รายงานสำนักงานไร้กระดาษ/นางสาวสุชาดา กล้าจงยิ่ง

รายงาน เรื่อง สำนักงานไร้กระดาษ จัดทำโดย นางสาวสุชาดา กล้าจงยิ่ง รหัสประจำตัว 66302150018 เสนอ อาจารย์สูไฮยา ปิยา รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชางานสำนักงานเชิงปฏิบัติการ (30200-0026) ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยสารพัดช่างกระบี่

ก คำนำ รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาสำนักงานเชิงปฏิบัติการ (30200-0026) ชั้น ปวส.1 จัดทำขึ้นเพื่อให้ได้ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับสำนักงานเชิงปฏิบัติการ และได้ศึกษาอย่างเข้าใจเพื่อเป็นประโยชน์ กับการเรียน ผู้จัดทำหวังว่า รายงานฉบับนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน หรือนักเรียน นักศึกษา ที่กำลังหา ข้อมูลเรื่องนี้อยู่ ผู้จัดทำหวังว่ารายงานฉบับนี้จะให้ความรู้และเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านทุก ๆ ท่าน หากมี ข้อแนะนำหรือข้อผิดพลาดประการใด ผู้จัดทำขอน้อมรับไว้และขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย ผู้จัดทำ นางสาวสุชาดา กล้าจงยิ่ง รหัสประจำตัว 66302150018

ข สารบัญ เรื่อง หน้า สำนักงานไร้กระดาษ คืออะไร 9 ขั้นตอนสู่เป้าหมายการเป็นสำนักงานไร้กระดาษ ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( PAPERLESS WORK ) ในยุค 4.0 เปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ทำได้จริงหรือไม่? “ธุรกิจไร้กระดาษ” สร้างได้อย่างไร ทำไมทุกองค์กรถึงสนใจ? เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร การพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘PAPERLESS’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร บรรณานุกรม

1 สำนักงานไร้กระดาษ คืออะไร สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) คือ แนวคิดสู่การบริหารจัดการงานเอกสาร โดยลดทอน การใช้กระดาษจริงให้เหลือน้อยที่สุด โดยหันมาใช้ “เอกสารดิจิทัล” ร่วมกับโซลูชันจัดระเบียบไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นหมวดหมู่ ทำให้ง่ายต่อการค้นหา และช่วยให้ประหยัดทั้งงบประมาณ พื้นที่จัดเก็บ และ เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ประโยชน์ของการทำระบบ Paperless ในองค์กร ประหยัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ การจัดเก็บ และการกระจายเอกสาร เมื่อองค์กรเดินหน้าเพื่อนำระบบ Paperless เข้ามาปรับใช้ จะสามารถช่วยลดการใช้กระดาษและ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานพิมพ์ได้ในทันที ส่งผลให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้หลากหลายทาง ไม่ว่าจะ เป็น ต้นทุนด้านการพิมพ์เอกสาร, ต้นทุนการใช้แมสเซนเจอร์สำหรับจัดส่งเอกสาร, ต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล ในการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงยังช่วยให้ภายในสำนักงานมีพื้นที่ที่เพิ่มมากขึ้น เพราะไม่จำเป็นจะต้องใช้พื้นที่ใน การจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป นอกจากนี้ยังสามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารให้รวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม อีกด้วย เพิ่มประสิทธิภาพ และความยืดหยุ่นในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร นอกเหนือจากต้นทุนที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัดแล้ว ในแง่ของประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นด้านการ ทำงาน ก็เป็นอีกหนึ่งประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยจากการนำระบบ Paperless เข้ามา ปรับใช้ เพราะระบบงานเอกสารในรูปแบบดิจิทัลจะมีโซลูชันการจัดการอัจฉริยะเข้ามาช่วยรองรับ ทำให้ สามารถจัดการกับไฟล์เอกสารให้มีความเป็นระเบียบ ในขณะเดียวกันยังช่วยให้การกระจายงานสามารถทำได้ อย่างง่ายดาย เพราะสะดวกต่อการแชร์ แก้ไข และทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ผ่านระบบเอกสารกลาง นั่นเอง ช่วยขจัดปัญหาพื้นที่การจัดเก็บที่ไม่เพียงพอ เพิ่มพื้นที่ใช้สอย งานเอกสารดิจิทัล คือแนวทางที่จะเข้ามาช่วยขจัดความสิ้นเปลืองด้านการใช้พื้นที่ภายในสำนักงาน ไปกับการทำห้องหรือชั้นวางสำหรับเอกสารในรูปแบบกระดาษที่ยากจะดูแล เพราะทุกอย่างจะถูกแปลงให้อยู่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และอัปโหลดเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะชำรุด สูญหาย หมึก จาง จนทำให้เกิดปัญหาระหว่างทำงานได้ ลดอัตราการสูญหายของเอกสาร ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ระบบเอกสารแบบ Paperless จะมาพร้อมกับระบบการจัดการเอกสารที่รวบรวมเอกสารไว้ในที่ เดียวกัน (Single Source Of Truth) และโซลูชัน AI ที่ครอบคลุม จึงทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและค้นหาข้อมูล2

2 จากเอกสารต่าง ๆ ที่ต้องการ อีกทั้งยังมี aiNLP ที่เข้าใจภาษามนุษย์อย่างเป็นธรรมชาติ พร้อมด้วยระบบรักษา ความปลอดภัยขั้นสูง จึงรับประกันได้ว่าจะไม่มีปัญหาในเรื่องข้อมูลรั่วไหล สูญหาย หรือหาเอกสารไม่เจออย่าง แน่นอน สร้างความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมสู่การเป็นธุรกิจที่ยั่งยืน อีกหนึ่งประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ คือในเรื่องของการทำ CSR ซึ่งเป็นนโยบายสำคัญที่ทั่วโลกกำลัง ตื่นตัว เพราะการประกอบธุรกิจจะต้องเป็นมากกว่าการทำเพื่อองค์กร แต่ต้องคืนกำไรสู่ชุมชนไปพร้อม ๆ กัน จึงทำให้การปรับ Workflow เข้าสู่ระบบ Paperless กลายเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์ เนื่องจากจะช่วยลด ผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการผลิตกระดาษที่ต้องมีการตัดไม้ทำลายป่า, การใช้ น้ำปริมาณมากเพื่อผลิตกระดาษ ตลอดจนการขนส่งและการกำจัดของเสียที่ทำให้เกิด Carbon Footprint ที่ ส่งผลกระทบต่อสภาพอากาศ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นปัจจัยที่องค์กรของคุณสามารถช่วยลดการสร้างผลกระทบได้ โดยการหันมาใช้แนวทางที่มีความยั่งยืนต่อประโยชน์ส่วนรวม จะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงแนวทางจัดการเอกสาร สู่ระบบ Paperless นั้นมีข้อดีมากมายให้ได้ มากกว่าความสะดวกและประสิทธิภาพด้านการทำงาน เพราะครอบคลุมไปถึงการมีส่วนร่วมด้านความยั่งยืน ของสิ่งแวดล้อมในระยะยาว โดยโซลูชันการจัดการเอกสารในสมัยนี้ เรียกได้ว่ามีให้เลือกหลากหลายประเภทและมีแพ็กเกจราคาที่ แตกต่างกันออกไป แต่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดก็ต้องเป็นโซลูชันที่มีเทคโนโลยีอัจฉริยะอย่าง AI เข้ามาช่วย ทำงาน เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ตัวระบบยังมีการเรียนรู้และพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง จึงทำให้ การค้นหาเอกสาร (Document Search) สะดวกและง่ายกว่าที่เคย อีกทั้งยังสามารถนำไปประยุกต์ในงาน บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

3 สร้างระบบ Document Search ด้วยเทคโนโลยี AI ให้ประโยชน์ได้มากกว่า แยกหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการค้นหา ด้วยโปรแกรมจัดการองค์ความรู้ที่รวดเร็ว แม่นยำ ผ่านอัลกอริทึมของ AI ที่ สามารถวิเคราะห์ พร้อมดึงข้อมูลเอกสารได้อย่างอัตโนมัติ ทำให้สามารถสร้างดัชนีการชี้วัด จัดหมวดหมู่ เอกสาร และค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ aiNLP ในการประมวลผล ทำให้สามารถเข้าใจและตีความภาษามนุษย์ได้อย่างเป็นธรรมชาติ จึงช่วยให้การ ค้นเอกสารกลายเป็นเรื่องที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น ในขณะเดียวกันยังช่วยเพิ่มองค์ความรู้ให้กับ AI ให้นำไปพัฒนา ต่อยอดเพื่อความเข้าใจในภาษาให้มากขึ้น ส่งผลให้สามารถช่วยค้นหาตามบริบทของคำถามได้อย่างแม่นยำ มากกว่าเดิม ใช้เทคโนโลยี AI-OCR เข้ามาช่วย เพื่อให้ระบบ AI สามารถแปลงเอกสารหรือภาพได้อย่างชัดเจน โดยทำการ สแกนออกมาเป็นข้อความที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ พร้อมช่วยประหยัดเวลาในการเปลี่ยนกระบวนการ ทำงานเอกสารแบบเดิม ๆ ให้เข้าสู่ระบบ Paperless ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสืบค้นข้อมูลอัจฉริยะ รองรับการค้นหาทั้งแบบคีย์เวิร์ดและการหาคำตอบ โดยโปรแกรมจัดการ องค์ความรู้จะไฮไลท์คำตอบมาให้แบบอัตโนมัติ แถมยังสามารถนำไปสร้างเป็นระบบ Search Engine ไว้ใช้ งานในองค์กร เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น รวมไปถึงการสร้างระบบ Customer SelfService บนเว็บไซต์และแอปพลิเคชันต่าง ๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงอีก ด้วย

4 9 ขั้นตอนสู่เป้าหมายการเป็นสำนักงานไร้กระดาษ ยกระดับธุรกิจด้วยระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ กว่า 50 ปีแล้วที่คำว่า “Paperless Office” ถูกนำมาใช้บรรยายวิวัฒนาการของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีที่ จะเข้ามาเปลี่ยนโฉมสถานที่ปฏิบัติงาน แต่การกำจัดกระดาษออกไปอย่างสิ้นเชิงนั้นดูไม่ใช่เรื่องง่ายในเชิงปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ระดับอัจฉริยะ จะทำให้คุณสามารถพัฒนาธุรกิจให้ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่ม ความสามารถในการทำงานมากกว่าเดิม โดยทาง RICOH ได้รวบรวม 9 เคล็ดลับเพื่อให้ธุรกิจก้าวสู่โลกไร้กระดาษได้มากยิ่งขึ้น ได้แก่ ⦁ ระบุจำนวนกระดาษ ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณกำลังใช้กระดาษอย่างไรบ้าง ใช้ปริมาณเท่าไร จัดเก็บ กระดาษกันอย่างไร และการพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษของคุณนั้นเกิดค่าใช้จ่ายเท่าไร? การมีข้อมูลเหล่านี้เพื่อ5 5

5 ใช้เป็นข้ออ้างอิง จะช่วยให้คุณสามารถระบุวิธีแก้ปัญหา และประเมินความก้าวหน้าของเป้าหมายทางธุรกิจนี้ ได้ดียิ่งขึ้น ⦁ เปลี่ยนพฤติกรรมการพิมพ์ การทำงานในรูปแบบที่เอาแต่สั่งพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษจากเครื่องพิมพ์มาค้างอยู่ในกระบะเอกสาร จนสุดท้ายหาเจ้าของไม่ได้ก็ต้องมาอยู่ที่ถังขยะนั้นถือเป็นลักษณะพฤติกรรมของพนักงานที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพราะเป็นขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายเกินไป ดังนั้น ถ้าเราหันมาใช้เทคโนโลยีอัจฉริยะที่เปิดให้จัดการผู้ใช้ ด้วย การบังคับให้ใส่รหัสผ่านเพื่อให้เอกสารออกมาจากเครื่องพิมพ์อีกทีหนึ่ง กรณีที่ผู้ใช้ไม่ได้มากดรับเอกสารที่ เครื่องภายใน 24 ชั่วโมง ก็จะถูกลบออกจากคิวงานพิมพ์เป็นต้นนั้น พบว่าสามารถลดค่าใช้จ่ายต่อเดือนได้ถึง ประมาณ 15% ⦁ คิดนอกกรอบด้วยโซลูชั่นแบบฮาร์ดแวร์ พนักงานมักสั่งพิมพ์เอกสารเพื่อนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลกับอย่างอื่น ดังนั้นการจัดหาหน้าจอมอนิเตอร์สอง จอให้พนักงาน จะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์งานในรูปกระดาษได้จากการที่สามารถเปรียบเทียบข้อมูล ระหว่างหน้าจอ นอกจากนี้จากผลการวิจัยยังชี้ว่า การมีมอนิเตอร์สองหน้าจอยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการ ทำงาน และให้ประโยชน์ในเชิงความสะดวกในการทำงานด้วย ⦁ คอยตรวจสอบปริมาณการใช้งาน ด้วยโซลูชั่นการทำบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จะช่วยติดตามการใช้งานที่ไม่ได้สำคัญต่อธุรกิจ เช่น การใช้โซลูชั่น ง่ายๆ อย่าง EZ Charger Xpress จะทำให้ SME ต่างๆ มีข้อมูลการคัดลอก, พิมพ์, สแกน, และส่งแฟกซ์ รวมทั้งสามารถตั้งปริมาณจำกัดการใช้งานของผู้ใช้แต่ละรายได้ ⦁ ใช้แบบฟอร์มอัจฉริยะ แม้ยุคของการกรอบแบบฟอร์มบนกระดาษด้วยปากกาจะยังไม่หายไปง่ายๆ แต่ปัจจุบันก็มีการหันมาใช้ ลักษณะของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือ Smart Form สำหรับทั้งพนักงานและลูกค้ากรอกข้อมูลผ่านระบบ ออนไลน์หรือแท็บเล็ตกันมากขึ้น โดยเฉพาะระหว่างการทำนัดต่างๆ ซึ่งถือเป็นแนวทางที่ฉลาดในการลดการใช้ กระดาษ และยังลดการซ้ำซ้อน หรือการสูญหายของข้อมูลด้วย แต่คุณค่าที่เกิดขึ้นจริงๆ นั้นไม่ได้มีค่าการ ประหยัดค่าใช้จ่ายแต่เพียงอย่างเดียว แต่ยังให้ประสบการณ์ใช้งานอย่างต่อเนื่องและราบรื่นสำหรับทั้งพนักงาน และลูกค้าเองด้วย

6 ⦁ ทำความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมายและมาตรฐาน การจัดการให้สอดคล้องกับกฎหมายหรือข้อกำหนด มาตรฐานที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณนั้น มีอยู่สองทางเลือก ด้วยกัน ได้แก่ การทำความเข้าใจกับสิ่งที่บันทึก (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลการชำระเงิน) ที่กฎหมาย บังคับให้ต้องควบคุมดูแล (หรือเลือกที่จะทำลายแทน) ภายในเวลากี่ปี เป็นต้น ทบทวนนโยบายภายในของธุรกิจเกี่ยวกับการเก็บรักษาใบเสร็จรับเงิน และบันทึกในรูปแบบกระดาษ ซึ่งถ้ายัง ไม่มีนโยบายดังกล่าว ก็สามารถกำหนดขึ้นมาใหม่ได้อย่างง่ายๆ โดยพิจารณาจากรูปแบบการจัดการบันทึกใน รูปดิจิทัลที่อยากจะนำมาใช้แทนกระดาษ ⦁ การลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ การนำระบบ e-Signature มาใช้ทั้งกับตัวลูกค้า และกับการจัดการเอกสารภายในองค์กรด้วยนั้น จะช่วย ประหยัดทั้งเวลาและปริมาณกระดาษที่ใช้ด้วย ดังนั้นจึงควรมองหาทางเลือกของระบบ e-Signature ที่เป็น ส่วนหนึ่งของโซลูชั่นจัดการคอนเทนต์ อย่างเช่น Laserfiche ที่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่สามารถปกป้องการลง ลายมือชื่อแบบดิจิทัลได้ ซึ่ง Laserfiche เองก็ได้การรับรองจาก Victorian Electronic Records Strategy (VERS) ให้นำมาใช้งานได้ทั่วโลกในฐานะที่เป็นมาตรฐานชั้นนำด้านการเก็บภาพ, จัดการ, และเก็บรักษาบันทึก ข้อมูลในรูปอิเล็กทรอนิกส์ ⦁ โซลูชั่นการสแกนอัจฉริยะ การเลือกอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน และซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้ จะทำให้ได้ความสามารถในการ: แปลงเอกสารที่อยู่ในรูปกระดาษ ให้เป็นไฟล์ Word, Excel, PowerPoint หรือไฟล์อื่นที่สามารถค้นหาข้อมูล ได้เพียงแค่ไม่กี่คลิก ส่งไฟล์ไปยังฐานข้อมูลกลางหรือที่อยู่อีเมล์ของคุณได้โดยอัตโนมัติ สแกนส่งข้อมูลขึ้นไปสำรองบนคลาวด์ได้โดยตรง ⦁ บริการจัดการเอกสาร ลองใช้บริการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญอย่าง Managed Document Services (MDS) ทำให้สามารถ เลือกใช้ข้อมูลในตำแหน่ง และรูปแบบที่เหมาะสมได้

7 โดยบริการ MDS จะเริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการจัดการ และโฟลว์เอกสารของคุณ เพื่อเป้าหมายสุดท้าย ในการยกระดับความสามารถในการทำงาน, ลดค่าใช้จ่าย, และใช้ประโยชน์จากข้อมูลให้ได้มากที่สุด ซึ่งจะมี การตรวจสอบและพัฒนากระบวนการตลอดวงจรชีวิตทั้งหมดของเอกสาร ตั้งแต่การสแกนหรือถ่ายรับข้อมูล, จัดการ, แสดงผล, และการจัดเก็บ สำหรับท่านที่ยังฝันถึงสำนักงานที่ไร้กระดาษ การสร้างสถานที่ทำงานไร้กระดาษ หรือลดการใช้และการจัดเก็บกระดาษนั้น ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ เพียงชั่วข้ามคืน หรือเป็นแค่โครงการหนึ่งโครงการเดียว แต่จำเป็นต้องผลักดันอย่างต่อเนื่องในการเฟ้นหา โซลูชั่นดิจิทัล และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสำคัญแก่ผลการทำงานมากกว่าการสร้างขยะ รวมทั้งเปิดใจ รับการเปลี่ยนแปลงแทนที่จะกลัวกับประโยคที่ว่า “ก็เราเคยทำแบบนี้มาตลอด” ที่สำคัญ อย่าฝืนเปลี่ยนแปลงอะไรถ้าผลลัพธ์ออกมาแล้วทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลง เช่น ถ้าคุณ จำเป็นต้องใช้กระดาษและปากกาในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน หรือลูกค้าระบุว่ายังชอบการใช้ กระดาษอยู่ คุณก็อาจมองหาทางเลือกอื่นเพื่อทำให้งานดังกล่าวเป็นไปในแนวทางเดียวกับระบบการจัดการ เอกสารของคุณได้ เป็นต้น

8 ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( PAPERLESS WORK ) ในยุค 4.0 ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( Paperless Work ) ในยุค 4.0 เป็นที่ทราบดีอยู่แล้วว่าปัจจุบันเราเข้าสู่สังคมยุคที่เรียกว่า ยุค 4.0 (4.0 Era) ซึ่งโดยนิยามหมายถึงการ ทำงานในลักษณะของ Smart Automation เราสามารถจัดการงานต่างๆ บนปลายนิ้ว ตัวอย่างที่ใกล้ตัว เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินผ่านทาง Mobile Banking การสั่งซื้อสินค้าทาง Online หรือ การจัดการกับ อุปกรณ์ต่างๆ ผ่านทาง Mobile Application เป็นต้น วิวัฒนาการจากยุค 1.0 ถึง 4.0 ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษในยุค 4.0 จะเห็นว่า การทำงานในยุค 4.0 เป็นยุคของการทำงานโดยไม่มีกระดาษ ( Paperless Work ) โดย เปลี่ยนเป็นการใช้ Electronic Request ผ่านทางคอมพิวเตอร์ หรือ อุปกรณ์ Smart Device ต่างๆ บน เครือข่ายที่มีความเร็วสูง เราสามารถทำธุรกรรมการเงินโดยไม่จำเป็นต้องกรอกเอกสารกระดาษ เราขายสินค้า ได้โดยไม่ต้องทำ Catalog หรือ Brochure ที่เป็นกระดาษ หรือแม้กระทั่งในการยื่นภาษีปัจจุบันยังเป็นรูปแบบ อิเล็คโทรนิค การยื่นแบบ หรือ เอกสารประกอบก็ส่งในรูปแบบ Paperless เป็นต้น ก่อนที่จะกล่าวถึงการทำงานในรูปแบบไร้กระดาษ ( Paperless ) ผมขออ้างอิงนิยามระบบการทำงาน ไร้กระดาษ จาก Wikipedia ดังนี้ “A paperless office (or paper-free office) is a work environment in which the use of paper is eliminated or greatly reduced. This is done by converting documents and other papers into digital form, a process known as digitization. Proponents claim that “going paperless” can save money, boost productivity, save space, make documentation and information sharing easier, keep personal information more secure, and help the environment.” “สำนักงานไร้กระดาษ (หรือ สำนักงานปราศจากกระดาษ) เป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่ตัดการใช้ หรือ ลดการใช้กระดาษ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการแปลงเอกสารในรูปแบบกระดาษเป็นในรูปแบบดิจิทัล และ ผ่านการดำเนินการในรูปแบบดิจิทัล การไปสู่สำนักงานไร้กระดาษจะช่วยให้ประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการ ทำงาน และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ทั้งยังสามารถทำให้การแชร์ข้อมูลและเอกสารง่ายขึ้น รวมถึงการเก็บข้อมูล ส่วนบุคคล ปลอดภัยขึ้น ทั้งยังช่วยเรื่องการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วย”

9 ก่อนอื่นลองมาดูกระบวนการทำงาน (Work Process) ของหน่วยงานต่างๆ หรือ บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะเป็น เรื่องใดก็ตาม เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การจัดการผลิต การจัดการขาย การจัดการด้านการเบิกจ่าย เป็นต้น และ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการที่ดำเนินการด้วยกระดาษ (Paper-based Process) หรือ กระบวนการไร้กระดาษ ( Paperless Process ) ก็ย่อมต้องมีขั้นตอนเหล่านี้ทั้งสิ้น เพียงแต่วิธีการในการดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ จะ ไม่เหมือนกัน WOLF Approve การจัดทำคำขอ (Request) ขั้นตอนที่ 1 : การจัดทำคำขอ (Request) เป็นการสร้างข้อมูลสำหรับเริ่มกระบวนการ เช่น กรอกแบบฟอร์มใบคำขอ หรือ การพิมพ์ใบคำขอต่อ ต่างๆ ในเครื่องแต่พิมพ์ออกมา หรือ เป็นกระบวนการกรอกแบบออนไลน์ผ่าน E-Form เช่น การทำเรื่องขอ อนุมัติเบิกค่าใช้จ่าย การขออนุมัติลา การขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น ขั้นตอนที่ 2 : การตรวจสอบ และ อนุมัติ (Review and Approve) เป็นขั้นตอนการตรวจสอบว่าข้อมูลที่ให้ดำเนินการจัดเตรียมมาถูกต้องหรือไม่ มีข้อมูลประกอบ หรือ ต้องเพิ่มข้อมูลในขั้นตอนอื่นๆ และถ้าต้องมีการอนุมัติก็ส่งไปให้ผู้ที่มีอำนาจลงนามลงนามก่อนดำเนินการ ขั้นตอนที่ 3 : การดำเนินการตามคำขอ (Action) เมื่อได้รับอนุมัติแล้วผู้ที่ได้รับมอบหมายก็จะนำสิ่งนั้นไปดำเนินการ เช่น ถ้าเป็นการจัดซื้อจัดจ้างก็ จัดทำใบจัดซื้อ หรือถ้าเป็นการขอเบิกจ่ายก็ทำการจ่ายเงินโดยการโอนเงิน หรือ จัดทำเช็คสั่งจ่าย เป็นต้น ขั้นตอนที่ 4 : การจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน (Store) รายละเอียดของการดำเนินการตั้งแต่การร้องขอไปจนกระทั่งถึงการดำเนินการขั้นสุดท้าย ก็จำเป็นต้อง ถูกจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน เพื่อตรวจสอบต่อไป ตารางเปรียบเทียบการทำงานด้วยกระดาษ (Paper-based) หรือ การทำงานแบบไร้กระดาษ ( Paperless )

10 ขั้นตอน ระบบการทำงานด้วยกระดาษ (Paperbased) ระบบการทำงานไร้เอกสาร ( Paperless ) ขั้นตอนแรก การสร้างคำขอ (Request) 1. กรอกแบบฟอร์มคำขอด้วยมือ 2. กรอกแบบฟอร์มโดยคอมพิวเตอร์และ พิมพ์ออกมา 3. พิมพ์ใบคำขอในรูปแบบบันทึก หรือ จดหมาย 1. กรอกแบบฟอร์มออนไลน์จาก คอมพิวเตอร์ หรือ Smart Device ขั้นตอนที่ 2 การตรวจสอบ และอนุมัติ (Review and Approve) 1. หาข้อมูลประกอบในรูปแบบเอกสารแนบ ไป 2. ต้องส่งเอกสารคำร้องขอ (Request) ไป ให้ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติถึงมือ เพื่อลงนาม อนุมัติด้วยปากกา 1. ดึงข้อมูลประกอบจากระบบที่ เกี่ยวข้องอัตโนมัติ 2. ขั้นตอนการตรวจสอบอาจจะไม่มี หรือลดลงเนื่องจากระบบ คอมพิวเตอร์จะตรวจสอบให้อัตโนมัติ 3. แนบเอกสารประกอบในรูปแบบ Soft File 4. ผู้ตรวจสอบหรืออนุมัติ สามารถ ดำเนินการผ่านออนไลน์ ผ่านทาง คอมพิวเตอร์ หรือ Smart Device ขั้นตอนที่ 3 การดำเนินการ ตามคำขอ (Action) 1. ดำเนินการตามที่ได้ร้องขอ (Request) และ อนุมัติ (Approve) 2. เมื่อดำเนินการเสร็จอาจมีการบันทึก ข้อมูลในเอกสาร 1. ดำเนินการที่ได้รับการร้องขอ (Request) และ อนุมัติ (Approve) โดยในปัจจุบันอาจจมีระบบอัตโนมัติ เช่น AI มาช่วย 2. เมื่อดำเนินการเสร็จการบันทึก ข้อมูลต่างๆ จะทำแบบอัตโนมัติ

ขั้นตอน ระบบการทำงานด้วยกระดาษ (Paperbased) ระบบการทำงานไร้เอกสาร ( Paperless ) ไม่จำเป็นต้องบันทึกในเอกสารที่เป็น กระดาษ ขั้นตอนที่ 4 การจัดเก็บ ข้อมูลไว้ เป็นหลักฐาน (Store) 1. เก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสาร และ มักจะมี การทำสำเนาเอกสารจำนวนมาก 2. การค้นหาข้อมูลเพื่อตรวจสอบภายหลัง ต้องค้นหาจากกระดาษเท่านั้น บางครั้ง อาจจะต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลที่ได้ ดำเนินการไปแล้วเป็นเวลานาน 3. มีความเสี่ยงเรื่องของความปลอดภัยของ ข้อมูลและการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล 1. จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล มี ระบบการจัดหมวดหมู่ (Taxonomy) ที่เป็นระบบ 2. มีระบบการค้นหาข้อมูลที่สามารถ ทำให้การค้นหาข้อมูลต่างๆ ทำได้ รวดเร็วไม่กี่วินาที 3. มีการเข้าถึงข้อมูล (Permission Control) และระบบการตรวจสอบ การเข้าถึงข้อมูล (Audit Log)

12 เปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ทำได้จริงหรือไม่ สำนักงานที่เคยเป็นสถานที่ที่เป็นศูนย์รวมของถาดใส่เอกสาร, ตู้เก็บเอกสาร และเอกสารที่อยู่ใน รูปแบบของกระดาษจำนวนมาก และบ่อยครั้งที่การทำงานของคุณอาจถูกขัดจังหวะโดยหน้าต่างที่ถูกเปิดไว้ใน วันที่สดชื่น,เหตุการณ์หมึกหมดที่ยังคงเป็นฝันร้ายในชีวิตประจำวัน และบางครั้งเครื่องเขียนก็มีค่าพอๆ กับ พนักงาน แต่เดี๋ยวก่อน!!! โชคดีที่วันนี้เรามีCloud Computing หากคุณลองมองไปที่สำนักงานที่ทันสมัย คุณจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อที่จะมองหาชิ้นส่วน ของกระดาษสักชิ้นหนึ่ง เนื่องจากเดสก์ทอปและซอฟต์แวร์ดิจิตอลกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขาไปแล้ว และไม่ว่าจะเป็นคลิปหนีบกระดาษ, ที่ตัดกระดาษ หรือแม้กระทั่งถังขยะที่ใส่เศษกระดาษก็ยังกลายเป็นเรื่อง ของตำนานในอดีต ซึ่งก็ไม่ต่างกันกับน้ำยาลบคำผิดและกาวแบบแท่งที่ใช้สำหรับติดกระดาษ แน่นอนว่า สำนักงานบางแห่งอาจจะยังคงมีการพิมพ์แผ่นตารางทำการ (Spread Sheet) หรือเอกสารแปลกๆ แต่ตอนนี้ ส่วนใหญ่พวกเขาได้มีการปรับเปลี่ยนเป็น "Digital Workplace" ที่อาศัยเครื่องมือทาง Digitalในการทำงาน นี่คือเหตุผลที่นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของ Cloud Computing และงานบริการ (Work Services) ต่างๆ เช่น G Suite ของ Google และ Office 365 ของ Microsoft ที่นำเสนอ Virtual Documents เพื่อสร้าง ประสบการณ์เสมือนกับเราได้เขียนลงบนกระดาษจริงๆ ที่คุณสามารถทำมันขึ้นมา, ส่งและเข้าถึงได้ในทุกที่ที่มี อินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เชื่อมต่อ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะถูกขับเคลื่อนโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมของสำนักงานที่เต็มไป ด้วยกระดาษเท่านั้น แต่ยังเป็นการคำนึงถึงต้นทุนที่เกิดจากการพิมพ์และกระดาษที่ถูกสร้างขึ้นในการดำเนิน

13 ธุรกิจ ซึ่งแท้จริงแล้วทุกอย่างที่ถูกพิมพ์ออกมานั้น มีผลต่อทั้งสิ่งแวดล้อมและต้นทุนด้านการเงิน (Monetary cost) ขององค์กร เรากำลังจะพูดถึง Nirvana Enterprises ที่ถูกขนานนามว่าเป็นสำนักงานที่ไร้กระดาษ (Paperless Office) หรือสำนักงานที่นำดิจิตอลมาปรับใช้ (Digital Office) แต่มันจะเป็นเพียงเรื่องเล่าทาง ธุรกิจหรือเรื่องจริง อย่างไร? ลองมาดูกันต่อ จากมุมมองด้านความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมขององค์กร ตามปกติแล้วสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษเป็น เรื่องที่มีความเป็นไปได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นที่เชื่อกันว่าการใช้กระดาษของพวกเราจากทั่วโลก เพิ่มขึ้นกว่าเท่าตัวในรอบ40 ปีที่ผ่านมา ในขณะที่จำนวนตัวเลขของ ORS Group ยังชี้ให้เห็นว่าพนักงานในส หราชอาณาจักรโดยเฉลี่ยต้องมีการดำเนินการต่างๆ ผ่านกระดาษเป็นจำนวน 10,000 แผ่นต่อปี ซึ่งเทียบเท่า กับกระดาษสี่กล่อง โดยคิดเป็นค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น 40 ปอนด์ แม้ว่าฟังแล้วมันอาจจะดูเหมือนว่าเป็นจำนวนที่ไม่มากนัก แต่จำนวนดังกล่าวจะร้ายแรงยิ่งขึ้น ก็ ต่อเมื่อคุณลองนึกถึงจำนวนของพนักงานทั้งหมดที่มีอยู่ทั่วทั้งสหราชอาณาจักร และยังมีการประมาณการว่า บางส่วนที่มีจำนวน 6,800 แผ่นใน 10,000แผ่นต่อคนนั้น เป็นการใช้อย่างสิ้นเปลืองมากกว่าที่จะเป็นการใช้ งานเพราะความจำเป็น จากมุมมองทางด้านการเงินพบว่า สุดท้ายแล้วการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและการลดปริมาณของ ขยะ จะเป็นประโยชน์มากที่สุดต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเพียงเพราะ ต้องการที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย หรือเพียงแค่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นเงินทุนเพื่อที่จะสามารถนำไป เพิ่มเติมให้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร ที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริงก็ตาม แม้ว่าข้อมูลในรูปแบบดิจิตอล (Digital Data) จะมีความเสี่ยงอยู่บ้างก็ตาม เพราะมันมักก่อให้เกิด ความกังวลด้านความปลอดภัยเสมอ แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่มีอยู่จริงหรือข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบ ดิจิตอล การถือกำเนิดของกฎหมายของสหภาพยุโรปที่ว่าด้วยมาตรการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ส่วนบุคคล หรือ GDPR นั้น ย่อมหมายความว่าบรรดาองค์กรธุรกิจทั้งหลายจะต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวด มากขึ้นในส่วนของสินทรัพย์ทั้งหมดที่ประกอบไปด้วยข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้ (Identifiable Data) วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น "สำนักงานไร้กระดาษ" มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ ยังหมายรวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือ การเลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้ง ที่มีพิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น นอกจากนี้ การสนับสนุนให้พนักงานพิมพ์เฉพาะเมื่อมีความ และให้ทำเช่นนั้นกับทั้งสองด้านของ

14 หน้ากระดาษ ก็จะเป็นวิธีที่จะช่วยลดขยะได้เช่นกัน สุดท้ายแล้วมันก็เป็นเรื่องของการยอมรับและทำตาม หากพนักงานคิดว่ามันเป็นมาตรการเพื่อลดค่าใช้จ่าย เพียงอย่างเดียว พวกเขาก็ไม่อาจถูกชักจูงให้ไปในทิศทางเดียวกันได้อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาเข้าใจว่า ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นสามารถช่วยให้มั่นใจถึงสถานภาพหรือสภาพแวดล้อมของธุรกิจ หรือแม้แต่การนำเงิน ดังกล่าวกลับไปลงทุนในส่วนอื่นๆ ของบริษัท มันอาจจะเห็นผลในทันที เพราะฟังดูสมเหตุสมผลมากกว่า "แทนที่จะกำหนดเป้าหมายเพื่อเป็นการลดค่าใช้จ่ายหรือเพื่อเพิ่มผลกำไรให้กับองค์กร แต่ให้ลองค้นหาสาเหตุ ว่าทำไมพนักงานจึงต้องการที่จะลดปริมาณการใช้กระดาษในสำนักงาน และมีการกำหนดรูปแบบที่สามารถ ดำเนินการได้จริงด้วยเหตุผลเหล่านี้ อย่างไรก็ตามไม่มีใครรับประกันได้ว่า มันจะช่วยในเรื่องของการลดความ ยุ่งเหยิง,การสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น, ลดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซากจำเจ หรือเพียงเพื่อลด ขยะและเป็นบริษัทที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม แต่ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ รวมถึงการ กำหนดเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่พนักงานค้นพบว่ามันมีคุณค่า"Nektar ได้ระบุถึงแนวทางในการลดการใช้ กระดาษในสำนักงาน "หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม" Nektar เติบโตไปอีกขั้นหนึ่งจากคำแนะนำของพวกเขา โดยพนักงานบอกเป็นนัยๆ ว่า ไม่เพียงแต่จะ ปรึกษาหารือเท่านั้น แต่ขอให้ทำเพื่อนำไปสู่การเปลี่ยนแปลง และยังกล่าวเสริมว่า "นี่เป็นขั้นตอนเดียวที่เราไม่ สามารถบรรยายออกมาเป็นคำพูดได้ เพราะเมื่อผู้บริหารพยายามที่จะเปลี่ยนสถานที่ทำงานของพวกเขา โดย ปราศจากการสนับสนุนจากพนักงาน ผลลัพธ์ก็มักไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง อย่างไรก็ดี การให้พนักงานได้พูด หรือแสดงความคิดเห็นจะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่ไม่เพียงแต่จะนำมาปรับใช้เท่านั้น แต่จะยังจะรวมถึง พฤติกรรมที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลง ด้วยเช่นกัน "พนักงานที่คลุกคลีอยู่กับเอกสารเป็นประจำทุกวัน พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีความคิดอยู่แล้วว่าตรงจุดไหนที่มี การทำงานซ้ำซ้อน หรือตรงจุดไหนที่สามารถลดหรือตัดการใช้กระดาษออกไปได้ ดังนั้น การเจาะลึกเข้าไปใน รายละเอียดเหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ" นอกจากนี้ องค์การกองทุนสัตว์ป่าโลกสากล หรือ WWF (World Wide Fund for Nature) ยังเสนอ เคล็ดลับสำคัญ 5 ข้อ เพื่อช่วยในการลดปริมาณการใช้กระดาษภายในสำนักงาน ดังนี้ 1) คิดก่อนพิมพ์ 2) ใช้ให้ครบทั้งสองด้านของหน้ากระดาษ 3) หลีกเลี่ยงการพิมพ์อีเมล หรือการทำสำเนาที่มากเกินไป 4) ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น เครื่องสแกนเนอร์หรืออีเมล

5) รีไซเคิลสิ่งที่คุณใช้ไปและขอให้ใช้กระดาษรีไซเคิล WWF เชื่อว่า หากปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้แล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่จะสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษลงได้ อย่างน้อยร้อยละ 20 จากปริมาณเดิมที่เคยใช้ "สำนักงานไร้กระดาษเป็นเป้าหมายที่ชาญฉลาดและรอบคอบสำหรับธุรกิจที่มีโอกาส แต่มันก็เป็นเป้าหมายที่ ยากเกินจะเอื้อมถึง" หัวข้อนี้เขียนโดย Heinan Landa จากบทความที่ตีพิมพ์ใน Biz Journals "เรายังมีอะไรที่ต้องทำอีกมากมาย ก่อนที่เราจะไปถึงจุดที่ใกล้เคียงกับคำว่า "สำนักงานไร้กระดาษ" อย่าง แท้จริง" เขากล่าวเสริม "เพราะเรื่องในทำนองเดียวกันนี้เคยเกิดขึ้นกับคนรุ่นก่อนที่ไม่พร้อมจะละทิ้ง BlackBerry (มันคือสมาร์ตโฟนยี่ห้อหนึ่ง) หรือแม้แต่ Rolodex (ที่ใส่นามบัตรแบบหมุนได้) ของพวกเขา คน ทั้งหลายที่อยู่ในสำนักงานก็เช่นกัน วันนี้พวกเขาก็ยังไม่พร้อมที่จะละทิ้งกระดาษ" ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่า ในขณะที่มันมีความเป็นไปได้ที่จะลดการใช้กระดาษลงอย่างมีนัยสำคัญ แต่ความฝัน ของสำนักงานไร้กระดาษที่สมบูรณ์แบบอาจจะต้องหยุดอยู่เพียงแค่นั้น……อย่างน้อยก็ในช่วงเวลานี้ 15

16 “ธุรกิจไร้กระดาษ” สร้างได้อย่างไร ทำไมทุกองค์กรถึงสนใจ? ปัจจุบันมีหลายกิจกรรมในการดำเนินชีวิตประจำวัน กำลังถูกขับเคลื่อนภายใต้การพัฒนาของ เทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถ ติดต่อหรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จำเป็นต้องเปลี่ยน วิธีการทำงานให้ยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งมีหลายองค์กรหันมาใช้เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษกระดาษมากขึ้น เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์ สแกน ฯลฯ ทำไม “ธุรกิจไร้กระดาษ” ถึงเป็นเป้าหมาย ขององค์กรยุคใหม่? จากผลการสำรวจของ ABBYY พบว่า “พนักงานบริษัทกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการ ค้นหาเอกสารจากแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า” และยังต้องเผชิญกับปัญหา ข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุน สิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด หลายองค์กรเล็งเห็นช่องโหว่ตรงนี้ จึงหันมาให้ ความสำคัญ ในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และวางเป้าหมายพัฒนาระบบการ ทำงานให้กลายเป็น “ธุรกิจไร้กระดาษ” หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อของ Paperless แต่อย่างไรก็ตามสำหรับบางธุรกิจ ยังคงคิดว่าการเปลี่ยนสู่การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ ยาก หรืออาจจะยังสับสนว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน ถึงจะประสบความสำเร็จได้ วันนี้ Ditto จึงรวบรวมวิธีใน การสร้างธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อเป็นแนวทางให้กับเจ้าของธุรกิจทุกท่าน ได้ในนำไปปรับใช้ในองค์กร 4 ขั้นตอนพื้นฐาน สร้างธุรกิจไร้กระดาษ 1. เลือกกระบวนการที่สามารถใช้ e-Document ได้ สำหรับการเริ่มต้น ควรมองภาพรวมของทุกฝ่ายภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น HR, บัญชี, การตลาด, การขาย หรือแผนกอื่น ๆ แล้วสำรวจจุดที่มักเกิดปัญหาในงานเอกสารอยู่บ่อยครั้ง หลังจากวิเคราะห์กระบวนการ ทั้งหมด จึงค่อยลงรายละเอียดว่า ข้อมูลชนิดใดสามารถเปลี่ยนรูปแบบจากการพิมพ์เอกสาร เป็นเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์ดิจิทัลได้บ้าง ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็น e-Tax Invoice หรือเปลี่ยนใบลงทะเบียน ใบกรอกข้อมูลเป็น e-Form เป็นต้น

17 2. ใช้ระบบซอฟต์แวร์เก็บข้อมูลส่วนกลาง หลังจากทำความเข้าใจว่าเอกสารของฝ่ายใดต้องถูกปรับเปลี่ยนบ้างแล้วนั้น สิ่งสำคัญต่อมาที่ขาดไม่ได้เพื่อให้ การใช้งาน e-Document สมบูรณ์ ก็คือแหล่งจัดเก็บ เพราะข้อมูลประเภทนี้ไม่สามารถเก็บไว้ในตู้และแฟ้ม เอกสารได้เหมือนเดิม ทางองค์กรจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีอย่าง ระบบจัดการเอกสาร ( Document Management System : DMS) เพื่อเข้ามาอำนวยความสะดวกให้บุคลากร ในการจัดเก็บ เรียกใช้ และค้นหา ข้อมูลได้ง่ายขึ้น ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ 3. เพิ่มแรงจูงใจการใช้ระบบจัดการเอกสารให้บุคลากร เพราะช่วงแรกของการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้บุคลากรบางคนเกิดข้อสงสัย หรือปรับพฤติกรรมการใช้งาน ระบบ DMS ไม่ทัน เพราะฉะนั้นองค์กรควรค่อย ๆ ปรับรูปแบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปทีละ ฝ่าย โดยทุกครั้งที่มีการปรับ ทางทีมบริหารจะต้องแจ้งล่วงหน้า และจัดฝึกอบรมวิธีใช้ระบบให้คนในองค์กร อย่างทั่วถึง เพื่อสื่อสารให้บุคลากรเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิม และการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่ 3. กำจัดอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่จำเป็น ในขณะที่องค์กรกำลังเปลี่ยนผ่านไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าคุณจะยังมีอุปกรณ์สำหรับเอกสาร กระดาษ วางเรียงรายอยู่ภายในสำนักงาน ถึงแม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่ได้ส่งผลกระทบอะไรมากนัก แต่คงจะดีกว่า ถ้าองค์กรนำอุปกรณ์ที่เลิกใช้งานแล้วไปก่อให้เกิดประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นการขาย บริจาค หรือส่งต่อให้กับ องค์กรที่ยังจำเป็นต้องใช้สิ่งเหล่านี้ หรือแม้แต่เอกสารกระดาษที่นำเข้าระบบแล้ว ก็จำเป็นต้องทำลายอย่างถูก วิธี เพื่อรักษาข้อมูลของบริษัทไม่ให้เกิดการรั่วไหลโดยไม่จำเป็น จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 ขั้นตอนพื้นฐาน สู่ธุรกิจไร้กระดาษ ดังกล่าวข้างต้น เป็นวิธีไม่ยุ่งยาก แต่เน้นการ พัฒนาแบบค่อยเป็นค่อยไป เพราะปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในองค์กร คือ ให้เวลาบุคลากรได้ปรับตัว แล้วองค์กรจะเติบโตอย่างมั่นคง เมื่อเปลี่ยนแปลงได้สมบูรณ์แล้ว ประโยชน์ที่ตามมาอาจเกินกว่าที่คุณคิดไว้ หากเจ้าของธุรกิจท่านใด อยากหันมาทำงานในรูปแบบ Paperless เราพร้อมบริการ ในเรื่องของการ สแกนและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับทุกขั้นตอน ของทุกธุรกิจ

18 เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร สำนักงานที่เคยเป็นสถานที่ที่เป็นศูนย์รวมของถาดใส่เอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และเอกสารที่อยู่ใน รูปแบบของกระดาษจำนวนมาก และบ่อยครั้งที่การทำงานของคุณอาจถูกขัดจังหวะโดยหน้าต่างที่ถูกเปิดไว้ใน วันที่สดชื่น เหตุการณ์หมึกหมดที่ยังคงเป็นฝันร้ายในชีวิตประจำวัน และบางครั้งเครื่องเขียนก็มีค่าพอๆ กับ พนักงาน แต่เดี๋ยวก่อน!! โชคดีที่วันนี้เรามี โปรแกรมจัดเก็บเอกสารเข้ามาช่วยจัดการ หากคุณลองมองไปที่สำนักงานที่ทันสมัย คุณอาจจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อที่จะมองหา ชิ้นส่วนของกระดาษสักชิ้นหนึ่ง เนื่องจากเดสก์ทอปและซอฟต์แวร์ดิจิตอลกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขา ไปแล้ว และไม่ว่าจะเป็นคลิปหนีบกระดาษ ที่ตัดกระดาษ หรือแม้กระทั่งถังขยะที่ใส่เศษกระดาษก็ยังกลายเป็น เรื่องของตำนานในอดีต ซึ่งก็ไม่ต่างกันกับน้ำยาลบคำผิด และกาวแบบแท่งที่ใช้สำหรับติดกระดาษ แน่นอนว่า สำนักงานบางแห่งอาจจะยังคงมีการพิมพ์แผ่นตารางทำการ (Spread Sheet) หรือเอกสารแปลกๆ แต่ตอนนี้ ส่วนใหญ่พวกเขาได้มีการปรับเปลี่ยนเป็น “Digital Workplace” ที่อาศัยเครื่องมือทาง Digital ในการทำงาน นี่คือเหตุผลที่นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของโปรแกมจัดเก็บเอกสารและงานบริการเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย ทำให้คุณสามารถจัดการเอกสาร ได้ในทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เชื่อมต่อ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะถูกขับเคลื่อนโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมของสำนักงานที่เต็มไปด้วย กระดาษเท่านั้น แต่ยังเป็นการคำนึงถึงต้นทุนที่เกิดจากการพิมพ์และกระดาษที่ถูกสร้างขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแท้จริงแล้วทุกอย่างที่ถูกพิมพ์ออกมานั้น มีผลต่อทั้งสิ่งแวดล้อมและต้นทุนด้านการเงิน ขององค์กร ในการบริหารองค์กรทุกๆ ที่มักมองหาวิธีที่จะ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ลดต้นทุน และ วิธี ที่จะประหยัดเวลาในการทำงาน สำหรับสิ่งที่คุณกำลังมองหา การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless

19 Business) เป็นหนึ่งในคำตอบของคุณรึเปล่า ? ถ้ายังไม่ใช่ลองมาดูประโยชน์ของระบบธุรกิจไร้กระดาษ (Paperless Business) ให้ชัด ๆ กันอีกซักหน่อย ประโยชน์ของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารกับองค์กรไร้กระดาษ 1. ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน คิดว่าไม่มีใครอยากใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดกองเอกสารบนโต๊ะ หรือ การตามล่าลายเซ็นต์ ผู้เกี่ยวข้องบนกระดาษ การเปลี่ยนกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิตอลจะใช้พื้นที่น้อยกว่ากับตู้เก็บ เอกสารที่มีอยู่เต็มสำนักงาน และคุณอาจจะพบว่าคุณสามารถหาข้อมุลของเอกสารต่างๆ ได้เร็วมาก กว่าเดิมหลายเท่า 2. เข้าถึงทุกอย่างด้วยปลายนิ้วสัมผัส ” ใบขอสั่งซื้อ ใบนี้ดำเนินการถึงไหนแล้วนะ ได้สินค้าเข้ามาแล้วรึยัง ? “ ” ใบแจ้งหนี้ใบนี้มีคนกรอกข้อมูลเข้าระบบแล้วรึยังนะ? “ ” วันนี้มีใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระเท่าไหร่นะ? “ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจัดเรียงเอกสารเพื่อการค้นหา คุณสามารถ ตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้โดยไม่จำเป็นเป็นต้องเดินทางมาดูเอกสารที่บริษัท และคุณจะสามารถอัป เดตสถานะของเอกสารต่าง ๆ ได้จากที่ไหนก็ได้ที่คุณต้องการ 3. การถ่ายทอดความรู้ระหว่างพนักงาน การแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนองค์กร เมื่อเราเปลี่ยนกระบวนการ ทุกอย่างไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลการขาย ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลสต็อกสินค้า ข้อมูลการผลิต ตลอดจน ข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่อยู่บนกระดาษ (paper) ย้ายมาเป็นรูปแบบดิจิตอลอยู่ในระบบจัดเก็บ เอกสาร การส่งต่อความรู้ความเข้าใจก็ทำได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้จะช่วยพัฒนาการทำงานเป็นทีมและป้องกัน การสะสมความรู้ภายในองค์กร สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษนั้น ทาง BeeECM แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมาย หลัก ๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบไร้กระดาษนี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่ 1. การรวบรวมข้อมูล องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทาง ใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax จดหมาย แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งใน

20 รูปแบบของกระดาษและไฟล์ดิจิทัล จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการ ทำงานส่งต่อไปยังโปรแกรมจัดเก็บเอกสารเท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกิน จำเป็น 2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารแล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไป ประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้ ทดแทน ระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ หรือการค้นหาเอกสารก็ตาม 3. การจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้ จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย บริหารจัดการได้ง่าย และ ค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

21 จากมุมมองด้านความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมขององค์กร ตามปกติแล้วสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่มี ความเป็นไปได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นที่เชื่อกันว่าการใช้กระดาษของพวกเราจากทั่วโลกเพิ่มขึ้นกว่า เท่าตัวในรอบ40 ปีที่ผ่านมา จากมุมมองทางด้านการเงินพบว่า สุดท้ายแล้วการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและการลดปริมาณของ ขยะ จะเป็นประโยชน์มากที่สุดต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเพียงเพราะ ต้องการที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย หรือเพียงแค่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นเงินทุนเพื่อที่จะสามารถนำไป เพิ่มเติมให้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร ที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริงก็ตาม วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น “สำนักงานไร้กระดาษ” มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ยังหมาย รวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือการ เลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้งที่มี พิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น “หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม”

22 การพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) 1. แนวคิด/ความเป็นมาของ Best Practice ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีบทบาทสำคัญต่อสังคมมนุษย์เป็นอย่างมาก เทคโนโลยี สารสนเทศและการสื่อสาร จะเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสาร โทรคมนาคม กล่าวคือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สามารถจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำ รายงานต่าง ๆ แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ จดหมาย อิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคลหรือ วงการต่าง ๆ ต่อไป สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 มีแนวคิดในนำระบบเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการ บันทึก ประมวลผล จัดเก็บข้อมูล จัดทำรายงาน ตลอดจนการบันทึกเสนอหนังสือราชการของบุคลากร เพื่อ นำเสนอให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยสั่งการ โดยอาศัยการสื่อสารผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ประยุกต์การ ทำงานร่วมกันกับระบบฐานข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) ที่เชื่อมต่อระบบอินเตอร์เน็ตส่งผ่านเครือข่ายภายในและ ภายนอกสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพา อื่น ๆ ของผู้รับปลายทาง แทนการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ จึงได้จัดทำโครงการพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) 2. วัตถุประสงค์และประโยชน์ของ Best Practice 2.1 เพื่อพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา สงขลา เขต 1 ให้มีประสิทธิภาพ 2.2 เพื่อลดปริมาณการใช้ทรัพยากร ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุน และทำให้ระบบการ ค้นหาเอกสาร สามารถทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น 2.3 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากร เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และเพิ่ม ประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างกันภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 และสถานศึกษา

23 3. กลุ่มเป้าหมายในการนำ Best Practice ไปใช้ บุคลากรใน สพท.สงขลา เขต 1 ทุกคน ใช้ระบบปฏิบัติงาน In Office ในการบันทึกเสนองาน และ วินิจสั่งการ ร่วมกับการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์e-filing ในการรับ-ส่งหนังสือราชการ กับ สถานศึกษาในสังกัดทุกโรง 4. ขั้นตอนการพัฒนา Best Practice (ระยะเวลาตั้งแต่เริ่มพัฒนา) 4.1 ขั้นวิเคราะห์ปัญหา พบว่า สภาพภูมิประเทศเขตรับผิดชอบของ สพท.สงขลา เขต 1 มีลักษณะ ยาวที่ตั้งสำนักงานไม่เป็นศูนย์กลาง มีปัญหาในการเดินทาง เนื่องจากสถานศึกษาอยู่กระจายและห่างไกล และ การปฏิบัติงานในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 เกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก การค้นหา เอกสารต้องใช้เวลานาน 4.2 ขั้นตั้งจุดประสงค์ เพื่อพัฒนาระบบสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ของ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 ให้มีประสิทธิภาพ 4.3 ขั้นวางแผน ได้ร่วมกันวางแผนว่า จะทำอะไร ทำที่ไหน และทำอย่างไร 4.4 ขั้นดำเนินการ ดำเนินการตามขั้นตอนที่ได้วางแผนไว้ ตามลำดับขั้นตอน 4.5 ขั้นประเมินผล (Evaluation) จากปริมาณการรับ – ส่งหนังสือราชการที่มีการโต้ตอบ ระหว่างสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 กับสถานศึกษา และปริมาณงานที่นำเสนอให้ผู้บังบัญชา วินิจฉัยสั่งการภายในสำนักงานฯ 5. รายละเอียดของ Best Practice (กิจกรรมการดำเนินงาน ขั้นตอนการใช้ ฯลฯ) 5.1 ศึกษาข้อมูล ระบบงาน วิธีการ ข้อจำกัด ความเป็นไปได้ 5.2 ศึกษาดูงานระบบสำนักงานไร้กระดาษ ณ สพท.สุพรรณบุรี เขต 2 5.3 ลงพื้นที่เพื่อเตรียมความพร้อมด้านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต และเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สถานศึกษา 5.4 ส่งบุคลากรไปอบรมระบบงานสารบรรณ e-filing 5.5 วางระบบ LAN ภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 เชื่อมต่อระบบเครือข่าย อินเตอร์เน็ต ผ่านวงจรเช่า (leased line) และผ่านอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง ADSL 5.6 จัดหาเครื่องแม่ข่าย (Server) เชื่อมต่อระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

24 5.7 วางระบบ In-office สำหรับใช้นำเสนองาน วินิจฉัยสั่งการ และทดลองใช้งานระบบ Inoffice อย่างเต็มรูปแบบเพื่อทราบปัญหาและดำเนินการแก้ไข 5.8 กำหนดแนวทางและข้อตกลงการปฏิบัติงานโดยระบบ In-office ให้สอดคล้องกับระบบงาน สารบรรณ และจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน 5.9 สร้างความรู้ ความเข้าใจในระบบ In-office แนวทาง และข้อตกลงการปฏิบัติงาน แก่ บุคลากรทุกคน 5.10 สร้างความรู้ ความเข้าใจในระบบ e-filing แนวทาง และข้อตกลงการปฏิบัติงาน แก่ครูผู้ทำ หน้าที่ในงานสารบรรณของสถานศึกษาทุกโรง 5.11 ลงมือปฏิบัติงานตามระบบ In-office และระบบ e-filing 5.12 ตรวจสอบ ประเมินผล และปรับปรุงแก้ไข 5.13 สรุปและรายงาน 6. องค์ความรู้/ประสบการณ์ที่เกิดขึ้นจากการนำ Best Practice ไปใช้ 6.1 การนำความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม) มาใช้ประยุกต์ใช้กับระบบงานสารบรรณ (การรับ-การส่ง การลงทะเบียนรับส่ง การเก็บรักษา บันทึกเสนองาน และวินิจฉัยสั่งการ) 6.2 สามารถลดปริมาณการใช้ทรัพยากร ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุน และทำให้ระบบการ ค้นหา เอกสาร สามารถทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น 6.3 สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากร เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน และ เพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสงขลา เขต 1 และ สถานศึกษา 7. กระบวนการทบทวน กลั่นกรอง ตรวจสอบ Best Practice เพื่อให้เกิดผลที่เป็นเลิศ (พร้อมระบุ ช่วงเวลาการทบทวน กลั่นกรอง ตรวจสอบซ้ำ) 7.1 การทดลองปฏิบัติงานระบบ In Office ในกลุ่มอำนวยการ 7.2. สรุปประเด็นปัญหาจากการทดลองปฏิบัติงาน In Office และหาแนวทางการปฏิบัติร่วมกัน

25 7.3 กำหนดวันดีเดย์ในการปฏิบัติงานในระบบ In Office ทุกคนในสำนักงาน 7.4 สถานศึกษาทดลองใช้ระบบ e-filing 7.5 กำหนดวันดีเดย์ให้สถานศึกษาใช้ระบบ e-filing ทุกโรง 8. รูปแบบ/วิธีการประชาสัมพันธ์ เผยแพร่Best Practice 8.1 จัดทำคู่มือ 8.2 ประชุมชี้แจงฯ 8.3 ทำหนังสือแจ้งกลุ่มต่าง ๆ ใน สพท.สงขลา เขต 1 และสถานศึกษาทุกโรง 8.4 เว็บไซต์ 8.5 จดหมายข่าว 9. การขยายผล Best Practice/องค์กร หน่วยงานที่มีส่วนร่วม 9.1 โรงเรียนในสังกัด

26 รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘PAPERLESS’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘Paperless’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร ความฝันหนึ่งอย่างขององค์กรธุรกิจในยุคนี้ คือการอัพเกรดองค์กรให้ทันโลก ด้วยการพลิกโฉมองค์กร ที่เคยใช้ระบบเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า แต่เจอปัญหาจุกจิกอยู่ตลอด มาใช้งานระบบเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless ที่จะทำให้การทำงานเอกสารในทุกๆ วัน เป็นไป อย่างสะดวก ง่ายดาย รวดเร็ว ในโลกปี 2021 นี้ หากองค์กรไหนที่กำลังจะปรับใช้ระบบ Paperless ก็บอกเลย ว่ายังไม่ช้าเกินไป และเราจะมาเรียนรู้ Paperless กันแบบไวๆ ในบทความนี้ – ทำความรู้จัก Paperless Paperless ถ้าแปลความหมายตรงตัวก็เข้าใจได้ไม่ยาก คือ ไร้กระดาษ นั่นเอง ซึ่งมีหลักการทำงาน ง่ายๆ เลย คือ จัดเก็บข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบดิจิทัล แทนการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ บน Cloud Technology ใน Harddisk รวมถึงรับส่งข้อมูลเอกสารเหล่านี้ได้โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต – Paperless กับข้อดีแห่งยุคดิจิทัล ข้อดีของระบบ Paperless จริงๆ แล้วมีหลายมิติมากๆ แต่ที่เป็นจุดเด่นซึ่งทุกคนรับรู้และยอมรับอย่าง กว้างขวางในภาพรวม จะประกอบด้วยต่อไปนี้ – ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้เอกสาร

27 – ลดเวลา ละขั้นตอนในการทำงาน – สามารถรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล ตลอดจนจัดเก็บ จำแนกข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ – มีความปลอดภัยสูงในการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร – เหตุผลอะไรที่องค์กรควรปรับใช้ Paperless โลกทุกวันนี้และต่อเนื่องไปจนถึงอนาคต เป็นโลกที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการขับเคลื่อน เพื่อ ช่วยให้การทำงานทำได้รวดเร็วขึ้น และลดต้นทุนได้ ในขณะที่การใช้กระดาษในงานเอกสารเป็นการเพิ่มต้นทุน ในหลายด้าน จึงเป็นที่มาของระบบที่เรียกว่า Paperless โดยเป็นการนำแนวคิดในการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ที่มีต้นทุนในการผลิตสูง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์การพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการขนส่งเอกสาร เปลี่ยนมาเป็นกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการดำเนินงานนั่นเอง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อ องค์กรทางธุรกิจ ถ้าให้เห็นภาพมากขึ้น ถึงเหตุผลที่องค์กรทางธุรกิจจะได้สัมผัส จากการเปลี่ยนแปลงมาสู่การเป็น Paperless ทั้งกระบวนการทำงาน จะเห็นได้จากเหตุผลต่อไปนี้ – มีฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขโดยผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง – มีระบบสำหรับสำหรับการตรวจสอบและติดตามกระบวนการต่างๆ ที่เกิดกับเอกสาร – สามารถส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์ เพื่อขออนุมัติได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว – มีการแจ้งเตือนหากได้รับเอกสาร ผ่านระบบอีเมล์ เปิดดูได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค แท็บเลต และอื่นๆ – สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ สิ่งเหล่านี้ที่กล่าวมา ทำให้ไม่แปลกใจเลยว่าทั้งองค์กรเล็กใหญ่ในโลกธุรกิจทุกมุมโลก ต้องการจะ เปลี่ยนแปลงอัพเกรดองค์กรมาสู่ระบบไร้กระดาษ (Paperless) หรือการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDocument) ที่ไม่ต้องง้อกระดาษให้สิ้นเปลืองเวลาและต้นทุนอีกต่อไป

28 บรรณานุกรม ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( PAPERLESS WORK ) ในยุค 4.0 14 มกราคม 2021 https://wolftcb.com/paperless-work-in-the-40-era/ เปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ทำได้จริงหรือไม่? บริษัท ควิกเซิร์ฟ โปรไวเดอร์ จำกัด https://www.quickserv.co.th/knowledge เริ่มต้นเป็นองค์กรไร้กระดาษด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร by admin_ecmUncategorized https://ecm.beesuite.co/starting-as-a-paperless-organization-with-a-document-archivingprogram/ “ธุรกิจไร้กระดาษ” สร้างได้อย่างไร ทำไมทุกองค์กรถึงสนใจ? 21 ตุลาคม 2564 https://www.dittothailand.com/dittonews/how-to-run-a-paperless-business/