เมื่อวิเคราะห์รายการค้าว่ามีผลกระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และ ค่าใช้จ่ายอย่างไรบ้าง จะน าไปจดบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปตามหลักการบัญชีของระบบบัญชีคู่ และผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปสมุดบัญชีแยกประเภทเพื่อจัดหมวดหมู่ของรายการบัญชีทั้ง 5 หมวด แล้วจึงน าไปจัดท างบทดลองของกิจการต่อไป
ความหมาย และประเภท ของบัญชีแยกประเภท งบทดลอง (Trial Balance) หมายถึง รายงานที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง เพื่อแสดงว่าการบันทึกบัญชีด้านเดบิตและเครดิตของบัญชีต่างๆ เป็นไปตามระบ บบัญชีคู่ ซึ่งจะเป็นการช่วยในการจัดท างบการเงินของแต่ละงวด โดยจัดท าขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปและผ่านรายการไปสมุดแยก ประเภททั่วไปตามระบบบัญชีคู่ว่าถูกต้องตามหลักการบัญชีที่น ามาใช้หรือไม่ ในการบันทึกบัญชีโดยใช้ระบบบัญชีคู่ (Double Entry) เมื่อรายการที่เกิดขึ้นจะต้องมีการบันทึกบัญชีด้าน เดบิตและเครดิตด้วยจ านวนเงินที่เท่ากันเสมอในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการจากสมุดรายวัน ทั่วไป ไปสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตด้วยจ านวนเงินที่เท่ากันและเก็บ ยอดจาก สมุดแยกประเภททั่วไป (ยอดคงเหลือ) มาจัดท างบทดลอง และยอดรวมจ านวนเงินด้านเดบิตและด้านเครดิต จะต้องเท่ากันเสมอ งบทดลองไม่ใช่งบการเงินแต่เป็นงบที่ใช้พิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีเท่านั้น เพื่อน าข้อมูลทางบัญชี ไปใช้ในการแสดงผลการด าเนินงานว่ากิจการมีก าไรหรือขาดทุนจ านวนเท่าใด และการแสดงฐานะ การเงิน ของกิจการว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของทั้งสิ้นจ านวนเท่าใด จึงจ าเป็นต้องได้ข้อมูลจากการจดบันทึก และวิเคราะห์รายการค้าลงในสมุดบัญชี และการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
ความหมาย และประเภท ของบัญชีแยกประเภท 1. ช่วยในการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ตามหลักการบัญชีคู่ว่าได้ท าการบันทึกทั้งด้านเดบิตและ เครดิตถูกต้องหรือไม่ 2. ช่วยให้สามารถทราบแล้วแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที 3. ใช้เป็นข้อมูลในการจัดท างบการเงินเพื่อแสดงให้เห็นถึงผลการด าเนินงานและฐานะการเงินของ กิจการ คือ การจัดท างบก าไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงิน 4. ใช้เป็นข้อมูลในการปิดบัญชี เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ประโยชน์ในการจัดท างบทดลอง
รูปแบบของงบทดลอง แบบฟอร์มของงบทดลอง มีส่วนประกอบดังต่อไปนี้ เขียนชื่อกิจการ เขียนค าว่า “งบทดลอง” ไว้ตรงกึ่งกลางกระดาษ วัน เดือน ปี พ.ศ. ที่จัดท างบทดลอง ช่องชื่อบัญชีใช้ส าหรับเขียนชื่อบัญชีต่างๆ ที่ได้มาจากสมุดบัญชีแยกประเภท ช่องเลขที่บัญชี ช่องจ านวนเงินทางด้านเดบิต ช่องจ านวนเงินทางด้านเครดิต ยอดรวมจ านวนเงินด้านเดบิต ยอดรวมจ านวนเงินด้านเครดิต
หลักการจัดงบทดลอง การจัดท างบทดลอง มีวิธีปฏิบัติดังนี้ 1. เขียนรูปแบบ หรือแบบฟอร์มที่จะใช้ในการจัดท างบทดลองและเขียนหัวงบทดลองตามส่วนประกอบต่างๆ ตามที่ได้ศึกษามาแล้วข้างต้น 2. หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่ละบัญชีด้วยดินสอ (Pencil Footing) 3. น ายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปมาใส่ในรูปแบบของงบทดลองโดยเขียนชื่อบัญชีและเลขที่บัญชี เรียงตามหมวด คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่ายและใส่จ านวนเงินตามย อดคงเหลือ ของแต่ละบัญชี 4. บัญชีแยกประเภททั่วไป จะแสดงยอดคงเหลือดังนี้ หมวดที่1 สินทรัพย์ จะมียอดคงเหลือด้านเดบิต หมวดที่2 หนี้สิน จะมียอดคงเหลือด้านเครดิต หมวดที่3 ส่วนของเจ้าของ จะมียอดคงเหลือด้านเครดิต หมวดที่4 รายได้ จะมียอดคงเหลือด้านเครดิต หมวดที่5 ค่าใช้จ่าย จะมียอดคงเหลือด้านเดบิต 5. รวมจ านวนเงินช่องเดบิตและเครดิตยอดรวมของทั้งสองด้านต้องเท่ากันแสดงว่าการบันทึกบัญชีแยก ประเภททั่วไปถูกต้องตามระบบบัญชีคู่
หลักการจัดงบทดลอง การจัดท างบทดลอง
แนวทางปฏ ิ บต ัิ เม ื ่ องบทดลองไม ่ ลงตว ั เมื่อจัดท างบทดลองแล้วไม่ลงตัว จะต้องตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาดซึ่งอาจเกิดจากสาเหตุต่างๆ ในกรณี ที่งบทดลองไม่ลงตัว คือ ยอดรวมด้านเดบิตไม่เท่ากับยอดรวมด้านเครดิต แสดงว่ามีข้อผิดพลาดในการจัดท างบทดลอง หรือในการบันทึกรายการค้า อาจมีสาเหตุดังนี้ 1. เกิดจากความผิดพลาดในการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ได้แก่ 1.1 หลงลืม หรือละเลยไม่ผ่านรายการเดบิต หรือเครดิต 1.2 ผ่านรายการสลับด้าน เช่น ควรจะเดบิตกลับไปเครดิตหรือควรจะเครดิตไปเดบิต 1.3 ผ่านรายการด้วยจ านวนเงินที่ไม่ถูกต้องไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้อง 2. เกิดจากความผิดพลาดในการค านวณหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทต่างๆ ได้แก่ 2.1 การใส่ยอดคงเหลือผิดด้าน 2.2 การค านวณหายอดคงเหลือผิดพลาด 3. เกิดจากความผิดพลาดในขั้นตอนของการจัดท างบทดลอง ได้แก่ 3.1 การใส่ยอดคงเหลือเดบิตในช่องเครดิต หรือในทางกลับกัน การใส่ยอดคงเหลือเครดิตในช่องเดบิต 3.2 การใส่จ านวนยอดคงเหลือของบัญชีใดบัญชีหนึ่งหรือหลายบัญชีผิดพลาด 3.3 การบวกเลขในช่องใดช่องหนึ่งของงบทดลองผิดพลาด
แนวทางปฏ ิ บต ัิ เม ื ่ องบทดลองไม ่ ลงตว ั วิธีปฏิบัติเมื่องบทดลองไม่ลงตัวนั้น มีขั้นตอนในการตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาด ดังต่อไปนี้ ขั้นที่ ตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาดในงบทดลอง 1.1 ค านวณหาจ านวนแตกต่างระหว่างยอดรวมเดบิต กับเครดิต 1.2 ตรวจสอบรายชื่อบัญชี และยอดคงเหลือที่ปรากฏในงบทดลองกับบัญชีแยกประเภทบัญชีว่า น ามาใส่ช่องผิด หรือจ านวนเงินถูกต้องหรือไม่ 1.3 ตรวจสอบการรวมยอดเดบิต หรือเครดิต ในงบทดลองใหม่อีกครั้ง ขั้นที่ ตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาดในบัญชีแยกประเภท 2.1 ตรวจสอบการค านวณเพื่อหายอดคงเหลือของแต่ละบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภทใหม่ 2.2 ตรวจสอบการผ่านรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทว่าถูกต้องทั้งชื่อบัญชี และจ านวนเงิน การตรวจสอบค ้ นหาข ้ อผิดพลาด
แนวทางปฏ ิ บต ัิ เม ื ่ องบทดลองไม ่ ลงตว ั ขั้นที่ ตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาดในสมุดรายวันทั่วไป 3.1 ตรวจสอบการค านวณจ านวนเงินที่บันทึก 3.2 ตรวจสอบการน ารายการจากเอกสารใบส าคัญต่างๆ ไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปว่าบัญชี และจ านวนเงินถูกต้องหรือไม่ 3.3 ตรวจสอบการบันทึกรวมยอดด้านเดบิต และเครดิต ว่าบันทึกจ านวนเท่ากันสองข้างหรือไม่ โดยปกติแล้วไม่จ าเป็ นต้องท าทุกขั้นตอน สามารถค้นพบข้อผิดพลาดได้ นอกจากนี้ หากต้องการทราบข้อผิดพลาดโดยเร็วสามารถตรวจสอบโดยใช้วิธีลัด
แนวทางปฏ ิ บต ัิ เม ื ่ องบทดลองไม ่ ลงตว ั เมื่องบทดลองไม่ลงตัว โดยทั่วไปจะต้องตรวจสอบค้นหาข้อผิดพลาดในตัวงบทดลองก่อนเป็นขั้นตอนแรก ในกรณีที่งบทดลองไม่ลงตัวโดยที่ด้านเครดิต และด้านเดบิตต่างกันด้วยตัวเลขตามที่ปรากฏในตัวอย่างข้างล่างนี้ จะมีวิธีค้นหาข้อผิดพลาดแบบวิธีลัดได้ดังนี้ 1. ถ้าผลต่างของยอดรวมเดบิต หรือเครดิต ต่างกันเป็นจ านวน 0.01, 0.10, 1, 10, 100 หรือ 1,000 บาท อาจเป็นเพราะความผิดพลาดที่เกิดจากการบวกหรือลบตัวเลข 2. ถ้าผลต่างของยอดรวมเดบิตหรือเครดิต หารด้วย 2 ลงตัว แสดงว่าข้อผิดพลาดอาจเกิดจากการน ายอด คงเหลือทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทบัญชีใดบัญชีหนึ่งไปใส่ในงบทดลองทางด้านเครดิต หรือถ้าน ายอด คงเหลือทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทบัญชีใดบัญชีหนึ่งไปใส่ในงบทดลองด้านเดบิต กรณีนี้จะท าให้ยอด รวมด้านเดบิตและยอดรวมด้านเครดิตในตัวงบทดลองมียอดต่างกันเท่ากับสองเท่าของยอดคงเหลือของบัญชีแยก ประเภทที่ถูกใส่ผิดในงบทดลอง วิธ ี ลดัในการตรวจสอบค ้ นหาข ้ อผิดพลาดของงบทดลอง
แนวทางปฏ ิ บต ัิ เม ื ่ องบทดลองไม ่ ลงตว ั 3. ถ้าผลต่างของยอดรวมเดบิต กับเครดิต หารด้วย 9 หรือ 99 ลงตัว แสดงว่า ข้อผิดพลาดเกิดจากการเขียน เลขผิดหลัก หรือสลับกัน เช่น 549 เขียนเป็น 495 หรืออาจเกิดจากการใส่ทศนิยมผิดต าแหน่ง เช่น 549.00 เขียน เป็น 54.90 หรือเขียนเป็น 5,490.00 เป็นต้น หมายเหตุ แต่ถ้างบทดลองไม่ลงตัวด้วยสาเหตุของข้อผิดพลาดหลายประการรวมกัน การใช้วิธีลัดข้างต้นก็ไม่สามารถ ค้นพบข้อผิดพลาดได้ ดังนั้นก็ต้องใช้วิธีปฏิบัติตามขั้นตอนโดยละเอียด