, dan tekad membara untuk menjulang pendidikan Dalat ke tahap yang
cemerlang melalui tadbir urus yang betul dan persekitaran kerja sektor awam yang kondusif.

CARTA ORGANISASI EKSA
 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK

5

 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA ZON A
 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA ZON B

6

PELAN PEMBAHAGIAN ZON

 PELAN ZON A

ARAS ATAS 10 8 7 6 5 43
11

1

12 13 9 14 15 16 117 18 2
ARAS BAWAH

19 22 23 24
20 21

25

PETUNJUK LOKASI: 26

1 BILIK BAIDURI 11 BILIK INTAN 16 RUANG PERKHIDMATAN 21 BILIK MARZAN
2 BILIK PIRUS 12 BILIK SAFIR 17 RUANG UPS 22 BILIK NILAM
3 BILIK JADE 13 RUANG KEWANGAN 18 RUANG OPERASI 23 RUANG LEGAR ARAS BAWAH
4 BILIK RUBY 14 RUANG LEGAR ARAS ATAS 19 TANDAS PEREMPUAN 24 DEWAN SRI GEMILANG
5 BILIK TURMALIN 15 KAUNTER PERTANYAAN 20 TANDAS LELAKI 25 STOR PEKERJA PEMBERSIHAN
6 BILIK BERLIAN 26 PONDOK PENGAWAL KESELAMATAN
7 BILIK ZIRCON
8 BILIK KRISTAL
9 BILIK EMERALD
10 BILIK PERMATA

TARIKH KEMASKINI : 29 OKTOBER 2019

7

 PELAN ZON B 2 4
3
1

BANGUNAN UTAMA PPD

PETUNJUK LOKASI:

1 BILIK CORAL
2 BILIK AMBER
3 SURAU
4 BILIK MARMAR

TARIKH KEMASKINI : 29 OKTOBER 2019

8

BAB 1 : TUJUAN

Buku Panduan EKSA ini disediakan sebagai panduan kepada semua warga PPD Dalat untuk melaksanakan
amalan EKSA bagi mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, bersih dan selesa. Hal ini bertepatan
dengan hasrat Tan Sri Ketua Setiausaha Negara untuk mewujudkan persekitaran kerja kondusif yang
berimej korporat, kreatif dan berinovasi serta penerapan amalan hijau dalam persekitaran kerja.

BAB 2 : PENGENALAN

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S
Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang
berkualiti dan kondusif supaya lebih releven kepada jabatan / agensi sektor awam di Malaysia. Langkah
penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk
meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan
inovatif dalam kalangan jabatan / agensi sektor awam.

Sehingga hari ini, pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan seperti Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015,
Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha kearah
transformasi perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah
meningkatkan imej organisasi perlu dilaksanakan. Justeru, pelaksanaan amalan EKSA dapat membantu
warga Pejabat Pendidikan Daerah Dalat merancang dan melaksanakan usaha-usaha menjadikan
persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan.

Persekitaran kerja berkualiti secara sistematik dan praktikal dapat diwujudkan dengan
mengurangkan pembaziran dari segi ruang, masa dan menjimatkan kos operasi. Selain daripada
berteraskan elemen 5S, EKSA juga ditambahbaik dengan beberapa elemen baharu iaitu imej korporat,
kreativiti dan inovasi, amalan hijau, persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi.

BAB 3 : FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

i. Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)
ii. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi
iii. Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran
iv. Meningkatkan imej agensi sector awam
v. Menjana idea kreatif dalam kalangan warga agensi
vi. Meningkatkan semangan esprit de corp
vii. Meningkatkan displin warga jabatan
viii. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
ix. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

9

BAB 4 : PELAKSANAAN EKSA

4.1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

 Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ialah untuk meningkatkan penyertaan
semua peringkat warga Jabatan/Agensi dalam melaksanakan EKSA serta semangat kerja
berkumpulan warga Jabatan/Agensi ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang
cemerlang.

 Struktur Pelaksanaan EKSA (Struktur Organisasi EKSA)
• Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli

Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing- masing.
• Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan

EKSA dijalankan sebaiknya.
• Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/ Agensi dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

di peringkat Bahagian / Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab.
• Peranan Jawatankuasa adalah seperti berikut:

 JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA
 Menyelaras pelaksanaan EKSA
 Menyedia dan mengedar minit kepada semua
 Menyediakan pelan pelaksanaan
 Menyediakan belanjawan
 Membantu fasilitator dalam pelaksanaan EKSA
 Memastikan perjalanan EKSA seperti yang dirancang
 Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan
 Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan
 Membantu membekalkan keperluan pelaksanaan EKSA
 Menyediakan laporan pelaksanaan EKSA secara berkala

 JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti EKSA untuk tempoh 6 - 12 bulan
 Memastikan pelaksanaan pelan promosi kearah membina kesedaran EKSA kepada

semua warga
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
 Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti promosi dapat

dilaksanakan sebagaimana yang dirancang
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan

warga kepada Jawatankuasa Induk

10

 JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

 Menyediakan pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai konsep dan EKSA
kepada semua warga

 Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuh aktiviti
EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain

 Memastikan setiap warga diberi peluang untuk menghadiri latihan
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga

kepada Jawatankuasa Induk

 JAWATANKUASA AUDIT EKSA

 Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian
 Dapatkan input dan maklumbalas daripada ketua jabatan/ketua unit dan fasilitator
 Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Induk EKSA
 Menentukan kekerapan aktiviti audit – pada peringkat awal audit dilaksanakan lebih

kerap
 Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Induk

 FASILITATOR EKSA

 Menyelaras pelaksanaan EKSA
 Menjadi pemudahcara perjalanan program
 Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi
 Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan EKSA
 Memberi latihan kepada ahli dalam zon

 KETUA ZON

 Bertindak selaku penyelaras EKSA peringkat zon
 Melantik jawatankuasa dalam zon masing-masing
 Menjadi fasilitator di dalam zon seperti membantu mengurus aktiviti promosi, hebahan

maklumat dan memberi latihan kepada ahli.
 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli di dalam zon.
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam aktiviti EKSA.
 Merancang aktiviti kumpulan dan mengemaskini dokumentasi EKSA selaras dengan

Jawatankuasa Induk.
 Memberi maklum balas dan laporan mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

penyelaras / fasilitator.
 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.

11

 SETIAUSAHA ZON

 Merancang dan mengadakan mesyuarat peringkat zon.
 Membantu menyelaras pelaksanaan EKSA zon.
 Menyediakan laporan kemajuan dan status EKSA zon.
 Menyimpan minit-minit dan rekod utama berkaitan pelaksanaan EKSA zon (gambar

aktiviti sebelum dan selepas, dan dokumen-dokumen lain)
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
 Membantu dalam pelaksanaan EKSA.
 Membantu membekalkan keperluan pelaksanaan EKSA.

 AHLI-AHLI ZON

 Bekerjasama dalam kumpulan
 Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif
 Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa
 Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja
 Memberi cadangan penambahbaikan
 Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli

4.2 PEWUJUDAN ZON EKSA

 Tujuan pewujudan Zon EKSA untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi
memudahkan pelaksanaan dan pengawasanEKSA.

 Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan /Agensi dengan kerjasama penyelaras dan
fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian.

 Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon yang disediakan
oleh zon masing-masing bagi memudahkan rujukan.

 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:
 Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah bersesuaian
mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi
memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan).
 Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap
zon.
 Zon di Jabatan/Agensi haruslah berdasarkan aras / tingkat atau yang mana bersesuaian.
 Mewujudkan sudut dan dokumentasi EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan
zon masing-masing.

12

 SUDUT EKSA yang diwujudkan adalah seperti berikut:

 Sudut Induk Program EKSA
Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik yang mengandungi
perkara-perkara seperti:
 Dasar EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Dalat
 Jawatankuasa Eksa
 Gambar aktiviti (sebelum dan selepas)
 Pelan lantai
 Carta perbatuan
 Informasi / hebahan
 Tarikh kemaskini sudut EKSA

 Sudut EKSA Zon
Sudut ini mengandungi perkara-perkara seperti berikut:
 Nama Zon
 Jawatankuasa Zon
 Pelan lantai Zon
 Gambar aktiviti (sebelum dan selepas)
 Informasi / hebahan
 Tarikh kemaskini sudut EKSA

4.3 DOKUMENTASI EKSA

Dokumentasi EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

Bil. Perkara
1 Dokuman Jawatankuasa Pelaksana
2 Dokumen Jawatankuasa Zon
3 Carta Organisasi Pelaksana
4 Carta Organisasi Zon
5 Dasar EKSA
6 Visi dan Misi EKSA
7 Dasar EKSA
8 Objektif EKSA
9 Jadual Perancangan Jawatankuasa Pelaksana dan Jawatankuasa Zon
10 Jadual Perancangan Jawatankuasa Zon
11 Pelan Lokasi / Lantai PPD
12 Pelan Lokasi / Lantai Zon
13 Rekod Mesyuarat / Perbincangan Jawatankuasa Pelaksana
14 Rekod Mesyuarat / Perbincangan Jawatankuasa Zon

13

15 Gambar Aktiviti sebelum dan selepas
16 Jadual Audit dan Keputusan Audit
17 Memorandum / Maklumat Terkini daripada Fasilitator atau Penyelaras
18 Kriteria Audit
13 Laporan Jawatankuasa Audit
14 Laporan Jawatankuasa Promosi
15 Laporan Jawatankuasa Latihan

4.4 LATIHAN EKSA

Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:
 Program Kesedaran EKSA
 Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA
 Audit Dalaman EKSA

4.5 PELANCARAN EKSA

 Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan /
Agensi.

 Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu
kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA
dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

 Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperi berikut:
 Dasar EKSA.
 Zon-zon EKSA.
 Objektif EKSA.
 Pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
 Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.

BAB 5 : AUDIT DALAM EKSA

5.1 TATACARA AUDIT DALAMAN

Langkah 1 : Membentuk Pasukan Audit
 Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk

melaksnakan audit dalaman EKSA Jabatan/Agensi. Jawatankuasa Pelaksana ini perlu:
 Menyediakan kreteria Audit Dalaman EKSA (Lampiran 1)
 Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA.

Langkah 2 : Latihan Audit EKSA
 Pasukan audit dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit

dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

14

Langkah 3: Mengaudit prestasi EKSA.
 Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan

oleh Jawatankuasa Pelaksana Audit.
 Melaksana Audit Pematuhan / Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh

jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnta dua (2) kali setahun.
 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima

pensijilan. ( Bagi pensijilan semula)

Langkah 4: Mengumumkan penemuan audit.
 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit

dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan / Agensi atau
kepada ketua Jabatan/Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga
Jabatan/Agensi.

BAB 6 : STANDARD PENYERAGAMAN EKSA

6.1 Susun Atur Peralatan
 Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal.
 Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan
kemas:
 Komputer
 In / Out Tray
 Folder / fail
 Perhiasan tidak keterlaluan
 Kedudukan laci

6.2 Keadaan Peralatan
 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja / tray / dalam laci.
 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang
tertentu/laci.
 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas
 Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama (yang bersesuaian)
 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

6.3 Pelabelan dan Papan Tanda / Tanda Arah
 Menyediakan tanda nama pegawai / kakitangan pada bilik atau kubikel yang
seragam.
 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen /
unit.

15

 Menggunakan papan tanda / tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan
mudah dibaca.

 Meletakkan papan tanda / tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.

6.4 Pengurusan Dokumen
 Fail-fail aktif / diari / organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail
dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

6.5 Keperluan Umum
 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah
dilihat.
 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah
dilihat (sekiranya melebihi dua suis).
 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua bilik/ruang.
 Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi setiap
ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.
 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan
jelas.
 Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan
dengan segera (jika ada).

6.6 Pengurusan Laci Alat Tulis

 Memastikan pematuhan pengurusan Laci Meja mengikut ketetapan berikut:

 Laci paling atas (ALAT TULIS) dikhaskan penggunaannya kepada alat alat tulis dan
disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.

 Laci tengah (DOKUMEN) diguna bagi menempatkan barang atau peralatan
seperti diari, buku catatan, cop dan kalkulator.

 Laci bawah (PERIBADI) diguna bagi menempatkan alatan / barang peribadi
seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. * Sekiranya bilangan
laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan
penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis
buku catatan dokumen rasmi.

6.7 Bilik Pegawai / Meja Kerja Warga / Kubikel Kerja

 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.
 Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

16

 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai / pintu bilik

pegawai mengikut kesesuaian.
 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk / keluar.
 Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.
 Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan

teratur.
 Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.
 Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.
 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari tidak

disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai.
 Wayar / kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape / cabel casing

conduit.
 CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan seragam.
 Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
 Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.
 Wallpaper dan screensaver desktop computer / computer riba boleh diseragamkan dengan

imej korporat Jabatan / Agensi.
 Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan.
 Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebihdari tiga (3) pasang kasut.
 Menyediakan tempat khas bertanda bagi bakul sampah yang diseragamkan.

6.8 Stor Peralatan Pejabat

 Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
 Bersih;
 Tidak berdebu;
 Susunan kemas dan teratur

 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian
barangan dengan cepat dan pantas

 Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.
 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk

dipatuhi warga kerja.
 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
 Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat

yang mudah dilihat.
 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan

ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
 Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
 Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran

atau tarikh kemasukan ke setor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-
In-First-Out” (FIFO). (*Penanda Aras Minima)
 Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.

17

 Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam
keadaan baik dan ditentukan tempat k has.

 Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur
pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk
untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan
kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).

 Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod
keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

 Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik
ditempatkan di stor.

 Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan
stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Jabatan/Agensi (tertakluk kepada peraturan
dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa).

6.9 Bilik Fail

 Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
 Bersih
 Tidak berdebu
 Tersusun
 Kemas

 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas

 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi
memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
 Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang

mengandungi:
 Tajuk fail
 Nombor susunan fail
 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail
aktif/fail tidak aktif/fail tutup.
 Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang
yang mudah dilihat.
 Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam cabinet besi berpalang.
Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
 Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
 Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan
tempat khas.

6.10 Sudut Cetak

18

 Memastikan sudut cetak memenuhi kriteria berikut:
 Bersih
 Tidak berdebu
 Tersusun
 Kemas
 Selamat

 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas

6.11 Bilik Server / Terperingkat

 Memastikan bilik server / terperingkat memenuhi kriteria berikut:
 Bersih
 Tidak berdebu
 Tersusun
 Kemas
 Selamat

 Bilik server/terperingkat tidk perlu dilabelkan nama bilik.
 Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

6.12 Lobi Utama/ Ruang Hadapan

 Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria

dan selaras dengan imej korporat.
 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-

contoh berikut:
 Visi;
 Misi;
 Maklumat Pengurusan Atasan;
 Moto dan
 Piagam Pelanggan

 Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

 Buku kedatangan pelawat
 Direktori pegawai
 Sudut informasi untuk pelanggan
 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

6.13 Kaunter Utama

 Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:

19

 Sistem maklum balas pelanggan
 Direktori warga agensi
 Borang-borang/brosur berkaitan
 Bahan bacaan/informasi
 Info mengenai agensi/piagam pelanggan
 Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
 Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang

kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

6.14 Ruang Menunggu

 Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan
baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.

 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
 Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

6.15 Laluan Utama / Koridor

 Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan
teratur.

 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

6.16 Bilik Mesyuarat

 Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer,
projektor berada dalam keadaan baik.

 Visi dan Misi Jabatan disediakan.
 Pelan Bilik Mesyuarat disediakan.
 Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan.
 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
 Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.

Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).
 Papan putih (white board) dibersihkan selepas mesyuarat selesai.
 Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup (off)

sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

20

6.17 Surau

 Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh
digunakan dan dalam keadaan bersih:
 Telekung/Kain Pelekat;
 Sejadah; dan
 Tempat sangkut sejadah/telekung

 Menyediakan kemudahan berikut:
 Tanda arah kiblat
 Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
 Tempat letak/rak kasut
 Selipar

 Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
 Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)
 Memastikan tempat wudhu' bersih.

6.18 Pantri / Tempat Minum

 Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.
 Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada

sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
 Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan

nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.
 Perkakas / alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek

elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
 Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.
 Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
 Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.
 Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas

bertutup.
 Tong sampah disediakan dan ditutup.
 Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

6.19 Tandas

 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
 Memastikan bau tandas menyenangkan.
 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

21

Memastikan pengudaraan tandas baik.
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan

penggunaan tandas
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

 Cecair pencuci tangan
 Tisu tangan
 Bakul sampah/Tong Sanitari
 Cermin Muka
 Bahan pewangi

6.20 Garaj

 Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.
 Disediakan petak parkir kenderaan.
 Parking OKU disediakan.

6.21 Pelan Tindakan Kecemasan

 Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
 Arahan Keselamatan.
 Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
 Tanda Amaran.
 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
 Tanda arah laluan kecemasan.

 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan
tiada halangan.

6.22 Pendawaian / Kabel

 Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam
keadaan kemas, teratur dan selamat.

 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.

6.23 Lampu Dan Soket

 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.
 Disediakan pelan lampu bagi memudahkan pengesanan.

6.24 Peralatan Pencegahan Kebakaran

22

 Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:
 Penyelengaraan secara berkala
 Mempunyai Tatacara Penggunaan
 Berkeadaan bersih
 Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

 Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

6.25 Laluan/Tangga Kecemasan

 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
 Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.
 Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

6.26 Pengurusan Kunci

 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.
 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini

6.27 Kawasan Persekitaran Jabatan

i. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.
ii. Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang

disediakan.
iii. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
iv. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
v. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
vi. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
vii. Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik

dan boleh digunakan (jika ada).
viii. Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.
ix. Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak /mati di sekitar kawasan.

x. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.
xi. Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
xii. Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan

dengan baik.
xiii. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

23

PENUTUP

Buku Panduan EKSA PPD Dalat yang disediakan ini memberi panduan kepada warga PPD dalam pengurusan
persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui amalan pelaksanaan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA), warga PPD Dalat secara bersama diharap mampu membina disiplin dan etika
kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. EKSA juga memupuk semangat kerja
berpasukan dan semangat muafakat yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian PPD
Dalat kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej pejabat. Besarlah
harapan agar buku panduan ini dapat membantu warga PPD Dalat melaksanakan pengurusan persekitaran
yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakan secara berterusan sebagai satu amalan.

24