คู่มือ DAccount on cloud เล่ม1.

ก

คำนำ

ปัจจุบนั ความเจริญกา้ วหนา้ ทางดา้ นเทคโนโลยไี ดเ้ พิม่ ข้นึ เป็นอยา่ งมาก ซ่ึงในอดีตการทางานส่วน
ใหญ่ข้ึนอยกู่ บั แรงงานมนุษย์ ความเจริญกา้ วหนา้ ทางดา้ นเทคโนโลยกี ่อใหเ้ กิดการเปลี่ยนแปลงอยา่ งมาก
และเกิดความเจริญกา้ วหนา้ ทางเทคโนโลยสี มยั ใหม่

การจดั ทาคู่มือในการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud ในรูปแบบ e-book จะช่วยใหผ้ ใู้ ชง้ าน
โปรแกรม DAccount on cloud สามารถใชง้ านไดง้ ่ายและสามารถเป็นคู่มือท่ีใชใ้ นการเตรียม ความพร้อม
ใหก้ บั นกั ศึกษาที่กาลงั จะจบการศึกษาเม่ือจบแลว้ ไปทางานจริงในบริษทั ต่าง ๆ สามารถใชง้ านโปรแกรม
DAccount on cloud ได้ ถึงแมจ้ ะไม่เคยทดลองใชง้ านมาก่อนกส็ ามารถใชโ้ ปรแกรมไดจ้ ากการศึกษาคู่มือตวั
น้ี

คณะผจู้ ดั ทาขอขอบคุณ คุณวีระยทุ ธ คชศิลา ผอู้ านวยการฝ่ ายกิจกรรมการศึกษา บริษทั ไทรแองเกิ้ล
ซอฟท์ จากดั ผใู้ หค้ วามรู้เก่ียวกบั การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud และผศ.ดร.ปาริชาติ มณีมยั
ผใู้ หค้ าปรึกษาในการจดั ทาคูม่ ือในการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud ในรูปแบบ e-book
คณะผจู้ ดั ทาหวงั วา่ คู่มือเล่มน้ีจะใหค้ วามรู้และเป็นประโยชนแ์ ก่ผอู้ ่านทุก ๆ ท่าน

คณะผจู้ ดั ทา

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

สำรบญั ข

เร่ือง หน้ำ
ก
คานา ข
สารบญั 1
บทท่ี 1 ประโยชน์ของการใชซ้ อฟทแ์ วร์ 2
บทท่ี 2 การกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายทางบญั ชี
บทที่ 3 ระบบบริหารและควบคุมสินคา้ คงคลงั Inventory Control System 21
22
ภาพรวมการทางานในระบบบริหารและควบคุมสินคา้ คงคลงั 39
- เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบบริหารและควบคุมสินคา้ คงคลงั 42
- บนั ทึกยอดสินคา้ คงเหลือยกมาตน้ งวดเมื่อเริ่มใชโ้ ปรแกรมคร้ังแรก 47
- บนั ทึกรายการในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั 50
- รายงานที่ใชต้ รวจสอบและรายงานวเิ คราะห์ 52
บทที่ 4 ระบบจดั ซ้ือและวิเคราะห์ซ้ือ 60
- เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบจดั ซ้ือและวเิ คราะห์ซ้ือ 60
- บนั ทึกยอดยกมาของระบบซ้ือ 102
- บนั ทึกรายการในระบบซ้ือ 105
- รายงานท่ีใชต้ รวจสอบและรายงานวิเคราะห์ 107
บทท่ี 5 ระบบขายและวิเคราะห์ขาย 120
- เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบขายและวเิ คราะห์ขาย 120
- บนั ทึกยอดยกมาในระบบขายคร้ังแรกเมื่อเริ่มใชโ้ ปรแกรม 160
- บนั ทึกรายการในระบบขาย
- รายงานท่ีใชต้ รวจสอบและรายงานวิเคราะห์

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

1

บทที่ 1
ประโยชน์ของกำรใช้ซอฟท์แวร์

ภำพรวมระบบบัญชี DACCOUNT

ระบบบริหารจดั การดา้ นบญั ชีการเงินเพื่อการบริหารและภาษีอากร ครบถว้ นทุกความตอ้ งการ
ธุรกิจ สาหรับกิจการซ้ือมาขายไป บริการ และธุรกิจการผลิตขนาดย่อม ครบครันดว้ ย 2 แพค็ เกจหลกั
ไดแ้ ก่

1. แพค็ เกจระบบบญั ชีการเงินและระบบบริหารบุคคลและบญั ชีเงินเดือน
2. แพค็ เกจระบบบญั ชีการเงินและระบบบริหารบุคคล ระบบบญั ชีเงินเดือน พร้อมระบบการ
ผลิตสาหรับอุตสาหกรรมการผลิตขนาดยอ่ ม

คุณสมบตั โิ ปรแกรม DAccount on cloud

- ทางานไดท้ ุกท่ี ทุกเวลาผา่ นระบบ Cloud เพิม่ ความปลอดภยั ดว้ ยการสารองขอ้ มูลอตั โนมตั ิ
o ทางานพร้อมกนั ไดห้ ลาย User และสามารถเลือกใชแ้ บบฟอร์มพิมพเ์ อกสารมาตรฐานกวา่
40 แบบฟอร์ม
o รายงานวิเคราะห์การขาย วิเคราะห์การซ้ือที่หลากหลายมิติ เจาะลึกถึงตน้ ทุนกาไรจากการ
ขาย เบ้ืองตน้ ระดบั รายบิลไดท้ นั ที
o รายงานวิเคราะห์ความเคล่ือนไหวของสต๊อก และวิเคราะห์ตน้ ทุน สินคา้ ไดท้ ้งั แบบ FIFO
/AVERAGE ในเวลาเดียวกนั เป็นตน้
o รองรับการบนั ทึกประวตั ิสินทรัพยท์ ี่สามารถเชื่อมโยงอตั โนมตั ิจากการช้ีอสินทรัพยใ์ น
ระบบจดั ซ้ือ และลงบนั ทึกบญั ชีสินทรัพยอ์ ตั โนมตั ิ พร้อมรายงานทะเบียนสินทรัพยแ์ ละ
รายงาน ภงด. 50
o รองรับการบนั ทึกใบสาคญั รับ ใบสาคญั จ่าย ไดโ้ ดยสามารถบนั ทึกเอกสารหลายชนิดใน
Voucher เดียวกนั ได้ ทาให้สามารถยนั ยอดเอกสารตน้ ตอไดง้ ่ายและละเอียดและรองรับ
Responsibility Accounting ไดแ้ บบง่ายๆ
o รายงานงบการเงินมาตรฐาน ท้ังงบกาไรขาดทุน งบรายได้ค่าใช้จ่าย งบดุล รายงาน
ตรวจสอบ ดา้ นบญั ชีและภาษีที่ครบถว้ นและถูกตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชีและภาษีอากรไทย
และรองรับการส่งงบการเงิน DBD E-Filing ไดท้ นั ที
o เริ่มตน้ ระบบง่ายดว้ ยเคร่ืองมือ Import ทะเบียนขอ้ มูลหลกั คือ สินคา้ ลูกคา้ ผจู้ าหน่ายและ
สินทรัพยไ์ ด้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

2

บทที่ 2
กำรกำหนดโครงสร้ำงองค์กรและนโยบำยทำงบญั ชี Organization chart and

Accounting Policy setup

กำรเข้ำใช้งำน DAccount on cloud ด้วยกำร LOGIN BIGBOSS ท่ีโปรแกรมเตรียมให้

1. ที่หนา้ จอ Desktop จะมี 4 icon ใหใ้ ชเ้ มา้ ส์คลิกท่ี icon DAccount , คลิกป่ ุมเมา้ ส์ดา้ นขวา คลิกท่ี
“Run as Administrator” ดงั ภาพ

2.ในช่อง User Name และ Password ใหใ้ ส่คาวา่ “BIGBOSS” แลว้ คลิกป่ ุม LOGIN ที่ดา้ นล่าง

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

3

บันทกึ รำยละเอยี ดสำขำ

1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลือกเมนู “แก้ไขรำยละเอยี ดของสำขำ”
2. ถ้าบริษัทมีสานักงานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ ุม F2-แก้ไข เพ่ือเขา้ ไปแก้ไข รายละเอียดสาขา
"สำนักงำนใหญ่" ซ่ึงโปรแกรมไดเ้ ตรียมไวใ้ หแ้ ลว้
3. บนั ทึกรายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ชื่อสาขาภาษาไทย , ชื่อสาขาภาษาท่ี 2 , ท่ีอยฯู่ ลฯ มีหวั ขอ้
ที่สาคญั ดงั น้ี

4. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดครบแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ขอ้ มูลที่บนั ทึกไว้

.

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำที่ 1

เป็ นการบนั ทึกขอ้ มูลทว่ั ไป เช่น รหัสบริษทั , ช่ือบริษทั ภาษาไทย, ชื่อบริษทั ภาษาท่ี 2, ที่อยู่ การคิด

ภาษีมูลค่าเพ่ิมเป็ นแบบคิดภาษีมูลค่าเพ่ิมรวมในราคาสินคา้ แลว้ หรือคิดแยกจากราคาสินคา้ เป็ นตน้ ท้งั น้ีมี

หวั ขอ้ ท่ีสาคญั ดงั น้ี

วนั เริ่มรอบบัญชี วนั และเดือนเร่ิมตน้ ของรอบระยะเวลา

บัญชีท่ีบริ ษัทเคยระบุไว้เมื่อจัดต้ัง

บริษทั ฯ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

4

จากตวั อยา่ ง รอบระยะเวลาบญั ชีคือ 01/01/2558 จะบนั ทึกคา่ วนั เริ่มรอบบญั ชี เป็น

"01/01" (ใส่เฉพาะวนั และเดือนท่ีเร่ิมรอบบญั ชี)

วนั ทเี่ ร่ิมใช้ระบบ วนั ท่ียอดยกมาของขอ้ มูล (ไม่ใช่วนั ที่

เร่ิมใชซ้ อฟทแ์ วร์น้ี) ซ่ึงมีได้ 2 ลกั ษณะ

คือ

1. ยกยอดข้อมูลมาเร่ิมงำนต้นรอบ

บั ญ ชี วัน เ ริ่ ม ใ ช้ ร ะ บ บ ก็ จ ะ เ ป็ น

01/01/2553

2. ยกยอดขอ้ มูลมาไม่ใช่เร่ิมต้นรอบ

บัญชี เช่นยกยอดมากลางรอบบัญชี

ดัง น้ั น วัน เ ร่ิ ม ใ ช้ร ะ บ บ ก็ จ ะ เ ป็ น

01/07/2553 มกั ใชเ้ มื่อมีการทางานไป

แลว้ บางส่วนจากระบบงานเดิมแลว้ มา

เร่ิ มใช้ซอฟท์แวร์ น้ ี และอาจไม่มีเวลา

บนั ทึกรายการรายวนั ยอ้ นหลงั ก็จะทา

การสรุปยอดรายการท้งั หมดมา บนั ทึก

คร้ังเดียว จะอธิบายการบนั ทึกยอดยก

มาโดยละเอียดในหวั ขอ้ น้นั

วนั เร่ิมรอบบัญชี หากบนั ทึกรายการรายวนั แลว้ ไม่

สามารถแกไ้ ขได้ ดงั น้นั ท่านควร

ตรวจสอบวา่ ไดแ้ จง้ จดรอบบญั ชีบริษทั

กบั กรมทะเบียนการคา้ ไวเ้ ป็นแบบใด

วนั ทเ่ี ร่ิมใช้ระบบ แมจ้ ะบนั ทึกรายการรายวนั แลว้ ยงั ทา

การแกไ้ ขวนั เริ่มใชร้ ะบบยอ้ นหลงั ได้

แต่แกไ้ ขใหว้ นั ที่เริ่มใชร้ ะบบเร็วข้ึน

กวา่ เดิมไม่ได้ เช่น สามารถแกว้ นั ท่ีเริ่ม

ใชร้ ะบบ 01/07/58 ใหเ้ ป็น 01/01/58

ได้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

5

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 2
** หวั ขอ้ ต้งั แต่หนา้ 2 เป็นตน้ ไป ผใู้ ชง้ านไม่จาเป็น ตอ้ งใส่รายละเอียดท้งั หมด เลือกแกไ้ ขเฉพาะคา่ ท่ี
ตอ้ งการ ที่ใชง้ านในธุรกิจของท่านเท่าน้นั หรือเลือกใชค้ า่ ท่ีโปรแกรมกาหนดมาแลว้ กไ็ ด้

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำที่ 2 เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของตวั เลข
จำนวนหลกั ตวั เลขสูงสุดทใี่ ช้แสดงในกำรบนั ทกึ ข้อมูล เ พื่ อ ใ ช้ใ น ก า ร บัน ทึ ก ข้อ มู ล ค ว ร
กาหนดค่าให้เหมาะสมกับธุรกิจของ
จำนวนหลกั ของจำนวนสินค้ำ ท่าน หากกาหนดมากเกินไปก็ทาให้
ห น้ า จ อ แ ส ด ง ข้อ มู ล ร า ย ก า ร อ่ื น ไ ด้
น้อยลงไป เช่น ความกว้างของชื่อ
สินคา้ เล็กลง เพราะตอ้ งแสดงจานวน
หลักของตวั เลขเหล่าน้ีให้ครบตามท่ี
กาหนดไว้ เป็นตน้
จานวนหลกั ของตวั เลขจานวนสินคา้ ท่ี
มากท่ีสุดในการบนั ทึกรายการย่อยแต่
ละคร้ังเช่น จานวนสินคา้ ท่ีขายไม่เกิน
หลกั หม่ืนก็จะกาหนดหลกั ของจานวน
สินค้าเป็ น 5 หลัก และมีทศนิยม 2
ตาแหน่ง กก็ าหนดไวเ้ ป็น "99,999.99"

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

จำนวนหลกั ของรำคำสินค้ำ 6

จำนวนหลกั ของจำนวนเงนิ จานวนหลกั ของราคาสินคา้ ต่อหน่วย
จำนวนหลกั ของมูลค่ำภำษี ถ้า ร า ค า สิ น ค้า ต่ อ ห น่ ว ย ท่ี ม า ก ที่ สุ ด มี
เพียงหลักพัน และไม่มีทศนิยม ก็
กาหนดไวเ้ ป็น "9,999"
จานวนหลกั ของจานวนเงิน คือ ราคา x
จานวนสินคา้
จานวนหลกั ของภาษีมูลคา่ เพิ่มซ่ึง
มกั จะนอ้ ยกวา่ จานวนหลกั ของจานวน
เงิน 2 หลกั

เลือกว่ำจะพมิ พ์รำยกำรย่อยของชุดสินค้ำใน INVOICE หรือไม่

ใช้ในการพิมพ์ Invoice ซ้ือ-ขาย และคีย์รายการสินค้าแบบเป็ นชุดสินค้า ซ่ึงใน 1 ชุดสินค้า

ประกอบดว้ ยรายการสินคา้ หลายรายการ โปรแกรมจะตดั สต๊อคของรายการย่อย แต่เราไม่ตอ้ งการพิมพ์

รายการยอ่ ยออกมาเพราะเป็นรายละเอียดเกินไปสาหรับลูกคา้ กจ็ ะกาหนดวิธีการสง่ั พมิ พไ์ วท้ ่ีน่ี

แผนก (DEFAULT) หมายถึง รหัสแผนก ที่ให้โปรแกรมดึง

มาให้อัตโนมัติ เม่ือทาการบันทึก

รายการ โดยทวั่ ไปเราจะกาหนดไวใ้ ห้

เป็นแผนกที่เรามกั จะใชบ้ ่อยๆ

กำรนับยอดสต๊อค ระบุวิธีการนับยอดสต๊อค มีให้เลือก

ท้งั สิ้น 3 แบบ คือ ใส่ค่า 1 หมายถึง

สินคา้ รายการน้ี ให้เริ่มนับยอดสต๊อค

และไม่ใหม้ ียอดสตอ๊ คติดลบ ถา้ ไม่มี

สิ นค้าจะทาการขายไม่ได้ ใส่ค่า 2

หมายถึง สินค้ารายการน้ี เร่ิมให้นับ

ยอดสต๊อค แต่ยอมให้สต๊อคติดลบได้

ใส่ค่า 3 หมายถึง สินคา้ รายการน้ี แมจ้ ะ

ทาการซ้ือเขา้ หรือขายออกกต็ าม จะไม่

มีผลต่อยอดสตอ๊ ค

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

7

ควรเลือกใช้วธิ ีกำรนับยอดสต๊อคแต่ละแบบให้เหมำะกบั สถำนกำรณ์ใดบ้ำง
1. กรณีที่ควรทามากที่สุดเพ่ือควบคุมไม่ใหม้ ีการขายเกินจากสินคา้ ที่รับเขา้ หรือไม่ใหม้ ียอดสตอ๊ ค
ติดลบ ถา้ เป็นกรณีน้ี ใหเ้ ลือกกาหนดค่าเป็น 1 = นบั ยอดสตอ๊ คและไม่ใหต้ ิดลบ เพ่ือใหเ้ กิดการ
ควบคุมท่ีดีและทาให้การตรวจสอบสต๊อคสินคา้ ในระบบคอมพิวเตอร์กบั สต๊อคสินคา้ ที่มีอยู่
จริงในคลงั สินคา้ ตรงกนั มากที่สุด
2. กรณีเร่ิมตน้ ระบบงานไม่สามารถบนั ทึกรายการซ้ือสินคา้ เขา้ ไดท้ นั ตามเอกสารซ้ือโดยมีสินคา้

จริงในคลงั สินคา้ แต่ตอ้ งออกเอกสารขายสินคา้ ใหล้ ูกคา้ เราจะกาหนดค่าใหเ้ ป็น 2 คือ นบั ยอดสตอ๊ คแต่ยอด
ติดลบได้ เพราะถา้ ไปกาหนดใหม้ ีการนบั ยอดสตอ๊ คไวแ้ ต่ไม่ใหต้ ิดลบ

โปรแกรมจะไม่ยอมให้ขายสินคา้ เนื่องจากไม่มีสินคา้ ในสต๊อคระบบคอมพิวเตอร์ การกาหนดค่า
แบบน้ี ขอให้ใชเ้ ป็ นการชว่ั คราวและเร่งทาการบนั ทึกเอกสารซ้ือเขา้ ให้ถูกตอ้ งโดยเร็วท่ีสุดเพื่อไม่ให้เกิด
ความคลาดเคลื่อนของยอดสต๊อคจริงในคลงั สินคา้ กบั ยอดสต๊อคในระบบคอมพิวเตอร์โดยเปลี่ยนใหม้ ีการ
นบั ยอดสต๊อคเป็นแบบ 1 คือ นบั ยอดสตอ๊ ค และไม่ใหต้ ิดลบ

3. กรณีสินคา้ ที่ชนิดสินคา้ เป็น งานบริการ ซ่ึงเป็นสินคา้ ท่ีไม่ตอ้ งสนใจยอดสตอ๊ ค ใหก้ าหนดค่าเป็น
3 คือ ยงั ไม่นบั ยอดสตอ๊ ค

4. กรณีท่ีใชง้ านระบบไปแลว้ แต่มกั จะไดร้ ับ Invoice ซ้ือมาล่าชา้ อยูเ่ สมอทาให้บนั ทึกรายการซ้ือ
เขา้ ไปไม่ทนั แต่จาเป็นตอ้ งทาการขายไปก่อน ถา้ เป็นเช่นน้ี จะทาใหม้ ีการขายสินคา้ ไปโดยที่ไม่มีสินคา้ อยใู่ น
ระบบแต่มีสินคา้ อยจู่ ริงในคลงั สินคา้ เราจะกาหนดค่าเป็นแบบ 2-นบั ยอดสตอ๊ ค แต่ยอดติดลบได้ วิธีน้ีทาให้
ยงั ควบคุมยอดสต๊อคไดโ้ ดยรู้ว่าสต๊อคติดลบ อยู่เป็ นจานวนเท่าใด เมื่อบนั ทึกเอกสารซ้ือเขา้ ไปถูกตอ้ งแลว้
ยอดสตอ๊ ค ควรมีคา่ ตรงกบั ยอดสตอ๊ คสินคา้ จริงในคลงั สินคา้

บทสรุป FORMULA ไดเ้ ตรียมทางเลือกในหลายสถานการณ์เพื่อใหเ้ กิดความยดื หยนุ่ ในการทางาน
จริงและรองรับกบั ขนาดของธุรกิจท่ีหลากหลาย ต้งั แต่ธุรกิจขนาดเล็กท่ีอาจขาดการวางระบบบญั ชีจนถึง
ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ข้ึนและมีการวางระบบบญั ชีท่ีดี มีการแบ่งงานเป็ นหน่วยงานต่างๆ และมีความพร้อม
ของบุคลากรแลว้ ทาใหผ้ ใู้ ชง้ านสามารถเร่ิมตน้ ระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ไปได้ โดยไม่ตอ้ งรอยอดยกมาของ
สินคา้ สามารถทาการขายไดต้ ่อเน่ือง แมว้ า่ เอกสารการซ้ือจะมาล่าชา้ และที่สาคญั โปรแกรมยงั คานวณตน้ ทนุ
ของสินคา้ ไดถ้ ูกตอ้ งแมจ้ ะบนั ทึก เอกสารซ้ือ-ขายสลบั ลาดบั วนั ท่ี เช่น บนั ทึก Invoice ซ้ือหลงั จากขายสินคา้
ไปแลว้ เป็ นเพราะได้ Invoice ซ้ือมาชา้ กว่าวนั ท่ีใน เอกสารซ้ือ หรือ Invoice ซ้ือถูกส่งกลบั ไปแกไ้ ขรายการ
ทาใหไ้ ดร้ ับมาล่าชา้ เป็นตน้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

8

ท้งั น้ี การจะเลือกใชว้ ิธีใดข้ึนอยกู่ บั ลกั ษณะของธุรกิจ และสถานการณ์ที่แตกต่างกนั ไป ซ่ึงผใู้ ชง้ าน
ควรไดร้ ับทราบขอ้ ดีขอ้ เสียของแต่ละแบบ และเลือกใชใ้ หเ้ หมาะสม

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 3

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำท่ี 3 ถา้ ใส่ค่า "F " จะเป็ นการคานวณแบบ
กำรกำหนดค่ำทเี่ กยี่ วกบั นโยบำยบญั ชีของบริษทั ที่สำคญั เขา้ ก่อนออกก่อน หรือ FIFO ถา้ ใส่ค่า
วธิ ีคำนวณต้นทุนสินค้ำและวตั ถุดบิ "A" จะเป็นการคานวณแบบเฉล่ียหรือ
WEIGHTED AVERAGE โปรแกรมจะคานวณให้แบบ Moving
Weighted Average คื อ ค า น ว ณ
วธิ ีกำรลงบัญชีสินค้ำสำเร็จรูปและวตั ถุดบิ ย้อ น ห ลัง ไ ป ใ ห้ แ ม้จ ะ มี ร า ย ก า ร
ยอ้ นหลงั เกินกวา่ 1 รอบ บญั ชี ทาใหไ้ ด้
ตน้ ทุนที่ละเอียดตามจริงมากท่ีสุด , ถา้
ใส่ค่า ‘T’ จะเป็ นการคานวณแบบ
Specific Lot คือ เจาะจงตน้ ทุนตาม Lot
ซ้ือ ”ขาย ระบุเป็น Serial ของสินคา้

ถา้ ใส่ค่า "P" จะเป็นการบนั ทึกบญั ชี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

ประเภทของซอฟท์แวร์ 9

วธิ ีคำนวณต้นทุนสินค้ำและวตั ถุดิบ แบบต่อเน่ืองหรือเรียกว่า Perpetual
ถา้ ใส่ค่า "R" จะเป็ นการบนั ทึกบญั ชี
วธิ ีกำรลงบัญชีสินค้ำสำเร็จรูปและวตั ถุดบิ แบบสิ้นงวดหรือ Periodic
หมายถึง ประเภทของซอฟท์แวร์ตาม
กำรกำหนดค่ำ ทช่ี ่วยในกำรควบคุมภำยใน ประกาศสรรพากร ฉบับ 63 โดย
กำร RUN เลขท่ี VOUCHER อตั โนมัติใช้ปี แบบใด ผูใ้ ช้งานเลือกได้ว่าจะเป็ น แบบ "ก"
RUNNING ด้วยตวั เลข แบบ "ข" แบบ "ค" หรือ แบบ "ง" ถา้
ผูใ้ ช้งานเลือกประเภทซอฟท์แวร์แลว้
ขอ้ ความแสดงรายละเอียดของประเภท
ซอฟท์แวร์ ก็จะเป็ นไปตามประเภท
ของซอฟท์แวร์ ซ่ึงตรงตามระเบียบ
สรรพากร
หากท่านยนื่ แกไ้ ขการเปลี่ยนแปลง
วิ ธี ก า ร ค า น ว ณ ต้ น ทุ น ฯ กั บ
ก ร ม ส ร ร พ า ก ร ท่ า น ส า ม า ร ถ
เปลี่ยนแปลงค่าในระบบได้ อย่างไรก็
ตาม ท่านสามารถเรียกดูรายงานมูลค่า
สินค้าคงเหลือได้ท้ัง 2 แบบ แม้จะ
ก า ห น ด ค่ า ไ ว้ เ ป็ น แ บ บ เ ดี ย ว
(คุณสมบตั ิเฉพาะของ FORMULA)
ท่านสามารถแกไ้ ขขอ้ กาหนดน้ีไดแ้ ม้
จะบนั ทึกรายการไปแลว้ แต่หากให้มี
ผลย้อนหลังกับข้อมูลเก่ า เข้าไป
ปรับปรุงที่ "ปรับปรุงข้อมูลสถิติ ->
ปรับปรุงยอดต้นทุนขำย"

มีใหเ้ ลือกท้งั ปี พ.ศ. และ ปี ค.ศ.
จานวนตัวเลขของเลขท่ี VOUCHER
ถา้ ให้โปรแกรม RUN ให้ จะให้ RUN
กี่หลัก เช่น Running 4 หลัก หรื อ 5
หลกั

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

10

กำรแก้ไขรหัสทฐ่ี ำนข้อมูล เป็ นการควบคุมในการทางาน จะ

อนุญาตให้ผูใ้ ช้งาน แก้ไขรหัสต่างๆ

ของฐานขอ้ มูลไดห้ รือไม่

กำรกำหนดค่ำ เพื่อช่วยอำนวยควำมสะดวกในระบบบัญชีแยกประเภท

รำยละเอยี ดหัว VOUCHER อตั โนมตั ิจะเลือกใช้ภำษำใด กาหนดว่าจะให้แสดงรายละเอียด ท่ี

ส่วนบนของ VOUCHER เป็นภาษาใด

กำรเพม่ิ รำยกำรลงรำยวนั เป็นการกาหนดวา่ เม่ือบนั ทึกรายการ

รายวนั จะใหแ้ สดงหนา้ จอของรายการ

เดิมไวห้ รือไม่ เพ่อื ช่วยลดเวลาท่ีจะตอ้ ง

บัน ทึ ก ร า ย ก า ร ท่ี เ ห มื อ น กับ ร า ย ว ัน

ร า ย ก า ร ก่ อ น เ ห ม า ะ กั บ ก า ร บัน ทึ ก

รายการท่ีคลา้ ยๆ กนั

กำรกำหนดค่ำ เพ่ือใช้ในกำรพมิ พ์รำยงำนในระบบลูกหนี้ – เจ้ำหนี้

กำหนดช่วงวเิ ครำะห์อำยุหนีล้ กู หนี้ / เจ้ำหนี้ สามารถกาหนดไดท้ ้งั ช่วงวิเคราะห์

สาหรับหน้ี ท่ียังไม่ถึงกาหนดชาระ

หรื อเรี ยกย่อ ๆ ว่า "ก่อนถึงกาหนด

ชาระ" และหน้ีที่ "เลยกาหนดชาระ"

ไปแลว้ โดยแบ่งเป็ นช่วงต่าง ๆ ไดเ้ อง

เช่น ต้องการ วิเคราะห์อายุหน้ีที่เลย

กาหนดไปแลว้ 15 วนั , เลยกาหนดไป

แลว้ 30 วนั เป็นตน้

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 4
อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำที่ 4
กรณที มี่ กี ำรขออนุมัติใช้แบบพมิ พ์คอมพวิ เตอร์แทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด. 3, 53 ของสรรพำกร

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

เลขทห่ี นังสือทอ่ี นุมัติ 11

วนั ทหี่ นังสือทอ่ี นุมตั ิ ให้ใส่เลขที่หนังสือ ท่ีไดร้ ับอนุมตั ิจาก
สรรพากรเพอื่ ใชแ้ สดงในรายงาน
ชื่อผู้จ่ำยเงนิ ให้ใส่วนั ที่หนังสือ ที่ไดร้ ับอนุมตั ิจาก
ตำแหน่งผู้จ่ำยเงิน สรรพากรเพอ่ื ใชแ้ สดงในรายงาน
ใส่ช่ือผจู้ ่ายเงิน เพื่อใชแ้ สดงในรายงาน
กำรกำหนดค่ำ เพ่ือใช้ในระบบสินทรัพย์และค่ำเส่ือมรำคำ ใส่ตาแหน่งของผูจ้ ่ายเงิน เพื่อใชแ้ สดง
กรณสี ินทรัพย์ลงบัญชีทส่ี มุดรำยวนั ในรายงาน

เป็ นการกาหนดสมุดรายวัน เพ่ือให้
โปรแกรมบนั ทึก รายการรายวนั
ให้อัตโนมัติหลังจากส่ังคานวณค่า
เส่ือมราคาสินทรัพยใ์ นระบบสินทรัพย์

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ที่ 5

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำท่ี 5

จำนวนหลกั ตัวเลขสูงสุดทใี่ ช้แสดงในรำยงำน เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของตวั เลข

เพ่ือ ใช้ในการพิมพ์รายงาน ควร

กาหนดค่าให้เหมาะสมกับธุรกิจของ

ท่าน หากกาหนดมากเกินไป ก็ทาให้

รายงานแสดงข้อมูลรายการ อื่นได้

น้อยลงไป เช่น ความกว้างของชื่อ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

จำนวนหลกั ของจำนวนสินค้ำ 12
จำนวนหลกั ของรำคำสินค้ำ
จำนวนหลกั ของจำนวนเงนิ สินคา้ เล็กลง เพราะตอ้ งแสดงจานวน
จำนวนหลกั ของมูลค่ำภำษี หลักของตัวเลขเหล่าน้ีให้ครบตามที่
ควำมยำวของรหัสในกำรออกรำยงำน กาหนดไว้ เป็ นต้น แต่ถ้ากาหนดไว้
น้อยไป เมื่อพิมพ์รายงานจะเห็นเป็ น
โหมดสีในกำรพมิ พ์รำยงำน สัญลกั ษณ์ ***** ก็ให้มาขยายความ
กำรแก้ไขอตั รำภำษีเงนิ ได้นิติบุคคล กวา้ งของหลกั ตวั เลขท่ีน่ี
จานวนหลกั ของตวั เลขจานวนสินคา้ ที่
มากที่สุดในการพมิ พ์ รายงานควรเผอื่
สาหรับตวั เลขสูงสุดของยอดรวมทา้ ย
รายงาน
จานวนหลกั ของราคาสินคา้ ต่อหน่วย
จานวนหลกั ของจานวนเงิน คือ ราคา x
จานวนสินคา้
จานวนหลกั ของภาษีมูลคา่ เพ่มิ ซ่ึง
มกั จะนอ้ ยกวา่ จานวนหลกั ของจานวน
เงิน 2 หลกั
เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของรหสั
ฐานขอ้ มูลต่าง ๆ เพื่อใช้ใน การพิมพ์
รายงานสามารถกาหนดได้ต้ังแต่ 4
ตวั อกั ษรจนถึงจานวนหลกั ที่มากท่ีสุด
ของความกวา้ งของรหัส ฐานข้อมูล
ประเภทน้นั ๆ เช่น ความยาวของรหัส
สาขาในการออกรายงาน, ความยาว
ของรหัสแผนก ในการออกรายงาน,
ค ว า ม ย า ว ข อ ง ร หัส สิ น ท รั พ ย์ใ น ก า ร
ออกรายงาน, และอื่น ๆ
หากใชเ้ ครื่องพิมพส์ ี สามารถเลือกให้
พมิ พส์ ีอ่ืน ๆ ได้ นอกจากสีขาวดา
ผใู้ ชง้ านสามารถกาหนดอตั ราภาษีเงิน
ไดน้ ิติบุคคลไดท้ ี่ฐานขอ้ มูลของบริษทั
ในหนา้ ที่ 6 ดงั ภาพ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

13

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 6

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำท่ี 6

ใหใ้ ส่อตั ราภาษีเงินไดน้ ิติบุคคล ในแต่ละข้นั ของรายได้ ในท่ีน้ีมี 3 ข้นั

กำรเพมิ่ บริษัทใหม่ โดยไม่ใช้บริษทั ที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ ทาโดยกดป่ ุม F3- เพม่ิ บริษทั ใหม่ และ

กรอกรายละเอียดของบริษทั ใหม่ที่

ตอ้ งการ ดงั น้ี

1.หลงั จากที่ผใู้ ชง้ าน กดป่ ุม F10-SAVE เพอื่ ใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกขอ้ มูลแลว้ โปรแกรมจะถามวา่ เกบ็

ขอ้ มูลไวท้ ี่ไหนซ่ึงปกติโปรแกรมจะทาการเกบ็ ขอ้ มูลไวท้ ี่ C:\DAccount.WIN\(ชื่อบริษทั ที่ต้งั ไว)้ แต่ผใู้ ชง้ าน

สามารถ แกไ้ ขเปลี่ยนแปลงได้

DAccount.WIN\บรษิ ัท ครสิ ตอลซอฟท์ จากดั
(มหาชน)

หนา้ จอ แสดงช่ือ FOLDER FMDATA ท่ีโปรแกรมระบุใหอ้ ตั โนมตั ิ

DAccount.WIN\ครสิ ตอลซอฟท์

หนา้ จอ แสดงช่ือ FOLDER FMDATA ท่ีเกบ็ ขอ้ มูล ท่ีมีการแกไ้ ขช่ือแลว้
2.โปรแกรมจะใหผ้ ใู้ ชง้ านเลือกวา่ จะใชข้ อ้ มูลอะไรบา้ งจากบริษทั ที่จะเอามาเป็นตน้ ฉบบั หลงั จากท่ี
กดป่ มุ OK แลว้ โปรแกรมจะข้ึนบริษทั ท่ีจะนามาเป็นตน้ ฉบบั ใหเ้ ลือก

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

14

หนา้ จอเลือกวา่ จะ copy ขอ้ มูลใดจากบริษทั ตน้ ฉบบั คู่มือการใชง้ าน

หนา้ จอ ใหเ้ ลือกบริษทั ท่ีตอ้ งการทางาน
3.หลงั จากท่ีเลือกบริษทั ตน้ ฉบบั แลว้ ใหผ้ ใู้ ชง้ านรอจนกวา่ โปรแกรมจะข้ึนขอ้ ความที่มุมขวาบน

เมื่อสร้างบริษทั ใหม่เสร็จแลว้ ใหท้ าการออกจากโปรแกรม ทนั ที
หนา้ จอ ขอ้ ความ ท่ีมุมบนขวาของหนา้ จอ

4. เมื่อเขา้ โปรแกรมอีกคร้ัง ผใู้ ชง้ านจะเห็นว่าโปรแกรมมีบริษทั เพิ่มเขา้ มา ซ่ึงจะมีช่ือของบริษทั ท่ี
นามาเป็น ตน้ ฉบบั ซ้ากนั อยู่ แต่ชื่อ Folder ท่ีเกบ็ ขอ้ มูลต่างกนั ใหผ้ ใู้ ชง้ านเลือก ช่ือบริษทั และช่ือ Folder

ที่จะใชง้ านใหถ้ ูกตอ้ ง หลงั จากน้นั โปรแกรมจะทาการลบขอ้ มูลของบริษทั ท่ีไม่เก่ียวขอ้ งออกให้
5. เม่ือผใู้ ชง้ านเขา้ โปรแกรมในคร้ังต่อไป กจ็ ะเห็นวา่ เหลือเพยี ง 2 บริษทั ใหเ้ ลือกใชง้ านเท่าน้นั

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

15

2. บันทกึ รำยละเอยี ดสำขำ

1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลือกเมนู “ แก้ไขรำยละเอยี ดของสำขำ”
2. ถา้ บริษัทมีสานักงานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ ุม F2-แก้ไข เพ่ือเขา้ ไปแก้ไขรายละเอียดสาขา
"สานกั งานใหญ่" ซ่ึงโปรแกรมไดเ้ ตรียมไวใ้ หแ้ ลว้
3. บนั ทึกรายละเอียดของสาขา รหัสสาขา , ชื่อสาขาภาษาไทย , ช่ือสาขาภาษาที่ 2 , ท่ีอยู่ ฯลฯ มี
หวั ขอ้ ที่สาคญั ดงั น้ี
4. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดครบแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ขอ้ มูลท่ีบนั ทึกไว้

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 1

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำที่ 1

ให้ใส่ ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร เบอร์โทรสำร ของ สานักงานใหญ่ หากมีสานักงานใหญ่แห่งเดียว

รายละเอียดกจ็ ะเหมือนกบั ในรายละเอียดของบริษทั ฯ

คลงั ซื้อหลกั ช่ือคลงั สินคา้ ท่ีใหโ้ ปรแกรมแสดง

ข้ึนมาให้อตั โนมตั ิเมื่อมีการบนั ทึกซ้ือ

สินคา้ เขา้

คลงั ขำยหลกั ชื่อคลงั สินคา้ ท่ีใหโ้ ปรแกรมแสดง

ข้ึนมาให้ก่อน เม่ือมีการบันทึกขาย

สินคา้

รูปแบบกำร POST ถ้า ใ ส่ ค่ า I ห ม า ย ถึ ง เ ม่ื อ บัน ทึ ก

VOUCHERแลว้ รายการดงั กล่าวจะยงั

ไม่ถูก POST ไปยงั ระบบบญั ชี

แยกประเภททาให้ผูใ้ ช้งานสามารถ

ตรวจสอบรายการให้เรี ยบร้ อยก่ อน

POST เพราะถา้ POST แลว้ จะเขา้ ไป

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

สมุดบัญชีเงนิ ฝำก (กรณเี ช็คจ่ำย) 16

แ ก้ ไ ข ร า ย ก า ร เ ดิ ม ไ ม่ ไ ด้ ต้อ ง ใ ช้ วิ ธี
บนั ทึก รายการปรับปรุง (ตาม ประกาศ
ฉบบั ท่ี 63 ) ซ่ึงเป็ นรูปแบบทแี่ นะนำ
ให้ใช้มำกทส่ี ุด
ถ้าใส่ ค่า ว่ ำง หมายถึง เมื่อบันทึก
ร า ย ก า ร VOUCHER น้ั น แ ล้ ว
VOUCHER ใบน้ัน จะถูก POST เข้า
ระบบบญั ชีแยกประเภททนั ที ซ่ึงมีผล
ใหร้ ายการน้นั ไม่สามารถแกไ้ ขได้
ถา้ ใส่ค่า X หมายถึง เม่ือบนั ทึกรายการ
จากโปรแกรม FRONT END เช่ น
บนั ทึก INVOICE ขาย จากระบบขาย
จะยงั ไม่บันทึกVOUCHER ในระบบ
บัญชีแยกประเภท ต้องมีการเปล่ียน
รูปแบบการ POST ของรายการเหล่าน้ี
ท้ังรูปแบบการ POST แบบ X และ I
น้ัน สามารถมาส่ัง POST รายการ
ภายหลงั ได้ โดยจะมีเมนูสาหรับ POST
รายการรายวัน เพื่อให้ส่ัง POST
รายการเป็ นช่วงได้ (BATCH) หรือจะ
สงั่ POST ทีละ VOUCHER กไ็ ด้
ใ ส่ ส มุ ด บัญ ชี เ งิ น ฝ า ก ธ น า ค า ร ที่ ใ ช้
สาหรับจ่ายเช็คเป็ นประจา

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

17

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 2

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำท่ี 2 ถ้าค่าเป็ น "ว่าง" หมายถึง ให้บันทึก
ใบนำฝำกบนั ทกึ บญั ชีแบบใด บัญชีโดยใช้ยอดรวมของใบนาฝาก
(payin)
ถ้าค่าเป็ น "1" จะทาการบันทึกบัญชี
แบบแตกยอดเงินตามรายการเช็ค
ถ้าค่าเป็ น "2" จะทาการบันทึกบัญชี
แบบแตกยอดเงินตามรายการเช็คและ
สมุดบญั ชี

ตัวอย่ำง ใบนาฝาก ประกอบดว้ ย ฉบบั ที่ 1. ยอดเงิน 12,000 ฉบบั ท่ี 2 ยอดเงิน 13,000 เมื่อบนั ทึก PAYIN ใบ
เดียวกนั

ถา้ ใส่คา่ "ว่ำง" โปรแกรมจะบนั ทึกรายการบญั ชี ดงั น้ี
Dr. บญั ชีธนาคารxxxxx 25,000
Cr. เช็ครับล่วงหนา้ 25,000

ถา้ ใส่คา่ "1" โปรแกรมจะบนั ทึกรายการบญั ชี ดงั น้ี
Dr. บญั ชีธนาคาร xxxxx 12,000
Dr. บญั ชีธนาคาร xxxxx 13,000
Cr. เชค็ รับล่วงหนา้ 25,000

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

กำรกำหนดประเภทเอกสำร เพื่อใช้กบั Mobile approve 18
ใบรับคำสั่งซื้อจำกลกู ค้ำถ้ำใส่ค่ำ ‘A’
ใบขออนุมตั ิจดั ซื้อถ้ำใส่ค่ำ ‘A’ ใบเสนอราคาขาย ถา้ ใส่ค่า ‘A’
ใบสั่งซื้อถ้ำใส่ค่ำ ‘A’ หมายถึง เอกสารใบเสนอราคาน้ี
กำรแสดงกำรบันทกึ บญั ชี จะตอ้ งผา่ นการ Approve จากผมู้ ี
อานาจก่อน จึงจะถูกนาไปทาใบรับ
ระบุกำรกำหนดรำคำในเอกสำรซื้อ และเอกสำร ขำย คาสง่ั ขายได้
หมายถึง เอกสารใบรับคาสงั่ ซ้ือจาก
ลูกคา้ น้ี จะตอ้ งผา่ นการ Approve จากผู้
มีอานาจก่อน จึงจะถูกนาไปทาการขาย
ได้
หมายถึง เอกสารใบขออนุมตั ิจดั ซ้ือน้ี
จะตอ้ งผา่ นการ Approve จากผมู้ ี
อานาจก่อน จึงจะถูกนาไปทาใบสงั่ ซ้ือ
ได้
หมายถึง เอกสารใบสงั่ ซ้ือน้ี จะตอ้ ง
ผา่ นการ Approve จากผมู้ ีอานาจก่อน
จึงจะถูกนาไปทาการซ้ือได้
ใส่ค่า ว่ำง หรือ 1 หรือ 2
เป็นการเลือกวา่ เม่ือทาการบนั ทึก
รายการแลว้ จะใหโ้ ปรแกรมแสดงการ
บนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิไปยงั ระบบบญั ชี
แยกประเภท ใหเ้ ห็นหรือไม่ ? เช่น
กรณี Perpetual เมื่อบนั ทึก Invoice ขาย
โปรแกรมจะคานวณตน้ ทุนขายใหเ้ ห็น
ในตอนน้ี ซ่ึงบางบริษทั ฯ อาจไม่
ตอ้ งการใหเ้ ห็นราคาทุน กใ็ ห้
กาหนดคา่ ใหเ้ ป็น คา่ ว่ำง หรือ กาหนด
เป็น ‘1 ‘ คือ ใหเ้ ห็นไดเ้ ฉพาะพนกั งาน
ท่ีเป็นระดบั ‘TOP’ เท่าน้นั
ถา้ คา่ เป็น "วา่ ง" ใชร้ าคาตามลาดบั ข้นั
การกาหนดราคา
ถา้ ค่าเป็น "1" ใชร้ าคาตามเอกสารอา้ งอิง

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

19

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 3

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำที่ 3
กรณี Revalue ลงบญั ชีทส่ี มุดรำยวนั ใส่เล่มสมุดรายวนั เพ่ือใชใ้ นกรณีท่ีใช้ Multi-Currency และ

ตอ้ งการทาการ Revalue ตอนสิ้นงวดบญั ชี

3. เพมิ่ รำยชื่อฝ่ ำยในองค์กร

1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลือกเมนู “ เพมิ่ / แก้ไข รำยช่ือฝ่ ำย ”
2. กดป่ มุ F3-เพมิ่ เพอื่ เพิ่มรายชื่อฝ่ าย
3. บนั ทึกรายละเอียดของฝ่ าย เช่น รหสั ฝ่ าย , ช่ือฝ่ าย และถา้ เป็นซอฟทแ์ วร์รุ่น PLUS ผใู้ ชง้ าน
สามารถสร้างช้นั ของฝ่ าย ไดอ้ ีกมากมายโดยระบุชนิด ของฝ่ ายใหเ้ ป็น "กลุ่ม" เช่น มีฝ่ ายอยู่ 3 ช้นั ดงั น้ี

ฝ่ าย 01- เป็นช้นั ที่ 1 มีชนิดเป็นกลุ่ม (G)
ฝ่ าย 0101 - เป็นช้นั ที่ 2 อยใู่ ตฝ้ ่ าย 01 มีชนิดเป็นกลุ่ม (G)
ฝ่ าย 010101 และ ฝ่ าย 010102 เป็นช้นั ที่ 3 อยใู่ ตฝ้ ่ าย01มีชนิดเป็นฝ่ ายยอ่ ย (D)

4. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดครบแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มูลท่ีบนั ทึกไว้

ภาพท่ี 13 : หนา้ จอรายละเอียดฝ่าย

4. เพมิ่ รำยช่ือแผนกทส่ี ังกดั ฝ่ ำยต่ำงๆ

1. เขา้ เมนูดว้ ย Workflow เลือกเมนู “ เพม่ิ / แก้ไข รำยชื่อ แผนก“
2. กดป่ มุ F3-เพมิ่ เพื่อเพ่ิมรายช่ือแผนก
3. บนั ทึกรายละเอียดของแผนก
4. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดครบแลว้ ใหก้ ดป่ มุ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ขอ้ มูลท่ีบนั ทึกไว้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

20

รูปภาพ หนา้ จอรายละเอียดแผนก

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

21

บทที่ 3
ระบบบริหำรและควบคุมสินค้ำคงคลงั Inventory Control System

ภำพรวมกำรทำงำนในระบบบริหำรและควบคุมสินค้ำคงคลงั

ธุรกิจซ้ือมาขายไป จะมีการควบคุมปริมาณสินคา้ ในคลงั หรือเรียกวา่ "ยอดสต๊อค" เพ่ือใหม้ ีปริมาณ
สินคา้ ในคลงั สินคา้ ใหเ้ พียงพอและในปริมาณที่พอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดสินคา้ คา้ งในสตอ๊ ค หรือมีนอ้ ยไป
จนไม่พอกบั ความตอ้ งการของลูกคา้ ทาใหไ้ ม่มีสินคา้ ส่งมอบใหก้ บั ลูกคา้ และเกิดรายการสินคา้ คา้ งส่ง การ
บริหารสินคา้ คงคลงั ใหพ้ อดี จึงเป็นสิ่งท่ีจาเป็น เพื่อสร้างความพงึ พอใจในการใหบ้ ริการแก่ลูกคา้ และไม่เป็น
ภาระในการบริหารและจดั เก็บสินคา้ ของกิจการ ในเรื่องตน้ ทุนสินคา้ คงคลงั ที่มากเกินไป เรามาดูภาพการ
เชื่อมโยงระหวา่ งระบบบริหารสินคา้ คงคลงั กบั ระบบงานอ่ืน ดงั ภาพน้ี

จะเห็นว่า เมื่อเราบนั ทึกเอกสารจากระบบซ้ือ ( PO) และระบบขาย (SO) จะมาทาการ update ยอด
สินคา้ คงคลงั ที่ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั ให้อตั โนมตั ิ และถา้ มีการเช่ือมโยงกบั ระบบการผลิต ก็จะมีการ
update ยอดสินคา้ และวตั ถุดิบคงคลงั มาจากระบบผลิตดว้ ย นอกจากน้ี ในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั เอง ก็
สามารถบนั ทึกเอกสารท่ีมีผลต่อยอดคงคลงั เพ่ิมเติมได้ เช่น ใบปรับ ยอด , ใบโอนขา้ มคลงั และใบตรวจนบั
สินคา้ ประจาปี เป็นตน้

การทางานในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั มีข้นั ตอนการทางาน 4 ช้นั ตอน คือ
1. การเตรียมฐานขอ้ มูล เช่น รายช่ือสินคา้ รายช่ือหน่วยนบั รายช่ือกลุ่มสินคา้
2. การบนั ทึกยอดยกมาเร่ิมตน้ ก่อนใชร้ ะบบ เป็นการบนั ทึกยอดยกมาของสินคา้ คงคลงั

หรือเรียกง่ายๆ วา่ "ยอดสตอ๊ คยกมา" เพอ่ื ใหเ้ ร่ิมทาการขายได้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

22

3. การบนั ทึกรายการในระบบบริหารสินคา้ คลงั ไดแ้ ก่เอกสารที่มีผลกบั ปริมาณ สินคา้ คง
คลงั นอกเหนือจากเอกสารซ้ือขาย

4. การพมิ พร์ ายงานต่าง ๆ เพือ่ การตรวจสอบรายการและเพื่อการวเิ คราะห์

1. เตรียมฐำนข้อมูลของระบบบริหำรและควบคุมสินค้ำคงคลงั
เมื่อจะใชง้ านระบบควบคุมสินคา้ คงคลงั ข้นั ตอนแรกคือการเตรียมฐานขอ้ มูลที่ตอ้ งใช้ ในระบบมีดงั น้ี
• บนั ทึกรายชื่อคลงั สินคา้ และวตั ถุดิบ (ใชต้ ามท่ีโปรแกรมจดั เตรียมไดท้ นั ที)
• บนั ทึกรายช่ือกลุ่มสินคา้ และวตั ถุดิบ
• บนั ทึกรายช่ือหน่วยนบั ของสินคา้ และวตั ถุดิบ
• บนั ทึกรายการสินคา้ และวตั ถุดิบ
• บนั ทึกรายชื่อชุดสินคา้ และวตั ถุดิบ (หากไม่มีการขายสินคา้ เป็นชุด สามารถขา้ ม หวั ขอ้ น้ีได)้
• กาหนด Reorder Point, Safety Stock, E.O.Q. ( สามารถขา้ มหวั ขอ้ น้ีได)้
• บนั ทึกมูลค่าสินคา้ คงเหลือแต่ละเดือนให้กบั ตวั แปร $STOCK,$MATERIAL,$WIP (สามารถ
ขา้ มหวั ขอ้ น้ีไปได)้
• สร้างเล่มเอกสารเพิม่ จากที่ระบบจดั เตรียมไวใ้ ห้ (ใชต้ ามท่ีโปรแกรมจดั เตรียมได้ ทนั ที)

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

23

หน้ำจอ กำรเข้ำ Workflow เพื่อ Set up Master Files ของระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั

รูปภาพ ข้นั ตอนการเตรียมฐานขอ้ มูล (Master File ) ของระบบบริหารสินคา้ คงคลงั
หวั ขอ้ ท่ีมีสญั ลกั ษณ์ * คือ หวั ขอ้ ท่ีตอ้ งเขา้ ไปบนั ทึกรายการก่อนเริ่มทารายการคา้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

24

1.1 เพมิ่ รำยชื่อคลงั สินค้ำและคลงั วตั ถุดบิ

1. เขา้ ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั คลิกป่ ุม “WorkFlow” คลิก “Set up Master Files” เขา้ เมนู
“ เพม่ิ /แก้ไข คลงั สินค้ำ / วตั ถุดบิ ”
2. ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3-เพมิ่
3. บนั ทึกรายละเอียดของคลงั สินคา้ หรือคลงั วตั ถุดิบ ตามลาดบั ในหนา้ จอ ดงั น้ี
4. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

อธิบำยกำรบันทกึ รำยกำร หนา้ จอ บนั ทึกรายละเอียดคลงั สินคา้
รหัส
ชื่อคลงั ไทย รหสั ของคลงั สินคา้
ชื่อคลงั (ภำษำ 2) ชื่อคลงั สินคา้ เป็นภาษาไทย
ประเภทคลงั ชื่อคลงั สินคา้ เป็นภาษาท่ี 2
ถา้ ใส่ค่า ว่ำง หมายถึง คลงั ท่ีใช้รับเขา้ หรือซ้ือ
ขาย ใชก้ บั ธุรกิจซ้ือมาขายไป
ถา้ ใส่ค่า W หมายถึงเป็ นคลงั ระหว่างทาใชก้ บั
ธุรกิจท่ีทาการผลิต
ถา้ ใส่ค่า O หมายถึง คลังเบิกไปใช้ เช่น การ
คุมสตอ๊ ควสั ดุสิ้นเปลืองใชไ้ ป หรือธุรกิจผลิต

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

25

1.2 เพมิ่ รำยชื่อกลุ่มสินค้ำและกลุ่มวตั ถุดบิ

1. เขา้ ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั คลิกป่ ุม “WorkFlow” คลิก “Set up Master Files” เขา้ เมนู “เพมิ่ /
แก้ไขกล่มุ สินค้ำ / วตั ถุดิบ ”

2. ใหท้ าการเพ่มิ รายการโดยกดป่ ุม F3-เพม่ิ
3. ใส่รายละเอียดตามลาดบั ในหนา้ จอ ดงั น้ี

4. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

อธิบำยกำรบนั ทกึ รำยกำร

รหสั ใส่รหสั ของกลุ่มสินคา้

ช่ือไทย ใส่ชื่อกลุ่มสินคา้ เป็นภาษาไทย

ช่ือ (ภาษา 2) ชื่อกลุ่มสินคา้ เป็นภาษาที่ 2

บญั ชีซ้ือสด* ถ้ามีการซ้ื อสิ นค้ากลุ่มน้ี เป็ นเงินสด และ

ตอ้ งการให้ลงบญั ชีเป็ นแบบอ่ืนนอกเหนือจาก

บญั ชีซ้ือสดใหร้ ะบุรหสั บญั ชีท่ีตอ้ งการ

บญั ชีซ้ือเชื่อ* มีการซ้ือสินคา้ กลุ่มน้ีเป็ นเงินเชื่อ และตอ้ งการ

ให้ลงบญั ชีเป็ นแบบอื่นนอกเหนือจากบญั ชีซ้ือ

เชื่อใหร้ ะบุรหสั บญั ชีที่ตอ้ งการ

บญั ชีขายสด* ถ้ามีการขายสิ นค้ากลุ่มน้ีเป็ นเงินสด และ

ตอ้ งการใหล้ งบญั ชี เป็นแบบอ่ืน นอกเหนือจาก

บญั ชีขายสด ใหร้ ะบุรหสั บญั ชีที่ ตอ้ งการ

บญั ชีขายเช่ือ* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มน้ีเป็ นเงินเชื่อ และ

ตอ้ งการให้ลงบญั ชีเป็ นแบบอื่น นอกเหนือจาก

บญั ชีขายเชื่อ ใหร้ ะบุรหสั บญั ชีที่ตอ้ งการ

รายการที่มีสัญลกั ษณ์ * ในเบ้ืองตน้ อาจใช้ตามท่ีโปรแกรมเตรียมให้ แต่ควรให้ผูว้ างระบบบญั ชี เป็ นผู้
กาหนด

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

26

1.3 เพม่ิ รำยละเอยี ดหน่วยนับของสินค้ำและวตั ถุดบิ

ส่วนใหญ่แลว้ ในการซ้ือขายสินคา้ ย่อมมีหน่วยนบั ในการซ้ือขายหลายแบบ เช่น ผลไมก้ ระป๋ องมี
หน่วยนบั ท่ีเลก็ สุด คือกระป๋ อง แต่ตอนสงั่ ซ้ือจาก SUPPLIER อาจจะซ้ือเป็นกล่อง และในตอนขายกอ็ าจขาย
ในหน่วย "โหล" จะเห็นว่ามีหน่วยนบั ที่แตกต่างกนั ถึง 3 หน่วย FORMULA รองรับการซ้ือ - ขายไดห้ ลาย
หน่วย โดยจะขายเป็ นหน่วยนับใหญ่ หรือย่อยก็ได้ แต่ถา้ ให้สะดวก ควรกาหนดหน่วยท่ีเล็กที่สุดให้เป็ น
หน่วยมาตรฐาน ซ่ึงมกั ใชอ้ อกในรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานสินคา้ คงเหลือส่งสรรพากร เป็นตน้

1. เขา้ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั คลิกป่ ุม “WorkFlow” คลิก icon “Set up Master Files” เขา้ เมนู
“เพมิ่ และแก้ไขรำยกำรหน่วยนับ”

2. ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3-เพมิ่
3. บนั ทึกรายละเอียดของหน่วยนบั ตามลาดบั ในหนา้ จอ ดงั น้ี

4. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

อธิบำยกำรบันทกึ รำยกำร

รหัส ใส่รหสั ของหน่วยนบั

ชื่อหน่วยนับไทย ใส่ช่ือหน่วยนบั เป็นภาษาไทย

ช่ือหน่วยนับภำษำ 2 ใส่ช่ือหน่วยนบั เป็นภาษาที่ 2

1.4 เพมิ่ รำยละเอยี ดสินค้ำและวตั ถุดบิ

1. เขา้ ระบบ “บริหำรสินค้ำคงคลงั ” คลิกป่ ุม “WorkFlow” คลิก “Set up Master Files”
เขา้ เมนู “เพมิ่ /แก้ไขรำยกำรสินค้ำ”

2. ใหท้ าการเพ่ิมรายการโดยกดป่ ุม F3-เพม่ิ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

27

3. ใส่รายละเอียดของสินคา้ ดงั รูป

ภาพท่ี 5 : หนา้ จอบนั ทึกสินคา้ หนา้ ท่ี 1

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำท่ี 1 รหัสของสินคา้ สามารถบนั ทึกได้ 20 ตวั อกั ษร
ท้งั ตวั เลข และตวั อกั ษรไทยองั กฤษ
รหัส ช่ือสินคา้ ที่เป็นภาษาไทย
ช่ือภำษำไทย ช่ือย่อของสิ นค้าที่เป็ นภาษาไทย ซ่ึ งจะมี
ชื่อย่อภำษำไทย ประโยชน์ในการแสดงรายงาน เมื่อตอ้ งการให้
แสดงเฉพาะชื่อยอ่
ชนิดสินค้ำ ชนิดของสินคา้ เมื่อใช้ Hot Seek โปรแกรมจะ
รำคำทุนมำตรฐำน แสดงชนิดสินคา้ ข้ึนมา
ราคาทุนมาตรฐานหรือราคาซ้ือของสินคา้ ราคา
รหัสกล่มุ สินค้ำ น้ีจะปรากฏข้ึนมา เม่ือมีการซ้ือสินคา้ รายการน้ี
หากสินคา้ น้ีไม่มีราคาซ้ือที่เป็นราคามาตรฐานก็
ไม่ตอ้ งใส่คา่
ใส่รหัสกลุ่มของสินคา้ เมื่อใช้ Hot Seek จะพบ
หนา้ จอฐานขอ้ มูลของกลุ่มสินคา้ ข้ึนมา หากยงั
ไม่มีการบนั ทึกรหัสกลุ่มสินคา้ ก็สามารถทา
การเพมิ่ ไดใ้ นหนา้ จอน้ีทนั ทีเช่นกนั

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

ช่ือกลุ่มสินค้ำ 28
รำคำเป็ นแบบภำษีแยกนอกหรือรวมใน
กำรนับยอดสต็อค คือ ชื่อกลุ่มของสินค้า เม่ือกาหนดรหัสกลุ่ม
สินคา้ แลว้ ชื่อสินคา้ กจ็ ะปรากฏข้ึนดว้ ย
เป็ นสินค้ำเพ่ือออกรำยงำนสินค้ำคงเหลือด้วยหรือไม่ ใส่ค่า "Y" ถา้ เป็ นราคาแบบคิดภาษีมูลค่าเพ่ิม
เมื่อบันทึกรำยกำรซื้อสินค้ำ ต้องกำรให้แสดงรำคำใด แยกต่างหาก ใส่ค่า "N" ถ้าเป็ นราคาที่รวม
ภาษีมูลค่าเพ่ิมไปแลว้
ระบุวิธีการนับยอดสต๊อค มีให้เลือกท้งั สิ้น 4
แบบ คือ ใส่ค่า 1 หมายถึง สินคา้ รายการน้ี ให้
เริ่มนบั ยอดสตอ๊ ค และไม่ใหม้ ียอดสต๊อคติดลบ
ถา้ ไม่มีสินคา้ กจ็ ะทาการขายไม่ได้
ใส่ค่า 2 หมายถึง สินค้ารายการน้ีเร่ิมให้นับ
ยอดสตอ็ ค แต่ยอมใหส้ ตอ๊ คติดลบได้
ใส่คา่ 3 หมายถึงสินคา้ รายการน้ีแมจ้ ะทาการซ้ือ
เขา้ หรือขายออกก็ตามจะไม่มีผลต่อยอดสตอ็ ค
ใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้วิธีการนับยอดสต๊อค
เหมือนที่เคยกาหนดไวท้ ่ีฐานขอ้ มูลบริษทั

หมายถึง ตอ้ งการใหส้ ินคา้ ชนิดน้นั ออกรายงาน
สินคา้ คงเหลือถา้ ใช่ให้ ใส่ค่า"Y" เช่น สินคา้ ที่
ส่งสรรพากร แต่ถ้าเป็ นวสั ดุสิ้นเปลืองใช้ไป
ไม่ไดส้ ่งรายงานใหก้ บั สรรพากร กใ็ ส่ค่า "N"
ใส่ค่า "1" ใชร้ าคาทุนมาตรฐาน
ใส่ค่า "2" ใช้ราคาล่าสุดของผูจ้ าหน่ายแต่ละ
ราย
ใส่คา่ "3" ใชร้ าคาตน้ ทุนมาตรฐาน NON BOI ,
ใส่ค่า "4" ใชร้ าคาซ้ือล่าสุดว่างไว้ คือ ไม่เลือก
แบบใดเลย

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

29

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำท่ี 2 หน้ำจอบนั ทกึ สินค้ำ หน้ำที 2
หน่วยนับมำตรฐำน
ใส่หน่วยนับมาตรฐาน ซ่ึงควรเป็ นหน่วยท่ีเล็ก
หน่วยซื้อส่วนใหญ่ ท่ีสุด
หน่วยขำยส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนบั ของสินคา้ ท่ีซ้ือเขา้ เป็นส่วนใหญ่
บัญชีซื้อสด* ใส่หน่วยนบั ของสินคา้ ที่ใชข้ ายเป็นส่วนใหญ่
ถา้ มีการซ้ือสินคา้ น้ีเป็ นเงินสด และตอ้ งการให้
บญั ชีซื้อเช่ือ* ลงบญั ชีช่ืออื่น ท่ีไม่ใช่บญั ชีซ้ือสด
ถา้ มีการซ้ือสินคา้ น้ีเป็ นเงินเชื่อ และตอ้ งการให้
บัญชีขำยสด* ลงบญั ชีชื่ออ่ืน ที่ไม่ใช่บญั ชีซ้ือเชื่อ
ถา้ มีการขายสินคา้ น้ีเป็นเงินสด และตอ้ งการให้
บญั ชีขำยเชื่อ* ลงบญั ชีชื่ออื่นท่ี ไม่ใช่บญั ชีขายสด
ถา้ มีการขายสินคา้ น้ีเป็นเงินเชื่อและตอ้ งการให้
ลงบญั ชีชื่ออ่ืนที่ ไม่ใช่บญั ชีขายเช่ือ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำที่ 3 30
รำคำขำยมำตรฐำน
ใส่ราคาขายมาตรฐานซ่ึงสามารถกาหนดได้ 5
รำคำต่ำสุด ราคาสาหรับหน่วยขายที่ต่างกนั เช่น บรรทดั
แรกสุด เป็ นราคาขาย ต่อหน่วยนับมาตรฐาน
ส่วนช่องถดั มาเป็นราคาขายต่อหน่วยนบั อ่ืน
ใส่ราคาขายต่าสุดตามหน่วยนบั มาตรฐาน ห้าม
ขายต่ากวา่ ราคาท่ีกาหนด

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำท่ี 4 และ 5 หน้ำจอบันทกึ สินค้ำ หน้ำท่ี 4
รำคำขำย A
ใส่ราคาขาย สาหรับเกรด A สาหรับหน่วยนับ
รำคำขำย B . C . D แบบต่ำง ๆ คือ บรรทดั แรกสุด เป็ นราคาขาย
เกรด A เมื่อขายท่ีหน่วยนบั มาตรฐาน 4 ช่องถดั
มา เป็ นราคาขายเกรด A เม่ือขายที่หน่วยนับ
แบบอื่น ๆ
มีหลกั การเดียวกบั ราคาขาย A

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

31

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำที่ 6 หน้ำจอบันทกึ สินค้ำ หน้ำท่ี 6
หมำยเหตุ 1-10
ใส่หมายเหตุประจาสินคา้ แต่ละรายการที่ซ้า ๆ
และตอ้ งการ ให้โปรแกรมดึงไปอตั โนมตั ิเมื่อ
ทาการบนั ทึกเอกสารขาย เพื่อลดเวลาในการคีย์
หมายเหตุขณะออกเอกสารขายทุกคร้ัง เช่นเมื่อ
ทาการขายสินคา้ เคร่ืองคอมพิวเตอร์เราจะคีย์
หมายเหตุประจาสินคา้ แต่ละรายการวา่ "สัญญำ
บริกำรเลขท่ี XXXX " เรากจ็ ะใส่หมายเหตุน้ีไว้
ที่ฐานขอ้ มูลสินคา้ เคร่ืองคอมพิวเตอร์ไวก้ ่อน

อธิบำยกำรบันทกึ หน้ำท่ี 7
ใส่รูปของสินคา้ ไว้ โดยตอ้ งมีไฟลภ์ าพของสินคา้ เตรียมไวก้ ่อน นามสกุล .BMP, JPEG เป็นตน้ มกั

ใชก้ บั สินคา้ ที่มีลกั ษณะเฉพาะมูลคา่ สูง อธิบายยากจาเป็นตอ้ งมีภาพประกอบ การมีไฟลร์ ูปภาพดว้ ย แต่จะทา
ให้ใช้เน้ือที่ท่ีใชเ้ ก็บขอ้ มูลเพิ่มข้ึน หากตอ้ งการเก็บรูปภาพ ให้คลิกที่เครื่องหมายกากบาท คาส่ัง "Load"
หากตอ้ งการยกเลิกรูปภาพน้นั ออก ใหค้ ลิกที่เคร่ืองหมายกากบาท คาสงั่ "Clear"

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

32

1.5 เพมิ่ รำยกำรชุดสินค้ำ
สาหรับธุรกิจใดท่ีมีการขายสินคา้ พร้อม ๆ กนั หลายๆ รายการ ควรจดั ทาเป็นชุดสินคา้ ไว้

เม่ือทาการขายก็ใชว้ ิธีดึงรายการชุดสินคา้ มาช่วยให้ลดเวลาในการบนั ทึกรายการสินคา้ ลงไปได้ มีข้นั ตอน
การบนั ทึกดงั น้ี

1. เขา้ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั > WorkFlow > Set up Master Files
เขา้ ทางานท่ีเมนู เพม่ิ /แก้ไขรำยกำรชุดสินค้ำ

2. ใหท้ าการเพ่มิ รายการโดยกดป่ ุม F3-เพมิ่
3. ใส่รายละเอียดของชุดสินคา้ ดงั รูป

4. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ รหสั ของชุดสินคา้
อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนหัวของเอกสำร ช่ือชุดสินคา้ เป็นภาษาไทย
รหัสชุดสินค้ำ ช่ือชุดสินคา้ เป็นภาษาที่ 2
ช่ือชุดสินค้ำ (ไทย) ใส่รหัส หรือ ช่ือ หน่วยนับ ของชุด
ชื่อชุดสินค้ำ (องั กฤษ) สินคา้
หน่วยนับ ถ้าใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้ค่าที่เคย
กาหนดไวท้ ี่ฐานขอ้ มูลบริษทั
พมิ พ์รำยกำรย่อย ถ้าใส่ ค่า 1 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์
เอกสารขาย ให้พิมพ์รายการย่อย
ออกมาดว้ ย
ถ้าใส่ ค่า 2 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์
เอกสารขาย ไม่ตอ้ งพิมพร์ ายการยอ่ ย

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

หมำยเหตุ 33
หมำยเหตุ (องั กฤษ)
ใส่หมายเหตุของชุดสินคา้
ใส่หมายเหตุของชุดสินค้า ท่ีใช้เป็ น
ภาษาองั กฤษ

อธิบำยกำรบนั ทกึ ส่วนรำยกำรย่อย

PF ใส่ค่า P ถา้ เป็ นสินคา้ ย่อย ใส่ค่า F ถา้

เป็ นชุดสินคา้ ซ่ึงอาจต้งั ชุดสินคา้ ซอ้ น

ชุดสินคา้ ได้

ชนิดสินค้ำ ใส่ชนิดสินคา้ เช่น รหัส 1 คือ สินคา้

สาเร็จรูป , รหสั 2 คือ วตั ถุดิบ

รหัสสินค้ำ ใส่รหสั สินคา้ ที่อยใู่ นชุดสินคา้ ( ดึงจาก

ฐานขอ้ มูลสินคา้ )

ชื่อสินค้ำ ใส่ชื่อสินคา้ ท่ีอยใู่ นชุดสินคา้

ช่ือหน่วยนับ ใส่ช่ือหน่วยนบั ของสินคา้

รหัสหน่วยนับ ใส่รหสั หน่วยนบั ของสินคา้

จำนวนสินค้ำ ใส่จานวนสินคา้ ท่ีประกอบใน 1 ชุด

สินคา้

1.6 กำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้ำและวตั ถุดิบ ( Reorder Point, Safety Stock ,E.O.Q )

1. เขา้ ไปท่ี ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั > ฐำนข้อมูล > กำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้ำและวตั ถุดิบ

2.เลือก "สำขำ" ที่จะเขา้ ทางาน โดยกดป่ ุม ENTER

3.เลือก"คลงั สินคา้ " ท่ีจะกาหนด Reorder Point

4.จะเห็นรายการสินคา้ ที่มีอยใู่ นฐานขอ้ มูลสินคา้ ตอ้ งการบนั ทึกค่าของสินคา้ รายการใด ให้กดป่ ุม

F2-แก้ไข

5. แกไ้ ขเสร็จแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

34

หน้ำจอบันทกึ REORDER POINT, SAFETY STOCK, E.O.Q

อธิบำยกำรบนั ทกึ ข้อมูล

รหัสสินค้ำ โปรแกรมจะแสดง รหสั สินคา้ ที่เลือกเขา้ มา

ชื่อสินค้ำ โปรแกรมจะแสดง ชื่อสินคา้ ที่เลือกเขา้ มา

หน่วยนับมำตรฐำน โปรแกรมจะแสดง ช่ือหน่วยนบั มาตรฐานของ

สินคา้ น้นั

รำคำทุนมำตรฐำน ระบุราคาทุนมาตรฐาน

มูลค่ำของคลงั : 0001 (คลงั หลกั ) เป็นการกาหนดคา่ ในระดบั คลงั สินคา้

MINIMUM STOCK ระบุคา่ MINIMUM STOCK

MAXIMUM STOCK ระบุคา่ MAXIMUM STOCK

SAFETY STOCK ระบุค่า SAFETY STOCK

REORDER POINT ระบุค่า REORDER POINT

มูลค่ำของสำขำ : 0001 (สำนักงำนใหญ่) เป็นการกาหนดค่าในระดบั สาขา

SAFETY STOCK ระบุคา่ SAFETY STOCK

REORDER POINT ระบุคา่ REORDER POINT

E.O.Q. ระบุค่าปริมาณสั่งซ้ือท่ีคุม้ ทุน (Economy Order

Quantity)

1.7 บนั ทกึ มูลค่ำของตวั แปร $STOCK, $MATERIAL $WIP
1.เข้าไปที่ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลัง > ฐำนข้อมูล > บันทึกมูลค่ำของตัวแปร $STOCK,
$MATERIAL $WIP ของแต่ละเดือน
2.เลือก "สำขำ" ที่จะเขา้ ทางาน โดยกดป่ ุม ENTER

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

35

3.จะมีใหใ้ ส่ มูลค่าสินคา้ คงคลงั (ตวั แปร $STOCK), มูลค่าวตั ถุดิบคงคลงั (ตวั แปร $MATERIAL)
และมูลคา่ งานระหวา่ งทา ($WIP) ของยอดตน้ เดือนท้งั 12 เดือน
4. แกไ้ ขเสร็จแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

กำรบันทกึ มูลค่ำสินค้ำคงเหลือ วตั ถุดิบคงเหลือ และสินค้ำระหว่ำงทำคงเหลือ

กำรกำหนดค่ำ SAFETY STOCK,REORDER POINT, E.O.Q.
ค่าต่าง ๆ ขา้ งตน้ จะแตกต่างกนั ไปในแต่ละธุรกิจ และชนิดของสินคา้ จึงตอ้ งมากาหนดแยกตาม

สินคา้ แต่ละรายการและเม่ือกิจการมีการซ้ือ-ขายมากข้ึน คา่ เหล่าน้ี อาจเปลี่ยนแปลงไดอ้ ีก โดยการสงั เกตจาก
รายงานการเคลื่อนไหวของสินคา้ วา่ สินคา้ รายการใดมีการหมุนเวียนเขา้ ออกบ่อยแค่ไหน หรือ สินคา้ ใดทา
ใหเ้ กิดตน้ ทุน ในการส่ังซ้ือมาก หรือสินคา้ ใดที่ใชเ้ วลาในการสง่ั ซ้ือนาน หากมีปริมาณคงคลงั ไวไ้ ม่เพียงพอ
อาจทาใหเ้ กิดการ ขาดสตอ๊ คได้ ซ่ึงมีผลต่อการใหบ้ ริการกบั ลูกคา้

ดงั น้นั การพจิ ารณาวา่ คา่ ใดที่เหมาะสม จึงตอ้ งอาศยั องคป์ ระกอบหลายอยา่ ง
ประกอบกนั ผใู้ ชเ้ ริ่มตน้ สามารถประมาณการคร่าวๆ ไปก่อนได้ เม่ือมีขอ้ มูลท่ี update
สามารถมาแกไ้ ขในภายหลงั ได้ คา่ เหล่าน้ีจะใชป้ ระกอบในรายงานเกี่ยวกบั Reorder point

ค่ำ $STOCK, $MATERIAL $WIP ใช้ทำอะไร
ค่า $STOCK, $MATERIAL $WIP เป็ นค่าที่จะใช้ในการออกแบบงบการเงินในระบบบญั ชีแยก

ประเภทที่ตอ้ งการเรียกดูงบการเงิน อาจเนื่องจากยงั ไม่ไดต้ รวจนบั สินคา้ แต่กจ็ าเป็นตอ้ งทราบยอดประมาณ
การของมูลค่า สินคา้ สาเร็จรูป ($STOCK) และสาหรับธุรกิจผลิต ก็ตอ้ งทราบยอดมูลค่าวตั ถุดิบคงเหลือ
($MATERIAL) และมูลค่าสินค้าระหว่างทาหรื อ WORK IN PROCESS ($WIP) จึงใช้ยอดจากระบบ
คอมพิวเตอร์บนั ทึกเขา้ ไปก่อน

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

36

ฝ่ ายคลงั สินคา้ เป็นผใู้ หข้ อ้ มูลแก่ฝ่ ายบญั ชี โดยเรียกดูรายงานมูลคา่ สินคา้ คงเหลือของ 3 รายการ และ
บนั ทึกค่าเหล่าน้ีไวท้ ี่เมนูน้ี เพ่ือให้ฝ่ ายบญั ชีสามารถเรียกดูมูลค่าสินคา้ คงเหลือจากระบบคอมพิวเตอร์ได้
จนกว่าจะมีการตรวจนบั สินคา้ จริงในคลงั สินคา้ เพ่ือยนั ยอดกนั ในภายหลงั แลว้ ฝ่ ายบญั ชีจึงทาการบนั ทึก
รายวนั ทาใหฝ้ ่ ายคลงั สินคา้ และฝ่ ายบญั ชีสามารถทางานต่อเน่ืองไปได้ ไม่ตอ้ งรอซ่ึงกนั และกนั ท้งั น้ี ค่าท่ีได้
จากระบบน้ี จะตอ้ งใชว้ ธิ ีนบั ยอดสตอ๊ คแบบ "ใหน้ บั ยอดสตอ๊ คและไม่ใหย้ อดติดลบ"

1.8 สร้ำงเล่มเอกสำรท่ีใช้ในระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั
โปรแกรมไดจ้ ดั เตรียมเล่มเอกสารที่ตอ้ งใชใ้ นระบบบริหารสินคา้ คงคลงั ไวแ้ ลว้ อยา่ งละ 1 เล่ม เช่น

เล่มใบปรับยอดสินคา้ 1 เล่ม, ใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินคา้ 1 เล่ม แต่ถา้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการเพิ่มเติมเล่ม
เอกสาร กส็ ามารถทาการเพ่ิมไดอ้ ีก ซ่ึงไดจ้ ดั แบ่งตามประเภทของเอกสาร มีวธิ ีการดงั น้ี

1. เขา้ ไปที่ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั > Workflow > Set up Masterfiles เขา้ เมนู ‘A-กำหนดเล่ม
เอกสำรและกำรเช่ือมโยง’

2. เลือกสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน
3. เลือกประเภทเอกสารท่ีตอ้ งการ
4. เลือกเล่มเอกสาร ที่อยใู่ นประเภทเอกสารท่ีเลือก เช่น เล่มท่ี 001 ชื่อ "ใบปรับยอด"

หน้ำจอให้เลือกประเภทเอกสำรก่อนเพม่ิ เล่มเอกสำร

ประเภทเอกสำรในระบบควบคุมสินค้ำคงคลงั
AJ ใบปรับยอด ใชบ้ นั ทึกปรับยอดสินคา้
CS ใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินคา้ ใชบ้ นั ทึกปริมาณสินคา้ ที่ตรวจนบั ได้
TR ใบโอนสินคา้ ใชโ้ อนสินคา้ ระหวา่ งคลงั

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

37

หน้ำจอบันทกึ เล่มเอกสำรประเภทใบปรับยอดสินค้ำ หน้ำที่ 1

อธิบำยกำรบันทกึ โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารที่เลือก
รหัสประเภทเอกสำร เขา้ มา
รหัสเล่มเอกสำร เลขที่ของเล่มเอกสารท่ีตอ้ งการเพิ่ม เป็ นตวั เลข
ช่ือ (ไทย) หรือตวั อกั ษรกไ็ ด้
ชื่อ (ภำษำ 2) ชื่อเล่มเอกสาร
รูปแบบกำร Running ช่ือเล่มเอกสารในภาษา 2 เช่น ภาษาองั กฤษ
ว่าง = Running แบบเดิม จานวนหลักเลขที่
เลขทเ่ี ร่ิมต้น Running จะมีค่าเท่ากับ ค่า 1, 2 Running โดย
ลงบญั ชีที่สมุดรำยวนั * ข้ึนต้นด้วย พ.ศ. หรื อ ค.ศ. ตามด้วยเดือน
จานวนหลกั เลขที่ Running จะมีคา่ ระหวา่ ง 4 ถึง
รำยละเอยี ดทใ่ี ห้แสดงในVC* 7
เลขที่เร่ิมตน้ ของเอกสารในเล่มน้ี ถา้ ว่างไวจ้ ะ
เร่ิมตน้ ดว้ ยเลขท่ี 1
กรณีบันทึกบัญชีแบบ perpetual ต้องการให้
โปรแกรมสร้างรายการ รายวนั ไวท้ ่ีสมุดรายวนั
เล่มใด หากไม่ทราบให้ใช้ตามท่ีโปรแกรม
จดั เตรียมไวใ้ หไ้ ปก่อน
เม่ือมีการบนั ทึกบญั ชีจะใหร้ ายละเอียดใน

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

สภำวกำรณ์ลงบญั ชีทีใ่ ช้* 38
อกั ษรนำเลขทเี่ อกสำร*
ราย ก ารราย วัน ( Voucher) มี ข้อคว าม ใ ด
บนั ทกึ เอกสำรแบบ อตั โนมตั ิ
กรณีท่ีตอ้ งการบนั ทึกบญั ชีเฉพาะแบบ
อกั ษรท่ีใชน้ าเลขท่ีอา้ งอิงของเอกสาร หากไม่
ตอ้ งการใช้รหัสประเภทของเอกสารนาหน้าก็
ใหแ้ กไ้ ขเองได้
หากตอ้ งการแยกเล่มใบปรับยอดเป็น 2 กรณีคือ
เล่มท่ีใชใ้ นการบนั ทึกปรับยอดเพิ่มเพียงอย่าง
เดียวเพ่ือป้องกนั การบนั ทึกผิดพลาด ก็ให้ระบุ
ค่าเป็ น "1" แต่ถา้ ให้ปรับยอดลดไดอ้ ย่างเดียว
ให้ใส่ค่าเป็ น "2" หัวขอ้ ที่มีสัญลกั ษณ์ * ควร
ปรึกษาผูว้ างระบบบญั ชีก่อนจะเปลี่ยนแปลง
หรือใชต้ ามที่โปรแกรมจดั เตรียมใหไ้ ปก่อน

หน้ำท่ี 2 จะเป็นขอ้ มูลที่ใชใ้ นโปรแกรมการผลิต DAccount ใหข้ า้ มไปได้

หน้ำจอบันทึกรำยละเอยี ดเล่มใบปรับยอดสินค้ำ หน้ำท่ี 3

อธิบำยกำรบนั ทกึ หน้ำท่ี 3

รหัสแบบฟอร์มพมิ พ์ เลือกแบบฟอร์มพิมพท์ ี่ออกแบบไวท้ ี่เมนู "ออก

แบบฟอร์มพมิ พเ์ อกสาร" ไวแ้ ลว้

ลำดบั ที่ 1- 5 (ดูรายละเอียดการออกแบบฟอร์มพิมพเ์ อกสาร

ที่หัวขอ้ "การออกแบบฟอร์มเอกสาร") ท้งั น้ี

ผูใ้ ช้งานสามารถเลือกแบบฟอร์มพิมพ์ไวไ้ ด้

หลายแบบฟอร์ม โดยระบุให้แบบฟอร์มที่ใช้

บ่อยท่ีสุดอยเู่ ป็นลาดบั ที่ 1

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

39

2. บันทกึ ยอดสินค้ำคงเหลือยกมำต้นงวดเม่ือเร่ิมใช้โปรแกรมคร้ังแรก

เม่ือจดั เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบแลว้ หวั ขอ้ น้ี จะเป็นการบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของสินคา้ คงคลงั
ซ่ึงจะทาเพียงคร้ังแรกท่ีเร่ิมใชง้ านโปรแกรมเท่าน้นั สาหรับเดือนต่อ ๆ ไปหรืองวดบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะ
ทาการยกยอดใหเ้ องอตั โนมตั ิ การบนั ทึกยอดสินคา้ คงเหลือยกมาตน้ งวดมีข้นั ตอนดงั น้ี

1.เขา้ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั -> WorkFlow -> Set Balance data

เขา้ Workflow ของระบบบริหารสินคา้ คงคลงั เพอื่ บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด
2. เลือกเขา้ ทางานที่สำขำ “สำนักงำนใหญ่”
3. เลือก "เล่มเอกสำรใบปรับยอด" ที่เคยสร้างไวท้ ี่ทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไวใ้ ห้
แลว้ 1 เล่ม ท่านสามารถใชร้ ่วมกบั รายการปรับยอดทว่ั ไปได)้
4. จะเขา้ มาท่ีรายการใบปรับยอด ใหท้ าการเพ่มิ รายการโดยกดป่ ุม F3-เพม่ิ
5. บนั ทึกรายละเอียดของใบปรับยอดซ่ึงจะอธิบายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี

6. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

40

หนา้ จอ การบนั ทึกใบปรับยอด

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนหัวของเอกสำร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เล่ม เล่มท่ีของใบปรับยอดที่เลือกเขา้ มาทางาน

เลขท่ี เลขที่ของใบปรับยอด ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ

Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ท่ี วนั ท่ีของใบปรับยอด ให้ใส่ยอดยกมาถอยไป 1

วนั ก่อนวนั เริ่มใชร้ ะบบเช่น วนั เร่ิมใชร้ ะบบ คือ

01/01/2558 วนั ท่ียอดยกมาที่ใบปรับยอดจะใส่

เป็น 31/12/2557

แผนก เป็นรายการปรับยอดของแผนกใด

หมำยเหตุ ใส่หมายเหตุหรือ รายละเอียดของการปรับยอด

คร้ังน้ี ในที่น้ีเป็ นการบนั ทึกยอดยกมาเพื่อ เริ่ม

ใช้ระบบคร้ังแรก ให้ใส่ว่า "บันทึกยอดยกมำ

เร่ิมใช้ระบบ"

รูปแบบกำร Post ระบุรูปแบบการ POST ของใบปรับยอดใบน้ี

โปรแกรมจะดึงค่าจากท่ีเคยกาหนดไวท้ ่ีฐาน

ขอ้ มูลสาขามาใหอ้ ตั โนมตั ิ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนรำยกำรย่อย 41
PF
ชนิดสินค้ำ ใส่ค่า P ถา้ เป็ นสินคา้ ย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็ นชุด
รหัสสินค้ำ สินคา้
ชื่อสินค้ำ ใส่ชนิดสินคา้ เช่น รหัส 1 คือ สินคา้ สาเร็จรูป,
หมำยเหตุ รหสั 2 คือ วตั ถุดิบ
คลงั ใส่รหสั สินคา้ ที่จะยกยอดมา
ใส่ช่ือสินคา้ ท่ีจะยกยอดมา
ล๊อต ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินคา้
(ถา้ มี)
ระบุคลงั สินคา้ ท่ีทาการปรับยอดสินคา้ รายการ
น้นั ใบปรับยอด 1 ใบ สามารถบนั ทึกสินคา้ เขา้
คลงั สินคา้ ต่างกนั ได้

ระบุเลขล๊อตของสินคา้ ที่ทาการปรับยอด โดย
กดป่ ุม "END" เพ่ือเขา้ ไปใส่รายละเอียด สินคา้
เดียวกนั อาจมีการซ้ือเขา้ หลายลอ๊ ต หากตอ้ งการ
คุมสตอ๊ คแยกลอ็ ตกใ็ หท้ าการบนั ทึกแยกลอ็ ต

จำนวนเพมิ่ รายละเอียดลอ็ ตสินคา้ และปริมาณสินคา้ คงคลงั
ใส่จานวนสินคา้ ที่จะปรับเพ่ิม ในที่น้ีเป็นการยก
จำนวนลด ยอดมา จึงใส่แต่จานวนเพ่มิ
ช่ือหน่วยนับ ใส่จานวนสินคา้ ท่ีจะปรับลด
โปรแกรมจะแสดงช่ือหน่วยนบั มาตรฐานของ
รำคำทุน สินคา้ รายการน้ี
ใส่ราคาทุนของสินคา้ ใช้ในรายงานท่ีแสดง
ตน้ ทุนของสินคา้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

42

การบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดท่ีอธิบายไปแลว้ เป็ นการทางานเฉพาะคร้ังแรกท่ีเริ่มใช้โปรแกรม
เท่าน้นั สาหรับในงวดถดั ไป ไม่ตอ้ งมาบนั ทึกเองอีกแลว้ เพราะโปรแกรมจะทาการยกยอดตน้ งวดสินคา้
คงเหลือไปงวดถดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ

3. บนั ทกึ รำยกำรในระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั

การบนั ทึกรายการ" หรือ "Transaction" ในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั จะมีไม่มากนกั เนื่องจากการ
เปล่ียนแปลงของปริมาณสินคา้ คงคลงั เกิดจากระบบอื่นเชื่อมโยงขอ้ มูลเขา้ มา เช่น ปริมาณสินคา้ คงคลงั
เพิ่มข้ึนจากการซ้ือสินคา้ เขา้ และปริมาณสินคา้ คงคลงั ลดลงจากการขายสินคา้ ใหล้ ูกคา้ นอกเหนือจากน้นั จะ
เป็นการเปล่ียนแปลงที่ไม่เกิดบ่อยคร้ัง เช่นการตรวจนบั สินคา้ ประจาปี ,การปรับยอดสินคา้ อาจเกิดเนื่องจาก
สินคา้ แตกหกั ชารุด เสียหาย ทาให้ยอดสินคา้ จริงในคลงั สินคา้ ไม่ตรงกบั ในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทาการ
โอนยา้ ยสินคา้ ระหวา่ งคลงั หลกั ไปยงั คลงั สารอง เป็นตน้
เอกสารที่จะบนั ทึก มี 3 หวั ขอ้ ดงั น้ี

3.1 การโอนสินคา้ ระหวา่ งคลงั
3.2 การบนั ทึกสินคา้ จากการตรวจนบั จริง
3.3 การปรับยอดสินคา้ (วิธีการบนั ทึกเหมือนกบั การบนั ทึกสินคา้ คงเหลือตน้ งวด)

เม่ือไหร่ควรใช้กำรบันทกึ แบบตรวจนับสินค้ำ เม่ือไหร่ใช้บันทกึ ปรับยอดสินค้ำ
การบนั ทึกแบบตรวจนับสินคา้ จะทาเมื่อมีการตรวจนับสินคา้ จริง และไม่ทราบปริมาณสินคา้ ที่

แตกต่างกนั ระหวา่ งปริมาณสินคา้ จริงกบั ในระบบคอมพิวเตอร์ เม่ือบนั ทึกยอดเขา้ ไปโปรแกรมจะหาผลต่าง
ท่ีได้ ใส่เขา้ ไปให้อตั โนมตั ิ แต่ถา้ ท่านทราบยอดสินคา้ จริงในระบบคอมพิวเตอร์แลว้ และนารายงานน้ีไป
ตรวจนับกบั สินคา้ จริงในคลงั สินคา้ แลว้ นาเอาผลต่างมาบนั ทึกเอง ก็ใช้เมนู บนั ทึกปรับยอดสินคา้ โดย
บนั ทึกวา่ ปรับยอดเพิ่มเป็นจานวนเท่าใดหรือ ปรับยอดลดเป็นจานวนเท่าใด

3.1 กำรโอนสินค้ำระหว่ำงคลงั
1.เขา้ ระบบบริหำรสินค้ำคงคลงั > คลิก Workflow > คลิกท่ี “ ใบโอนสินค้ำระหว่ำงคลงั ”
2.เลือกเขา้ ทางานท่ี "สำขำ" ที่ตอ้ งการ
3.เลือกเล่ม "เอกสำรใบโอนสินค้ำ" ท่ีเคยสร้างไวท้ ่ีทะเบียนเล่มเอกสาร
4.จะเขา้ มาท่ีรายการ "ใบโอนสินค้ำ" ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3-เพม่ิ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

43

5.บนั ทึกรายละเอียดของใบโอนสินคา้ ซ่ึงจะอธิบายในลาดบั ต่อไป ดงั น้ี

หนา้ จอใบโอนสินคา้ ระหวา่ งคลงั

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนหัวของเอกสำร โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร
Step เล่มที่ของใบโอนที่เลือกเขา้ มาทางาน
เล่มที่ เลขท่ีของใบโอน ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ
เลขที่ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ
เลขที่อา้ งอิงของใบโอน ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ
เลขทอี่ ้ำงองิ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ
วนั ที่ของใบโอน
วนั ที่ ใส่รหัส หรือชื่อคลงั สินคา้ ท่ีจะโอนสินคา้ ออก
จำกคลงั ไป
ใส่รหสั หรือคลงั สินคา้ ที่จะโอนสินคา้ เขา้ ไป
เข้ำคลงั ใส่หมายเหตุหรื อ รายละเอียดของการโอน
หมำยเหตุ สินคา้ คร้ังน้ี

กำรบนั ทกึ ส่วนรำยกำรย่อย ใส่ค่า P ถ้าเป็ นสินคา้ ย่อย ใส่ค่า F ถา้ เป็ นชุด
PF สินคา้
ใส่ชนิดสินคา้ เช่น รหัส 1 คือ สินคา้ สาเร็จรูป,
ชนิดสินค้ำ รหสั 2 คือ วตั ถุดิบ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

รหัสสินค้ำ 44
ช่ือสินค้ำ
หมำยเหตุ ใส่รหสั สินคา้ ที่จะโอน
ใส่ชื่อสินคา้ ที่จะโอน
ล๊อต ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินคา้
(ถา้ มี)
ระบุเลขล๊อตของสินค้าท่ีทาการโอน หากจา
ไม่ไดใ้ หใ้ ช้ Hot seek จะแสดงรายการลอ๊ ต
สินคา้ ท่ีมีในระบบมาใหเ้ ลือก

หนา้ จอแสดงรายการลอ๊ ตสินคา้ ข้ึนมาใหเ้ ลือก

จำนวน หนา้ จอแสดงหน่วยนบั ที่จะโอน และจานวนต่อหน่วยนบั มาตรฐาน
รำคำทุน
กดป่ ุม END เพื่อใส่รายละเอียดเพ่ิมเติม ระบุจานวนสินคา้ ท่ีจะโอน หาก
เป็ นหน่วยนบั อ่ืนท่ีไม่ใช่หน่วยนบั มาตรฐานใหร้ ะบุการแปลงหน่วยที่ใช้
ต่อหน่วยนบั มาตรฐานไวด้ ว้ ย เช่น 1 ชุด = 2 เครื่อง (เครื่องเป็น หน่วยนบั
มาตรฐาน)
ใส่ราคาทุนของสินคา้ เพอ่ื ใชใ้ นการคิดตน้ ทุนของสินคา้
6. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ รายการ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

45

3.2 บนั ทกึ จำนวนสินค้ำจำกกำรตรวจนับสต๊อคจริง
สาหรับธุรกิจซ้ือมาขายไปท่ีมีสินคา้ คงคลงั จาเป็นตอ้ งมีการตรวจนบั สินคา้ คงคลงั ประจาปี

หรือบางธุรกิจอาจมีการตรวจนบั ท้งั กลางปี และปลายปี เพ่ือเป็ นการตรวจสอบว่ามีสินคา้ จริงในคลงั สินคา้
เท่าใด มีมากหรือนอ้ ยกว่าปริมาณสินคา้ คงเหลือในระบบคอมพิวเตอร์ การท่ีสินคา้ จากการตรวจนบั จริงกบั
ในระบบคอมพิวเตอร์ไม่ตรงกนั เป็ นเหตุการณ์ที่เกิดข้ึนได้ เช่น สินคา้ มีการแตกหกั เสียหาย, ลืมบนั ทึกเม่ือ
รับคืนสินคา้ มาจากลูกคา้ หรือมีการสูญหายไป

การบนั ทึกยอดสตอ๊ คจริงท่ีตรวจนบั ไดส้ ามารถทาได้ 2 แบบ คือ
วธิ ีที่ 1. นาจานวนท่ีนบั ไดจ้ ริงมาบนั ทึกเขา้ ท่ีเมนูบนั ทึกจานวนสินคา้ จากการตรวจ

นบั สินคา้ หรือ ใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินคา้ ซ่ึงโปรแกรมจะหายอดท่ีแตกต่างระหวา่ งยอดที่ตรวจนบั
ไดจ้ ริงกบั จานวนสินคา้ ที่มี ในระบบ คอมพิวเตอร์ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วธิ ีท่ี 2.หาจานวนที่แตกต่างระหวา่ งยอดสตอ๊ คจริง กบั ยอดสตอ๊ คท่ีไดจ้ ากรายงาน
สินคา้ คงเหลือ เม่ือไดจ้ านวนท่ีแตกต่าง เช่น สินคา้ ที่นบั ไดม้ ีมากกว่าท่ีแสดงในรายงาน ก็จะเป็ นยอดที่ตอ้ ง
ปรับยอดเพิ่ม หรือถา้ สินคา้ ที่นบั ไดม้ ีน้อยกว่าท่ีแสดงในรายงาน ก็จะเป็ นยอดท่ีตอ้ งปรับลดลง ซ่ึงเราจะ
บนั ทึกโดยใช้ ใบปรับยอด ในท่ีน้ีจะอธิบายตาม

วธิ ีท่ี 1. คือ บนั ทึกจานวนท่ีตรวจนบั ไดจ้ ริงที่ "ใบตรวจนับสินค้ำ" สาหรับ
วิธีท่ี 2. ใหด้ ูวิธีการบนั ทึกรายการในหวั ขอ้ "บันทึกยอดยกมำต้นงวด" ซ่ึงเป็นการ
บนั ทึกรายการดว้ ยใบปรับยอด
1. กดป่ มุ enter หรือใชเ้ มา้ ส์คลิกท่ีเมนู "บันทกึ กำรตรวจนับสินค้ำและวตั ถุดิบ"
2. เลือกเขา้ ทางานท่ี "สำขำ" ที่ตอ้ งการ
3. เลือกเล่ม "เอกสำรใบปรับยอดจำกกำรตรวจนับสินค้ำ" ที่เคยสร้างไวท้ ่ีทะเบียน
เล่มเอกสาร
4. จะเขา้ มาที่รายการ "ใบปรับยอดจำกกำรตรวจนับสินค้ำ" ใหท้ าการเพ่มิ รายการโดย
กดป่ ุม F3-เพ่มิ
5. บนั ทึกรายละเอียดของเอกสาร ซ่ึงจะอธิบายในลาดบั ต่อไป

หนา้ จอรายการใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินคา้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

46

บางส่วนของหนา้ จอใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินคา้

กำรบันทกึ ส่วนหัวของเอกสำร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เล่มท่ี เล่มที่ของใบตรวจนับสินค้า ที่เลือกเข้ามา

ทางาน

เลขท่ี เลขที่ของใบตรวจนบั สินคา้ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรม

จะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ท่ี วนั ที่ของใบตรวจนบั สินคา้

หมำยเหตุ ใส่หมายเหตุหรือ รายละเอียดของการตรวจนบั

สินคา้

รูปแบบกำร Post ระบุรูปแบบการ POST ของใบตรวจนับสินคา้

ใบน้ี โปรแกรมจะดึงค่าจากที่เคยกาหนดไวท้ ่ี

ฐานขอ้ มูลสาขามาใหก้ ่อน

กำรบนั ทกึ ส่วนรำยกำรย่อย ใส่ค่า P ถา้ เป็ นสินคา้ ย่อย ใส่ค่า F ถา้ เป็ นชุด
PF สินคา้
ใส่ชนิดสินคา้ เช่น รหัส 1 คือ สินคา้ สาเร็จรูป,
ชนิดสินค้ำ รหสั 2 คือ วตั ถุดิบ
ใส่รหสั สินคา้ ที่ตรวจนบั ได้
รหัสสินค้ำ ใส่ช่ือสินคา้ ที่ตรวจนบั ได้
ชื่อสินค้ำ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

47

หมำยเหตุ ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินคา้

(ถา้ มี)

คลงั ระบุเลขลอ๊ ตของสินคา้ ท่ีตรวจนบั ได้

ล๊อต ระบุเลขลอ๊ ตของสินคา้ ที่ตรวจนบั ได้

จำนวนท่ีนับได้ ใส่จานวนที่ตรวจนบั ได้

6. บนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ รายการ

3.3 บันทึกปรับยอดสินค้ำ
หวั ขอ้ น้ีมีวธิ ีการบนั ทึกเหมือนกบั การบนั ทึกยอดกยกมาตน้ งวด ซ่ึงมีท้งั การปรับลดยอด

สินคา้ และปรับเพ่มิ ยอดสินคา้ เขา้ มาในระบบ

4. รำยงำนทใี่ ช้ตรวจสอบและรำยงำนวเิ ครำะห์

รายงานตามรายการดา้ นล่างน้ี ใชใ้ นการตรวจสอบว่า ขอ้ มูลท่ีเราบนั ทึกเขา้ ไปน้นั ครบถว้ นหรือไม่
โดยมีให้เลือกพิมพห์ ลายรายงาน ในท่ีน้ีขอเลือกบางรายงานท่ีใชบ้ ่อย ๆ ดงั น้ี (วิธีการพิมพร์ ายงานให้ดู
รายละเอียดไดท้ ี่หวั ขอ้ "วธิ ีพมิ พ์รำยงำน")

1. รำยงำนสินค้ำและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานน้ีเป็ นการควบคุมปริมาณท่ีรับเขา้ และจ่ายออก ซ่ึง
ในตวั รายงานน้ีจะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินคา้ และวตั ถุดิบท่ีรับเขา้ และจ่ายออกไปเป็ นเท่าใด และ
ปริมาณท่ีคงเหลืออยยู่ งั คงมีเท่าใด โดยจะคานวณ สินคา้ /วตั ถุดิบและตน้ ทุน โดยใชห้ ลกั การว่าถา้ ซ้ือเขา้ มา
ก่อนก็จะตดั สินคา้ และวตั ถุดิบน้นั ออกไปก่อนตามลาดบั โดย จะแสดงใหเ้ ห็นวนั ที่ของรายการท่ีเกิดข้ึน และ
เลขท่ีใบสาคญั รับและใบสาคญั จ่าย นอกจากน้ียงั บอกใหท้ ราบถึงตน้ ทุน ต่อหน่วยของสินคา้ และตน้ ทุนรวม
ท้งั หมดดว้ ย

2. รำยงำนสินค้ำและวตั ถุดิบแบบ AVERAGE รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณสินคา้ ที่รับเขา้ และ
จ่ายออกเช่นเดียวกบั รายงานขา้ งตน้ เพียงแต่จะ แตกต่างกนั ท่ี วิธีคานวณราคาสินคา้ ที่ต่างออกไปเท่าน้นั
ส่วนรายละเอียดท่ีแสดงใหเ้ ห็นในรายงานจะมีเหมือนกนั โดย จะคานวณสินคา้ /วตั ถุดิบรวมท้งั ตน้ ทุนดว้ ยวิธี
เฉล่ียจากการซ้ือและการขายทุกคร้ัง คือแสดงให้เห็นปริมาณวตั ถุดิบที่ รับเขา้ -จ่ายออกและปริมาณคงเหลือ
โดยจะแสดงใหเ้ ห็นเลขท่ีของใบสาคญั รับ-จ่ายของแต่ละวนั ที่มีการรับสินคา้ เขา้ และจ่ายออก พร้อมท้งั แสดง
ตน้ ทุนของสินคา้ ต่อหน่วยและตน้ ทุนเฉล่ียท้งั หมดดว้ ย

3. รำยงำนสินค้ำและวัตถุดิบ ดูเฉพำะจำนวนสินค้ำ รายงานน้ีเป็ นการควบคุมปริมาณสินคา้ รับเขา้
และจ่ายออกเช่นเดียวกนั แต่ต่างจากรายงาน สินคา้ แบบ FIFO, AVERAGE ตรงท่ีรายงานสินคา้ น้ีจะแสดง
เฉพาะปริมาณสินคา้ ที่รับเขา้ และจ่ายออก และปริมาณสินคา้ คงเหลือ โดยจะแสดงใหเ้ ห็นวนั ท่ีของรายการที่
เกิดข้ึนและเลขท่ีของใบสาคญั รับ - สาคญั จ่าย สาหรับราคาตน้ ทุน ต่อหน่วยของสินคา้ และราคาทุนรวมของ
สินคา้ จะดูไดจ้ ากรายงานแบบ FIFO, AVERAGE

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud