123

หนังสือราชการ 6 ชนิด

เสนอ
อาจารย์พัชนิยา ชุมผอม

จัดทาโดย

นายสรศักด์ิ โพธลิ งั กา
ชั้นประกาศนยี บตั รวิชาชีพชัน้ ปีที่ 3

ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศกึ ษา 2562
วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบบั น้ีเปน็ สว่ นหนึง่ ของวชิ าการประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพเพื่อใหไ้ ด้ศกึ ษาหาความรู้
ในเรื่องประเภทหนังสอื ราชการ 6 ชนิด เชน่ หนงั สือภายนอก /หนังสอื ภายนอก / หนังสอื ประทบั ตรา /
หนังสือสั่งการประกอบด้วยหนังสือคาส่ัง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ / หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกอบด้วย ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว / หนังสือที่เจ้าหนา้ ท่ีทาข้ึนหรอื รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ประกอบด้วยหนังสือรับรอง , รายงานการประชุม, บันทึก , หนังสืออ่ืนๆ และได้ศึกษาอย่างเข้าใจเพ่ือเป็น
ประโยชน์กับการเรียน

ผจู้ ัดทาหวังว่า เอกสารฉบับน้ีจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน ที่กาลังหาข้อมูลเร่อื งน้ีอยหู่ ากมีขอ้ แนะนา
หรือข้อผิดพลาดประการใด ผู้จดั ทาขอนอ้ มรบั ไวแ้ ละขออภัยไว้ ณ ท่ีนี้ด้วย

จดั ทาโดย

นายสรศักด์ิ โพธิลงั กา

สารบญั หน้า
ก
เร่ือง 1
คานา
หนังสอื ภายนอก 5

หนังสือภายใน 8
หนังสอื ประทบั ตรา 12
หนงั สอื สง่ั การ 13

- คาส่ัง 15
- ระเบียบ 18
- ข้อบังคบั 20
หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ 24
- ประกาศ 27
- แถลงการณ์ 30
- ข่าว 33
หนังสอื ทเ่ี จา้ หนา้ ท่ีทาขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ 33
- หนงั สือรบั รอง 37
- รายงานการประชมุ 40
- บันทกึ 41
- หนงั สืออน่ื ๆ

1

หนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนังสอื ราชการภายนอก คอื หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการที่เปน็ แบบพธิ ี โดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สือ
ติดต่อระหวา่ งส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่ืนซึ่งไม่ใชส่ ่วน
ราชการ หรอื มถี ึงบคุ คลภายนอก โดยมสี ว่ นประกอบ ดงั น้ี

๑. ที่ ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดบั ทปี่ ระจาของเจา้ ของเรื่อง ทีห่ นว่ ยราชการน้นั สง่ ออก
แลว้ ทบั ดว้ ยเลขทะเบยี นหนงั สอื ตามลาดับในรอบปี เช่น ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการสว่ นกลาง เลขท่ีออกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยัญชนะ ๒ ตัว ซง่ึ เปน็ อกั ษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการทีไ่ ม่สงั กัด กระทรวง ทบวง เชน่

กก - กระทรวงการทอ่ งเทย่ี วและกฬี า รส - กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ิภาค เลขทอี่ อกหนังสือประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซึง่ เป็นอักษรย่อของจงั หวดั
เช่น
ชพ - ชมุ พร นว - นครสวรรค์
๒. ชอื่ ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ คือชือ่ สว่ นราชการที่เปน็ เจา้ ของหนงั สือนน้ั ราชการน้ันสง่ ออก และ
ให้ลงที่ตั้งไว้ดว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ทอ่ี อกจดหมาย ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของ
ปีพุทธศกั ราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอ่ื ง ใหล้ งเร่อื งยอ่ ทเี่ ปน็ ใจความที่สน้ั ทส่ี ดุ ของหนังสือฉบบั นน้ั ในกรณที ี่เป็นหนงั สอื ต่อเนอ่ื ง
โดยปกติใหล้ งเร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขึ้นตน้ ใช้ตามฐานะผรู้ ับหนงั สือตามตารางการใช้คาข้นึ ต้น สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่งึ ใหใ้ ช้บงั คับต้ังแต่วันที่ ๑ มถิ นุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ตน้ ไป
๖. อา้ งถึง (ถ้าม)ี ใหอ้ ้างถึงหนังสอื ทเี่ คยมีตดิ ต่อกนั เฉพาะหนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการผรู้ บั หนังสือไดร้ บั มา
กอ่ นแล้วจากส่วนราชการใดกต็ าม โดยอ้างถงึ ใหช้ ดั เจนว่า ใครเป็นเจ้าของหนังสือ เลขที่ วนั ที่ เดอื น และปี
ทอ่ี อกหนังสือ
๗. ส่ิงท่สี ง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี ให้ลงชอ่ื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทสี่ ง่ ไปพร้อมกบั หนงั สอื น้นั ถา้ ส่งไป
ในซองเดียวกันไม่ได้ กใ็ หร้ ะบุวา่ ส่งไปทางใด
๘. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ใหแ้ ยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื
๑๐. ลงชอื่ ให้ลงลายมอื ช่ือเจ้าของหนงั สอื และใหพ้ ิมพช์ ื่อเต็มของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง ให้ลงช่อื ส่วนราชการหรือหนว่ ยงานทีอ่ อกหนงั สือ ถา้ ส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กระทรวงหรอื ทบวงใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการที่ออกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กรมลงมา กล็ งชือ่ เจา้ ของเร่ืองเพยี งระดบั กองหรอื หนว่ ยงานทรี่ บั ผิดชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนังสอื และเลข
หมายภายในตู้สาขาไวด้ ้วย (ถ้ามี)

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

ตัวอย่างหนงั สือภายนอก

5

2. หนังสอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกติส่วนราชการท่อี อกหนงั สืออยู่ในระดับกรมขึน้ ไปใหล้ งช่อื ส่วนราชการเจ้าของเร่อื งท้ังระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื สว่ นราชการเจ้าของเรือ่ งพร้อมท้ังหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเรื่อง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบยี นหนังสอื สง่ สาหรบั หนังสือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยัญชนะเพม่ิ ข้นึ ตามความจาเปน็

วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกหนังสอื

เรื่อง ให้ลงช่ือยอ่ ทีเ่ ป็นใจความสั้นที่สดุ ของหนังสอื ฉบับนั้น ในกรณีทเ่ี ป็นหนังสือตอ่ เนอื่ งโดยปกติให้
ลงเรื่องของหนงั สือฉบับเดิม

คาข้ึนต้น ใหใ้ ช้คาขึน้ ต้นตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื ตามตารางการใช้คาขึ้นตน้ สรรพนามและคาลงท้าย
ท่กี าหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหนง่ ของผู้ทร่ี บั หนังสอื นั้นมีถงึ หรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีมีถงึ ตัวบคุ คลไม่
เกี่ยวกับตาแหน่งหน้าที่

ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเร่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงค์หลายประการใหแ้ ยก
เป็นขอ้ ๆ ในกรณีที่มกี ารอา้ งถึงหนงั สือทีเ่ คยมกี ารติดต่อกันหรอื มสี งิ่ ท่สี ง่ มาดว้ ย ให้ระบไุ วใ้ นข้อนี้

ลงชอ่ื และตาแหน่ง ให้ปฏบิ ตั ิตามข้อ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณที ่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพือ่ ใช้ตามความ
เหมาะสมกใ็ ห้กระทาได้ **

6

รูปแบบหนังสือภายใน

7

ตัวอย่างหนงั สอื ภายใน

8

3. หนังสือประทบั ตรา

คอื หนงั สือท่ใี ชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทา โดยประทับตราแทนการลงชื่อของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดบั กรมขนึ้ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผทู้ ่ไี ด้รบั มอบหมายจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั
กรมขึ้นไป เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบลงชื่อย่อกากบั ตราหนังสือประทบั ตราให้ใชไ้ ดท้ ้งั ระหว่างส่วนราชการกับสว่ น
ราชการ และระหว่างสว่ นราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใ่ ช่เรือ่ งสาคญั ไดแ้ ก่

1. การขอรายละเอยี ดเพิม่ เตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบทีไ่ มเ่ ก่ียวกบั ราชการสาคญั หรอื การเงนิ
4. การแจ้งผลงานที่ได้ดาเนินการไปแลว้ ให้ส่วนราชการทเี่ กย่ี วขอ้ งทราบ
5. การเตือนเร่อื งท่คี ้าง
6. เรื่องซึ่งหัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ใหใ้ ชห้ นงั สอื

ประทับตรา

โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 สว่ น ตราครฑุ

หัวหนังสอื
ท่ี.............
ถึง............................

เหตุและจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ท่ีมหี นงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสอื (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราชอ่ื สว่ นราชการ
(วัน เดือน ปี)

(ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส.์ ..........

9

1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถ้าม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อที่ตั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

10

รูปแบบหนงั สอื ประทับตรา

11

ตวั อย่างหนงั สอื ประทับตรา

12

4. หนังสือสง่ั การ

หนังสอื สง่ั การ ให้ใชต้ ามแบบทกี่ าหนดไว้ หนงั สือสงั่ การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสงั่ ระเบยี บ และ
ข้อบังคับ

คาส่ัง คอื บรรดาข้อความทผ่ี ู้บังคบั บญั ชาสงั่ การใหป้ ฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ ูม้ ีอานาจหนา้ ทไ่ี ดว้ างไวโ้ ดยจะอาศยั อานาจของกฏหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพือ่ ถือเปน็ หลกั ปฏบิ ัตงิ านเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครฑุ

ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี มู้ อี านาจหน้าทกี่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฏหมายที่
บัญญัติใหก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ
หนังสอื ส่ังการมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ

1. คาสัง่ คือ ขอ้ ความท่ีผู้บงั คบั บญั ชาสั่งใหป้ ฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดังนี้

1.1 คาสัง่ ให้ลงชอื่ สว่ นราชการ หรือตาแหนง่ ของผ้มู อี านาจท่ีออกคาส่งั
1.2 ที่ ใหล้ งเลขทอ่ี อกคาส่ัง โดยเร่มิ ฉบบั แรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขทปี่ พี ทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
คาสงั่
1.3 เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งท่ีออกคาสั่ง
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ี่ออกคาสัง่ และอา้ งถงึ อานาจทีใ่ ห้ออกคาสงั่ (ถ้าม)ี ไว้ดว้ ย และวัน เดือน ปี ที่
ใช้เร่ิมบงั คบั
1.5 ส่ัง ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศักราชทอี่ อก
1.6 ลงช่อื ให้ลงลายมอื ช่ือผ้อู อกคาส่ัง และพิมพช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไว้ใตล้ ายมือช่อื
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกคาส่ัง

13

หนงั สือสงั่ การ

14

ตัวอยา่ งหนงั สอื ส่ังการ

15

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี านาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพอื่ ใชเ้ ปน็
หลักปฏิบัตงิ านเป็นประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ
2.2 วา่ ด้วย ใหล้ งชอ่ื ของระเบยี บ
2.3 ฉบับท่ี ถา้ เปน็ ระเบียบทกี่ ลา่ วถึงเป็นครัง้ แรกในเรื่องน้นั ไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบับทเี่ ท่าไร แต่ถ้าเป็นเรือ่ ง
เดียวกนั แตม่ ีการแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเป็นฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ใหล้ งตัวเลขปีพทุ ธศักราชทีอ่ อกระเบียบ
2.5 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถึง
กฎหมายทใ่ี หอ้ านาจออกระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ขอ้ ความ ใหเ้ รยี งขอ้ ความที่จะใช้เปน็ ข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เปน็ ระเบียบ ข้อ ๒ เปน็ วนั ทใี่ ชบ้ งั คับ (กาหนด
ว่าใช้บงั คับเม่อื ใด ส่วนข้อสุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบยี บ ถา้ มีมากขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เลือ่ นข้อผรู้ กั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะขึน้ หมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขปพี ุทธศกั ราชทีอ่ อกบังคับ
2.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกระเบยี บหรอื ข้อบังคบั และพิมพ์ช่อื เตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคับน้ัน

16

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

17

ตวั อย่างหนังสือระเบยี บ

18

3. ขอ้ บงั คับ คือ บรรดาข้อความทผี่ มู้ อี านาจหน้าทกี่ าหนดใหใ้ ช้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบ่ี ญั ญัติให้
กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบที่ 6 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ข้อบงั คับ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่ีออกข้อบังคบั
3.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอื่ ของข้อบังคบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เป็นขอ้ บงั คบั ทกี่ ล่าวถึงเปน็ ครง้ั แรกในเรือ่ งนั้น ไม่ต้องลงวา่ เปน็ ฉบบั ทเ่ี ท่าใด แตถ่ า้ เป็น
ขอ้ บังคับ
เรอ่ื งเดียวกันทมี่ ีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี 2 และทถี่ ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ุทธศักราชท่อี อกข้อบงั คับ
3.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมุ่งหมายที่ต้องออกขอ้ บงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย
ที่ให้อานาจออกข้อบังคบั
3.6 ขอ้ ใหเ้ รียงข้อความทจ่ี ะใชบ้ งั คับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เปน็ ชื่อขอ้ บงั คับ ขอ้ 2 เปน็ วนั ใช้บังคบั
กาหนดวา่
ให้ใช้บงั คบั ตั้งแตเ่ ม่อื ได้และข้อสดุ ทา้ ยเป็นข้อผรู้ ักษาการขอ้ บงั คบั ใดถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยใหย้ า้ ยข้อผูร้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สดุ ท้ายกอ่ นท่ีจะข้ึนหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกขอ้ บงั คบั
3.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกขอ้ บังคับ และพมิ พ์ชอ่ื เต็มของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมือช่อื
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกขอ้ บงั คบั

19

รูปแบบหนงั สือบังคบั

20

ตวั อย่างหนงั สอื บงั คับ

21

5. หนังสอื ประชาสัมพันธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใชต้ ามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์และข่าว

ประกาศ คือบรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศหรอื ชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครฑุ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์ หรือในกรณใี ด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทัว่ กนั ใชก้ ระดาษตราครุฑ

ข่าว คอื บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

ประกาศ คอื บรรดาข้อความทีท่ างราชการประกาศหรอื ชแ้ี จงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษ
ตราครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

1.1 ประกาศ ใหล้ งช่ือส่วนราชการที่ออกประกาศ
1.2 เรอ่ื ง ใหล้ งช่ือเรื่องทีป่ ระกาศ
1.3 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความทป่ี ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชอื่ เต็มของเดือนและตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อก
ประกาศ
1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อออกประกาศ และพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไว้ใตล้ ายมอื ช่ือ
1.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกประกาศ ในกรณีทกี่ ฎหมายกาหนดให้ทาเปน็ แจง้ ความ ให้
เปล่ยี นคาว่าประกาศ เปน็ แจง้ ความ

22

หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ / รปู แบบประกาศ

23

ตวั อย่างหนงั สอื ประกาศ

24

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการหรือ
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่ัวกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใชใ้ นกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบับในเร่ืองเดยี วท่ีต่อเนอื่ งกันใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลทตี่ อ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแี่ ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกแถลงการณ์

25

รปู แบบแถลงการณ์

26

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

27

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ท้ายระเบียบโดย
กรอก รายละเอยี ดดังนี้

3.1 ข่าว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรื่องทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีทจ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรือ่ งเดยี วท่ตี ่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ทเี่ รียงตามลาดบั
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกยี่ วกบั เรอื่ งของข่าว
3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกข่าว

28

รปู แบบข่าว

29

ตัวอยา่ งขา่ ว

30

6. หนงั สอื ทเี่ จ้าหน้าทท่ี าข้ึนหรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จา้ หนา้ ทท่ี าข้นึ หรอื รับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนงั สอื ทที่ างราชการทาข้ึน
นอกจากทก่ี ลา่ วแลว้ ขา้ งต้น หรือหนงั สอื ทหี่ น่วยงานอื่นใดซงึ่ มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถงึ ส่วน
ราชการและสว่ นราชการรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนงั สือรบั รอง รายงานการประชุม
บันทกึ และหนงั สืออ่ืน
1.หนังสอื รับรอง คือ หนงั สือทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พื่อรบั รองแกบ่ คุ คล นติ ิบุคคล หรอื ส่วนราชการ เพอื่
วัตถปุ ระสงค์อย่างใดอยา่ งหน่ึง มรี ายละเอยี ดดังนี้

1.1 เลขท่ี ใหล้ งเลขทเี่ รมิ่ แต่ ๑ เปน็ ต้นไปจนสิน้ ปปี ฏทิ นิ
1.2 สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ และจะลงทีต่ งั้ ดว้ ยก็ได้
1.3 ขอ้ ความ ใหล้ งขอ้ ความขึ้นตน้ วา่ “หนังสอื ฉบับนี้ ใหไ้ วเ้ พือ่ รับรองวา่ ” แล้วต่อชื่อบคุ คล นติ ิบุคคล
หรอื หนว่ ยงานทที่ างราชการรบั รอง เฉพาะบคุ คล ใชร้ ะบุคานาหนา้ นาม ชือ่ นามสกลุ ตาแหนง่ หน้าท่ี สังกัด
หน่วยงาน แล้วจึงลงขอ้ ความ
1.4 ใหไ้ ว้ ณ วันที่ ใหล้ งเลขบอกวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชื่อ ให้ปฏบิ ตั เิ ชน่ เดียวกบั ในระเบยี บ
1.6 ตาแหน่ง ให้ปฏิบัตเิ ชน่ เดยี วกบั ในระเบยี บ
1.7 รปู ถ่ายและลายมอื ช่อื ผไู้ ดร้ บั การรับรอง ใชใ้ นกรณีทส่ี าคญั ซงึ่ ออกให้แก่บุคคล ใหต้ ิดรปู ถ่ายของผู้
ไดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชือ่ ส่วนราชการบนขอบดา้ นขวามอื ของ
รูปถ่าย ใหล้ งชื่อผไู้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชอื่ ไวด้ ้านลา่ งและมีชือ่ เตม็ ดว้ ย
หนงั สือทเี่ จา้ หน้าทท่ี าขึ้นหรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐาน คือ หนงั สอื ท่ที างราชการทาขน้ึ นอกจากทีก่ ล่าวมาแลว้ ข้างต้น
หรอื หนังสือทห่ี นว่ ยงานอืน่ ใดซงึ่ มใิ ชส่ ่วนราชการหรือบคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ และสว่ นราชการรบั
ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนิดคือ หนังสอื รับรอง รายงานการประชุม บนั ทกึ และหนังสืออน่ื ๆ

หนงั สอื รบั รอง คอื หนังสอื ทส่ี ่วนราชการออกใหเ้ พอื่ รบั รองแกบ่ คุ คล นติ ิบคุ ล หรอื หน่วยงานเพอ่ื
วตั ถุประสงคอ์ ยา่ งหนง่ึ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยท่วั ไปไม่จาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และให้
จัดทาตามแบบที่ 10 คลา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี
เลขที่ ให้ลงเลขท่ขี องหนงั สือรบั รองโดยเฉพาะ เรม่ิ ตง้ั แต่เลข 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถึงส้ินปปี ฏิทิน ทับเลขปี
พทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนังสือรบั รอง หรอื ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา่ งหนึง่ อยา่ งใด
3. ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งชื่อส่วนราชการซ่ึงเปน็ เจา้ ของหนงั สือน้นั และจะลงสถานทีต่ งั้ ของส่วน
ราชการเจ้าของหนังสือดว้ ยก็ได้
4. ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความข้ึนต้นว่า หนงั สอื ฉบบั น้ใี หไ้ ว้เพอื่ รับรองว่า และต่อด้วยชื่อบคุ คล นติ บิ ุคคล หรอื
หนว่ ยงานทหี่ นงั สอื ทางราชการรับรอง ในกรณเี ป็นบคุ คลใหพ้ ิมพ์ช่อื เตม็ โดยมคี านาหน้านาม ชื่อ นามสกลุ
ตาแหน่งหน้าท่ี และสงั กดั หนว่ ยงานทผี่ นุ้ นั้ ทางานอยอู่ ยา่ งชดั แจง้ แลว้ จงึ ลงข้อความท่ีรบั รอง
5. ใหไ้ ว้ ณ วันท่ี ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดอื นและตัวเลขของปพี ุทธศักราชทอ่ี อกหนงั สอื รบั รอง
6. ลงชื่อ ให้ลงรายมอื ชอื่ หวั หน้าส่วนราชการผู้ออกหนงั สอื หรือผ้ทู ่ีไดร้ บั ราชการมอบหมายและพมิ พ์ชอื่ เตม็
ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมอื ชอื่
7. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผลู้ งรายมอื ช่อื ในหนงั สอื
8. รปู ถา่ ยและลายมือชือ่ ผไู้ ดร้ ับการทดลอง ในกรณีทก่ี ารรบั รองเป็นเรื่องสาคัญทอ่ี อกให้แกบ่ คุ คลให้ตดิ
รูปของผทู้ ี่ไดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนตเิ มตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทบั ตราชอ่ื ส่วนราชการท่อี อก

31

หนงั สือบนขอบลา่ งดา้ นขวาของรปู ถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และใหผ้ ู้นน้ั ลงลายมือชอ่ื ไวใ้ ตร้ ปู ถา่ ยพรอ้ มท้ัง
ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่ือด้วย

รูปแบบหนงั สอื รบั รอง

32

ตวั อย่างหนงั สอื รบั รอง

33

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตุการณใ์ นทปี่ ระชมุ ความคดิ เห็นของผูม้ าประชุม ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มตขิ องทป่ี ระชมุ ไวเ้ ปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดังน้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื คณะทีป่ ระชุม หรือช่ือการประชุม
2.2 ครัง้ ท่ี ให้ลงครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เม่อื ใหล้ ง วนั เดือน ปี ที่ประชุม
2.4 ณ ให้ลงสถานท่ีทป่ี ระชมุ
2.5 ผู้มาประชมุ ใหล้ งชอ่ื หรอื ตาแหน่งของผทู้ เี่ ป็นคณะทป่ี ระชุมซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบวุ ่ามาประชมุ แทนผ้ใู ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผไู้ มม่ าประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชุมซ่งึ มไิ ดม้ าประชุมพร้อมทงั้ เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผ้เู ข้าร่วมประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ่ีมไิ ดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชุม แตม่ ารว่ มประชุม
2.8 เริ่มประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทเี่ รมิ่ ประชุม
2.9 ข้อความ ให้บันทกึ ข้อความทปี่ ระชุม ใหเ้ รมิ่ ด้วยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเรอ่ื งทีป่ ระชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชมุ แตล่ ะเรื่องตามลาดับ
2.10 เลิกประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชมุ
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานทปี่ ระชมุ ซ่งึ ลงนามรับรองในเม่อื ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมนนั้ แล้ว

34

รปู แบบรายงานการประชุม

35

ตัวอยา่ งรายงานการประชุม

36

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผู้บงั คบั บัญชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งทีบ่ ันทึกถงึ โดยใชค้ าขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบี่ ันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบไุ ว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหน่งของผู้บันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไวด้ ้วย

37

รปู แบบบนั ทกึ

38

ตัวอย่างบนั ทกึ

39

หนงั สอื อื่นๆ

หนงั สืออ่นื ๆ คอื หนังสอื หรอื เอกสารอื่นใดทเ่ี กิดขึน้ เนอ่ื งจากการปฏบิ ัตงิ านของเจา้ หน้าทีเ่ พือ่ เปน็
หลกั ฐานในทางราชการ ซึง่ หมายรวมถึงภาพถา่ ย ฟิลม์ เทปบันทึกเสยี ง แทบบันทกึ เสียง และเทป บันทึกภาพ
และส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และ เจ้าหน้าที่ได้รับเข้า
ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขึ้นใช้ตามความ
เหมาะสม เว้นแต่มแี บบตามกฎหมายเฉพาะเรอื่ งให้ทาตามแบบ เชน่ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั หลักฐาน การ
สบื สวนและสอบสวน และคารอ้ ง เป็นต้น สอ่ื กลางบันทกึ ขอ้ มลู ตามวรรคหนึง่ หมายความถึง สื่อใด ๆ ทีอ่ าจใช้
บนั ทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ เชน่ แผ่นบันทกึ ข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี -
อา่ นอย่างเดียว หรอื แผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เปน็ ต้น

40

รูปแบบหนงั สอื อนื่ ๆ

41

ตวั อย่างหนงั สอื อนื่ ๆ

42