หน่วยที่ 7 สมุดเงินสด 2 ช่อง สาระสำคัญ สมุดเงินสด 2 ช่อง เป็นการนำรายการค้าที่เกิดขึ้นมาบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับเงินสด เช่น ซื้อสินทรัพย์ เป็นเงินสด รับรายได้เป็นเงินสด จ่ายค่าใช้จ่ายเป็นเงินสด และจ่ายชำระหนี้เป็นเงินสด เป็นต้น ซึ่งรายการค้าที่ เกิดขึ้นจะมีความเกี่ยวข้องกับเงินสด การที่จะบันทึกบัญชีรายการที่เป็นเงินสดทุกรายการในสมุดรายวันทั่วไป จะมีความซ้ำซ้อนและเสียเวลามาก อีกทั้งยังต้องผ่านรายการเงินสดทุกรายการในสมุดรายวันทั่วไปไปยังบัญชี แยกประเภทด้วย ดังนั้น เพื่อเป็นการแก้ปัญหาดังกล่าวจึงนำสมุดรายวันขั้นต้นที่ทำการบันทึกเฉพาะรายการที่ เกี่ยวข้องกับเงินสดเท่านั้นมาใช้บันทึกบัญชีแทนสมุดรายวันทั่วไป เรียกว่า สมุดเงินสด 2 ช่อง
ความหมายของสมุดเงินสด 2 ช่อง สมุดเงินสด 2 ช่อง (Two Columns Cash book) หมายถึง สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่เกี่ยวกับการ รับ-จ่ายเฉพาะรายการที่เป็นเงินสดเท่านั้น จึงไม่ต้องบันทีกในสมุดรายวันทั่วไปอีก รายการใดที่เป็นเงินสดให้ บันทึกในสมุดเงินสด 2 ช่อง รายการใดที่ไม่เกี่ยวช้องกับเงินสดให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ลักษณะของสมุดเงินสด 2 ช่อง สมุดเงินสด 2 ช่อง เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่มีลักษณะคล้ายกับบัญชีแยกประเภททั่วไป และทำหน้าที่ เป็นบัญชีแยกประเภทเงินสดและธนาคาร เมื่อมีการบันทึกรายการในสมุดเงินสด 2 ช่อง รายการที่เป็นเงินสด และธนาคารไม่ต้องผ่านไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปอีก แต่รายการอื่นยังคงต้องผ่านไปบัญชีแยกประเภท เหมือนเดิม ส่วนในช่องเลขที่ใบสำคัญจะมีไว้สำหรับบันทึกเลขที่ของเอกสาร เช่น ในสมุดเงินสดด้านเดบิต (ด้านรับเงิน) จะบันทึกเลขที่ใบสำคัญของกิจการที่ออกให้กับบุคคลภายนอกคือ ใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับ โดยเรียงตามลำดับเลขที่จากน้อยไปหามาก ทางด้านเครดิต (ด้านจ่ายเงิน) จะบันทึกเลขที่เอกสารได้รับจาก บุคคลอื่นมา เช่น ใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญจ่าย การบันทึกเลขที่ใบสำคัญเพื่อใช้ในการอ้างอิงและตรวจสอบ ที่มาของการบันทึกบัญชีว่าเกิดขึ้นจากรายการใด ซึ่งได้จากเอกสารที่อ้างอิงในช่องเลขที่ใบสำคัญ รูปแบบและการบันทึกรายการในสมุดเงินสด 2 ช่อง โดยทั่วไปจะมีรูป 2 แบบ ตามกรณี ดังนี้ กรณีที่ 1กิจการไม่มีเงินฝากธนาคาร กิจการจะมีการรับและจ่ายเป็นเงินสดเท่านั้นช่องบันทึกจำนวน เงินจึงมีช่องเดียวแบ่งเป็นด้านเดบิตและด้านเครดิต เขียนรูปแบบได้ดังนี้ ขั้นตอนการบันทึกรายการในสมุดเงินสด 1 เขียนคำว่า "สมุดเงินสด" กลางหน้ากระดาษ 2 เขียนเลขที่หน้าไว้ทางด้านขวามือ
รายการที่บันทึกบัญชีด้านเดบิต (ด้านการรับเงิน) 3 เขียน พ.ศ. เดือน วันที่ 4 เขียนเลขที่ใบสำคัญรับ หรือใบเสร็จรับเงินของกิจการ 5 เขียนชื่อบัญชีที่เกิดรายการ (ด้านรับเงิน) เช่น รายได้.. 6 เขียนเลขที่บัญชีที่เกิดรายการ (ด้านรับเงิน) เช่น 401 7 เขียนจำนวนเงินในช่องเดบิต รายการที่บันทึกบัญชีด้านเครดิต (ด้านการจ่ายเงิน) 8 เขียน พ.ศ. เดือน วันที่ 9 เขียนเลขที่ใบสำคัญจ่าย หรือใบเสร็จรับเงินของบุคคลภายนอก 10 เขียนชื่อบัญชีที่เกิดรายการ (ด้านจ่ายเงิน) เช่น เงินเดือน 11 เขียนเลขที่บัญชีที่เกิดรายการ (ด้านจ่ายเงิน) เช่น 501 12 เขียนจำนวนเงินในช่องเครดิต ตัวอย่างที่ 1 ข้อมูลร้านเพลินสปามีดังนี้ (เลขที่ใบสำคัญเรียงจากน้อยไปหามาก) 2558 มีนาคม 1 ยอดคงเหลือยกมาได้แก่ เงินสด 160,000 บาท อุปกรณ์ 80,000 บาท เจ้าหนี้-ร้านนาโน 24,000 บาท 4 จ่ายค่าเช่าร้านเป็นเงินสด 5,000 บาท 8 รับรายได้ค่าบริการนวดไทย 84,000 บาท 12 ซื้ออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการนวดอโรม่าเป็นเงินเชื่อจากร้านนาโน 50,000 บาท 15 จ่ายค่าสาธารณูปโภคเป็นเงินสด 25,000 บาท 18 ถอนเงินสดไปใช้ส่วนตัว 17,000 บาท 25 จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้ 50,000 บาท 27 รับเงินค่าบริการนวดอโรม่า 70,000 บาท
31 จ่ายเงินเดือนพนักงานทั้งหมด 35,000 บาท ให้ทำ สมุดรายวันทั่วไปสมุดเงินสดและบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง กรณีที่ 2 กรณีกิจการมีเงินฝากธนาคาร ดังนั้น สมุดเงินสดจึงเป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้บันทึก รายการทั้งรับเงินสดและจ่ายเงินสดไว้ในเล่มเดียวกัน สมุดเงินสดเป็นทั้งสมุดรายวันขั้นต้นและสมุดบัญชีแยก ประเภททั่วไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคารเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีต้องหายอดคงเหลือยกไปของ บัญชีเงินสดและบัญชีเงินฝากธนาคาร เช่นเดียวกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปสมุดเงินสดในกรณีนี้จะมี รูปแบบเหมือนกรณีที่ 1 แต่จะมีช่องเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งช่องทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตธนาคารเรียกว่าสมุดเงินสด 2 ช่อง เขียนรูปแบบได้ดังนี้ การบันทึกรายการในสมุดเงินสด 2 ช่อง มีขั้นตอนดังนี้ 1 เขียนคำว่า "สมุดเงินสด 2 ช่อง" กลางหน้ากระดาษ และเขียนเลขที่หน้าไว้ด้านขวามือ รายการที่บันทึกบัญชีด้านเดบิต 2 เขียน พ.ศ. เดือน วันที่ 3 เขียนเลขที่ใบสำคัญรับ หรือใบเสร็จรับเงินของกิจการ 4 เขียนชื่อบัญชีที่เกิดรายการ (ด้านรับเงิน) เช่น รายได้... 5 เขียนเลขที่บัญชีที่เกิดรายการ (ด้านรับเงิน) เช่น 401 6 เขียนจำนวนเงินด้านเดบิตในช่องเงินสด (กรณีรับเป็นเงินสดหรือเช็คที่ยังไม่นำฝากธนาคาร) 7 เขียนจำนวนเงินด้านเดบิตในช่องธนาคาร (กรณีรับเป็นเช็คและนำฝากธนาคารทันที หรือนำ เช็คที่ได้รับมาแล้วฝากธนาคาร) รายการที่บันทึกบัญชีด้านเครดิต 8 เขียน พ.ศ. เดือน วันที่
9 เขียนเลขที่ใบสำคัญจ่าย หรือใบเสร็จรับเงินของบุคคลภายนอก 10 ชื่อบัญชีที่เกิดรายการ (ด้านจ่ายเงิน) เช่น เงินเดือน 11 เขียนเลขที่บัญชีที่เกิดรายการ (ด้านจ่ายเงิน) เช่น 501 12 เขียนจำนวนเงินด้านเครดิตในช่องเงินสด (กรณีที่จ่ายเป็นเงินสด) 13 เขียนจำนวนเงินด้านเครดิตในช่องธนาคาร (กรณีที่จ่ายเป็นเช็ค) หมายเหตุ กรณีที่นำเงินสดหรือเช็คธนาคาร (เงินสดในมือลดลงและเงินฝากธนาคารเพิ่มขึ้น) หรือถอนเงินจาก ธนาคาร (เงินสดในมือเพิ่มขึ้น และเงินฝากธนาคารลดลง) เป็นการรับเงินและจ่ายเงินในคราวเดียวกันจะต้อง บันทึกบัญชีทั้งสองด้าน และในช่องเลขที่บัญชีให้เขียนตัว C ลงทั้งสองด้าน ตัว (C ย่อมาจาก Contra หมายถึง เป็นบัญชีด้านตรงข้ามกันระหว่างเงินสดกับธนาคารในสมุดเงินสด 2 ช่อง) คำศัพท์บัญชี ศัพท์บัญชี ศัพท์ภาษาอังกฤษ สมุดเงินสด 2 ช่อง Two Columns Cash book) บัญชีด้านตรงข้ามกันระหว่างเงินสดกับธนาคาร Contra หรือ C