ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) 2548

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี
วา ดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2)

พ.ศ.2548

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๒ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

ระเบยี บสํานักนายกรัฐมนตรี

วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒)
พ.ศ. ๒๕๔๘

โดยท่เี ปน การสมควรแกไ ขเพ่มิ เติมระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรี วา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
เพ่ือใหเหมาะสมกับสภาวการณในปจจุบันท่ีมีการปฏิบัติงานสารบรรณดวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
และเปนการสอดคลอ งกับการบรหิ ารราชการแนวทางใหมท ีม่ งุ เนนผลสัมฤทธิ์ ความคุมคา และการลด
ขน้ั ตอนการปฏิบตั ิงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณใหเปน การดําเนินงานที่มีระบบ มีความรวดเร็ว
มปี ระสิทธภิ าพ และลดความซํ้าซอนในการปฏบิ ัติราชการ

อาศัยอาํ นาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แหงพระราชบัญญตั ริ ะเบียบบริหารราชการแผนดิน
พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรัฐมนตรโี ดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรจี งึ วางระเบียบไว ดังตอไปน้ี

ขอ ๑ ระเบยี บนเี้ รียกวา “ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒)
พ.ศ. ๒๕๔๘”

ขอ ๒ ระเบยี บนใ้ี หใชบงั คับตงั้ แตวันถัดจากวันประกาศในราชกจิ จานุเบกษาเปนตน ไป
ขอ ๓ ใหยกเลิกความในขอ ๕ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ ชขอ ความตอไปนแ้ี ทน
“ขอ ๕ ในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบวาดวยการรกั ษาความปลอดภัยแหง ชาติ หรือระเบียบวาดวย
การรักษาความลบั ของทางราชการ กําหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไวเปนอยางอ่ืน ใหถือปฏิบัติ
ตามกฎหมาย หรือระเบยี บวาดวยการนนั้ ”
ขอ ๔ ใหเพ่ิมนิยามคําวา “อิเล็กทรอนิกส” และคําวา “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส”
ระหวางนยิ ามคาํ วา “หนังสอื ” และ “สวนราชการ” ในขอ ๖ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
““อิเลก็ ทรอนิกส” หมายความวา การประยกุ ตใชวธิ กี ารทางอเิ ล็กตรอน ไฟฟา คลื่นแมเหล็กไฟฟา
หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคลายกัน และใหหมายความรวมถึงการประยุกตใชวิธีการทางแสง วิธีการ
ทางแมเหล็ก หรอื อปุ กรณท เี่ กย่ี วขอ งกบั การประยุกตใชวธิ ตี าง ๆ เชน วา น้นั

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๓ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

“ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส” หมายความวา การรบั สง ขอมลู ขา วสารหรือหนงั สือผา นระบบสอื่ สาร
ดว ยวธิ กี ารทางอิเล็กทรอนกิ ส””

ขอ ๕ ใหยกเลิกความในขอ ๙ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชค วามตอไปนี้แทน

“ขอ ๙ หนงั สือราชการ คือ เอกสารท่เี ปนหลักฐานในราชการ ไดแ ก
๙.๑ หนังสอื ท่มี ไี ปมาระหวา งสว นราชการ
๙.๒ หนงั สือท่ีสวนราชการมีไปถงึ หนว ยงานอน่ื ใดซง่ึ มิใชสว นราชการหรือที่มีไปถึง

บุคคลภายนอก
๙.๓ หนังสือทหี่ นว ยงานอน่ื ใดซงึ่ มิใชสว นราชการ หรือบคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว นราชการ
๙.๔ เอกสารท่ีทางราชการจดั ทําขึ้นเพือ่ เปน หลักฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารทท่ี างราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือขอบังคบั
๙.๖ ขอ มูลขา วสารหรอื หนังสือที่ไดรบั จากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส”

ขอ ๖ ใหยกเลกิ ความในขอ ๒๗ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปนแ้ี ทน

“ขอ ๒๗ หนังสืออ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดข้ึนเน่ืองจากการปฏิบัติงานของ
เจา หนา ท่ีเพ่อื เปน หลกั ฐานในราชการ ซงึ่ รวมถึงภาพถา ย ฟลม แถบบนั ทกึ เสียง แถบบันทึกภาพ และ
สอ่ื กลางบันทึกขอ มลู ดวย หรอื หนังสอื ของบคุ คลภายนอก ทย่ี น่ื ตอเจาหนาท่ี และเจาหนาที่ไดรับเขา ทะเบียน
รบั หนงั สอื ของทางราชการแลว มีรูปแบบตามทกี่ ระทรวง ทบวง กรม จะกาํ หนดข้ึนใชตามความเหมาะสม
เวน แตมแี บบตามกฎหมายเฉพาะเร่อื งใหทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน
การสบื สวนและสอบสวน และคํารอง เปน ตน

สื่อกลางบันทึกขอมูลตามวรรคหน่ึง หมายความถึง สื่อใด ๆ ที่อาจใชบันทึกขอมูลไดดวย
อุปกรณท างอเิ ล็กทรอนิกส เชน แผน บนั ทึกขอมลู เทปแมเหล็ก จานแมเ หลก็ แผน ซีดี-อานอยางเดียว
หรือแผนดิจทิ ลั อเนกประสงค เปน ตน ”

ขอ ๗ ใหย กเลิกความในขอ ๒๙ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชความตอไปน้แี ทน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๔ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

“ขอ ๒๙ การติดตอราชการนอกจากการจะดําเนินการโดยหนังสือท่ีเปนเอกสารสามารถ
ดาํ เนนิ การดว ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สไ ด

ในกรณที ่ีติดตอ ราชการดว ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ใหผูสงตรวจสอบผลการสงทุกคร้ัง
และใหผูรับแจงตอบรับ เพ่ือยืนยันวาหนังสือไดจัดสงไปยังผูรับเรียบรอยแลว และสวนราชการผูสง
ไมต องจดั สง หนงั สือเปน เอกสาร เวนแตกรณีเปนเรื่องสําคัญจําเปนตองยืนยันเปนเอกสาร ใหทําเอกสาร
ยืนยันตามไปทันที

การสงขอ ความทางเคร่ืองมอื สอ่ื สาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วทิ ยสุ อื่ สาร
วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เปนตน ใหผูรับปฏิบัติเชนเดียวกับไดรับหนังสือ ในกรณีท่ีจําเปน
ตอ งยืนยนั เปนหนังสอื ใหท ําหนังสือยนื ยนั ตามไปทันที

การสงขอความทางเครอ่ื งมอื สอ่ื สารซ่งึ ไมมีหลักฐานปรากฏชดั แจง เชน ทางโทรศัพท วิทยุสื่อสาร
วทิ ยกุ ระจายเสียง หรือวิทยโุ ทรทศั น เปนตน ใหผ ูส ง และผูรับบันทกึ ขอ ความไวเปนหลกั ฐาน”

ขอ ๘ ใหย กเลิกความในขอ ๓๕ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ ชค วามตอไปนแี้ ทน

“ขอ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือท่ีไดรับเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาที่ของหนวยงาน
สารบรรณกลางปฏบิ ัตติ ามท่กี าํ หนดไวใ นสวนนี้

การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ดวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
ใหผูใชง านหรือผปู ฏิบตั ิงานทไ่ี ดรับการแตงตัง้ ใหเขาถึงเอกสารลับแตละระดับ เปนผูรับผานระบบการรักษา
ความปลอดภัย โดยใหเ ปน ไปตามระเบียบวา ดว ยการรักษาความลับของทางราชการ”

ขอ ๙ ใหยกเลกิ ความในขอ ๔๑ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใชค วามตอ ไปน้แี ทน

“ขอ ๔๑ หนงั สอื สง คือ หนงั สือท่สี ง ออกไปภายนอก ใหป ฏบิ ตั ติ ามท่ีกาํ หนดไวในสว นนี้
การสงหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ดวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
ใหผใู ชงานหรือผปู ฏบิ ตั งิ านท่ีไดร บั การแตงตงั้ ใหเขาถึงเอกสารลับแตละระดับ เปนผูสงผานระบบการรักษา
ความปลอดภยั โดยใหเ ปนไปตามระเบยี บวาดวยการรักษาความลบั ของทางราชการ”
ขอ ๑๐ ใหยกเลกิ ความในขอ ๕๗ ขอ ๕๘ และขอ ๕๙ แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี
วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหใ ชความตอ ไปนี้แทน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๕ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

“ขอ ๕๗ อายุการเก็บหนังสอื โดยปกติใหเ ก็บไวไ มนอ ยกวา ๑๐ ป เวน แตห นงั สอื ดงั ตอไปน้ี
๕๗.๑ หนงั สือที่ตองสงวนเปน ความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวย

การรกั ษาความปลอดภัยแหงชาติ หรอื ระเบียบวา ดว ยการรักษาความลบั ของทางราชการ
๕๗.๒ หนังสือท่ีเปนหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงาน

สอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ไดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บ
ใหเ ปนไปตามกฎหมายและระเบยี บแบบแผนวา ดว ยการน้ัน

๕๗.๓ หนังสือทม่ี คี ณุ คา ทางประวัติศาสตรทุกสาขาวิชา และมีคุณคาตอการศึกษา
คน ควา วิจัย ใหเก็บไวเ ปนหลักฐานสาํ คัญทางประวัตศิ าสตรข องชาตติ ลอดไป หรือตามท่ีสํานักหอจดหมายเหตุ
แหงชาติ กรมศลิ ปากร กาํ หนด

๕๗.๔ หนังสอื ทไ่ี ดป ฏิบตั งิ านเสรจ็ สนิ้ แลว และเปนคูสําเนาที่มีตนเร่ืองจะคนได
จากท่ีอื่นใหเก็บไวไ มนอ ยกวา ๕ ป

๕๗.๕ หนงั สอื ที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญซ่ึงไมมคี วามสําคัญ และเปนเรื่องท่ีเกิดขึ้น
เปนประจําเม่อื ดําเนินการแลว เสร็จใหเ ก็บไวไมน อยกวา ๑ ป

๕๗.๖ หนงั สือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพัน
ทางการเงนิ ทีไ่ มเ ปนหลกั ฐานแหงการกอ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงิน
รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมด
ความจําเปน ในการใชเปนหลักฐานแหงการกอ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน
เพราะไดม หี นังสือหรือเอกสารอ่นื ที่สามารถนํามาใชอางอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกลาวแลว
เมื่อสํานักงานการตรวจเงินแผนดินตรวจสอบแลวไมมีปญหา และไมมีความจําเปนตองใชประกอบ
การตรวจสอบหรือเพอ่ื การใด ๆ อกี ใหเ กบ็ ไวไมนอยกวา ๕ ป

หนงั สอื เกย่ี วกับการเงิน ซ่ึงเห็นวา ไมม ีความจาํ เปนตอ งเก็บไวถ งึ ๑๐ ป หรือ ๕ ป แลว แตกรณี
ใหทาํ ความตกลงกับกระทรวงการคลงั

ขอ ๕๘ ทกุ ปป ฏทิ นิ ใหส ว นราชการจัดสง หนงั สือทีม่ อี ายุครบ ๒๐ ป นับจากวนั ทีไ่ ดจ ัดทาํ ขน้ึ
ทีเ่ ก็บไว ณ สว นราชการใด พรอ มท้งั บัญชสี ง มอบหนังสือครบ ๒๐ ป ใหสาํ นักหอจดหมายเหตุแหงชาติ
กรมศิลปากร ภายในวันท่ี ๓๑ มกราคม ของปถดั ไป เวน แตหนงั สือดงั ตอไปน้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๖ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๕๘.๑ หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวย
การรกั ษาความปลอดภัยแหงชาติ หรอื ระเบยี บวาดว ยการรกั ษาความลับของทางราชการ

๕๘.๒ หนังสือท่มี ีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบยี บทอี่ อกใชเปนการทว่ั ไปกําหนดไว
เปนอยางอ่ืน

๕๘.๓ หนงั สอื ที่สวนราชการมคี วามจําเปน ตองเก็บไวท่ีสวนราชการน้ันใหจัดทําบัญชี
หนงั สอื ครบ ๒๐ ปทขี่ อเก็บเอง สงมอบใหส ํานักหอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร

ขอ ๕๙ บญั ชีสงมอบหนงั สือครบ ๒๐ ป และบัญชหี นงั สือครบ ๒๐ ปที่ขอเก็บเอง อยางนอย
ใหมีตน ฉบบั และสาํ เนาคฉู บบั เพ่อื ใหส ว นราชการผมู อบและสาํ นกั หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร
ผรู บั มอบยดึ ถอื ไวเปน หลักฐานฝา ยละฉบบั

๕๙.๑ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ใหจัดทําตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีสงมอบหนังสอื ครบ ๒๐ ป ประจําป ใหลงตัวเลขของ
ปพ ุทธศกั ราชท่ีจัดทําบัญชี

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอ่ื สวนราชการท่ีจดั ทําบัญชี
๕๙.๑.๓ วันท่ี ใหลงวนั เดอื น ปทจ่ี ัดทาํ บญั ชี
๕๙.๑.๔ แผนท่ี ใหล งเลขลาํ ดับของแผน บัญชี
๕๙.๑.๕ ลําดับท่ี ใหล งเลขลําดบั เร่อื งของหนังสือที่สง มอบ
๕๙.๑.๖ รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดบั หมูของการจดั แฟม เก็บหนงั สอื
๕๙.๑.๗ ที่ ใหล งเลขที่ของหนังสือแตล ะฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวนั เดอื น ปข องหนงั สือแตล ะฉบับ
๕๙.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหลงเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สือแตล ะฉบบั
๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ใหลงชือ่ เรอ่ื งของหนงั สอื แตล ะฉบบั ในกรณีทีไ่ มม ีช่ือเรื่อง
ใหล งสรุปเรอ่ื งยอ
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอความอน่ื ใด (ถาม)ี
๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผูมอบ ใหผูมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ดวยตวั บรรจงพรอมทง้ั ลงตําแหนงของผมู อบ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๗ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

๕๙.๑.๑๓ ลงชอื่ ผรู ับมอบ ใหผ รู ับมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ดว ยตัวบรรจงพรอมทั้งลงตาํ แหนงของผรู ับมอบ

๕๙.๒ บญั ชหี นงั สือครบ ๒๐ ป ทีข่ อเก็บเอง ใหจดั ทาํ ตามแบบที่ ๒๒ ทา ยระเบยี บ
โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

๕๙.๒.๑ ช่ือบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปท่ีขอเก็บเองประจําป ใหลงตัวเลขของ
ปพ ุทธศักราชที่จดั ทาํ บญั ชี

๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอื่ สวนราชการท่ีจัดทําบญั ชี
๕๙.๒.๓ วนั ท่ี ใหล งวนั เดือน ปท ่จี ดั ทําบญั ชี
๕๙.๒.๔ แผน ที่ ใหลงเลขลําดบั ของแผนบัญชี
๕๙.๒.๕ ลาํ ดับท่ี ใหลงเลขลาํ ดบั เรอ่ื งของหนงั สือท่ขี อเกบ็ เอง
๕๙.๒.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลาํ ดับหมูข องการจัดแฟมเกบ็ หนงั สือ
๕๙.๒.๗ ท่ี ใหลงเลขทขี่ องหนังสอื แตละฉบบั
๕๙.๒.๘ ลงวนั ท่ี ใหลงวนั เดือน ปของหนังสอื แตล ะฉบับ
๕๙.๒.๙ เรือ่ ง ใหล งช่ือเรื่องของหนงั สอื แตล ะฉบับ ในกรณีทไ่ี มมีช่ือเร่ือง
ใหลงสรปุ เร่อื งยอ
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบันทึกขอ ความอนื่ ใด (ถา ม)ี ”

ประกาศ ณ วันท่ี ๒๑ มิถนุ ายน พ.ศ. ๒๕๔๘
พนั ตาํ รวจโท ทกั ษณิ ชินวัตร
นายกรฐั มนตรี