คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการ

คู่มอื ปฏิบตั งิ านเลขานุการ

เสนอ

ครปู รยี า ปันธิยะ

จดั ทาโดย

นางสาวอมรรตั น์ ตันธะดา
เลขที่ 16 สบล.63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานน้ี เป็นสว่ นหน่งึ ของวชิ า 30203-2004 การจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2564
วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการฉบับนี้ เป็นเพียงส่วนหน่ึงของภารกิจหลักของงานเลขานุการ ซึ่งข้าพเจ้า
นางสาวอมรรตั น์ ตนั ธะดา นกั ศกึ ษา สบล. 63.1 สาขาวชิ าการเลขานกุ าร วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาลาปาง ได้จัดทา
ขึ้นเพ่ือจัดเก็บข้อมูลความรู้ เกี่ยวกับหลักการ แนวทาง เทคนิค ข้ันตอน วิธีการปฏิบัติงาน เพื่อถ่ายทอดให้ผู้ที่
ปฏิบตั ิหน้าทเ่ี ลขานกุ าร ได้นาประยุกต์ใช้อนั จะเปน็ ประโยชนต์ อ่ การปฏบิ ัตงิ าน ให้มีประสิทธภิ าพมากย่ิงขึน้

ข้าพเจ้า ตระหนักดีว่า การปฏิบัติหน้าท่ี “เลขานุการ” เป็นภารกิจท่ีต้องมีความเข้าใจในบทบาท
หน้าที่ ความรอบรู้ และความรับผิดชอบ ดังน้ันจึงหวังว่าคู่มือปฏิบัติงานเล่มนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงาน
เลขานุการ เพื่อส่งผลให้การปฏบิ ัตงิ านเลขานกุ ารสาเร็จลลุ ่วงดว้ ยดแี ละมีประสิทธิภาพ

ขอขอบคุณ บิดา มารดา ครู อาจารย์ และคุณครูปรียา ปันธิยะ ครูผู้สอน มา ณ ท่ีนี้ด้วย ผิดพลาด
ประการใด ข้าพเจา้ ขอรับไว้แต่เพียงผู้เดียว

อมรรัตน์ ตนั ธะดา
สาขาวิชาการเลขานกุ าร

สารบญั ข

คานา หน้า
สารบญั ก
การนัดหมาย ข
การใช้อเี มลล์ 1
การจดวาระการประชมุ 4
ตดิ ตอ่ ประสานงาน 8
แหลง่ ที่มา 22
30

คู่มอื การปฏิบตั ิงานเลขานกุ าร

การนัดหมาย

การนัดหมาย (Appointment) เลขานุการจะต้องรับผิดชอบในการจัดการนัดหมาย ตลอดจน
การบันทึกนัดหมายน้ันไว้ เพราะเป็นสิ่งที่จาเป็น และต้องกระทาอย่างรอบคอบไม่ควรใช้วิธีจดจา เพราะอาจ
เกดิ ข้อผิดพลาดได้ ซ่งึ มขี ้อควรปฏิบัตดิ ังนี้

1. วิธกี ารนัดหมาย
2.1 การนัดหมายด้วยตนเอง คอื ผทู้ ปี่ ระสงค์จะขอพบผู้บริหารมาติดต่อดว้ ยตัวเอง
2.2 การนดั หมายทางโทรศัพท์ คือ ผทู้ ่ปี ระสงค์จะขอพบผู้บรหิ ารมไิ ด้มาด้วยตนเอง
2.3 การนัดหมายทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) คือ ผู้ที่ประสงค์จะขอพบผู้บริหาร

ใช้เทคโนโลยีด้านการส่ือสารเข้ามาช่วยในการนัดหมาย แต่การนัดหมายในลักษณะน้ี หากผู้บังคับบัญชา
หรือเลขานุการ ไม่ไดเ้ ปิดจดหมายอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (E-mail) กอ็ าจจะทาใหพ้ ลาดการตดิ ตอ่ ได้

2. รูปแบบการลงตารางนัดหมาย
เมื่อเลขานุการได้นาเรียนให้ผู้บริหารทราบเก่ียวกับการนัดหมาย และผู้บริหารประสงค์ให้บุคคล

เข้าพบ ดังนั้น เลขานุการจาเป็นต้องลงการนัดหมายในการตารางนัดหมาย ซึ่งระบบท่ีเลขานุการผู้บริหาร
มหาวิทยาลัยสงขลานครนิ ทร์ ดาเนนิ การ มี 2 รปู แบบ ดงั นี้

2.1 การลงตารางนดั หมายในสมุดนดั หมาย
2.2 การลงตารางนัดหมายในระบบ Online ท่ี http://www.google.com/calendar/render
ดังภาพตัวอยา่ ง

รปู ที่ 1 ตารางนดั หมายในระบบ Online

2

3. หลักเกณฑ์การขอเข้าพบ
3.1 การนัดหมายจากบุคคลภายนอก ต้องขอทราบรายละเอียด ช่ือ นามสกุล เรื่องที่ต้องการนัด

หมาย วัน เวลาท่ีขอนัดหมาย รวมถึงสถานท่ีติดต่อกลับและหมายเลขโทรศัพท์ด้วย ท้ังน้ี เพื่อสอบถามและนัด
หมายวันเวลา และเพ่ือใหต้ รงกับความประสงคข์ องผบู้ ริหารในการรับทราบนัดหมายดว้ ย

3.2 การขอนัดหมายให้ผู้บริหารพบบุคคล ซึ่งสวนใหญ่จะเป็นบุคคลท่ีมีระดับสูงกว่าผู้บริหาร
ดังนั้น ผู้ทาหนา้ ท่เี ลขานกุ ารจะต้องขอคาปรึกษาจากผู้บริหารและเพื่อจัดกาหนดวัน เวลาท่สี ะดวกในการขอนัด
หมายอย่างน้อย เวลาซ่ึงอาจจะระบุเวลาท่ีแน่นอนหรือช่วงเวลา เพื่อให้เขาเลือกได้สะดวกข้ึนเช่น “วันจันทร์
ที่ 10 เวลา 11.00 น. หรือวนั องั คารท่ี 11 เวลา 11.00 น.” หรอื “วนั จันทร์ที่ 10 ช่วงเชา้ หรอื บา่ ยก็ได้”

3.3 กรณที ่มี บี ุคคลมาติดต่อโดยมิไดน้ ัดหมาย ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องสอบถามก่อนว่าบุคคล
ท่ีมาติดตอ่ ไดม้ กี ารนัดหมายไวล้ ่วงหนา้ หรือไม่

3.4 กรณีที่มิได้มีการนัดหมายไว้ และผู้บริหารอยูในสานักงาน ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้อง
เป็นผู้ตัดสินใจเบื้องตน้ วา่ สมควรให้พบผู้บรหิ ารหรือไม่ โดยการตัดสินใจน้นั ไม่ควรดูจากการแต่งกายของบุคคล
น้ัน หากพิจารณาแล้วว่า บุคคลนั้นไม่สมควรให้เข้าพบ ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องอธิบายหรือใช้คาพูดให้
เข้าใจว่า ผู้บริหารติดภารกิจอย่างอื่นอยู่ก่อนแล้ว ยังไม่สามารถให้เข้าพบได้ ดังน้ัน อาจให้ฝากข้อความ
หรือเอกสารไว้ เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาและกาหนดวันนัดหมายในภายหลัง โดยจะแจ้งให้ทราบอีกครั้งหนึ่ง
เป็นต้น ส่วนในกรณีท่ีพิจารณาแล้วว่าสมควรจะนาเรียนผู้บริหารเพ่ือพิจารณาอนุญาตให้เข้าพบหรือไม่
ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการควรจะขอทราบชื่อของผู้มาติดต่อรวมถึงเร่ืองท่ีขอเข้าพบด้วย เพ่ือนาเรียนผู้บริหาร
พิจารณา

3.5 กรณีท่ีไม่ได้มีการนัดหมายไว้ และผู้บริหารไม่อยู่ในสานักงานควรขอทราบช่ือและธุระ
ของผู้มาติดตอ่ และบันทึกนาเรียนให้ผู้บรหิ ารทราบในภายหลงั

3.6 กรณีท่ีได้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้า ผู้ทาหน้าที่เลขานุการต้องทาหน้าที่นาเข้าพบตามเวลา
หรือก่อนเวลาหากผู้บริหารสะดวกและไม่มีภารกิจอ่ืน และผู้ทาหน้าที่เลขานุการควรทักทาย โดยการเอ่ยนาม
ของผู้ที่มาติดต่อ จะทาให้เขารู้สึกว่าได้รับความสนใจและเอาใจใส่ ทาให้เกิดการประทับใจต่อการต้อนรับ
ของเรา เช่น สวัสดีค่ะ คุณ......ที่นัดไว้ใช่ไหมคะ เชิญนั่งรอสักครู่ค่ะ ดิฉันจะนาเรียนให้ท่านทราบว่าคุณ.....
มาถึงแล้ว เป็นต้น

3.7 การเรียนให้ผู้บริหารทราบถึงกาหนดนัดหมาย หากผู้บริหารอยูตามลาพัง อาจเรียนโดยตรง
ด้วยวาจา แต่หากทานกาลังมีแขกหรือมีประชุม ให้ใช้วิธีเขียนบันทึกส้ัน ๆ นาเรียน โดยอาจแนบนามบัตร
ของผู้เข้าพบไปให้ผู้บริหารทราบด้วยก็ได้

3.8 กรณีที่ผู้นัดหมายไว้หรือผู้ท่ีได้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินที่นัดหมาย หรือเวลาท่ี
สมควรมาก และผ้บู ริหารมภี ารกจิ อื่นท่ตี อ้ งทาตอ่ ควรโทรศัพท์หรือเขยี นบนั ทกึ ส้ัน ๆ เรยี นใหผ้ บู้ ริหารทราบ

3.9 ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการ จะต้องสามารถจดจา ชื่อ และจาบุคคลได้อย่างแม่นยา
เพ่ือเปน็ ประโยชนต์ อ่ การต้อนรับทเ่ี หมาะสม และดีย่ิงขน้ึ ในโอกาสต่อไป

3

4. การเล่อื นนัดหมายและการยกเลกิ นัดหมาย
4.1 กรณีที่ผู้บริหารมีความประสงค์เล่ือนนัดหมาย ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องรีบประสาน

กบั หนว่ ยงานหรอื บคุ คลใหท้ ราบโดยด่วน เพอื่ จัดเวลานัดหมายใหม่
4.2 กรณีที่ผู้เข้าพบมีความประสงค์เล่ือนนัดหมาย ผู้ทาหน้าที่เลขานุการจะต้องขอทราบ

รายละเอียดและเหตุผลในการขอเลื่อนนัดหมาย รวมถึงวัน เวลา ท่ีประสงค์จะเข้าพบใหม่ เพื่อนาเรียน
ให้ผู้บริหารทราบ และพจิ ารณาต่อไป

4.3 กรณีมีการยกเลิกการนัดหมายไม่ว่าจะเป็นความประสงค์ของผู้บริหารหรือผู้ขอเข้าพบ
ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องรบี ประสานและรายงานใหผ้ ู้บริหารและผู้ขอเข้าพบทราบโดยดว่ น โดยแจ้งเหตุผล
ในการยกเลิกนัดหมายใหท้ ราบ
หมายเหตุ : ขอ้ ผิดพลาดในการนดั หมายอาจเกิดขึน้ ได้จากสาเหตุ ดงั น้ี

- ผบู้ รหิ ารหรือผูข้ อเข้าพบไดต้ ดิ ต่อนัดหมายกันโดยตรง และอาจไมไ่ ด้แจง้ ให้เลขานุการทราบ
- เลอื่ นวนั นัดหมายโดยไมไ่ ด้แจ้งเลขานกุ าร (ทัง้ นอ้ี าจถือวา่ ผู้บรหิ ารทราบแล้ว)
- แจ้งเลอื่ นนดั หมายกะทนั หัน
- ไม่ไดย้ ืนยันการนัดหมายอกี คร้งั กอ่ นถงึ วนั นัดหมาย
- ไม่ไดล้ งเวลานดั หมายในตารางนัดหมายให้เป็นปจั จบุ ัน

4

การใช้ E-mail

รูปท่ี 2 การใช้ E-mail

E-mail ถือเปน็ สิง่ พืน้ ฐานท่ใี ชใ้ นการส่ือสาร ทัง้ แบบเปน็ ทางการและไมเ่ ป็นทางการ อกี ทงั้ ยังเป็นการ
สื่อสารไรพ้ รมแดนท่ีไมเ่ คยจางหายไปกบั โลกเทคโนโลยสี มยั ใหม่อกี ด้วย เพราะไมว่ ่าจะผ่านมาก่ียุคสมยั E-mail
ก็ยังคงเป็นสิง่ จาเปน็ ท่ตี อ้ งใชใ้ นการติดตอ่ สอ่ื สารอยู่ดี

E-mail คืออะไร?
Electronic-Mail หรือท่ีหลายคนรู้จักกันในเช่ือ E-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้
ในการรับ-ส่ง สอื่ สารกนั ระหว่างบุคคล ซึ่งจะทาการรับ-ส่งผา่ นเครือขา่ ยกลาง นน่ั กค็ อื อนิ เตอร์เนต็ (Internet)
โดยการใช้งานเหมือนกับการส่งจดหมายผ่านไปรษณีย์ปกติ คือต้องทาการเขียนข้อความภายใน โดยมีช่ือ
ของผู้ส่ง ชื่อของผู้รับ จากน้ันคลิกคาสั่งเพื่อส่งข้อความออกไปหาผู้รับ โดยท้ังชื่อผู้ส่ง และช่ือผู้รับจะต้องผ่าน
การลงทะเบียน ที่เรียกกันว่า E-mail Address หากกรณีเป็นข้อความท่ีผู้รับไม่ได้อนุญาต ข้อความน้ัน
จะถูกเรียกว่า Spam
รูปแบบของอเี มล
เมอื่ คลิกไปที่ตัวเลอื กเพ่ือเขียนอเี มลจะพบว่ามสี ว่ นประกอบ 2 ส่วนแยกกันไว้อย่างชัดเจน คอื
1. ส่วนหัว หรือ Header มีลักษณะเป็นช่องว่าง ให้กรอกรายละเอียดลงไป โดยข้อมูลที่ต้องกรอก
คล้ายกบั การจ่าหนา้ ซองจดหมาย จะประกอบไปด้วย
- ทอ่ี ย่อู เี มลของผู้สง่ ซึ่งในปจั จบุ ันอาจไม่ปรากฏให้เหน็
- ท่อี ย่อู เี มลผู้รบั
- หวั ขอ้ เน้อื หาภายใน เพื่อให้ผรู้ ับสามารถเขา้ ใจครา่ ว ๆ ถึงหัวข้อเรือ่ งของการสื่อสารคร้งั นี้
2. ส่วนเนื้อความ หรือ Body เป็นส่วนของเน้ือหาท่ีสามารถพิมพ์ข้อความลงไปได้ เหมือนการพิมพ์
ใน Word อีกท้งั ยงั สามารถแนบไฟลเ์ อกสาร รูปภาพ วดี ีโอ หรอื ลิงคข์ ้อมูลต่าง ๆ ไปกบั อีเมลเพ่อื สง่ ถึงผรู้ บั ได้

5

รปู แบบการใช้งานอเี มล
1. การใช้งานแบบปิด หรือ Offline ซึ่งเป็นการใช้งานโดยท่ีไม่ต้องทาผ่านเครือข่ายกลาง
(อินเตอร์เน็ต) ซ่ึงสามารถทาได้ โดยการดาวน์โหลดดึงข้อมูลในอีเมลมาเก็บไว้ในโปรแกรม หรือภายใน
คอมพิวเตอร์ก่อน เมื่อมีข้อความเข้ามาในอีเมล ทาให้สามารถเปิดดูข้อมูลอีเมลบนเครื่องได้ตลอดเวลา
ถึงแม้จะไม่มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามการใช้งานแบบปิดก็ยังมีข้อเสียอยู่ นั่นก็คือ
เมื่อไม่มีการเชือ่ มตอ่ กับเครือขา่ ยกลาง หากมีข้อความหรอื อเี มลใหมเ่ ขา้ มากจ็ ะไมม่ ที างทราบข้อมลู ได้
2. การใช้งานแบบเปิด หรือ Online เป็นการใช้งานแบบปกติที่ใช้กัน นั่นคือท้ังผู้รับและผู้ส่ง
มีการเช่ือมต่อกับเครือข่ายกลางไว้อยู่ ทาให้สามารถรับหรือส่งอีเมลได้เลยทันที ส่วนข้อเสียของการใช้งาน
แบบน้ี ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลาง หากการเช่ือมต่อเกิดปัญหา ก็จะทาให้การรับและส่งอีเมล
มีปญั หาตามไปดว้ ย
3. การใช้งานแบบ ยกเลิกการเช่ือมต่อ หรือ Disconnected เป็นการผสมกันระหว่างการใช้งาน
แบบปิดและแบบเปิด โดยจะอาศัยการเก็บข้อมูลหรืออีเมลเข้ามาในโปรแกรมก่อน ให้ผู้รับสามารถใช้งาน
แบบปิดเพื่อลดภาระของการเช่ือมต่อ และการทางานของคอมพิวเตอร์ จากน้ันเม่ือผู้รับต้ องการท่ี
จะแก้ไขข้อความ หรือส่งอีเมลเพ่ือตอบกลับผู้ส่ง ก็จะมีการสลับการใช้งานเป็นแบบเปิดให้มีการเช่ือมต่อ
กับเครือขา่ ยกลาง เพอ่ื สามารถสง่ อีเมลตอบกลับหาผ้สู ่งได้

รูปท่ี 3 รปู แบบการใชง้ านอีเมล

รปู แบบชื่อ Email Address
ในการสมัคร Email Address จะมีการกรอกข้อมูลส่วนตัว ท้ังช่ือ-สกุล วันเดือนปีเกิด และ ท่ีอยู่
เพอื่ เป็นการยืนยนั ตวั ตนของผู้ใช้งาน ในสว่ นของชอ่ื จะเป็นตามรูปแบบเดยี วกนั
ส่วนแรก yourname คือ ข้อความหรือช่ือที่สามารถตั้งขึ้นได้ จะสอดคล้องกับช่ือตนเองหรือ ไม่ก็ได้
แต่ชื่อท่ีต้ังขึ้นต้องไม่ซ้ากับชื่อที่มีอยู่ก่อนแล้ว เคร่ืองหมาย @ สาหรับกั้นระหว่างช่ือกับช่ือเว็บไซต์
domain.com คือ ชื่อเว็บไซต์ที่ใช้ในการสมัครเพ่ือให้ได้ Email Address มา ยกตัวอย่างเช่น gmail.com
outlook.com, yahoo.com และ hotmail.com เป็นต้น

6

รูปท่ี 4 รปู แบบชื่อ Email
คายอ่ ที่พบไดบ้ อ่ ย ๆ ใน E-mail
ส่วนมากคาย่อท่ีปรากฏภายในอีเมล จะเป็นคาปกติท่ีใช้ส่ือสารกันในชีวิตประจาวัน คาย่อเหล่านี้
สว่ นมากเปน็ ภาษาอังกฤษ บางคาต้องมกี ารเรยี นรู้เพือ่ ให้สามารถนาไปใชอ้ ยา่ งถกู ต้อง
- TBA ย่อมาจาก To be announced หมายถงึ จะประกาศให้ทราบภายหลงั
- TBD ยอ่ มาจาก To be determined หมายถงึ จะกาหนดทหี ลงั
- TBC ย่อมาจาก To be confirmed หมายถึง จะยนื ยันกลบั มาภายหลัง
- BTW ย่อมาจากBy the way หมายถึง อย่างไรก็ตาม หรือ อีกอย่างหนึ่ง
- FYI ย่อมาจาก For you information หมายถึง เรียนให้ทราบ แจ้งให้ทราบ หรือเปน็ ข้อมลู
- CC ยอ่ มาจากCarbon copy หมายถึง สง่ สาเนาถงึ เปน็ การสง่ โดยใหร้ บั ทราบไม่จาเปน็ ต้องตอบกลบั
- FW ยอ่ มาจาก Forwarded message หมายถงึ การสง่ อีเมลทไ่ี ดร้ บั มาแล้วใหค้ นที่เกี่ยวขอ้ ง
- RE ย่อมาจาก Reply หมายถึง การตอบก ลบั อีเมล

รปู ที่ 5 คายอ่ ของ E-mail

7
ประโยชนข์ อง E-Mail
ประโยชน์ของการใช้ E-mail คือมีความรวดเร็วและสามารถส่งข้อความไปหาบุคคลใดก็ได้ทั่วโลก
สามารถรบั และสง่ ได้ทง้ั ขอ้ ความ ไฟลเ์ อกสาร ไฟลร์ ปู ไฟลว์ ีดีโอ หรอื ลงิ คข์ อ้ มูลตา่ ง ๆ ทาให้ประหยัดคา่ ใช้จ่าย
ลดการใช้กระดาษและวัสดุสิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถสมัครใช้ Email Address ในการทาธุรกรรม
ต่าง ๆ บนเครือข่ายกลางได้ เช่น Internet Banking, Social Network เป็นต้น เพ่ือเป็นการยืนยันตัวตน
ของบุคคลได้อีกด้วย ที่สาคัญผู้ส่งสามารถส่งเอกสารได้ไม่จากัด ประหยัดเวลาในการส่งเพราะส่งต่ออีเมลกันได้
และสามารถสง่ ถึงผูร้ ับได้หลายคนพรอ้ มกนั
E-Mail นั้นเป็นเทคโนโลยีที่มีการนามาใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะมีทั้งความสะดวก
ประหยัดทรัพยากรและยังสามารถใช้ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานได้อีกด้วย จึงถูกนาไปเป็นส่วนหนึ่งในการทา
ธรุ กรรมต่าง ๆ บนโลกเครือขา่ ยอนิ เตอรเ์ น็ต และเปน็ เทคโนโลยีทีย่ ังคงอยู่ตลอดกาลอกี ด้วย

รปู ท่ี 6 ประโยชนข์ อง E-mail

8

การจดวาระการประชมุ

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูม้ าประชุม ผูเ้ ขา้ ร่วมประชมุ และมติของท่ี
ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดงั น้นั เม่อื มีการประชุม จึงเป็นหนา้ ท่ีของฝ่ายเลขานกุ ารท่ีจะต้องรบั ผดิ ชอบจัดทา
รายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมทพี่ บบ่อยคือ ไม่รู้วธิ กี ารดาเนินการประชุมที่
ถกู ต้อง ไมร่ ้จู ะจดอยา่ งไร ไมเ่ ขา้ ใจประเดน็ ของเร่ือง ผ้จู ดบันทึกการประชุมจะตอ้ งรู้วธิ ีคิดกอ่ นเขยี น รลู้ าดบั
ความคดิ รู้
โครงสรา้ งความคดิ รู้องค์ประกอบเน้ือหา จะทาให้เขียนได้เขา้ ใจงา่ ย ไม่สบั สนวกวน

รปู แบบ ใหจ้ ดั รูปแบบดงั ต่อไปน้ี
แบบรายงานการประชุม

รายงานการประชุม……………………………………………………
ครัง้ ท…ี่ ………………..

เม่ือ…………………………….
ณ……………………………………………………………………………….

————————————-
ผู้มาประชมุ …………………………………………………………………………………………………
ผู้ไมม่ าประชมุ (ถ้ามี)
ผู้เข้าร่วมประชมุ (ถ้าม)ี ………………………………………………………………………………….
เรม่ิ ประชุมเวลา…………………………………………………………………………………………….
(ขอ้ ความ) ………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
เลกิ ประชมุ เวลา……………………………………………………………………………………………
ผ้จู ดรายงานการประชมุ

รายงานการประชุม : ให้ลงชอื่ คณะทีป่ ระชมุ หรือชื่อการประชุมน้นั เชน่ “รายงานการประชุม
คณะกรรมการ……………..”

ครั้งที่ : การลงคร้ังทีท่ ่ีประชมุ มี 2 วิธี ทีส่ ามารถเลือกปฏบิ ัตไิ ด้ คือ
1. ลงครงั้ ท่ที ี่ประชุมเป็นรายปี โดยเร่มิ ครง้ั แรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนสน้ิ ปีปฏทิ ิน ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชที่ประชมุ เมอื่ ขน้ึ ปีปฏทิ นิ ใหม่ให้ เรม่ิ ครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลาดบั เชน่ ครั้งท่ี 1/2544
2. ลงจานวนครัง้ ทปี่ ระชุมทง้ั หมดของคณะทปี่ ระชุม หรือการประชุมนัน้ ประกอบกบั คร้ังที่ทป่ี ระชมุ
เป็นรายปี เช่น ครั้งท่ี 36-1/2544

9

เม่ือ : ใหล้ งวัน เดือน ปี ที่ประชมุ โดยลงวนั ท่ี พรอ้ มตวั เลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของ
ปพี ทุ ธศักราช เช่น เมอื่ วันที่ 1 พฤศจิกายน 2544

ณ : ให้ลงชอื่ สถานที่ ท่ีใช้เป็นทป่ี ระชุม
ผู้มาประชุม : ให้ลงชอื่ และ/หรือตาแหนง่ ของผู้ได้รบั แต่งต้ังเปน็ คณะทป่ี ระชุมซง่ึ มาประชุม ในกรณีที่
เปน็ ผไู้ ดร้ บั การแตง่ ตงั้ เปน็ ผ้แู ทนหน่วยงาน ให้ระบวุ า่ เปน็ ผู้แทนของหน่วยงานใด พรอ้ มตาแหนง่ ในคณะท่ี
ประชุม ในกรณีท่เี ป็นผูม้ าประชุมแทนให้ลงชื่อผ้มู าประชมุ แทนและลงดว้ ยวา่ มาประชุมแทนผู้ใด หรือตาแหนง่
ใด หรอื แทนผแู้ ทนหน่วยงานใด
ผู้ไมม่ าประชุม : ให้ลงชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผทู้ ี่ได้รับการแตง่ ตง้ั เป็นคณะท่ีประชุม ซงึ่ มิไดม้ าประชมุ
โดยระบใุ ห้ทราบว่าเป็นผแู้ ทนจากหน่วยงานใด พร้อมทัง้ เหตุผลท่ีไมส่ ามารถมาประชุม ถ้าหากทราบดว้ ยก็ได้
ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ : ให้ลงชือ่ หรอื ตาแหน่งของผู้ท่มี ไิ ด้รบั การแต่งต้งั เป็นคณะที่ประชมุ ซึ่งได้เขา้ มารว่ ม
ประชมุ และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้าม)ี
เรม่ิ ประชุม : ใหล้ งเวลาทเ่ี รม่ิ ประชุม
ขอ้ ความ : ใหบ้ ันทกึ ข้อความท่ปี ระชุม โดยปกติดให้เริม่ ด้วยประธานกล่าวเปิดประชมุ และเร่อื งที่
ประชุมกับมตหิ รือข้อสรุปของที่ประชุมในแตล่ ะเร่ือง ประกอบดว้ ยหัวข้อ ดังนี้
วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งใหท้ ปี่ ระชุมทราบฃ
วาระท่ี 2 เรื่องรับรองรายงานการประชมุ (กรณเี ป็นการประชมุ ทไี่ ม่ใช่การประชมุ ครั้งแรก)
วาระที่ 3 เรื่องทเี่ สนอให้ทป่ี ระชุมทราบ
วาระท่ี 4 เรอ่ื งที่เสนอให้ท่ีประชุมพิจารณา
วาระที่ 5 เรอ่ื งอ่ืน ๆ (ถา้ มี)
เลกิ ประชมุ เวลา : ให้ลงเวลาท่เี ลิกประชมุ
ผู้จดรายงานการประชุม : ให้เลขานุการหรอื ผ้ซู ึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือ
ช่อื พรอ้ มท้ังพมิ พช์ ่อื เต็มและนามสกุล ไวใ้ ต้ลายมือชอื่ ในรายงานการประชุมครงั้ นั้นดว้ ย
ส่วนประกอบของขอ้ ความในแต่ละเรอื่ ง ควรประกอบด้วยเน้อื หา 3 ส่วน คอื
ส่วนที่ 1 ความเปน็ มา หรอื สาเหตทุ ีท่ าให้ต้องมีการประชุมพิจารณาเร่ืองนั้น ๆ
ส่วนท่ี 2 ความคิดเห็นหรือขอ้ อภิปรายต่าง ๆ ซ่ึงคณะทปี่ ระชุมได้แสดงความคิดเหน็ หรือได้อภปิ ราย
ในเร่ืองดงั กลา่ ว
สว่ นท่ี 3 มติทป่ี ระชมุ ซึ่งถอื เป็นสว่ นสาคัญ ท่ีจาเป็นตอ้ งระบใุ หช้ ดั เจน เพ่ือจะไดใ้ ชเ้ ปน็ หลักฐาน
หรอื ใช้เปน็ แนวทางในการปฏิบัติต่อเรื่องต่าง ๆ ที่ไดป้ ระชมุ
การจดรายงานการประชมุ อาจทาได้ 3 วธิ ี คือ
วิธีท่ี 1 จดรายละเอยี ดทุกคาพดู ของกรรมการ หรอื ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ ทุกคน พรอ้ มด้วยมติ
วิธีท่ี 2 จดย่อคาพูดที่เปน็ ประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ อนั เปน็ เหตผุ ลนาไปสมู่ ติ
ของท่ปี ระชุม พรอ้ มด้วยมติ
วธิ ีท่ี 3 จดแต่เหตุผลกบั มติของท่ปี ระชมุ การจดรายงานการประชุมโดยวธิ ใี ดนั้น ให้ท่ีประชมุ นั้นเอง
เป็นผกู้ าหนด หรอื ใหป้ ระธานและเลขานุการของทปี่ ระชุม ปรกึ ษาหารือกนั และกาหนด

10

การรบั รองรายงานการประชุม อาจทาได้ 3 วิธี คือ
วิธที ี่ 1 รับรองในการประชุมครั้งนน้ั ใช้สาหรบั กรณีเรื่องเร่งดว่ นใหป้ ระธานหรือเลขานุการของที่
ประชมุ อา่ นสรุปมติทป่ี ระชุมพจิ ารณารับรอง
วธิ ที ่ี 2 รบั รองในการประชุมครง้ั ต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชมุ ครัง้ ท่ี
แลว้ มาให้ทปี่ ระชุมพจิ ารณารบั รอง
วิธที ่ี 3 รับรองโดยการแจง้ เวียนรายงานการประชุม ใช้ในกรณที ่ไี ม่มีการประชุมครงั้ ตอ่ ไป หรอื มแี ต่
ยังกาหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรอื มรี ะยะเวลาห่างจากการประชมุ ครั้งนนั้ มาก ให้เลขานุการส่งรายงาน
การประชมุ ไปให้บุคคล ในคณะทป่ี ระชุมพิจารณารบั รองภายในระยะเวลาท่ีกาหนด

ตวั อย่าง

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

ติดตอ่ ประสานงาน

รปู ที่ 7 การติดต่อประสานงาน
การตดิ ตอ่ ส่ือสารให้เกดิ การร่วมมือในการปฏิบัติงาน มีความสอดคล้องกัน สรา้ งระเบียบในการทางาน
ให้เป็นไปในทิศทางเดยี วกัน การดาเนินงานราบรื่น ไม่เกิดการทางานซ้าซ้อน ขัดแย้ง หรือเหล่ือมล้ากัน เพ่ือให้
การ ปฏบิ ตั ิงานบรรลุวัตถปุ ระสงค์อย่างมปี ระสิทธภิ าพ

รูปท่ี 8 วัตถปุ ระสงค์ของการประสานงาน
วัตถุประสงคข์ องการประสานงาน

การประสานงานเกิดจากความต้องการให้งานเกิดผลสา เร็จมีคุณภาพตามมาตรฐานเป็นไปตาม
ขอ้ กาหนด ประหยดั เวลา ทรพั ยากรในการปฏิบัติงาน มีความ สะดวกราบร่นื และไมเ่ กิดปัญหาข้อขดั แย้งซ่ึงใน
การประสานงานแต่ละครั้งมีวตั ถุประสงคเ์ ฉพาะ ดงั น้ี

1. แจง้ ผู้เกย่ี วขอ้ งทราบ หรือขอความช่วยเหลอื และเพ่ือรักษาไว้ซึง่ ความสมั พนั ธ์อันดี
2. ขอคายนิ ยอมหรือความเห็นชอบ
3. เพ่ือใหเ้ กดิ ความเข้าใจตรงกนั
4. ขจัดข้อขดั แยง้ ในการปฏบิ ัตงิ านและเพิ่มประสทิ ธิภาพประสทิ ธผิ ลในการดาเนนิ งานขององคก์ ร
5. ชว่ ยให้การดาเนินงานเป็นตามแผน และทาใหเ้ กิดการดาเนนิ งานอยา่ ง รอบคอบมากย่งิ ข้ึน
6. ใช้ตรวจสอบอุปสรรคและซักถามปญั หาข้อสงสัยที่เกดิ ขึ้นระหวา่ งการ ดาเนนิ งาน
7. เพอื่ ใหง้ านบรรลเุ ป้าหมายท่ีต้ังไว้

23

รูปที่ 9 ประโยชนข์ องการประสานงาน
ประโยชน์ของการประสานงาน

1. ช่วยให้การทางานบรรลุเปา้ หมายได้อย่างราบร่ืนรวดเรว็
2. ชว่ ยประหยดั เวลาในการทางาน
3. ช่วยประหยัดงบประมาณ วัสดุอุปกรณใ์ นการดาเนินงาน
4. ช่วยใหท้ กุ ฝา่ ยเข้าใจถงึ นโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์กร
5. ช่วยสร้างความสามคั คีและความเข้าใจในหมู่คณะ
6. เสริมสรา้ งขวัญกาลงั ใจของผูป้ ฏบิ ตั งิ าน
7. ช่วยลดข้อขดั แย้งในการทางาน
8. สง่ เสริมผู้ปฏบิ ัติงานใหร้ ู้จกั การทางานเปน็ ทีม และเพ่ิมผลสาเร็จของงาน
9. เกดิ ความคิดสรา้ งสรรค์ และมกี ารปรบั ปรงุ อยูเ่ สมอ
10. ป้องกนั การทางานซา้ ซ้อน
11. ช่วยให้การดาเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธภิ าพ

รูปที่ 10 องค์ประกอบของการประสานงาน

24
องคป์ ระกอบของการประสาน การประสานงานอาจพจิ ารณาองค์ประกอบท่ีสาคัญ ได้ดังน้ี

1. ความรว่ มมอื จะตอ้ งสรา้ งสัมพันธภาพในการทางานโดยอาศยั ความเขา้ ใจ หรือการตกลงรว่ มกนั ใน
การรวบรวมกาลงั ความคิด วธิ ีการ เทคนิค และระดมทรัพยากรเพื่อสนับสนนุ การดาเนินงาน

2. จงั หวะเวลาจะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่และความรับผดิ ชอบของแต่ละคนตามกาหนดเวลา
ทตี่ กลงกันใหต้ รงเวลา

3. ความสอดคล้อง พิจารณาความพอเหมาะพอดี ไมท่ างานซ้าซอ้ นกนั
4. ระบบการสอ่ื สาร จะต้องมีการส่อื สารทเี่ ขา้ ใจตรงกันอยา่ งรวดเร็ว และ ราบรื่น
5. ผ้ปู ระสานงานจะต้องสามารถดงึ ทกุ ฝา่ ยเข้ารว่ มทางานเพื่อตรงไปสู่จุดหมายเดยี วกันตามทกี่ าหนด

รูปที่ 11 วัตถุประสงคข์ องงาน
วัตถุประสงคข์ องงาน ปัจจยั ที่มีผลต่อประสิทธภิ าพในการประสานงาน

1. ตอ้ งมีการกาหนดหนา้ ท่กี ารงานของแต่ละส่วนงานให้ชัดเจน
2. มรี ะบบการติดต่อสื่อสารท่ีมีประสิทธภิ าพ ทั้งนี้ เทคโนโลยกี ารสื่อสาร ท่ที นั สมยั เปน็ ปจั จยั ท่มี ผี ล
โดยตรงต่อประสิทธภิ าพในการประสานงาน
3. การรว่ มมอื กนั ของผู้ปฏบิ ัติงานในการทางานร่วมกนั ช่วยใหเ้ กดิ แรงจูงใจ และขวญั กาลังใจของ
ผู้ปฏิบัติงาน
4. มีการประชมุ ทีมงาน เพ่ือกาหนดแนวทางการทางานในการประสานงาน รว่ มกัน ควบคู่กบั การ
ฝึกอบรมพฒั นาทีมงานเพ่อื ให้ทมี งานมีความเข้าใจไปในทิศทาง เดยี วกัน
5. การมอบอานาจการตัดสนิ ใจในบางระดบั ให้กับผทู้ าหนา้ ท่ีประสานงาน เปน็ การเพ่ิมคุณคา่ ของผทู้ า
หน้าที่ให้เกดิ ความมนั่ ใจและมีความคดิ ริเรมิ่
6. การสนับสนุนการทางานโดยการมอบเงนิ รางวัลหรอื ของขวญั เป็นการ กระต้นุ ให้เกิดความ
กระตือรอื รน้ และสรา้ งขวัญกาลงั ใจให้แกผ่ ู้ปฏบิ ัตงิ าน

25

รูปที่ 12 ปัจจัยทชี่ ่วยใหเ้ กดิ การประสานงานทด่ี ี
ปจั จัยที่ช่วยใหเ้ กิดการประสานงานทีด่ ี

1. ต้องมีระบบการตดิ ต่อสื่อสารที่ดี
2. ความร่วมมอื ของผ้ปู ฏิบัตงิ าน (เป็นไปตามอตั โนมตั ิ)
3. ขวัญกาลงั ใจของคนในองค์การ
4. ผบู้ งั คับบัญชาหรือผบู้ รหิ ารต้องเปน็ ผ้ทู ี่มีความสามารถ
5. การวางแผนงานทดี่ ี

รปู ท่ี 13 ขอ้ แนะนาในการทางาน
ขอ้ แนะนาในการทางานร่วมกับหน่วยงานอ่นื เพื่อการประสานงาน

1. พยายามผกู มิตรในโอกาสแรก
2. หลีกเลีย่ งการนนิ ทาวา่ ร้ายหัวหน้าคนงาน
3. ไมโ่ ยนความผดิ ไปให้ผอู้ ่นื
4. สรรเสริญหัวหน้าคนงานอ่นื เมื่อเขาทาความดี
5. ชว่ ยเหลอื เม่ือมีเหตุฉุกเฉิน
6. เม่ือมีงานเกี่ยวข้องกบั หน่วยงานอืน่ ควรแจ้งใหเ้ ขาทราบ
7. รับฟังคาแนะนา
8. ความเห็นของคนอน่ื แม้เราจะไมเ่ หน็ ดว้ ยกค็ วรฟัง

26

รูปท่ี 14 ขอแนะนาในการทางานรว่ มกับหน่วยงานอ่นื
ขอแนะนาในการทางานร่วมกบั หน่วยงานอื่นเพือ่ การประสานงานรวมมือระหวา่ งหน่วยงาน

1. ศกึ ษาเรียนรู้ขนั้ ตอนและวิธกี ารปฏิบตั งิ านของหน่วยงานท่เี กย่ี วเนอ่ื งกัน
2. รับทราบปัญหาอปุ สรรคจดุ แขง็ จดุ อ่อนของหน่วยงานทต่ี องประสานงาน
3. สร้างความคุน้ เคยกับหัวหนาหน่วยงานอ่นื มีการรวมประชุมหารอื หา ขอกาหนดที่เป็นที่ยอมรับ
ระหว่างกนั อาจจัดให้มีการประชมุ สงั สรรค์และ สนั ทนาการรวมกัน
4. เมอื่ เกดิ เหตุการณเขาใจผิด หรือมีขอผดิ พลาด ใหรบี คนหาสาเหตุและรวม กันช่วยกันแกไข
5. มกี ารวางระบบการตดิ ตามผลการปฏิบัตงิ านระหวางกนั เพื่อสร้างความรบั รู้ รว่ มกัน

รูปที่ 16 การประสานงานดว้ ยหนงั สอื

27

การประสานงานดว้ ยหนังสือ ใช้ในกรณีท่ีเปน็ งานประจาที่ทง้ั สองหนว่ ยงาน ทราบระเบียบปฏบิ ัติอยู่แล้ว มี
แนวทางปฏิบัติ ดังน้ี

1. หากเป็นเร่อื งใหม่ ควรประสานทางโทรศพั ท์ก่อน
2. ตวั อย่างของเรอ่ื งทอี่ าจตอ้ งมหี นังสือตามไปหลังประสานงานทางโทรศัพท์ แลว้ เช่น ขอทราบข้อมลู
ขอหารือ ขอทราบความต้องการ ขอรับการสนับสนนุ ขอความ อนุเคราะห์ ฯลฯ
3. หนงั สือทีจ่ ะสง่ ควรตรวจสอบใหถ้ ูกตอ้ งตามระเบยี บงานสารบรรณ
4. การร่างหนงั สือขอรบั การสนบั สนนุ ขอความอนุเคราะห์ หรือขอความ ร่วมมือ ควรประกอบดว้ ย

- เหตทุ มี่ ีหนงั สือมา
- ใชป้ ระโยคทส่ี ่ือถึงการให้ความสาคญั กับหนว่ ยงานทข่ี อรับการ สนบั สนุน/ความอนุเคราะห์หรอื
แจง้ ความจาเปน็ และเร่อื งรางทต่ี อ้ งการขอความร่วมมอื
- ต้งั ความหวงั ทจี่ ะไดร้ ับการสนบั สนุน/ความอนุเคราะห์หรือได้รับความ ร่วมมือ
- แสดงความขอบคุณอยา่ งจริงใจ
5. เมอื่ ได้รับการสนบั สนนุ การอนเุ คราะห์ แลว้ ควรมีหนงั สือไปขอบคุณ หน่วยงานนั้น ๆ เพือ่ รักษา
ความสัมพนั ธ์อันดีไวส้ าหรบั โอกาสต่อไป

รูปท่ี 17 การติดต่อด้วยตนเอง

การตดิ ตอ่ ด้วยตนเอง
เป็นการประสานงานที่ดี เพราะได้พบหน้า ได้เห็น บุคลิกลักษณะ สีหน้า ท่าทาง ของผู้ติดต่อ และมี

เวลาในการทาความเข้าใจกันได้อย่าง พอเพียง การติดต่อด้วยตนเอง มีข้อเสียคือ ใช้เวลามาก การติดต่อด้วย
ตนเองส่วนใหญ่ จะเป็นกรณีท่ีสาคัญ เช่น เร่ืองการกาหนดนโยบาย หรือมีรายละเอียดมาก เป็นการให้ เกียรติ
สร้างความรสู้ ึกท่ดี ี และเปน็ การใหค้ วามสาคัญแก่อีกฝา่ ยหนึ่งในการมาตดิ ต่อ ประสานงานด้วยตนเอง ซึง่ มแี นว
ทางการปฏิบตั ิ ดังน้ี

1. เตรียมข้อมูล หรือหัวข้อหารอื ใหพ้ ร้อม ข้อมลู ดังกล่าวอาจมกี ารบันทึกส้ัน ๆ หรอื พิมพ์
รายละเอียด ส่ง E-mail ไปลว่ งหน้า เพื่อใหอ้ ีกฝา่ ยไดเ้ ตรยี มข้อมลู ในเบ้ืองต้นได้

2. หากสรุปข้อหารือได้แล้วควรจัดส่งเอกสารเพอ่ื ยนื ยนั อีกคร้งั

28

รปู ที่ 18 ข้อจากัดที่เปน็ อปุ สรรค
ขอ้ จากัดที่เป็นอุปสรรคของการประสานงาน

1. กาหนดอานาจหน้าทคี่ วามรบั ผดิ ชอบของหน่วยงานและบคุ คลไม่ชัดเจน ส่งผลทาใหเกิดการก้าว
ก่ายอานาจหน้าทก่ี ารงานระหว่างกัน

2. ความแตกต่างด้านต่าง ๆ ของบุคคลการขาดมนุษย์สัมพันธ์อาจทาให้ขาดความเข้าใจอันดีต่อกนั
ระหว่างผู้ปฏบิ ัติงาน

3. การขาดระบบการติดต่อสื่อสารที่ดเี ทคโนโลยีการสือ่ สารไมท่ ันสมัยหรือแตกต่างกนั มาก
4. ความแตกต่างกันในเทคนิคและวิธปี ฏบิ ัติงานในแต่ละหน่วยงานต่างกันรวมทงั้ สภาพและ
สิง่ แวดล้อม
5. การดาเนนิ นโยบายและประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกนั

รปู ที่ 19 อุปสรรคในการประสานงาน

29

อุปสรรคของการประสานงาน
1. ขาดความเข้าใจอนั ดีต่อกนั ระหวา่ งผปู้ ฏบิ ตั ิงาน
2. การขาดผูบ้ งั คบั บัญชาท่ีมีความสามารถ
3. การปฏบิ ัตงิ านไม่มีแผน
4. การกา้ วก่ายหนา้ ท่ีงานกนั
5. การขาดการติดตอ่ สื่อสารที่ดี
6. การขาดการนิเทศงานท่ีดี
7. ความแตกตา่ งกนั ในสภาพและสิง่ แวดลอ้ ม
8. การดาเนินนโยบายต่างกนั
9. ประสิทธภิ าพของหนว่ ยงานต่างกนั
10. กาหนดอานาจหน้าท่คี วามรบั ผิดชอบและอานาจไม่ชัดเจน
11. ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน
12. เทคนิคและวธิ ปี ฏบิ ัติงานในแต่ละหนว่ ยงานตา่ งกัน

30

แหล่งท่มี า

general.psu.ac.th การนดั หมาย [ระบบออนไลน์] แหล่งท่มี า:
http://www.general.psu.ac.th/pdf/ManualSecretary.pdf (3 กันยายน 2564)

1belief.com การใช้ E-mail [ระบบออนไลน]์ แหล่งที่มา:
https://www.1belief.com/article/what-is-email/?fbclid=IwAR1GozQJeVaaEJmVX-
enO8zctC-6w3XeghAa6haWzvgzjTUomeGQiyAVet8 (3 กันยายน 2564)

th.jobsdb.com การจดวาระการประชุม [ระบบออนไลน]์ แหล่งท่ีมา:
https://th.jobsdb.com/th-th/articles (3 กนั ยายน 2564)

moph.go.th การติดตอ่ ประสานงาน [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา:
https://ddc.moph.go.th/uploads/ckeditor2KM.pdf (3 กันยายน 2564)

31