PENYIMPANAN DOKUMEN

PENYIMPANAN

DOKUMEN

KEPEGAWAIAN

Oleh:

CANDRA TYA RISTY

Mata Pelajaran

OTK KEPEGAWAIAN XII

2022

KATA PENGANTAR

Alhamadulillahirobbil alamin, puji syukur penyusun panjatkan
kepada Allah SWT, yang telah memberikan anugerahNya sehingga
penyusun dapat menyelesaikan bahan ajar untuk pembelajaran ini.

Bahan ajar ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa
SMK/MAK kelas XII kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran (OTKP) untuk mempelajari dan memperdalam materi
Penyimpanan Dokumen Kepegawaian. Selain itu, bahan ajar ini ditulis
secara umum dalam rangka ikut serta mencerdaskan Bangsa Indonesia
di era perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini.

Bahan ajar ini dilengkapi dengan peta konsep dan materi
mengenai Penyimpanan Dokumen Kepegawaian. Pembahasan materi
disajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh
pambaca.

Dengan demikian, bahan ajar ini diharapkan dapat menjadi teman
sekaligus menjadi bacaan yang bermanfaat bagi pembaca untuk
menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari untuk diri sendiri dan
lingkungan.

Selamat belajar, semoga sukses.

Penyusun,

DAFTAR ISI

Bahan Ajar

PENYIMPANAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

Pengertian Dokumen dan Arsip
Dokumen Kepegawaian
Jenis-Jenis Dokumen Kepegawaian
Manfaat Tata Naskah Elektronik
Digitalisasi Dokumen
Sistem Penyimpanan Dokumen/Arsip
Perlengkapan Penyimpanan Dokumen

PETA KONSEP

PENGERTIAN DOKUMEN DAN ARSIP



Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang

berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan. Menurut (Amin &

Siahaan, 2016) dokumen merupakan s umber tertulis bagi informasi sejarah sebagai

kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak.
Berikut pengertian dokumen menurut beberapa ahli:

Menurut Louis R. Gottschalk
Louis R. Gottschalk adalah seorang sejarawan dan penulis banyak buku yang berasal dari

Amerika Serikat. Menurutnya, sebuah dokumen memiliki beberapa arti berbeda jika dilihat

dari beberapa sudut pandang, yaitu:

Kepentingan sejarah: merupakan sebuah sumber tertulis bagi informasi terkait

sejarah, yang digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan

terlukis hingga petilasan arkeologis.
Kepentingan negara: digunakan untuk surat negara dan surat resmi, contohnya

seperti undang-undang, surat perjanjian, dan juga konsesi.
Secara umum: disebutkan sebagai sebuah proses pembuktian dengan mengacu pada

berbagai sumber informasi yang memiliki sifat tulisan, lisan, deskripsi, hingga

arkeologis.

Menurut G.J. Reiner
Berbeda dengan Gottschalk, G.J. Reiner dalam bukunya menyebutkan bahwa dokumen

memiliki beberapa dimensi pengertian, meliputi:

Secara luas: meliputi semua sumber informasi, baik lisan maupun tertulis.
Secara sempit: merupakan kumpulan informasi yang berasal hanya dari sumber

tertulis saja.
Secara spesifik: adalah surat resmi dan surat yang dibuat oleh negara untuk tujuan

kenegaraan, seperti konsesi, hibah, undang-undang, dan lainnya.

PENGERTIAN DOKUMEN DAN ARSIP



Menurut Kamus Kepegawaian Dokumen
Dalam dunia pengelolaan arsip, kamus kepegawaian dokumen juga memiliki definisi

dokumen tersendiri, yang dapat diartikan sebagai:

Secara umum: meliputi semua catatan tertulis, baik yang dicetak maupun tidak.
Secara spesifik: disebut sebagai semua benda yang mempunyai keterangan di

dalamnya, yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan juga disebarkan.

DOKUMEN KEPEGAWAIAN



Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau. bidang kepegawaian

yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. kecocokan data antara dokumen fisik


dengan data elektronik. tersebut pada buku arsip masing-masing.
Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau dokumen yang

berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap

pegawai, bisa juga surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat

yang berwenang. Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat

memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpansecara elektronik

dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik


dengan data elektronik.

JENIS-JENIS DOKUMEN KEPEGAWAIAN




Menurut Perka BKN Nomor 11 Tahun 2011, Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem

penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon

PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan

yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

Jenis-jenis dokumen kepegawaian yang harus disimpan:

SK CPNS SPT Kenaikan Gaji Berkala
Surat Pernyataan Melaksanakan
SK Konversi NIP
Tugas (SPMT) SK Kenaikan Pangkat
STTPL Prajabatan SK Pensiun
Sumpah PNS Kartu Pegawai
SK PNS Kartu Pegawai Elektronik
SK Mutasi BPJS
Penetapan Angka Kredit (PAK) NPWP
SK Jabatan Kartu Suami/Istri
Surat Pernyataan Pelantikan Surat Nikah
Sumpah Jabatan KTP
SK Peninjauan Masa Kerja Kartu Keluarga
SK Cuti di Luar Tanggungan Negara Kartu Taspen
SK Pengaktifan Kembali Setelah
SKP
Menjalankan Cuti di Luar
SK Hukuman Disiplin
Tanggungan Negara Sertifikat Diklat Struktural
SK Tugas Belajar Sertifikat Diklat Teknis/Fungsional
Ijazah pertama sampai dengan akhir
SK Tanda Kehormatan

MANFAAT TATA NASKAH ELEKTRONIK

Tata Naskah Kepegawaian PNS elektronik adalah sistem
penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi
lembaran elektronik/digital.
Berikut manfaat tata naskah:

1.Pencarian dokumen yang cepat dan mudah tanpa
meninggalkan meja kerja.

2.Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya
akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat
mengubahnya.

3.Menghemat tempat karena tidak membutuhkan ruangan
untuk menyimpan berkas.

4.Resiko rusaknya dokumen kertas karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital.

5.Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara
jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara
elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.

6.Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback up
data ke dalam media penyimapanan.

DIGITALISASI DOKUMEN



Langkah-langkah Proses Digitalisasi

1.Scan dokumen-dokumen menggunakan scaner. Apabila tidak
mempunyai scaner bisa juga dengan kamera handphone, tetapi
kualitas kameranya harus yang bagus.

2.Upload pada google drive.
Untuk proses upload, pastikan jaringan terkoneksi dengan internet. Bila
sudah terkoneksi, buka browser web. Ketikan alamat www.gmail.com,
lalu login.

Dengan diuploadnya file tersebut pada google drive, maka dimanapun
kita berada apabila membutuhkan dokumen untuk keperluan
kepengurusan apapun tidak perlu repot mencari dokumen di
kantor/rumah, apalagi apabila jarak rumah jauh.

Di era serba TI ini, diharapkan pengelolaan tata naskah kepegawaian
seperti ini agar pelayanan kepegawaian di lingkungan instansi tersebut
menjadi memuaskan.

SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN/ARSIP

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika

Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu

Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau

staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi
kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan

arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-

bahan secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dengan mudah dan

cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan (Barthos, 2007).

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan

arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin

penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”.

Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan

yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis

dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan

secara aman dan ekonomis.

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering

digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa

sistem tersebut antara lain:

SISTEM ABJAD

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya

menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan,

mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada

peraturan indexing.
Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami

penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad

yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang

membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan

berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad

mudah diganti di dalam surat.

SISTEM SUBJEK/MASALAH

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang

dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu,

sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan

yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang

dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan

susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya

jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu

sama lain.

SISTEM TANGGAL/KRONOLOGIS

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka
sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang
digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu
disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan
juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang
memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing.
Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan
kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja,
tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

SISTEM WILAYAH/GEOGRAFIS

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika

Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan

daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya,

dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan

berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah

diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi

lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar,

kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga
perlu SOP yang jelas dan terperinci.

SISTEM NOMOR



Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang

melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor

atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian

tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena

penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan

masalahnya terlebih dahulu.
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih

sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen,

bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat

korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk

indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai

jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas

untuk menyimpan semua arsip.

Perlengkapan
KARTU INDEKS
Penyimpanan
ATK

Dokumen

KARTU TUNJUK SILANG

OUT FOLDER &
BUKU ARSIP
OUT SLIP

KOTAK ARSIP &

RAK ARSIP

ALAT PENYIMPANAN KHUSUS

daftar rujukan

Buku Paket OTK Kepegawaian

kelas XII (Sri Endang R., dkk.

2018. OTK Kepegawaian Kelas


XII. Jakarta: Erlangga)
LKS OTK Kepegawaian kelas XII


(Ummi Chanifah. 2021. OTK

Kepegawaian Kelas XII.


Surakarta: Putra Nugraha)
Sumber lain dari internet yang


relevan dengan materi

Penyimpanan Dokumen


Kepegawaian.