Petunjuk Teknis Pengguna Aplikasi Sistem Layanan Administrasi Kependudukan Dalam Jaringan DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN KLATEN 2022
A. DESKRIPSI Aplikasi Sistem Layanan Administrasi Kependudukan dalam Jaringan (SAKURA) adalah aplikasi berbasis web yang dibangun untuk tujuan penyelenggaraan pelayanan Administrasi Kependudukan secara Online di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kabupaten Klaten. SAKURA memiliki dua halaman utama pengguna, yaitu halaman publik dan halaman admin. Halaman publik diperuntukkan bagi warga masyarakat Kabupaten Klaten sebagai pengguna untuk mengajukan layanan dokumen administrasi kependudukan secara online, sedangkan halaman admin digunakan oleh petugas di Dinas Dukcapil Klaten selaku operator yang mengerjakan data permohonan yang telah diajukan oleh pemohon melalui halaman publik. B. LATAR BELAKANG Beberapa hal yang melatarbelakangi atas pengembangan aplikasi SAKURA ini adalah : 1. Kurangnya informasi data pelayanan administrasi kependudukan Dengan penerapan SIAK Terpusat, database kependudukan seluruh Indonesia menjadi satu di Ditjen Dukcapil, sehingga informasi data pelayanan sulit untuk didapatkan. SAKURA didesain untuk dapat memberikan informasi data layanan tersebut. 2. Sistem layanan online yang ada belum efektif dan efisien Beberapa kendala ataupun kesulitan yang dihadapi oleh pelapor dan petugas operator menyebabkan proses pengerjaan semakin lama. SAKURA didesain untuk memudahkan pengguna maupun petugas operator untuk memaksimalkan sistem pelayanan administrasi kependudukan di Dinas Dukcapil Klaten. 3. Tingginya jumlah pengajuan melalui layanan tatap muka Semakin banyaknya pemohon yang melalui pelayanan tatap muka menyebabkan semakin tidak kondusifnya lingkungan kerja. Hal ini juga sebagai indicator kurangnya pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan sistem pelayanan yang ada. 4. Banyaknya pencetakan dokumen TTE oleh petugas operator Banyaknya pencetakan dokumen TTE oleh petugas operator membuktikan bahwa penerapan inovasi cetak mandiri kurang berjalan dengan efektif. SAKURA sangat mendukung penerapan inovasi tersebut melalui layanan online
yang tidak memerlukan lagi pengambilan produk dokumen TTE dengan model tukar berkas, namun dengan cetak secara mandiri produk tersebut oleh pelapor. 5. Tata kelola berkas pengajuan pada penerapan SEROJA belum efektif Pengelolaan pengerjaan berkas ajuan pada pelayanan SEROJA dengan memindah-mindahkan berkas dari operator satu ke operator lainnya dirasa kurang efektif. SAKURA didesain untuk pengelolaan yang lebih sistematis untuk pengiriman pekerjaan dari operator satu ke operator lainnya secara by system. 6. Sistem registrasi pelayanan adminduk yang masih terpisah Buku pendaftaran atau registrasi pada masing-masing pintu layanan yang dibuka seperti di Dinas Dukcapil, Car Free Day, Kecamatan akan menyulitkan petugas dalam mengelola pendaftaran tersebut. Dengan SAKURA, pendaftaran pada seluruh pintu layanan akan tersimpan dalam satu database SAKURA. C. TUJUAN Beberapa tujuan dibangunnya aplikasi SAKURA adalah : 1. Memperbaiki sistem layanan online yang ada Dengan dikembangkannya aplikasi SAKURA yang baru, diharapkan dapat lebih mempermudah operasionalnya dan dapat menyempurnakan kekurangankekurangan yang ada pada aplikasi sebelumnya. 2. Memaksimalkan penerapan inovasi Cetak Mandiri Dengan penerapan aplikasi SAKURA, pelapor akan mendapatkan dokumen kependudukan berupa file TTE dalam format pdf, tidak melakukan tukar berkas saat pengambilan, sehingga petugas operator di Dinas Dukcapil tidak perlu melakukan pencetakan produk tersebut. 3. Penerapan inovasi SEROJA (Sekali Proses semua Jadi) Aplikasi SAKURA dikembangkan untuk memudahkan pelaksanaan penerapan program SEROJA sebagai inovasi pelayanan yang terintegrasi atas seluruh layanan yang ada. 4. Terciptanya tata kelola arsip digital dengan baik Aplikasi SAKURA sangat memudahkan pengelolaan dan pencarian arsip digital melalui masing-masing layanan berdasarkan ajuan maupun produk yang dihasilkan. 5. Sistem registrasi layanan adminduk yang terpusat Melalui layanan terintegrasi antara layanan online dan layanan tatap muka, maka akan terbangun sistem registrasi digital yang terpusat yang tersimpan dalam satu database.
6. Informasi pelayanan adminduk yang cepat dan akurat Aplikasi SAKURA dikembangkan dengan skema yang dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat atas layanan yang ada di Dinas Dukcapil. 7. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan tetap produktif Dengan penerapan aplikasi SAKURA, maka diharapkan ajuan online secara mandiri dapat berjalan dengan optimal, masyarakat tidak perlu lagi datang ke Dinas Dukcapil untuk mengajukan pelayanan namun tetap dilakukan dari rumah, sehingga suasan lingkungan kerja yang nyaman dan tetap produktif dapat tercipta. D. KEBUTUHAN Beberapa hal yang perlu disiapkan dalam penggunaan aplikasi SAKURA oleh pengguna/publik adalah : 1. Personal Computer (PC) atau Smartphone PC atau smartphone dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi SAKURA sebagai pelapor. Dalam proses pengajuan layanan adminduk, smartphone lebih mudah digunakan, karena proses upload foto dokumen sebagai data dukung bisa langsung dilakukan melalui kamera dari smartphone tersebut, tetapi jika menggunakan PC, pelapor harus menyiapkan dulu foto dokumen terlebih dulu di local harddisk, bisa melalui scanner atau melalui pemindahan foto dari kamera maupun handphone. Namun PC sangat dibutuhkan manakala produk yang didapatkan dari ajuan tersebut berupa file TTE, dimana pelapor dapat mencetak dokumen kependudukan tersebut secara mandiri. 2. Akses Internet Aplikasi SAKURA adalah layanan publik yang hanya dapat diakses melalui jaringan internet, sehingga kebutuhan akses internet wajib dipenuhi untuk dapat menjalankan aplikasi SAKURA. Akses internet bisa didapatkan melalui penyediaan kuota internet operator cellular, ISP atau hotspot. 3. Email dan nomor Hp Email dan nomor Hp dibutuhkan untuk melakukan pendaftaran akun SAKURA dan untuk selanjutnya email dibutuhkan untuk menerima notifikasi perkembangan proses atas layanan dokumen kependudukan yang diajukan. 4. Printer Printer dibutuhkan untuk melakukan cetak mandiri atas dokumen kependudukan berupa file TTE dalam format pdf yang didapatkan dari layanan yang diajukan, misalnya KK, Akta Kelahiran, Surat Keterangan Pindah dan lain-lain.
5. Kertas putih HVS A4 80 gram Dokumen kependudukan yang merupakan produk atas layanan SAKURA berupa file TTE dapat dicetak secara mandiri menggunakan kertas putih HVS A4 80 gram. E. ALUR PENGAJUAN Alur pengajuan dokumen administrasi kependudukan dari awal sampai dengan selesai melalui SAKURA adalah : 1. Pendaftaran akun Pertama kali yang perlu dilakukan oleh pengguna untuk dapat memanfaatkan aplikasi SAKURA adalah pendaftaran akun/pengguna yang berbasis NIK. Syarat mutlak dalam melakukan pendaftaran akun adalah NIK, email dan nomor Hp. Pelapor juga harus sudah melakukan perekaman biometrics. 2. Pengajuan Proses dimana pelapor melakukan pengajuan atas dokumen administrasi kependudukan yang diinginkan melalui layanan yang disiapkan pada SAKURA. Pelapor wajib menyiapkan data dukung yang dipersyaratkan serta mentaati aturan sebagai ketentuan yang berlaku, kemudian mengisi elemen data dan upload data dukung tersebut. 3. Verifikasi Petugas melakukan pemeriksaan berkas data dukung yang diupload oleh pelapor serta kesesuaian elemen data yang diajukan. Data dukung berupa foto yang jelas akan mempermudah petugas dalam melakukan verifikasi. Proses verifikasi untuk menentukan apakah petugas menyetujui permohonan tersebut atau menolak permohonan dan dikembalikan kepada pelapor untuk dikoreksi atas keterangan yang disampaikan saat penolakan. 4. Perubahan data Perubahan data dilakukan jika permohonan atau pengajuan disetujui oleh petugas saat proses verifikasi. Petugas akan mengerjakan berkas permohonan tersebut pada aplikasi SIAK dan mengupdate setiap perkembangan atau perubahan data ajuan pada aplikasi SAKURA sebagai informasi balikan yang ditujukan kepada pelapor. 5. Pencetakan Setelah proses perubahan data telah selesai dikerjakan, maka akan didapatkan produk yang siap untuk dicetak. untuk produk dokumen kependudukan berupa file TTE dalam format pdf, pelapor dapat melakukan pencetakan secara mandiri.
Untuk produk berupa kartu, yaitu KTP-el dan KIA akan dicetak oleh petugas di Dinas Dukcapil untuk kemudian diambil oleh pelapor. 6. Digitalisasi arsip Proses penyimpanan arsip digital yang dijadikan sebagai arsip resmi atas dasar dokumen kependudukan yang diterbitkan ke penyimpanan lokal untuk kemudian juga diupload ke SIAK Terpusat sebagai backup arsip.
F. PETUNJUK TEKNIS Berikut akan dijelaskan operasional aplikasi SAKURA yang digunakan oleh pengguna sebagai pelapor. Aplikasi SAKURA dapat diakses melalui alamat https://sakura.dukcapil.klaten.go.id. Tampilan awal saat membuka aplikasi SAKURA. Pengguna dapat melanjutkan dengan menekan tombol SAKURA pada bagian bawah untuk meneruskan petunjuk selanjutnya atau klik Lewati untuk memulai halaman login.
Jika klik tombol Lewati, maka akan tampil halaman login sebagai berikut Bagi pengguna smartphone, pada bagian bawah akan muncul tombol Add Sakura to Home Screen untuk menambahkan icon aplikasi SAKURA ke halaman desktop smartphone. Icon ini dapat memudahkan pengguna ketika membuka lagi aplikasi SAKURA, cukup melalui icon tersebut.
PENDAFTARAN AKUN Sebelum dapat melakukan login, pengguna wajib melakukan pendaftaran akun dengan klik tombol Regiter. Masukkan NIK, email dan nomor Hp pada kolom isian dan klik tombol centang untuk mengirim permohonan akun. Pastikan setiap elemen yang diinput sudah benar. Setelah terkirim, maka SAKURA akan mengirim pesan melalui email dari no-reply Disdukcapil ([email protected]) untuk meneruskan proses verifikasi kelengkapan pendaftaran data pengguna. Jika email tidak masuk, ada kemungkinan
pesan tersebut terkirim sebagai spam. Berikut format email yang masuk untuk proses verifikasi pendaftaran akun. Klik tombol Verifikasi Data untuk melengkapi data profil pengguna.
Lengkapi isian data Nama lengkap, Nomor KK, alamat lengkap dan lakukan foto selfie/swafoto dengan wajib menggunakan wajah. Pastikan seluruh data yang dimasukkan sudah benar dan swafoto yang diambil sudah sesuai. Klik tombol Verifikasi untuk mengirimkan data pendaftaran akun tersebut. Setelah mengirim kelengkapan data pendaftaran akun, selanjutnya menunggu persetujuan permohonan pendaftaran akun tersebut. Jika permohonan disetujui, maka akan mendapatkan pesan email bahwa pendaftaran akun berhasil dan sudah dapat masuk ke SAKURA.
Pengguna kembali buka aplikasi SAKURA untuk melakukan login, masukkan NIK dan kata kunci yang sudah dimiliki sebelumnya. Jika berhasil, maka akan masuk ke halaman utama aplikasi SAKURA.
Pada halaman utama atau home, pengguna ditunjukkan gambar banner berupa slide yang akan geser atau ganti secara otomatis, jenis layanan yang disediakan, riwayat ajuan yang sudah pernah dilaporkan serta berita yang dipublish oleh petugas admin. Pada bagian bawah juga tersedia lima tombol menu, yaitu 1. Home Menu yang menyiapkan jenis layanan yang tersedia, petunjuk untuk melakukan ajuan, riwayat ajuan yang sudah dilaporkan dengan menampilkan maksimal tiga ajuan terakhir, serta untuk melihat berita yang dipublish oleh petugas admin SAKURA. 2. Jenis layanan Menu yang memuat seluruh jenis layanan yang disediakan. Pelapor dapat langsung memilih jenis layanan yang diinginkan. 3. Tambah ajuan baru Menu yang mengarahkan menuju halaman untuk proses pengajuan baru atas layanan adminduk yang disediakan. Pelapor dapat membaca persyaratan dan ketentuan terlebih dulu, untuk kemudian diteruskan dengan menyiapkan data dukung yang perlu diupload. Jika sudah paham, lanjutkan dengan menekan tombol Tambah pada bagian bawah kanan. 4. Pengumuman Menampilkan halaman pengumuman-pengumuman yang dipublish oleh petugas admin untuk dibaca khusus bagi pengguna SAKURA, terutama terkait seputar administrasi kependudukan. 5. Profil pengguna Berisi profil pengguna, ubah password, data ajuan, ketentuan, group petugas serta serta kontak helpdesk yang disiapkan oleh petugas Admin.
PROSES PENGAJUAN Langkah awal untuk melakukan proses pengajuan adalah memilih jenis layanan yang diinginkan, bisa dengan memilih pada menu Ajuan Klik pada salah satu tombol jenis layanan yang diinginkan, misalnya KK
SAKURA akan menampilkan petunjuk persyaratan dokumen apa saja yang perlu disiapkan dalam pelaporan jenis layanan tersebut. Pelapor juga dilihatkan mengenai informasi penting yang perlu diperhatikan atau ketentuan yang perlu dipenuhi pada saat mengajukan permohonan. Jika dirasa sudah memahami dan menyiapkan seluruh persyaratan, klik tombol Plus pada bagian kanan bawah.
Isikan kelengkapan data ajuan yang telah tersedia dilanjutkan upload data dukung dokumen yang telah disiapkan dengan klik pada gambar upload di masing-masing jenis data dukung yang diperlukan.
Ada dua pilihan untuk proses upload data dukung, dapat menggunakan langsung dari kamera atau dengan mengambil foto pada galeri atau folder yang sudah disiapkan. Jika data ajuan dan data dukung sudah selesai dilengkapi, klik tombol Simpan untuk mengirim ajuan tersebut. Selanjutnya pelapor menunggu proses verifikasi yang dilakukan oleh petugas admin di Dinas Dukcapil. RIWAYAT AJUAN Setelah berhasil mengirim pengajuan, pelapor dapat memantau perkembangan dari pelaporan tersebut melalui Riwayat Ajuan pada menu Home atau dapat dilihat pada menu Profil pada pilihan Ajuan. Selain itu, pelapor juga akan mendapatkan notifikasi melalui pesan email jika terdapat pembaruan status atas data ajuan tersebut. Klik pada salah satu data ajuan yang diinginkan.
Jika diklik salah satu ajuan, maka akan tampil detail data ajuan yang telah dilaporkan. Perkembangan setiap pembaruan status ajuan akan terlihat pada halaman ini. Jika ajuan disetujui, maka nantinya akan muncul tombol Lihat Produk yang memuat daftar produk apa yang dihasilkan atas layanan tersebut. Jenis produk yang didapatkan bisa berbeda walaupun dalam satu jenis layanan yang sama. Formula ini diterapkan sebagai wujud penyediaan pelayanan yang terintegrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada implementasi program inovasi SEROJA. Misalnya, pada ajuan akta kematian, bisa menghasilkan produk akta kematian saja, namun memungkinkan juga untuk ajuan akta kematian yang lainnya akan menghasilkan produk akta kematian dan kartu keluarga, bahkan sekaligus KTP elektronik bagi pasangan yang ditinggalkannya. Pelapor dapat memantau setiap perkembangan pembaruan status ajuan melalui SAKURA, kapan dirubah dan apa status ajuannya. Jika ajuan ditolak oleh petugas admin, maka pelapor dapat melakukan koreksi dengan klik pada tulisan DITOLAK.
Pelapor dapat melihat alasan mengapa ajuan tersebut ditolak oleh petugas. Perhatikan yang menjadi catatan sebagai alasan penolakan tersebut untuk menyiapkan perbaikan ajuannya. Jika perbaikan data telah disiapkan, maka lakukan klik pada tombol Koreksi Data Sekarang? untuk memperbaiki ajuan tersebut dan mengirimkannya kembali pelaporannya. Untuk melihat daftar produk yang diterbitkan atas layanan tersebut, klik tombol Lihat Produk.
Pada masing-masing Produk yang diterbitkan, terdapat informasi jenis produk, nama identitas produk, nomor identitas produk, status produk dan pesan petunjuk. Berikut table pesan petunjuk untuk masing-masing status produk. No Status Keterangan 1 Belum Diverifikasi Admin akan memverifikasi ajuan yang sudah dikirim 2 Belum Diajukan TTE Admin akan mengajukan sertifikasi Tanda Tangan Elektronik 3 Diajukan TTE Sedang menunggu proses penandatanganan elektronik (TTE) 4 Siap Dicetak Produk sedang dalam proses antrian pencetakan 5 Tidak Diproses Keterangan berisi pesan saat menginput produk tidak diproses 6 Sudah Dicetak Produk sudah dicetak dan siap diteruskan ke petugas pengambilan 7 Siap Didownload Silakan download file pdf dan cetak sendiri dengan kertas putih HVS A4 80 gram
8 Siap Diambil Silakan ambil produk di loket pengambilan Dinas Dukcapil 9 Sudah Diambil Produk sudah diambil oleh Pemohon Jika produk berupa dokumen file TTE, maka pelapor akan dapat melakukan download file tersebut untuk dilakukan pencetakan secara mandiri di rumah menggunakan kertas HVS A4 80 gram. File tersebut dapat didownload dengan klik tombol Download di sebelah kanan bawah pada kolom produk. Download juga bisa dilakukan melalui tombol Lihat detail status produk tersebut dengan klik tombol Informasi di sebelah kanan atas pada kolom produk. Jika ajuan menghasilkan produk dokumen TTE dengan status SIAP DIDOWNLOAD dan produk dokumen Kartu dengan status SUDAH DIAMBIL, maka status ajuan tersebut berubah secara otomatis menjadi SELESAI DIPROSES. Status ajuan ini akan memunculkan tombol Beri Ulasan pada data ajuan tersebut.
Berikan ulasan dengan memberi tingkatan atau rating pada lima bintang yang tersedia sesuai dengan yang dirasakan atas pelayanan yang didapat dari pengajuan tersebut dan berikan komentarnya, lalu klik tombol Simpan untuk mengirim. Ulasan ini dapat digunakan sebagai dasar untuk melalukan evaluasi atas pelayanan yang diberikan kepada pelapor untuk menciptakan pelayanan yang lebih baik lagi agar dapat membahagiakan masyarakat. GROUP PELAPOR SAKURA hanya menyediakan layanan untuk pelapor secara mandiri dan Instansi yang telah melaksanakan PKS tentang pelayanan penerbitan dokumen kependudukan. Pelapor mandiri hanya diperbolehkan mengajukan permohonan untuk dirinya sendiri dan anggota lainnya dalam satu Kartu Keluarga tersebut. Jika pelapor mandiri mengajukan permohonan untuk penduduk di luar Kartu Keluarganya, maka akan ditolak oleh petugas. Selain pelapor mandiri, ada pelapor yang diijinkan untuk mengajukan pelaporan bagi penduduk di luar Kartu Keluarganya, yaitu pegawai yang ditunjuk sebagai petugas register pada suatu Instansi yang telah melaksanakan kerja sama tentang pelayanan penerbitan dokumen kependudukan dengan dibuktikan adanya Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Instansi. Setelah diterbitkan SK selaku petugas register, petugas tersebut mengajukan permohonan ke Dinas Dukcapil untuk pengaktifan hak akses atas
layanan yang diberikan kepada Instansi berdasarkan Perjanjian Kerja Sama yang telah disepakati kedua belah pihak dengan menyertakan SK dilengkapi dengan email dan nomor hp yang dimiliki Instansi. Jika hak akses petugas register tersebut telah diaktifkan, dapat dilihat pada menu Profil Pengguna. Pada halaman profil pengguna, terlihat informasi yang menyebutkan bahwa pengguna tersebut telah terdaftar sebagai petugas register pada suatu Instansi tertentu. Jika pelapor mengajukan permohonan dokumen kependudukan selaku petugas register pada Instansi tersebut, maka dapat diajukan dengan memilih tombol Group
Pada halaman Group akan menampilkan jenis layanan sesuai dengan kesepakatan kerja sama. Untuk selanjutnya, pelaporannya sama seperti pada pelaporan secara Mandiri.
DATA AJUAN Ajuan yang telah dilaporkan melalui SAKURA, baik secara mandiri maupun selaku petugas register, dapat dilihat dari menu Ajuan pada halaman profil. Pelapor dapat melihat maupun mencari data ajuan yang pernah dilaporkan, dan dapat dibedakan apakah pelaporan tersebut secara mandiri atau sebagai petugas register. Pelapor juga dapat melakukan pencarian dengan memilih tombol Filter di sebelah kanan atas berdasarkan parameter yang tersedia.
UBAH PROFIL Data profil pengguna dapat dilakukan perubahan jika menghendaki untuk dirubah, misalnya pembaruan foto selfie/swafoto, nomor KK, alamat, email dan nomor hp (kecuali NIK tidak boleh dirubah). Isikan perubahan elemen data profil pengguna yang dikehendaki, kemudian klik Simpan untuk mengajukan perubahan data profil tersebut untuk selanjutnya menunggu proses persetujuan. Selama proses pengajuan perubahan profil pengguna belum disetujui oleh petugas admin, maka pengguna tidak dapat mengajukan pelaporan. Pengguna akan dapat mengajukan pelaporan jika permohonan perubahan profil pengguna sudah disetujui oleh petugas admin.
UBAH PASSWORD Password akun SAKURA dapat dirubah melalui halaman profil pengguna, pada pilihan Ubah Password. Masukkan password lama yang biasanya digunakan untuk login, lalu isikan password baru yang nantinya akan digunakan untuk melakukan login SAKURA. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan password tersebut.