6.6. PENGAWALAN

Bab 6: Pengurusan

6.6. Pengawalan

Objektif Pembelajaran:

Pada akhir pembelajaran, pelajar akan dapat:-
1. Mentakrifkan maksud pengawalan dan menjelaskan

kepentingannya;

Maksud Pengawalan

Proses mengukur kemajuan

pelaksanaan atau pencapaian sesuatu

rancangan dan mengambil tindakan

pembetulan jika menyimpang dari

rancangan asal atau standard.

Kepentingan Pengorganisasian

Memastikan warga Membantu pengurus dalam Memastikan agar
organisasi melakukan meramal, mengesan dan pelaksanaan aktiviti
pekerjaan Mengikut mengambil Tindakan Mengikut perancangan dan
prosedur dan peraturan yang terhadap sebarang matlamat organisasi dicapai.
perubahan dalam
ditetapkan. persekitarannya.

Mengesan kesilapan- Memastikan hasil yang
kesilapan kecil dalam diperoleh Mengikut sasaran.
organisasi seperti kerosakan
produk, peningkatan kos
operasi, rungutan pelanggan

dan sebagainya.

KEPENTINGAN PENGAWALAN

Memastikan Mengelakkan Mengoptimumkan Menjadi garis
kelancaran Penyelewengan pengeluaran panduan untuk
perancangan
aktiviti Satu ketetapan Pengawalan masa hadapan
atau garis yang berkesan
Pengawalan yang Maklumat yang
berkesan panduan yang membantu diperoleh boleh
penting harus mngurangkan digunakan oleh
membolehkan dibentuk bagi kos pengeluaran pengurus sebagai
segala aktiviti mengelakkan garis panduan
berlaku masalah yang akan untuk melakukan
yang telah penyelewengan memaksimumka perancangan dan
dirancang daripada peringkat n keuntungan. pengawalan yang
dilaksanakan awal sehingga ke lebih efektif pada
dengan baik. peringkat akhir masa akan datang
pelaksanaan
sesuatu aktiviti.

6.6.1. JENIS KAWALAN

Objektif Pembelajaran:

Pada akhir pembelajaran, pelajar akan dapat:-
1. Membincangkan jenis kawalan dalaman (audit dalaman,

dasar organisasi, dan prosedur kerja) dan luaran (audit
luar, peraturan, dan undang-undang);

6.6.1: Jenis Kawalan

AuditDalaman Audit luar
dalaman Luaran Peraturan
Undang-
Dasar undang
organisasi

Prosedur
kerja

KAWALAN DALAMAN

AUDIT DALAMAN

Audit dalaman merujuk kerja-kerja audit
rekod-rekod kewangan dan system

kawalan yang dilakukan oleh juruaudit
dalam sesebuah organisasi untuk
memastikan segala prosedur
perakaunan dipatuhi.

Peranan audit dalaman ialah:

• menilai pengendalian akaun dalaman dan aktiviti
penyimpanan rekod sebuah organisasi.

• Memastikan pematuhan terhadap prosedur atau
tatacara kawalan dalam organisasi.

• Menyediakan laporan audit dalaman untuk
pengesahan audit luar.

DASAR ORGANISASI

Garis panduan digunakan oleh Garis panduan ini membantu Peranan :
sekumpulan pekerja yang pengurus membuat
berada di dalam sesebuah
keputusan dan mengambil
organisasi utk melaksanakan Tindakan sewajarnya.
aktiviti organisasi secara

sistematik, efektif dan efisien
agar matlamat organisasi dapat

dicapai dengan berkesan.

Memastikan dasar organisasi Memastikan setiap dasar
dipatuhi agar misi, visi dan organisasi sama dengan
objektif organisasi dapat dasar pada setiap subsistem
dicapai dalam sesebuah organisasi.

PROSEDUR KERJA

Prosedur kerja ialah tatacara Peranan:
yang perlu dilakukan secara
berturutan dalam melaksanakan
aktiviti atau dasar yg ditetapkan
bg membuat sesuatu keputusan

atau tindakan:

Perlu dipatuhi supaya aktiviti Setiap unit atau bahagian perlu
kerja dapat dijalankan dengan mempunyai prosedur kerja yang

sistematik dan dapat seragam supaya dapat
menghasilkan proses kerja yang menyokong dasar organisasi.

seragam.

KAWALAN LUARAN

AUDIT LUARAN

Audit luar merujuk Dijalankan untuk Peranan audit luar ialah
kerja-kerja audit kegunaan pihak
yang dilakukan berkepentingan

oleh juruaudit seperti pihak
profesional yang kerajaan bagi

dibayar oleh tujuan
organisasi secara percukaian.

kontrak.

menyemak dan Memperakukan
menilai audit audit perakaunan
dalaman yang untuk kegunaan
dilakukan bagi
pihak ketiga
memastikan kerja seperti kerajaan
audit dipatuhi
untuk tujuan
pentaksiran
percukaian.

2. PERATURAN Merupakan satu set undang-undang kecil
yang terdapat di dalam sesebuah
organisasi bertujuan menentukan
keharmonian, ketenteraman dan

memastikan kelancaran aktiviti yang
dirancang di dalam sesebuah organisasi.

Dibentuk berdasarkan persetujuan bersama
ahli yang terdapat di dalam sesebuah
organisasi .

Turut dibentuk berdasarkan kepada aspek
sosiobudaya dan norma-norma ahli yang

wujud di dalam organisasi.

3. UNDANG-UNDANG

Undang2 ialah peraturan-peraturan Terdiri daripada satu garisan panduan
termasuklah yang ditetapkan oleh yg dicipta khas utk dipatuhi semua
sesuatu masyarakat utk mengawal golongan yg mendiami sesuatu
kelakuan anggota masyarakat itu wilayah bg menjamin keadilan dan
kemakmuran dlm wilayah tersebut.
sendiri.

6.6.2. PROSES KAWALAN

Objektif Pembelajaran:

Pada akhir pembelajaran, pelajar akan dapat:-
1. Menjelaskan proses kawalan iaitu menetapkan standard,

mengukur pencapaian, membandingkan pencapaian
dengan standard, dan membuat langkah pembetulan;

6.6.2. PROSES KAWALAN

MENETAPKAN STANDARD

MENGUKUR PENCAPAIAN

MEMBANDINGKAN PENCAPAIAN DENGAN
STANDARD

MEMBUAT LANGKAH PEMBETULAN

MENETAPKAN STANDARD

Merujuk kepada Standard boleh Standard input Penting bg
tahap prestasi jadi dalam merujuk kepada memberi
gambaran jelas
yang standard input prestasi kerja ttg hasil kerja
diharapkan atau standard manakala atau prestasi yg
untuk sesuatu perlu dicapai
matlamat output. standard output dalam tempoh
Mengikut merujuk kepada masa yg
piawaian yg kualiti, kuantiti, ditetapkan.
ditetapkan. kos dan masa

MENGUKUR PENCAPAIAN

Mengukur prestasu sebenar pelaksanaan
perancangan menggunakan kaedah
kuantitatif.

Melibatkan proses memantau dan mengukur
hasil pencapaian semasa untuk memastikan
sama ada seluruh aktviti berjalan lancer
Mengikut standard yg telah ditetapkan.

Tahap pencapaian perlu diukur secara
berkala dan berterusan.

MEMBANDINGKAN PENCAPAIAN
DENGAN STANDARD

Langkah ini mengukur Mementukan sama ada
keberkesanan kawalan yg terdapat sebarang

diambil dengan penyimpangan antara hasil
membandingkan prestasi kerja sebenar dengan
sebenar dengan standard yg standard yg ditetapkan.

dirancang.

MEMBUAT LANGKAH PEMBETULAN

Tindakan pembetulan
perlu dilaksanakan
sekiranya terdapat
penyimpangan iaitu
pencapaian tidak
menyamai standard

Ini bertujuan utk Pengurus juga
memastikan perlu mengetahui

Tindakan yang bentuk
diambil tidak penyimpangan yg
membazir dan berlaku dan punca

berkesan. penyimpangan
tersebut.

6.6.3 KAEDAH KAWALAN

Objektif Pembelajaran:

Pada akhir pembelajaran, pelajar akan dapat:-
1. Membincangkan kaedah kawalan iaitu awalan, semasa, dan

selepas;

KAWALAN AWALAN

• Dilaksanakan sebelum sebarang aktiviti pengeluaran
dilaksanakan yg melibatkan dasar, prosedur atau
peraturan.

• Berkaitan dengan input sama ada dari segi proses
mendapatkan input atau kualiti input yang dikehendaki.

• Kawalan ke atas input seperti bahan mentah, tenaga kerja
dan mesin bertujuan memastikan input yg digunakan
memenuhi standard atau piawaian yg ditetapkan.

• Kawalan ini dapat membantu mengelakkan kerosakan,
pencemaran atau kecacatan pd keluaran.

• Ini dapat memastikan keluaran yg dihasilkan mematuhi
spesifikasi yg ditetapkan.

KAWALAN SEMASA Dilaksanakan ketika sesuatu
proses atau aktiviti sedang
dijalankan bagi mengelakkan
kecacatan atau kesilapan.

Tindakan pembetulan akan
dibuat apabila didapati kerja
yg dilakukan tidak betul atau
kualiti produk dalam proses
pengeluaran tidak Mengikut

piawai.

Setiap peringkat proses
pengeluaran akan diselia atau

dipantau agar sebarang
penyimpangan atau kesilapan

dapat dibetulkan

KAWALAN • Melibatkan penilaian terhadap sesuatu
SELEPAS kerja atau produk yg telah siap

• Kawalan terhadap output utk
memastikan output yang dihasilkan
memenuhi standard atau piawaian yg
ditetapkan.

• Produk yg mencapai standard akan
dipasarkan manakala produk yg tidak
mencapai standard tidak akan
dipasarkan.

• Tindakan pembetulan akan diambil
sekiranya berlaku kerosakan atau
kecacatan pada output.

6.6.4. ALAT KAWALAN

Objektif Pembelajaran:

Pada akhir pembelajaran, pelajar akan dapat:-

1. Menggunakan alat-alat kawalan termasuk analisis titik pulang
modal, bajet, carta Gantt, dan analisis Teknik Menilai dan
Menyemak Program (Programme Evaluation and Review
Technique [PERT]), Cara Laluan Genting (Critical Path
Method [CPM]).

ALAT KAWALAN Analisis
titik

pulang
modal

Carta ALAT-ALAT Analisis
ganti KAWALAN PERT
atau
CPM

Bajet

A. ANALISIS PULANG MODAL

Digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan atau hasil
dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan
menyamai jumlah kos iaitu tahap pengeluaran yg tiada untung
atau rugi.

Mengenal pasti unit pengeluaran minimum yang perlu dicapai
untuk mendapatkan pulang modal.

Mengawal kos operasi supaya tidak melebihi kos belanjawan.
Menentukan harga bagi barang yg dikeluarkan.
Merancang pengeluaran untuk mendapat untung yg disasarkan.

FORMULA PENGIRAAN TPM

 TPM [unit] = Kos Tetap
Hg seunit – Kos berubah seunit

 TPM(RM) = TPM [unit] x Harga Jualan seunit

 Jumlah kos = Kos berubah [TPM (unit) x Hg seunit] + Kos Tetap

 Jualan sasaran [unit] / Volum Jualan = Kos Tetap + Untung

Hg seunit – Kos berubah seunit

Analisis Titik Pulang Modal

Secara grafik, TPM ditunjukkan
pada persilangan garis TR dan
TC

SOALAN 1

Sebuah syarikat yang mengeluarkan sos. Kos tetap

syarikat sebanyak RM2000.00. Harga sebotol sos adalah

RM2.00 dan kos berubah sebotol adalah RM1.00.

Hitung TPM bagi syarikat ini. Analisis
TPM (unit) = RM 2000 Syarikat harus mengeluar dan menjual
RM2 – RM1
sebanyak 2000 botol sos dan
= 2000 botol menjuanya dengan harga RM2 sebotol
untuk mendapat pulangan modal. Jika
syarikat menjual lebih drp 2000 botol

sos, syarikat akan mendapat
keuntungan. Syarikat akan kerugian
jika menjual produk kurang drp 2000

botol.

Rancangan terperinci yang dinyatakan
dlm bentuk nilai kewangan,

merupakan ramalan atau jangkaan
hasil, belanja dan perbelanjaan modal.

B. BAJET Belanjawan terhadap sumber2
organisasi seperti gaju, upah,

kos bahan, pengangkutan,
overhed dan sebagainya.

Penyata ini menunjukkan anggaran peruntukan
dan pengagihan sumber kewangan secara cekap
bagi tujuan melaksanakan sesuatu kegiatan atau

projek untuk sesuatu tempoh tertentu.

Dibentuk Mengikut
suatu tempoh tertentu
seperti bulanan dan

tahunan.

Fungsi:

• Merancang pendapatan dan perbelanjaan perniagaan
• Mengawal aliran masuk dan keluar sumber kewangan Mengikut keutamaan
• Memastikan sumber kewangan yang diperoleh dapat menampung perbelanjaan yg dilakukan.

C. CARTA GANTT

❑Merupakan satu penjadualan rancangan berbentuk graf mendatar
menunjukkan aktiviti-aktiviti mengikut susunan untuk disiapkan berdasarkan
masa yg ditetapkan

❑Dapat mengesan aktiviti projek dari ia dimulakan hingga projek itu tamat

❑Amat sesuai bagi sesuatu projek yg mempunyai aktiviti yg berurutan.

❑Pengurus juga dapat mengesan aktiviti yg menyebabkan kelewatan sesuatu
projek dan boleh mengambil tindakan pembetulan dgn segera. Ia amat berguna
utk kawalan sesuatu projek

❑Juga dikenali sebagai carta bar yg berbentuk mendatar

❑Diwakili oleh masa ada paksi x dan aktiviti pada paksi y

❑Utk membentuk carta ini, mesti mengetahui aktiviti-aktiviti pekerjaan yg akan
lakukan dan masa yg diperlukan utk menyiapkan aktiviti-aktiviti tersebut

D. Teknik Menyemak dan Menilai

Program (PERT)

Satu teknik penjadualan projek yg mengandungi urutan aktiviti-aktiviti
agar sesuatu projek dapat dilaksanakan Mengikut masa yang
ditetapkan.

Biasanya digunakan dalam projek pembinaan, pembangunan produk,
perkilangan dan lain-lain bidang yg berkaitan

Seseorang pengurus projek yg menggunakan PERT ini harus
memikirkan apa yg harus dilakukan, menentukan peristiwa yg
berurutan dan berkaitan, dan menentukan masalah yg akan wujud

Mengelak kelewatan pelaksanaan projek
Menyediakan maklumat terkini mengenai pelaksanaan projek

Analisis CPM

Merujuk kpd laluan yg terpanjang penggunaan masa melalui aktiviti dan peristiwa
yg berurutan dlm rangkaian PERT

Digunakan dlm industri pembuatan, pembinaan bagi mengetahui masa aktiviti
sesuatu projek dilaksanakan dengan tepat mengikut tempoh masa tertentu

Dapat membantu pengrus mengenal pasti aktiviti yg kritikal yg perlu diberi
perhatian agar projek yg dirancang dapat dihabiskan mengikut masa yg ditetapkan

Sebarang masalah yg dikesan juga dapat diambil tindakan pembetulan dengan
cepat

Laluan genting = CPM

CPM/PERT

Aktiviti Pendahulu / Aktiviti Tempoh (Minggu)
A Sebelumnya 2
B - 7
C 3
D - 2
E 1
A

A, B

C, D

Contoh:
Aktiviti A & B tidak mempunyai aktiviti pendahulu
Aktiviti C & D hanya boleh dimulakan apabila Aktiviti A telah siap
Aktiviti E hanya boleh dimulakan apabila Aktiviti C & D telah disiapkan

CPM/PERT

6
2

A=2 C=3 9 10
9 10

d D=2 E=1
0
0 B=7 7
7
Petunjuk:
LF Masa siap terlewat
ES Masa permulaaan

terawal

CPM/PERT

Laluan Alternatif
1. A → C → E = 6 minggu
2. A → D → E = 5 minggu
3. B → D → E = 10 minggu

[CPM] – tempoh terpanjang untuk siap projek

CPM

Cara untuk Memastikan aktiviti Mengawal projek agar Mengawal kos
mengenalpasti aktiviti kritikal disiapkan disiapkan ikut masa pelaksanaan sesuatu
penting / kritikal dan yang ditetapkan
Mengikut masa agar projek
jangka masa tidak menganggu
terpanjang untuk aktiviti lain.
menyiapkan aktiviti

RAJAH CPM

A=2

C=3

E=1

B=7

D=2

LALUAN 1: A, C, D, E
2 + 3 + 2 + 1 = 8 MINGGU

LALUAN 2: B, D, E
7 + 2 = 1 = 10 MINGGU ( LALUAN GENTING)