SOP KEWANGAN PIBG SK API APi

1. PROSEDUR KEWANGAN
a. Jumlah Buku Resit: Terdapat 10 buah buku Resit PIBG dan setiapnya mempunyai 50

resit bernombor siri. Setiap buku resit ini berpasangan dengan Buku Rekod
Pengeluaran Resit.
b. Pemegang Buku Resit: Kesemua buku resit dan buku rekod pengeluaran resit
adalah atas tanggungjawab Bendahari dan disimpan oleh Bendahari PIBG, tetapi
bendahari boleh menyerahkan buku resit untuk disimpan oleh ‘Pemegang sementara
Buku Resit’ bagi tujuan-tujuan memudahkan penerimaan sumbangan. ‘Pemegang
Sementara Buku Resit’ haruslah menandatangani buku rekod Pemegang Sementara
Buku Resit yang mencatatkan; i. Tarikh Pengambilan Buku Resit, ii. Masa
Pengambilan buku resit, iii. Nombor Siri terakhir resit yang belum dikeluarkan, iv.
Tandatangan Penerimaan Buku Resit oleh Pemegang Sementara, v. Tandatangan
Penyerahan Buku Resit dan Buku Rekod Pengeluaran Resit oleh Bendahari.
Bendahari akan menyerahkan Buku Resit bersama Buku Rekod Pengeluaran Resit
kepada Pemegang Sementara Buku Resit. Setelah selesai urusan pengutipan
sumbangan, Pemegang Sementara haruslah menyerahkan Buku Resit beserta Buku
Rekod Pengeluaran Resit kepada Bendahari beserta wang kutipan yang terkumpul.
Pemegang Sementara Haruslah memasukkan maklumat berikut: i. Tarikh
Pemulangan, ii. Masa Pemulangan, iii. Jumlah Resit Dikeluarkan, iv. No Siri Terakhir
Resit Dikeluarkan, v. Jumlah Kutipan wang, vi. Tandatangan Penyerahan Buku Resit,
buku rekod resit dan wang kutipan oleh Pemegang Sementara, vii. Tandatangan
Penerimaan buku resit, buku rekod resit dan wang kutipan oleh bendahari.
c. Pemegang Sementara Buku Resit: Pemegang Sementara buku resit adalah
individu-individu yang layak dan sah untuk membuat kutipan wang PIBG.
Individu-individu ini ialah: Kesemua Exco PIBG (wakil ibubapa dan wakil guru),
GuruBesar dan Penolong Kanan Hal Ehwal Murid.
d. Pengeluaran Resit Penerimaan Wang Sumbangan: Resit hanya dikeluarkan
menggunakan Resit Resmi PIBG. Setiap Resit yang dikeluarkan mempunyai tiga
Salinan iaitu; i) diberikan kepada ibubapa, ii) dimasukkan kedalam fail kewangan dan
disimpan oleh bendahari iii) dikekalkan tersimpan di dalam buku resit PIBG.
Maklumat lengkap pengeluaran resit ini akan dicatatkan ke dalam Buku Rekod
Pengeluaran Resit setiap kali resit dicabut keluar dari buku resit. Setiap buku resit
PIBG mempunyai nombor bilangan dan nombor resit. Terdapat 10 buah buku resit
PIBG dan setiapnya mempunyai 50 resit bernombor siri (Gambarajah 1a/1). Bagi
setiap pengeluaran resit, maklumat terperinci haruslah direkodkan. Maklumat
tersebut mengandungi; i. Bilangan dan No Resit (No buku dan bilangan Resit;
contohnya Buku Resit 2/083, ii. Tarikh Pengeluaran Resit, iii. Sumbangan/Bayaran
diterima daripada siapa, iv. Sebab bayaran/sumbangan, v. TandaTangan orang yang
mengeluarkan resit, vi. Catatan (tidak wajib diisikan).
e. Pengeluaran Wang dari Bank kurang daripada RM 1000. Pengeluaran Wang dari
Bank haruslah melalui arahan YDP atau Pemangku YDP dengan menggunakan
Borang Arahan Pengeluaran A yang mencatatkan perkara-perkara berikut; i. Tarikh
Arahan, ii. Tujuan Pengeluaran, iii. Catatan Rujukan (catatan rujukan adalah
berkaitan dengan rujukan perbincangan/minit mesyuarat/memo/laporan eksekutif/
atau mana-mana dokumentasi berkaitan berkenaan keperluan pengeluaran wang

dari bank), iv. Tandatangan YDP/Pemangku YDP. Borang Pengeluaran A ini
haruslah disimpan oleh Bendahari dan Setiusaha PIBG bagi tujuan rekod dan Audit.
f. Pengeluaran Wang dari Bank melebihi RM1000: Arahan Pengeluaran akan
menggunakan Borang Arahan Pengeluaran B. Prosedur sama seperti 1(e) tetapi
dengan tambahan Jadual B1: Exco Bersetuju Untuk Pengeluaran Wang. Bagi tujuan
pengeluaran wang melebihi RM2000, sekurang-kurangnya ⅔ bilangan Exco (wakil
ibubapa dan wakil guru) bersetuju dan menandatangani Jadual B1 tersebut
(Gambarajah 1f).
g. Tempoh memegang buku resit dan kutipan wang; Individu selain Bendahari
dibenarkan untuk memegang buku resit dan kutipan wang maksima selama 20 hari
dari tarikh Buku Resit diserahkan kepada Pemegang Buku Resit Sementara. Adalah
menjadi satu kesalahan kepada Pemegang Buku Resit Sementara yang menyimpan
Buku resit dan kutipan wang melebihi 20 hari. Jika Pemegang Sementara Buku Resit
perlu untuk memegang buku Resit lebih lama, maka buku resit beserta buku rekod
resit dan wang kutipan haruslah diserahkan dahulu kepada Bendahari sebelum
tamat tempoh 20 hari. Setelah prosedur pemulangan buku resit diikuti, maka
Pemegang Sementara Buku Resit bolehlah mengulangi prosedur Pemegang
Sementara Buku Resit.
h. Laporan Akaun Semasa: Adalah menjadi tanggungjawab Bendahari untuk
melaporkan status akaun PIBG pada setiap mesyuarat berkala PIBG yang diterima
dan disahkan di dalam Mesyuarat dan diminitkan.
i. Laporan Akaun Tahunan: Adalah menjadi tanggungjawab Bendahari untuk
melaporkan status Akaun Tahunan PIBG sebulan sebelum mesyuarat Agung PIBG
bermula.
j. Laporan Kewangan yang lengkap beserta akaun kira-kira PIBG haruslah diserahkan
kepada Juru Audit Dalaman selewat-lewatnya 3 minggu sebelum mesyuarat Agung
PIBG bermula untuk semakan dan pengesahan. Pengesahan Audit Dalaman
terhadap laporan kewangan dan kira-kira PIBG haruslah diterima seminggu sebelum
Mesyuarat Agong bermula. Laporan kewangan tanpa pengesahan audit dalaman
adalah tidak sah dan tidak layak untuk dilaporkan di dalam Mesyuarat Agong PIBG
Tahunan. Audit Dalaman harus mengisi Borang Pengesahan Audit Dalaman dan
diserahkan kepada PIBG seminggu sebelum Mesyuarat Agong Tahunan. Laporan
dan kira-kira kewangan yang gagal dalam audit dalaman haruslah dilaporkan dalam
Mesyuarat Agong Tahunan untuk dibincangkan.

K. Kemasukan wang ke dalam Bank. Hanya bendahari sahaja yang dipertanggungjawabkan
memasukkan wang kedalam bank. Kemasukan wang ke dalam bank oleh bendahari boleh
dibuat dgn 4 cara:

a. Melalui kaunter
b. Melalui deposit machine
c. Melalui check deposit machine
d. Melalui bank transfer

Bagi semua kaedah kemasukan wang ini bendahari harus mencatatkan kesemua detail
kemasukan wang ke dalam buku rekod kemasukan wang yang mengadungi maklumat:

tarikh kemasukan, jumlah kemasukan, punca pendapatan duit yg dimasukkan dan rujukan
resit transaksi.

L. Penyerahan wang kutipan sumbangan pendaftaran atau lain-lain wang tunai sumbangan
antara exco/guru (yg menandatangani resit penerimaan wang) kepada bendahari. Wang
tunai hasil sumbangan yang dikutip semasa pendaftaran haruslah diserahkan terus kepada
bendahari. Adalah menjadi satu kesalahan prosedur apabila menggunakan orang tengah
sebagai penghubung penyerahan wang. Penyerahan wang ini haruslah direkodkan dan
bendahari perlu mengeluarkan Nota Penerimaan Serahan Wang kepada exco/guru yang
menyerahkan wang sumbangan tersebut sebagai bukti serahan.

M. Pendahuluan wang peribadi untuk membeli barangan atau membayar perkhidmatan
adalah tidak dibenarkan. Exco ibubapa atau guru-guru exco haruslah membuat permohonan
pengeluaran wang yang diserahkan kepada YDP jika ada keperluan pengeluaran wang
untuk tindakan lanjut.

N. SUMBANGAN PERIBADI BAGI TUJUAN JAMUAN, PERALATAN ATAU KHIDMAT

1. Sumbangan peribadi bagi tujuan jamuan. Bagi mana-mana exco, atau orang
perseorangan yang ingin menyumbang wang bagi tujuan jamuan, samada jamuan
mesyuarat, jamuan ibubapa, jamuan doa selamat, jamuan berbuka puasa, jamuan
perayaan, jamuan aktiviti sekolah dan seumpamanya maka mereka bolehlah
samada:

a. Menyerahkan wang anggaran jamuan kepada bendahari samada secara tunai, cek
atau bank transfer ke akaun PIBG pemakluman kepada YDP haruslah berkenaan
wang sumbangan ini haruslah dibuat (tarikh serahan dan jumlahnya). bendahari
akan mengeluarkan resit penerimaan wang sumbangan dan merekodkan wang
sumbangan ini ke dalam buku rekod sumbangan dan dimasukkan kedalam akaun
aliran wang PIBG. Jika terdapat baki daripada nilai sumbangan untuk jamuan ini,
ianya akan kekal di dalam tabung PIBG.

b. Berurusan secara langsung dengan pembekal makanan: penyumbang boleh secara
langsung meminta pembekal untuk menyediakan makanan dan memaklumkan
kepada bendahari (tidak wajib) nilai yang dibayar oleh beliau untuk tujuan
perekodan. Jika beliau tidak memberikan nilai yang beliau bayar, bendahari bolehlah
menganggarkan nilai sumbangan tersebut berdasarkan nilai semasa yang diketahui
untuk direkodkan. Sumbangan seperti ini tidak akan direkodkan kedalam akaun
aliran wang.

2. SUMBANGAN ASET: bagi orang perseorangan yang ingin menyumbangkan sesuatu
yang berbentuk aset kepada PIBG. Sumbangan tersebut boleh diserahkan secara langsung
kepada bendahari dengan memaklumkan kepada YDP. Bendahari akan merekodkan
sumbangan ini dalam rekod sumbangan beserta anggaran nilainya dan ianya tidak akan
dimasukkan ke dalam akaun aliran wang.

3. SUMBANGAN WANG TUNAI TIDAK MENGKHUSUS

Mana-mana orang perseorangan, persatuan, atau agensi yang memberikan sumbangan
wang tunai secara am tanpa mengkhusus kepada mana-mana aktiviti atau pembelian
barang atau pembayaran perkhidmatan, ianya akan direkodkan dalam buku rekod
sumbangan dan juga akan dimasukkan kedalam akaun aliran wang. Bendahari harus
mengeluarkan resit penerimaan wang sumbangan dan merekodkan perkara ini kedalam
rekod buku resit.

O. PENCARIAN DANA LUAR
Pencarian Dana Luar hanya dibenarkan bagi Projek-projek yang telah dibentangkan kertas
kerjanya di Peringkat Mesyuarat Berkala Exco atau Mesyuarat Khas Exco dan telah
dipersetujui secara majoriti di dalam mesyuarat exco untuk diangkat sebagai Projek Khas
PIBG. Surat Perlantikan AJK Khas Projek akan dikeluarkan oleh YDP, dan hanya mereka
yang dilantik sebagai Pemungut Dana dan Tabungan akan dinamakan sebagai orang yang
bertanggungjawab ke atas urusan derma dan tajaan bagi projek tersebut. Bagi mengelakkan
salah laku di dalam kutipan derma dan tajaan, garis panduan dibawah haruslah diikuti:
i) Surat akan dikeluarkan kepada orang perseorangan, persatuan, agensi atau badan yang
yang telah dikenalpasti oleh AJK Khas Projek PIBG berpotensi atau bersetuju untuk
menderma atau menaja.