หนว่ ยการเรียนรู้ท่ี 5
การบนั ทึกรายการซอื้ ขายสนิ ค้าในสมดุ รายวันเฉพาะ วิธีการ
บันทกึ บัญชีสินค้าคงเหลอื สิ้นงวด
แนวคดิ
สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดบันที่กรายการค้าขั้นต้นที่ใชบ้ ันทกึ รายการเฉพาะเรือ่ งใดเรือ่ งหนึง่ ตามที่กำหนด
เช่น การรับเงิน การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเงินเชื่อ และการขายสินค้าเงินเชื่อ เป็นต้น หรือกรณีที่กิจการมีรายการ
คำเกิดขึ้นจำนวนมากและมีรายการช้ำกันบ่อยครั้ง จะแตกต่างจากสมุดรายวันทั่วไปที่ใช้บันทึกทุกรายการ ส่วน
ใหญ่จะใช้กับกิจการขนาดใหญ่ การตัดสินใจเลือกใช้สมุดรายวันเฉพาะขึ้นอยู่กับลักษณะของกิจการ ขนาดของ
กิจการ และนโยบายของเจ้าของผู้ประกอบการ ถ้ากิจการมีรายการค้าจำนวนมากจะนำไปบันทึกในสมุดรายวัน
เฉพาะเพือ่ ประหยัดเวลาในการบันทกึ รายการ ได้แก่ สมดุ รายวันซอ้ื สมุดรายวันขาย สมดุ รายวันสง่ คืนและ
จำนวนที่ได้ลด สมุดรายวันรับคืนและจำนวนลดให้ สมุดรายวันรับเงิน และสมุดรายวันจ่ายเงิน หลังจากนั้นก็จะ
ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อย เพื่อจะได้ทราบว่ามียอดคงเหลืออยู่จำนวนเท่าใด และนำยอดรวมจาก
สมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภทผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อหายอดลงเหลือนำไปจัดทำงบ
ทดลองและงบการเงินต่อไป
ความหมายแลความสำคัญของสมดุ รายวนั เฉพาะ
สมุดรายวันเฉพาะ ( Special Journals ) หมายถงึ สมุดบนั ทก่ี รายการคา้ ขนั้ ต้นท่ใี ชบ้ ันทกึ รายการเฉพาะ
เรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่กำหนด เช่น การรับเงิน การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเงินเชื่อ และการขายสินค้าเงินเชื่อ เป็น
ต้น หรือกรณีที่กิจการมีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมากและมีรายการซ้ำกันบ่อยครั้ง ซึ่งจะแตกต่างจากสมุดรายวัน
ทัว่ ไปทีใ่ ชบ้ นั ทึกได้ทกุ รายการ สว่ นใหญ่จะใชก้ บั กจิ การซอื้ ขายสนิ คา้ ขนาดใหญ่
การตดั สินใจเลอื กใชส้ มดุ รายวนั เฉพาะข้ึนอยู่กบั สงิ่ ต่อไปน้ี
1) ลักษณะของกจิ การ (Type of business)
2) ขนาดของกจิ การ (Size of business)
3) นโยบายของเจา้ ของผู้ประกอบการ (Enterprise's policy)
ประเภทของสมดุ รายวนั เฉพาะ
สมุดรายวันเฉพาะ (Specialized journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น ในลักษณะอย่าง
เดยี วกันเขา้ ไว้ในสมุดเล่มเดียวกัน แบ่งออกเปน็ 2 ประเภทคอื
1. สมดุ รายวนั เฉพาะสำหรับบันทึกรายการคา้ ทีเ่ ก่ียวกับสินค้า ใช้บนั ทึกรายการคา้ ท่ีเกีย่ วข้องกับการซ้ือขายสินค้า
เป็นเงินเชื่อ โดยต้องเป็นกิจการที่ใช้ระบบการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด ( Periodic inventory
system) แบ่งเป็น 4 ประเภท
1.1 สมุครายวนั ซ้ือ (Purchases Journal) เปน็ สมดุ ที่ใชบ้ ันทกึ รายการซ้อื สินค้าเป็นเงินเช่ือเท่านั้น โดยใช้
ใบกำกบั ภาษหี รือใบกำกับสินคา้ ที่ผู้ขายส่งมาให้เปน็ หลักฐานในการบันทกึ บัญชี
1.2 สมุครายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น โดยใช้
เอกสารใบกำกบั ภาษีหรือใบกำกับสินค้าทจ่ี ัดทำข้ึนเพือ่ ส่งใหผ้ ซู้ อ้ื เปน็ หลักฐานในการบนั ทกึ บญั ชี
1.3 สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (Purchases return & allowances journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึก
รายการส่งคืนสินค้าในกรณีทซ่ี อื้ สินค้าเปน็ เงนิ เชื่อหรือเรียกว่าสมุดรายวนั ส่งคืน
1.4 สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (Sales return & allowances Journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการ
รับคืนสินค้าในกรณีท่ีขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชอ่ื หรือเรียกว่าสมดุ รายวันรับคืน
2. สมุดรายวันเฉพาะสำหรับบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการเงินสดใช้บันทีกรายการค้าที่เกี่ยวข้องกับการรับและ
จ่ายเงนิ สด หรือเงนิ ฝากธนาคารของกจิ การ แบง่ เปน็ 2 ประเภท
2.1 สมุดรายวนั รบั เงิน (Cash receipts journal) เป็นสมดุ ทใ่ี ชบ้ ันทกึ รายการรับเงินสดหรอื ฝากธนาคาร
2.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cash payment journal) เป็นสมุดขั้นตัน
แบบเดยี วกนั กบั สมุดรับเงิน โดยเปน็ การบนั ทกึ รายการจา่ ยเงนิ สดหรอื ถอนเงนิ จากธนาคาร และ
ใช้ควบคกู่ บั สมดุ รายวนั รบั เงนิ
ขั้นตอนการบันทกึ รายการในสมดุ รายวันเฉพาะ
1. บันทีกรายการค้าในสมุดรายวันเฉพาะ โดยวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าจะบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน
เฉพาะประเภทใด ดง่ั นี้
1.1 รายการคา้ เกย่ี วกับการซอ้ื สินค้าเป็นเงินเชือ่ จะบันทึกในสมุดรายวันซือ้
1.2 รายการค้าเกย่ี วกบั การขายสินคา้ เป็นเงนิ เชอ่ื จะบนั ทึกในสมุดรายวนั ขาย
1.3 รายการค้าเกี่ยวกบั การสง่ คืนสินค้าท่ซี ื้อเป็นเงินเช่อื จะบันทึกในสมุดรายวนั ส่งคืน
1.4 รายการคา้ เกีย่ วกับการรับคนื สินค้าทข่ี ายเปน็ เงินเชอื่ จะบนั ทึกในสมุดรายวนั รับคนื
1.5 รายการค้าเกี่ยวกับการรับเงินสดและนำเงนิ ฝากธนาคาร จะบันทึกในสมดุ รายวันรับเงนิ
1.6 รายการคา้ เกย่ี วกับการจ่ายเงินสดและถอนเงนิ จากธนาคาร จะบันทึกในสมดุ รายวันจา่ ย
2. ผ่านรายการจากสมดุ รายวนั เฉพาะไปยังบญั ชีแยกประเภทย่อย คือบญั ชเี จ้าหน้ีรายตวั หรอื บญั ชีลกู หนี้รายตัวทุก
ครั้งที่บันทึกรายการค้า เพื่อจะได้ทราบว่ามียอดเคลื่อนไหวในบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้อย่างไร และมียอ ด
คงเหลือเท่าใด
3. นำยอดรวมจากสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภทบัญชีผา่ นรายการไปยังบัญชแี ยกประเภททัว่ ไป
4. หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททว่ั ไป เพ่อื นำไปจัดทำงบทดลองและงบการเงินต่อไป
รายละเอยี ดบญั ชลี ูกหนแ้ี ละเจา้ หนี้
กรณีที่กิจการใช้สมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้และเจ้าหนี้ เพื่อแสดงรายละเอียดของบัญชีลูกหนี้และ
เจ้าหนี้แต่ละรายนั้น จะเรียกบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นว่า "บัญชีคุมยอด
(Controlling Account)" เนื่องจากจำนวนเงินของลูกหนี้รายตัวเมื่อรวมกันแล้วจะต้องเท่ากับยอดเงินของ
บัญชีลูกหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเสมอ เช่นเดียวกันกับบัญชีเจ้าหนี้ จำนวนเงินของเจ้าหนี้รายตัวเม่ือ
รวมกันแลว้ จะตอ้ งเท่ากับยอดเงินของบัญชเี จ้าหน้ใี นสมดุ บัญชแี ยกประเภทท่ัวไปเสมอ ดงั น้ี
1. รายละเอยี ดเจ้าหน้ีการค้า จะจัดทำทุกสิน้ เดือน เพ่ือจะนำยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทรายตวั เจ้าหน้ี ใน
สมุดแยกประเภทเจ้าหนี้แต่ละราย มาจัดทำรายละเอียดเจ้าหนี้ ซึ่งยอดรวมทั้งสิ้นที่ได้จะต้องเท่ากับยอดคงเหลือ
ของบัญชคี ุมยอดเจ้าหน้ใี นสมุดแยกประเภททวั่ ไป
2. รายละเอียดลูกหนี้การค้า จะจัดทำขึ้นทุกวันสิ้นเดือน โดยจะนำยอดคงเหลือของบัญชีสินค้าแยกประเภทราย
ตัวลูกหนี้ ในสมุดแยกประเภทลูกหนี้แต่ละราย มาจัดทำเป็นรายละเอียดลูกหนี้ ยอดรวมที่ได้ทั้งสิ้นจะต้องเท่ากับ
ยอดคงเหลอื ของบญั ชีคมุ ยอดลูกหนใี้ นสมุดแยกประเภททวั่ ไป
สมุดรายวนั ซอื้
สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น โดยใช้
เอกสารใบกำกับภาษี หรือใบกำกับสินค้า ที่ผู้ขายส่งมาเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีรายการค้าที่บันทึกใน
สมุดรายวันซื้อ ซึ่งเป็นการซื้อสินคำด้วยเงินเชื่อเท่านั้น และผ่านรายการไปบัญชีเจ้าหนี้รายตัวทุกครั้งที่บันทึก
รายการคา้ และไมต่ ้องนำไปบันทกึ บญั ชใี นสมดุ รายวนั ทั่วไปอีกเพราะได้บันทีกรายการคา้ แล้ว
สว่ นประกอบของสมุดรายวันซ้อื มีดังนี้
1) ระบุชือ่ "สมดุ รายวนั ซอื้ "
2) หน้าของสมุดรายวันซ้ือ โดยเรยี งลำดบั เลขหน้า
3) ชอ่ ง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการค้าตามลำดบั วนั ท่ีก่อนหลัง
4) ชอ่ งเลขทีใ่ บกำกับสนิ ค้าหรอื ใบกำกบั ภาษี
5) ช่องช่อื เจา้ หนี้
6) ช่องเงอ่ื นไขการชำระหนี้ตามใบกำกับสินคา้
7) ช่องหนา้ บญั ชจี ะใช้เคร่ืองหมาย " " เมอ่ื ผา่ นรายการไปบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัวแล้วให้
เว้นไว้จนกว่าจะผา่ นรายการไปบญั ชแี ยกประเภท
8) ช่องเดบิต มี 2 ช่อง คือ บญั ชีซื้อสินคา้ และบัญชีภาษซี ้ือ
• บนั ทกึ ยอดซอื้ สนิ ค้า ลงในช่องซื้อสนิ คา้ โดยบันทกึ เฉพาะคา่ สินคา้
• คำนวณภาษมี ลู ค่าเพมิ่ = ค่าสินคา้ xอัตราภาษมี ูลค่าเพิ่ม (ถา้ มี) และบันทึกในชอ่ งภาษีซ้อื
9) ช่องเครดิตบัญชีเจ้าหน้ีการค้า ให้บันทึกยอดเจ้าหนี้ลงในชอ่ งเจ้าหนี้การคา้ เท่ากับยอดซือ้ สนิ คา้ +ยอด
ภาษีซ้ือ (กรณไี มม่ ีภาษีมูลค่าเพมิ่ ยอดซือ้ สนิ ค้า = ยอดเจา้ หน้ีการคา้ )
10) ช่องรวมเดบดิ 2 บญั ชี คือ บัญชซี ื้อสินคา้ และบัญชีภาษีซอ้ื และช่องรวมเครดติ เจา้ หน้กี ารค้า
สมดุ รายวันสง่ คืนสนิ ค้าและจำนวนท่ีไดล้ ด
สมุดรายวันส่งคืนสินค้า และจำนวนที่ได้ลด (Purchases return and Allowance Journal) คือ สมุดที่ใช้
บันทึกรายการส่งคืนสินค้าในกรณีที่ซื้อเงินเชื่อเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ยอดเจ้าหนี้ลดลง โดยเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า
เครดิตบัญชีส่งคืนและบัญชีภาษีซื้อ สำหรับรายการส่งคืนสินค้าที่ได้รับเงินสดกลับคืนมานั้นจะต้องนำไปบันทึกใน
สมุดรายวนั รบั เงิน หลกั ฐานทใ่ี ช้บนั ทึกในสมดุ รายวนั สง่ คนื คือใบลดหน้ี (Debit Memo หรือ Debit Note) ท่ีได้รับ
จากผู้ขายสินค้า ดังนั้นจะบันทึกการลดยอดลงในสมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลดแล้วผ่านไปบัญชีแยก
ประเภทเจา้ หนรี้ ายตวั ทนั ที
สว่ นประกอบของสมุดรายวันสง่ คืนสินคา้ และจำนวนทไ่ี ดล้ ด มดี ังนี้
1) ระบชุ อ่ื "สมดุ รายวนั ส่งคนื สนิ คา้ และจำนวนที่ได้ลด"
2) หนา้ ของสมุดรายวันสง่ คนื สินคา้ และจำนวนทไี่ ดล้ ด โดยเรียงลำดบั เลขหนา้
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการตามลำดับก่อนหลงั
4) ชอ่ งเลขท่ี Debit Note ใช้บนั ทกึ เลขท่บี ัญชีของรายการตามใบขอลดหนี้หรือใบหักหน้ี
5) ช่องชอื่ เจ้าหนี้แต่ละราย
6) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัว
แลว้ ใหเ้ ว้นไว้จนกว่าจะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
7) ช่องเครดติ มี 2 ชอ่ ง คือ บัญชีส่งคนื สนิ ค้าและบัญชภี าษีซื้อจะผ่านไปบญั ชีแยกประเภทเมื่อสิ้นเดือน
• บนั ทกี ราคาสนิ ค้าที่สง่ คนื ในชอ่ งส่งคนื สินคา้ โดยบนั ทกึ เฉพาะค่าสนิ คา้
• คำนวณภาษีมูลค่าเพิม่ (ถา้ ม)ี และบันทึกในชอ่ งภาษีซือ้
8) ช่องเดบิตบัญชเี จ้าหน้ี ใหผ้ า่ นไปบัญชีแยกประเภทเจ้าหนรี้ ายตวั และบญั ชแี ยกประเภทคุมยอดส้ินเดือน
โดยบันทึกยอดเจ้าหนี้ในชอ่ งเจ้าหนี้การคา้ เท่ากับยอดส่งคนื สินค้า+ยอดภาษีซ้ือ (กรณีไม่มีภาษีมูลคา่ เพมิ่
ยอดส่งคืนสินค้า=ยอดเจา้ หน้กี ารคา้ )
9) ช่องรวมเครดิต 2 บัญชี คือ บัญชีสง่ คืนสนิ คา้ และบัญชีภาษซี ื้อและชอ่ งรวมเดบิตเจา้ หนีก้ ารคา้
สมุดรายวันขาย
สมดุ รายวันขาย (Sales journal) คอื สมดุ ข้นั ต้นที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเปน็ เงินเชื่อ โดยใช้เอกสาร
ใบกำกับภาษี หรือใบกำกับสินค้าที่จดั ทำข้ึน เพื่อส่งให้ผู้ซ้ือเป็นหลักฐานในการบนั ทึกบัญชี รายการค้าท่ีลงในสมุด
รายวนั ขายมีอยู่ประเภทเดียวคือการขายสินค้าเปน็ เงนิ เช่ือเท่านัน้ และต้องผ่านรายการไปยังบัญชีลูกหนี้รายตัวทุก
ครัง้ ทบ่ี ันทึกรายการค้า
สว่ นประกอบของสมุดรายวันขาย มดี งั นี้
1) ระบุชือ่ "สมดุ รายวนั ขาย"
2) หนา้ ของสมุดรายวนั ขาย โดยเรยี งลำดับเลขหน้า
3) ชอ่ ง วัน เดอื น ปี ใชบ้ ันทกึ รายการตามลำดบั ก่อนหลัง
4) ชอ่ งเลขทใ่ี บกำกบั สนิ คา้ หรอื ใบกำกับภาษี
5) ชอ่ งชอ่ื ลูกหนแ้ี ตล่ ะราย
6) ชอ่ งเงอื่ นไขการชำระหน้ีตามใบกำกับสนิ คา้
7) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญซีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัว
แล้วให้เว้นไว้จนกว่าจะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
8) ชอ่ งเครดติ มี 2 ชอ่ ง คือ บญั ชขี ายสนิ ค้า และบญั ชภี าษขี าย
• บนั ทึกยอดขายสนิ คา้ ในชอ่ งขายสินคา้ โดยบนั ทึกเฉพาะคา่ สนิ ค้า
• คำนวณภาษีมลู คา่ เพิ่ม (ถา้ ม)ี และบนั ทึกในชอ่ งภาษขี าย
9) ชอ่ งเดบติ บัญชีลกู หน้ีการค้า บันทกี ยอดลูกหนใ้ี นช่องลกู หน้กี ารคา้ เทา่ กับยอดขายสนิ ค้า+ยอดภาษีขาย
(กรณไี มม่ ภี าษีมลู คา่ เพิ่ม ยอดขายสินคา้ = ยอดลกู หนี้การคา้ )
10) ชอ่ งรวมเครดติ 2 บญั ชี คือ บัญชีขายสนิ ค้า และบัญชภี าษขี าย และชอ่ งรวมเดบติ ลกู หนีก้ ารคา้
สมดุ รายวันรบั คนื และจำนวนท่ีลดให้
สมุดรายวันรับคืน และจำนวนที่ลดให้ (Sales return and Allowance Journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้
บนั ทกึ รายการรับคนื สินคา้ ในกรณีท่ีขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อ ซ่ึงจะทำให้ยอดบัญชีลูกหน้ีการค้าลดลง โดยเดบิตบัญชี
รบั คนื สนิ คา้ และบัญชภี าษขี าย เครดติ บัญชีลกู หนก้ี ารค้า
กรณรี ายการรับคืนสินคา้ ที่ต้องจา่ ยเงินสดคนื ผู้ซ้ือน้นั จะตอ้ งนำไปบันทึกในสมุดรายวันจ่าย หลักฐานที่ใช้ใน
การบันทึกรายการรับคืน คือ ใบลดหนี้หรือใบหักหนี้ (Credit Note) ที่ออกให้กับผู้ซื้อสินค้าเมื่อผู้ขายได้บันทึก
รายการรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ในสมุดรายวันรับคืนสินค้าแล้ว จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทราย
ตัวลูกหนี้ทันทีโดยอ้างอิง " ร.ค." ในช่องหน้าบัญชีเมื่อสิ้นเดือนจะรวมยอดในสมุดรายวันรับคืนสินค้าแล้วผ่านไป
บัญชีแยกประเภททั่วไป 3 บัญชี คือ บัญชีรับคืนสินค้า บัญชีภาษีขายด้านเดบิต และบัญชีลูกหนี้ (บัญชีคุมยอด
ลกู หน้)ี ด้านเครดิต
สว่ นประกอบของสมุดรายวันรับคืนสนิ คา้ และจำนวนทลี่ ดให้ มดี ังน้ี
1) ระบุชื่อ "สมุดรายวันรบั คนื สนิ ค้าและจำนวนท่ลี ดให"้
2) หน้าของสมุดรายวนั รบั คนื สินคา้ และจำนวนที่ลดให้ โดยเรียงลำดบั เลขหน้า
3) ชอ่ ง วนั เดอื น ปี ใช้บันทึกรายการตามลำดับก่อนหลงั
4) ช่องเลขที่ Credit Note
5) ชอ่ งช่ือลูกหนี้แต่ละราย
6) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัว
แล้วซึ่งจะทำให้ลูกหน้ีลดลง
7) ช่องเดบิต มี 2 ชอ่ ง คือ บญั ชีรบั คืนสินคา้ และบัญชภี าษขี าย
8) ช่องเครดิตบัญชลี ูกหน้กี ารค้า
9) ช่องรวมเดบติ 2 บญั ชี คอื บัญชีรับคนื สนิ ค้าและบญั ชภี าษีชาย และช่องรวมเครดติ ลกู หน้ีการคา้
สมุดรายวนั รับเงนิ
สมุดรายวันรับเงิน (Cash receipts journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการรับเงินสดหรือนำเงินฝาก
ธนาคาร มีลักษณะคล้ายกับการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ต้องวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าจะบันทึก
บัญชีโดยเดบิตบัญชีอะไร และเครดิตบัญชีอะไร แล้วจึงบันทึกรายการลงในสมุดรายวันรับเงิน เช่น การขายสินค้า
เป็นเงนิ สด การรับชำระหน้ีจากลูกหน้ี เปน็ ตน้ รายการท่นี ำมาบนั ทกึ ลงในสมุดรายวนั รับเงิน ได้แก่
1. การขายสนิ คา้ เป็นเงินสด หรือได้รบั เปน็ เชด็
2. การรบั ชำระหน้จี ากลกู หนี้เปน็ เงนิ สด หรอื เชค็
3. การรบั เงินจากการส่งคืนสนิ คา้ ในกรณีทซ่ี ้อื สนิ คา้ เป็นเงินสด
4. การรบั เงินสดหรือเชค็ จากรายได้อืน่ ๆ
5. การนำเงินฝากธนาคาร
6. การถอนเงินจากธนาคารมาใชใ้ นกจิ การ
7. การขายสินทรัพยเ์ ป็นเงินสด
ส่วนประกอบของสมดุ รายวันรับเงนิ มีดังนี้
1) ระบุชอื่ "สมดุ รายวันรบั เงิน"
2) หนา้ ของสมดุ รายวันรับเงนิ โดยเรียงลำดบั เลขท่ีก่อนหลัง
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใชบ้ ันทึกรายการตามลำดบั ก่อนหลัง
4) ช่องเลขที่ใบสำคญั
5) ชอ่ งชื่อบัญชี ใชบ้ ันทกึ บัญชที เ่ี ครดติ
6) ชอ่ งรายการ ใช้เขยี นอธิบายรายการค้าที่เกิดขนึ้
7) ช่องเดบิต มี 3 ช่อง คอื เงนิ สด ธนาคาร และสว่ นลด
8) ชอ่ งเครดติ มี 4 ช่อง คือ
(1) ช่องบัญชีลูกหนี้ ให้ใส่จำนวนเงินลูกหนี้ที่เครดิตและใส่เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไป
บญั ชแี ยกประเภทลกู หนี้รายตัว
(2) ชอ่ งบัญชีขายสนิ ค้า
(3) ช่องภาษีขาย
(4) ช่องบญั ชอี นื่ ๆ มี 2 ชอ่ ง ไดแ้ ก่ ชอ่ งเลขทบ่ี ญั ชี และชอ่ งจำนวนเงนิ
ข้ันตอนการบันทึกรายการในสมุดรายวนั รับเงิน
1. เขยี นวันที่ ลงในชอ่ ง วัน เดอื น ปี
2. บันทกี รายการเรยี งตามลำดบั วันที่ และกรอกรายการลงในช่องเลขที่ใบสำคญั
3. เขยี นชื่อบญั ชที บี่ นั ทกึ ทางดา้ นเครดิต ลงในช่องชอื่ บัญชี
4. บนั ทกึ จำนวนเงินของบัญชีด้านเดบิตในช่องทีเ่ กย่ี วข้อง ได้แก่ เงินสด ธนาคารและสว่ นลดจา่ ย
5. บันทึกจำนวนงินของบัญชีที่บันทึกด้านเครดิตลงในช่องที่เกี่ยวข้องได้แก่ ลูกหนี้ ขายสินค้า ภาษีขายและบัญชี
อื่นๆ
6. ใสเ่ คร่อื งหมาย " " ลงในช่องลูกหน้ี หน้าจำนวนเงินเม่ือผา่ นรายการไปบัญชแี ยกประเภทย่อยลูกหน้ีรายตัว
และอา้ งอิงเลขที่บัญชใี นชอ่ งบญั ชอี นื่ ๆ เม่อื ผา่ นรายการไปบัญชีแยกประเภทท่ัวไป
หมายเหตุ : Contra หรือ ตัวอักษรย่อ "C" หมายถึง การนำเงินไปฝากธนาคารและการถอนเงินจากธนาคารมาใช้
ในกจิ การจะบันทึกรายการทัง้ 2 เล่ม คือ ทั้งสมดุ รายวนั รับเงินและสมุดรายวันจ่ายเงิน
• การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภทที่เก่ียวข้องในสมดุ แยกประเภททั่วไป
รายการค้าทบ่ี ันทกึ ในช่องบญั ชีอื่นๆ ใหผ้ า่ นรายการไปยังสมดุ บัญชีแยกประเภทท่วั ไปทนั ที ยกเวน้ การฝากเงิน
ถอนเงินจากธนาคารมาใช้ในกจิ การนัน้ ๆ
• การผ่านรายการจากสมดุ รายวนั รบั เงนิ ไปยงั บัญชีแยกประเภทย่อยลูกหน้ีรายตัว
ให้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัวทุกครั้งที่มีรายการเกิดขึ้น โดยผ่านไปยังบัญชีแยก
ประเภทย่อยลูกหนี้รายตัวทางดา้ นเครดติ แล้วทำเครือ่ งหมาย " " ไวใ้ นชอ่ งตรงกับรายการทีเ่ กดิ ข้ึน
สมดุ รายวันจา่ ยเงนิ
สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cash payment journal) คือ สมุดข้ัน
ตน้ แบบเดียวกับสมุดรายวันรบั เงนิ และใช้ควบคู่กับสมดุ รายวนั รับเงนิ โดยใชบ้ ันทีกรายการดา้ นการจ่ายเงินสด และ
การจ่ายเช็ค รวมทง้ั การถอนเงินจากธนาคารมาใชใ้ นกจิ การของตนเอง การบันทึกรายการในสมดุ รายวนั จา่ ยเงินจะ
คล้ายกับการบันทีกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสด จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหน้ี
ซื้อสินค้าเป็นเงินสด เป็นตนั ดงั นัน้ สมุดรายวนั จ่ายเงินจงึ ใช้แทนการบันทึกในสมดุ รายวันทั่วไป เพ่ือประหยัดเวลา
ในการผา่ นรายการตา่ งๆ ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภททวั่ ไป รายการท่ีนำมาบนั ทึกลงในสมดุ รายวันจา่ ยเงนิ ไดแ้ ก่
1. การซอ้ื สนิ คา้ หรอื สนิ ทรัพยเ์ ปน็ เงนิ สดและเชค็
2. การชำระหนี้เป็นเงนิ สดและเชค็
3. จ่ายคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ หรอื การจา่ ยเงนิ สดหรอื จ่ายเชค็ ตา่ ง ๆ
4. การนำเงินฝากธนาคาร
5. การถอนเงนิ จากธนาคารมาใช้ในกจิ การ
ส่วนประกอบของสมุดรายวันจ่ายเงิน มีดังน้ี
1) ระบชุ ื่อ "สมุดรายวนั จ่ายเงิน"
2) หนา้ ของสมุดรายวนั จ่ายเงินโดยเรียงลำดบั เลขหนา้
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการตามลำดบั กอ่ น
4) ช่องเลขทใ่ี บสำคญั
5) ชอ่ งชอ่ื บญั ชี
6) ชอ่ งรายการ
7) ชอ่ งเครดิต มี 3 ชอ่ ง คือ เงนิ สด ธนาคาร และสว่ นลดรบั
8) ช่องเดบิต มี 4 ชอ่ ง คอื
(1) ชอ่ งบัญชีเจา้ หน้ี ใหใ้ สเ่ ครื่องหมาย " " ในช่อง และจำนวนเงนิ เจา้ หน้ีท่เี ดบติ
(2) ชอ่ งบญั ชีซือ้ สนิ ค้า
(3) ชอ่ งภาษซี ้ือ
(4) ชอ่ งบญั ชอี นื่ ๆ มี 2 ช่อง ได้แก่ ช่องเลขทบี่ ญั ชี และช่องจำนวนเงิน
หมายเหตุ : บัญชีส่วนลดจ่าย จัดอยู่ในหมวดของรายได้ คือหมวด 4 เพราะเป็นบัญชีปรับลดมูลค่าในบัญชีขาย
สินค้า จึงจัดให้อยู่หมวดเดียวกัน และบัญชีส่วนลดรับก็เช่นเดียวกัน คือ จัดอยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย คือหมวด 5
เพราะเป็นบัญชีปรับลดมูลค่าในบัญชีซื้อสินค้า อย่างไรก็ตามกิจการค้าบางแห่งจัดบัญชีส่วนลดจ่ายอยู่ในหมวด 5
ภายใต้แนวคิดที่ว่าส่วนลดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ และในทำนองเดียวกันจัดบัญชีส่วนลดรับอยู่ในหมวด 4
ภายใตแ้ นวคดิ ท่ีวา่ ส่วนลดรบั เปน็ รายได้ของกิจการ
ขัน้ ตอนการบันทึกรายการในสมดุ รายวันจ่ายเงนิ
1. เขียนวันที่ ลงในช่อง วัน เดอื น ปี
2. บันทึกรายการเรียงตามลำดับวนั ท่ี และกรอกรายการลงในช่องเลขทใ่ี บสำคัญ
3. เขียนช่อื บัญชีที่บันทกึ ทางดา้ นเดบิต ลงในช่องช่อื บญั ชี
4. บนั ทกึ จำนวนเงนิ ด้านเครดติ ลงในชอ่ งทเี่ กีย่ วขอ้ ง ไดแ้ ก่ เงนิ สด ธนาคารและสว่ นลดรับ
5. บันทกึ จำนวนเงนิ ดา้ นเดบติ ลงในช่องทเี่ กย่ี วขอ้ ง ได้แก่ เจ้าหนี้ ซือ้ สินคา้ ภาษีซอื้ และบญั ชีอ่ืนๆ
6. เขยี นเครอ่ื งหมาย ลงในชอ่ งเจ้าหนี้ หน้าจำนวนเงนิ เม่ือผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้ราย
ตวั และอ้างอิงเลขท่บี ัญชี ในชอ่ งบญั ชีอนื่ ๆ หนา้ ช่องจำนวนเงนิ เมื่อผ่านไปบัญชแี ยกประเภททัว่ ไป
งบทดลอง
งบทดลอง (Trial Balance) คือ สิ่งที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการจดบันทึกบัญชีว่าได้บันทึก
ถกู ต้องตามหลกั การบัญชคี ่หู รอื ไม่ ซึง่ งบทดลองน้ีเป็นงบที่กิจการจัดทำขน้ึ ก่อนท่จี ะบันทึกรายการปรับปรุง
เพื่อให้การจัดทำงบทดลองมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงควรที่จะหายอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ ใน
สมุดบัญชแี ยกประเภททัว่ ไปก่อน โดยชด้ ินสอดำเพอื่ หายอดคงเหลอื (Pencil Footing)
ขน้ั ตอนการหายอดคงเหลือในบัญชีตา่ งๆ ของแต่ละบญั ชี มดี ังน้ี
1. รวมจำนวนเงินทั้งหมดในช่องเดบิต แล้วเขียนด้วยดินสอดำลงในช่องเดบิตชิดกับเส้นบรรทัดสุดท้ายต่อจาก
จำนวนเงนิ ของบัญชีน้ันๆ
2. รวมเงินทั้งหมดในช่องเครดิต แล้วเขียนด้วยดินสอดำลงในช่องเครดิตชิดกับสุดทา้ ยตอ่ จากจำนวนเงินของบัญชี
นนั้ ๆ
3. หาผลตา่ งระหว่างจำนวนเงินในช่องเดบติ และเครดติ ดังน้ี
3.1 ถ้ายอดรวมเดบิตมากกว่ายอดรวมเครดิต ผลต่างที่เกิดขึ้นเรียกว่า "ยอดคงเหลือเดบิต" (Debit
Balance)
3.2 ถ้ายอดรวมเครดิตมากกว่ายอดรวมเดบิต ผลต่างที่เกิดขึ้นเรียกว่า "ยอดคงเหลือเครดิต" (Credit
Balance)
3.3 ถา้ ยอดรวมเดบติ เท่ากบั ยอดรวมเครดิต ไม่มยี อดคงเหลือก็ไมต่ อ้ งนำไปลงในงบทดลอง
3.4 ถ้าในบัญชีแยกประเภทมีเพียงรายการเดียวหรือด้านเดียว ให้ถือว่ารายการนั้นเป็นยอดคงเหลือ
ไมต่ ้องรวมดว้ ยดนิ สอ