The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة.pdfالاصدار الثاني

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by Aisha Zhrani, 2019-03-25 19:59:06

الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة.pdfالاصدار الثاني

الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة.pdfالاصدار الثاني

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫الدليل الإجرائي‬
‫لمكتب التعليم‬
‫بالمخواة ‪ /‬بنات‬

‫( الإصدار الثاني )‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪01 -01‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬تنظيم الأدوار والمسؤوليات‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫والصلاحيات‬
‫‪ -1‬الهدف‬
‫تحديدالأدوار والواجبات التفصيلية ومتطلبات الوظيفة لجميع الموظفين والموظفات بالإدارة‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫مكتب التعليم بالمخواة‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم المنظمة للعمل‬

‫الدور‪ :‬مايقوم به كل فرد من وظائف ومهام مناطة باعتباره عنصرا في المؤسسة التعليمية‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫المسؤولية ‪ :‬التزام بالعمل وفق المهام المسندة‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫المختص‬
‫الصلاحية‪ :‬إعطاء سلطة للموظف للقيام بعمل محدد‬
‫مديرة المكتب‬
‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬
‫تحديد الاداور والمسؤوليات‬ ‫‪2/5‬‬
‫‪3/5‬‬
‫تطبيق الهيكل التنظيمي للمكتب‬ ‫‪4/5‬‬
‫تحديد أدوار العاملات بالمكتب من خلال التوصيف الوظيفي للمهام‬ ‫‪5/5‬‬
‫‪6/5‬‬
‫تحديد متطلبات أداء كل مهمة بالمكتب‬
‫تحديد مهارات منسوبي ومنسوبات المكتب‬ ‫‪7/5‬‬
‫توزيع الأدوار على منسوبي ومنسوبات االمكتب بحسب الكفاءة والفاعلية‬
‫تقوم مديرة المكتب بتسليم وثيقة الوصف الوظيفي لكل موظفة في الادارة على أن تحتوي‬ ‫‪8/5‬‬
‫على صلاحياتها ومسؤوليانها وطرق الاتصال وحدود عملية البناء على ماورد في الهيكل‬ ‫‪9/5‬‬
‫‪10/5‬‬
‫التنظيمي‬ ‫‪11/5‬‬
‫تفويض المهام وفق الصلاحيات الممنوحة‬ ‫‪12/5‬‬
‫يكون التفويض في حدود تخصص من ستفوض إليه‬ ‫‪13/5‬‬
‫أن يكون التفويض في حدود الإمكانيات المتاحة وفي حدود الواجبات التي يكلف بها من‬ ‫‪14/5‬‬

‫سيفوض إليه العمل‪.‬‬
‫تقوم مديرة المكتب بتحديد المهام التي سيتم تفويضها وفقًا للصلاحيات الممنوحة‬

‫تقوم مديرة المكتب باختبار الشخص المناسب للقيام بالمهمة‬
‫تكلف الموظفة بالقيام بالمهام المسندة إليها مع توضيحها ومدة التكليف والأطراف المعنية‬

‫بالصلاحيات‪.‬‬
‫ابلاغ جميع موظفات المكتب بالصلاحيات الممنوحة للموظفة المكلفة‬
‫تقوم الموظفة المكلفة بتنفيذ المهام المسندة اليها وفق الصلاحيات الممنوحة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫رقم النموذج‬ ‫التسلسل‬
‫الجودة‬ ‫سنوي‬ ‫‪%100‬‬ ‫توصيف جميع المهام والأدوار‬
‫‪1/6‬‬
‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬
‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫نموذج التوصيف الوظيفي‬ ‫‪1/7‬‬

‫نموذج توزيع المهام‬ ‫‪2/7‬‬

‫قرار تفويض الصلاحيات‬ ‫‪3/7‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫ادخال ‪ ،‬اخراج النموذج‬ ‫قرار اختباري‬ ‫(‪)8‬خارطة تدفق العملية‬ ‫خط اتجاه‬ ‫الرمز الطرفي‬
‫رمز خارطة التدفق‬ ‫(البداية والنهاية)‬

‫معالجة عملية إجراء‬

‫خريطة التدفق لعملية تنظيم الأدوار و المسؤوليات و الصلاحيات‬

‫الوصف البياني‬

‫تحديد أدوار العاملين من خلال الوصف الوظيفي‬

‫تحديد متطلبات أداء كل مهمه‬

‫تحديد مهارات الموظفين‬
‫توزيع الأدوار حسب الكفاءة و الفعالية‬

‫تفويض المهام وفقاً للصلاحيات‬
‫الاعلان عن الصلاحيات الممنوحة‬

‫رفع التقارير‬
‫اعتماد التقارير‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫اسم العملية‪ :‬بناء وتنفيذ وتقويم الخطة رمز العملية‪ :‬ع م ‪0102-01‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫تحديد مجموعة الإجراءات المتبعة من قبل مكتب التعليم في إعداد الخطة ومتابعة تنفيذ ها‬
‫وتقويمها‬ ‫‪ -1‬الهدف‬

‫مكتب التعليم بالمخواة‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫دليل التخطيط التربوي ‪/‬منظومة قيادة الأداء الإشرافي ‪6‬‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الخطة ‪ :‬جهود منظمة وجداول عمل لردم الفجوة بين الواقع الحالي وماتريد المؤسسة تحقيقه‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫في المستقبل‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫الإعداد والتهيئة‬ ‫‪2/5‬‬ ‫المختص‬
‫‪3/5‬‬
‫تشكيل فريق التخطيط بالمكتب وتحديد مهامه‬ ‫‪4/5‬‬ ‫مديرة المكتب‬
‫تحليل الواقع (واقع مكتب التعليم ‪ -‬قاعدة البيانات الرقمية والنوعية )‬ ‫‪5/5‬‬
‫‪6/5‬‬ ‫الشؤون التعليمية‬
‫تحديد الأهداف التفصيلية للمكتب وربطها بالأهداف الاستراتيجية‬
‫تحديد البرامج والمشروعات والنشاطات‬ ‫‪7/5‬‬
‫التنفيذ‬
‫‪8/5‬‬
‫توزيع خطة المكتب التعليم على الأقسام بعد اعتمادها من إدارة الإشراف التربوي للبدء في‬ ‫‪9/5‬‬
‫التنفيذ‬ ‫‪10/5‬‬
‫‪11/5‬‬
‫إعداد المخطط الزمني لتنفيذ المهمة المكلف بها في الخطة المكتب التعليم‬
‫استكمال الإجراءات الإدارية والمالية لتنفيذ البرامج والنشاط حسب التنظيمات‬ ‫‪12/5‬‬

‫دعم تنفيذ برامج الخطة حسب المخطط له‬ ‫‪13/5‬‬
‫المتابعة والتقويم‬ ‫‪14/5‬‬

‫بناء نظام للمراقبة والمساءلة والمتابعة والتقويم‬
‫تقويم خطط الأقسام بشكل منفرد لكل قسم وتقديم التغذية الراجعة والإجراءات‬

‫التصحيحية‬
‫رفع تقرير عن كل برنامج أو نشاط تم تنفيذه حسب الخطة لمدير‪/‬ة مكتب التعليم‬
‫إعداد تقرير نصف فصلي عن مستوى الإنجاز في تنفيذ برامج الخطة ورفعها لمدير ‪/‬ة المكتب‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫‪ 15/5‬مراجعة مدير ‪/‬ة المكتب التقرير العام عن مستوى إنجاز الخطة ورفعة لقسم الاشراف‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫‪ 1/7‬قرار تشكيل فريق التخطيط‬

‫‪ 2/7‬تحليل الواقع‬

‫‪ 3/7‬الأهداف التفصيلية‬

‫‪ 5/7‬الخطة التشغيلية‬

‫نظام مراقبة متابعة مساءلة‬ ‫‪7/7‬‬
‫تقويم‬

‫‪ 8/7‬تقويم البرامج حسب التنفيذ‬

‫‪ 9/7‬تقرير إنجاز الخطة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫تحليل الواقع ‪+‬‬
‫قاعده نوعيه ورقميه‬

‫تحديد اهداف الخطة التفصيلية‬

‫إعداد الخطة (البرامج)‬

‫اعتماد الخطة‬ ‫لا‬

‫تحتاج بعض التعديلات‬

‫نعم‬ ‫التحسين‬

‫تقارير الإنجاز‬

‫شواهد الإنجاز‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫اسم العملية‪ :‬التنمية المهنية للموارد البشرية رمز العملية‪ :‬ع م ‪0105-01‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫وضع نظام يحدد كفاءة و تدريب و نوعية الموارد البشرية في المكتب‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له – قسم التدريب‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫الادلة التنظيمية و السياسات و اللوائح و التعاميم المنظمة للعمل و خطة التدريب‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫التدريب ‪ :‬هو نشاط يهتمّ بنقل التعليمات والمعلومات؛ بهدف تطوير الأداء الخاص بالفرد‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫المتلقّي لها‪ ،‬أو مساعدته على الوصول إلى مرحلة معينة من المهارات والمعارف‪.‬‬
‫التحفيز‪ :‬جعل الأفراد متحمسين لأداء عملهم‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫الاختيار و التعيين‬ ‫المختص‬

‫وضع معايير وفق الوصف الوظيفي لشاغلي الوظائف لترشيح و اختيار الموارد البشرية‬ ‫‪1/5‬‬
‫‪2/5‬‬
‫حصر الاحتياجات البشرية في الادارة‬ ‫‪3/5‬‬
‫الرفع بالاحتياجات الى الجهات المعنية‬ ‫‪4/5‬‬
‫تطبيق آلية الترشيح على المرشحات وفق النموذج‬ ‫‪5/5‬‬
‫الرفع بنتائج الترشيح للجهات المختصة لاستكمال اللازم‬ ‫‪6/5‬‬
‫اعداد الاختبار التحريري و المقابلة الشخصية للمرشحات‬ ‫‪7/5‬‬
‫تطبيق الاختبار التحريري و المقابلة الشخصية على المرشحات‬ ‫‪8/5‬‬

‫التدريب‬ ‫‪9/5‬‬

‫تقوم مديرة المكتب بتشكيل لجنة التدريب و تحديد المهام المسندة اليها‪.‬‬ ‫‪10/5‬‬
‫تقوم لجنة التدريب في نهاية كل عام دراسي بتحديد الاحتياجات التدريبية وفق النموذج للعام‬
‫‪11/5‬‬
‫القادم يتم رفعه لمديرة المكتب مع الاحتفاظ بصورة من النموذج لدى اللجنة‪.‬‬
‫تقوم لجنة التدريب بفرز الاحتياجات التدريبية و الطلبات‬ ‫‪12/5‬‬

‫يقوم فريق التخطيط مع لجنة التدريب بوضع خطة للتدريب الداخلي وفق الاحتياجات المحددة‬ ‫‪13/5‬‬
‫في النموذج السابق موضحا فيها ( اسم البرنامج ‪ -‬أسماء المتدربات ‪ -‬تاريخ الانعقاد)‬
‫يتم توزيع الخطة وفق الانشطة التالية‪:‬‬
‫‪ ‬الدورات التدريبية‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫‪ ‬ورش العمل‬ ‫‪14/5‬‬
‫‪ ‬حلقات النقاش‬ ‫‪15/5‬‬
‫‪ ‬الزيارات التبادلية‬ ‫‪16/5‬‬
‫تقوم لجنة التدريب بفتح سجل تدريبي لكل موظفة وفق النموذج‬ ‫‪17/5‬‬

‫تقوم لجنة التدريب بتجهيز المكان المخصص لإقامة البرامج الداخلية قبل وقت كاف من‬ ‫‪18/5‬‬
‫انعقادها‬ ‫‪19/5‬‬
‫‪20/5‬‬
‫تقوم لجنة التدريب بمتابعة خطة التدريب العامة لإدارة التعليم و تعميمهاا للموظفات‬
‫‪22/5‬‬
‫الحاق موظفات المكتب بالبرامج التدريبية حسب الاحتياج و المنعقدة في قسم التدريب أو في‬ ‫‪23/5‬‬
‫معهد الادارة‬ ‫‪24/5‬‬
‫‪25/5‬‬
‫متابعة البرامج التدريبية و إبلاغ المتدربات وقت البرنامج ومكان انعقاده وفق النموذج سواء‬ ‫‪26/5‬‬
‫داخلي أو خارجي‬ ‫‪27/5‬‬
‫‪28/5‬‬
‫استطلاع رأي المتدربات حول البرامج المنعقدة وفق النماذج‬ ‫‪29/5‬‬
‫للوقوف على مدى استفادة المتدربات بقياس وتقييم أثر التدريب على أدائهم بعد اسبوعين من‬ ‫‪30/5‬‬
‫‪31/5‬‬
‫البرنامج وفق النموذج‬ ‫‪32/5‬‬
‫التحفيز‬
‫‪33/5‬‬
‫تقوم مديرة المكتب بتكوين لجنة للتحفيز بقيادة رئيسة الشؤون التعليمية وتحديد المهام‬
‫الخاصة بها‬

‫تقوم اللجنة بالاجتماع لوضع منهجية للتحفيز تراعي الاحتياجات الفسيولوجية لموظفات الادارة‬
‫تقوم رئيسة الشؤون التعليمية برفعها لمديرة المكتب لاعتمادها‬
‫تقوم لجنة التحفيز بإعلان المنهجية على جميع الموظفات‬

‫تقوم لجنة التحفيز بتحديد قائمة بأسماء من تطبق عليهم المعايير نصف سنوياً و رفعها لمديرة‬
‫المكتب لمناقشتها‬

‫بعد اعتماد الاسماء تقوم اللجنة بتحديد موعد التكريم و رفعة لمديرة المكتب للاعتماد‬
‫تقوم لجنة التحفيز بإعداد تقرير نصف سنوياً ورفعه لمديرة المكتب‬

‫تقوم لجنة التدريب بقياس اثر تطبيق منهجية التحفيز على اداء الموظفات‬
‫من خلال الاستفادة من نتائج قياس اثر تطبيق المنهجية تقوم لجنة التحفيز بتحسين و تطوير‬

‫المنهجية و رفعها للمديرة لاعتمادها‬
‫الاداء الوظيفي‬

‫تزويد منسوبات المكتب بنماذج تقويم الاداء الوظيفي المعتمد من وزارة الخدمة المدنية‪( .‬وفق‬
‫النموذج)‬

‫مراجعة التقارير و الوثائق و الملفات و السجلات المتعلقة بالموارد البشرية من قبل مديرة‬
‫المكتب‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫مناقشة منسوبات المكتب حول تقارير انجازاتهم و الوثائق ذات العلاقة للوقوف على مواطن‬ ‫‪34/5‬‬
‫القوة و الضعف‬
‫‪35/5‬‬
‫اعتماد استمارة الاداء الوظيفي من قبل مديرة المكتب و اعلام منسوبات المكتب بأدائهم‬ ‫‪36/5‬‬
‫الوظيفي‬ ‫‪37/5‬‬
‫‪38/5‬‬
‫اطلاع موظفات المكتب على تقدير الاداء الوظيفي و مناقشتهم فيها‬
‫رفع تقارير الاداء الوظيفي للمساعدة للشؤون التعليمية لاعتماها‬
‫رفعها لإدارة شؤون الموظفين‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫نموذج تطبيق آلية الترشيح على‬ ‫‪1/7‬‬
‫المرشحات‬ ‫‪2/7‬‬

‫نموذج تحديد الاحتياجات التدريبية‬

‫نموذج سجل تدريبي لكل موظفة‬ ‫‪3/7‬‬

‫نموذج بمتابعة البرامج التدريبية‬ ‫‪4/7‬‬

‫نموذج استطلاع رأي المتدربات حول‬ ‫‪5/7‬‬
‫البرامج المنعقدة‬
‫‪6/7‬‬
‫نموذج قياس و تقييم أثر التدريب على‬ ‫‪7/7‬‬
‫ادائهم‬

‫نموذج تقويم الأداء الوظيفي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريط تدفق لعملية الموارد البشرية‬

‫الاختيار والتعين‬

‫إعداد معايير لترشيح واختيار الموارد البشرية‬
‫حصر الاحتياجات البشرية في الإدارة‬
‫الرفع بالاحتياجات إلى الجهات المعنية‬
‫تطبيق آلية الترشيح‬

‫يوجد مرشح لا‬ ‫نعم‬

‫استكمال اللازم مع المرشح‬
‫والرفع بالنتائج‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق تحديد الاحتياجات التدريبية‬
‫تشكيل لجنة تحديد الاحتياجات المهنية‬
‫التدريبية‬
‫تحديد المهام والمسؤوليات‬

‫حصر وتحديد الاحتياجات التدريبية‬

‫إعداد خطة التدريب الداخلي وفق‬
‫الاحتياجات‬

‫إعداد سجل تدريبي للموظفين في الادارة‬
‫متابعة تنفيذ خطة التدريب‬

‫الحاق الموظفين بالبرامج التدريبية داخليا‬
‫وخارجيا‬

‫استطلاع رأي المتدربات‬
‫قياس اثر التدريب‬

‫إعداد ورفع التقارير‬

‫اعتماد التقارير‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق لعملية الموارد البشرية(التحفيز)‬

‫تشكيل لجنة التحفيز‬

‫إعداد منهجية للتحفيز‬
‫اعتماد المنهجية من مديرة المكتب‬
‫الإعلان عن المنهجية للعاملين‬
‫إعداد قائمة بالموظفين الذين تنطبق‬

‫عليهم المعايير‬
‫تحديد موعد للتكريم‬

‫تنفيذ التكريم‬
‫قياس اثر تطبيق المنهجية على الإدارة‬

‫تحسين وتطوير المنهجية‬
‫إعتماد التقارير‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق لعملية الموارد البشرية (الأداء الوظيفي‬

‫تزويد الموظفين بلائحة الخدمة‬
‫المدنية‬

‫مراجعة التقارير والوثائق الخاصة بالموظفات‬
‫مناقشة المنسوبات حول التقارير‬
‫ونتائج الزيارات‬
‫إعداد تقرير الأداء الوظيفي‬

‫رصد الدرجات في نموذج الأداء‬
‫الوظيفي‬

‫رفعها لإدارة شؤون‬
‫الالموظفين‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0102-02‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬مجتمعات التعلم المهنية‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫تحديد الإجراءات المتبعة في عملية بناء وتفعيل شبكات التعلم من قبل المشرف التربوي للقيادة‬
‫المدرسية أو المشرف للمواد الدراسية‬ ‫‪ -1‬الهدف‬

‫تقارير الزيارات الصفية – ادلة التدريب – منظومة قيادة الأداء الاشرافي والمدرسي نسخة ‪6‬‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫مجتمعات التعلم المهنية‪ :‬فرق عمل تتشارك بصورة منظمة نحو تحقيق التحسين المستمر‪.‬‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫القيام بتحليل وتصنيف الاحتياجات من برامج التنمية المهنية للقيادة المدرسية والمعلمات‬ ‫المختص‬
‫إعداد خطة تنفيذية لبرامج التنمية المهنية باستخدام الأساليب والأدوات المناسبة لتنفيذها ورفعها‬
‫‪1/5‬‬
‫للرايس المباشر‬ ‫‪2/5‬‬
‫مراجعة ومتابعة برامج مجتمعات التعلم المهنية‬ ‫‪3/5‬‬
‫رفع تقرير عن تنفيذ برامج مجتمعات التعلم المهنية للقيادات المدرسية والمعلمين لمدير‬ ‫‪4/5‬‬
‫‪5/5‬‬
‫مكتب التعليم‬
‫مراجعة التقرير عن برامج التنمية المهنية للقيادات المدرسية والمعلمين ورفعها الإدارة الإشراف التربوي‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫خطة تنفيذ برامج مجتمعات التعلم المهنية‬ ‫‪1/7‬‬

‫استمارة تنفيذ برنامج ضمن مجتمعات‬ ‫‪2/7‬‬
‫التعلم المهنية‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق لاحتياجات التنمية المهنية‬

‫احتياجات التنميه‬
‫المهنيه‬

‫إعداد خطه برامج مجتمعات التعلم المهنية‬
‫تنفيذ خطة برامج امجتمعات التعلم المهنية‬

‫تقويم البرامج‬
‫وجود فاقد تدريب لا‬

‫تقرير تنفيذ البرنامج‬ ‫نعم‬

‫إدراج الفاقد في برامج مجتمعات تعلم مهنية‬
‫أخرى‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0102-03‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫تحديدالإجراءات في دراسة وتحليل المؤشر العام للتحصيل الدراسي للطلاب وفقاً للمادة‬
‫الدراسية‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫المكتب والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الإختبارات الوطنية ‪ ،‬احتبارات قياس ‪،‬اختبارات الفصل الدراسي الاول ونهاية العام الدراسي‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫التحصيل الدراسي‪ :‬قياس ما يكتسبه الطالب من معارف ومهارات وقيم‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫جمع وتنظيم المعلومات والوثائق ذات العلاقة بمؤشر التحصيل الدراسي للطلاب في المادة‬ ‫المختص‬
‫‪2/5‬‬
‫الدراسية من المدارس لجميع المراحل‬ ‫‪3/5‬‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫دراسة وتحليل تقرير مؤشر التحصيل الدراسي للطلاب‬
‫دراسة العلاقة المؤثرة في ارتفاع المؤشر العام للتحصيل حسب المرحلة الدراسية‬ ‫‪4/5‬‬
‫دراسة العلاقة بين نتائج المؤشر العام للتحصيل الدراسي للطلاب والممارسات التعليمية داخل‬
‫‪5/5‬‬
‫المدارس‬
‫تحليل نتائج التحصيل الدراسي للمادة ومقارنتها مع مستوى الأداء والتوجيهات العالمية وإن‬ ‫‪6/5‬‬
‫‪7/5‬‬
‫وجدت‬ ‫‪8/5‬‬
‫عرض النتائج ومناقشتها بين مشرفي المواد في مكتب التعليم‬ ‫‪9/5‬‬
‫‪10/5‬‬
‫إعداد تقرير بالنتائج والتوصيات ورفعه إلى مديرة المكتب‬ ‫‪11/5‬‬
‫تدقيق ومراجعة التقرير واعتماده ورفعه الى رئيسة قسم الاشرافي‬ ‫‪12/5‬‬
‫إعداد برامج تحفيزية للمدارس المتميزة في التحصيل الدراسي تتوافق مع خطة المدرسة‬
‫إعداد برامج علاجية للمدارس ذات التحصيل الدراسي المتخفض تتوافق مع خطة المدرسة‬
‫تحديد ألية نقل الخبرات وتجارب المدارس المتميزة في التحصيل الدراسي‬
‫متابعة أثر التنفيذ آلية نقل الخبرات وتجارب المدارس المتميزة في التحصي الدراسي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫التسلسل‬
‫مدة الحفظ‬
‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬
‫نموذج تحليل نتائج الاختبارات‬
‫نموذج نتائج اختبارات القدرات‬ ‫‪1/7‬‬

‫والتحصيلي‬ ‫‪2/7‬‬

‫نتائج التحصيل‬
‫الدراسي‬

‫عرض النتائج ومناقشتها‬

‫مدى مناسبة‬ ‫لا‬
‫النتائج‬ ‫اعداد برامج علاجية‬

‫نعم‬ ‫متابعة أثر تنفيذ البرامج العلاجية‬
‫نقل الخبرات المتميزة‬

‫تقرير ختامي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0102-04‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬

‫تحديدالإجراءات في دراسة وتحليل مستوي للتحصيل الدراسي للطلاب وفقاً لاختبار المراحل‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫المكتب والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫منظومة قيادة الأداء الاشرافي نسخة ‪6‬‬

‫اختبار المراحل‪ :‬اجراء اختبار قياس اكتساب الطلاب للمهارات الأساسية للمرحلتين‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫الابتدائية والمتوسطة ‪.‬‬
‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫الإجراء‬ ‫المختص‬

‫تشكيل لجنة لاختبار المراحل على مستوى المكتب‬ ‫‪1/5‬‬
‫‪2/5‬‬
‫تقوم المشرفات المختصات بكتابة أسئلة تقيس المهارات الأساسية للطالبات في الصف الرابع‬ ‫‪3/5‬‬
‫والمرحلة الابتدائية والمتوسطة‬ ‫‪4/5‬‬

‫تحديد المدارس المستقبلة والمغذية والمدارس أحادية التغذية‬ ‫‪5/5‬‬

‫تحديد موعد لاجراء اختبار معياري في جميع مدارس المكتب مع مراعاة الوقت المحدد‬ ‫‪6/5‬‬
‫للمؤشر‬ ‫‪7/5‬‬
‫‪8/5‬‬
‫يتم القياس المعياري للمدارس المستقبلة للطالبات ( الأول متوسط – الأول ثانوي ) بقريق من‬ ‫‪9/5‬‬
‫المدارس المغذية للمرحلة ‪ .‬وارسال النتائج للمكتب بعد تصنيفها إلى ثلاث فئات( جيد –‬
‫متوسط – قليل )‬

‫يستهدف مكتب التعليم الفئة الثالثة ( الأداء الأقل لدى كل مدرسة مستقبلة) باختبار‬
‫محكي‪.‬‬

‫يتم اجراء الاختبار في موعد محدد‬

‫يستخرج المكتب محكًا لكل فئة من الفئات الثلاثة استنادا الى متوسط نتائج اختبارات‬
‫المدارس المستقبلة ‪.‬‬

‫يتم تصنيف المدارس التي دخلت اختبار محكي وفق نتائجها مقارنة بالمحكات التي تم‬
‫تحديدها‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫تستهدف المدارس في فئة الأداء القليل في الاختبار المحكي ببرامج علاجية ‪.‬‬ ‫‪10/5‬‬
‫قياس مرحلة الصفوف الأولية‬ ‫‪11/5‬‬

‫يقوم المكتب بتكليف مشرفات الصفوف الأولية بإعداد ستة نماذج أسئلة اختبار كتابية في‬ ‫‪12/5‬‬
‫مادة القراءة‪ -‬الكتابة والإملاء – الرياضيات والعلوم – التربية الإسلامية‬
‫‪13/5‬‬
‫يتم توزيع المدارس بشكل دائري وليس تبادلي وتحدد المدرسة المسؤولة عن الاختبار‬ ‫‪14/5‬‬
‫يتم قياس النتائج وتصنيف المدارس حسب نتائجها إلى ‪ 3‬فئات ‪ ( .‬جيد‪ -‬متوسط – قليل)‬ ‫‪15/5‬‬
‫‪16/5‬‬
‫يتم حساب متوسطة نتيجة المدرسة في اختبار الصف الرابع مع الأول متوسط‬ ‫‪17/5‬‬
‫استهداف المدارس ذات الأداء الأقل ببرامج علاجية وإجراءات تصحيحية‬
‫رفع التقارير اللازمة‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬

‫‪1/7‬‬
‫‪2/7‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خارطة تدفق لاختبار المراحل‬

‫تشكيل لجنة اختبار‬
‫المراحل‬

‫إعداد أسئلة الاختبارات للمرحلتين‬
‫الابتدائية والمتوسطة‬

‫تحديد المدارس المستقبلة والمغذية في‬
‫المرحلة الابتدائية والمتوسطة والمدارس‬
‫المسؤولة عن تنفيذ اختبار الصف الرابع‬

‫الابتدائي‬

‫تنفيذ الاختبار في الموعد المحدد‬

‫تصنيف المدارس إلى ثلاث فئات ( عالي‬
‫– متوسط – قليل )‬

‫استهداف المدارس الأقل أداء‬
‫باختبار محكي‬

‫اعداد برامج علاجية للمدارس‬
‫الأقل أداء‬

‫متابعة اثر تنفيذ البرامج العلاجية‬

‫تقرير ختامي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0102-05‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫ترتيب المدارس في الإجراءات التي تتخذها للتصحيح والمعالجة لرفع مستوى أدائها في‬
‫مؤشرات الأداء‬ ‫‪ -1‬الهدف‬

‫المكتب والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫منظومة قيادة الأداء الاشرافي نسخة ‪6‬‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الإجراءات التصحيحية ‪ :‬الجهود المنظمة والمستمرة لتحديد الفجوات واتخاذ الإجراءات‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫التصحيحية المناسبة‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫يقوم المكتب بتشكيل فريق لمتابعة تنفيذ المؤشر‬ ‫المختص‬
‫يقوم المكتب بتكوبن فرق عمل لتقويم إجراءات التصحيح للمدارس‬
‫‪1/5‬‬
‫اعداد برنامج زمني للتطبيق‬ ‫‪2/5‬‬
‫يقوم المكتب بتوزيع قائدات المدارس في فرق العمل بشكل دائري وليس تبادلي‬ ‫‪3/5‬‬
‫‪4/5‬‬
‫يقوم الفريق بتعبئة الاستمارة وتسليمها للمسؤل في المكتب‬ ‫‪5/5‬‬
‫يتم تصنيف المدارس وترتيبهم حسب الدرجة الممنوحة‬ ‫‪6/5‬‬
‫‪7/5‬‬
‫يستهدف المكتب المدارس ذات الأداء القليل ببرامج تصحيح ومعالجة‬ ‫‪8/5‬‬
‫رفع التقرير اللازم‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬

‫‪1/7‬‬
‫‪2/7‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خارطة تدفق لترتيب المدارس في الإجراءات التصحيحية‬

‫تشكيل لجنة متابعة‬
‫تنفيذ الإجراءات‬

‫التصحيحية‬

‫تكوين الفرق‬

‫اعداد جدول زمني للتنفيذ‬

‫تصنيف المدارس وترتيبها حسب الدرجة‬
‫الممنوحة‬

‫استهداف المدارس الأقل أداء‬
‫باختبار محكي‬

‫اعداد برامج علاجية للمدارس‬
‫الأقل أداء‬

‫متابعة اثر تنفيذ البرامج العلاجية‬
‫تقرير ختامي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0104-01‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫الاشراف و المتابعة على الشؤون الادارية للادارة و التخطيط لتنفيذ الاجراءات و العمليات‬
‫داخل الادارة للوصول إلى افضل النتائج‬ ‫‪ -1‬الهدف‬

‫الادلة التنظيمية و السياسات و اللوائح و التعاميم المنظمة للعمل‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫المكتب والمدارس التابعة له‬

‫الادلة التنظيمية و السياسات و اللوائح و التعاميم المنظمة للعمل‬

‫الشؤون الإدارية ‪ :‬جميع مايخص الموظف إدارياً‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫المختص‬
‫تحقيق الانضباط والجدية في العمل‬
‫قفل الدوام في الوقت الزمني المحدد‬ ‫‪1/5‬‬
‫رفع تأخير و غياب كل موظف‪/‬ة (بعذر‪ -‬بدون عذر) وفق النموذج قبل نهاية الدوام الرسمي ‪.‬‬ ‫‪2/5‬‬
‫‪3/5‬‬
‫عند طلب اجازة عادية للموظفين ‪/‬ات الاداريين ‪/‬ات يكون ‪ 15‬يوم من استحقاقه للإجازة وفق‬ ‫‪4/5‬‬
‫النموذج‬ ‫‪5/5‬‬
‫‪6/5‬‬
‫توجيه مساءلة للموظف‪/‬ة الغائب‪/‬ة وفق النموذج ‪.‬ورفعة لمديرة المكتب‬ ‫‪7/5‬‬
‫تقوم مديرة المكتب بإصدار قرار حسم بسبب التأخر او الانصراف المبكر والذي بلغ‬ ‫‪8/5‬‬
‫‪9/5‬‬
‫مجموعها ‪ 7‬ساعات وفق النموذج‬
‫عند طلب الاجازة الاضطرارية يتم قبل التمتع بالإجازة بيوم على الاقل وفق النموذج‬ ‫‪10/5‬‬

‫عند طلب الموظفة اجازة امومة يتم الطلب وفق النموذج‬ ‫‪11/5‬‬
‫عند طلب الموظف‪/‬ة اجازة استثنائية يتم تعبئة الطلب وفق النموذج‬
‫تقوم مديرة المكتب بتنبيه الموظف‪/‬ة خطياً وفق نموذج ‪.‬إذا بلغ مجموعة التأخير أو الخروج‬ ‫‪12/5‬‬
‫من العمل ‪3‬ساعات أو التغيب عن العمل بدون عذر‪3‬ايام والاستمرار في هذا الاجراء كلما‬

‫تأخر ساعة واحدة أو غياب يوم واحد بدون عذر‬
‫اذا بلغ غياب الموظف‪/‬ة في الادارة ‪ 15‬يوم متصلة يقوم مدير الادارة برفع الغياب لادارة التعليم‬

‫وفق النموذج‬

‫اذا بلغ غياب الوظف‪/‬ة ‪ 30‬يوما متفرقة يقوم مدير الادارة بإحالته الى ادارة التعليم لمعالجة‬
‫وضعه‪/‬ها وفق النموذج‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫تزويد ملف الموظف‪/‬ة بالإدارة بصورة من الاجراءات الكتابية المذكورة سابقًا‬ ‫‪13/5‬‬
‫رفع خلاصة إحصائية بغياب و تأخير الموظفين‪/‬ات بالإدارة وفق النموذج نهاية كل شهر هجري‬ ‫‪14/5‬‬

‫الى ادارة شؤون الموظفين‬ ‫‪15/5‬‬
‫اعداد السجلات و النماذج‬ ‫‪16/5‬‬
‫يقوم موظف‪/‬ة الشؤون الادارية بتجهيز سجل الحضور و الانصراف وفق التعميم الوارد في ذلك‬ ‫‪17/5‬‬
‫تدوين أسماء الموظف‪/‬ة الغائب‪/‬ة في سجل الحضور بالقلم الاحمر‬ ‫‪18/5‬‬
‫تعبئة جميع البيانات بالنموذج الخاص بالموظفين‪/‬ات وفق النموذج‬ ‫‪19/5‬‬
‫إعداد ملف لكل موظف‪/‬ة يحفظ به جميع الوثائق و الدورات و السيرة الذاتية و صورة من‬ ‫‪20/5‬‬
‫المؤهل و ما يرد من الاداء الوظيفي‬ ‫‪21/5‬‬
‫اعداد سجل الاستئذان الخاص بالموظفين‪/‬ات لتوثيق الخروج و العودة وفق النموذج‬ ‫‪22/5‬‬
‫تدوين أسماء الموظفين‪/‬ات المستأذنين‪/‬ات في سجل الاستئذان‬ ‫‪23/5‬‬
‫تحرير مباشرة الموظفين‪/‬ة الجدد او المنقولين و رفعها لإدارة شؤون الموظفين بعد اعتمادها من‬ ‫‪24/5‬‬

‫مدير الادارة‬ ‫‪25/5‬‬
‫عند طلب الموظف تحويل لمركز صحي أو الوحدة المدرسية يتم تحرير خطاب وفق النموذج‬
‫‪26/5‬‬
‫عند إنهاء موظف‪/‬ة انتداب رسمي يتم تحرير خطاب بالجهة المختصة مرفق معه مشهد‬ ‫‪27/5‬‬
‫الحضور و وثيقة إنهاء مهمة وفق النموذج‬ ‫‪28/5‬‬
‫‪29/5‬‬
‫يتم حصر إجازات الموظفين‪/‬ات وفق النموذج‬
‫الاتصالات الادارية‬ ‫‪30/5‬‬

‫تقوم موظفة الشؤون الادارية بسحب التعاميم الواردة للإدارة من خلال برنامج الاتصالات‬ ‫‪31/5‬‬
‫الالكتروني و عرضها على مدير‪/‬ة الادارة للشرح عليها‬ ‫‪32/5‬‬
‫‪33/5‬‬
‫أخذ توقيع الموظفين‪/‬ات بالإدارة على التعميم و فهرستها و حفظها بالسجل الخاص بها وفق‬
‫النموذج‬

‫استقبال البريد اليومي و عرضه على مدير الادارة في نفس اليوم‪.‬‬
‫التوقيع على استلام المراسلات الواردة‬

‫عند اصدار تعميم أو خطاب يتم وضع رقم للخطاب أو التعميم من خلال برنامج الاتصالات‬
‫الالكترونية وفق النموذج‬

‫اذا كان عدد المرفقات في اي تعميم او خطاب صادر أكثر من عشر صفحات يتم استخدام‬
‫توديع المعاملات وفق النموذج‪.‬‬

‫تسجيل التعاميم أو الخطابات الصادرة من الإدارة والواردة في البرنامج الالكتروني وفهرستها‬
‫وحفظها في الملفات‬

‫وضع الخطاب داخل مظروف للحفاظ على السرية‪.‬‬
‫متابعة تسجيل اسم و توقيع المستلم في نماذج الاستلام‪.‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫التعامل مع الاجازات الاضطرارية و التقارير الطبية‬ ‫‪34/5‬‬
‫ترفع موظفة الشؤون الادارية الحالات التالية من الاجازات الاضطرارية و التقارير الطبية لمديرة‬
‫‪35/5‬‬
‫الادارة لاستكمال اللازم‬ ‫‪36/5‬‬
‫من رصد له غياب دون عذر ‪ 5‬ايام فأكثر في العام الحالي أو الماضي‬ ‫‪37/5‬‬
‫من عوقب بسبب الغياب عقوبة نظامية (إنذار ‪ -‬لوم ‪ -‬حسم ‪ -‬حرمان من علاوة)‬

‫اذا بلغ مجموع التأخير أو الخروج عشر ساعات في العام الحالي‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫نموذج الرفع بتأخر وغياب كل موظف‪/‬ة (بعذر‪-‬‬

‫‪ 1/7‬بدرون عذر)‪ -‬و الخروج من الادارة قبل نهاية‬

‫الدوام الرسمي‬

‫نموذج طلب اجازة عادية للموظفين‪/‬ات الاداريين‪/‬ات‬ ‫‪2/7‬‬
‫يكون قبل ‪ 15‬يوم من استحقاقه للإجازة‬

‫نموذج مساءلة للموظف‪/‬ة الغائب‪/‬ة ‪ ،‬ورفعة لمدير‬

‫الادارة‬

‫نموذج قرار حسم بسبب التأخير أو الانصراف‬

‫المبكر و الذي بلغ مجموعة ‪ 7‬ساعات‬

‫نموذج طلب الإجازة الاضطرارية يتم الطلب قبل‬

‫التمتع بالإجازة بيوم على الاقل‬

‫نموذج طلب الموظفة اجازة الامومة يتم تعبئة الطلب‬

‫نموذج طلب الموظف‪/‬ة اجازة استثنائية يتم تعبئة‬

‫الطلب‬

‫نموذج بلوغ غياب الموظف‪/‬ة في الادارة ‪ 15‬يوم متصلة‬

‫نموذج غياب الموظف‪/‬ة ‪ 30‬يوماً متفرقة‬

‫نموذج خلاصة احصائية بغياب و تأخير الموظفين‪/‬ات‬

‫بالإدارة نهاية كل شهر هجري الى ادارة شؤون‬

‫الموظفين‬

‫نموذج جميع البيانات الخاص بالموظفين‪/‬ات‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫سجل الاستئذان الخاص بالموظفين‪/‬ات لتوثيق‬
‫الخروج والعودة‪.‬‬

‫نموذج طلب الموظف تحويل لمركز صحي أو الوحدة‬
‫المدرسية يتم تحرير خطاب‪.‬‬

‫نموذج إنهاء موظف‪/‬ة انتداب رسمي يتم تحرير‬
‫خطاب بالجهة المختصة مرفق معه‬
‫نموذج حصر اجازات الموظفين‪/‬ات‬

‫نموذج توقيع الموظفين‪/‬ات بالإدارة على التعاميم و‬
‫فهرستها و حفظها بالسجل الخاص بها‬

‫نموذج اصدار تعميم أو خطاب يتم وضع رقم‬
‫للخطاب أو التعميم من خلال برنامج الاتصالات‬

‫الإلكترونية‬
‫نموذج توديع المعاملات‬
‫نموذج تسجيل التعاميم او الخطابات الصادرة من‬
‫الادارة في البرنامج الالكتروني‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رصد التأخر و الغياب و الخروج‬

‫نموذج‬ ‫يوجد‬ ‫تأخر و‬ ‫تحرير امر حسم‬
‫نموذج‬ ‫غياب‬ ‫خروج ‪7‬‬
‫ابلاغ المشرف المنسق‬
‫نموذج‬ ‫ساعات‬ ‫تنبيه خطئ‬

‫تحرير أمر حسم‬ ‫توجية مساءلة‬ ‫تنبية شفوي‬

‫نموذج‬ ‫عذر غير‬ ‫تأخر و‬
‫مقبول‬ ‫خروج ‪3‬‬
‫يحال الى ادارة‬ ‫ساعات‬
‫غياب‬
‫نموذج‬ ‫‪ 30‬يوم‬ ‫تأخر و خروج‬
‫ساعتان‬
‫يحال الى ادارة‬
‫غياب‬ ‫رفع خلاصة شهرية‬
‫نموذج‬ ‫‪ 15‬يوم‬
‫تزويد ملف الموظف‬
‫رفع خلاصة شهرية‬ ‫بصورة‬
‫تزويد ملف الموظف‬
‫بنسخة كم الاجراءات‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق لعملية الشؤون الادارية (للاتصالات الادارية )‬

‫الاتصالات الادارية‬

‫الوارد‬ ‫نموذج‬ ‫اصدار التعاميم و الخطابات‬
‫نموذج‬
‫استلام الوارد و المعاملات و‬ ‫نموذج‬ ‫توديع المعاملات‬
‫التوقيع‬
‫تسجيل المعاملة في البرنامج‬
‫اطلاع المدير‬
‫‪3qesdu71‬‬
‫نموذج‬
‫توقيع على الاستلام‬
‫توقيع الموظفين‬
‫حفظها في الملف‬
‫تسجيل المعاملة في البرنامج‬

‫حفظها في الملف‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0104-02‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬الموارد المادية‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫تحديد الإجراءات والخطوات المتبعة في توفير الموارد وفق احتياجات الادارة‬
‫المكتب والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم المنظمة للعمل‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الموارد المادية‪ :‬جميع الموارد الملموسة من المعدات والأجهزة والأدوات والأثاث‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫‪2/5‬‬ ‫المختص‬
‫تحديد الاحتياجات المادية(تجهيزات مكتبيه ـ اثاث ـ نظم المعلومات ـ مقرات)‬ ‫‪3/5‬‬
‫حصر الاحتياجات المادية‬ ‫‪4/5‬‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫‪5/5‬‬ ‫التسلسل‬
‫رفعها إلى مدير المكتب لاعتمادها‬
‫مخاطبة الجهات ذات العلاقة لتوفير الاحتياجات المادية‬ ‫‪6/5‬‬
‫استخدام البرنامج المعتمد ( فارس)لتوفير الاحتياجات المادية‬
‫عند استلام الأصناف يقوم المساعد الإداري المكلف بالتأكد منها ومطابقتها ثم التوقيع على الاستلام مع أخذ‬ ‫‪7/5‬‬
‫صورة من النموذج قبل تسليمه وحفظه في الملف الشخصي‬ ‫‪8/5‬‬
‫يقوم المساعد الإداري بتحديد الأصناف والأصناف المستهلكة ومن ثم تسليمها لمساعدة الادارة‬ ‫‪9/5‬‬
‫يقوم المساعد الإداري بحفظ الأصناف وتنظيمها حسب النوع والإجراءات المعمول بها‬
‫عند صرف الأصناف على الموظفين يقوم الإدارة بمراجعة احتياجات الموظفين ورفعها لمدير الإدارة لاعتماد صرفها‬ ‫‪10/5‬‬
‫عند اعتماد الصرف يقوم المساعد الإداري المكلف بتسجيل الأصناف المستديمة كعهده على الموظف وتسجل‬
‫‪11/5‬‬
‫الأصناف المستهلكة في السجلات الخاصة‬
‫يقوم الموظفون باستلام الأصناف والتوقيع عليها وفق النموذج‬ ‫‪12/5‬‬
‫عند انتقال الموظف أو استقالته أو تقاعده من الإدارة يقوم المساعد الإداري المكلف بإعداد محضر باستلام جميع‬
‫‪13/5‬‬
‫العهد الموجودة لديه ومن ثم رفعه الى مساعد الإدارة‬ ‫‪14/5‬‬
‫يقوم مساعد الادارة بالتأكد م المحضر ورفعه الى مدير الإدارة‬ ‫‪15/5‬‬
‫يقوم مدير الإدارة باتخاذ الإجراءات النظامية المتبعة في تلك الحالة‬ ‫‪16/5‬‬
‫عند فقدان أو تلف الأصناف يقوم الموظف المعني بإبلاغ مساعد الإدارة عن ذلك‬ ‫‪17/5‬‬
‫يقوم رئيس الشؤون التعليمية بالتقصي عن أسباب التلف أو الفقد الحاصل لتحديد مسؤولية المقصر‬ ‫‪18/5‬‬
‫يقوم رئيس الشؤون التعليمية بإعداد محضر يوضح الأسباب والمسؤوليات ورفعه لمدير الإدارة‬
‫تقوم مديرة المكتب بمراجعة المحضر ورفعه للجهات المختصة لاتخاذ اللازم‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪1/6‬‬
‫نموذج استلام الأصناف‬
‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫نموذج جرد العهدة‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/7‬‬
‫‪2/7‬‬

‫تحديد الاحتياجات المادية‬

‫رفع الاحتياجات للجهات المختصة‬

‫استلام الأصناف الواردة‬
‫فرز الأصناف وحفظها‬

‫توزيع الأصناف على الموظفين‬

‫إعداد محضر تسليم العهد للموظفين‬

‫جرد العهد قبل نهاية العام‬

‫لا‬ ‫يوجد رجيع‬ ‫نعم‬

‫إعداد محضر ورفعه للمديرة‬
‫المكتب‬

‫رفع للجهات المختصة‬
‫لاتخاذ اللازم‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0104-03‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬الصيانة‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫توضيح الإجراءات المتبعة لتحقيق الأمن والسلامة داخل الادارة‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم المنظمة للعمل‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الصيانة‪ :‬مجموعة من الإجراءات التي يتم اتخاذها للمحافظة على الآلات والمعدات في ظروف‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬
‫جيدة التشغيل ‪.‬‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫تكليف مسؤولة عن الصيانة في المبنى‬ ‫المختص‬

‫تزويد مسؤولة الصيانة بالمهام والمسؤوليات المنوطة به‬ ‫‪1/5‬‬
‫حضور مسؤولة الصيانة يتفقد المبنى وتجهيزاته بشكل مستمر وملاحظة مرافقة المختلفة ‪.‬‬ ‫‪2/5‬‬
‫‪3/5‬‬
‫تدوين أهم الملاحظات والرفع بها للجهات المختصة‬ ‫‪4/5‬‬
‫تحديد الأعطال البسيطة التي يمكن إصلاحها والرفع بها لمديرة المكتب‬ ‫‪5/5‬‬
‫اعداد التقارير عن الأعطال والمشكلات التي تواجه المبنى والأجهزة ورفعه إلى مديرة المكتب‬
‫‪6/5‬‬

‫مخاطبة الجهات المختصة لإكمال اللازم ‪.‬‬ ‫‪7/5‬‬
‫الصيانة الوقائية‬
‫‪8/5‬‬
‫اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفير الحماية وتقليل معدل الأعطال وزيادة العمر الافتراضي‬ ‫‪9/5‬‬
‫للأجهزة‬ ‫‪10/5‬‬
‫‪11/5‬‬
‫تدوين الملاحظات ورفعها للجهات المختصة لأجل الصيانة‬
‫الإشراف على أعمال التشغيل والصيانة في المبنى والمرافق‬ ‫‪12/5‬‬
‫تزويد العاملين على الألات والأجهزة بصورة من كتيبات التشغيل‬ ‫‪13/5‬‬
‫‪14/5‬‬
‫الصيانة الإصلاحية‬ ‫‪15/5‬‬
‫الإشراف على الجهات التي تقوم بأعمال الصيانة‬
‫التأكد من إتمام عملية الصيانة بالشكل المطلوب‬
‫الرفع لمدير ة الإدارة بشهادة إتمام عمليات الصيانة لاعتمادها‬
‫حفظ صورة من شهادة إتمام عمليات الصيانة في الملف الخاص‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬
‫نموذج تقرير شهري للصيانة‬
‫نموذج للأعطال‬ ‫‪1/7‬‬
‫‪2/7‬‬

‫خريطة تدفق الصيانة‬

‫تكليف مسؤول عن الصيانة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫تزويد المسؤول بالمهام والمسؤوليات‬
‫متابعة صيانة المبنى بشكل مستمر‬

‫تحديد الأعطال والرفع بها‬
‫إعداد التقارير‬
‫الرفع بالتقارير‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0104-04‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬النظافة‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫توضيح الإجراءات المتبعة لتنفيذ ومتابعة اعمال النظافة في الإدارة‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫مكتب التعليم‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم المنظمة للعمل‬

‫النظافة‪ :‬توفير أدوات نظافة للمحافظة على نظافة المبنى‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫تكليف مسؤولة عن متابعة اعمال النظافة‬ ‫المختص‬

‫تزويد المسؤول بالمهام والمسؤوليات المنوطة به‬ ‫‪1/5‬‬
‫تقوم المسؤولة بمتابعة توفير احتياجات المبنى من أدوات النظافة (وفق النموذج)‬ ‫‪2/5‬‬
‫‪3/5‬‬
‫تقوم المسؤولة بالتواصل مع الجهات المعنية لتوفير المستلزمات الناقصة‬ ‫‪4/5‬‬
‫تقوم المسؤولة بمتابعة المكلفين بأعمال النظافة وأعداد التقارير اللازمة‬ ‫‪5/5‬‬
‫‪6/5‬‬
‫تقوم المسؤولة بإعداد التقارير اللازمة (وفق النموذج‬ ‫‪7/5‬‬
‫تكليف مسؤولة عن متابعة اعمال النظافة‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬
‫نموذج متابعة احتياجات‬
‫المبنى من أدوات النظافة‬ ‫‪1/7‬‬

‫نموذج متابعة المكلفين‬ ‫‪2/7‬‬
‫بأعمال النظافة‬

‫تكليف مسؤولة عن النظافة‬
‫تزويد المسؤولة بالمهام والمسؤوليات‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫الرفع بالاحتياجات إلى الجهات‬
‫المعنية‬

‫متابعة توفير أدوات النظافة‬
‫إعداد ورفع التقارير‬
‫واعتمادها‬

‫رفع التقاريرللجهات‬
‫المختصة‬

‫رمز العملية‪ :‬ع م ‪0104-05‬‬ ‫اسم العملية‪ :‬الأمن والسلامة‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫توضيح الإجراءات المتبعة لتحقيق الأمن والسلامة داخل الادارة‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم المنظمة للعمل‬

‫الأمن والسلامة‪ :‬اتخاذ الإجراءات اللازمة للمحافظة على أمن وسلامة المنشأة والأفراد ‪.‬‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫الإجراء‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫تكليف مسؤول عن الأمن والسلامة‬ ‫المختص‬

‫تزويد مسؤول الأمن والسلامة بالمهام والمسؤوليات‬ ‫‪1/5‬‬
‫حضور مسؤول الامن والسلامة للبرامج التدريبية التي تقدم من إدارة الامن والسلامة‬ ‫‪2/5‬‬
‫متابعة تنفيذ إجراءات الامن والسلامة في المبنى (فتح ونظافة مخارج الطوارئ ــصلاحية‬ ‫‪3/5‬‬
‫طفايات الحريق ــ سلامة المبنى من التصدعات والشقوق ــ سلامة التمديدات الكهربائية‬
‫‪4/5‬‬
‫الرفع باحتياجات الإدارة من وسائل الامن والسلامة للجهات المعنية‬
‫اعداد خطة الاخلاء وفق ما ورد في الدليل الارشادي لإعداد خطط إخلاء المنشأة التعليمية‬ ‫‪5/5‬‬

‫العامة‬ ‫‪6/5‬‬
‫تنفيذ خطة الإخلاء مرة على الأقل‬
‫توثيق أعمال مسؤول الامن والسلامة‬ ‫‪7/5‬‬
‫زيادة الوعي لدى منسوبي ومنسوبات الإدارة بالمحافظة على أمن وسلامة المبنى من خلال‬ ‫‪8/5‬‬

‫(نشرات ـ ملصقات ـ برامج ـ‪)....‬‬ ‫‪9/5‬‬
‫تدريب منسوبي الإدارة على برامج الامن والسلامة (الأخلاء ـ استخدام طفايات الحريق ‪)....‬‬
‫‪10/5‬‬
‫متابعة ما يرد من تعاميم فيما يخص الامن والسلامة وإطلاع منسوبي ‪/‬ت الإدارة عليها‬ ‫‪11/5‬‬
‫التواصل مع إدارة امن والسلامة في الحالات الطارئة‬ ‫‪12/5‬‬
‫رفع التقارير عن توفير الامن والسلامة بالمبنى‬ ‫‪13/5‬‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬

‫‪1/7‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫خريطة تدفق الأمن والسلامة‬

‫تكليف مسؤول للأمن والسلامة‬

‫تزويد المسؤول بالمهام والمسؤوليات‬
‫الرفع بالاحتياجات إلى الجهات المعنية‬

‫متابعة توفر وسائل الأمن والسلامة‬
‫تنفيذ الإجراءات‬

‫تدريب المسؤولة ومنسوبات‬
‫المكتب‬
‫إعداد‬

‫رفع التقارير اللأزمة‬

‫رمز العملية‪0103-01 :‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم اسم العملية‪:‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫‪.‬‬ ‫بالمخواة‬

‫تسديد عجز المعلمات الطارئ بالندب أو التكليف‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له – قسم شؤون المعلمات‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫آلية الندب والتكليف لسد العجز‬
‫‪ -4‬التعريفات‬
‫التكليف ‪ :‬تكليف شاغلي الوظائف التعليمية بالعمل في مدرسة أخرى لمعالجة الاحتياج بتسديد العجز أو‬
‫الموازنة‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫يقوم المكتب بإعداد قاعدة بيانات بالمعلمات في جميع المدارس‬ ‫‪2/5‬‬ ‫المختص‬
‫في حال غياب معلمة تقوم القائدة باتخاذ إجراءات الندب الواردة في الآلية‬ ‫‪3/5‬‬
‫رفع نموذج طلب معلمة للمكتب لسد العجز من المدارس المجاورة‬ ‫‪4/5‬‬ ‫رئيسة الشؤون‬
‫تحدد رئية الشؤون المدرسية المعلمة المندبة تبعاً للوفر والأقرب فالأقرب‬ ‫‪5/5‬‬ ‫المدرسية‬
‫‪6/5‬‬
‫إرسال النموذج لقائدة المدرسة لتحديد المعلمة الزائدة‬
‫تكليفها بالندب من قبل المكتب‬ ‫‪7/5‬‬

‫متابعة تنفيذ الندب وإجراءات قائدة المدرسة في متابعة التنفيذ والتنسيق مع مدرسة الندب‬ ‫‪8/5‬‬
‫سواء أكان جزيء أو كلي‬ ‫‪9/5‬‬
‫‪10/5‬‬
‫عند انتهاء حاجة المدرسة للمعلمة يتم انهاء تكليفها‪.‬‬
‫تقوم رئيسة الشؤون المدرسية بإعداد تقرير ختامي نهاية كل فصل دراسي‬

‫منح المعلمات حافز الندب حسب الآلية المحددة‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬
‫نموذج تكليف معلمة‬
‫بيان‬ ‫‪1/7‬‬
‫‪2/7‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫نموذج تكليف معلمة‬ ‫‪1/7‬‬
‫بيان بالمعلمات المكلفات خلال‬
‫‪2/7‬‬
‫فصل دراسي‬

‫قاعدة بيانات بالمعلمات‬

‫تحديد مدرسة العجز الطارئ‬

‫تحديد الوفر في المعلمات حسب‬
‫الأقرب فالأقرب‬

‫تكليف المعلمة الزائدة لسد العجز‬

‫متابعة التنفيذ‬

‫نعم‬ ‫لا‬
‫التمتع بحافز الندب‬
‫اعداد محضر والتحويل‬
‫للجنة الندب‬

‫تقرير ختامي‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪01-02 :‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية والتحسينية المناسبة لرفع كفاءة الأداء وتطويره‬
‫‪ -1‬الهدف‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له – المجتمع المحيط‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم الواردة‬
‫‪ -4‬التعريفات‬
‫اجراء تصحيحي ‪ :‬خطوات يتم اتخاذها للتصحيح‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫عند اكتشاف حالة عدم المطابقة أثناء عملية المراجعة الداخلية أو شكاوى العملاء أو الرغبة في‬ ‫المختص‬
‫‪2/5‬‬
‫اجراء تحسين لنظام الجودة‬ ‫‪3/5‬‬ ‫رئيسة الشؤون‬
‫يقوم المكتب بتقديم طلب نموذج لإدارة الجودة‬ ‫‪4/5‬‬ ‫المدرسية‬
‫‪5/5‬‬
‫تقوم إدارة الجودة بتوثيق الطلب في بيان طلبات الإجراءات التصحيحية‬ ‫‪6/5‬‬

‫يتم متابعة تنفيذ الطلب مع الجهات المعنية‬

‫عند اغلاق الطلب يتم اشعار الجهة الطالبة بالإجراء المتخذ‬

‫يتم مناقشة ومراجعة الإجراءات التصحيحة والوقائية والتحسينية خلال الاجتماع‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬
‫التسلسل‬
‫نموذج طلب اجراء تصحيحي‬
‫بيان طلبات الإجراءات‬ ‫‪1/7‬‬
‫التصحيحية‬
‫‪2/7‬‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫إغلاق الطلب‬ ‫وجود إجراء تصحيحي‬

‫تقديم الطلب‬

‫توثيق الطلب‬

‫عدم مطابقة‬
‫لا‬

‫الموافقة على الطلب‬

‫نعم‬
‫متابعة التنفيذ‬

‫تنفيذ الطلب‬

‫اشعار الجهة الطالبة‬

‫مناقشة الإجراءات‬
‫التصحيحية في اجتماع‬

‫الإدارة‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫رمز العملية‪0104-06 :‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫تطوير خدمات الإدارة بما يتناسب مع توقعات المستفيدين أو يفوقها بناء على نتائج قياس مدى‬
‫رضاهم‬ ‫‪ -1‬الهدف‬
‫‪ -2‬نطاق العمل‬
‫مكتب التعليم والمدارس التابعة له – قسم شؤون المعلمات‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬

‫الأدلة التنظيمية والسياسات واللوائح والتعاميم الواردة‬ ‫‪ -4‬التعريفات‬

‫التكليف ‪ :‬تكليف شاغلي الوظائف التعليمية بالعمل في مدرسة أخرى لمعالجة الاحتياج بتسديد العجز أو‬
‫الموازنة‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫تقوم مديرة المكتب بتشكيل فريق قياس رضا المستفيد‬ ‫‪2/5‬‬ ‫المختص‬
‫‪3/5‬‬
‫تقوم مديرة المكتب بتحديد رئيس‪/‬ة الفريق وتزويده ‪/‬ا بالمهام المطلوبة‬ ‫‪4/5‬‬ ‫مديرة المكتب‬
‫‪5/5‬‬ ‫فريق قياس رضا‬
‫يتم اجتماع فريق قياس رضا المستفيد لتحديد النقاط التي يريدون قياسها ‪.‬‬
‫‪5/6‬‬ ‫المستفيد‬
‫يقوم الفريق بإعداد أدوات قياس الرضا ثم يتم عرضها على مديرة المكتب لاعتماد النماذج ‪.‬‬ ‫‪5/7‬‬

‫تقوم رئيسة الفرق بإعداد الخطة الزمنية لقياس رضا المستفيدين وعرضها على مديرة المكتب‬ ‫‪5/8‬‬
‫لاعتمادها‬ ‫‪5/9‬‬
‫التنفيذ‬ ‫‪5/10‬‬
‫‪5/11‬‬
‫يقاس رضا المستفيد من خلال الاتصال المباشر أو الملاحظة أو استطلاع الرأي‬ ‫‪5/12‬‬
‫‪5/13‬‬
‫يتم توزيع استبانات قياس الرضا إلكترونيا‬ ‫‪5/14‬‬
‫‪5/15‬‬
‫تحليل نتائج‬
‫‪5/16‬‬
‫يتم حصر جوانب عدم الرضا وفق النموذج ‪.‬‬
‫‪5/17‬‬
‫في حال وجود نتائج نقل نسبة جودتها عن ‪ %60‬يتم إتباع إجراء " الإجراءات‬ ‫‪5/18‬‬
‫التصحيحية والوقائية لتنفيذ الأجراء التصحيحي أو الوقائي اللازم ‪.‬‬ ‫‪5/19‬‬
‫يقوم الفريق بوضع خطة التحسين والتطوير وفقا لمتطلبات المستفيد‬

‫يقوم الفريق بتنفيذ الخطة بعد اعتماده ‪.‬‬

‫تقوم رئيسة الفريق بإعداد التقرير النهائي لقياس الرضا وفق النموذج ‪.‬‬

‫تقوم مديرة المكتب باعتماد التقرير النهائي ‪.‬‬

‫يتم إدراج التقرير في اجتماع مراجعة المكتب‬

‫تقوم رئيسة الفريق بحفظ وثائق العملية في المكان المخصص بها ‪.‬‬

‫شكاوي ومقترحات المستفيدين‬

‫يتم التعامل مع شكاوي المستفيد أو مقترحاته سواء كانت شفوية أو مكتوبة بنفس القدر من الأهمية‬
‫ويتم تزويد من أراد طلب خدمة أو شكوى أو مقترح بالنموذج ‪.‬‬

‫يقوم متلقى الشكاوي أو المقترح بالتسجيل في نموذج سجل الطالبات الواردة ويجب إرفاق الشكوى‬
‫أو المقترح أو الخدمة المطلوبة مع نموذج‬

‫يقوم الفريق بدراسة الشكوى أو المقترح لمعرفة مدى جديته ‪.‬‬

‫إذا كانت الشكوى منطقية أو الاقتراح يتم التعامل مع الشكوى كحالة عدم مطابقة مع الاتصال‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫بالمستفيد لشكره على تجاوبه وإبلاغه بما يتم تجاه شكواه أو مقترحه خلال ‪ 48‬ساعة على الأكثر‬ ‫‪5/20‬‬
‫من وقت وصولها‬ ‫‪5/21‬‬

‫تقوم رئيسة الفرق بإعداد التقرير النهائي وتقديمه لمديرة المكتب‬ ‫‪5/22‬‬

‫تقوم مديرة المكتب بتوجيه الجهات المسؤولة بوضع خطط للتحسين وفقا لمتطلبات المستفيد ‪.‬‬ ‫‪5/23‬‬

‫إذا كانت الشكوى منطقية أو الاقتراح يتم التعامل مع الشكوى كحالة عدم مطابقة مع الاتصال‬
‫بالمستفيد لشكره على تجاوبه وإبلاغه بما يتم تجاه شكواه أو مقترحه خلال ‪ 48‬ساعة على الأكثر‬

‫من وقت وصولها‬
‫تقوم رئيسة الفريق بإعداد التقرير النهائي وتقديمه لمديرة المكتب‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫مدة الحفظ‬ ‫التسلسل‬

‫‪1/6‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫نموذج استبانة رضا الوظيفي‬ ‫‪1/7‬‬

‫استبانة قياس الخدمة‬ ‫‪2/7‬‬

‫حصر جوانب عدم الرضا‬

‫التقرير النهائي‬

‫طلب شكوى أو خدمة‬

‫سجل الطلب‬

‫اشعار صاحب الطلب‬

‫رمز العملية‪0102-06 :‬‬ ‫اسم العملية‪:‬‬ ‫قسم‪ :‬مكتب التعليم‬
‫بالمخواة‬
‫ضبط الوثائق والسجلات من خلال التحكم في عملية إصدارها وإلغاءها وتعديلها وحفظها‬
‫‪ -1‬الهدف‬
‫مكتب التعليم‬ ‫‪ -2‬نطاق العمل‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫جميع وثائق وسجلات نظام الجودة‬ ‫‪ -3‬الوثائق ذات العلاقة‬
‫‪ -4‬التعريفات‬
‫لايوجد‬

‫الإجراء‬ ‫‪1/5‬‬ ‫‪ -5‬العملية‪:‬‬
‫عند الرغبة في ( إصدار‪ /‬تعديل ‪ /‬إلغاء) وثيقة بخلاف دليل الجودة اتباع الخطوات التالية‪:‬‬ ‫‪2/5‬‬ ‫المختص‬
‫‪3/5‬‬
‫تحرير طلب ويرفق به مسودة الوثيقة‬ ‫‪4/5‬‬ ‫مديرة المكتب‬
‫‪5/5‬‬ ‫فريق قياس رضا‬
‫ترسل طلبات الإصدار ‪ /‬التعديل ‪ /‬الإلغاء الى منسقة الجودة لدراستها ثم عرضها على لجنة الإدارة‬
‫‪5/6‬‬ ‫المستفيد‬
‫عند الموافقة على الطلب يتم مراجعة صياغة الوثيقة واعتماد التعديل من الجهة المصدرة لأصل‬ ‫‪5/7‬‬
‫الوثيقة‬
‫‪5/8‬‬
‫اصدار الوثيقة مع ابلاغ الجهة الطالبة‬
‫‪5/9‬‬
‫عند رفض الطلب يتم ابلاغ الجهة الطالبة بقرار اللجنة وسبب الرفض على أن يحفظ مقترح الوثيقة‪/‬‬ ‫‪5/10‬‬
‫التعديل في ملف طلبات إصدار‪ /‬تعديل الوثائق‬ ‫‪5/11‬‬
‫‪5/12‬‬
‫عند الموافقة على الطلب واتخاذ قرار بتأجيل تنفيذ التعديل يتم اخطار الجهة الطالبة‬

‫يتم تدوين ماتم اقراره‬

‫القيام بإجراء مراجعة دورية على الوثائق التي تم إصدارها واقتراح التعديلات إن وجدت‬

‫عند حدوث أي تعديلات في صفحة ‪ /‬صفحات الوثيقة يتم إيضاح سبب التعديل ورقم الصفحة‬
‫المعدلة في نموذج التعديل ورقم وتاريخ إصداره على الصفحة المعدلة‬

‫عند إلغاء أي وثيقة يتم سحبها وإتلاف جميع النسخ الالكترونية باستثناء الوثيقة الأصل يوضع في‬
‫ملف الوثائق الملغاة بعد ختمها وتدوينها‬

‫توثيق ومراجعة واعتماد الوثائق قبل توزيعها الكترونيا أو ورقياً‬

‫حصر جميع الوثائق التي تم إصدارها في سجل رئيسي‬

‫توزيع الوثائق الالكترونية أو الورقية للأشخاص المعنيين‬

‫المسؤولية‬ ‫التكرار‬ ‫وسائل القياس‬ ‫قيمة الهدف‬ ‫‪ -6‬الأهداف‬
‫التسلسل الهدف‬
‫الجودة‬ ‫فصلي‬ ‫عدد طلبات الإصدار والتعديل‬
‫والالغاء‪ /‬طلبات الإصدار‬ ‫تنفيذ طلبات الإصدار والتعديل والالغاء‬
‫‪%100‬‬ ‫حسب الاجراء‬ ‫‪1/6‬‬
‫والتعديل والالغاء المنفذة*‪100‬‬

‫‪ -7‬النماذج والسجلات‬

‫مدة الحفظ‬ ‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬ ‫التسلسل‬

‫مستمر‬ ‫الجودة‬ ‫حصر الوثائق الرئيسية‬ ‫‪1/7‬‬
‫مستمر‬ ‫الجودة‬
‫مستمر‬ ‫الجودة‬ ‫نموذج تسليم النسخ الموثقة‬ ‫‪2/7‬‬

‫مستمر‬ ‫الجودة‬ ‫نموذج طلب ( إصدار‪ /‬الغاء ‪ /‬تعديل)‬ ‫‪3/7‬‬
‫وثيقة‬ ‫‪4/7‬‬

‫سجل طلبات الإصدار والتعديلات‬
‫والالغاء للوثائق‬

‫الدليل الإجرائي لمكتب التعليم بالمخواة ‪ /‬بنات ( الإصدار الثاني )‬

‫إبلاغ الجهة الطالبة وحفظ‬ ‫الرغبة في إصدار – إلغاء‪-‬‬ ‫تأجيل الموافقة‬
‫الطلب‬ ‫تعديل‪-‬وثيقة‬

‫تقديم طلب الإصدار‬

‫الموافقة‬

‫مراجعة الصياغة‬
‫اعتماد الوثيقة‬
‫إصدار الوثيقة‬

‫تسليم الوثيقة للمعنيين‬

‫إبلاغ الجهة الطالبة‬


Click to View FlipBook Version