การจัดการสารสนเทศ (3)

การจัดการสารสนเทศ

E - B O O K ห รื อ ห นั ง สื อ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ เ นื้ อ ห า วิ ช า เ เ ห ล่ ง ส า ร ส น เ ท ศ

คำ นำ

ข้อมูลชุดนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชามัลติมิเดียสำหรับงานสารสนเทศ รหัสวิชา 218122 เป็นการรวบรวมข้อมูล
ความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อให้ผู้ศึกษาหาความรู้เกี่ยวรับเกี่ยวระบบสาสนเทศ กระผมหวังว่า
ข้อมูลชุดนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้มา อ่าน หรือ ศึกษา ข้อมูลของเรา ไม่มาก ก็น้อย ถ้า มีข้อผิดพลาด ประการ

ใดข้าพเจ้า และ กลุ่มของข้าพเจ้า ต้องขออภัยมา ณ ที่นี้


ผู้จัดทำ
นายเกริกชัย มัครมย์

สารบัญ

เนื้ อหา 1
2
ห้าปก 3
หน้าปกใน 4
คำนำ
สารบัญ ความหมายของทรัพยากรสารสนเทศ 6
ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ 7
สรุป พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ 9
อ้างอิง กระบวนการจัดการสารสนเทศ 11

12
13

สารสนเทศที่มีอยู่มากมายหลายประเภทในแหล่งสารสนเทศ ที่เป็น
สถาบันแต่ละแห่งนั้น หากไม่มีการจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ อาจ
ส่งผลต่อการเข้าถึงสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ได้จำกัด ถึง

แม้การจัดการสารสนเทศจะมีการพัฒนาระบบมาอย่างต่อเนื่อง จนถึง
ปัจจุบันที่มีการใช้เทคโนโลยีในการจัดระบบสารสนเทศ แต่เนื่องจาก
สารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆดังนั้นเพื่อการใช้และเข้าถึง
สารสนเทศได้ง่ายขึ้น เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ ผู้ปฏิบัติงานด้าน
การจัดการสารสนเทศควรทราบถึงหลักการและกระบวนการจัดการ
สารสนเทศ ซึ่งมีความสำคัญในด้านต่าง ๆ ทั้งต่อบุคคลและองค์การ







ห น้ า 2

ห น้ า 3

ความหมายของทรัพยากรสารสนเทศ

ค ว า ม ห ม า ย ข อ ง ท รั พ ย า ก ร ส า ร ส น เ ท ศ

การจัดการสารสนเทศ (Information management) มาจากคำสองคำรวมกันคือ คำว่า สารสนเทศ
(Information) ที่ได้กล่าวถึงไว้แล้วในบทที่ 1 รวมกับคำว่า การจัดการ ในภาษาอังกฤษใช้คำว่า
“Management” ซึ่งตามพจนานุกรมของราชบัณฑิตให้ความหมายของคำว่า “จัดการ”หมายถึง สั่ง
งาน ควบคุมงาน ดำเนินงาน (ราชบัณฑิตยสถาน. 2556 : 310) ดังนั้นเมื่อนำทั้งสองคำนี้มารวมกัน
จึงมีความหมายที่นักวิชาการหลายท่านได้กล่าวไว้ ดังนี้

ดิชิตชัย เมตตาริกานนท์ (2551 : 6) กล่าวว่า การจัดการสารสนเทศ เป็นกระบวนการที่จะให้
สารสนเทศไปสู่มือผู้ใช้ อาศัยกระบวนการสื่อสาร ทำหน้าที่ในการคัดเลือก จัดระบบ จัดเก็บ และเผย
แพร่ มาลี ล้ำสกุล (2553 : 1 - 22) กล่าวว่า การจัดการสารสนเทศ (Information management)
หมายถึง การดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจของ
องค์การในด้านต่าง ๆ โดยใช้หลักการจัดการโดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศดำเนินการตาม
กระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผลและการบำรุง รักษา
โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

สมพร พุทธาพิทักษ์ผล (2556 : 1 – 10) กล่าวไว้ว่า การจัดการสารสนเทศ เป็นการผลิต จัดเก็บ
ประมวลผล ค้นหาและเผยแพร่สารสนเทศโดยให้มีระบบสารสนเทศ รวมทั้งการจัดการกระแสของ
สารสนเทศ (Information flow) ทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยมีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ โดย
เฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบายหรือกลยุทธ์ระดับ
องค์การในการจัดการสารสนเทศ

McGraw-Hill (Online. 2003) กล่าวว่า การจัดการสารสนเทศ (Information management)
หมายถึง ศาสตร์ที่เกี่ยวข้องความหมาย ประโยชน์ คุณค่า และการกระจายของข้อมูลที่ผ่านการ
ประมวลผลโดยองค์กร หรือมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการจัดการข้อมูล

หน้่ าที่ 4

ขอบเขตของการจัดการ
สารสนเทศ

ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ เ ป้ น คำ ก ว้ า ง ๆ

ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์การที่ใช้ จัดการสารสนเทศว่าเป็นศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ ได้แก่
ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์การ แต่การ ระบบการจัดการสารสนเทศ (Information Management
จัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของ Systems) อาจแยกย่อยตามประเภทและกิจกรรมของสารสนเทศ นำมา
เทคโนโลยีเท่านั้น ที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทาง พัฒนาเป็นระบบต่าง ๆ ได้แก่ ระบบการจัด การเนื้อหา (Content
ธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้ Management System : CMS) ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์การ
งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวข้องตัวสารสนเทศเองด้วย (Enterprise Content Management System : ECMS) ระบบการ
ไม่ว่าจะเป็นการจัดหา การจัดโครงสร้าง การควบคุม การ จัดการเอกสาร (Document Management System : DMS) ระบบ
เผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือ การจัดการระเบียน (Records Management System : RMS) ระบบ
กระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการทรัพยากรในรูปดิจิทัล (DAM) ระบบการจัดการตราสินค้า
(Brand Management System) ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงาน
ห้องสมุด (Library Management System : LMS) ระบบการถ่าย
ภาพดิจิตอล (Digital Imaging System) ระบบการจัดการการเรียนรู้
(Learning Management System : LMS) เนื้อหาบทเรียนสำหรับ
ระบบการเรียนรู้ออนไลน์ (Learning content management
system : LCMS) และระบบการจัดการสารสนเทศทางภูมิศาสตร์
(Geographic Information System : GIS)

นอกจากการจัดการสารสนเทศจะเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศที่กล่าวมา
ข้างต้นแล้วยังเป็นศาสตร์ที่เป็นลักษณะของสหสาขาวิชา ทั้งวิชาระบบ
สารสนเทศ (Information Systems) คอมพิวเตอร์ (Computer
Sciences) บรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ (Library and
Information Sciences) การจัดการ (Management Sciences)
และการวิเคราะห์สาระ (Content Management) รวมเป็นระบบการ
จัดการสารสนเทศ ซึ่งมีหน้าที่ในการพัฒนา วิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ
การจัดเก็บ กำหนดกลยุทธ์ในการค้นคืน และการเผยแพร่สารสนเทศ ดัง
ภาพที่ 7.1 (ชัชวาลย์ วงษ์ประเสริฐ. 2549 : 161 - 162) เพื่อจัดเข้าระบบ
เพิ่มคุณค่า เพื่อความสะดวกในการใช้และความปลอดภัยของสารสนเทศ

ค ว า ม สำ คั ญ ข อ ง ก า ร
จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ

จากความหมายและขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ สะท้อนให้เห็น 1.2 ด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา จะช่วยให้บุคคล
ถึงความจำเป็นในการใช้สารสนเทศที่เกิดขึ้นมากมายในยุคสังคม สามารถเลือก
สารสนเทศ ทั้งสารสนเทศที่มีความจำเป็นต่อชีวิตประจำวันและที่เกิน ระบบการศึกษา การเรียนรู้ ได้อย่างสะดวกและเหมาะสมกับแต่ละบุคคล สามารถ
ความจำเป็น ดังนั้นการจัดการสารสนเทศจะเป็นกระบวนการที่จะช่วย เรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามอัธยาศัย โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตาม
ให้สารสนเทศเป็นหมวดหมู่และมีระบบต่าง ๆ เพื่ อการใช้ประโยชน์ได้ สถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนเสมอไป หากมีการจัดระบบสารสนเทศด้าน
อย่างเหมาะสมกับความต้องการ ซึ่งมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลใน การศึกษาไว้ จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยี
ด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน และมีความ สารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบ
สำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และ ออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษา
กฎหมาย ซึ่งสรุปได้ ดังนี้ ตลอดชีวิต

ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล 1.3 ด้านการทำงานประกอบอาชีพต่าง ๆ บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่
การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วน เกี่ยวข้อง
บุคคล รวบรวมทั้งข้อมูล กับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ
การดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่าง ๆ ดังนี้ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วย
1.1 ด้านการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศ สนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์
หลายด้านเพื่ อใช้ชีวิตได้
อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้าและมีความสุข เช่น ต้องการสารสนเทศ
เพื่ อการดูแลรักษาสุขภาพ เพื่ อการท่องเที่ยว เพื่ อการใช้จ่ายซื้อ
สินค้า ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ
มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัด
กรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่ อจัดเก็บ จัดทำ
ระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

1. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน
และกฎหมาย ดังนี้
1. ด้านการบริหารจัดการ ในสังคมการแข่งขันยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะ
ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพ
แวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่ อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางของ
องค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์
และทันสมัย เพื่ อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญซึ่งจะช่วยเพิ่ ม
ผลิตภาพ (Productivity) ขององค์การ เพราะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการแลกเปลี่ยน ถ่ายโอน และสืบค้นสารสนเทศ
(Transaction cost) เพราะได้ประมวลผลและจัดเก็บสารสนเทศไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแล้ว ทำให้บุคลากรในองค์การ
สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ในการจัดการสารสนเทศจึงมีจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบ
การจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่ อ
จัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงานในทุกระดับ ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
2.2 ด้านการดำเนินงานสารสนเทศ เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการ
ดำเนินงานตามภารกิจ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัด
หมวดหมู่อย่างเป็นระบบเพื่ อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการสารสนเทศที่แม้สิ้น
สุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่ อการใช้ประโยชน์ จึงนับ
ว่ามีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่ มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐาน
ที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่ อรองรับการ
ปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน สามารถเพิ่ มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้
สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงาน เช่น ด้านการประกันคุณภาพการศึกษา การเสนอโครงการ
สัญญาลงนามข้อตกลงความร่วมมือระหว่างองค์การ รายงานการใช้จ่ายงบประมาณประจำปี ซึ่งจะช่วยพั ฒนาขีดความสามารถ
ในการดำเนินการ (Competency) ขององค์การมากยิ่งขึ้นได้

2.3 ด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่ อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้ง
ในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง
เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น
ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เพื่ อเป็นการ
แสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจาก
การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

ดังนั้น การจัดการสารสนเทศจึงมีความสำคัญที่เชื่อมโยงกันระหว่างบุคคลและองค์การ หากเมื่อบุคคลมีองค์ความรู้หรือมี
สารสนเทศอยู่ใกล้ตัว ที่สามารถเข้าถึงได้ตามที่ต้องการ ก็จะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำรงชีวิตในทุก ๆ ด้าน และส่งผลต่อ
ประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การเช่นกัน

พั ฒ น า ก า ร ข อ ง ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ

1. การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมา การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อ
เป็นระยะเวลายาวนาน นับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน สิ่งพิ มพ์ ใช้ระบบมือหรือกำลังคน
บันทึกข้อมูล ดังนั้นหากพิ จารณาตามกระบวนการจะ เป็นหลักโดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผย
พบว่า ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันมีวิธีการจัดการกับ แพร่ และใช้เทคนิคในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งระยะ แรกมี
สารสนเทศที่มีมาอย่างต่อเนื่องอย่างไร ซึ่ง มาลี ล้ำ พั ฒนาการที่มุ่งเน้นการจัดการสารสนเทศในรูปกระดาษ
สกุล (2553 : (1 – 25) - (1 – 27)) กล่าวว่า การ โดยมีจัดเก็บเอกสารตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับ
จัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้าง ๆ ได้เป็น เวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุด
2 ยุค ได้แก่ การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และ รับ – ส่ง และจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็น
การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิ วเตอร์ สรุปได้ดังนี้ รูปเล่ม ต่อมาพั ฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่อง
ไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร นอกจากนี้ยังมี
การพั ฒนาเป็นระบบทศนิยมดิวอี้ (DDC) ในการจัดหมวด
หมู่หนังสือ และระบบการจัดการเอกสารสำนักงาน ซึ่งเป็น
ระบบงานสารบรรณเอกสาร ในการจัดเก็บโดยจัดเรียง
ตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา
ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส
และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี และมีการทำเครื่องมือ
ช่วยค้น เช่น การทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เพื่ อความ
สะดวกในการค้นหา และมีระบบในการใช้งานมีการทำบัญชี
รายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้
เครื่องพิ มพ์ ดีดแทนการเขียนที่ช่วยให้เกิดความสะดวก
และรวดเร็วยิ่งขึ้น

2.การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิ วเตอร์
จากอดีตที่สารสนเทศมีปริมาณเพิ่ มขึ้นเรื่อย ๆ นับตั้งแต่ช่วงทศวรรษที่ 1946 จึงมีการคิดค้น

และพั ฒนาเครื่องคอมพิ วเตอร์ มาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คอมพิ วเตอร์ถูกนำมาใช้ในการสื่อสาร
ข้อมูลและงานฐานข้อมูล เพื่ อลดภาระงานประจำที่ต้องใช้กระดาษในการบันทึก จะเห็นได้ว่าคอมพิ วเตอร์ถูกพั ฒนาเพื่ อนำ
มาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่ มขึ้น ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใช้พั ฒนาเป็นระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางต่าง ๆ เช่น
ระบบห้องสมุด มีการใช้คอมพิ วเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิ มพ์ และ
สื่อโสตทัศน์ประเภทต่าง ๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970
จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ ถูกจัดเก็บในลักษณะแฟ้มข้อมูล ต่อมาได้เริ่มพั ฒนาระบบจัดการฐาน
ข้อมูล ที่เอื้อต่อการจัดการสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนขึ้นพั ฒนาการของคอมพิ วเตอร์ ใน
ระยะหลังเป็นไปอย่างรวดเร็ว และเพิ่ มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตามความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี

นับตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การใช้คอมพิ วเตอร์ในระยะหลังนี้ได้การพั ฒนาระบบ เครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการ
สื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบออนไลน์อย่างกว้าง
ขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่าย
ความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่ อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้ง
หน่วยงานภาครัฐ และเอกชน

ห ลั ก ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ

ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ
ดังนี้ (สมพร พุ ทธาพิ ทักษ์ผล. 2556

1. ปัจจัยด้านเทคโนโลยี
มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เป็นการจัดการ
ด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิ วเตอร์เพื่ อการประยุกต์ในงานต่าง ๆ และด้านโครงสร้างพื้ นฐานทางสารสนเทศ เพื่ อ
เชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่าง ๆ ให้สามารถติดต่อสื่อสาร และเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การได้
การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพั นธ์กับการจัดการสารสนเทศ เป็นการจัดการระบบคอมพิ วเตอร์และเครือข่ายสนับสนุน
การปฏิบัติงานของบุคลากร เพื่ อการควบคุมและเพิ่ มผลผลิต สนับสนุนการบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่าง ๆ ช่วย
ให้ผู้บริหารทุกระดับใช้และเข้าถึงสารสนเทศที่มีคุณภาพและตรงกับความต้องการ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ
เพื่ อการวางแผน ตัดสินใจ ติดตาม และประเมินผล นอกจากนี้การจัดการเทคโนโลยียังนำมาใช้ในการสนับสนุนการ
ดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ทำให้เกิดนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์และ
บริการใหม่ ๆ ที่เกิดประโยชน์แก่องค์การ

1. ปัจจัยด้านการบริหารจัดการ
เป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ
โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ซึ่งจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถ
พั ฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่ง
จะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากรสนับสนุนในการดำเนินงาน
จะเห็นได้ว่าหลักในการจัดการสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยปัจจัยทั้ง 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ
และการบริหารจัดการ ที่จะเชื่อมโยงให้การดำเนินงานขององค์การสอดคล้องตามพั นธกิจและแผนยุทธศาสตร์ที่กำหนด
ไว้ ซึ่งการจัดการสารสนเทศจะช่วยสนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ ทุกฝ่าย มีความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน จากการ
ใช้และเข้าถึงสารสนเทศร่วมกันได้ ช่วยลดความผิดพลาดและก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการพั ฒนานวัตกรรมด้าน
ผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ ๆ ที่เกิดประโยชน์แก่องค์การได้
น

กระบวนกานรจัดการ
ทรัพยากรสารสนเทศ

1.การรวบรวมสารสนเทศ (Collecting)
การรวบรวมสารสนเทศเป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษ วัสดุย่อส่วน
หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม จะอาศัยเกณฑ์
หรือแนวปฏิบัติเพื่อพิจารณาว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวมไว้ (Identification) เพื่อประโยชน์ใน
ด้านต่าง ๆ และนำสารสนเทศเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ (Acquisition) โดยมีวิธีการดำเนินการ
ต่าง ๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ อาจสแกนเป็น
ไฟล์ภาพ หรือรวบรวมจากแฟ้มข้อมูลหรือเว็บไซต์ต่าง ๆ

การจัดโครงสร้าง (Organizing)
ในการจัดโครงสร้างจะเป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดโครงสร้าง

เพื่อการใช้ประโยชน์โดยครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (Indexing) การจัดหมวดหมู่ (Classifying) การ
จัดประเภท การทำแท็ก (Tagging) ที่จะช่วยระบุเนื้อหาหรือประเด็นสำคัญ รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อ
เชื่อมโยงจุดเข้าถึงและสารสนเทศทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ เช่น จากฐานข้อมูลขององค์การ
ต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างสะดวก

กระบวนกานรจัดการ
ทรัพยากรสารสนเทศ

การประมวลผล (Processing)
การประมวลผลเป็นการค้นหาและเข้าถึงสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดเก็บไว้จากแหล่ง

ต่าง ๆ ทั้งหนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำมาจัด
กลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ เช่น จะนำสารสนเทศในระบบสารสนเทศด้าน
บุคลากร มาประมวลผลเพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยงและจัดทำแผนพัฒนาบุคลากร
การบำรุงรักษา (Maintaining)

การบำรุงรักษาเป็นการนำสารสนเทศ ที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (Reuse) เพื่อหลีกเลี่ยง
การเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศ
ให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้สารสนเทศที่ดีที่สุด และมีการดูแลเก็บ
รักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย โดยการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และมีระบบในการ
เข้าถึงสารสนเทศที่สำรองไว้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศ
เพื่อจัดเก็บเอกสารสารสนเทศในอดีตหรือที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็น
หลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้ และมีระบบการทำลาย
สารสนเทศที่ไม่มีคุณค่าอย่างถูกต้องด้วย

สรุป การดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน
และมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหาร
การจัดการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่นำ จัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย การจัดการ
เทคโนโลยีมาใช้ในการจัดระบบสารสนเทศ สารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งเป็น 2 ยุค ได้แก่ การ
ตั้งแต่การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา จัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการ
การเผยแพร่และการกระจายของสารสนเทศ สารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งอาศัยหลักการ
ทั้งภายในและภายนอกองค์การ รวมทั้งมีนโย จัดการสารสนเทศ โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน
บายหรือกลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการ ได้แก่ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหาร
สารสนเทศ โดยมีขอบเขตของการจัดการ จัดการ มีกระบวนการจัดการสารสนเทศ คือ การ
สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับบริบทขององค์การ รวบรวมสารสนเทศ การจัดโครงสร้างสารสนเทศ
และมูลค่าเพิ่ม ซึ่งสารสนเทศจะเป็นตัวกลาง การประมวลผล การบำรุงรักษา และการสื่อสาร ที่จะ
ของผู้ใช้ที่เข้าถึงสารสนเทศทั้งที่เป็นทางการ ช่วยให้สารสนเทศที่จัดเก็บไว้ในแหล่งต่าง ๆ ถูก
และไม่เป็นทางการทั้งภายในและภายนอก กระจายหรือผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก
องค์การ มีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้าน

เ อ ก ส า ร อ้ า ง อิ ง

อ ยู่ :
ชั ช ว า ล ว ง ษ์ ป ร ะ เ ส ริ ฐ . ( 2 5 4 9 ) . ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ เ บื้ อ ง ต้ น . พิ ม พ์ ค รั้ ง ที่ 2 . ก รุ ง เ ท พ ฯ :
เ อ็ ก ซ เ ป อ ร์ เ น็ ท .
ดิ ชิ ต ชั ย เ ม ต ต า ริ ก า น น ท์ . ( 2 5 5 1 ) . เ ท ค โ น โ ล ยี เ พื่ อ ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ . น ค ร ศ รี ธ ร ร ม ร า ช :
ม ห า วิ ท ย า ลั ย ว ลั ย ลั ก ษ ณ์ .
ม า ลี ล้ำ ส กุ ล . ( 2 5 5 6 ) . “ ส า ร ส น เ ท ศ ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ ศ า ส ต ร์ ” ใ น เ อ ก ส า ร
ก า ร ส อ น ชุ ด วิ ช า ส า ร ส น เ ท ศ ศ า ส ต ร์ เ บื้ อ ง ต้ น ห น่ ว ย ที่ 1 - 8 . ห น้ า 1 - 2 2 . น น ท บุ รี :
สำ นั ก พิ ม พ์ ม ห า วิ ท ย า ลั ย สุ โ ข ทั ย ธ ร ร ม า ธิ ร า ช .
ร า ช บั ณ ฑิ ต ย ส ถ า น . ( 2 5 5 6 ) . พ จ น า นุ ก ร ม ฉ บั บ ร า ช บั ณ ฑิ ต ย ส ถ า น พ . ศ . 2 5 5 4 เ ฉ ลิ ม พ ร ะ เ กี ย ร ติ
พ ร ะ บ า ท ส ม เ ด็ จ พ ร ะ เ จ้ า อ ยู่ หั ว เ นื่ อ ง ใ น โ อ ก า ส พ ร ะ ร า ช พิ ธี ม ห า ม ง ค ล เ ฉ ลิ ม พ ร ะ ช น ม พ ร ร ษ า 7 ร อ บ 5
ธั น ว า ค ม 2 5 5 4 . ก รุ ง เ ท พ ฯ : ร า ช บั ณ ฑิ ต ย ส ถ า น .
รุ จ เ ร ข า วิ ท ย า วุ ฑ ฒิ กุ ล . ( 2 5 5 3 ) . ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ . [ อ อ น ไ ล น์ ] . แ ห ล่ ง ที่ ม า :
h t t p : / / s t a n g . s c . m a h i d o l . a c . t h / w i k i / d o k u . p h p ? i d = ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ
[1 กรกฎาคม 2557].
ส ม พ ร พุ ท ธ า พิ ทั ก ษ์ ผ ล . ( 2 5 5 6 ) . “ ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ ” ใ น ป ร ะ ม ว ล ส า ร ะ ชุ ด วิ ช า เ ท ค โ น โ ล ยี เ พื่ อ
ก า ร จั ด ก า ร ส า ร ส น เ ท ศ ห น่ ว ย ที่ 1 - 7 . ห น้ า ( 1 – 1 5 ) – ( 1 – 2 1 ) . น น ท บุ รี :
สำ นั ก พิ ม พ์ ม ห า วิ ท ย า ลั ย สุ โ ข ทั ย ธ ร ร ม า ธิ ร า ช .
Choo, Chun wei. (2002). Information management for the intelligent organization
: the arts of scanning the environment. [Online]. Available :
http://www.google.co.th/books?hl=en&lr=&id=IDlDwy9UfmsC&oi
[2014, July 2].
McGraw-Hill. (2003). Definition of information management. [Online]. Available :
http://encyclopedia2.thefreedictionary.com/information+management [2014,
July 1].
Robertson, James. (2006). Definition of information management terms. [Online].
Available : http://www.steptwo.com.au/files/cmb_definition.pdf [2014, July 1].