فريق_التحسين_1440pdf22.pdf خ

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫‪1‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫‪2‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1440 -1439‬هـ‬

‫بناء على قرارمديرة مكتب التعليم رقم‪ 1235‬وتاريخ ‪1439/12/25‬هـ المتضمن تشكيل فريق للتحسين وفق المنهجية التي تم إقرارها‬
‫ونشرها ‪ ،‬عليه فقد تم القيام بالآتي ‪:‬‬

‫‪ .1‬التعرف على أنشطة التحسين‬
‫‪ - .2‬تحديد الهدف من التحسين‬

‫‪ - .3‬جدولة التحسين‬
‫‪ .4‬التحديد الدقيق لاماكن التحسين‬

‫‪ .5‬تحديد المسؤولين عن التحسين‬
‫‪ .6‬تحديد منهج التحسين‬

‫‪ .7‬تقييم التحسين والرفع بقررات التحسين‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫أدوات التحسين المستخدمة ‪:‬‬

‫عصف ذهني ‪ ،‬تحليل عظمة السمكة ‪ ،‬تحليل الأثروالسبب‪ ،‬سيجما ‪6‬‬

‫أهداف عملية التحسين ‪:‬‬

‫‪-1‬إدارة الأداء للتحسين من خلال إجراءات عمل ومنهجيات موثقة ‪.‬‬
‫‪-2‬تطويروتحسين العمليات على نحو مستمر‪.‬‬

‫‪-3‬تحقيق الكفاءة والفعالية للموارد المؤسسية ‪.‬‬
‫‪-4‬دعم مفهوم الإدارة بالعمليات على المستوى الإداري والفني في مكتب التعليم والمدارس ‪.‬‬

‫استخدام منهجية ‪ Lean Segma 6‬التي تهدف إلى ‪:‬‬
‫‪-1‬دراسة دليل العمليات وتحديد أكثره ًا هد ًرا للموارد‬
‫‪-2‬تحديد الفرص الأمثل لاستثمارالموارد بغرض تحقيق أفضل النتائج‬
‫‪-3‬تسخيرموارد العمليات من أفراد وأدوات ووقت لتقديم الخدمة على أفضل وجه‬
‫‪-4‬ترجمة متطلبات المستفيد إلى وصف دقيق وفعال للعمليات التي تقود نحو المزيد من الإنتاجية‬

‫‪-5‬اختيارالأفضل والأنسب من الأدوات والتجهيزات‬

‫‪4‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫‪-6‬السيطرة على العمليات والمحافظة على استمرارية أدائها‪.‬‬
‫‪-7‬تحسين أداء الفريق بالتعرف على الأخطاء في العمل‬

‫النتائج المتوقع تحقيقها‪:‬‬
‫__ تحسين الأداء‬
‫__تقليل التكلفة‬
‫__خدمة المستفيد‬

‫__اختصارالوقت والجهد‬

‫‪5‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫أهم أنشطة التحسين التي تم تنفيذها في المكتب والنتائج التي حققتها ‪:‬‬

‫المشاركين في عملية التحسين والتطوير‬ ‫نتائج التقييم‬ ‫التدقيق‬ ‫واقع التنفيذ‬ ‫معايير التحسين‬ ‫العملية الم ارد تحسينها بناء‬
‫*ايجابية‬ ‫على مصادر المعلومات وتحليل‬
‫*سلبية‬
‫المشكلات‬

‫نوال عوض‬ ‫نتائج إيجابية‬ ‫تم تدريب مسؤولات الصادر‬ ‫برنامج الكتروني لفهرسة‬ ‫‪-‬توفير الوقت والجهد‬
‫غنيمة محمد‬ ‫والوارد على البرنامج وتم‬ ‫الصادر والوارد يسهل‬ ‫‪ -‬تقليل العمليات داخل‬
‫صالحة عبدالله‬ ‫عملية الاستعلام عن‬ ‫عملية الصادر والوارد‬
‫تدقيق عملية التنفيذ‬ ‫المعاملات سواء أكانت‬ ‫الاج ارء‬
‫علوية‬ ‫صادرة أو واردة‬ ‫تسرع استرجاع‬
‫مها محمد صالح‬
‫المعلومات‬
‫بدرية‬

‫جوهرة‬ ‫نتائج إيجابية‬ ‫تم التدقيق‬ ‫بلامكس للتخطيط التشغيلي توفير الوقت والجهد برنامج الكتروني لعملية‬

‫التخطيط التشغيلي ومتابعة جليلة‬

‫تنفيذ ب ارمج التخطيط‬

‫بشكل الكتروني‬ ‫تنظيم التخطيط‬

‫جليلة‬ ‫نتائج إيجابية‬ ‫قاعدة بيانات اكسل تشمل‬ ‫تسهل عملية الاستعلام‬ ‫قاعدة بيانات الكترونية‬
‫بيانات المعلمات في كامل‬ ‫عن المعلمات وبياناتهم‬ ‫للمعلمات ‪excel‬‬
‫‪6‬‬
‫مدارس القطاع ‪.‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫حليمة محمد العمري‬ ‫نتائج إيجابية‬ ‫تدريب جميع المشرفات على‬ ‫سهلت عملية الندب‬ ‫توفر الوقت والجهد‬ ‫ملفات الإنجاز الالكترونية‬
‫مها محمد صالح العمري‬ ‫تصميم ملف الإنجاز‬ ‫والتكليف في مدارس العجز‬ ‫تقليل تكلفة الورق‬
‫الالكتروني‬ ‫والحصول على المعلومة‬ ‫تبادل المعلومات‬
‫خلود خميس العمري‬
‫منال احمد علي العمري‬ ‫بشكل سريع‬ ‫والمعرفة‬

‫هند علي الزه ارني‬ ‫استثمار موقع ‪google‬‬
‫سميرة علي خميس‬ ‫‪site‬لتصميم ملفات انجاز‬
‫حليمة محمد ال ارشدي‬ ‫الكترونية لجميع المشرفات‬
‫خلود حسين العمري‬
‫رقية بارود العمري‬ ‫التربويات بالمكتب‬
‫جليلة احمد حسن‬
‫نتائج إيجابية‬ ‫تقييم إطلاع الموظفات على‬ ‫إضافة حساب لكل مشرفة‬ ‫تسريع الوصول‬ ‫الإدارة الرقمية‬
‫هند صالح عمر الغامدي‬ ‫التعاميم الواردة‬ ‫في البرنامج بحيث يسهل‬ ‫للتعاميم‬
‫رحمة عبدالله العمري‬
‫عملية الاطلاع على‬ ‫توفير الوقت والجهود‬
‫‪7‬‬ ‫التعاميم بشكل مستمر‬ ‫سرعة الاستعلام عنن‬

‫المعاملات الواردة‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫تقييم نتائج الاستبانات‬ ‫استبدال الاستبانات الورقية‬ ‫‪-‬تقليل تكاليف‬ ‫الاستبانات الالكترونية‬
‫الالكترونية‬ ‫باستبانات الكترونية‬ ‫استهلاك الورق‬
‫عائشة محنوس الزه ارني‬ ‫باستخدام ‪google‬‬ ‫‪-‬تجاوز حدود الزمان‬
‫فاطمة عبدالله العمري‬ ‫‪drive‬‬ ‫‪-‬توفير الجهد والوقت‬
‫شريفة حوتان العمري‬
‫عزة احمد موسى العمري‬ ‫تقييم البرنامج‬ ‫تسهيل عملية تحديد خطط‬ ‫تقليل التكاليف‬ ‫برنامج يسير للخطط الاش ارفية‬
‫علية محنوس العمري‬
‫توفير الوقت والجهد السير للمدارس وتبسيط‬
‫مها محمد صالح العمري‬
‫صالحة عبدالله العمري‬ ‫إج ارءاتها‬ ‫تبسيط الإج ارءات‬
‫جميع المشرفات التربويات‬
‫عائشة محنوس الزه ارني‬ ‫تقييم البرنامج‬ ‫توفير الورق والحبر في‬ ‫تقليل التكاليف‬ ‫الشهادات الالكترونية‬

‫نسبة المشاركات ‪%100‬‬ ‫توفير الوقت والجهد تصميم شهادات الكترونية‬

‫للمتدربات وارسالها‬ ‫تبسيط الإج ارءات‬

‫للمدارس عبر مواقع‬

‫التواصل المختلفة لطباعتها‬

‫عدد المشاركات ‪27‬‬ ‫‪8‬‬ ‫عدد ب ارمج التحسين‬

‫‪8‬‬

‫صعوبة تواصل الموظفة‬ ‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬
‫المسؤولة مع المشرفات‬
‫انشغال المشرفات بزيارة‬
‫المدارس‬

‫كثرة مهام وأعباء المشرفات‬ ‫غياب المشرفات المستمر عن‬
‫المكتب بسبب تنفيذ خططهم‬

‫‪9‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫سجل تحسين العمليات وتطويرها للدليل الاجرائي لمكتب التعليم بالمخواة الإصدار الأول‬

‫ملاحظات‬ ‫المسئول عن‬ ‫نسبة‬ ‫‪/‬‬ ‫نوعها‬ ‫التحسينات المطلوبة‬ ‫رقم الإجراء‬ ‫العملية‬ ‫م‬
‫التعديل‬ ‫أهميتها‬ ‫تعديل‪ /‬إضافة‬
‫منسقة الجودة‬
‫منسقة الجودة‬ ‫الغاء‬
‫منسقة الجودة‬
‫منسقة الجودة‬ ‫‪%100‬‬ ‫نموذج قرار إداري للتفويض إضافة نموذج‬ ‫‪12/5‬‬ ‫تحديد الأدوار والمسؤوليات‬ ‫‪1‬‬
‫والصلاحيات‬
‫منسقة الجودة‬
‫تحديد الأهداف التفصيلية‬

‫‪ 2‬بناء وتنفيذ وتقويم الخطة ‪ 4/5‬للمكتب وربطها بالأهداف إضافة إجراء ‪%100‬‬

‫الاستراتيجية‬

‫‪%100‬‬ ‫إضافة نموذج‬ ‫نموذج نظام المراقبة‬ ‫‪12/5‬‬ ‫‪ 3‬بناء وتنفيذ وتقويم الخطة‬
‫والمساءلة والمتابعة والتقويم‬

‫نموذج تنفيذ برنامج تدريبي‬

‫‪ 4‬مجتمعات التعلم المهنية ‪ 2/7‬ضمن مجتمعات التعلم إضافة نموذج ‪%100‬‬

‫المهنية‬

‫‪%100‬‬ ‫إضافة نموذج‬ ‫قياس مرحلة الصفوف‬ ‫‪11/5‬‬ ‫تحصيل الطلاب في‬
‫الأولية‬ ‫‪ 5‬القياس المرحلي للصفوف‬

‫الأولية والمرحلتين‬

‫‪10‬‬

‫تقرير فريق التحسين للفصل الدراسي الأول للعام الدراسي ‪1439‬ــ ‪1440‬هـ‬

‫الابتدائية والمتوسطة‬

‫والتحصيلي للمرحلة‬

‫الثانوية‬

‫‪ 2/7‬نموذج للأعطال في الأجهزة إضافة نموذج ‪ %100‬منسقة الجودة‬ ‫الصيانة‬ ‫‪6‬‬

‫‪ %100‬منسقة الجودة‬ ‫إضافة نموذج‬ ‫استمارة تقييم توفر الأمن‬ ‫‪1/7‬‬ ‫الأمن والسلامة‬ ‫‪7‬‬
‫والسلامة‬

‫تعديل حسب استخدام‬

‫‪ %100‬منسقة الجوة‬ ‫‪ 31/5‬البرنامج الالكتروني للصادر تعديل‬ ‫الصادر والوارد‬ ‫‪8‬‬

‫والوارد‬

‫‪ %100‬منسقة الجودة‬ ‫إضافة‬ ‫إضافة عملية الندب والتكليف‬ ‫التكليف والندب لسد‬ ‫‪9‬‬
‫لسد العجز الطاريء‬ ‫العجز الطاريء‬

‫عدد العمليات ‪ 15‬نسبة التحسين ‪%60‬‬ ‫‪9‬‬ ‫عدد التحسينات التي تم اجراءها على العمليات‬

‫‪11‬‬