Monthly Meeting Maret 2023 Khusus untuk karyawan Dan+Dan E-Book
PETUNJUK PELAKSANAAN TRANSAKSI VOUCHER BELANJA DI TOKO TAF DEPARTMENT - DOCUMENT ADMINISTRATION
ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA (ALFAMILY) Gambar disamping adalah fisik voucher yang termasuk dalam jenis voucher Alfamily / internal Alur Proses transaksi Voucher Belanja Alfamily : 1.1.Terima kedatangan konsumen yang akan melakukan transaksi pembelian dengan menggunakan voucher belanja. 1.2.Buka Aplikasi POS, login dan scan barang dagangan kemudian klik “+” dan “Enter”. 1.3.Terima voucher fisik internal dari konsumen. 1.4.Periksa fisik voucher belanja dari konsumen. Hal-hal yang wajib diperiksa, yaitu:
Yang wajib diperiksa: Alur Proses transaksi Voucher Belanja Alfamily (Lanjutan) : 1.5.Jika fisik voucher tidak valid/tidak sesuai, maka berikan penjelasan secara halus disertai permohonan maaf kepada konsumen yang bersangkutan bahwa voucher tidak berlaku / tidak dapat digunakan. Catatan : Jika personil toko tetap mentransaksikan voucher belanja yang tidak valid / tidak sesuai,maka transaksi tersebut akan menjadi beban personil toko yang bersangkutan. Periksa tanggal masa berlaku dan validasi (Tanda tangan) dari pihak berwenang. (Perhatikan Gambar Disamping). Pastikan voucher yang diterima oleh toko adalah voucher yang valid
1.6.Jika fisik voucher valid/sesuai, maka pilih opsi pembayaran “voucher” pada aplikasi POS. (Perhatikan Gambar Diatas) 1.7 Pilih Alfa Family untuk transaksi voucher belanja internal (Voucher belanja DAN+DAN / Voucher Alfa Family) ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA ALFAMILY (LANJUTAN)
ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA ALFAMILY (LANJUTAN) 1.8.Scan barcode yang ada pada voucher pada aplikasi POS. 1.9.Jika scan tidak berhasil, maka kembalikan voucher pada konsumen disertai denganpermohonan maaf dan penjelasan secara halus bahwa voucher belum dapat ditransaksikan untuk saat ini. Catatan : Penyebab scan tidak berhasil : 9.1.1. Jaringan koneksi sedang Bermasalah/putus. 9.1.2. Data voucher tidak terdaftar/ Tidak ada dikomputer, untuk kasusIni catat kode voucher, segera laporKe COS/ACOS untuk selanjutnya Diteruskan ke Dept IT untuk dicari Penyelesaian.
ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA ALFAMILY (LANJUTAN) 1.10. Jika scan berhasil, maka barcode voucher akan muncul pada kolom “number” atau “code” kemudian klik “+” dan “enter” untuk melakukan transaksi jika nominal belanja sama dengan nominal voucher.
ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA ALFAMILY (LANJUTAN) 1.11. Selanjutnya, tambah metode pembayaran (jika nominal belanja lebih besar dari voucher), dengan memilih opsi pembayaran Keterangan Cash : Terima uang tunai dari konsumen terlebih dahulu, lalu transaksikan pada aplikasi POS Card : ikuti Petunjuk Pelaksanaan Transaksi Pembelanjaan Menggunakan EDC BCA (SIL/PYP/JKL/OP/097), Petunjuk Pelaksanaan Transaksi Pembelanjaan Menggunakan EDC Link (SIL/PYP/JKL/OP/103) Wallet : Petunjuk Pelaksanaan Penerimaan transaksi GO PAY di toko (SIL/PYP/JKL/O
1.13. Simpan sementara voucher belanja untuk digabungkan dengan Laporan Setoran Penjualan Toko (Report 24)(SIL/PGU/FRM/FA/053) dan bukti Setoran BST (SIL/PGU/FRM/FA/027) (3x) BST, untuk nantinya dilakukan rekapitulasi pada waktu penutupan toko. Catatan : Untuk struk belanja tidak usah dilampirkan (distaples, plaster) bersamaan dengan voucher ketika pembuatan setoran. Cukup di arsip di toko ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA ALFAMILY (LANJUTAN) 1.12. Paraf voucher belanja yang sudah ditransaksikan dan berikan stempel toko serta tulis kode toko dan tgl transaksi pada bagian belakang voucher belanja tersebut . (Perhatikan gambar disamping) Catatan : Jika Personil toko melakukan Stampel pada bagian depan voucher sehingga menutupi barcode , serta barcode di coret, (Seperti contoh gambar yang salah) maka voucher tersebut akan menjadi beban personil toko yang bersangkutan.
ALUR TRANSAKSI VOUCHER SODEXO (EKSTERNAL) Gambar disamping adalah fisik voucher yang termasuk dalam jenis voucher eksternal Alur Proses transaksi Voucher Eksternal (Gift Pass / E-Pass Sodexo) 2.1. Terima kedatangan konsumen yang akan melakukan transaksi pembelian dengan menggunakan voucher belanja ekstenal baik fisik maupun non-fisik. 2.2. Buka aplikasi POS, login dan scan barang dagangan. 2.3. Pilih opsi pembayaran “Voucher” pada Aplikasi POS
ALUR TRANSAKSI VOUCHER SODEXO (EKSTERNAL) 2.4.Pilih Eksternal untuk transaksi voucher eksternal, baik fisik maupun non fisik (gift pass sodexo/E-pass sodexo). 2.5.Input KODE VOUCHER dengan ketentuan sebagai berikut : 2.5.1. Jika Voucher fisik yang di terima yaitu SODEXO GIFT PASS, maka input kode voucher dengan menekan angka 01. 2.5.2. Jika Voucher fisik yang di terima yaitu SODEXO E-PASS, maka input kode voucher dengan menekan angka 10.
2.6.Selanjutanya SCAN BARCODE voucher eksternal yang akan digunakan oleh konsumen dengan ketentuan sebagai berikut (Perhatikan gambar diatas) 2.6.1.Scan Barcode Batang voucher gift pass sodexo pada barcode yang terletak di bawah (Tanda Hijau). 2.6.2.Tutup Kode QR voucher gift pass sodexo yang terletak di atas agar tidak terscan (Tanda Merah). 2.6.3.Cek tanggal masa berlaku voucher gift pass sodexo. 2.6.4.Setelah scan, periksa kembali nomor voucher pada fisik voucher dengan nomor voucher yang telah di scan pada aplikasi POS.
ALUR TRANSAKSI VOUCHER SODEXO (EKSTERNAL) 2.7.Jika scan tidak berhasi (KHUSUS E-PASS SODEXO)l, maka kembalikan voucher pada konsumen disertai dengan permohonan maaf dan penjelasan secara halus bahwa voucher belum dapat ditransaksikan untuk saat ini. Catatan : Penyebab scan tidak berhasil : 9.1.3. Jaringan koneksi sedang Bermasalah/putus. 9.1.4. Data voucher tidak terdaftar / Voucher sudah terpakai
ALUR TRANSAKSI VOUCHER SODEXO (EKSTERNAL) 2.8.Klik “+” dan “enter” untuk melakukan transaksi jika nominal belanja sama dengan nominal voucher. 2.9.Selanjutnya, tambah metode pembayaran (jika nominal belanja lebih besar dari voucher), dengan memilih opsi pembayaran. Berikut yaitu opsi pembayaran yang bisa dilakukan : Cash : Terima uang tunai dari konsumen terlebih dahulu, lalu transaksikan pada aplikasi POS Card : ikuti Petunjuk Pelaksanaan Transaksi Pembelanjaan Menggunakan EDC BCA (SIL/PYP/JKL/OP/097), Petunjuk Pelaksanaan Transaksi Pembelanjaan Menggunakan EDC Link (SIL/PYP/JKL/OP/103) Wallet : Petunjuk Pelaksanaan Penerimaan transaksi GO PAY di toko (SIL/PYP/JKL/OP/001
2.11. Simpan sementara voucher belanja untuk digabungkan dengan Laporan Setoran Penjualan Toko (Report 24)(SIL/PGU/FRM/FA/053) dan bukti Setoran BST (SIL/PGU/FRM/FA/027) (3x) BST, untuk nantinya dilakukan rekapitulasi pada waktu penutupan toko. Catatan : Untuk struk belanja tidak usah dilampirkan (distaples, plaster) bersamaan dengan voucher ketika pembuatan setoran. Cukup di arsip di toko saja. ALUR TRANSAKSI VOUCHER BELANJA SODEXO (EKSTERNAL) 2.10. Paraf voucher belanja EKSTERNAL yang sudah ditransaksikan dan berikan stempel toko serta tulis kode toko dan tgl transaksi pada bagian belakang voucher yang telah tersedia . (Perhatikan gambar disamping) Catatan : Jika Personil toko melakukan Stampel pada bagian depan voucher sehingga menutupi barcode , serta barcode di coret, (Seperti contoh gambar yang salah) maka voucher tersebut akan menjadi beban personil toko yang bersangkutan.
ASSALAMUALAIKUM SELAMAT PAGI !!! http://www.free-powerpoint-templates-design.com
RENCANA DAN REALISASI ANGGARAN KAS (RRAK) Merupakan suatu rencana anggaran yang dikeluarkan untuk biaya kebutuhan rutin toko . Permohonan, pengisian dan pertanggungjawaban RRAK dilakukan oleh COS/ACOS/ “ personil toko yang ditunjuk toko bersangkutan pada aplikasi RRAK Online. “
SEKILAS MENGENAI MEKANISME RRAK 01 02 03 04 Estimasi RRAK bulan berikutnya diajukan oleh COS/ACOS/ Personil yang ditunjuk paling lambat pada tgl 7 bulan berjalan kepada AC dan AM Pengajuan RRAK menggunakan aplikasi RRAK Online yang sudah dilengkapi daftar kebutuhan toko Potong sales atas estimasi yang telah disetujui paling lambat dilakukan tanggal 7, dengan ketentuan tanggal sales yang boleh dipotong adalah sales tgl 1-7 bulan berjalan Setiap potong sales RRAK online wajib mencetak berita acara potong sales yang wajib di tanda tangani oleh COS/ACOS/Personil yang ditunjuk dan diberikan kepada Cashier Collection 05 Jika ada potong sales tambahan, maka dilakukan paling lambat tgl 9 bulan berjalan dengan sales yang boleh dipotong adalah sales tgl 6 sampai 8 bulan berjalan
Sekilas mengenai pertanggung jawaban RRAK Personil toko wajib memfoto copy bukti transaksi/bon/kwitansi sebelum menyerahkan bukti transaksi ke AC/AM Bukti transaksi/bon/kwitansi asli Wajib diberi stampel toko, diberi tanda tangan dan nama/inisial pejabat toko kemudian dikliping AC dan AM wajib memeriksa kesesuian hasil inputan RRAK online dengan bukti transaksi 01 02 03
Bon yang dapat diterima Bon yang tertera tanggal pembelian sesuai periodenya Bon yang tidak ada Stempel/Kop Toko Wajib mencantumkan Nama Penjual & No HP/Telp Toko Penjual. BPU yang disertai bukti yang valid sepeti (nama, nomor telepon, stampel Toko (jika ada)) dari toko penjual Jika ada Serta Wajib disetujui/approval Pejabat Sesuai Proxy Contoh: Jika BPU > Rp.250.000 di Approve sd BM, Jika BPU < Rp.250.000 Cukup sd AM). 01 02 03
Bukti Transaksi/bon/kwitansi yang tidak diakui 1. Expired ( dibawah tanggal 7 bulan sebelumnya) 2. Tidak ada tanggal, nama, dan nomor telepon penjual 3. Tidak terbaca karena rusak/basah 4. Bon/Kwitansi yang tidak lengkap (Keterangan,tanggal,jumlah,rupiah,dll).
Lain lain Beban atas bukti transaksi/bon/kwitansi yang tidak di akui menjadi beban COS/ACOS dan AC toko bersangkutan. Pastikan input beban sesuai dengan Daftar yang sudah ada pada RRAK Online Infokan kepada team finance bila ada potong sales tambahan Untuk pengembalian sisa RRAK masuk ke “Setoran Lain” lalu pilih “sisa RRAK” 01 02 03 04
Contoh NOTA yang sesuai
Contoh KWITANSI yang sesuai
Contoh BPU yang sesuai
Contoh NOTA yang sesuai
BAGAIMANA JIKA NOTA TIDAK DITERIMA ? 01 02 PEJABAT TOKO MEMASTIKAN BERKAS RRAK YANG DI TOLAK HUBUNGI FINANCE UNTUK MENGINFORMASIKAN PENYELESAIAN 03 INPUT PADA KOLOM SETORAN LAIN => SISA RRAK 04 SELESAI
BAGAIMANA JIKA NOTA SUDAH SESUAI TAPI DITOLAK ? 01 PEJABAT TOKO MEMASTIKAN BERKAS RRAK YANG DI TOLAK HUBUNGI FINANCE UNTUK BANDING/KOREKSI RRAK FINANACE MEMERIKSA NOTA TERKAIT FINANCE MELAKUKAN KOREKSI RRAK TERKAIT FINANCE MENGINFORMASIKAN RRAK YANG TELAH DIKOREKSI SELESAI 02 03 04 05 06
WASSALAMUALAIKUM TERIMAKASIH
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 USER MANUAL TRANSAKSI DROP OFF&PICK UP OXYGEN POINT INTERNAL USE ONLY
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 2 APA ITU OXYGEN POINT? Oxygen Point merupakan produk milik PT Sumber Wahana Sejahtera, perusahaan yang bergerak dibidang ekspedisi yang sebelumnya memiliki nama brand “Alfatrex” berubah menjadi “Oxygen Point”. List Ekspedisi yang sudah bekerjasama dengan Oxygen Point : 1. ID Express INTERNAL USE ONLY
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 3 BAGAIMANA CARA TRANSAKSI OXYGEN POINT DI TOKO DAN+DAN? o Konsumen datang ke toko Dan+Dan. o Konsumen menginfokan ke kasir untuk melakukan drop off/kirim dokumen/barang “ID Express”. o Kasir akan input nomor order/waybill yang diserahkan konsumen. o Konsumen akan mengkonfirmasi data pengirim dan penerima. o Transaksi sukses struk dicetak dan diserahkan ke konsumen. INTERNAL USE ONLY
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 4 Cara 1 Cara 2 DROP OFF / KIRIM BARANG
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 5 Pilih No 1 - Transaksi
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 6 Scan / Input nomor order yang diberikan konsumen. Pastikan Barang yang diserahkan konsumen dalam kondisi baik.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 7 Konfirmasi kembali Nama Pengirim dan Nama Penerima ke konsumen, pastikan data sudah sesuai. Jika Total Bayar “0” konsumen tidak ada proses bayar ke kasir. Pilih Pembayaran
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 8 Setiap konsumen yang melakukan transaksi Oxygen Point menggunakan ponta, akan mendapatkan 10 Poin/transaksi Scan member jika konsumen memiliki member Ponta. Jika tidak ada bisa pilih lanjut transaksi.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 9 Pada tampilan ini, kasir bisa langsung pilih/proses bayar tanpa input cara bayar.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 10 Tampilan layar saat transaksi sudah selesai diproses. Cetak ulang struk jika dibutuhkan.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 11 Tampilan struk sukses. 1 struk serahkan ke konsumen. 1 struk ditempel pada dokumen/barang yang dikirim konsumen. Simpan dokumen/barang di Rak Gudang pada shelving ke-2
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 12 PICK UP/ AMBIL BARANG Input Pick Up /Ambil pada pencarian produk/layanan. Atau Pilih No – 7 Pengiriman Dokumen kemudian pilih Pick Up. Cara 1 Cara 2
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 13 PICK UP/ AMBIL BARANG Pilih No – 1 Transaksi
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 14 PICK UP/ AMBIL BARANG Input kode Pin yang dibawa kurir
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 15 PICK UP/ AMBIL BARANG Lihat Daftar Waybill untuk melihat Dokumen yang akan dipick up kurir.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 16 PICK UP/ AMBIL BARANG Tampilan Nomor Order/Waybill yang akan di pick up kurir. Tekan esc jika sudah sesuai. Kemudian pilih “Ambil Barang”
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 17 PICK UP/ AMBIL BARANG Tampilan saat struk proses cetak. Serahkan struk dan dokumen yang akan dipick up kurir sesuai dengan nomor order pada struk.
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 18
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 3/17/2023 INTERNAL USE ONLY 19
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 Title Font 44pt INTERNAL USE ONLY Kendala transaksi E-Trans, EDC dan Prepaid Card dapat menghubungi CUG Busdev : Telp/WA : 081380788954 Email : [email protected] Jam Operational : Senin – Jumat (08.00 – 17.00) Diluar jam tersebut akan tetap dilayani namun slow response. Diarahkan untuk menghubungi masing-masing Area Coordinator. SCAN ME Whatsapp Oxygen Point : 0877 2382 8001 (Chat Only)
PT SUMBER INDAH LESTARI | 2022 THANK YOU Business Development Dept - 2022