Mesyuarat Kewangan Kali Ke 2 Tahun 2021

Ruj. Kami : SMKT :400-1/2/1(3)
Tarikh : 30 Jun 2021

Senarai seperti di lampiran,

Tuan/Puan,

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH
SUKU TAHUN KEDUA TAHUN 2021

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan, mesyuarat tersebut akan diadakan seperti ketetapan berikut:

Tarikh : 03 Julai 2021

Hari : Sabtu

Tempat : Secara Google Meet

Masa : 10.00 pagi

3. Agenda Mesyuarat :

3.1 Ucapan aluan Pengerusi
3.2 Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
3.3 Perkara-perkara berbangkit/Maklum balas minit mesyuarat yang lalu
3.4 Pengurusan Bajet dan Prosedur Kewangan Terkini
3.5 Laporan Pemeriksaan oleh Juruaudit Dalaman
3.6 Laporan Kedudukan Aset dan Stor
3.7 Pembentangan Prestasi Penerimaan dan Perbelanjaan Berakhir 30.06.2021
3.8 Laporan Pungutan dan Tunggakan Hasil
3.9 Laporan Audit
4.0 Hal-hal lain
4.1 Penutup

4. Sehubungan itu, tuan/puan dijemput hadir ke mesyuarat tersebut. Kerjasama dan
keprihatinan tuan/puan amatlah dihargai.

Sekian terima kasih.

“PRIHATIN RAKYAT : DARURAT MEMERANGI COVID-19”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“PENDIDIKAN CEMERLANG KEDAH TERBILANG”

Saya yang menjalankan amanah,

Jaliah

(JALIAH BINTI JUEWANI)
Pengetua Cemerlang
SMK Tokai

Senarai Edaran,

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH
SUKU TAHUN KEDUA TAHUN 2021

1. Puan Jaliah binti Juewani - Pengetua Cemerlang SMK Tokai
2. Encik Haridan bin Yob - Penolong Kanan Pentadbiran
3. Encik Mat Zafri bin Ngah - Penolong Kanan HEM
4. Puan Zuraida binti Abdullah - Penolong Kanan Kokurikulum
5. Puan Nor Fadzila binti Abdul Rahaman - GK Sains dan Matematik
6. Puan Shuhaida binti Saad - GK Teknik & Vokasional
7. Puan Che Rosnah binti Hashim - GK Bahasa
8. Puan Hamizah binti Hashim - GK Kemanusiaan
9. Encik Jamal bin Che Don - Juruaudit Dalaman
10. Puan Wan Taherah binti Wan Abdullah - Ketua Panitia Sains
11. Puan Nur Syahida binti Ab Manap - Ketua Panitia Sains Tulen
12. Puan Zurina binti Zulkifli - Ketua Panitia Matematik/M.Tmbhn
13. Puan Juhairah binti Abdul - Ketua Panitia Sains Pertanian
14. Puan Norfizah binti Samshi@Shamsi - Ketua Panitia Prinsip Perakaunan
15. Encik Muhamad Wafi bin Md Salleh - Ketua Panitia MPV
16. Encik Mohd Saifolizam bin Abu Bakar - Ketua Panitia Bahasa Melayu
17. Puan Lee Bee Leng - Ketua Panitia Bahasa Inggeris
18. Cik Lee Choon Boey - Ketua Panitia Bahasa Cina
19. Puan Fatin Hanim binti Mohd Fadzil - Ketua Panitia P.Islam/Tasawur
Islam/Bahasa Arab
20. Encik Mohd Zahir bin Kassim - Ketua Panitia Pendidikan Moral
21. Puan Hanani binti Hashim - Ketua Panitia Sejarah
22. Puan Tan Saw Peih - Ketua Panitia Geografi
23. Encik Azehar bin Mohamed - Ketua Panitia Pendidikan Seni(PSV)
24. Encik Jamaludin bin Mydin Pitchay - Ketua Panitia Pendidikan Jasmani
dan Kesihatan
25. Puan Noraini binti Md Isa - Ketua Panitia Rekabentuk
&Teknologi

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
SEKOLAH KALI PERTAMA TAHUN 2021

Tarikh : 18 April 2021
Hari : Ahad
Masa : 2.30 petang
Tempat : Bilik Mesyuarat SMK Tokai

KEHADIRAN :

HADIR :

1. Pn. Jaliah bt. Juewani (Pengetua Cemerlang)
2. En. Haridan bin Yob (PK Pentadbiran)
3. Tn. Hj. Mat Zafri bin Ngah (PK Hal Ehwal Murid)
4. Pn. Zuraida bt Abdullah (PK Kokurikulum)
5. Pn. Nor Fadzila bt Abdul Rahaman (GK Sains & Matematik)
6. Pn. Hamizah bt. Hashim (GK Kemanusiaan)

7. Pn. Shuhaida binti Saad (GK Teknik & Vokasional)

8. Pn. Che Rosnah bt. Hashim (GK Bahasa)

9. Pn. Norsafariza binti Nordin (Pembantu Tadbir / Setiausaha)

10. Pn. Aida binti Zakria (Kaunselor)

11. Pn. Nur Izati binti Ismail (Guru Pusat Sumber)

12. Semua Ketua Panitia

I. Ucapan Aluan Pengerusi

1. Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat dan mengucapkan ribuan
terima kasih kerana dapat menghadirkan diri ke Mesyuarat Pengurusan
Kewangan kali 1/2021

2. Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat kali 1/2021 seluruh Malaysia sudah
tidak terlibat dengan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) pandemik Covid 19.

3. Pengerusi memberi penekanan tegas berkaitan dengan perbelanjaan secara
berhemah kepada semua ahli mesyuarat. Perbelanjaan juga perlu di semak sama
ada peralatan berikut perlu digunakan untuk PdP atau tidak dalam keadaan
pandemik ini.

II. Pengurusan Bajet Tahun Semasa

4. Pengerusi memaklumkan bahawa peruntukan tahun 2021 telah dikreditkan ke
akaun sekolah sebanyak 70% sahaja. Selebihnya 30% akan diselaraskan
mengikut tuntutan pelarasan pada Jun 2021 sekiranya ada pertambahan pelajar.

Makluman

5. Pengerusi memaklumkan sedikit sebanyak berkaitan dengan teguran audit di
antaranya adalah :

5.1 Pembelian yang dibuat tidak mengikut keperluan semasa pelajar. Ketua
panitia perlulah menilai samaada barang tersebut rasional untuk dibeli atau
tidak.

5.2 Perbelanjaan “last minute” juga amat tidak digalakkan dalam prosedur
kewangan. Pengerusi meletakkan tarikh akhir pembelian dan penyerahan
bil adalah pada atau sebelum 15 Oktober 2021 tahun semasa.

5.3 Setiap pembelian perlulah dan wajib diisi bersama nota minta, semak baki
peruntukan melalui Pembantu Tadbir dan perlu mendapatkan kelulusan
pembelian daripada Pengetua terlebih dahulu. Arahan terkini adalah nota
minta perlulah dibuat secara bertaip komputer dan diletakkan softcopy di
komputer pejabat bagi memudahkan urusan semua pihak.

5.4 Perbelanjaan yang melibatkan program peningkatan atau kertas kerja
perlulah mengikut prosedur seperti biasa dengan mengisi nota minta dan
beroleh kelulusan terlebih dahulu daripada Pengetua.

5.5 Setiap pembelian perlu disertakan bersama 3 sebutharga bagi
mengelakkan teguran audit

5.6 Perbelanjaan pada setiap tahun semasa perlulah dibelanjakan secara
berhemah dan baki sebanyak 5% - 10% perlu ditinggalkan untuk
dibelanjakan pada tahun akan datang.

5.7 Pembelian kertas A4 putih untuk lembaran kerja atau program peningkatan
sekiranya perlu dengan menggunakan peruntukan panitia secara adil.
Makluman

III. Prosedur Kewangan Terkini

6. Pengerusi meminta Pn. Norsafariza Binti Nordin selaku Pembantu Tadbir yang
menguruskan kewangan bagi memaklumkan prosedur kewangan terkini kepada
semua ahli mesyuarat. Di antara prosedur yang perlu dipatuhi adalah seperti
berikut :

6.1 Sebelum pembelian dibuat, pegawai yang memohon perlu mengisi nota
minta disertakan bersama semakan baki peruntukan semasa melalui
Pembantu Tadbir Kewangan untuk membuat sebarang pembelian dan

seterusnya pegawai berkenaan perlu mendapatkan kelulusan daripada
Ketua Jabatan.
6.2 Seterusnya, pegawai berkenaan perlu mendapatkan 3 sebutharga
daripada syarikat-syarikat untuk membuat pembelian. Pihak sekolah perlu
membuat pilihan bagi syarikat yang menawarkan harga yang lebih rendah
di antara ketiga-tiga syarikat bagi membekalkan barang yang diperlukan.
6.3 Setelah syarikat telah dipilih, pihak sekolah akan mengeluarkan Pesanan
Sekolah kepada syarikat yang terpilih.
6.4 Berkenaan dengan permohonan barang yang melibatkan kertas kerja,
pemohon perlulah sertakan bersama salinan kertas kerja, nota minta, dan
3 sebutharga seperti prosedur biasa bagi pembelian bukan melalui kertas
kerja.

Makluman

IV. Kedudukan Aset dan Stor

7. Pengerusi meminta Pn. Norsafariza binti Nordin untuk membentangkan
kedudukan aset dan stor sehingga 31 Mac 2021 untuk makluman kepada semua
ahli mesyuarat. (Rujuk lampiran)
Tindakan : Pembantu Tadbir

V. Pembentangan Prestasi Penerimaan Dan Perbelanjaan Berakhir 31/03/2021

8. Pengerusi meminta Pn. Norsafariza binti Nordin membentangkan kedudukan
akaun sekolah sehingga 31 Mac 2021 untuk memaklumkan kepada semua ahli
mesyuarat.(Rujuk lampiran)
Tindakan : Pembantu Tadbir

VI. Laporan Audit

9. Pengerusi memaklumkan bahawa Kewangan pada tahun 2020 SMK Tokai telah
diserahkan kepada Juruaudit di Bahagian Audit Sekolah Cawangan Kedah dan
telah memperolehi keputusan status Baik.
Makluman

10. Terdapat beberapa teguran yang perlu semua pihak mengambil maklum bagi
mengelakkan teguran tersebut berlaku lagi di tahun yang akan datang.

10.1 Perlu membuat permohonan ICT bagi peralatan yang perlu dibuat
permohonan kepada pihak JPICT di JPN mengikut prosedur yang telah
disediakan. Pihak sekolah juga perlu sedia maklum bahawa sebarang
wang peruntukan atau bantuan yang dikreditkan ke akaun sekolah dan
dibelanjakan dengan membeli peralatan ICT, semua peralatan tersebut
perlu mendapatkan kelulusan pihak JPN Kedah.

Makluman

10.2 Setiap baucar yang melibatkan pembayaran bagi caj bank, pihak sekolah
perlulah sertakan bersama dengan penyata bank yang terdapat caj yang
dikenakan tersebut dan dicop salinan ini diakui sah oleh Tuan Pengetua.

Makluman

VII. Hal-hal lain

Tiada

VIII. Penutup

11. Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat
di atas komitmen dan kerjasama demi untuk meningkatkan prestasi pengurusan
kewangan SMK Tokai.
Makluman

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang

Disediakan oleh : Disemak oleh :

…………S……af…a…ri…za………………. ………H…a…ri…da…n………

( NORSAFARIZA BINTI NORDIN ) ( HARIDAN BIN YOB)
Setiausaha, Penolong Kanan Pentadbiran,
SMK Tokai SMK Tokai

Disahkan oleh :

…………Ja…li…a…h ……….

( JALIAH BT. JUEWANI)
Pengetua Cemerlang,
SMK Tokai

LAPORAN KEDUDUKAN ASET & STOR

PERUNTUKAN DI AKAUN KERAJAAN

PRESTASI PENERIMAAN DAN PERBELANJAAN BERAKHIR 30.06.2021

BIL PERUNTUKAN SUBSIDIARI BAKI JUMLAH TERIMAAN PERBELANJAAN BAKI
1 Sains 2020 TERIMAAN PERUNTUKAN (RM) PADA
(RM) PERUNTUKAN PELARASAN *D* 19.05.2021
KPM (2021) (RM)
*A* KPM 1162.00
(RM) (2021) *E =
116.75 (RM) A+B+C-D
*B*
*C* *
2002.24
0.00 956.99

2 Matematik 2444.30 1501.66 0.00 0.00 3945.96

3 Bahasa Inggeris 2652.15 1501.66 0.00 0.00 4153.81
0.00 0.00 1271.65
4 Sivik dan 1271.65 0.00 0.00 0.00 700.00
Kewarganegaraan 0.00 0.00 2657.36

Teras Asas Sains 0.00 700.00
Komputer

5 Bahasa Melayu 1739.67 917.69

6 Pendidikan Islam 242.69 917.69 0.00 836.00 324.38

7 Pendidikan Moral 58.33 583.97 0.00 150.00 492.30

8 Sejarah 761.23 917.69 0.00 470.00 1208.92
4038.01 5323.36 0.00 1500.00 7861.37
9 Rekabentuk dan 1450.03 1982.68 0.00 3432.71
Teknologi 880.51 608.39 0.00 0.00 1488.90
101.64 532.33 0.00 0.00 633.97
10 Pendidikan 778.79 312.64 0.00 0.00 1091.43
Jasmani 335.28 144.11 0.00 0.00 479.39
Wajib 543.02 332.50 0.00 0.00 875.52
Pendidikan Seni 169.38 0.00 0.00 250.58
11 Visual 286.50 81.20 0.00 0.00 383.10
364.72 96.60 0.00 0.00 1075.22
12 Geografi 710.50 0.00

13 Tambahan Bahasa Cina
Komunikasi

14 Bahasa Asing Bahasa Arab
Komunikasi

15 Elektif 1 Pendidikan Seni
Visual

16 Tasawwur Islam

17 Matematik
Tambahan

18 Sains Pertanian

19 Membuat Perabot 116.20 5390.00 0.00 0.00 5506.20

20 Fizik 2.80 1046.50 0.00 252.40 796.90

21 Biologi 2.70 1046.50 0.00 82.00 967.20

22 Kimia 4.10 1046.50 0.00 0.00 1050.60

23 Prinsip Akaun 0.80 133.00 0.00 0.00 133.80

PRESTASI PENERIMAAN DAN PERBELANJAAN BERAKHIR 30.06.2021

BIL PERUNTUKAN SUBSIDIARI BAKI JUMLAH TERIMAAN PERBELANJAAN BAKI
2020 TERIMAAN PERUNTUKAN (RM) PADA
(RM) PERUNTUKAN PELARASAN 19.05.2021
KPM (2021) *D* (RM)
*A* KPM
(RM) (2021) *E =
(RM) A+B+C-D
*B*
*C* *

24 Bantuan LPBT/LPK 64.19 13824.30 0.00 12528.50 1359.99
305.35 1578.85 0.00 294.00 1590.20
25 Perkapita Bimbingan dan 2938.88 3999.80 0.00 505.05 6433.63
Bukan Kaunseling 1358.01 4307.00 0.00 0.00 5665.01

26 Matapelajaran Pusat Sumber
Sekolah

27 Bantuan
Kokurikulum

28 KWAPM 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

29 Yuran Khas 4300.67 2526.30 0.00 0.00 6826.97
Sekolah (YKS) 3600.00 0.00 3600.00 0.00
0.00 0.00
30 Elaun Murid Khas 0.00 0.00 0.00 0.00
(EMK) 1684.20 0.00 0.00 2736.45
2786.00 0.00 0.00 3238.38
31 Bantuan Pakaian 0.00 1671.60 0.00 0.00 5884.28
Seragam 1671.60 0.00 1668.80 1111.78
Bantuan 1671.60 0.00 0.00 4483.68
Bantuan Sukan 34700.00 34700.00
32 Persekolahan Sekolah (BSS) 1052.25 0.00

Lain BBTP - Kertas
Ujian
33 452.38

34 BBTP - Kegiatan 4212.68
P.Islam/Moral

35 BBTP - Sukan 1108.98
Tahunan Sekolah

36 BBTP - 2812.08
Kokurikulum

37 Bantuan Awal 0.00
Persekolahan

38 Faedah Bank 481.27 348.91 0.00 15.00 815.18

Program

Pelbagai Kecemerlangan

39 Akademik 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

(Pendidikan

Islam)

PERUNTUKAN DI AKAUN SUWA

PRESTASI PENERIMAAN DAN PERBELANJAAN BERAKHIR 30.06.2021

BIL PERUNTUKAN SUBSIDIARI BAKI JUMLAH TERIMAAN PERBELANJAAN BAKI
2020 TERIMAAN PERUNTUKAN (RM) PADA
(RM) 19.05.2021
2021 TAMBAHAN *D* (RM)
*A* (RM) (2021)
(RM) 0.00 *E =
1 Kokurikulum 18.00 *B* 0.00 A+B+C-D *
*C* 0.00
2 Kertas Ujian 30.00 0.00 0.00 0.00 18.00
0.00 0.00 0.00 30.00
3 Insurans 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
4 MSSM 0.00 0.00 0.00 18.00

5 Sukan Tahunan 18.00 0.00

6 Pelbagai Kegiatan P. Islam 18.00 0.00 0.00 0.00 18.00
/ P.Moral 0.00

7 Deposit kantin 1100.00 0.00 0.00 0.00 1100.00

8 Kantin 5598.68 0.00 0.00 1613.80 3984.88

9 Lain - Lain (DTP 426.31 0.00 0.00 426.31
Aman)

10 Zakat 261.88 0.00 0.00 261.88

Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :

Safariza Jaliah
...........................
.....................................
Norsafariza binti Nordin Jaliah binti Juewani
Pengetua Cemerlang
Pembantu Tadbir N19 SMK Tokai

SMK Tokai