คู่มือ DAccount on cloud เล่ม2.

ก

คำนำ

ปัจจุบนั ความเจริญกา้ วหนา้ ทางดา้ นเทคโนโลยไี ดเ้ พมิ่ ข้นึ เป็นอยา่ งมาก ซ่ึงในอดีตการทางานส่วน
ใหญข่ ้ึนอยกู่ บั แรงงาน มนุษย์ ความเจริญกา้ วหนา้ ทางดา้ นเทคโนโลยกี ่อใหเ้ กิดการ เปลี่ยนแปลงอยา่ งมาก
และเกิดความเจริญกา้ วหนา้ ทางเทคโนโลยี สมยั ใหม่

การจดั ทาคู่มือในการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud ในรูปแบบ e-book จะช่วยใหผ้ ใู้ ชง้ าน
โปรแกรม DAccount on cloud สามารถใชง้ านไดง้ า่ ยและสามารถเป็นคูม่ ือท่ีใชใ้ นการเตรียม ความพร้อม
ใหก้ บั นกั ศึกษาท่ีกาลงั จะจบการศึกษาเม่ือจบแลว้ ไป ทางานจริงในบริษทั ต่าง ๆ สามารถใชง้ านโปรแกรม
DAccount on cloudได้ ถึงแมจ้ ะไมเ่ คยทดลองใชง้ านมาก่อนก็สามารถใชโ้ ปรแกรม ไดจ้ ากการศึกษาคูม่ ือตวั
น้ี

คณะผจู้ ดั ทาขอขอบคุณ คุณวีระยทุ ธ คชศิลา ผอู้ านวยการฝ่ายกิจกรรมการศึกษา บริษทั ไทรแองเก้ิล
ซอฟท์ จากดั ผใู้ หค้ วามรู้เกี่ยวกบั การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud และผศ. ดร.ปาริชาติ มณีมยั ผใู้ ห้
คาปรึกษาในการจดั ทาคู่มือในการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud ในรูปแบบ e-book คณะผจู้ ดั ทา
หวงั วา่ คมู่ ือเลม่ น้ีจะใหค้ วามรู้และเป็นประโยชนแ์ ก่ผอู้ า่ นทุก ๆ ท่าน

คณะผจู้ ดั ทา

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

สำรบญั ข

เร่ือง หน้ำ

บทที่ 6 ระบบลกู หน้ีและวเิ คราะหห์ น้ี 1
- บนั ทึกรายการในระบบลกู หน้ี 7
- รายงานท่ีใชต้ รวจสอบและรายงานวเิ คราะห์ 30
33
บทท่ี 7 ระบบเจา้ หน้ีและวิเคราะหห์ น้ี 35
-เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบเจา้ หน้ี 35
-บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของเจา้ หน้ีเมื่อเร่ิมใชโ้ ปรแกรมคร้ังแรก 40
-บนั ทึกรายการในระบบเจา้ หน้ี 62
- รายงานที่ใชต้ รวจสอบและรายงานวิเคราะห์ 64
64
บทที่ 8 ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 66
- บนั ทึกรายการสมดุ บญั ชีเงินฝากและยอดยกมา 66
- บนั ทึกรายการเช็คยกมาตน้ งวดก่อนเริ่มใชโ้ ปรแกรม 86
- บนั ทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 87
-รายงานท่ีใชต้ รวจสอบและรายงานวเิ คราะห์ 87
98
บทท่ี 9 ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ 105
- เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสื่อมราคา 108
- บนั ทึกรายการในระบบสินทรัพย์ และค่าเสื่อมราคา 119
120
บทท่ี 10 ระบบบญั ชีแยกประเภท 148
- เตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท
- บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด เม่ือเร่ิมใชโ้ ปรแกรมคร้ังแรก
- บนั ทึกรายการในระบบบญั ชีแยกประเภท
- รายงานตรวจสอบและงบการเงิน

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

1

บทที่ 6
ระบบลูกหนแี้ ละวเิ ครำะห์หนี้
Account Receivable and Analysis System

ภาพรวมระบบลูกหน้ีและวิเคราะห์หน้ีระบบน้ีเป็ นการทางานต่อเนื่องมาจากระบบขายคือเม่ือมีการขาย
สินคา้ หรือบริการท่ียงั ไม่ไดร้ ับเงินโปรแกรมจะต้งั หน้ีลูกหน้ีไวท้ าง บริษทั ฯ จะทาการติดตามหน้ีจากลูกหน้ีโดยทา
ใบวางบิลส่งไปวางบิลกบั ลกู หน้ีแลว้ จึงจดั ทาใบเสร็จรับเงินเพ่ือไปรับชาระเงินจากลูกหน้ีเมื่อถึงกาหนดรับชาระเงิน
เรามาดู "ภาพรวมของระบบลูกหน้ี” ดงั ภาพดา้ นล่างน้ีการทางานในระบบลูกหน้ีจะมีข้นั ตอนการทางานหลกั ๆ 4
ข้นั ตอนดงั น้ี

1. การเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบเป็นการบนั ทึกฐานขอ้ มูลของระบบลูกหน้ีเช่นฐานขอ้ มูลลูกหน้ีซ่ึงจะเป็น
ฐานขอ้ มูลเกี่ยวกบั ฐานขอ้ มูลลูกคา้

2. การบนั ทึกยอดยกมาของลูกหน้ีเป็ นการยกยอดมาจากรอบบญั ชีก่อนเป็นข้นั ตอนที่ทาเพียงคร้ังเดียวเมื่อ
เริ่มใชร้ ะบบเท่าน้นั หลงั จากน้นั ไม่ตอ้ งทาอีกเพราะโปรแกรมยกยอดลูกหน้ีไปรอบบญั ชีถดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ

3. การบนั ทึกรายการในระบบลูกหน้ีเป็นการบนั ทึกเอกสารในระบบลูกหน้ี ไดแ้ ก่ ใบวางบิลใบเสร็จรับเงิน,
ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่ายเป็นตน้ ผเู้ ขยี นจะยกตวั อยา่ งท้งั ธุรกิจซ้ือมา-ขายไปและธุรกิจบริการซ่ึงมีความแตกต่างกนั เลก็ นอ้ ย
คือการบนั ทึกภาษีหกั ณ ที่จ่ายกรณีท่ีถูกลูกคา้ หักภาษี ณ ที่จ่ายไวก้ ารบนั ทึกเอกสารต่าง ๆจะมีวธิ ีการทางานคลา้ ยกนั
จึงขอยกตวั อยา่ งการทางานตา่ ง ๆดงั น้ี

3.1 การติดตามหน้ีเริ่มต้งั แตพ่ มิ พร์ ายงานหน้ีถึงกาหนดจนถึงการทาใบวางบิลและตรวจสอบหน้ีที่ถึงกาหนด
รับชาระเงินจากลกู หน้ี

3.2 การรับชาระหน้ีโดยจดั ทาใบเสร็จรับเงินผเู้ ขียนจะยกตวั อยา่ งท้งั ธุรกิจซ้ือมาขายเปและธุรกิจบริการโดย
มีตวั อยา่ งการบนั ทึกภาษหี กั ณ ที่จ่ายและรายละเอียดเชค็ หรือเอกสารธนาคารอ่ืน ๆ

4. การพมิ พร์ ายงานตา่ ง ๆ เพอื่ การตรวจสอบเอกสารวา่ ครบถว้ นหรือไมแ่ ละรายงานเพ่ือการวิเคราะห์
การอธิบายต่อไปน้ีจะเรียงลาดบั ตาม Flow การทางานดงั น้ี

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

2

รูปภาพ Flow การทางานของระบบลกู หน้ี

รูปภาพ การเช่ือมโยงระหวา่ งระบบลกู หน้ีกบั ระบบอ่ืนๆ
1. เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบลูกหน้ีฐานข้อมูลของลูกหน้ีจะเป็ นฐานข้อมูลชุดเดียวกับท่ีเตรียมไวใ้ น
ฐานขอ้ มูลลกู คา้ ซ่ึงอธิบายไปแลว้ ใน “ระบบขายและวิเคราะห์ขาย”
2. บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของลูกหน้ีคร้ังแรกเมื่อเริ่มใชโ้ ปรแกรม เม่ือเร่ิมใชง้ านระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์
คร้ังแรกหากธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแลว้ ก็จะมีลูกหน้ีที่ยงั คา้ งชาระหน้ีอยจู่ านวนหน่ึงจึงจาเป็นตอ้ งบนั ทึกยอดหน้ี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

3

ของลูกหน้ียกมาต้นงวดซ่ึงจะทาเพียงคร้ังแรกเมื่อเร่ิมใช้ระบบเท่าน้ันสาหรับยอดหน้ีลูกหน้ีในงวดถดั ๆ ไป
โปรแกรมทาการยกยอดหน้ีลกู หน้ีใหอ้ ตั โนมตั ิ

สาหรับการบนั ทึกยอดยกมาของลูกหน้ีจะเขา้ มาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสารขายไปแลว้ ก็ได้น่ันคือเรา
สามารถเริ่มทางานไปไดโ้ ดยไม่ตอ้ งรอยอดยกมาของลูกหน้ีเพราะในความเป็นจริงหากเราตอ้ งหยดุ งานท้งั หมดเพ่ือ
ปิ ดบญั ชีลูกหน้ีเดิมให้เสร็จก่อนจึงเริ่มระบบใหม่ไดค้ งเป็ นเร่ืองท่ีวุ่นวายอยู่ไม่น้อยโปรแกรมจึงออกมาให้มีความ
ยดื หยนุ่ ในเรื่องน้ีการบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดเลือกบนั ทึกได้ 2 แบบ คอื

วธิ ีที่ 1. บนั ทึกรายการ Invoice ที่ยงั ไม่ไดถ้ กู ชาระหน้ีทุกเอกสาร
ขอ้ ดี เห็นรายละเอียดวา่ ยอดหน้ีท่ียกมาเกิดจาก ยอดเงินเทา่ ใด
ขอ้ เสีย ถา้ มีปริมาณ INVOICE ยกมาจานวนมากจะใชเ้ วลาในการบนั ทึกมาก
วธิ ีที่ 2. ทาการรวมยอดหน้ีของลูกหน้ีรายเดียวกนั รวมเป็น Invoice ยกมาเป็น 1 ใบ
ขอ้ ดี ใชเ้ วลานอ้ ยในการบนั ทึกยอดยกมา
ขอ้ เสีย จะไม่เห็นรายละเอียดวา่ ยอดหน้ีที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบา้ งเป็นวนั ที่เท่าใดเพราะเป็นการสรุป
ยอดหน้ียกมาโดยใชว้ นั ที่ก่อนวนั เริ่มใชร้ ะบบวนั เดียว
ผเู้ ขียนแนะนาใหใ้ ชว้ ธิ ีท่ี 1 หากเลือกใชว้ ิธีท่ี 2 ควรปรึกษาผวู้ างระบบบญั ชีหรือผตู้ รวจสอบบญั ชีของ บริษทั
วา่ ควรใชว้ ิธีน้ีหรือไม่เพ่ือใหก้ ารบนั ทึกบญั ชีของธุรกิจเป็นไปอยา่ งถูกตอ้ งตามหลกั การบญั ชีท่ีดี
การบนั ทึกรายละเอียด "Invoice ขายยกมาตน้ งวด" มีรายละเอียดดงั น้ี

1. เข้าระบบลูกหน้ีและวิเคราะห์หน้ี> “WorkFlow”> “Set Balance data” จะเข้าท่ีเมนูบันทึก
“INVOICE” ขายยกมาตน้ งวด

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

4

รูปภาพการเขา้ Workflow ไปที่ Set Balance Data จะเขา้ เมนู “ INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวด”

รูปภาพ หนา้ จอเพอ่ื บนั ทึกรายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวด
2. ระบชุ ่วงของเอกสารท่ีจะบนั ทึก ดงั น้ี

2.1 เลือก "สาขา" ท่ีจะเขา้ ไปทางานในที่น้ีเลือก "สานกั งานใหญ่"
2.2 เลือก "ประเภทเอกสาร" ท่ีมียอดหน้ียกมา เช่น

ถา้ มี Invoice ขายเช่ือยกมาก็เลือกประเภทเอกสารเป็น SI
ถา้ มีใบลดหน้ีขายเชื่อยกมากเ็ ลือกประเภทเอกสารเป็น SM

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

5

ถา้ มีใบเพมิ่ หน้ีขายเชื่อยกมาก็เลือกประเภทเอกสารเป็น SX

1.3 เลือก "เล่มของเอกสาร" ที่เคยสร้างไวห้ ากเป็นเอกสารท่ีเป็ นรายการยกมาตน้ งวดควร
จะแยกเล่มของเอกสารไวเ้ ฉพาะสาหรับรายการประเภทน้ีเพื่อให้ตรวจสอบรายการได้
ง่ายเช่นเล่ม 00 ใช้บนั ทึกยอดหน้ีลูกหน้ียกมาตน้ งวด แต่เล่ม 01 ใชบ้ นั ทึก INVOICE
ขายตามปกติหรืออาจจะมีเล่มเอกสารอื่น ๆ อีกตามประเภทที่ไดแ้ บ่งไว้

3.กดป่ ุม F3-เพมิ่ เพื่อเพ่มิ รายการ ใหบ้ นั ทึกรายละเอียดของเอกสาร ดงั น้ี

อธิบำยกำรบันทึก รูปภาพ หนา้ จอบนั ทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวด
ประเภทเอกสำร
โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารท่ีได้
รหัสเล่มเอกสำร เลือกไว้
โปรแกรมจะแสดง เล่มท่ีของเอกสาร ท่ีได้
ชื่อเล่มเอกสำร เลือกไว้
โปรแกรมจะแสดง ชื่อเล่มเอกสาร ตามที่เลือก
เลขที่ เขา้ มาทางาน
เล่ม / เลขที่ ใส่เลขที่ภายในของเอกสาร
วันท่ี ใส่เลขที่อา้ งอิงของเอกสาร
ใส่วนั ท่ีของ เอกสาร

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

6

เครดติ เทอม ใส่เครดิตเทอมของเอกสาร

วนั ครบกำหนด โปรแกรมคานวณวนั ครบกาหนดจากเครดิต

เทอม รหัสแผนก ใส่รหัสแผนก ในที่น้ี จะใช้
รหสั ‘00’ แผนก ‘ ไมร่ ะบ1ุ ’

ชื่อแผนก โปรแกรมจะแสดงช่ือแผนกที่ตรงกบั รหสั

แผนกท่ีเลือกไว้

รหัสลูกหนี้ ใส่รหสั ลกู หน้ี แลว้ โปรแกรมจะแสดงช่ือลูกหน้ี
มาให้

หน่วยเงนิ ใส่หน่วยเงิน และอัตราแลกเปลี่ยน กรณีขาย
เป็นสกลุ เงินอื่น

ยอดเงนิ ยกมำสุทธิ ใส่ยอดเงินท่ียงั คา้ งชาระของ INVOICE ใบน้ี
หากชาระไปแลว้ บางส่วน ใส่เฉพาะยอดเงินที่
คา้ งชาระเท่าน้ัน โปรแกรมจะคานวณยอดเงิน
ก่อน VAT และมูลค่า VAT ใหเ้ ห็น

5. เม่ือบนั ทึกรายการเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการใบน้นั

6. จากน้นั จะกลบั มาท่ีหน้าจอรายการ INVOICE ขายยกมา (ดงั ภาพล่าง) หากมีรายการอื่นก็ให้ทาการเพ่ิม
รายการเขา้ ไปจนครบทกุ รายการ

รูปภาพ รายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวดที่บนั ทึกเขา้ ไป

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

7

3. บันทึกรำยกำรในระบบลูกหนี้ การบนั ทึกรายการของระบบลูกหน้ีมีภาพรวมข้นั ตอนการทางานคือเร่ิมจากการ
พิมพเ์ อกสารเพ่อื ดูวา่ ยอดหน้ีใดท่ีถึงกาหนดวางบิลซ่ึงอาจจะทาใบวางบิลเองหรือใหโ้ ปรแกรมทาใหอ้ ตั โนมตั ิและมา
บนั ทึกวนั นดั ชาระเงินและพิมพร์ ายงานเพอ่ื ดูวา่ ใบวางบิลใดถึงกาหนดไปรับเงินกจ็ ะเตรี ยมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับ
เงินจากลูกหน้ีหลงั จากที่ได้รับชาระหน้ีอาจจะเป็ นเงินสดหรือเช็ครวมถึงกรณีถูกหักภาษี ณ ท่ีจ่ายก็จะมาบนั ทึก
รายละเอียดการรับเงินซ่ึงการทางานหลกั ๆ ในระบบลูกหน้ีสามารถสรุปเป็นข้นั ตอนหลกั ๆ ดงั น้ี

3.1 การติดตามหน้ีจากลูกหน้ี มีข้นั ตอนดงั น้ี
- การตรวจสอบยอดหน้ีของลกู หน้ี
- การจดั ทาใบวางบิลเพือ่ ไปวางบิลกบั ลกู หน้ี
1. การจดั ทาใบวางบิลแบบอตั โนมตั ิ
2. การจดั ทาใบวางบิลด้วยตวั เองบนั ทึกวนั นัดรับชาระเงินพิมพ์รายงานใบวางบิลท่ีถึง
กาหนดรับเงิน
- บนั ทึกวนั นดั รับชาระเงิน
- พิมพร์ ายงานใบวางบิลท่ีถึงกาหนดรับเงิน

3.2 การรับชาระหน้ีจากลกู หน้ี
- การออกใบเสร็จรับเงินการขายสินคา้ เพอื่ รับชาระเงินจากลูกหน้ีและรายละเอียดการรับเงิน
- การออกใบเสร็จรับเงินการใหบ้ ริการเพอ่ื รับชาระเงินจากลูกหน้ีและการบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย

รูปภาพ Flow เอกสารในระบบลกู หน้ี

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

8

รูปภาพ ภาพรวมการบนั ทึกเอกสารของระบบลูกหน้ี
3.1 ตดิ ตำมหนีจ้ ำกลูกหนี้

การติดตามหน้ีจะเร่ิมจากการออกรายงานเพ่อื ตรวจสอบยอดหน้ีของลูกหน้ีแต่ละราย แลว้ ทาการวางบิลเพ่อื
นัดวนั รับชาระเงิน แต่สาหรับลูกหน้ีบางรายอาจใชใ้ บส่งของที่บริษทั ฯ ไดใ้ ห้ไปแลว้ ต้งั แต่ข้นั ตอนการขายสินคา้ /
บริการมาใชใ้ นการจดั ทาเชค็ จ่ายมายงั บริษทั ไดโ้ ดยไมต่ อ้ งให้ บริษทั จดั ทาใบวางบิลไปนดั รับชาระเงินอีกสรุปเป็น
ข้นั ตอนไดด้ งั น้ี

1. พิมพร์ ายงานเพ่ือตรวจสอบยอดหน้ีคา้ งชาระของลูกหน้ีแต่ละรายนอกจากน้ียงั มีรายงานอื่นๆ ที่ใชใ้ นการ
ดูยอดหน้ีครบกาหนด แต่ในหัวขอ้ น้ีจะเป็ นรายงานท่ีแสดงรายการท่ีจะตอ้ งจดั ทาใบวางบิลไดส้ ะดวกที่สุดสาหรับ
วิธีการพมิ พร์ ายงาดูไดจ้ ากภาคผนวก

2. การทาใบวางบิลมี 2 แบบ คอื จดั ทาใบวางบิลแบบอตั โนมตั ิและจดั ทาเองทีละใบ
3. บนั ทึกวนั ที่ลกู หน้ีนดั ใหไ้ ปรับเงิน
4. พิมพร์ ายงานใบวางบิลที่ครบกาหนดรับเงินเป็ นการส่ังพิมพร์ ายงานเพ่ือไปรับชาระเงินจากลูกหน้ีตาม
วนั ท่ีถึงกาหนดรับเงินสาหรับลูกหน้ีที่ไมต่ อ้ งมีข้นั ตอนใบวางบิลสามารถขา้ มหวั ขอ้ ท่ี 2 และ 3 ไปได้
3.1.1 สร้ำงใบวำงบลิ อตั โนมตั ิ

1. เขา้ ไปท่ีเมนูระบบ “ลกู หนี”้ » “ตำมหนี”้ » “สร้ำงใบวำงบลิ อตั โนมตั ิ”

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

9

รูปภาพ หนา้ จอให้ระบุช่วงรายการ เพอื่ ใชจ้ ดั ทาใบวางบิลอตั โนมตั ิ
อธบิ ำยกำรใส่ช่วงรำยกำรเพื่อจดั ทำใบวำงบลิ อตั โนมัติ

➢ ใส่รหสั หรือช่ือสาขา ที่จะใหส้ ร้างใบวางบิล
➢ ใส่เล่มใบวางบิลท่ีจะใหโ้ ปรแกรมสร้างใบวางบิลใหอ้ ตั โนมตั ิ
➢ ตอ้ งการจดั ทาใบวางบิลโดยระบุเป็นช่วงลกู คา้ หรือเฉพาะลูกคา้ เป็นราย ๆ
➢ เลือกช่วงรหัสของลูกคา้ หรือช่วงรายชื่อลูกคา้ หากเลือกลูกคา้ เป็ นราย ๆ ให้เขา้ ไปเลือกลูกคา้ โดย

คลิกท่ีหนา้ ชื่อลูกคา้ ท่ีตอ้ งการดงั ภาพท่ี 6

รูปภาพ กรณีเลือกทาใบวางบิลเฉพาะลกู คา้ แตล่ ะราย
➢ ใส่ช่วงวนั ที่ของเอกสารขายท่ีคา้ งชาระเช่นตอ้ งการวางบิลสาหรับ INVOICE ขายรายการ

ต้งั แตว่ นั ท่ี 1 มกราคมถึง 31 มกราคม 2558 โปรแกรมก็จะดึงเฉพาะรายการ INVOICE ขาย
ในช่วงวนั ท่ีดงั กล่าวมาจดั ทาใบวางบิล
➢ เลือกวา่ จะสร้างใบวางบิลแบบใด
1. สร้างจาก Invoice เฉพาะรายการที่ยงั ไม่เคยวางบิลมาก่อน

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

10

2. สร้างจาก Invoice ท้งั หมดแมจ้ ะเป็ นรายการที่เคยทาใบวางบิลไปแลว้ เช่นกรณีท่ีไปวางบิลแลว้
แต่ลูกคา้ ยงั ไมร่ ับวางบิลเราก็จะสร้างใบวางบิลใบใหม่ในรอบน้ีซ่ึงจะมีรายการ INVOICE จากใบวางบิลเก่า
และ INVOICE หลงั จากที่ทาใบวางบิลคร้ังแรกไปแลว้ รวมในใบน้ี

➢ ตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมสร้างใบวางบิลโดยเรียงตามคา่ ใดในเอกสารขายเช่นวนั ท่ีของเอกสาร
หรือเลขที่ภายในหรือเลขที่อา้ งอิงของเอกสาร

➢ ใส่วนั ท่ีของใบวางบิล
➢ ใส่วนั ที่ที่จะไปวางบิล
➢ ใส่วนั ท่ีที่นดั ไปรับเงินจากลกู คา้
➢ ตอ้ งการกาหนดเครดิตเทอมเท่าใดโดยจะใหใ้ ส่เครดิตเทอมที่ตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมคานวณ

วนั ที่นดั ชาระเงินโดยคานวณจากวนั ท่ีไปวางบิลบวกดว้ ยเครดิตเทอมท่ีใส่เขา้ มา
เม่ือใส่ค่าต่างๆ ครบแลว้ ใหค้ ลิกท่ีป่ มุ "OK" โปรแกรมจะสร้างใบวางบิลใหถ้ า้ รายการตามเง่ือนไขดงั กล่าว
จากน้นั ผใู้ ชง้ านเขา้ ไปดูใบวางบิลน้ีไดท้ ่ีเมนู “จดั ทาใบวางบิล”
3.1.2 จดั ทำใบวำงบิล
1. เขา้ ระบบลูกหน้ีและวเิ คราะหห์ น้ี -> WorkFlow -> “Entry Transaction” -> คลิก icon ‘ใบวางบิล’
2. เลือก "สาขา" ท่ีจะเขา้ ไปทางาน
3. เลือก "เลม่ ใบวางบิล" ที่จะใชง้ าน
4. กดป่ ุม F3-เพิ่ม เพอื่ เพิม่ ใบวางบิลใหม่ กรอกรายละเอียดใหค้ รบ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

11

รูปภาพ บนั ทึกรายละเอียดเพ่ือทาใบวางบิล

อธบิ ำยส่วนหัวของเอกสำร เลม่ ของใบวางบิลที่เลือกเขา้ มาทางาน
เล่ม เลขที่ภายใน ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING
เลขท่ี ใหอ้ ตั โนมตั ิ
เลขท่ีอา้ งอิง ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING
เลขทอี่ ้ำงองิ ใหอ้ ตั โนมตั ิ
ใส่วนั ที่ โปรแกรมจะใส่วนั ท่ีปัจจุบันให้ แต่
วันที่ แกไ้ ขได้
ใส่รหสั หรือช่ือลกู คา้ ท่ีจะทาใบวางบิล
รหสั /ช่ือ/ทีอ่ ย่ลู ูกค้ำ ใส่รหสั พนกั งานเก็บเงินที่ทาหนา้ ที่เกบ็ เงิน
พ.น.ง.เกบ็ เงนิ ใส่รหสั พนกั งานขายท่ีดูแลลกู หน้ีรายหน้ี
พ.น.ง.ขำย ใส่เครดิตเทอมเพือ่ ใชค้ านวณวนั ครบกาหนด
เครดติ เทอม ชาระเงิน
ใส่วนั ที่จะไปวางบิล
วนั วำงบลิ วนั นดั ชาระเงิน โปรแกรมจะคานวณจากวนั วาง
วันนัดชำระเงนิ บิลบวกด้วยเครดิตเทอม หมายเหตุ ใส่หมาย
เหตุ สาหรับการวางบิล เช่น “ รับเช็คทุกวนั ท่ี
อธิบำยส่วนรำยกำรย่อย 15 …”
เลขทอ่ี ้ำงองิ
รหัสประเภทเอกสำร ใส่เลขท่ีอา้ งอิงของเอกสารที่จะนำมาวางบิล
โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสาร ที่เลือก
เล่มเอกสำร มาวางบิล เช่น SI คือ Invoice ขายเช่ือ , SM คือ
ครบกำหนด ใบลดหน้ีขายเชื่อ เป็นตน้
ใส่เล่มเอกสาร ที่ตอ้ งการเลือกมาวางบิล
โปรแกรมจะดึงวนั ที่ครบกาหนด

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

จำนวนเงนิ 12
ค้ำงชำระ
ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสุทธิ ในเอกสาร
ท่ีเลือกไว้

โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ใน
เอกสารท่ีเลือกไว้

โปรแกรมจะแสดงยอดเงินท่ีจะให้ลูกคา้ ชาระ
ในคร้ังน้ีซ่ึงโปรแกรมจะข้นึ จานวนเงินที่คงคา้ ง
ของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ

5. เม่ือบนั ทึกรายการเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพื่อเกบ็ รายการ จะไดด้ งั ภาพ

รูปภาพ หนา้ จอแสดงรายการใบวางบิล

3.1.3 บนั ทึกวันท่ีนดั ชำระเงิน
หลงั จากไปวางบิลแลว้ ลูกหน้ีอาจจะนดั ใหไ้ ปชาระเงินในวนั อื่นซ่ึงไม่ตรงกบั ท่ีเราเคยระบุไปในวางบิลจึง

ตอ้ งกลบั มาแกไ้ ขวนั ที่นดั ชาระเงินใหต้ รงกบั ท่ีลกู หน้ีนดั จริงโดยเขา้ ไปที่เมนู "จดั ทาใบวางบิล” โดยเขา้ ไปท่ีใบวาง
บิลท่ีตอ้ งการกดป่ ุม" F2- แกไ้ ข” และใส่วนั ที่นดั ชาระเงินจากลูกหน้ีท่ีช่อง "วนั ท่ีนดั ชาระเงิน" เมื่อบนั ทึกเสร็จให้
กดป่ ุม "F10-SAVE” เพ่ือเก็บรายการที่แกไ้ ข

รูปภาพ บางส่วนของหนา้ จอใบวางบิล เพอื่ ระบวุ นั นดั ชาระเงิน

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

13

3.2 กำรรับชำระหนีจ้ ำกลกู หนี้
หลงั จากเราได้รับการนัดชาระเงินตามใบวางบิลแล้วเม่ือถึงกาหนดไปรับเงินจากลูกหน้ีโดยการพิมพ์

"รายงานใบวางบิลท่ีถึงกาหนดรับเงิน" มาตรวจสอบเรากจ็ ะจดั เตรียมใบเสร็จรับเงินเพอ่ื ไปรับเงิน แต่สาหรับลกู หน้ี
บางรายไม่ตอ้ งมีข้นั ตอนใบวางบิลก็จะพิมพ์ "รายงานลูกหน้ีถึงกาหนดชาระเงินมาตรวจสอบและใชจ้ ดั เตรียม
ใบเสร็จรับเงินไดโ้ ดยไม่ตอ้ งผา่ นข้นั ตอนการวางบิลผเู้ ขียนจะขอยกตวั อยา่ ง 2 กรณีตวั อยา่ งแรกจะเป็นธุรกิจซ้ือมา-
ขายไปและตวั อย่างที่ 2 คือธุรกิจบริการซ่ึงจะมีการบนั ทึกภาษีหัก ณ ท่ีจ่ายที่ลูกหน้ีได้หักภาษีเอาไวแ้ ละทาให้
ยอดเงินท่ีไดร้ ับลดลงตามมูลคา่ ภาษีหกั ณ ที่จ่ายไปดว้ ย

(3.2.1) การออกใบเสร็จรับเงินการขายสินคา้ เพือ่ รับชาระเงินจากลูกหน้ีรายละเอียดการรับเงินโดยยกตวั อย่าง
การรับชาระหน้ีดว้ ยเชค็ และมีหวั ขอ้ พเิ ศษแสดงการรับดว้ ยเงินสด

(3.2.2) การออกใบเสร็จรับเงินจากการใหบ้ ริการเพื่อรับชาระเงินจากลูกหน้ีและการบนั ทึกภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย
3.2.1 บันทกึ ใบเสร็จรับเงิน กรณขี ำยสินค้ำและได้รับเช็คล่วงหน้ำ
การทางานในหวั ขอ้ น้ี มีรายละเอียด ดงั น้ี
1. เขา้ ระบบลูกหน้ีและวิเคราะห์หน้ี -> “WorkFlow” -> “EntryTransaction” คลิก icon “ใบเสร็จสินค้ำ”
จะเขา้ ไปเมนู “รับชำระหนี้ (พมิ พ์ใบเสร็จรับเงนิ )”
2. เลือก "สำขำ" ท่ีจะเขา้ ไปทางาน
3. เลือก "เล่มใบเสร็จรับเงิน" ที่จะใชง้ าน
4. กดป่ ุม “F3-เพมิ่ ” เพื่อเพิ่มรายการ
5. บนั ทึกรายละเอียดของใบเสร็จรับเงินและรายการรับชาระเงิน

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

14

รูปภาพ หนา้ จอ การบนั ทึกรายละเอียดเพ่อื ทาใบวางบิล

อธบิ ำยกำรบนั ทกึ ส่วนหัวของเอกสำร เล่มที่ของเอกสารท่ีเลือกเขา้ มาทางาน
เล่มที่
เลขท่ี เล ขที่ ของเอก ส า ร ถ้าว่างไว้โปร แ ก ร ม
RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ
วันที่
รหสั ลูกค้ำ ใส่วนั ที่ของใบเสร็จรับเงิน
ชื่อลกู ค้ำ
ใส่รหสั ของลูกคา้
ค้นใบวำงบลิ
โปรแกรมจะแสดงชื่อลูกคา้ ท่ีเลือกไว้ หรือจะ
ใส่ช่ือแทนรหสั ก็ได้

กรณีที่ไดท้ าใบวางบิลเอาไว้ ให้ดึงใบวางบิลมา
ตัดออกไป ถ้าไม่มีการทาใบวางบิล ก็ให้ข้าม
ช่องน้ีไปได้ (ถา้ ลืมตดั ใบวางบิล จะเขา้ ใจผิดว่า
ใบวางบิลน้ียงั ไมถ่ ูกชาระหน้ี)

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

15

แกไ้ ขรายละเอียดอ่ืน ใส่คา่ "Y" เพ่ือเขา้ ไปบนั ทึกรายละเอียดเพ่มิ เติม

กำรบันทกึ แก้ไขรำยละเอยี ดอ่ืน หน้ำท่ี 1

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

16

ชื่อลูกคา้ ท่ีใชพ้ ิมพใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณีใบเสร็จรับเงินค่าสินคา้ ไม่ตอ้ งแกไ้ ขใด ๆ

รหสั ลูกค้ำ โปรแกรมจะดึงรหัสลูกคา้ จากใบเสร็จมาให้
สามารถแก้ไขได้รูปภาพ หน้าจอ การบันทึก
รายละเอียดอ่ืนๆ หนา้ ที่ 1

ชื่อลูกค้ำ โ ป ร แ ก ร ม จ ะ ดึ ง ช่ื อ ลู ก ค้า จ า ก ใ บ เ ส ร็ จ ม า ใ ห้
สามารถแกไ้ ขได้

รำยละเอยี ด ใส่รายละเอียด

ขอคืนภำษีได้หรือไม่ ถา้ เป็นใบเสร็จคา่ สินคา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า

ยื่นภำษเี ดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสร็จค่าสินคา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า

พนักงำนเกบ็ เงิน ใส่รหสั และช่ือของพนกั งานเก็บเงิน

มูลค่ำชำระยอดหนีต้ ้นงวด กรณีตดั ชาระยอดหน้ี ที่เคยบนั ทึกยอดหน้ียกมา
ท้งั จานวน ( ไม่ได้บนั ทึกเป็ นเอกสาร ) ให้ใส่
ยอดที่จะตดั ชาระหน้ีคร้ังน้ี

รูปแบบกำร POST โปรแกรมจะดึงค่าที่เคยกาหนดไวท้ ี่สาขามา

ให้ แต่แกไ้ ขได้

** กรณีใบเสร็จรับเงินค่าสินคา้ ไม่ตอ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ลา่ งน้ี

เลขประจำตัวผู้เสียภำษี โปรแกรมจะดึงคา่ ท่ีเคยกาหนดไวท้ ี่

ฐานขอ้ มลู ลูกคา้ มาให้

รหสั สำขำ โปรแกรมจะดึงค่าที่เคยกาหนดไวท้ ี่

ฐานขอ้ มูลลูกคา้ มาให้

ช่ือสำขำ โปรแกรมจะดึงคา่ ที่เคยกาหนดไวท้ ี่

ฐานขอ้ มลู ลูกคา้ มาให้

อธบิ ำยกำรบนั ทึกแก้ไขรำยละเอยี ดอื่น หน้ำที่ 2 ใส่หมายเหตุของใบเสร็จรับเงิน มีให้ 10 หมาย
หมำยเหตุ 1 -10 เหตุ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

17

รูปภาพ บางส่วนของ หนา้ จอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่น ๆ หนา้ ท่ี 2

อธบิ ำยกำรบนั ทกึ ส่วนรำยกำรย่อยของเอกสำร

รหสั ประเภทเอกสำร ใส่รหัสประเภทเอกสารที่เลือกมาตดั ชาระ เช่น
SI คือ Invoice ขายเชื่อ , SM คือ ใบลดหน้ีขาย
เช่ือ

เล่มเอกสำร ใส่เลม่ เอกสาร ที่ตอ้ งการเลือกมาวางบิล

เลขท่ี ใส่เลขที่ ของเอกสารท่ีจะตดั ชาระหน้ี

เลขทอ่ี ้ำงองิ ใส่เลขท่ีอา้ งอิงของเอกสารที่จะตดั ชาระหน้ี

ครบกำหนด โปรแกรมจะดึงวนั ที่ครบกาหนด

จำนวนเงิน โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสุทธิ ในเอกสาร
ท่ีเลือกไว้

ค้ำงชำระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ใน
เอกสารท่ีเลือกไว้ ยอดชาระ โปรแกรมจะแสดง
ย อดเงิ นที่ จะ ใ ห้ลูก ค้าชาระ ใ นคร้ั งน้ี ซ่ึ ง
โปรแกรมจะข้นึ จานวนเงินที่คงคา้ งของเอกสาร
มาใหอ้ ตั โนมตั ิ

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนท้ำย

ยอดตดั ชำระ เป็นยอดเงินรวมที่ตดั ชาระหน้ีสาหรับ

ใบเสร็จรับเงินใบน้ี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

บนั ทึกภำษหี กั ณ ทีจ่ ่ำย 18

หกั เงินมัดจำ กรณีท่ีลูกคา้ หักภาษี ณ ท่ีจ่ายบริษทั ให้ใส่ค่า
หัก ส่วนลด "Y" เพ่ือเขา้ ไปบนั ทึกรายละเอียด ภาษีหัก ณ ท่ี
หกั ภำษี จ่าย
บวก ดอกเบีย้
ยอดสุทธิ กรณีมีเงินมดั จาท่ีเคยบนั ทึกไว้ เม่ือมีการอา้ งถึง
Invoice ก็จะดึงรายการเงินมดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

กรณีมีส่วนลดเงินสด เช่น มีเง่ือนไข 2/10 , n/30

มูลค่าของภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ยอดเงินที่รับจริงจะ
ลดลงไปโดยหกั ดว้ ยยอดภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย

กรณีมีการคิดดอกเบ้ีย เนื่องจากลูกหน้ีชาระเงิน
ล่าชา้ สามารถบนั ทึกมูลคา่ ดอกเบ้ียท่ีช่องน้ี

โปรแกรมจะแสดงยอดเงินสุทธิที่ควรจะ
ไดร้ ับจากลกู คา้

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

19

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

20

6. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดในใบเสร็จรับเงิน เสร็จแลว้ ให้กดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือเก็บรายการ โปรแกรมจะแสดง
การบนั ทึกบญั ชีใหด้ ู ใหก้ ดป่ ุม ‘บนั ทึก’ หากตอ้ งการพมิ พใ์ หต้ อบ ‘Yes’ จะไดห้ นา้ จอใบเสร็จรับเงินดงั ภาพ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

21

รูปภาพ ใบเสร็จรับเงินค่าสินคา้
3.2.2 บันทกึ ใบเสร็จรับเงินค่ำบริกำร และภำษีหกั ณ ทจ่ี ่ำย

การทางานในหวั ขอ้ น้ี มีรายละเอียด ดงั น้ี
1. เขา้ ระบบลูกหน้ีและวิเคราะห์หน้ี -> “WorkFlow” -> “EntryTransaction” คลิก icon “ใบเสร็จ

บริกำร” จะเขา้ เมนู “รับชำระหน”ี้ (พิมพใ์ บเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี)
2. เลือก "สำขำ" ที่จะเขา้ ไปทางาน
3. เลือก "เล่มใบเสร็จรับเงิน" ท่ีจะใชง้ าน
4. กดป่ ุม “F3-เพมิ่ ” เพือ่ เพ่มิ รายการ
5. บนั ทึกรายละเอียดของใบเสร็จรับเงินและภาษหี กั ณ ที่จ่าย

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

22

รูปภาพ หนา้ จอ ใบเสร็จรับเงิน /ใบกากบั ภาษี คา่ บริการ

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนหัวของเอกสำร

เลม่ ที่ เล่มท่ีของเอกสารท่ีเลือกเขา้ มาทางาน

เลขท่ี เล ขที่ ของเอก ส า ร ถ้าว่างไว้โปร แ ก ร ม
RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขท่ีอา้ งอิง ใส่ เลขที่อ้างอิง ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะ
RUNNING ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ที่ ใส่วนั ที่ของใบเสร็จรับเงิน

รหสั ลูกคา้ ใส่รหสั ของลกู คา้

ช่ือลกู คา้ โปรแกรมจะแสดงชื่อลูกคา้ ท่ีเลือกไว้ หรือจะ
ใส่ชื่อแทนรหสั ก็ได้

คน้ ใบวางบิล กรณีท่ีไดท้ าใบวางบิลเอาไวใ้ ห้ดึงใบวางบิลมา
ตดั ออกไป ถ้าไม่มีการทาใบวางบิล ก็ให้ข้าม
ช่องน้ีไปได้ (ถา้ ลืมตดั ใบวางบิล จะเขา้ ใจผิดวา่
ใบวางบิลน้ียงั ไมถ่ ูกชาระหน้ี)

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

แก้ไขรำยละเอยี ดอ่ืน ๆ 23

ใส่ค่า ‘Y’ เพ่ือเข้าไปกรอกรายละเอียดอ่ืน ๆ
เพม่ิ เติม

รูปภาพ หนา้ จอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หนา้ ท่ี 1

อธิบำยกำรบันทึก "แก้ไขรำยละเอยี ดอื่น" หน้ำท่ี 1

ช่ือลูกคา้ ที่ใชพ้ มิ พใ์ นใบกากบั ภาษี ** กรณีใบเสร็จรับเงินค่าสินคา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขใดๆ

รหสั ลูกค้ำ โปรแกรมจะดึงรหัสลูกคา้ จากใบเสร็จมาให้
สามารถแกไ้ ขได้

ชื่อลูกค้ำ โ ป ร แ ก ร ม จ ะ ดึ ง ช่ื อ ลู ก ค้า จ า ก ใ บ เ ส ร็ จ ม า ใ ห้
สามารถแกไ้ ขได้

รำยละเอยี ด ใส่รายละเอียด

ขอคืนภำษีได้หรือไม่ ถา้ เป็นใบเสร็จคา่ สินคา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขค่า

ย่ืนภำษเี ดือน / ปี ถา้ เป็นใบเสร็จคา่ สินคา้ จะไมใ่ หแ้ กไ้ ขคา่

พนักงำนเกบ็ เงิน ใส่รหสั และช่ือของพนกั งานเกบ็ เงิน

มูลค่ำชำระยอดหนีต้ ้นงวด กรณีตดั ชาระยอดหน้ี ท่ีเคยบนั ทึกยอดหน้ียก
มาท้งั จานวน ( ไม่ไดบ้ นั ทึกเป็นเอกสาร ) ใหใ้ ส่

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

24

ยอดที่จะตดั ชาระหน้ีคร้ังน้ี รูปแบบการ POST
โปรแกรมจะดึงค่าท่ีเคยกาหนดไวท้ ่ีสาขามาให้
แตแ่ กไ้ ขได้

** กรณีใบเสร็จรับเงินคา่ สินคา้ ไมต่ อ้ งแกไ้ ขคา่ ใน 3 บรรทดั ลา่ งน้ี

เลขประจำตวั ผู้เสียภำษี โปรแกรมจะดึงค่าที่เคยกาหนดไวท้ ่ี

ฐานขอ้ มลู ลูกคา้ มาให้

รหสั สำขำ โปรแกรมจะดึงคา่ ท่ีเคยกาหนดไวท้ ี่

ฐานขอ้ มูลลูกคา้ มาให้

ชื่อสำขำ โปรแกรมจะดึงค่าท่ีเคยกาหนดไวท้ ่ี

ฐานขอ้ มูลลกู คา้ มาให้

อธบิ ำยกำรบนั ทึกแก้ไขรำยละเอยี ดอื่น หน้ำที่ 2

หมายเหตุ 1 -10 ใส่หมายเหตุของใบเสร็จรับเงิน มีให้ 10 หมายเหตุ

รูปภาพ บางส่วนของ หนา้ จอ การบนั ทึกรายละเอียดอื่นๆ หนา้ ที่ 2

กำรบันทึกส่วนรำยกำรย่อยของเอกสำร

รหสั ประเภทเอกสำร ใส่รหสั ประเภทเอกสารท่ีเลือกมาตดั ชาระ เช่น
SI คือ Invoice ขายเช่ือ , SM คือ ใบลดหน้ีขาย
เช่ือ

เล่มเอกสำร ใส่เล่มเอกสาร ที่ตอ้ งการเลือกมาวางบิล

เลขท่ี ใส่เลขที่ ของเอกสารที่จะตดั ชาระหน้ี

เลขทอ่ี ้ำงองิ ใส่เลขที่อา้ งอิงของเอกสารท่ีจะตดั ชาระหน้ี

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

ครบกำหนด 25
จำนวนเงนิ
ค้ำงชำระ โปรแกรมจะดึงวนั ท่ีครบกาหนด
ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสุทธิ ในเอกสาร
ที่เลือกไว้
อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนท้ำยของเอกสำร โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินค้างชาระ ใน
ยอดตัดชำระ เอกสารท่ีเลือกไว้
โปรแกรมจะแสดงยอดเงินที่จะใหล้ กู คา้ ชาระ
บนั ทึกภำษีหกั ณ ท่ีจ่ำย ในคร้ังน้ีซ่ึงโปรแกรมจะข้ึนจานวนเงินท่ีคงคา้ ง
ของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ
หัก เงินมัดจำ
หักส่วนลด เป็นยอดเงินรวมท่ีตดั ชาระหน้ีสาหรับ
หกั ภำษี มูลค่ำของภำษีหัก ณ ที่จ่ำย ใบเสร็จรับเงินใบน้ี
กรณีที่ลูกคา้ หักภาษี ณ ท่ีจ่ายบริษทั ให้ใส่ค่า
บวกดอกเบยี้ "Y" เพื่อเขา้ ไปบนั ทึกรายละเอียด ภาษีหัก ณ ที่
ยอดสุทธิ จ่าย
กรณีมีเงินมดั จาที่เคยบนั ทึกไว้ เมื่อมีการอา้ งถึง
Invoice กจ็ ะดึงรายการเงินมดั จามาใหอ้ ตั โนมตั ิ
กรณีมีส่วนลดเงินสด เช่น มีเงื่อนไข 2/10 , n/30
ยอดเงินท่ีรับจริงจะลดลงไปโดยหกั ดว้ ยยอด
ภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย
กรณีมีการคิดดอกเบ้ีย เน่ืองจากลูกหน้ีชาระเงิน
ลา่ ชา้ สามารถบนั ทึกมลู คา่ ดอกเบ้ียท่ีช่องน้ี
โปรแกรมจะแสดงยอดเงินสุทธิที่ควรจะ
ไดร้ ับจากลกู คา้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

26

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

27

6. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดในใบเสร็จรับเงิน เสร็จแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ โปรแกรม
จะแสดงการบนั ทึกบญั ชีใหด้ ู ใหก้ ดป่ ุม ‘F10-บนั ทึก’

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

28

หากตอ้ งการพมิ พใ์ หต้ อบ ‘Yes’ จะไดห้ นา้ จอใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี ดงั ภาพ

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

29

รูปภาพ ใบกากบั ภาษี / ใบเสร็จรับเงิน

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

30

4. เตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี

รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารจริง ตรงและครบถว้ นกบั ท่ีบนั ทึกเขา้ ไปใน
ระบบหรือไม่ เช่น พนักงานเก็บเงินนาใบเสร็จรับเงินไปใหล้ ูกคา้ แต่ยงั ไม่นากลบั มาให้ฝ่ ายการเงินและฝ่ ายบญั ชี
การพมิ พ์ รายการเอกสารออกมาตรวจสอบ จึงช่วยในการควบคมุ และช่วยในการติดตามเอกสารไดท้ นั ในรอบบญั ชี
ได้

1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่ือใช้ตรวจสอบความครบถว้ นของเอกสาร และเก็บเป็ นสาเนา
กระดาษไวเ้ ป็นการ BACKUP หลงั จากบนั ทึกรายการเขา้ ไปแลว้

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

31

2. รายงานเพื่อการติดตามงาน
3. รายงานภาษขี ายสาหรับใบเสร็จงานบริการ และ ภาษีท่ีถูกหกั ณ ที่จ่ายไว้
4. รายงานเพื่อการวิเคราะห์ จะเป็ นรายการท่ีเกิดจากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพื่อนามาใช้เป็ น
ขอ้ มูลประกอบในการบริหารงาน (Management Information System Report) หรือวางแผนในอนาคต
4.1 รำยงำนเพื่อตรวจสอบรำยกำรเอกสำร
รายงานประเภทน้ี ผใู้ ชง้ านสามารถเลือกพิมพเ์ รียงตามวนั ท่ีของเอกสารหรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสารทาให้
ตรวจสอบไดว้ ่าจานวนเอกสารจริงมีครบถว้ นตามท่ีบนั ทึกไวใ้ นระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่โดยในทา้ ยรายงานจะ
แสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนบั เอกสารจริงไดส้ ะดวกข้ึน
นอกจากน้ียงั เลือกพมิ พโ์ ดยดูเฉพาะส่วนหวั ของเอกสาร หรือเลือกพมิ พร์ ายละเอียดของเอกสารออกมาดว้ ย เป็นการ
ตรวจสอบละเอียดเพ่ิมข้นึ เพือ่ ดูวา่ รายการสินคา้ ท่ีคยี เ์ ขา้ ไปตรงกนั หรือไม่ รายงานที่จดั อยใู่ นประเภทน้ี ไดแ้ ก่
1. รายการใบเสร็จ คา่ สินคา้ ในแตล่ ะวนั
2. รายการใบเสร็จ (ขาย) แสดงกาไรขาดทนุ จากอตั ราแลกเปล่ียน
3. รายการใบเสร็จ คา่ บริการ ในแตล่ ะวนั
4. รายการใบเสร็จ/ใบกากบั ภาษี (ขาย) แสดงกาไรขาดทุนจากอตั ราแลกเปล่ียน
5. รายการใบวางบิล
4.2 รำยงำนเพื่อช่วยในกำรติดตำมงำน
1. รายการใบส่งของท่ีครบกาหนดแยกตามลกู คา้
2. รายการใบส่งของที่ครบกาหนดแยกตามพนกั งานขาย เรียงตามวนั ที่ใบส่งของ
3. รายการใบวางบิลครบกาหนดรับเงิน
4. รายงานการรับชาระหน้ี จากการขายสินคา้ (เห็นรายการรับเงินแยกตามเอกสาร)
5. รายงานการรับชาระหน้ี จากการใหบ้ ริการ (เห็นรายการรับเงินแยกตามเอกสาร)

4.3. รำยงำนภำษีขำยสำหรับใบเสร็จงำนบริกำร และ ภำษีท่ถี กู หกั ณ ท่จี ่ำยไว้

เป็ นรายงานทางภาษี เพื่อใช้นาส่งสรรพากร รายงานเหล่าน้ี จะรวมอยู่ในหัวข้อ “รายงาน
ภาษมี ูลคา่ เพมิ่ และภาษี หกั ณ ที่จ่าย”

1.รายงานภาษขี าย ซ่ึงมีหลายแบบใหเ้ ลือกใช้

- รายงานภาษีขาย เฉพาะที่ยนื่ เพิม่ เติม
- รายงานภาษีขาย แสดงเลขท่ี Voucher
- รายงานภาษขี าย พิมพเ์ ฉพาะใบส่งของ (ไมร่ วมใบลดหน้ี ใบเพมิ่ หน้ี)
- รายงานภาษขี าย พิมพเ์ ฉพาะใบลดหน้ี
- รายงานภาษขี าย 2 อตั รา
- รายงานมูลค่าฐานภาษี

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

32

2. รายงานภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย ที่ถกู นิติบคุ คลหกั ไว้

4.4 รำยงำนวิเครำะห์เพื่อช่วยในกำรบริหำรงำน
1. รายงานสถานะลกู หน้ี
2. รายงานวเิ คราะห์อายหุ น้ีแยกตามลกู คา้ แบบละเอียด (ยอ้ นวนั ท่ี)
3. รายงานวิเคราะหอ์ ายหุ น้ีแยกตามลูกคา้ แบบสรุป (ยอ้ นวนั ที่)
4. รายงานลูกหน้ีเกินวงเงิน
5. การ์ดลกู หน้ี
6. การ์ดลกู หน้ี แสดงอตั ราแลกเปลี่ยน แบบท่ี 1 (แสดงยอดยอ้ นอดีต)
7. การ์ดลูกหน้ี แสดงอตั ราแลกเปลี่ยน แบบที่ 2 (แสดงยอดคงคา้ ง INVOICE)
8. สรุปรายการเอกสารของลกู หน้ีรายตวั

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

33

บทที่ 7
ระบบเจ้ำหนีแ้ ละวเิ ครำะห์หนี้ Account Payable and Analysis System

ภำพรวมกำรทำงำนในระบบเจ้ำหนแี้ ละวเิ ครำะห์หนี้

ระบบน้ีเป็นการทางานต่อเนื่องมาจากระบบซ้ือ คือ เมื่อมีการซ้ือสินคา้ หรือบริการที่ยงั ไมไ่ ดจ้ ่ายเงิน
โปรแกรมจะต้งั หน้ีเจา้ หน้ีไว้ ทางเจา้ หน้ี จะทาการติดตามหน้ีจากบริษทั ฯ โดยทาใบวางบิลเพอ่ื มาขอวางบิลกบั บริษทั
ฯ เม่ือบริษทั ฯ นดั วนั ชา ระเงินแลว้ จึงจดั ทาใบเสร็จรับเงินเพ่ือมารับเชค็ จากบริษทั ฯ เรามาดู "ภาพรวมของระบบ
เจา้ หน้ี" ดงั ภาพดา้ นลา่ งน้ี การทางานในระบบเจา้ หน้ี จะมีข้นั ตอนการทางานหลกั ๆ 4 ข้นั ตอน ดงั น้ี

1. กำรเตรียมฐำนข้อมูลของระบบ เป็นการบนั ทึกฐานขอ้ มูลของระบบเจา้ หน้ี เช่น ฐานขอ้ มลู เจา้ หน้ีซ่ึงจะ
เป็นฐานขอ้ มลู เดียวกบั ฐานขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย

2. กำรบนั ทกึ ยอดยกมำของเจ้ำหนี้ เป็นการยกยอดมาจากรอบบญั ชีก่อน เป็นข้นั ตอนท่ีทาเพียงคร้ังเดียวเม่ือ
เริ่มใชร้ ะบบเทา่ น้นั หลงั จากน้นั ไมต่ อ้ งทาอีก เพราะโปรแกรมยกยอดลกู หน้ีไปรอบบญั ชีถดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ

3. กำรบนั ทึกรำยกำรค้ำในระบบเจ้ำหนี้ เป็นการบนั ทึกเอกสารในระบบเจา้ หน้ี ไดแ้ ก่ ใบรับวางบิล ,
ใบเสร็จรับเงิน , ใบภาษหี กั ณ ที่จ่าย เป็นตน้ ผเู้ ขียนจะยกตวั อยา่ งท้งั ธุรกิจซ้ือมา-ขายไปและธุรกิจบริการ ซ่ึงมีความ
แตกต่างกนั เลก็ นอ้ ย คือ หากเป็นค่าบริการ บริษทั ฯ ตอ้ งทาการหกั ภาษี ณ ที่จ่ายไวด้ ว้ ย การบนั ทึกเอกสารตา่ งๆ จะมี
วธิ ีการทางานคลา้ ยกนั จึงขอยกตวั อยา่ ง การทางานต่างๆ ดงั น้ี

3.1 การตรวจสอบยอดหน้ีที่ตอ้ งทาจ่าย เริ่มต้งั แต่พมิ พร์ ายงานหน้ีถึงกาหนด จนถึงการรับวางบิล
3.2 การจ่ายชาระหน้ี โดยบนั ทึกใบเสร็จรับเงินที่ไดจ้ ากเจา้ หน้ี และเชค็ จ่าย ผเู้ ขียนจะยกตวั อยา่ งท้งั
ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป และธุรกิจบริการ โดยมีตวั อยา่ งการบนั ทึกภาษหี กั ณ ท่ีจ่ายและรายละเอียดเช็คหรือเอกสาร
ธนาคารอ่ืนๆ
4. กำรพมิ พ์รำยงำนต่ำงๆเพอ่ื การตรวจสอบเอกสารวา่ ครบถว้ นหรือไม่ และรายงานเพื่อการวิเคราะห์ การ
อธิบายต่อไปน้ีจะเรียงลาดบั ตาม Flow การทางาน ดงั น้ี

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

34

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

35

1. เตรียมฐำนข้อมูลของระบบเจ้ำหนี้
ฐานขอ้ มลู ของระบบเจา้ หน้ี คอื ฐานขอ้ มลู ของเจา้ หน้ีซ่ึงเป็นฐานขอ้ มลู ชุดเดียวกบั ที่เตรียมไวใ้ นฐานขอ้ มูลผู้

จาหน่าย ซ่ึงอธิบายไปแลว้ ใน ‚ ระบบซื้อและวิเครำะห์ซื้อ
2. บนั ทึกรายการในระบบเจา้ หน้ี

เมื่อเริ่มใชง้ านระบบบญั ชีคอมพวิ เตอร์คร้ังแรก หากธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแลว้ อาจมียอดหน้ีที่บริษทั ฯยงั
คา้ งชาระหน้ีอยจู่ านวนหน่ึง จึงจาเป็นตอ้ งบนั ทึกยอดหน้ีของเจา้ หน้ียกมาตน้ งวดเขา้ มาดว้ ย ซ่ึงจะทาเพยี งคร้ังแรกเมื่อ
เริ่มใชร้ ะบบเทา่ น้นั สาหรับยอดหน้ีเจา้ หน้ีในงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดหน้ีเจา้ หน้ีใหอ้ ตั โนมตั ิ

สาหรับการบนั ทึกยอดยกมาของเจา้ หน้ี หากจาเป็นตอ้ งเริ่มทารายการไปก่อน ยงั ไม่สามารถหายอดยกมา
ของรอบบญั ชีก่อนไดท้ นั เราสามารถเร่ิมทางานไปไดโ้ ดยไม่ตอ้ งรอยอดยกมาของเจา้ หน้ี และมาบนั ทึกหลงั จากออก
เอกสารซ้ือไปแลว้ ก็ได้ เพราะในความเป็นจริงหากเราตอ้ งหยดุ งานท้งั หมด เพอื่ ปิ ดบญั ชีเจา้ หน้ีเดิมให้เสร็จก่อน จึง
เริ่มระบบใหมไ่ ด้ คงเป็นเร่ืองที่วุน่ วายอยไู่ ม่นอ้ ย โปรแกรมจึงออกแบบมาใหม้ ีความยดื หยนุ่ ในเร่ืองน้ี

กำรบันทกึ ยอดยกมำต้นงวด เลือกบนั ทึกได้ 2 แบบ คือ
วธิ ีที่ 1. บนั ทึกรายการ Invoice ที่ยงั ไมไ่ ดถ้ กู ชาระหน้ีทุกเอกสาร
ขอ้ ดี เห็นรายละเอียดวา่ ยอดหน้ีท่ี ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวนั ที่เท่าใด
ยอดเงินเท่าใด
ขอ้ เสีย ถา้ มีปริมาณ INVOICE ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทึกมาก
วธิ ีที่ 2. ทาการรวมยอดหน้ีของเจา้ หน้ีรายเดียวกนั รวมเป็น Invoice ยกมาเป็น 1 ใบ
ขอ้ ดี ใชเ้ วลานอ้ ย ในการบนั ทึกยอดยกมา
ขอ้ เสีย จะไมเ่ ห็นรายละเอียดวา่ ยอดหน้ีที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็น
วนั ท่ีเท่าใดเพราะเป็นการสรุปยอดหน้ียกมา โดยใชว้ นั ที่ก่อนวนั เร่ิมใชร้ ะบบวนั เดียว

ผเู้ ขียนแนะนาใหใ้ ชว้ ิธีที่ 1 หากเลือกใชว้ ธิ ีที่ 2 ควรปรึกษาผวู้ างระบบบญั ชี หรือผตู้ รวจสอบบญั ชีของบริษทั
วา่ ควรใชว้ ิธีน้ีหรือไม่ เพ่ือให้การบนั ทึกบญั ชีของธุรกิจเป็นไปอยา่ งถกู ตอ้ งตามหลกั การบญั ชีท่ีดี

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

36

การบนั ทึกรายละเอียด "Invoice ซ้ือยกมาตน้ งวด " มีรายละเอียดดงั น้ี
1. เขา้ “ระบบเจ้ำหนี้และวเิ ครำะห์หน”ี้ -> “WorkFlow” -> “Set Balance data”

จะเขา้ ท่ีเมนู “บันทกึ INVOICE ซื้อยกมำต้นงวด”

2. ระบุช่วงของเอกสารที่จะบนั ทึก ดงั น้ี
2.1 เลือก "สำขำ" ท่ีจะเขา้ ไปทางาน ในท่ีน้ีเลือก "สำนักงำนใหญ่”

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

37

2.2 เลือก "ประเภทเอกสำร" ที่มียอดหน้ียกมา เช่น
ถา้ มี Invoice ขายเช่ือยกมา กเ็ ลือกประเภทเอกสารเป็น SI

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

38

ถา้ มี ใบลดหน้ี ขายเช่ือยกมา ก็เลือกประเภทเอกสารเป็น SM ถา้ มี ใบเพมิ่ หน้ี ขายเช่ือยกมา ก็ เลือก

ประเภทเอกสารเป็น SX

2.3 เลือก "เล่มของเอกสำร". ที่เคยสร้างไวห้ ากเป็นเอกสารท่ีเป็นรายการ ยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสาร

ไวเ้ ฉพาะสาหรับรายการประเภทน้ี เพ่ือใหต้ รวจสอบรายการไดง้ ่าย เช่น เล่ม 00 ใชบ้ นั ทึกยอดหน้ีลูกหน้ียกมาตน้ งวด

แต่เลม่ 01 ใชบ้ นั ทึก INVOICE ขายตามปกติ หรืออาจจะมีเล่มเอกสารอื่นๆ อีกตามประเภท ที่ไดแ้ บง่ ไว้

3.กดป่ ุม F3-เพมิ่ เพือ่ เพมิ่ รายการ ใหบ้ นั ทึกรายละเอียดของเอกสาร ดงั น้ี

อธิบำยกำรบันทกึ โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารที่ได้
ประเภทเอกสำร เลือกไว้
โปรแกรมจะแสดง เลม่ ที่ของเอกสาร ท่ีไดเ้ ลือก
รหสั เล่มเอกสำร ไว้
โปรแกรมจะแสดง ชื่อเล่มเอกสาร ตามท่ีเลือก
ช่ือเล่มเอกสำร เขา้ มาทางาน
ใส่เลขท่ีภายในของเอกสาร
เลขท่ี ใส่เลขท่ีอา้ งอิงของเอกสาร
เล่ม / เลขท่ี
ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

39

วนั ท่ี ใส่วนั ท่ีของ เอกสาร

เครดติ เทอม ใส่เครดิตเทอมของเอกสาร

วันครบกำหนด โปรแกรมคานวณวนั ครบกาหนดจาก

เครดิตเทอม

รหสั แผนก ใส่รหสั แผนก ในที่น้ี จะใชร้ หสั ‘00’ แผนก

‘ไม่ระบุ1’

ช่ือแผนก โปรแกรมจะแสดงชื่อแผนกท่ีตรงกบั รหสั

แผนกท่ีเลือกไว้

รหสั ลูกหนี้ ใส่รหสั ลูกหน้ี แลว้ โปรแกรมจะแสดงช่ือ

ลกู หน้ีมาให้

หน่วยเงิน ใส่หน่วยเงิน และอตั ราแลกเปล่ียน กรณีขาย

เป็ นสกุลเงินอ่ืน

ยอดเงินยกมำสุทธิ ใส่ยอดเงินท่ียงั คา้ งชาระของ INVOICE ใบน้ี

หากชาระไปแลว้ บางส่วน ใส่เฉพาะยอดเงินที่

คา้ งชาระเท่าน้นั โปรแกรมจะคานวณยอดเงิน

ก่อน VAT และ มลู คา่ VAT ใหเ้ ห็น

5. เม่ือบนั ทึกรายการเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพือ่ เกบ็ รายการใบน้นั

6. จากน้นั จะกลบั มาที่หนา้ จอ รายการ INVOICE ซ้ือยกมา (ดงั ภาพลา่ ง) หากมีรายการอื่น กใ็ ห้ ทาการเพิม่

รายการเขา้ ไปจนครบทกุ รายการ

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

40

3. บันทกึ รำยกำรในระบบเจ้ำหนี้

การบนั ทึกรายการในระบบเจา้ หน้ี มีภาพรวมข้นั ตอนการทางาน คอื เริ่มจากการพิมพเ์ อกสารเพ่อื ดูวา่ ยอด
หน้ีใดท่ีถึงกาหนดชาระ หากบริษทั ฯ มีข้นั ตอนการรับวางบิล ก็จะบนั ทึกรับวางบิลก่อน ,จากน้นั กพ็ ิมพร์ ายงานเพอื่ ดู
วา่ ใบวางบิลใดถึงกาหนดทาจ่าย กจ็ ะทาเชค็ จ่าย , เมื่อถึงกาหนดนดั ชาระหน้ี ทางเจา้ หน้ี จะนาใบเสร็จรับเงินมารับ
เช็คจากบริษทั ฯ หากเป็นค่าบริการ ก็จะตอ้ งทาใบหกั ภาษี ณ ที่จ่ายเตรียมไวพ้ ร้อมเช็คจ่ายดว้ ย การทางาน หลกั ๆ ใน
ระบบเจา้ หน้ี สามารถสรุปเป็นข้นั ตอนหลกั ๆ ดงั น้ี

3.1 การตรวจสอบยอดหน้ีและรับวางบิล มีข้นั ตอนดงั น้ี
- การตรวจสอบยอดหน้ีของเจา้ หน้ี
- การบนั ทึกใบวางบิลที่เจา้ หน้ีมาวางบิลไว้
- บนั ทึกวนั นดั จ่ายชาระหน้ี
- พมิ พร์ ายงานใบวางบิลท่ีถึงกาหนดจ่าย

3.2 การบนั ทึกเช็คจ่ายเพ่อื เตรียมทาจ่ายใหเ้ จา้ หน้ีก่อน ไดร้ ับใบเสร็จจากเจา้ หน้ี
3.3 การบนั ทึกใบเสร็จรับเงินท่ีไดร้ ับจากเจา้ หน้ี

1. บนั ทึกใบเสร็จรับเงินการซ้ือสินคา้ และดึงรายละเอียดเช็คจ่ายท่ีเคยทาไวม้ าจบั คู่กบั ใบเสร็จ
เพอ่ื บนั ทึกบญั ชีพร้อมกนั

2. การบนั ทึกใบเสร็จรับเงินค่าบริการ และการบนั ทึกใบภาษีหกั ณ ที่จ่าย

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

41

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

42

กำรตรวจสอบยอดหนแี้ ละรับวำงบลิ มีข้นั ตอนดงั น้ี
การตรวจสอบยอดหน้ีและรับวางบิลน้ี จะเร่ิมจากการออกรายงานเพื่อตรวจสอบยอดหน้ีของเจา้ หน้ีแตล่ ะ

ราย ,บนั ทึกรับวางบิลและนดั วนั จ่ายเชค็ ให้เจา้ หน้ี ท้งั น้ี ในบางบริษทั ฯ อาจใชใ้ บส่งของท่ีไดร้ ับจากผจู้ าหน่าย มาใช้
ในการจดั ทาเชค็ จ่ายไดเ้ ลย โดยไมต่ อ้ งใหเ้ จา้ หน้ีมาวางบิล ก็ขา้ มข้นั ตอนรับวางบิลไปได้

1. พิมพร์ ายงานเพ่ือตรวจสอบยอดหน้ีคา้ งชาระของเจา้ หน้ีแต่ละราย นอกจากน้ียงั มีรายงานอ่ืนๆ ท่ีใชใ้ นการ
ดูยอดหน้ีครบกาหนด สาหรับวิธีการพมิ พร์ ายงานดูไดจ้ ากภาคผนวก

2. การบนั ทึกใบวางบิลที่ไดร้ ับจากเจา้ หน้ี และวนั นดั ชาระหน้ี

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

43

3. พมิ พร์ ายงานใบวางบิลท่ีครบกาหนดจ่าย เป็นการสั่งพิมพร์ ายงาน เพอ่ื เตรียมทาเช็คจ่าย สาหรับเจา้ หน้ีท่ี
ไม่ตอ้ งมีข้นั ตอนใบวางบิล สามารถขา้ มหวั ขอ้ ท่ี 2 ได้

3.1 บนั ทกึ ใบวำงบิลทไี่ ด้รับจำกเจ้ำหนี้
1. เขา้ ระบบเจา้ หน้ีและวิเคราะหห์ น้ี -> “WorkFlow” -> “Entry Transaction” ->คลิก

icon “ใบรับวำงบลิ ”
2. เลือก "สำขำ" ท่ีจะเขา้ ไปทางาน
3. เลือก "เล่มใบวำงบิล" ท่ีจะใชง้ าน
4. กดป่ ุม F3-เพมิ่ เพือ่ เพิ่มใบวางบิลใหม่ กรอกรายละเอียดใหค้ รบ

ป่ มุ Facebook ท่ีมุมบนขวา จะ Link ไปท่ี facebook สาหรับ support การใชง้ าน DAccount on cloud

อธิบำยส่วนหัวของเอกสำร

เล่ม เลม่ ของใบวางบิลท่ีเลือกเขา้ มาทางาน
เลขที่ เลขท่ีภายใน ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ RUNNING

ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขทอ่ี ้ำงอิง ใส่เลขท่ีใบรับวางบิลท่ีไดร้ ับจากเจา้ หนา้ ท่ี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

วันที่ 44

รหสั /ชื่อ/ท่ีอยู่ผู้ขำย ใส่วนั ที่ โปรแกรมจะใส่วนั ที่ปัจจุบนั ให้ แต่
พ.น.ง.เกบ็ เงิน แกไ้ ขได้
พ.น.ง.ขำย ใส่รหสั หรือชื่อเจา้ หน้ี ที่รับวางบิล
เครดติ เทอม ใส่รหสั พนกั งานเก็บเงินของผจู้ าหน่าย
ใส่รหสั พนกั งานขายของผจู้ าหน่าย
วันวำงบิล ใส่เครดิตเทอมเพ่อื ใชค้ านวณวนั ครบกาหนด
วันนดั ชำระเงนิ ชาระเงิน
ใส่วนั ที่รับวางบิล
หมำยเหตุ วนั นดั ชาระเงิน โปรแกรมจะคานวณจากวนั วาง
บิลบวกดว้ ยเครดิตเทอม แต่แกไ้ ขได้
อธิบำยส่วนรำยกำรย่อย ใส่หมายเหตุ สาหรับการรับวางบิล

เลขทอี่ ้ำงอิง ใส่เลขท่ีอา้ งอิงของเอกสารท่ีเจา้ หน้ีมาวางบิล
รหัสประเภทเอกสำร โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสาร ที่เลือก
มาวางบิล เช่น BI คือ Invoice ซ้ือเชื่อสินคา้ ,
เล่มเอกสำร BM คือ ใบลดหน้ีซ้ือเช่ือ
ครบกำหนด ใส่เลม่ เอกสาร ท่ีรับวางบิล
เงิน โปรแกรมจะดึงวนั ท่ีครบกาหนดมาให้ จำนวน
โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินสุทธิ ใน
ค้ำงชำระ เอกสารที่เลือกไว้
โปรแกรมจะแสดงจานวนเงินคา้ งชาระ ใน
ยอดชำระ เอกสารท่ีเลือกไว้
โปรแกรมจะข้นึ จานวนเงินท่ีคงคา้ งของ
เอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

45

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

46

3.2 กำรบันทึกเช็คจ่ำยเพื่อจบั คู่กบั ใบเสร็จรับเงนิ ของเจ้ำหนี้
สาหรับบริษทั ฯ ท่ีตอ้ งการบนั ทึกเชค็ จ่ายไวใ้ นระบบไวก้ ่อนจะไดร้ ับใบเสร็จมาจากเจา้ หน้ี โดยยงั ไม่ตอ้ งการ

ลงบญั ชี เนื่องจากต้องกำรได้ใบเสร็จรับเงนิ ตัวจริงมำก่อน แล้วจึงจะบนั ทกึ บญั ชีเพื่อลดยอดหนลี้ ง ใหบ้ นั ทึกเช็คจ่าย
ที่ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ดงั ภาพ

1. เขา้ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร -> “WorkFlow” -> “Entry Transaction” ->คลิก icon “เช็คจ่ำย” จะ
เขา้ ไปที่เมนู “บันทึกกำรเคลื่อนไหวบญั ชีเงนิ ฝำก”

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

47

2.เขา้ มาท่ีหนา้ จอรายการเคล่ือนไหวของบญั ชี ใหก้ ดป่ ุม ‘ F3- เพม่ิ ‘ แลว้ บนั ทึกรายละเอียดของเช็คจ่าย ดงั น้ี

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud