PLANNER

DAILY PLANNER for
WORK SCHEDULE

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS &
KEPROTOKOLAN

SMK NEGERI 1 PROBOLINGGGO

WORK
SCHEDULE

01 SATUAN

PENDIDIKAN

SMK NEGERI 1 PROBOLINGGO

02 KOMPETENSI KEAHLIAN

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

03 MATA PELAJARAN

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS & KEPROTOKOLAN

04 MATERI

MENYUSUN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN
DENGAN DAILY PLANNER

i

WORK SCHEDULE

(AGENDA KERJA
PIMPINAN)

PEMBIMBING : GUNANING GARJITO, S. Pd

M. SYAIFUL NOVITA RAHMADHINI
RIZAL ROHMATULLAILI

XII OTKP 3 - 06 XII OTKP 3 – 15 XII OTKP 3 – 33

NASYITHOTUS RENI AGUSTIN
SHOLIHAH XII OTKP 3 - 27

XII OTKP 3 - 10

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa atas segala rahmat-Nya
sehingga laporan ini dapat tersusun
hingga selesai. Tidak lupa kami juga
mengucapkan banyak terimakasih
atas bantuan dari pihak yang telah
berkontribusi dengan memberikan
sumbangan baik materi
maupun pikirannya.

Dan harapan kami semoga laporan
ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, untuk
ke depannya dapat memperbaiki bentuk
maupun menambah isi laporan agar
menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan
maupun pengalaman, kami yakin masih
banyak kekurangan dalam laporan ini.
Oleh karena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca demi
kesempurnaan laporan ini.

Probolinggo, 10 September 2020
Penyusun

iii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................... i
Kata Pengantar ............................................................................... iii
Daftar Isi .......................................................................................... iv
Latar Belakang ................................................................................ v
Rumusan Masalah .......................................................................... vi

Pengertian Agenda Kerja Pimpinan ............................................... 1
Penyusunan Agenda Kerja ............................................................. 2
Work Schedule Manual ................................................................... 3
Daily Planner ................................................................................... 4
Work Schedule Digital .................................................................... 16
Aplikasi To Do Terbaik .................................................................... 19
Todoist ............................................................................................. 32
Lampiran .......................................................................................... 43

Biodata Penulis ............................................................................... vii

iv

LATAR BELAKANG

Seorang pimpinan memiliki berbagai
macam tugas dan tanggung jawab untuk
perusahaan, salah satunya adalah
melakukan perjalanan dinas. Agenda kerja
pimpinan tidak sama dengan agenda
perjalanan dinas pimpinan. Meskipun agenda
perjalanan dinas merupakan bagian dari
agenda kerja pimpinan.

Hal ini karena jadwal kerja pimpinan

adalah susunan kegiatan perjalanan ke suatu

tempat yang dilakukan oleh

pimpinan/karyawanyang berkaitan dengan

tugas suatu perusahaan yang berkaitan

dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Dalam penyusunan Agenda Kerja

Pimpinan, siswa biasanya melakukan secara

manual/ditulis secara satu persatu sesuai

dengan kegiatan yang rutin

dilakukan/terjadwal. Padahal, jika terdapat

penambahan diantara kegiatan yang

terjadwal, maka siswa akan menghapus dan

mengulang menulis dari awal

.

Pada perkembangan selanjutnya,

beberapa siswa telah menggunakan

penyusunan Agenda Kerja Pimpinan secara

komputerisasi. Hal ini masih dimungkinkan

jika terjadi kesalahan atau penambahan

kegiatan disela hari yang sudah terisi jadwal

rutin, masih bisa diedit dan cetak ulang.

v

RUMUSAN MASALAH

02 03

Bagaimana Bagaimana
penyusunan menyusun agenda
agenda kerja ? kerja secara
manual?

01 04
Bagaimana
Apa yang dimaksud menyusun agenda
agenda kerja kerja secara digital?
pimpinan?
vi

Pengertian
Agenda Kerja

Pimpinan

Sumber :
https://media.n
eliti.com/medi
a/publications

Menurut Dewi (2011), “Agenda kerja pimpinan adalah 1

agenda yang mencantumkan segenap kegiatan pimpinan di

dalamnya semua janji, rapat pertemuan dengan relasi dan
sebagainya”

Penyusunan Agenda
Kerja

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, ada 2 (dua) hal yang
diprioritaskan, yaitu:

Pengaturan jadwal Pada pengaturan
pimpinan dengan jadwal kegiatan
pimpinan dengan
memperhatikan urutan sistem tingkat
surat masuk, dibuat kepentingan, jadwal
berdasarkan surat disusun berdasarkan
permohonan yang urutan waktu
masuk dengan kedatangan surat
memperhatikan isi permohonan. Dalam
surat terutama pelaksanaan kegiatan,
pimpinan
mengenai waktu dan akan melakukan
tempat pelaksanaan seleksi kembali.
serta jenis kegiatan
yang harus dihadiri. Berdasarkan
Tingkat
Berdasarkan Urgensi
Urutan Surat
(kepentingan
Masuk nya)

Jika pada tanggal Seleksi dilakukan
tertentu telah diisi dengan cara hanya
dengan kegiatan lain, memenuhi permintaan
maka kegiatan yang yang menurutnya
baru datang akan penting, kegiatan yang
tidak penting akan
diabaikan atau ditinggalkan atau
menunjuk pejabat lain didelegasikan kepada
pejabat lain.
yang dapat mewakili
pimpinan. 2

Untuk memudahkan mengingat CERTIFICATE
dan mengetahui kegiatan yang akan
3
dilaksanakan oleh pimpinan,
sekretaris dapat menyusun kegiatan

sesuai dengan jangka waktu
tertentu, baik itu harian, mingguan

atau bulanan

Dalam penyusunan Agenda Kerja
Pimpinan, sekretaris biasanya masih

melakukan secara manual, atau
ditulis secara satu persatu sesuai

dengan kegiatan yang rutin
dilakukan atau terjadwal. Padahal,
jika terdapat penambahan diantara

kegiatan yang terjadwal, maka
sekretaris akan

menghapus/mengulang menulis dari
awal lagi

Pada perkembangan selanjutnya,
beberapa sekretaris telah

menggunakan penyusunan Agenda
Kerja Pimpinan secara

komputerisasi. Hal ini masih
dimungkinkan jika terjadi kesalahan

atau penambahan kegiatan disela
hari yang sudah terisi jadwal rutin,
masih bisa diedit dan cetak ulang

Seiring dengan majunya
teknologi, penyusunan agenda kerja

pimpinan sudah tidak lagi
menggunakan cara manual ataupun
diketik menggunakan komputer lalu

di print. Sekretaris sebagai
seseorang yang bertugas dalam

menyusun jadwal pimpinan
menyusun agenda kerja

pimpinannya melalui aplikasi di
gadget mereka. Saat ini telah

banyak sekali aplikasi-aplikasi yang
dapat digunakan dalam menyusun
agenda kerja

WORK
SCHEDULE

MANUAL

4

WORK

SCHEDULE Salah satu tugas rutin yang pasti
MANUAL dilakukan oleh seorang sekretaris adalah
menyusun agenda kegiatan pimpinan.
Semakin besar dan tinggi jabatan yang
dipegang oleh atasannya maka semakin sulit
dan rumit pula menyusun agenda kerjanya.

Agenda kerja pimpinan ada yang disusun
perminggu, perbulan, dan pertahun. Hal ini
tergantung dari jabatan pimpinan. Semakin
tinggi jabatannya, semakin padat acaranya.

Di sisi lain, pada umumnya, siswa di sekolah
diajarkan menyusun agenda kerja pimpinan
dengan menuliskannya secara manual ke
dalam format yang dicetak pada selembar
kertas. Ironis sekali memang. Karena, realita
di lapangan, saat ini hampir sudah tidak ada
lagi orang yang menyusun agenda kerja
dengan menuliskannya di atas kertas.
Sebab, hal ini membuat pekerjaan menyusun
itu menjadi semakin rumit. Bayangkan, setiap
ada agenda kegiatan baru yang perlu
disisipkan sekretaris harus menyusun ulang
semua kegiatan yang sudah ia susun dengan
rapi sebelumnya. Oleh karena itu, buku
agenda yang cocok untuk pimpinan yang
memiliki jadwal kegiatan yang cukup padat
adalah buku agenda dengan sistem harian.

5

WHAT IS

DAILY

PLANNER ?

Daily Planner atau yang biasa
kita sebut dengan buku agenda

harian, adalah buku agenda
yang berisikan kegiatan atau
jadwal dalam satu hari tersebut.

WHY IS A

DAILY

PLANNER ?

Bagi orang-orang yang harus
mengatur ratusan karyawan dan
puluhan proyek, cara mengatur
jadwal kegiatan harian menjadi

hal sangat penting untuk
performa kerja.

6

Daily Planner

HOW TO
MAKE
DAILY

PLANNER ?

ALAT :

GUNTING
PERFORATOR
KOMPUTER / PC
SPIDOL / ALAT

GAMBAR
PRINTER

BAHAN : 7

KERTAS LINEN /
BUFFALO

KERTAS HVS F4
TALI KREK

STEP BY STEP

1. BUKA APLIKASI
MICROSOFT EXCEL PADA
PERANGKAT

2. ATUR DENGAN CARA
BLOK LEBAR KOLOM
SESUAI DENGAN YANG
DIBUTUHKAN

8

STEP BY STEP

3. KETIK PADA KOLOM
SESUAI DENGAN DESAIN
PADA PLANNER BOOK
DAN COPY SEMUA
TULISAN (CTRL + A,
LALU CTRL + C)

4. BUKA APLIKASI
MICROSOFT WORD PADA
PERANGKAT DAN ATUR
MENJADI DUA KOLOM

9

STEP BY STEP

5. BERILAH SEDIKIT
HIASAN TULISAN SESUAI
DENGAN JUDUL

6. CTRL + V UNTUK
MELETAKKAN KETIKAN
YANG TELAH DI COPY
DARI MICROSOFT EXCEL

10

STEP BY STEP

7. BERILAH PEWARNAAN
DAN DESAIN PADA
TAMPILAN DAN BLOK
LALU COPY

8. LETAKKAN (CTRL + V)
PADA KOLOM
SEBELAHNYA

11

STEP BY STEP

9. BEGINILAH TAMPILAN
AKHIR DARI DESAIN ISI
PLANNER BOOK

10. CTRL + P UNTUK
MELIHAT TAMPILAN
HALAMAN SEBELUM
PRINT.

12

STEP BY STEP

13

STEP BY STEP

14

STEP BY STEP

15

STEP BY STEP

16

WORK SCHEDULE
DIGITAL

17

WORK
SCHEDULE
DIGITAL

Banyaknya kegiatan dan pada waktu pimpinan yang
harus dijadwalkan sekretaris untuk tugas, shift, jadwal,
dan proyek menjadi tantangan tersendiri. Dengan adanya
kemajuan teknologi telah banyak aplikasi penjadwalan
kerja yang canggih, yang dirancang untuk
menyederhanakan dan memudahkan proses penjadwalan.

Dengan memanfaatkan aplikasi agenda kerja,
sekretaris dapat bekerja dan mematikan dengan efisiensi
yang lebih tinggi dengan ponsel mereka, memastikan
pimpinan tidak memiliki jadwal ganda untuk waktu
yang sama, dan membantu mengingatkan pimpinan
dengan bantuan fitur alarm dalam aplikasi digital.

18

6 Aplikasi TO DO
Terbaik di Berbagai

Platform

TODOIST

ANY.DO

TICK TICK

WEDO

REMEMBER THE
MLK

WUNDERLIST

19Sumber : urbandigital.id/aplikasi-to-do-

terbaik-berbagai-platform/

Todoist

20

To d o i s t Sumber :
urbandigital.id/apli
Aplikasi Todoist sering dianggap kasi-to-do-terbaik-
salah satu aplikasi To Do terbaik. berbagai-platform/
Aplikasi ini memiliki desain
minimalis dan tersedia di berbagai 21
platform. Baik dalam bentuk
aplikasi (web, Android, iOS, macOS,
Windows) maupun ekstensi
(Chrome, Firefox, Safari).

Todoist memiliki banyak fitur.
Misalnya : Sub-tasks, sub-projects,
kolaborasi, tugas rutin (berulang/
recurring), sinkronisasi, prioritas,
reminder, komentar, label,
integrasi dengan aplikasi lain, dll.
Fitur paling menarik dari Todoist
adalah bisa memasukkan entri
tugas dalam bahasa biasa, seperti:
“Every Friday at 8am” (sayangnya
Bahasa Indonesia belum bisa).

Todoist bisa diunduh dan
digunakan dengan gratis. Namun
beberapa fiturnya baru bisa
digunakan kalau kita berlangganan
versi komersial.

Any.Do

22

Any.Do

Any.do adalah aplikasi To Do
powerful dan salah satu
aplikasi yang paling populer.
Aplikasi ini juga memiliki
desain minimalis. Sejauh ini,
Any.do tersedia untuk Android,
iPhone, Mac, dan Web.

Any.do juga memiliki banyak

fitur. Misalnya: Sub-tasks,

moment (daily planner),

kolaborasi, sinkronisasi,

komentar, reminder, tugas rutin

(berulang), dll. Selain itu,

Any.do juga punya Assistant —

semacam AI — di dalam

aplikasinya.

Any.do bisa diunduh dan Sumber :
digunakan secara gratis. urbandigital.id/apli
Beberapa fiturnya baru bisa kasi-to-do-terbaik-
digunakan ketika kita berbagai-platform/
berlangganan versi komersial.
23

Tick Tick

24

Tick Tick Sumber :
urbandigital.id/apli
Tick Tick juga termasuk salah kasi-to-do-terbaik-
satu aplikasi To Do populer, juga berbagai-platform/
dengan desain minimalis. Aplikasi
ini tersedia untuk banyak platform. 25

Baik mobile (Android, Android
tablet, iPhone, iPad), desktop (Web,

Mac, Windows, Chromebook),
ekstensi (Chrome dan Firefox), juga

untuk perangkat
sandangan/wearables (Android

Wear dan Apple Watch).

Seperti yang lain, Tick Tick
menawarkan banyak fitur. Seperti:
Sub-tasks, reminder, calendar view,
kolaborasi, komentar, tugas rutin

(recurring), themes, prioritas,
location based reminder, tags, dll.

Tick Tick bisa diunduh dan
digunakan secara gratis. Beberapa
fiturnya baru bisa digunakan kalau
kita berlangganan versi komersial.

Sejauh ini, untuk versi gratis, Tick
Tick terlihat yang paling fleksibel.

WeDo

26

Sumber : Sama seperti aplikasi To Do
urbandigital.id/apli sebelumnya, WeDo memiliki
kasi-to-do-terbaik- tampilan minimalis dan memiliki
berbagai-platform/ banyak fitur. WeDo tersedia
untuk Mac, iPhone, iPad, Apple
Watch, Android, dan Web.

Beberapa fitur WeDo yang
layak disebut: Sub-tasks,
membuat grup, kolaborasi
(termasuk delegasi tugas),
reminder, tugas rutin (recurring
tasks), attachment, perkiraan
waktu, dll. Fitur yang menarik
dari WeDo adalah grup yang
berguna untuk memilah antara
daftar To Do personal dan
pekerjaan dengan mudah.

Aplikasi To Do WeDo bisa
diunduh dan digunakan secara
gratis. Beberapa fitur di
antaranya baru bisa digunakan
ketika menggunakan WeDo Pro.

27

Remember the
Milk

28

Remember the Milk merupakan

salah satu veteran aplikasi To Do.

Aplikasi ini tersedia di banyak

platform. Baik untuk desktop (Web,

Mac, Windows, Linux), mobile

(iPhone, iPad, Android, Android

tablet, Blackberry, Amazon Fire),

dan akan hadir di perangkat

sandangan/wearables (Apple

Watch dan Android Wear).

Sumber : Beberapa fitur Remember the
urbandigital.id/apli Milk yang layak disebut adalah:
kasi-to-do-terbaik- Sub-tasks, kolaborasi, smart add,
berbagai-platform/ reminder, tags, advanced search,
smart list, integrasi dengan
berbagai aplikasi lain (email,
kalender, bahkan aplikasi catatan
seperti Evernote, dan dari Twitter),
dll.

Seperti aplikasi To Do lain,
Remember the Milk bisa diunduh
dan digunakan secara gratis.
Namun beberapa fitur bisa
digunakan secara maksimal ketika
kita berlangganan versi
komersialnya.

29

Wunderlist

30

Sumber : Wunderlist sering disebut
urbandigital.id/apli sebagai aplikasi To Do terbaik.
kasi-to-do-terbaik- Aplikasi ini tersedia di banyak
berbagai-platform/ platform dan menawarkan
banyak fitur — bahkan untuk
versi gratis.

Pada tahun 2015,
Wunderlist dibeli oleh
Microsoft. Belum lama ini
Microsoft merilis aplikasi
Microsoft To-Do yang dibuat
oleh tim Wunderlist. Aplikasi
Wunderlist tidak akan
mendapat perkembangan
baru, dan nantinya akan
dipensiunkan. Mirip seperti
aplikasi kalender Sunrise dan
aplikasi email Acompli.

Microsoft To-Do sendiri
masih dalam tahap preview
dan belum memiliki peralatan
selengkap Wunderlist.

31

TODOIST?

32

TODOIST

Cara Menjalankan Aplikasi Todoist

1 234 5

Tap Anda Klik Today Setelah List yang
tombol akan memilih anda buat
untuk date anda
+ di membuat memilih akan
bawah list untuk date list bisa muncul
mengirim apda Opsi
dikerjakan untuk dengan Inbox
menekan
dikerjakan 33
simbol
send

TODOIST

Cara Menjalankan Aplikasi Todoist

34

TODOIST

Cara Menjalankan Aplikasi Todoist

35

TODOIST

Cara Menjalankan Aplikasi Todoist

36

FEATURE
TODOIST

QUICK ADD
(Tambah Cepat)

Memungkinkan Anda
menangkap dan
mengatur tugas dalam
hitungan detik.

RECURRING DUE
DATES

Membantu Anda
mengingat tenggat waktu

dan membangun
kebiasaan

37

FEATURE
TODOIST

TASK VIEW
(Tampilan Tugas)

Memberi Anda gambaran
lengkap tentang tugas
apa pun

FAVORITES

Ingat proyek utama, label,
atau filter

38

FEATURE
TODOIST

SECTIONS &
SUBTASKS

Memastikan bahwa
proyek Anda tetap tertata
rapi

PRIORITIES

Sorot tugas terpenting
hari ini

39

FEATURE
TODOIST

NOTIFICATIONS

Memberi tahu Anda saat
orang memposting

komentar, menyelesaikan
tugas, dan lain lain

DELEGATE TASKS 40

Untuk memproyeksikan
kolaborator dan

membebaskan ruang
mental Anda

FEATURE
TODOIST

TODOIST KARMA

Memberi Anda poin untuk
menyelesaikan tugas dan

mempertahankan
prestasi Anda

TASK /PROJECT
COMMENTS

Membuat informasi
penting dapat diakses

oleh semua orang

41

FEATURE
TODOIST

COMPLETED
TASKS

Membantu Anda melacak
semua yang telah Anda

capai dalam proyek
tertentu

PRODUCTIVITY
VISUALIZATIONS

Menampilkan kemajuan
harian & bulanan Anda
dalam grafik berkode

warna

42

LAMPIRAN

WORK SCHEDULE

43