Minit Mesyuarat Biasiswa

SMA Irsyadiah, Kampung Pondok Ampang, Jeneri, 08320 Sik, Kedah.

Tarikh Minit Mesyuarat Biasiswa Bilangan 1/2021
Hari
Masa : 28 Januari 2021
Tempat : Isnin
: 2.00 petang
: Bilik Mesyuarat i-Meet

Kehadiran: Pengetua -Pengerusi
PK Pentadbiran -Naib Pengerusi 1
Hadir PK Hal Ehwal Murid -Naib Pengerusi 2
En Tirmizi Bin Hj Zakaria PK Kokurikulum -Naib Pengerusi 3
Pn Bushrohlilmuna Binti Saad PK Ting 6
En Ruslan Bin Abdul Rani Guru Biasiswa
Pn Solihah Binti Zakaria Guru Biasiswa
En. Mohd Tarmizi Bin Hassan Kaunselor
Pn. Hindun Binti Abdul Rani Guru Kelas 1A
Pn. Nurul Atiqah Binti Ahmad Guru Kelas 1F
Pn. Jawariah binti Abdul Wahab Guru Kelas 1S
Pn. Hafizoh Binti Zakaria Guru Kelas 2A
Pn. Nur Ainus Shafiqah Binti Shaari Guru Kelas 2S
En.Mohd Hafiz Bin Halim Guru Kelas 3A
Pn.Adilah Bt Mansor Guru Kelas 3S
En. Mohd Helmi Bin Hashim Guru Kelas 4A
Pn. Najmiah Bt Shafii Guru Kelas 4S
En. Mohd Azraie bin Mat Tayib Guru Kelas 5A
Pn. A’isyah Binti Zainon
En. Mohd. Syafiq bin Yahaya Guru Kelas 5F
Pn. Norazila Bt Mohd Habib Guru Kelas 6A
En. Mohd Fadzil Bin Sulaiman
En. Ibrahim bin Abdul Rahman

1

Agenda

1.0 Ucapan Pengerusi

1.1 Pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan ummul kitab dan mengucapkan terima kasih kepada guru- guru
kerana dapat hadir pada mesyuarat biasiswa kali pertama tahun 2021.

2.0 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
2.1 Pengerusi membentangkan minit mesyuarat yang lalu. Pn. Hindun mengesahkan minit mesyuarat dan disokong
oleh Pn. Nurul Atiqah binti Ahmad.

3.0 Permohonan Baru Biasiswa 2021 dan KWAPM

3.1 Pn. Hindun memaklumkan bahawa taklimat berkaitan biasiswa akan diberikan kepada semua pelajar dan borang
permohonan biasiswa juga turut diedarkan kepada semua pelajar untuk diisi. Permohonan semula oleh penerima
sedia ada tahun 2020 dan permohonan baharu BKP yang memenuhi kriteria kelayakan akan diproses bersekali
untuk pemilihan oleh Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah dan Jawatankuasa Peringkat JPN/ BPSBPSK.

3.2 Tawaran BKP sah untuk tahun semasa sahaja.
3.3 Tawaran BKP kepada pemohon yang berjaya adalah sah untuk tahun 2021 sahaja. Sekiranya masih memenuhi

kriteria kelayakan, penerima BKP tahun 2020 perlu mengemukakan permohonan semula untuk pelaksanaan BKP
tahun 2021.
3.4 Surat tawaran akan dikeluarkan pada setiap tahun penawaran.
3.5 Selepas proses pembahagian markah, sebelum key in dalam sistem, Guru Biasiswa akan mengemukakan senarai
yang layak dalam mesyuarat pemilihan jawatankuasa untuk disahkan.
3.6 Guru Biasiswa memaklumkan semula bahawa mulai tahun 2017, jumlah murid penerima BKP adalah berdasarkan
jumlah peruntukan bagi setiap JPN/ BPSBPSK.
3.7 Pemilihan oleh JPN/ BPSBPSK dilaksanakan melalui Sistem Aplikasi Bantuan (APB).
3.8 Kad akaun – Masih disimpan oleh Guru Biasiswa kerana jika murid sedia ada menerima tawaran semula, nombor
akaun lama masih digunapakai, kecuali murid baharu.
3.9 Pn. Hindun juga mengingatkan semua AJK merangkap guru kelas bagi tahun 2021 untuk mengemas kini maklumat
pelajar ke dalam sistem APDM sebelum atau pada 15 Februari 2021. Kegagalan berbuat demikian akan merugikan
pelajar atau calon yang berpotensi untuk pencalonan biasiswa tawaran baru 2021.
3.10 Pn. Hindun menegaskan keperluan guru kelas untuk menyemak data pelajar terutamanya di bahagian tanggungan
dan pendapatan isi rumah sebelum mengunci data di APDM.

Tindakan : Guru Biasiswa dan Guru Kelas

4.0 Kesahan Pengisian Maklumat di dalam Borang Permohonan Bantuan Persekolahan
4.1 Pengerusi mengingatkan guru biasiswa supaya menyemak maklumat yang diisi oleh pelajar di dalam borang
permohonan biasiswa dengan teliti bagi mengelakkan masalah berkaitan dengan pemalsuan gaji atau bilangan
tanggungan oleh penjaga yang bekerja sendiri dan tidak mempunyai slip gaji. Pihak sekolah berhak menarik balik
biasiswa pelajar sekiranya didapati pelajar mengemukakan maklumat palsu di dalam Borang Permohonan
Bantuan Persekolahan.

Tindakan : Guru Biasiswa dan Guru Kelas

5.0 Pemantauan Akademik dan Sahsiah Penerima Biasiswa
5.1 Pengerusi meminta guru biasiswa supaya sentiasa memantau kecemerlangan akdemik pelajar di dalam
peperiksaan Ujian Mac, Pertengahan Tahun dan Akhir Tahun serta memastikan penerima biasiswa sentiasa
berdisiplin dan tidak melanggar peraturan sekolah.

2

5.2 Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah bertanggungjawab untuk menarik semula biasiswa pelajar sekiranya
pelajar tersebut telah dikenakan tindakan disiplin kerana melakukan kesalahan berat mengikut prosedur yang telah
ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

5.3 Pn. Atiqah meminta kerjasama daripada unit HEM untuk memaklumkan kepada Jawatankuasa Biasiswa Peringkat
Sekolah sekiranya penerima biasiswa melakukan kesalahan disiplin bagi tujuan pengeluaran surat amaran dan
penarikan semula biasiswa sekiranya pelajar masih lagi melakukan kesalahan disiplin berulang kali. Satu salinan
senarai nama penerima biasiswa akan diberikan kepada unit HEM untuk tindakan tersebut

Tindakan : Guru biasiswa dan S/u HEM

6.0 Perancangan Aktiviti Biasiswa Tahun 2020

6.1 Pn. Hindun membentangkan aktiviti yang dirancang bagi memantapkan lagi pentadbiran biasiswa SMA Irsyadiah
bagi tahun 2020

BIL AKTIVITI TINDAKAN TARIKH SASARAN
- Guru
Mesyuarat Biasiswa Bilangan 1: - Pn. Hindun 28/01/2021
1. Permohonan baharu biasiswa - Pn. Atiqah (Khamis) biasiswa
- Semua guru kelas - Guru kelas
pelajar 28/01/2021 - Semua
- Pn. Hindun (Khamis)
2. Taklimat dan edaran borang - Pn. Atiqah pelajar
permohonan biasiswa

3. Program ‘Sharing Session’ - Pn. Hindun 15/02/2021 - Guru
- Pn. Atiqah (Isnin) biasiswa
- Semua guru kelas
- Guru kelas
4. Mesyuarat Bilangan 2: - Pn. Hindun 01/03/2021 - Penerima
Pemilihan pelajar layak - Pn. Atiqah (Ahad)
berdasarkan borang sebelum - Semua guru kelas biasiswa
dikemaskini di dalam APB
- Penerima
Mesyuarat Bilangan 3: - Pn. Hindun biasiswa
Semakan semula pelajar layak
15/03/2021 - Penerima
5. selepas pengemaskinian data - Pn. Atiqah (Isnin) biasiswa
dan proses setuju terima / tolak
tawaran BKP 2

Mesyuarat Bilangan 4:

Semakan perkembangan - Pn. Hindun 25/11/2021
6. akademik (keputusan - Pn. Atiqah (Khamis)
peperiksaan akhir tahun) dan - Semua guru kelas
sahsiah pelajar

6.2 Puan Hindun mencadangkan supaya diadakan program ‘Irsyadiah Care’ bersama dengan waris untuk
mendapatkan maklumat yang lebih tepat berkaitan dengan pendapatan, bilangan tanggungan waris dan
sebagainya. Program ini juga dapat membantu guru kelas mengenalpasti pelajar yang kurang berkemampuan /
anak yatim/ ibu bapa bercerai dan sebagainya untuk diambil tindakan selanjutnya.

6.3 Selepas program tersebut dijalankan, satu lagi program iaitu ‘Sharing Session’ antara guru kelas dan guru
biasiswa diadakan bagi berkongsi maklumat hasil dapatan daripada Program ‘Irsyadiah Care’. Hal ini dapat
membantu guru biasiswa dan guru kebajjikan mengenal pasti pelajar yang kurang berkemampuan untuk tujuan
pemberian pelbagai jenis bantuan lain selain daripada pemberian biasiswa kepada pelajar.

7.0 Perkara-perkara baru
7.1 Pn. Atiqah memaklumkan hasil mesyuarat di Bahagian Kewangan KPM menetapkan bahawa mulai tahun 2019,
pengunaan borang bersepadu untuk semua bantuan (satu borang untuk semua bantuan termasuk Bantuan 100,
3

Biasiswa Sukan, E-Kasih, KWAPM dan sebagainya). Penggunaan borang bersepadu ini adalah wajib
dilaksanakan bermula tahun 2020.

Makluman : Semua guru kelas

8.0 Hal-hal lain
8.1 Pn. Hindun mengingatkan guru-guru untuk menyemak slip gaji waris dengan teliti sebelum mengisi data pelajar di
bahagian gaji dan tanggungan di dalam APDM kerana data tersebut akan digunakan oleh guru biasiswa untuk
mengenal pasti pelajar yang betul-betul layak menerima biasiswa. Hal ini kerana terdapat waris yang menyerahkan
slip gaji yang lama dan tidak dikemaskini kepada guru kelas. Hal ini menyebabkan data yang digunakan oleh guru
biasiswa bagi mengenalpasti pelajar yang layak menerima biasiswa adalah tidak tepat.

Tindakan : Guru Kelas

9.0 Ucapan penangguhan
9.1 Pengerusi mengharapkan semua perkara yang telah dibincangkan di dalam Mesyuarat Biasiswa Bilangan 1 /2021
ini diambil serius dan menjadi panduan kepada semua ahli mesyuarat untuk menjalankan pengurusan biasiswa
dengan berkesan.
9.2 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 ptg dengan tasbih kifarah dan surah Al-Asr.

Disediakan oleh: Disemak Oleh:

……………………………… ..................................................
(HINDUN BINTI ABDUL RANI)
Guru Biasiswa, (BUSROHLILMUNA BINTI SAAD),
Sekolah Menengah Agama Irsyadiah. Penolong kanan Pentadbiran,
Sekolah Menengah Agama Irsyadiah.
Disahkan oleh:

…………………………………

(TIRMIZI BIN HJ ZAKARIA)
Pengetua,
Sekolah Menengah Agama Irsyadiah.

s/k Pengetua
Penolong Kanan Kurikulum
Penolng Kanan HEM
S/u Biasiswa

4