Laporan i-EXPERT

Pendaftaran
Pegawai Baharu
Melapor Diri Di INSPEN

(New Staff INSPEN System - NSIS)

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

RINGKASAN EKSEKUTIF iv
1.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN 1
1
1.1 Maklumat Kumpulan 2
1.2 Gambar Ahli Kumpulan 2
1.3 Jadual dan Peratus Kehadiran Mesyuarat 3
2.0 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK 3
2.1 Signifikan Pemilihan Projek 3
3
2.1.1 Kaitan dengan Fungsi/Dasar Kualiti Jabatan 4
2.1.2 Kaitan dengan Pelanggan dan Stakeholder 4
2.1.3 Kaitan dengan Agenda Nasional 5
2.1.4 Kaitan dengan Keadaan dan Ekosistem Semasa 5
2.2 Penyataan Masalah dan Pemilihan Projek 5
2.2.1 Penyataan Masalah 6
2.2.2 Analisa Masalah dan Pemilihan Projek 6
2.3 Latar Belakang Isu/Masalah 7
2.3.1 Penjelasan Isu / Masalah 7
2.3.2 Carta Perbatuan Perancangan dan Pelaksanaan Projek 8
8
2.3.3 Latarbelakang Isu / Masalah 8
3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN 9
10
3.1 Strategi Pelaksanaan 12
A - EMPATI (EMPATHIZE) 12
12
3.2 Penetapan Output dan Sasaran Outcome 14
B – TAKRIF (DEFINE) 15
15
3.3 Penghasilan dan Pelaksanaan Projek Yang Unik dan Berimpak Tinggi 15
C – PENJANAAN IDEA (IDEATE) 16
D – PROTOTAIP (PROTOTYPE)
E – UJIAN (TEST)

3.4 Tindakan Penyeragaman
3.5 Tempoh Penghasilan Projek
3.6 Perakuan Daripada Pihak Bertauliah
3.7 Pembuktian Melalui Perolehan Data

i|i - E X P E RT

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

4.0 KEBERHASILAN PROJEK 16
4.1 Outcome Projek dan Pembuktian 16
4.1.1 ERRC GRID 17
4.1.2 Tiada Kos Pembangunan 17
4.1.3 Penjimatan Masa 17
4.1.4 Keselamatan dan Perekodan Data 20
4.1.5 Pengurangan Aduan Pelanggan 20
4.2 Kesan Nilai Tambah (Value Added) 20
4.2.1 Meningkatkan Kompetensi 20
4.2.2 Melahirkan Pegawai Multi Skilling 21
4.2.3 Memudahkan Akses Kepada Maklumat Pegawai 21
4.2.4 Mewujudkan Suasana Kerja Yang Baik 21
4.3 Impak Projek 21
4.3.1 Kesan Jangka Panjang Kepada Jabatan / Organisasi 21
4.3.2 Kesan Jangka Panjang Kepada Pelanggan dan Pihak 22
Pengurusan
4.4 Pembuktian Melalui Data dan Sumber Rasmi 22
23
5.0 POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI 23
5.1 Tahap Ketersediaan Teknologi / Sistem 23
5.1.1 Penggunaan Perisian Open Source 23
5.1.2 Penjanaan Pelbagai Format Borang 23
5.1.3 Pengurusan Perekodan Sumber Manusia 23
5.2 Tahap Ketersediaan Pengkomersialan NSIS Di Agensi Kerajaan
Lain 23

6.0 KESIMPULAN

ii | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

SENARAI GAMBAR

Gambar 1 : Ahli Kumpulan i-EXPERT
Gambar 2 : Sebut Harga Pembangunan Sistem

SENARAI RAJAH

Rajah 1 : Petikan Pelan Strategik Jabatan
Rajah 2 : Petikan RMK 12
Rajah 3 : Penyataan Masalah
Rajah 4 : Analisa Masalah
Rajah 5 : Keputusan Analisa Maklum Balas UAT
Rajah 6 : Analisa Pengurusan Aduan Pelanggan
Rajah 7 : Pengurusan Aduan Pelanggan

SENARAI JADUAL

Jadual 1 : Jadual dan Peratus Kehadiran Mesyuarat
Jadual 2 : Jumlah Kemasukan Pegawai Baharu INSPEN
Jadual 3 : Carta Perbatuan Perancangan dan Pelaksanaan Projek
Jadual 4 : Carta Perbatuan Pembangunan Projek
Jadual 5 : Penjimatan Masa
Jadual 6 : Keselamatan dan Perekodan Data

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN A : Memo Lantikan
LAMPIRAN B : Senarai Borang Pendaftaran
LAMPIRAN C : Carta Organisasi INSPEN
LAMPIRAN D : Fasa Pembangunan NSIS
LAMPIRAN E : Kelulusan Projek KIK
LAMPIRAN F : Lakaran Sistem
LAMPIRAN G : Prototaip Projek KIK
LAMPIRAN H : Memo User Acceptence Testing (UAT)
LAMPIRAN I : Borang Maklum Balas dan Cadangan Penambahbaikan
LAMPIRAN J : Manual Pengguna Pegawai Baharu
LAMPIRAN K : Salinan Memo Tindakan Penyeragaman
LAMPIRAN L : Jadual dan Agihan Tugas
LAMPIRAN M : Laporan Aktiviti Sambutan Hari Inovasi INSPEN 2018
LAMPIRAN N : Salinan Sijli Anugerah Inovasi 2019
LAMPIRAN O : Salinan Surat Arahan Pertukaran

iii | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

RINGKASAN EKSEKUTIF

Sumber manusia merupakan elemen penting yang perlu diselia dengan berkesan oleh
pentadbiran sesebuah organisasi bagi memastikan operasi jabatan dapat berfungsi dengan
efisien. Kegagalan menyelia sumber manusia dengan berkesan boleh mengakibatkan prestasi
sesebuah jabatan tidak mencapai Key Performance Index (KPI) yang telah ditetapkan.

Institut Penilaian Negara (INSPEN) adalah organisasi di bawah Jabatan Penilaian dan
Perkhidmatan Harta (JPPH). Objektif penubuhan INSPEN adalah untuk meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran modal insan jabatan dan industri harta tanah melalui latihan,
penyelidikan dan pendidikan demi memberi perkhidmatan penilaian dan perkhidmatan harta
yang menepati masa, berkesan dan boleh dipercayai. Setiap tahun INSPEN menerima
kemasukan pegawai baharu yang akan ditempatkan di pelbagai pusat dan unit untuk
melaksanakan fungsi utama INSPEN. Pada tahun 2018 hingga tahun 2020, INSPEN telah
menerima 69 orang pegawai baharu pelbagai jawatan dan gred yang perlu ditempatkan di
pelbagai pusat dan unit di INSPEN.

Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) bertanggungjawab menguruskan urusan
lapor diri bagi pegawai baharu yang ditempatkan di INSPEN. UPSM perlu mendapatkan
pelbagai maklumat pegawai baharu semasa mereka melaporkan diri bertugas di INSPEN.
Pegawai baharu perlu mengisi pelbagai jenis borang untuk tujuan pendaftaran termasuk
maklumat diri dan permohonan kemudahan di INSPEN. Proses mengisi pelbagai jenis borang
telah mengambil masa yang lama kerana terdapat maklumat berulang yang perlu dilengkapkan
semasa pengisian pelbagai jenis borang yang berkenaan. Borang yang perlu diisi adalah
seperti berikut:

i. Borang Maklumat Pekerja
ii. Borang Maklumat Perkhidmatan (LSMPROFAIL)
iii. Borang Maklumat Kakitangan Baru, Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta

(JPPH)
iv. Borang Keterangan Diri (INSPEN/A22)
v. Borang Butir Untuk Diisi Oleh Pegawai Yang Baru Dilantik Untuk Direkodkan

Dalam Buku Perkhidmatan (INSPEN/A23)
vi. Borang Pengakuan Integriti (JPPH/P/42)
vii. Borang Keterangan Diri
viii. Borang Pemilihan Waktu Bekerja Berperingkat
ix. Borang Pembayaran Gaji Melalui Bank
x. Surat Aku Janji – Jadual Pertama [sub Peraturan 20(3)]
xi. Borang Permohonan Kad Akses
xii. Borang Pelekat Kenderaan
xiii. Borang Keahlian Perpustakaan INSPEN
xiv. Borang Keahlian Kesatuan Kakitangan Islam Penilaian (PEKIP)

iv | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

Selepas pegawai baharu melapor diri di INSPEN, UPSM perlu mengemukakan surat
pemberitahuan lapor diri ke Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) JPPH Ibu Pejabat beserta
beberapa borang yang diperlu dilengkapkan. Selain daripada itu, pelbagai borang yang telah
dilengkapkan perlu dikemukakan kepada pelbagai unit berlainan untuk pelbagai urusan lain.
Kelewatan melengkapkan pelbagai jenis borang ini akan menyebabkan banyak proses akan
terganggu dan terkesan. Ini akan menyukarkan pegawai baharu untuk menjalankan tugas
harian rasmi seperti yang diarahkan sekaligus boleh mengakibatkan INSPEN gagal
menlaksanakan fungsinya.

Setelah melihat kepada permasalahan ini, kumpulan i-EXPERT telah bersatu hati untuk
membangunkan satu sistem bagi memudah dan memantapkan lagi pengurusan pendaftaran
pegawai baharu melapor diri di INSPEN. Hasil permuafakatan ahli kumpulan dan sokongan
pihak pengurusan INSPEN, kumpulan ini telah berjaya membangunkan sistem yang dinamakan
New Staff INSPEN System (NSIS).

NSIS memberi impak yang besar kepada Pengurusan INSPEN kerana ianya
memudahkan kerja-kerja pentadbiran pengurusan pendaftaran pegawai baharu di mana semua
maklumat boleh diakses secara atas talian pada bila-bila masa. Pegawai baharu tidak perlu
mengambil masa yang panjang untuk mengisi pelbagai jenis borang dan tidak perlu mengisi
maklumat yang berulang. Sistem ini juga secara tidak langsung dapat membantu UPSM
mengawal selia maklumat peribadi pegawai baharu.

Sistem ini dibangunkan secara in-house oleh ahi kumpulan dengan bantuan kakitangan
Unit IT di INSPEN. Oleh itu, tiada kos pembangunan yang terlibat dan secara tidak langsung
ianya dapat menjimatkan wang kerajaan dan meningkatkan kompetensi kakitangan IT dalam
pembangunan sistem.

NSIS berupaya menjana pelbagai jenis borang yang diperlukan dan boleh terus
menyediakan Laporan Pendaftaran Pegawai Baharu untuk dihantar kepada Ibu Pejabat, tepat
dan pada masa yang sama dapat di simpan atau dipinda mengikut keperluan semasa.
Pengisian pelbagai jenis borang yang lain juga boleh dilaksanakan dengan cepat dan dihantar
kepada pihak yang berkaitan. Tiada lagi isu pembaziran masa dibangkitkan oleh semua pihak
dan ini telah berjaya mewujudkan suasana kerja yang lebih harmoni.

Projek ini mempunyai potensi pengembangan projek yang tinggi kerana ianya sesuai
digunakan di semua agensi kerajaan yang menguruskan pentadbiran sumber manusia. Sistem
ini dibangunkan menggunakan open source dan bahasa pengaturcaraan yang mudah difahami.
Oleh yang demikian, agensi tidak perlu membuat pembelian lesen dan mudah diadapatasi
mengikut keperluan agensi masing-masing.

v|i - E X PE R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

1.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN

1.1 MAKLUMAT KUMPULAN

a. Nama : i-EXPERT
Kumpulan
INSPEN Innovative
EXPERT : Sembilan (9) orang ahli kumpulan yang
melaksanakan tugasan dengan kemahiran dan
kepakaran masing-masing

b. Organisasi : Institut Penilaian Negara (INSPEN)
c. Alamat
: Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta,
d. No Telefon & Kementerian Kewangan Malaysia,
Fax Persiaran INSPEN,
43000 Kajang
e. Tarikh SELANGOR DARUL EHSAN.
Ditubuhkan
: 03 8911 8800 / 8911 8888 / 03 8925 8100
f. Bilangan Ahli
g. Ahli Kumpulan : 16 Oktober 2020 (Lampiran A)

h. Visi Kumpulan : Sembilan (9) orang

i. Misi Kumpulan : 1. Encik Ahmad Zaki bin Mat Derakah - Ketua
2. Puan Marliyana binti Saharan - Ahli
j. Nama Projek 3. Puan Siti Nordiah binti Kordi - Ahli
k. Bidang Inovasi 4. Puan Nursyahida binti Abu - Ahli
l. Kategori 5. Encik Khairulamri bin Abdul Rashid - Ahli
6. Encik Noorazam bin Mohd Noor - Ahli
Inovasi 7. Encik Mohd Nor Adzim bin Shaari - Ahli
m. Tarikh Siap 8. Puan Normah binti Berahim - Ahli
9. Puan Noor Laizan binti Noor Azmi - Ahli
Projek
: Memperkasa pengurusan INSPEN melalui pembudayaan
inovasi ke arah peningkatan kualiti yang berterusan.

: Membangun sistem yang berupaya mentadbir
pengurusan pendaftaran pegawai baharu melapor diri di
INSPEN dengan lebih sistematik dan mudah dicapai.

: Pendaftaran Pegawai Baharu Melapor Diri Di INSPEN
(New Staff INSPEN System - NSIS)

: Penyampaian Perkhidmatan

: Penambahbaikan

: 31 Mei 2021

1|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021
1.1 GAMBAR AHLI KUMPULAN

Gambar 1: Ahli Kumpulan i-EXPERT

1.2 JADUAL DAN PERATUS KEHADIRAN MESYUARAT
i-EXPERT telah bermesyuarat sebanyak 13 kali untuk berbincang dan berkongsi idea
semasa melaksanakan projek inovasi ini.

TEMPOH 8 BULAN (OKT 2020 - JUN 2021)

Bil. AKTIVITI OKT NOV DIS JAN FEB MAC APRIL MEI
PEMBENTUKAN 2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021 2021
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
1 KUMPULAN
16/10

2 PENGUMPULAN DATA 6/11

3 PEMBENTANGAN 10/12
ISU/MASALAH 22/12 22/1 16/2
26/2 12/3 26/3 9/4 23/4
PEMILIHAN & KELULUSAN
4 PROJEK

5 PROTOTAIP &
PEMBANGUNAN SISTEM

6 DOKUMENTASI 7/5 21/5

7 PERATUS KEHADIRAN 100 100 100 100 89 100 100 89 100 100 89 89 100

Jadual 1: Jadual dan Peratus Kehadiran Mesyuarat

2|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2.0 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK

2.1 Signifikan Pemilihan Projek

2.1.1 Kaitan Fungsi Jabatan / Dasar Kualiti Jabatan
Tiga perkhidmatan teras Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH):
i. Aktiviti Penilaian dan Perkhidmatan Harta
ii. Aktiviti Informasi Harta Tanah
iii. Aktiviti Latihan dan Penyelidikan

INSPEN adalah organisasi di bawah JPPH yang melaksanakan Aktiviti Latihan
dan Penyelidikan. Setiap tahun INSPEN menerima kemasukan pegawai
baharu seperti di Jadual 2 yang akan ditempatkan di pelbagai pusat dan unit
untuk melaksanakan fungsi utama INSPEN.

TAHUN Bilangan (orang)
2018 17
2019 19
2020 33

Jadual 2: Jumlah Kemasukan Pegawai Baharu INSPEN
2.1.2 Kehendak Pelanggan dan Stakeholder

Projek ini menyokong
Saranan Nilai kepada
Pihak Berkepentingan
seperti juga
termaktub di dalam
Pelan Strategik
Jabatan (Rajah 2).

Rajah 1: Petikan Pelan
Strategik Jabatan

3|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2.1.3 Kaitan dengan Agenda Nasional
Projek ini selari dengan Bidang Fokus dan Outcome Terpilih di dalam
Rancangan Malaysia ke-12 (RMK12) dalam Perkara Economic Empowerment
perkara 8. Sains dan Teknologi, Inovasi dan Pengkomersialan dan Perkara 22.
Pentadbiran Awam Yang Efisien.

Rajah 2: Petikan RMK12

2.1.4 Kaitan dengan Keadaan dan Ekosistem Semasa
a. Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan (PB 3.1) yang berkuatkuasa mulai
11 Mac 2016, Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan
Perbelanjaan Kerajaan, Klausa 3.10: Barang Pakai Habis: Kementerian/
jabatan/ agensi perlulah memastikan barang pakai habis seperti peralatan
alat tulis, kertas, cartridge dan sebagainya digunakan dengan optimum bagi
mengelakkan pembaziran. Perkongsian peralatan pejabat secara
gunasama seperti mesin faks dan mesin fotostat amat digalakkan. Laporan
perbelanjaan Barang Pakai Habis hendaklah dipantau dan dilaporkan di
dalam Mesyuarat JPKA Kementerian.

b. Selepas dunia dilanda pandemik Covid-19 pada Februari 2020, Malaysia
telah melaksanakan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) mulai 18 Mac
2020 dan dikemaskini dari masa ke semasa. Penjawat Awam dikehendaki
Bekerja Dari Rumah (BDR) dan ini menyebabkan banyak operasi
pentadbiran dan pengurusan dilaksanakan secara maya dan elektronik.
Projek yang dihasilkan ini adalah selari dengan Standard Operasi
Pelaksanaan (SOP) Am PKP.

4|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2.2 Penyataan Masalah Dan Pemilihan Projek
2.2.1 Penyataan Masalah
Pada perjumpaan kedua bertarikh 6 November 2020, i-EXPERT telah
menyenaraikan sepuluh (10) masalah melalui kaedah Brainstorming seperti
dirajah:

10 1 2 1. Pengurusan Data Pelajar Program Sijil Harta Tanah
INSPEN Yang Tidak Efisen
93
2. Kesukaran Mendapatkan Dokumen Sokongan Bagi
Brainstorming Tujuan Tuntutan Penceramah Di INSPEN

84 3. Pengumpulan Nota Kuliah Program Sijil Harta
Tanah INSPEN Yang Tidak Efisen
765
4. Kelewatan Urusan Pendaftaran Pegawai Baharu
Rajah 3 : Penyataan Masalah Melapor Diri Di INSPEN

5. Tempahan Kemudahan Fasiliti INSPEN Yang Tidak
Efektif

6. Pemilihan Kertas Kajian Penyelidikan Harta Tanah
Tidak Efisen

7. Pentadbiran Pengumpulan Data Keluar Masuk Staf
INSPEN Yang Tidak Efisen

8. Pengurusan Pinjaman Dan Pemulangan Buku Di
Perpustakaan INSPEN Tidak Efisen

9. Tempahan Kenderaan INSPEN Yang Tidak Efisen
10. Perekodan Data Displin Pelajar iNSPEN Tidak

Efisien

2.2.2 Analisa Masalah dan Pemilihan Projek
Satu soalselidik telah diedarkan kepada semua kakitangan INSPEN bagi
mendapatkan lima (5) masalah utama yang dihadapi semasa menjalankan tugas
rasmi harian. Hasil soal selidik telah dibentang pada 10 Disember 2020 seperti
di rajah 4.

12345 1. Kelewatan Urusan Pendaftaran Pegawai Baharu
45 Melapor Diri Di INSPEN

3 5%3% 2. Pengumpulan Nota Kuliah Program Sijil Harta
12% Tanah INSPEN Yang Tidak Efisen

1 3. Tempahan Kemudahan Fasiliti INSPEN Yang
2 54% Tidak Efektif
26%
4. Pengurusan Pinjaman Dan Pemulangan Buku Di
Rajah 4 : Analisa Masalah Perpustakaan INSPEN Tidak Efisen

5. Tempahan Kenderaan INSPEN Yang Tidak
Efisen

Hasil daripada kajian ini, I-EXPERT telah bersetuju menjadikan Kelewatan Urusan
Pendaftaran Pegawai Baharu Melapor Diri Di INSPEN sebagai satu masalah untuk
diselesaikan melalui projek KIK.

5|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2.3 Latar Belakang Isu / Masalah
2.3.1 Penjelasan masalah ini diperincikan dengan menggunakan kaedah 5W+1H

WHAT • Unit Pengurusan Sumber WHY • Pegawai baharu perlu

WHERE Manusia (UPSM), INSPEN mengisi pelbagai jenis
WHO
bertanggungjawab dalam borang untuk tujuan

urusan lapor diri bagi pegawai pendaftaran termasuk

baharu yang ditempatkan di maklumat diri dan

INSPEN. UPSM perlu permohonan kemudahan di

mendapatkan pelbagai INSPEN.

maklumat pegawai baharu • Maklumat pegawai adalah

semasa mereka melaporkan diri penting bagi urusan Buku

bertugas di INSPEN. Perkhidmatan dan

(Rujuk Lampiran B) penyediaan Penyata

Perubahan Gaji (Kew.8)

• Masalah ini berlaku di semua WHEN • Masalah ini berlaku semasa
Pusat dan Unit serta pejabat
Pengarah INSPEN. pegawai baharu

melaporkan diri bertugas di

INSPEN

• Pengarah INSPEN HOW • Pegawai baharu
• Pembangunan,
menghadapi masalah untuk
Penyelidikan dan
Kepakaran mengisi borang yang begitu
• Pusat Pembangunan
Profesional Pusat banyak pada satu masa dan
Pembangunan
• Pusat Penyelidikan dan borang tersebut perlu diisi
Inovasi
• Pusat Akademik secara tulisan tangan.
• Pendaftar
• Unit Pentadbiran • Pegawai juga perlu mengisi
• Unit Pengurusan Sumber
Manusia (UPSM) maklumat yang sama dan
• Seksyen Korporat
• Unit Kewangan berulang tetapi di dalam
• Unit Khidmat IT
• Unit Keselamatan borang yang berbeza seperti
• Unit Penerbitan dan Media
• Unit Pengurusan Harta maklumat nama, nombor kad
• Unit Perpustakaan
(Rujuk Lampiran C) pengenalan, jawatan dan

alamat rumah.

• Borang yang telah diisi tidak

dikembalikan semula ke

UPSM pada hari yang sama

atau dalam tempoh yang

ditetapkan.

6|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2.3.2 Carta Perbatuan Perancangan dan Pelaksanaan Projek

TEMPOH 8 BULAN (OKT 2020 - JUN 2021)

Bil. AKTIVITI OKT NOV DIS JAN FEB MAC APRIL MEI

2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021 2021

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

1 PEMBENTUKAN
KUMPULAN

2 KENALPASTI ISU /
MASALAH

3 MESYUARAT DAN
LATIHAN

4 PEMANTAUAN PROJEK

5 PENGUMPULAN DATA

6 PENETAPAN PROJEK

7 ANALISA PROJEK

Petunjuk: Perancangan
Pelaksanaan

2.3.3 Latarbelakang Isu/ Masalah
Kelewatan pegawai mengembalikan borang kepada UPSM boleh menyebabkan
kesan seperti berikut:
a. Pemasukan maklumat oleh pegawai baharu menggunakan Komputer
Pembantu Tadbir Kanan N22 menyebabkan urusan kerja Pembantu Tadbir
Kanan tergendala atau pegawai baharu terpaksa menunggu urusan kerja
Pembantu Tadbir Kanan.
b. Permohonan kad akses yang juga merupakan kad pengenalan jabatan tidak
dapat diproses segera dan menyebabkan pegawai baharu perlu menggunakan
kad sementara. Kad sementara tersebut mempunyai akses yang terhad
kepada ruang gunasama sahaja. Ini akan menyukarkan pegawai baharu
tersebut jika ia perlu akses ke ruang/bilik sensitif untuk melaksanakan tugas;
(Mengambil masa 5 hari waktu bekerja).
c. Permohonan pelekat kenderaan juga tidak dapat diproses segera dan ini
menyukarkan pegawai baharu untuk keluar dan masuk kawasan INSPEN.
(Mengambil masa 5 hari waktu bekerja).
d. UPSM hanya dapat mengemukakan surat pemberitahuan lapor diri ke BKP,
JPPH setelah semua borang yang diterima lengkap. Borang yang perlu

7|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

dikemukakan kepada pihak BKP, JPPH adalah Borang Keterangan Diri,
Borang Maklumat Kakitangan Baru JPPH dan Borang JPPH/P/42; dan
e. Kelewatan pegawai mengembalikan borang kepada UPSM akan
menyebabkan Kew.8 lewat dikeluarkan oleh UPSM. Kesannya pegawai
lantikan baharu akan lewat menerima gaji.

3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

3.1 Strategi Pelaksanaan
i-EXPERT menggunakan kaedah Design Thinking sebagai kaedah penyelesaian
masalah. Kumpulan telah mengaplikasikan lima (5) langkah Design Thinking untuk
menghasilkan penyelesaian yang kreatif dan inovatif.

A B C D E
Empathize Define Ideate Prototype Test

A - EMPATI (EMPATHIZE)
Bagi menerapkan konsep empati, i-EXPERT telah menggunakan kaedah 5W+1H untuk
menjelaskan masalah dan kumpulan sasar.

WHAT • Membangun satu WHY • Memudahkan
sistem pentadbiran pengurusan
New Staff INSPEN pegawai baharu yang
System (NSIS) melapor diri di INSPEN

WHERE • Di semua Pusat dan Unit WHEN • Tempoh 12 minggu
di INSPEN (minggu pertama Februari
2021 hingga minggu
keempat April 2021)

8|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

WHO • Pengarah INSPEN HOW • Rujuk Cadangan Fasa
• Pendaftar Pembangunan New
• Unit Pengurusan Staff INSPEN System
(NSIS)
Sumber Manusia (Lampiran D)
(UPSM)
• Unit Khidmat IT
• Pegawai Baharu di
INSPEN

3.2 Penyataan Output Dan Sasaran Outcome

OUTCOME
➢ Menjimatkan perbelanjaan

• Produk ini dapat menjimatkan perbelanjaan
penggunaan kertas, alat tulis dan sumber manusia

PROGRAM/ OUTPUT ➢ Menjimatkan masa
INISIATIF • Mengurangkan tempoh masa pengisian borang
New Staff • Mempercepatkan tempoh mengemukakan surat
Kelewatan INSPEN makluman lapor diri kepada BKP, JPPH
Urusan System • Menyediakan Kew.8 dalam tempoh tiga (3) hari
(NSIS) setelah pegawai melaporkan diri
Pendaftaran
Pegawai ➢ Mudah dikendalikan
• Dengan melayari web INSPEN
Baharu Yang
Melapor Diri ➢ Mesra Pelanggan
Di INSPEN • Sistem dicipta bagi memudahkan pihak pentadbiran
dan pengurusan INSPEN serta BKP
• Boleh diakses di mana-mana komputer yang
mempunyai capaian internet

➢ Penyimpanan Maklumat LebihTeratur
• Memudahkan UPSM untuk menyimpan maklumat/
data pegawai baharu
• Keselamatan maklumat / data terjamin

9|i - E X P ER T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

B – TAKRIF (DEFINE)

i-EXPERT telah menjalankan temubual dengan beberapa responden termasuk pegawai
baharu yang melapor diri di INSPEN. Kumpulan ini telah mengenalpasti kumpulan sasar
bagi tujuan menyelami perasaan melalui aktiviti temubual berkesan.

PENGGUNA MAKLUMAT MENARIK PENEMUAN KITA HENDAK
MEMBANTU
Beliau berasa agak terbeban
Puan Puan Satinah merupakan Ketua dengan urusan pendaftaran Kami berhasrat
Satinah binti Unit Penyelidikan telah melapor pegawai baharu di INSPEN yang
diri pada 30 November 2020. mengambil masa begitu lama. untuk
Safirol Beliau telah hadir ke INSPEN Beliau juga perlu pergi ke
pada jam 8.00 pagi untuk beberapa Unit yang berkaitan memudahkan
Pegawai melaporkan diri sebagai pegawai bagi melengkapkan urusan
Baharu baru. Pelbagai borang perlu pendaftaran. Pelbagai jenis urusan pengisian
beliau isi semasa melaporkan diri borang yang perlu diisi untuk
di Unit Pengurusan Sumber urusan pendaftaran pegawai pelbagai jenis
Manusia (UPSM) INSPEN. baharu.
Urusan pendaftaran beliau borang untuk
selesai pada jam 2.00 petang
memandangkan banyak borang pendaftaran
dan urusan yang perlu
dilengkapkan. Selepas selesai pegawai baharu
segala urusan barulah beliau
ditempatkan ke Unit beliau. agar lebih

sistematik dan

menjimatkan

masa.

Encik Mohd Encik Fadzrean ialah kakitangan Beliau berasa stress dengan Kami berhasrat
Fadzrean urusan pendaftaran pegawai untuk membantu
bin Mohd di UPSM yang menguruskan baharu di INSPEN kerana beliau dengan
Khadzier mengambil masa yang lama menambahbaik
pegawai baharu melapor diri ke sedangkan beliau perlu pengurusan
Unit melakukan tindakan selanjutnya penumpulan
Pengurusan INSPEN. Beliau mesti dalam masa yang telah borang
ditetapkan. Semua borang pendaftaran
Sumber memastikan pegawai baharu berkaitan perlu diserahkan pegawai baharu
Manusia dengan segera ke Ibu Pejabat agar lebih mudah
(UPSM) mengisi semua 14 borang yang JPPH dan unit-unit berkaitan di dan efisien.
INSPEN. Kelewatan menghantar
berkaitan dalam masa 1 hari dari semua borang berkaitan serta
penyediaan Penyata Perubahan
tarikh lapor diri kerana beliau Gaji (Kew.8) boleh menyebabkan
kelewatan pembayaran gaji
perlu menyediakan Surat kepada pegawai baharu.

Makluman Lapor Diri ke Ibu

Pejabat JPPH dan Penyata

Perubahan Gaji (Kew.8) dalam

masa 3 hari dari tarikh lapor diri.

10 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

Cik Anira Cik Anira merupakan Pendaftar Beliau berasa agak gusar Kami berhasrat
binti Mohd
INSPEN. Beliau perlu dengan urusan pendaftaran untuk membantu
Noh
Pendaftar mengemukakan surat pegawai baharu di INSPEN beliau dengan

pemberitahuan lapor diri ke mengambil masa yang begitu menambahbaik

Bahagian Khidmat Pengurusan lama. Beliau hanya dapat urusan

(BKP), Jabatan Penilaian dan mengemukakan surat pemakluman

Perkhidmatan Harta (JPPH) pemberitahuan lapor diri ke pegawai baharu

dalam tempoh 3 hari selepas BKP, JPPH setelah semua agar

tarikh lapor diri. borang yang diterima lengkap. dilaksanakan

Borang yang perlu dikemukakan dalam tempoh

Selain daripada itu, bermula 1 kepada pihak BKP, JPPH adalah masa yang

April 2019, pihak BKP JPPH Borang Keterangan Diri, Borang ditetapkan oleh

telah menyerahkan peranan Maklumat Kakitangan Baru BKP, JPPH.

menguruskan Buku JPPH dan Borang JPPH/P/42.

Perkhidmatan dan penyediaan

Penyata Perubahan Gaji Selain itu, kelewatan pegawai
mengembalikan borang kepada
(Kew.8) bagi pegawai INSPEN beliau akan menyebabkan
Kew.8 lewat dikeluarkan oleh
kepada UPSM. Pihak UPSM UPSM. Kesannya pegawai
lantikan baharu akan lewat
telah menetapkan Kew.8 perlu menerima gaji.

disediakan dalam tempoh tiga

(3) hari selepas pegawai

melaporkan diri di INSPEN.

Puan Puan Norsaidatina merupakan Puan Norsaidatina berasa Kami berhasrat
Norsaidatina untuk membantu
Ketua Unit Khidmat IT (KUIT) terganggu kerana sering beliau dengan
binti Mohd memendekkan
Said yang bertanggungjawab menerima aduan kelewatan tempoh masa
menunggu
Ketua Unit mencipta e-mel rasmi baharu untuk mencipta e-mel rasmi pemakluman
Khidmat IT daripada UPSM
sekiranya terdapat pegawai INSPEN bagi pegawai baharu berkaitan
pendaftaran
yang melaporkan diri di melaporkan diri. Pihak IT perlu pegawai baharu.

INSPEN. menunggu pemakluman

daripada UPSM dan

Bagi kakitangan JPPH yang permohonan dari pentadbir e-
melaporkan diri ke INSPEN, e-
mel rasmi JPPH perlu mel Kementerian/ Jabatan Luar
dihapuskan terlebih dahulu
sebelum e-mel rasmi INSPEN untuk menghapuskan akaun e-
dicipta.
mel pegawai sebelum mencipta

akaun e-mel yang baharu.

Kesannya pegawai tiada email

untuk tugas-tugas rasmi dan

terpaksa menggunakan e-mel

yang lama dan pegawai tidak

mendapat info yang terkini

kerana gagal menerima

pemakluman melalui e-mel.

11 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

3.3 Penghasilan Dan Pelaksanaan Projek Yang Unik Dan Berimpak Tinggi

C – PENJANAAN IDEA (IDEATE)

Berdasarkan penjelasan masalah di atas, i-EXPERT bersetuju untuk membangunkan
New Staff INSPEN System (NSIS) sebagai cadangan penyelesaian. Pihak pengurusan
INSPEN telah memberi kelulusan kepada i-EXPERT untuk membangunkan NSIS
sebagai projek KIK pada 16 Februari 2021 (Lampiran E) . Projek ini telah menetapkan
kumpulan sasaran yang terlibat adalah kakitangan Unit Pengurusan Sumber Manusia
(UPSM) dan Pendaftar INSPEN.

Sistem yang dibangun merupakan sistem yang mesra pengguna (user friendly), mudah
diguna dan mengautomasi daripada proses kerja manual kepada dalam talian serta
lebih sistematik. Lakaran Pembangunan Projek adalah seperti di Lampiran F.

D – PROTOTAIP (PROTOTYPE)

i-EXPERT telah membuat analisa keperluan sistem dengan membuat perancangan dan
pemilihan perisian serta perkakasan yang bersesuaian. NSIS dibangunkan hasil
kreativiti ahli kumpulan dan dibantu Unit Khidmat IT INSPEN dengan menggunakan
perisian dan perkakasan sedia ada di INSPEN. Setelah selesai pemilihan dibuat, segala
keperluan untuk membangunkan sistem iaitu perisian yang digunakan PhP dan MySQL
telah dipasang ke server (Installation).

Prototaip yang dibentangkan kepada pihak pengurusan adalah seperti di Lampiran G.

NSIS boleh di akses menggunakan jaringan internet di pautan http://staf.inspen.gov.my

Dua (2) kategori pengguna diwujudkan bagi NSIS iaitu :

a) Menu Pentadbir : Pegawai di UPSM yang berperanan mentadbir dan
b) Menu Staf Baharu mengurus borang pendaftaran pegawai baharu dari
masa ke semasa
: Pegawai Baharu melapor diri di INSPEN

Terdapat 17 komponen utama dalam sistem yang dicipta yang diterjemahkan melalui 17
paparan utama iaitu:-

Paparan Menu Pentadbir :
i. Login
ii. Data Maklumat Staf Baharu

12 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

Paparan Menu Staf Baharu :
i. Login
ii. Borang Maklumat Pekerja
iii. Borang Maklumat Perkhidmatan (LSMPROFAIL)
iv. Borang Maklumat Kakitangan Baru, Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta

(JPPH)
v. Borang Keterangan Diri (INSPEN/A22)
vi. Borang Butir Untuk Diisi Oleh Pegawai Yang Baru Dilantik Untuk Direkodkan

Dalam Buku Perkhidmatan (INSPEN/A23)
vii. Borang Pengakuan Integriti (JPPH/P/42)
viii. Borang Keterangan Diri
ix. Borang Pemilihan Waktu Bekerja Berperingkat
x. Borang Pembayaran Gaji Melalui Bank
xi. Surat Aku Janji – Jadual Pertama [sub Peraturan 20(3)]
xii. Borang Permohonan Kad Akses
xiii. Borang Pelekat Kenderaan
xiv. Borang Keahlian Perpustakaan INSPEN
xv. Borang Keahlian Kesatuan Kakitangan Islam Penilaian (PEKIP)

Pembangunan NSIS telah melalui empat (4) fasa utama seperti berikut:

a) Pembangunan
- Merangkumi aktiviti menganalisis, merekabentuk, melaksanakan,
menyelenggara dan menyediakan dokumentasi sistem untuk memenuhi
keperluan pengguna.

b) Penyelenggaraan
- Merangkui aktiviti pengujian sistem, penyerahan sistem kepada pengguna
serta menyediakan manual dan latihan kepada pengguna.

c) Pentadbiran data
- Merangkumi aktiviti memantau perjalanan sistem dari masa ke semasa,
mengenalpasti masalah yang timbul,memantau ruang storan serta membuat
‘back-up’ berkala.

d) Penerimaan dan Implementasi
- Merangkumi aktiviti mengumpul maklumat dan mendapatkan keperluan
sistem dan menjalankan ujicuba berupa latihan teknikal bersama ahli KIK
sebelum digunapakai oleh pengguna.

13 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

E – UJIAN (TEST)

Pelaksanaan USER ACCEPTENCE TESTING (UAT) dijalankan bersama pengguna
berdaftar seperti memo di Lampiran H. Objektif UAT adalah untuk menguji cuba NSIS
sebagai sistem pengurusan pendaftaran pegawai baharu melapor diri di INSPEN yang
sistematik. Satu soal selidik telah dijalankan semasa UAT ini bagi mendapatkan
cadangan dan maklumbalas pengguna Lampiran I. Berikut adalah hasil maklumbalas
daripada borang yang diedarkan:

Memo UAT dan Borang Soal Selidik

Rajah 5: Keputusan Analisa Maklum Balas UAT

Berdasarkan maklumbalas UAT, pengguna telah memberi maklumbalas dan cadangan
penambahbaikan berikut:

PERKARA KOMEN / MAKLUM BALAS

Masa • Proses kerja lebih mudah
Sumber Manusia • Mudahkan kerja dan ringkas
Peralatan • Pengguna ingin akses sistem dari ruang kerja
Ruang • Tidak perlu hantar laporan fizikal lagi
Penerimaan • Keliru tentang sistem kerana tiada manual
Pengguna
penggunaan.

Berdasarkan komen dan maklum balas pengguna semasa UAT, i-EXPERT telah
menyediakan manual pengguna NSIS seperti di Lampiran J.

14 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

3.4 Tindakan Penyeragaman

Pihak pengurusan INSPEN telah mengeluarkan arahan Tindakan Penyeragaman
melalui memo pada 12 Mei 2021 (Lampiran K). NSIS telah digunapakai oleh UPSM
dan semua pegawai baharu melapor diri mulai 1 Jun 2021.

3.5 Tempoh Penghasilan Projek

Satu jadual dan agihan tugas (Lampiran L) untuk tindakan pelaksanaan penyelesaian
telah dibuat agar cadangan penyelesaian dapat dijalankan mengikut perancangan dan
siap dalam tempoh masa yang ditetapkan seperti di carta perbatuan (Gantt Chart).

TEMPOH 8 BULAN (OKT 2020 - JUN 2021)

Bil. FASA AKTIVITI OKT NOV DIS JAN FEB MAC APRIL MEI

2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021 2021

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

1 EMPATI STRATEGI
PELAKSANAAN

2 PENETAPAN OUTPUT
DAN SASARAN
OUTCOME

3 TAKRIF TEMUBUAL

4 PENJANAAN CADANGAN
IDEA PENYELESAIAN

5 PELAKSANAAN
TINDAKAN
PENYELESAIAN

6 PROTOTAIP PEMBANGUNAN
MODUL

7 TEST USER ACCEPTENCE
TESTING (UAT)

8 TINDAKAN
PENYERAGAMAN

9 REPLIKASI

10 KOMERSIAL

Petunjuk: Perancangan
Pelaksanaan

Jadual 4: Carta Perbatuan Pembangunan Projek

3.6 Perakuan Daripada Pihak Bertauliah

NSIS telah diperakui oleh pengurusan INSPEN untuk digunakan sebagai sistem yang
mampu mentadbir pengurusan pendaftaran pegawai baharu melapor diri yang berkesan
dengan penganugerahan tempat pertama Anugerah Inovasi INSPEN Tahun 2018.
(LAMPIRAN M – Laporan Aktiviti Sambutan hari Inovasi INSPEN 2018)

15 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

Sistem ini turut diperakui oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH),
Kementerian Kewangan Malaysia melalui penganugerahan Naib Johan Anugerah
Inovasi JPPH 2019. (LAMPIRAN N - Salinan Sijil Anugerah Inovasi JPPH 2019)

Permohonan ke Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU) dan The Government Integrated Telecommunications Network (GITN)
tergendala akibat Perintah Kawalan Pergerakan 3.0.

3.7 Pembuktian Melalui Perolehan Data

Secara amnya aduan berkenaan dengan kelambatan penyediaan maklumat ini telah
berkurangan dari 10 aduan kepada 2 aduan selepas pelaksanaan projek. Aduan adalah
datang bukan sahaja dari staf baharu tetapi dari Unit yang terlibat dengan urusan
Pendaftaran Staf Baharu INSPEN.

4.0 KEBERHASILAN PROJEK

4.1 OUTCOME PROJEK DAN PEMBUKTIAN

4.1.1 ERRC GRID
New Staff INSPEN System (NSIS) di INSPEN telah membuktikan bahawa
inovasi ini mampu memberikan outcome yang maksima kepada pengguna.
Selepas perlaksanaan, i-EXPERT berjaya membuktikan outcome terhadap
projek ini melalui Eliminate-Reduce-Raise-Create (ERRC) Grid berikut :-

Eliminate (E) Raise (R)

Jabatan boleh mengurangkan tempoh • Pengisian maklumat • Pengisian borang
masa pengisian borang dan berulang di pelbagai yang banyak
mempercepatkan tempoh jenis borang dapat
diselesaikan
mengemukakan surat makluman lapor • Kelewatan dalam tempoh
diri ke Ibu pejabat JPPH mengembalikan masa yang
borang ke pendek
Nilai Inovasi UPSM
Create (R)
Impak tinggi kepada INSPEN dan Reduce (R)
pengguna/ pegawai baharu
• Masa pengisian • New Staf
borang INSPEN
System
• Menjimatkan (NSIS) yang
kos pembelian sistematik
kertas

16 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

4.1.2 Tiada Kos Pembangunan
Pembangunan sistem ini tidak melibatkan sebarang kos pembangunan
berikutan ianya dibangunkan oleh ahli kumpulan KIK dengan bantuan Unit
Khidmat IT INSPEN. Pembangunan NSIS telah dapat menjimatkan RM
381,000.00.

Gambar 2: Sebut Harga Pembangunan Sistem

4.1.3 Penjimatan Masa dan Kos Operasi

BIL. AKTIVITI SEBELUM PROJEK SELEPAS PROJEK

1. Pengisian borang oleh Secara manual dan Mengisi maklumat dalam

pegawai baharu maklumat berulang untuk database sistem

14 borang

Tempoh masa 4 jam 30 minit

Penjimatan Masa 3 jam 30 minit

Terjemah kepada Nilai Gaji Pegawai Penilaian W44: RM 6,000 sebulan
RM Sehari : RM 300
1 jam : RM 37.50

Penjimatan Masa 3.5 jam = RM 131.00

17 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

2. UPSM mengumpulan Menunggu pegawai baharu Borang terus dicetak

borang yang telah lengkap melengkapkan 14 borang borang yang telah dilink

diisi dan mengembalikannya kepada database

semula kepada UPSM maklumat yang telah

diisi oleh pegawai

baharu

Tempoh masa 16 jam 0 jam

Penjimatan Masa 16 jam

Gaji Pembantu Tadbir Kanan N22: RM 3,000 sebulan

Terjemah kepada Nilai Sehari : RM 150

RM 1 jam : RM 18.75

Penjimatan Masa 16 jam = RM 300.00

3. Penyediaan surat Semakan 14 borang yang Semakan di database

makluman lapor diri untuk diterima darpada pegawai dan janaan surat di NSIS

ditandatangani oleh baharu

PIPN/Pendaftar

Tempoh masa 1 jam 15 minit

Penjimatan Masa 45 minit

Gaji Pembantu Tadbir Kanan N22: RM 3,000 sebulan

Terjemah kepada Nilai Sehari : RM 150

RM 1 jam : RM 18.75

Penjimatan Masa ¾ jam = RM 14.00

4. Penyimpanan maklumat Tidak dapat diakses Database maklumat

peribadi dan dengan segera dan perlu peribadi dan

perkhidmatan pegawai mendapatkannya daripada perkhidmatan pegawai

BKP, JPPH boleh diakses dengan

mudah di NSIS.

Tempoh masa 16 jam 1 jam

Penjimatan Masa 15 jam

Terjemah kepada Nilai Gaji Pembantu Tadbir Kanan N22: RM 3,000 sebulan
RM Sehari : RM 150
1 jam : RM 18.75

Penjimatan Masa 15 jam = RM 281.00

5. Pemakluman pegawai Tempoh yang lama kerana Tempoh yang singkat

baharu melapor diri perlu menunggu borang kerana borang dapat

kepada BKP, JPPH yang lengkap dikemukakan dilengkapkan dengan

oleh pegawai. segera

18 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

Tempoh masa 32 jam 12 jam

Penjimatan Masa 20 jam

Gaji Pembantu Tadbir Kanan N22: RM 3,000 sebulan

Terjemah kepada Nilai Sehari : RM 150

RM 1 jam : RM 18.75

Penjimatan Masa 20 jam = RM 375.00

6. Penyata Perubahan Gaji Tempoh yang lama untuk Tempoh yang singkat

(Kew.8) mengemukakan Kew.8 kerana surat makluman

kepada Unit Kewangan, lapor diri dikemukakan

INSPEN kerana perlu kepada BKP, JPPH lebih

mengemukakan surat cepat

makluman lapor diri kepada

BKP, JPPH terlebih dahulu

Tempoh masa *32 jam 16 jam
Penjimatan Masa
16 jam

Terjemah kepada Nilai Gaji Pembantu Tadbir Kanan W22: RM 3,000 sebulan
RM Sehari : RM 150

1 jam : RM 18.75
Penjimatan Masa 16 jam = RM 300.00

JUMLAH PENJIMATAN 71.25 jam bersamaan dengan RM 1,401.00 bagi
setiap Pendaftaran Pegawai Baharu INSPEN
Tahun 2018
Tahun 2019 17 orang X RM 1,401.00 = RM 23,817.00
Tahun 2020 19 orang X RM 1,401.00 = RM 26,619.00
JUMLAH PENJIMATAN 33 orang X RM 1,401.00 = RM 46,233.00

RM 96,669.00 dalam masa 3 tahun sebelum NSIS
dibangunkan

Jadual 5 : Penjimatan Masa dan Kos Operasi

19 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

4.1.4 Keselamatan dan Perekodan Data

SEBELUM PROJEK SELEPAS PROJEK
Semua rekod disimpan secara manual
di dalam fail peribadi pegawai Rekod disimpan secara berpusat di UPSM
Tiada backup
Tiada kawalan dokumen Backup dilakukan seminggu sekali
Hanya pengguna berdaftar sahaja yang
Tiada keseragaman rekod antara dibenarkan akses kepada rekod
Pusat/Unit Rekod seragam antara semua Pusat/Unit

Jadual 6 : Keselamatan dan Perekodan Data

4.1.5 Pengurangan Aduan Pelanggan

Pengurangan Aduan Pelanggan

12 SELEPAS
10

8
6
4
2
0

SEBELUM

ADUAN

Rajah 7 : Pengurusan Aduan Pelanggan

4.2 Kesan Nilai Tambah (Value Added)
4.2.1 Meningkatkan kompetensi
Pembangunan secara inhouse ini secara tidak langsung dapat meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran kakitangan Unit Khidmat IT dalam
Pembangunan Sistem.

20 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

4.2.2 Melahirkan Pegawai Multi Skilling
Kakitangan INSPEN didedahkan dengan kemahiran berfikir untuk mencari
jalan penyelesaian terhadap isu yang timbul dan berusaha meningkatkan
pengetahuan yang berkaitan bagi memperbaiki hasil kerja.

4.2.3 Memudahkan Akses Kepada Maklumat Pegawai
UPSM dapat menyimpan maklumat peribadi dan perkhidmatan pegawai
dalam satu database. UPSM tidak lagi mengambil masa untuk meminta
maklumat daripada pegawai atau pun menyemak terlebih dahulu melalui
Buku Perkhidmatan dan Sistem HRMIS sekiranya diperlukan pada masa
hadapan.

4.2.4 Mewujudkan Suasana Kerja yang Baik
UPSM boleh akses terus laporan maklumat peribadi pegawai melalui NSIS
tanpa meminta dan menunggu maklumat daripada setiap Pusat/ Unit. Oleh
itu, Pusat/ Unit tidak lagi digesa oleh UPSM untuk menyediakan maklumat
dengan segera. Selain itu, laporan sentiasa tersedia mengikut keperluan dan
kehendak pihak Pengurusan Atasan INSPEN dan JPPH Ibu Pejabat.

4.3 Impak Projek

4.3.1 Kesan Jangka Panjang Kepada Jabatan/ Organisasi

i. Mencapai Objektif Jabatan
INSPEN ditubuhkan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran
modal insan jabatan dan industri harta tanah melalui latihan, penyelidikan
dan pendidikan demi memberi perkhidmatan penilaian dan perkhidmatan
harta yang menepati masa, berkesan dan boleh dipercayai. Dengan
pembangunan NSIS, pengurusan sumber manusia yang bersistematik
mampu membantu jabatan mencapai objektif berkenaan.

ii. Meningkatkan Imej Organisasi
Dengan adanya sistem pengurusan pendaftaran pegawai baharu
melapor diri yang berkesan, ianya dapat membantu pihak pengurusan
dalam penyediaan maklumat sumber manusia dengan lebih baik dan
terperinci. Secara tidak langsung ianya akan dapat meningkatkan imej
organisasi dari sudut pengurusan sumber manusia.

iii. Menepati Aspirasi Kerajaan Dalam Melaksanakan e-Government
Perkembangan teknologi yang pesat dan permintaan rakyat yang lebih
sofistikated, menjadikan e-Government salah satu agenda penting
kepada Negara. Peningkatan kemahiran dan kompetensi dalam bidang
digital melalui pembangunan NSIS ini dapat menyokong aspirasi e-
Government ini.

21 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

iv. Pelaburan Kerajaan Digunakan Sepenuhnya
Kerajaan memperuntukkan bajet yang besar untuk pembayaran
emolumen dan penyediaan latihan bagi meningkatkan kemahiran dan
kompetensi dalam sektor awam. Melalui pembangunan NSIS ini,
menunjukkan pelaburan Kerajaan tersebut digunakan sepenuhnya dalam
menyediakan infrastuktur yang dapat menyokong sistem penyampaian
perkhidmatan yang berkualiti.

4.3.2 Kesan Jangka Panjang Kepada Pelanggan Dan Pihak Pengurusan

i. Memenuhi Kehendak dan Memudahkan Urusan
Urusan pendaftaran pegawai baharu dan pengurusan maklumat peribadi
pegawai dapat dikendalikan dalam satu sistem sahaja. UPSM tidak perlu
mengambil masa untuk meminta maklumat yang berulang daripada
pegawai sekiranya diperlukan pada masa hadapan.

ii. Mendapat Pengiktirafan
Penciptaan projek ini melalui pembangunan inovasi boleh memberi imej
yang baik kepada jabatan dan seterusnya mendapat pengiktirafan

iii. Menjimatkan Kos dan Masa Pembangunan Sistem Yang Baharu
Perkongsian NSIS dengan agensi Kerajaan yang lain melalui kaedah
replikasi dapat menjimatkan kos dan masa pembangunan sistem baharu
yang serupa serta sekaligus memberi faedah kepada sektor awam
secara keseluruhannya.

iv. Pelaburan Kerajaan Digunakan Sepenuhnya
Kerajaan memperuntukkan bajet yang besar untuk pembayaran
emolumen dan penyediaan latihan bagi meningkatkan kemahiran dan
kompetensi dalam sektor awam. Melalui pembangunan NSIS ini,
menunjukkan pelaburan Kerajaan tersebut digunakan sepenuhnya dalam
menyediakan infrastuktur yang dapat menyokong sistem penyampaian
perkhidmatan yang berkualiti.

4.4 Pembuktian Melalui Data dan Sumber Rasmi

4.4.1 Encik Jamaludin Abdul Ghany merupakan pegawai baharu melapor diri di
INSPEN. Beliau melapor diri pada 1 Jun 2021 sewaktu tempoh PKPD
berlangsung. Beliau telah berjumpa pihak pengurusan dan diberi taklimat
untuk mengakses NSIS. (Lampiran O)

4.4.2 Encik Mohd Fadzrean bin Mohd Khadzier di UPSM tidak perlu menunggu
lama untuk mengumpul borang yang dilengkapkan oleh Encik Jamaludin.
Beliau hanya perlu mencetak semua borang berkaitan untuk diserahkan
kepada Pendaftar bagi tujuan pemakluman kepada BKP, JPPH.

22 | i - E X P E R T

HORIZON BAHARU KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF 2021

5.0 POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI

5.1 Tahap Ketersediaan Teknologi/ Sistem

5.1.1 Penggunaan Perisian Open Source
Bahasa pengaturcaraan dan pangkalan data bagi pembangunan NSIS adalah
menggunakan perisian open source. Ini membolehkan jabatan/ agensi luar
membuat replikasi tanpa sebarang kos.

5.1.2 Penjanaan Pelbagai Format Borang
NSIS membolehkan UPSM menjana pelbagai jenis borang yang berkaitan
urusan pendaftaran pegawai baharu melapor diri. Ini memudahkan pihak
pengurusan dalam penyediaan dokumentasi dan pengurusan sumber
manusia di jabatan.

5.1.3 Pengurusan Perekodan Sumber Manusia
Sistem ini mampu berfungsi dengan jayanya untuk merekod dan menyimpan
maklumat (database) pendaftaran pegawai baharu secara lebih efisien serta
sistematik.

5.2 Tahap Ketersediaan Pengkomersialan NSIS Di Agensi Kerajaan Lain

NSIS boleh direplikasikan penggunaannya kepada agensi kerajaan yang lain sebagai
satu sistem penyimpanan database sumber manusia yang berkesan. Agensi
kerajaan sama ada di Ibu Pejabat atau cawangan boleh menggunakan NSIS sebagai
sistem pengurusan sumber manusia yang lebih pantas. Ianya mudah diadaptasi ke
agensi kerajaan kerana ianya menggunakan open source dan agensi boleh
menyesuaikan sistem mengikut keperluan agensi masing-masing dengan mudah.

6.0 KESIMPULAN

Secara ringkasnya NSIS ini dibangunkan bagi menyokong fungsi INSPEN dalam
menyediakan perkhidmatan yang berkesan di mana ianya dapat mengelakkan karenah proses
kerja yang panjang. Ia juga dapat memudahkan pihak pengurusan INSPEN membuat
pentadbiran sumber manusia lebih pantas dan berkesan.

Sistem ini bukan sahaja boleh digunakan di INSPEN malah ianya boleh dipanjangkan
penggunaannya di Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta Ibu Pejabat, cawangan-
cawangan JPPH dan agensi perkhidmatan awam bagi pengurusan dan pentadbiran sumber
manusia setiap agensi kerana ianya boleh disesuaikan mengikut keperluan agensi.

Secara keseluruhannya, penggunaan New Staff INSPEN System atau NSIS ini mampu
memberi impak yang tinggi kepada pengurusan sumber manusia di INSPEN seterusnya
memacu ke arah kecekapan pengurusan pentadbiran dan kewangan.

23 | i - E X P E R T



LAMPIRAN A
(Memo Lantikan)

LAMPIRAN B
(Senarai Borang Pendaftaran)

Bil. Nama Borang Unit Berkaitan

1. Borang Maklumat Pekerja UPSM

2. Borang Maklumat Perkhidmatan UPSM

3. Borang Maklumat Kakitangan Baru, Jabatan Penilaian dan UPSM
Perkhidmatan Harta UPSM

4. Borang Keterangan Diri

5. Borang Butir Untuk Diisi Oleh Pegawai Yang Baru Dilantik UPSM
Untuk Direkodkan Dalam Buku Perkhidmatan UNIT KESELAMATAN

6. Borang Pengakuan Integriti

7. Borang Keterangan Diri UPSM

8. Borang Pemilihan Waktu Bekerja Berperingkat UPSM

9. Borang Pembayaran Gaji Melalui Bank UNIT KEWANGAN
10. Surat Aku Janji – Jadual Pertama [sub Peraturan 20(3)] UPSM

11. Borang Permohonan Kad Akses UNIT KESELAMATAN

12. Borang Pelekat Kenderaan UNIT KESELAMATAN

13. Borang Keahlian Perpustakaan INSPEN UNIT PERPUSTAKAAN

14. Borang Keahlian Kesatuan Kakitangan Islam Penilaian PEKIP
(PEKIP)



LAMPIRAN C
(Carta Organisasi INSPEN)

LAMPIRAN D
(Fasa Pembangunan NSIS)

PEMBANGUNAN •Menganalisis,
merekabentuk,
melaksanakan,
menyelenggara dan
menyediakan
dokumentasi sistem
untuk memenuhi
keperluan pengguna.

PENYELENGGARAAN •Pengujian sistem,
penyerahan sistem
kepada pengguna serta
menyediakan manual
dan latihan kepada

pengguna

PENTADBIRAN •Memantau perjalanan
DATA sistem dari masa ke
semasa,
mengenalpasti
masalah yang

timbul,memantau ruang
storan serta membuat

‘back-up’ berkala.

IMPLEMENTASI •Mengumpul maklumat
dan mendapatkan

keperluan sistem dan
menjalankan ujicuba
berupa latihan teknikal

bersama ahli KIK
sebelum digunapakai

oleh pengguna

LAMPIRAN E
(Kelulusan Projek KIK)

LAMPIRAN F
(Lakaran Sistem)

LAMPIRAN G
(Prototaip Projek KIK)

LAMPIRAN G
(Prototaip Projek KIK)

LAMPIRAN H
(Memo User Acceptence Testing)

LAMPIRAN I
(Borang Maklum Balas dan Cadangan Penambahbaikan)

LAMPIRAN J
(Manual Pengguna NSIS)

LAMPIRAN K
(Salinan Memo Tindakan Penyeragaman)

LAMPIRAN L
(Jadual dan Agihan Tugas)

TUGASAN PIC

PEMBANGUNAN Encik Ahmad Zaki bin Mat
Derakah
Menganalisis, merekabentuk, melaksanakan,
menyelenggara dan menyediakan dokumentasi sistem Semua Ahli

untuk memenuhi keperluan pengguna. Puan Nursyahida binti Abu
Semua Ahli
PENYELENGGARAAN
Encik Mohd Nor Adzim bin
Pengujian sistem, penyerahan sistem kepada pengguna Saari
serta menyediakan manual dan latihan kepada pengguna
Semua Ahli
PENTADBIRAN DATA
Puan Siti Nordiah binti Kordi
Memantau perjalanan sistem dari masa ke semasa,
mengenalpasti masalah yang timbul,memantau ruang Semua Ahli

storan serta membuat ‘back-up’ berkala.

IMPLEMENTASI

Mengumpul maklumat dan mendapatkan keperluan sistem
dan menjalankan ujicuba berupa latihan teknikal bersama

ahli KIK sebelum digunapakai oleh penggunaLatihan
pengguna

LAMPIRAN M
(Laporan Aktiviti Sambutan Hari Inovasi INSPEN 2018)

LAMPIRAN N
(Salinan Sijli Anugerah Inovasi JPPH 2019)

LAMPIRAN O
(Salinan Surat Arahan Pertukaran)