หน่วยการเรียนรู้ที่ 5

หนว่ ยการเรยี นรทู้ ่ี 5

การบันทึกรายการซอ้ื ขายสนิ ค้าในสมุดรายวนั เฉพาะ วิธีการบนั ทกึ บญั ชีสินค้าคงเหลอื
ส้ินงวด

ความหมายแลความสำคัญของสมุดรายวนั เฉพาะ

สมุดรายวนั เฉพาะ ( Special Journals ) หมายถงึ สมุดบันทกี่ รายการค้าขั้นต้นท่ใี ชบ้ นั ทกึ รายการเฉพาะ
เรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่กำหนด เช่น การรับเงิน การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเงินเชื่อ และการขายสินค้าเงินเชื่อ เป็น
ต้น หรือกรณีที่กิจการมีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมากและมีรายการซ้ำกันบ่อยครั้ง ซึ่งจะแตกต่างจากสมุดรายวัน
ทัว่ ไปทใ่ี ช้บนั ทกึ ไดท้ ุกรายการ ส่วนใหญจ่ ะใชก้ บั กจิ การซื้อขายสนิ ค้าขนาดใหญ่

การตดั สนิ ใจเลือกใช้สมุดรายวนั เฉพาะข้ึนอยูก่ บั สง่ิ ต่อไปนี้

1) ลกั ษณะของกิจการ (Type of business)

2) ขนาดของกจิ การ (Size of business)

3) นโยบายของเจา้ ของผู้ประกอบการ (Enterprise's policy)

ประเภทของสมดุ รายวนั เฉพาะ

สมุดรายวันเฉพาะ (Specialized journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น ในลักษณะอย่าง
เดียวกนั เขา้ ไว้ในสมดุ เลม่ เดยี วกนั แบง่ ออกเป็น 2 ประเภทคอื

1. สมดุ รายวนั เฉพาะสำหรับบันทึกรายการคา้ ท่เี กี่ยวกับสนิ ค้า ใชบ้ นั ทกึ รายการคา้ ทเี่ กี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้า
เป็นเงินเชื่อ โดยต้องเป็นกิจการที่ใช้ระบบการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด ( Periodic inventory
system) แบง่ เป็น 4 ประเภท

1.1 สมุครายวนั ซ้อื (Purchases Journal) เป็นสมดุ ที่ใช้บันทึกรายการซือ้ สนิ ค้าเป็นเงินเชื่อเท่าน้นั โดยใช้
ใบกำกบั ภาษหี รือใบกำกบั สนิ ค้าทีผ่ ู้ขายส่งมาใหเ้ ป็นหลักฐานในการบนั ทึกบญั ชี

1.2 สมุครายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น โดยใช้
เอกสารใบกำกับภาษีหรือใบกำกบั สนิ คา้ ท่จี ดั ทำขึน้ เพอื่ สง่ ให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานในการบนั ทกึ บัญชี

1.3 สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (Purchases return & allowances journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึก
รายการส่งคืนสนิ ค้าในกรณที ีซ่ ้อื สนิ ค้าเป็นเงนิ เช่ือหรือเรยี กว่าสมุดรายวนั ส่งคืน

1.4 สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (Sales return & allowances Journal) เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการ
รับคนื สินคา้ ในกรณที ีข่ ายสนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื หรือเรียกว่าสมดุ รายวนั รับคนื

2. สมุดรายวันเฉพาะสำหรับบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการเงินสดใช้บันทีกรายการค้าที่เกี่ยวข้องกับการรับและ
จ่ายเงนิ สด หรือเงนิ ฝากธนาคารของกิจการ แบง่ เป็น 2 ประเภท

2.1 สมดุ รายวันรบั เงนิ (Cash receipts journal) เป็นสมดุ ท่ใี ชบ้ นั ทกึ รายการรับเงนิ สดหรอื ฝากธนาคาร

2.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cash payment journal) เป็นสมุดขั้นตัน
แบบเดียวกนั กับสมดุ รบั เงนิ โดยเปน็ การบันทกึ รายการจา่ ยเงนิ สดหรอื ถอนเงินจากธนาคาร และ

ใชค้ วบคูก่ ับสมุดรายวนั รับเงนิ

ข้ันตอนการบันทึกรายการในสมุดรายวนั เฉพาะ

1. บันทีกรายการค้าในสมุดรายวันเฉพาะ โดยวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าจะบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน
เฉพาะประเภทใด ดั่งนี้

1.1 รายการค้าเกี่ยวกับการซื้อสนิ คา้ เป็นเงนิ เชือ่ จะบันทกึ ในสมุดรายวนั ซอ้ื

1.2 รายการค้าเกี่ยวกับการขายสนิ คา้ เปน็ เงินเชื่อ จะบันทกึ ในสมดุ รายวันขาย

1.3 รายการค้าเกี่ยวกบั การสง่ คืนสินคา้ ท่ีซ้ือเป็นเงนิ เช่ือ จะบันทกึ ในสมุดรายวนั สง่ คนื

1.4 รายการค้าเกีย่ วกับการรับคนื สินคา้ ท่ีขายเป็นเงนิ เช่อื จะบันทึกในสมุดรายวนั รบั คืน

1.5 รายการคา้ เก่ยี วกับการรับเงินสดและนำเงนิ ฝากธนาคาร จะบนั ทึกในสมดุ รายวนั รบั เงิน

1.6 รายการคา้ เกี่ยวกบั การจ่ายเงนิ สดและถอนเงินจากธนาคาร จะบันทกึ ในสมดุ รายวนั จา่ ย

2. ผา่ นรายการจากสมุดรายวนั เฉพาะไปยังบญั ชีแยกประเภทย่อย คือบัญชีเจา้ หน้ีรายตวั หรอื บญั ชลี ูกหนี้รายตัวทุก
ครั้งที่บันทึกรายการค้า เพื่อจะได้ทราบว่ามียอดเคลื่อนไหวในบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้อย่างไร และมียอด
คงเหลือเท่าใด

3. นำยอดรวมจากสมุดรายวนั เฉพาะแต่ละประเภทบัญชีผ่านรายการไปยังบัญชแี ยกประเภททวั่ ไป

4. หายอดคงเหลอื ในบญั ชีแยกประเภททั่วไป เพื่อนำไปจัดทำงบทดลองและงบการเงินต่อไป
รายละเอยี ดบัญชีลกู หน้ีและเจ้าหนี้

กรณีที่กิจการใช้สมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้และเจ้าหนี้ เพื่อแสดงรายละเอียดของบัญชีลูกหนี้และ
เจ้าหนี้แต่ละรายนั้น จะเรียกบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นว่า "บัญชีคุมยอด
(Controlling Account)" เนื่องจากจำนวนเงินของลูกหนี้รายตัวเมื่อรวมกันแล้วจะต้องเท่ากับยอดเงินของ
บัญชีลูกหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเสมอ เช่นเดียวกันกับบัญชีเจ้าหนี้ จำนวนเงินของเจ้าหนี้รายตัวเม่ือ
รวมกันแล้วจะตอ้ งเทา่ กบั ยอดเงินของบัญชเี จ้าหน้ีในสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปเสมอ ดงั น้ี
1. รายละเอียดเจ้าหน้ีการค้า จะจดั ทำทุกสน้ิ เดือน เพ่อื จะนำยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทรายตวั เจ้าหนี้ ใน
สมุดแยกประเภทเจ้าหนี้แต่ละราย มาจัดทำรายละเอียดเจ้าหนี้ ซึ่งยอดรวมทั้งสิ้นที่ได้จะต้องเท่ากับยอดคงเหลือ
ของบญั ชคี มุ ยอดเจ้าหนี้ในสมดุ แยกประเภททว่ั ไป

2. รายละเอียดลูกหนี้การค้า จะจัดทำขึ้นทุกวันสิ้นเดือน โดยจะนำยอดคงเหลือของบัญชีสินค้าแยกประเภทราย
ตัวลูกหนี้ ในสมุดแยกประเภทลูกหนี้แต่ละราย มาจัดทำเป็นรายละเอียดลูกหนี้ ยอดรวมที่ได้ทั้งสิ้นจะต้องเท่ากับ
ยอดคงเหลือของบญั ชีคมุ ยอดลกู หน้ใี นสมุดแยกประเภทท่ัวไป

สมุดรายวันซ้ือ
สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเช่ือเท่านั้น โดยใช้
เอกสารใบกำกับภาษี หรือใบกำกับสินค้า ที่ผู้ขายส่งมาเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีรายการค้าที่บันทึกในสมุด
รายวันซอ้ื ซง่ึ เปน็ การซือ้ สนิ คำดว้ ยเงนิ เชอื่ เทา่ น้นั และผา่ นรายการไปบญั ชเี จา้ หน้ีรายตัวทุกครั้งทบี่ นั ทึกรายการค้า
และไมต่ ้องนำไปบันทกึ บญั ชใี นสมุดรายวันทั่วไปอีกเพราะได้บันทีกรายการคา้ แลว้

สว่ นประกอบของสมดุ รายวันซอื้ มดี งั น้ี
1) ระบุชือ่ "สมดุ รายวันซ้ือ"
2) หน้าของสมุดรายวันซื้อ โดยเรียงลำดับเลขหนา้
3) ชอ่ ง วัน เดือน ปี ใชบ้ นั ทกึ รายการค้าตามลำดับวนั ที่ก่อนหลัง
4) ช่องเลขท่ีใบกำกับสนิ คา้ หรอื ใบกำกับภาษี
5) ชอ่ งชอื่ เจ้าหน้ี
6) ชอ่ งเง่ือนไขการชำระหนต้ี ามใบกำกับสินคา้
7) ช่องหนา้ บัญชีจะใช้เคร่ืองหมาย " " เมือ่ ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัวแล้วให้
เวน้ ไว้จนกวา่ จะผ่านรายการไปบัญชแี ยกประเภท
8) ชอ่ งเดบติ มี 2 ชอ่ ง คอื บัญชซี ื้อสนิ ค้าและบญั ชีภาษีซื้อ

• บนั ทกึ ยอดซ้ือสนิ ค้า ลงในช่องซอื้ สนิ คา้ โดยบันทกึ เฉพาะค่าสนิ ค้า
• คำนวณภาษมี ูลค่าเพิม่ = คา่ สนิ คา้ xอัตราภาษีมูลค่าเพม่ิ (ถา้ ม)ี และบันทึกในช่องภาษซี ื้อ

9) ช่องเครดิตบัญชเี จ้าหน้ีการค้า ให้บันทึกยอดเจ้าหนี้ลงในช่องเจ้าหนีก้ ารค้า เท่ากับยอดซื้อสินคา้ +ยอด
ภาษีซ้ือ (กรณีไม่มภี าษีมูลค่าเพิ่ม ยอดซอื้ สนิ ค้า = ยอดเจ้าหนีก้ ารคา้ )

10) ชอ่ งรวมเดบดิ 2 บัญชี คอื บัญชีซื้อสินค้า และบัญชีภาษซี ือ้ และช่องรวมเครดิตเจา้ หนก้ี ารค้า



สมดุ รายวันสง่ คืนสนิ ค้าและจำนวนทไ่ี ด้ลด

สมุดรายวันส่งคืนสินค้า และจำนวนที่ได้ลด (Purchases return and Allowance Journal) คือ สมุดที่ใช้
บันทึกรายการส่งคืนสินค้าในกรณีที่ซื้อเงินเชื่อเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ยอดเจ้าหนี้ลดลง โดยเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า
เครดิตบัญชีส่งคืนและบัญชีภาษีซื้อ สำหรับรายการส่งคืนสินค้าที่ได้รับเงินสดกลับคืนมานั้นจะต้องนำไปบันทึกใน
สมุดรายวนั รบั เงิน หลกั ฐานท่ีใชบ้ ันทึกในสมดุ รายวันส่งคนื คือใบลดหน้ี (Debit Memo หรือ Debit Note) ที่ได้รับ
จากผู้ขายสินค้า ดังนั้นจะบันทึกการลดยอดลงในสมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลดแล้วผ่านไปบัญชีแยก
ประเภทเจา้ หนรี้ ายตวั ทนั ที

สว่ นประกอบของสมุดรายวันสง่ คืนสินค้าและจำนวนทีไ่ ดล้ ด มดี ังนี้
1) ระบชุ อ่ื "สมดุ รายวนั ส่งคนื สนิ คา้ และจำนวนที่ได้ลด"
2) หนา้ ของสมุดรายวันสง่ คนื สินคา้ และจำนวนท่ไี ด้ลด โดยเรยี งลำดบั เลขหนา้
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการตามลำดับกอ่ นหลงั
4) ชอ่ งเลขท่ี Debit Note ใช้บนั ทกึ เลขที่บัญชีของรายการตามใบขอลดหนี้หรือใบหักหน้ี
5) ช่องชอื่ เจ้าหนี้แต่ละราย
6) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัว
แลว้ ใหเ้ ว้นไว้จนกว่าจะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
7) ช่องเครดติ มี 2 ชอ่ ง คือ บัญชีส่งคนื สินค้าและบญั ชภี าษซี ้อื จะผา่ นไปบญั ชแี ยกประเภทเมื่อสิ้นเดือน

• บนั ทกี ราคาสนิ ค้าที่สง่ คนื ในชอ่ งส่งคืนสินคา้ โดยบนั ทกึ เฉพาะค่าสนิ คา้
• คำนวณภาษีมูลค่าเพิม่ (ถา้ ม)ี และบันทึกในชอ่ งภาษีซอื้
8) ช่องเดบิตบัญชเี จ้าหน้ี ใหผ้ า่ นไปบัญชีแยกประเภทเจา้ หน้ีรายตัวและบญั ชีแยกประเภทคุมยอดสิ้นเดือน
โดยบันทึกยอดเจ้าหนี้ในช่องเจา้ หนีก้ ารค้าเท่ากับยอดส่งคนื สินค้า+ยอดภาษีซ้ือ (กรณีไม่มีภาษีมลู ค่าเพม่ิ
ยอดส่งคืนสินค้า=ยอดเจา้ หน้กี ารคา้ )
9) ช่องรวมเครดิต 2 บัญชี คือ บัญชีสง่ คืนสินคา้ และบัญชีภาษซี อ้ื และชอ่ งรวมเดบติ เจ้าหน้ีการคา้





สมุดรายวันขาย
สมดุ รายวนั ขาย (Sales journal) คอื สมดุ ข้นั ต้นที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเปน็ เงินเช่ือ โดยใช้เอกสาร

ใบกำกับภาษี หรือใบกำกับสินค้าที่จดั ทำข้ึน เพื่อส่งให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี รายการค้าที่ลงในสมดุ
รายวันขายมอี ยู่ประเภทเดยี วคือการขายสินค้าเปน็ เงินเช่ือเท่าน้ัน และตอ้ งผา่ นรายการไปยังบัญชีลูกหน้ีรายตัวทุก
ครั้งทบี่ นั ทกึ รายการคา้

สว่ นประกอบของสมุดรายวนั ขาย มดี งั นี้
1) ระบชุ ่อื "สมดุ รายวันขาย"
2) หนา้ ของสมุดรายวนั ขาย โดยเรียงลำดบั เลขหนา้
3) ช่อง วนั เดอื น ปี ใชบ้ ันทึกรายการตามลำดบั ก่อนหลงั
4) ช่องเลขท่ใี บกำกับสินคา้ หรือใบกำกับภาษี

5) ชอ่ งชอื่ ลกู หน้แี ตล่ ะราย
6) ช่องเงอ่ื นไขการชำระหนตี้ ามใบกำกับสินค้า
7) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญซีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัว
แล้วใหเ้ วน้ ไวจ้ นกวา่ จะผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภท
8) ชอ่ งเครดติ มี 2 ช่อง คือ บัญชีขายสนิ ค้า และบัญชีภาษีขาย

• บันทกึ ยอดขายสนิ ค้าในช่องขายสนิ ค้าโดยบนั ทึกเฉพาะคา่ สินค้า
• คำนวณภาษมี ลู ค่าเพิ่ม (ถ้าม)ี และบนั ทึกในชอ่ งภาษขี าย
9) ชอ่ งเดบติ บัญชลี กู หน้ีการคา้ บันทีกยอดลกู หนใี้ นช่องลกู หนี้การค้าเทา่ กับยอดขายสนิ ค้า+ยอดภาษีขาย
(กรณีไม่มีภาษีมูลคา่ เพิ่ม ยอดขายสินค้า = ยอดลกู หน้กี ารค้า)
10) ช่องรวมเครดิต 2 บัญชี คือ บัญชีขายสนิ ค้า และบญั ชภี าษีขาย และชอ่ งรวมเดบติ ลกู หนกี้ ารค้า





สมดุ รายวันรบั คนื และจำนวนท่ลี ดให้

สมุดรายวันรับคืน และจำนวนที่ลดให้ (Sales return and Allowance Journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้
บนั ทกึ รายการรับคนื สินค้าในกรณีท่ีขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ ซึ่งจะทำให้ยอดบัญชลี ูกหนี้การค้าลดลง โดยเดบิตบัญชี
รบั คนื สนิ คา้ และบญั ชีภาษีขาย เครดติ บญั ชลี ูกหนก้ี ารค้า

กรณีรายการรับคืนสินค้าทีต่ อ้ งจ่ายเงินสดคืนผู้ซื้อน้ัน จะต้องนำไปบันทึกในสมุดรายวันจ่าย หลักฐานที่ใช้ใน
การบันทึกรายการรับคืน คือ ใบลดหนี้หรือใบหักหนี้ (Credit Note) ที่ออกให้กับผู้ซื้อสินค้าเมื่อผู้ขายได้บันทึก
รายการรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ในสมุดรายวันรบั คืนสินค้าแล้ว จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทราย
ตัวลูกหนี้ทันทีโดยอ้างอิง " ร.ค." ในช่องหน้าบัญชีเมื่อสิ้นเดือนจะรวมยอดในสมุดรายวันรับคืนสินค้าแล้วผ่านไป
บัญชีแยกประเภททั่วไป 3 บัญชี คือ บัญชีรับคืนสินค้า บัญชีภาษีขายด้านเดบิต และบัญชีลูกหนี้ (บัญชีคุมยอด
ลกู หน้)ี ด้านเครดิต

สว่ นประกอบของสมุดรายวันรับคืนสนิ คา้ และจำนวนทลี่ ดให้ มดี ังน้ี
1) ระบุชื่อ "สมุดรายวันรบั คนื สนิ ค้าและจำนวนท่ลี ดให"้
2) หน้าของสมุดรายวนั รบั คนื สินคา้ และจำนวนที่ลดให้ โดยเรียงลำดบั เลขหน้า
3) ชอ่ ง วนั เดอื น ปี ใช้บันทึกรายการตามลำดับก่อนหลงั
4) ช่องเลขที่ Credit Note
5) ชอ่ งช่ือลูกหนี้แต่ละราย
6) ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย " " เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัว
แล้วซึ่งจะทำให้ลูกหน้ีลดลง
7) ช่องเดบิต มี 2 ชอ่ ง คือ บญั ชีรบั คืนสินคา้ และบัญชภี าษขี าย
8) ช่องเครดิตบัญชลี ูกหน้กี ารค้า
9) ช่องรวมเดบติ 2 บญั ชี คอื บัญชีรับคนื สนิ ค้าและบญั ชภี าษีชาย และช่องรวมเครดติ ลกู หน้ีการคา้





สมุดรายวนั รับเงนิ
สมุดรายวันรับเงิน (Cash receipts journal) คือ สมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการรับเงินสดหรือนำเงินฝาก
ธนาคาร มีลักษณะคล้ายกับการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ต้องวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าจะบันทึก
บัญชีโดยเดบิตบัญชีอะไร และเครดิตบัญชีอะไร แล้วจึงบันทึกรายการลงในสมุดรายวันรับเงิน เช่น การขายสินค้า
เปน็ เงนิ สด การรับชำระหน้ีจากลูกหน้ี เปน็ ตน้ รายการทนี่ ำมาบนั ทกึ ลงในสมุดรายวนั รบั เงิน ไดแ้ ก่

1. การขายสนิ คา้ เป็นเงินสด หรือได้รบั เปน็ เชด็
2. การรบั ชำระหน้จี ากลกู หนี้เปน็ เงินสด หรอื เชค็
3. การรบั เงินจากการส่งคืนสนิ คา้ ในกรณีทซ่ี ้อื สนิ คา้ เป็นเงินสด
4. การรบั เงินสดหรือเชค็ จากรายไดอ้ ืน่ ๆ
5. การนำเงินฝากธนาคาร

6. การถอนเงินจากธนาคารมาใช้ในกิจการ
7. การขายสินทรัพยเ์ ป็นเงินสด

ส่วนประกอบของสมุดรายวันรับเงนิ มีดังน้ี
1) ระบชุ ือ่ "สมดุ รายวันรบั เงิน"
2) หนา้ ของสมุดรายวันรับเงนิ โดยเรียงลำดบั เลขท่ีก่อนหลัง
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใชบ้ ันทึกรายการตามลำดบั ก่อนหลัง
4) ช่องเลขทใ่ี บสำคญั
5) ชอ่ งชื่อบัญชี ใชบ้ ันทกึ บัญชที เ่ี ครดติ
6) ช่องรายการ ใช้เขยี นอธิบายรายการค้าทเ่ี กิดขนึ้
7) ช่องเดบิต มี 3 ชอ่ ง คอื เงนิ สด ธนาคาร และสว่ นลด
8) ชอ่ งเครดติ มี 4 ช่อง คือ

(1) ช่องบัญชีลูกหนี้ ให้ใส่จำนวนเงินลูกหนี้ที่เครดิตและใส่เครื่องหมาย " " เม่ือผ่านรายการไป
บญั ชแี ยกประเภทลกู หนี้รายตวั

(2) ช่องบัญชขี ายสนิ ค้า
(3) ชอ่ งภาษีขาย
(4) ช่องบญั ชอี ืน่ ๆ มี 2 ชอ่ ง ไดแ้ ก่ ช่องเลขทบ่ี ญั ชี และชอ่ งจำนวนเงนิ
ข้ันตอนการบันทกึ รายการในสมุดรายวันรับเงิน
1. เขยี นวันที่ ลงในชอ่ ง วนั เดือน ปี
2. บันทีกรายการเรยี งตามลำดบั วันที่ และกรอกรายการลงในช่องเลขที่ใบสำคัญ
3. เขยี นชื่อบญั ชีที่บนั ทึกทางด้านเครดิต ลงในช่องชื่อบญั ชี
4. บนั ทกึ จำนวนเงินของบัญชีด้านเดบิตในชอ่ งทีเ่ กย่ี วข้อง ได้แก่ เงินสด ธนาคารและส่วนลดจ่าย
5. บันทึกจำนวนงินของบัญชีที่บันทึกด้านเครดิตลงในช่องที่เกี่ยวข้องได้แก่ ลูกหนี้ ขายสินค้า ภาษีขายและบัญชี
อื่นๆ

6. ใสเ่ คร่อื งหมาย " " ลงในช่องลูกหน้ี หน้าจำนวนเงินเม่ือผ่านรายการไปบัญชแี ยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัว
และอา้ งอิงเลขที่บัญชใี นชอ่ งบญั ชอี นื่ ๆ เม่อื ผา่ นรายการไปบัญชีแยกประเภทท่ัวไป

หมายเหตุ : Contra หรือ ตัวอักษรย่อ "C" หมายถึง การนำเงินไปฝากธนาคารและการถอนเงินจากธนาคารมาใช้
ในกจิ การจะบันทึกรายการทัง้ 2 เล่ม คือ ทั้งสมดุ รายวนั รับเงินและสมุดรายวนั จา่ ยเงนิ

• การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภทที่เก่ียวข้องในสมดุ แยกประเภทท่ัวไป

รายการค้าทบ่ี ันทกึ ในช่องบญั ชีอื่นๆ ใหผ้ า่ นรายการไปยังสมดุ บัญชีแยกประเภทท่ัวไปทนั ที ยกเวน้ การฝากเงิน
ถอนเงินจากธนาคารมาใช้ในกจิ การนัน้ ๆ

• การผ่านรายการจากสมดุ รายวนั รบั เงนิ ไปยงั บัญชีแยกประเภทย่อยลูกหน้ีรายตัว

ให้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้รายตัวทุกครั้งที่มีรายการเกิดขึ้น โดยผ่านไปยังบัญชีแยก
ประเภทย่อยลูกหนี้รายตัวทางดา้ นเครดติ แล้วทำเครือ่ งหมาย " " ไวใ้ นชอ่ งตรงกับรายการทีเ่ กดิ ข้ึน







สมดุ รายวันจา่ ยเงนิ

สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cash payment journal) คือ สมุดข้ัน
ต้นแบบเดียวกับสมุดรายวันรบั เงนิ และใช้ควบคู่กับสมุดรายวันรับเงนิ โดยใช้บนั ทีกรายการด้านการจ่ายเงนิ สด และ
การจ่ายเช็ค รวมทง้ั การถอนเงินจากธนาคารมาใชใ้ นกจิ การของตนเอง การบันทึกรายการในสมุดรายวันจ่ายเงินจะ
คล้ายกับการบันทีกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสด จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหน้ี
ซื้อสินค้าเป็นเงินสด เป็นตนั ดงั นัน้ สมุดรายวนั จ่ายเงินจงึ ใชแ้ ทนการบันทึกในสมดุ รายวนั ทั่วไป เพ่ือประหยัดเวลา
ในการผา่ นรายการตา่ งๆ ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไป รายการที่นำมาบนั ทกึ ลงในสมุดรายวนั จา่ ยเงิน ได้แก่

1. การซอ้ื สนิ คา้ หรอื สนิ ทรัพยเ์ ปน็ เงินสดและเชค็

2. การชำระหนี้เป็นเงนิ สดและเชค็

3. จ่ายคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ หรอื การจา่ ยเงินสดหรือจ่ายเช็คตา่ ง ๆ

4. การนำเงินฝากธนาคาร

5. การถอนเงนิ จากธนาคารมาใช้ในกิจการ

ส่วนประกอบของสมุดรายวันจา่ ยเงนิ มดี งั นี้
1) ระบชุ ื่อ "สมุดรายวนั จ่ายเงิน"
2) หนา้ ของสมุดรายวนั จ่ายเงินโดยเรียงลำดับเลขหน้า
3) ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการตามลำดับกอ่ น
4) ช่องเลขทใ่ี บสำคัญ
5) ชอ่ งชอ่ื บญั ชี
6) ชอ่ งรายการ
7) ชอ่ งเครดิต มี 3 ชอ่ ง คือ เงินสด ธนาคาร และส่วนลดรับ
8) ช่องเดบิต มี 4 ช่อง คอื

(1) ชอ่ งบญั ชีเจา้ หน้ี ใหใ้ สเ่ คร่อื งหมาย " " ในชอ่ ง และจำนวนเงนิ เจา้ หน้ีท่เี ดบติ
(2) ชอ่ งบัญชีซือ้ สนิ ค้า
(3) ชอ่ งภาษซี ้ือ
(4) ชอ่ งบญั ชอี นื่ ๆ มี 2 ช่อง ไดแ้ ก่ ช่องเลขท่ีบัญชี และชอ่ งจำนวนเงิน
หมายเหตุ : บัญชีส่วนลดจ่าย จัดอยู่ในหมวดของรายได้ คือหมวด 4 เพราะเป็นบัญชีปรับลดมูลค่าในบัญชีขาย
สินค้า จึงจัดให้อยู่หมวดเดียวกัน และบัญชีส่วนลดรับก็เช่นเดียวกัน คือ จัดอยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย คือหมวด 5
เพราะเป็นบัญชีปรับลดมูลค่าในบัญชีซื้อสินค้า อย่างไรก็ตามกิจการค้าบางแห่งจัดบัญชีส่วนลดจ่ายอยู่ในหมวด 5
ภายใต้แนวคิดที่ว่าส่วนลดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ และในทำนองเดียวกันจัดบัญชีส่วนลดรับอยู่ในหมวด 4
ภายใตแ้ นวคดิ ท่ีวา่ ส่วนลดรบั เปน็ รายได้ของกิจการ
ขั้นตอนการบันทึกรายการในสมดุ รายวันจ่ายเงนิ
1. เขียนวันที่ ลงในช่อง วัน เดอื น ปี
2. บันทึกรายการเรียงตามลำดับวนั ท่ี และกรอกรายการลงในชอ่ งเลขที่ใบสำคญั
3. เขียนช่อื บัญชีที่บันทกึ ทางดา้ นเดบิต ลงในช่องช่อื บญั ชี

4. บันทกึ จำนวนเงนิ ดา้ นเครดติ ลงในชอ่ งท่ีเก่ยี วขอ้ ง ไดแ้ ก่ เงินสด ธนาคารและสว่ นลดรบั

5. บนั ทกึ จำนวนเงินด้านเดบิตลงในชอ่ งท่ีเกย่ี วข้อง ไดแ้ ก่ เจ้าหนี้ ซือ้ สินคา้ ภาษีซอื้ และบัญชอี ื่นๆ

6. เขยี นเคร่ืองหมาย ลงในช่องเจา้ หนี้ หนา้ จำนวนเงนิ เมือ่ ผ่านรายการไปยงั บัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้ราย
ตวั และอ้างองิ เลขที่บญั ชี ในช่องบญั ชอี ืน่ ๆ หน้าช่องจำนวนเงินเมอื่ ผา่ นไปบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป

งบทดลอง

งบทดลอง (Trial Balance) คือ สิ่งที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการจดบันทึกบัญชีว่าได้บันทึก
ถกู ตอ้ งตามหลักการบญั ชคี ู่หรือไม่ ซ่งึ งบทดลองนเ้ี ปน็ งบทกี่ จิ การจัดทำขึ้นก่อนที่จะบนั ทึกรายการปรบั ปรุง

เพื่อให้การจัดทำงบทดลองมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงควรที่จะหายอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ ใน
สมุดบัญชีแยกประเภททัว่ ไปก่อน โดยช้ดินสอดำเพ่ือหายอดคงเหลือ (Pencil Footing)

ข้ันตอนการหายอดคงเหลือในบัญชตี า่ งๆ ของแต่ละบญั ชี มดี งั น้ี

1. รวมจำนวนเงินทั้งหมดในช่องเดบิต แล้วเขียนด้วยดินสอดำลงในช่องเดบิตชิดกับเส้นบรรทัดสุดท้ายต่อจาก
จำนวนเงนิ ของบัญชนี ั้นๆ

2. รวมเงินทั้งหมดในชอ่ งเครดิต แล้วเขียนด้วยดนิ สอดำลงในช่องเครดิตชิดกับสดุ ท้ายต่อจากจำนวนเงินของบัญชี
นัน้ ๆ

3. หาผลตา่ งระหว่างจำนวนเงินในช่องเดบิตและเครดติ ดังนี้

3.1 ถ้ายอดรวมเดบิตมากกว่ายอดรวมเครดิต ผลต่างที่เกิดขึ้นเรียกว่า "ยอดคงเหลือเดบิต" (Debit
Balance)

3.2 ถ้ายอดรวมเครดิตมากกว่ายอดรวมเดบิต ผลต่างที่เกิดขึ้นเรียกว่า "ยอดคงเหลือเครดิต" (Credit
Balance)

3.3 ถา้ ยอดรวมเดบิตเท่ากบั ยอดรวมเครดิต ไมม่ ยี อดคงเหลือกไ็ ม่ตอ้ งนำไปลงในงบทดลอง

3.4 ถ้าในบัญชีแยกประเภทมีเพียงรายการเดียวหรือด้านเดียว ให้ถือว่ารายการนั้นเป็นยอดคงเหลือ ไม่
ตอ้ งรวมด้วยดินสอ