2-Modul Aplikasi Perkantoran

PAMOEPDURLLKIKAANSTI ORAN

MODUL PELATIHAN KOMPUTER
“APLIKASI PERKANTORAN-WORD PROSESSING ”

OLEH : TIM INSTRUKTUR LPK “CTI”
LPK CTI CIAMIS JAWA BARAT
2021

MICROSOFT WORD

I. MENGENAL MICROSOFT WORD
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk
membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada
dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan
dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.
Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang
ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat
pada gambar di bawah ini.

Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi
nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document
1, 2, 3 dan seterusnya

Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian
menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan
menyorot perintah tersebut pada Baris Menu.

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis
pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.

II. MEMULAI MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD 1
A. Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

2. Pilih menu Program
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela program Microsoft Word

ditampilkan.

B. Membuat Dokumen baru.
Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong
yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut
ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol General
2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.
3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan.

Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :

1. Klik tombol New Document yang ada pada baris menu.
2. Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah kita memilih Blank

Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer anda.
3. Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan

ditampilkan di layar anda.

C. Membuka File yang sudah tesimpan
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

Alternatif lain :

1. Klik tombol Open File pada baris menu.
2. Tekan Ctrl+O.

Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan
menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft
Word.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 2

D. Menyimpan Dokumen
1. Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk
menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
2. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save.
4. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara
mendadak.

Alternatif lain dalam penyimpanan file :
1. Klik tombol Save pada baris menu.
2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save.

E. Menutup file Dokumen , klik

1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu 3
tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.

2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

F. Menutup Jendela Microsoft Word

1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu , klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup.
2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.
3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan meng-klik tombol

yang terletak di pojok kanan atas dari jendela Microsoft Word.

III. MENGETIK DOKUMEN SEDERHANA
Saat memulai aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama
Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi
kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks
tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu, tekan tombol Enter untuk
memindahkan kursor ke baris berikutnya hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai
batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.

Sebagai contoh, cobalah untuk mengetik artikel berikut :

Perkembangan teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika) saat ini sangat pesat sekali. Perkembangan
teknologi tersebut telah menciptakan suatu revolusi yang disebut dengan revolusi informasi, dunia sekarang terikat
menjadi satu oleh sistem elektronik yang menyalurkan berita dan data dengan kecepatan tinggi ke seluruh tempat
di dunia ini. Revolusi informasi yang merupakan gabungan antara ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah
sumber kekayaan tidak lagi berupa materi-seperti pada revolusi industri- tetapi berupa informasi, pengetahuan
yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu nilai. Siapa yang menguasai informasi maka ia akan
menguasai dunia.

Setelah selesai, simpanlah dokumen diatas di folder MyDocument dengan nama Telematika.doc

IV. MENGEDIT TEKS
Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini
:
 Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri kursor.
 Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan kursor.
 Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).
 Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol
Undo pada toolbar Standard.

 Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.

A. Meng-Copy / Menyalin Teks
Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda salin.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3. Tempatkan kursor di lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan tombol

B. Men-Delete / Menghapus Teks.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 4

Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
1. Pilih teks yang akan anda hapus.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.

C. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).
3. Tempatkan kursor pada lokasi baru. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

D. Format teks
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
 Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan.
 Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian ketik teks yang Anda inginkan.
Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti format yang Anda pilih sampai
Anda melakukan perubahan kembali ayau memindahkan posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.

1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)
Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier dan lain-lain. Untuk
mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik, ikuti langkah berikut :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
• Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar
Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.

2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan
memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf
(font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.
• Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar
formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)
Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut
ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.
• Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang terdapat pada baris toolbar Formatting
atau tekan tombol Ctrl+B.
• Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang terdapat pada baris toolbar
Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.

4. Membuat Garis Bawah (Underline)
Untuk memberi garis bawah dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah.
• Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+U
untuk memberi garis bawah tunggal, atau Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W
untuk memberi garis bawah tunggal hanya pada kata.

5. Menentukan Warna Huruf (Font Color)

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 5

Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna tertentu sehingga tampilan huruf
tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda
ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.
• Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color yang terdapat pada baris toolbar

Formatting.

Contoh hasil pemformatan teks :

Ini bold Ini underline Ini italicIni ukuran 14 Ini Comic Sans

V. Mengatur Format Paragraph
Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin
berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang
mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

 Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan anda.
 Tempatkan pada kursor pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya, kemudian ketik paragraf yang Anda

inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti format yang anda
pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.
A. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata sisi kanan (right-align),
ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).
Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini
1. Pilih dan tempatkan kursor pada paragraf yang akan anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar pilihan, Alignment, pilih perataan
teks yang anda inginkan.
 Left untuk perataan kiri

 Centered untuk penempatan di tengah

 Right untuk perataan kanan.
 Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak Preview.
5. Klik OK.

Selain itu, pengaturan paragraf dapat lebih terperinci dengan meng klik tanda panah ke samping bawah di sebelah
kanan tulisan paragraph (dilingkari pada gambar).

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 6

B. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat
membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur
indentasi paragraf, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.
• Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.
• Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.
• Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi pada
kotak By.
(none), jika tidak ada indentasi khusus.
First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.
5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview.
6. Klik OK.

C. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup
dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.
 Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph
 Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.
5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan.
 Single untuk jarak spasi satu.
 1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.
 Double, untuk jarak spasi dua.
 At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.
 Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 7

 Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double menjadi
Empat.

6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.
7. Klik OK.

VI. Mengatur Format Halaman
Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin, memasang
nomor halaman, dan lain-lain.

A. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan
Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.

3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak
Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan
Anda.

4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau
Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.

5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi
yang baru.
 Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.

 This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan
pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.

 This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.
6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

B. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka
dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan
batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi
dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah
berikut ini :

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 8

1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.

3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.
 Top, untuk menentukan batas margin atas.
 Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
 Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
 Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
 Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi tanda pemilihan pada kotak
cek Mirror margins atau menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan
margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak
cek Mirror margins.

4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan
jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.

5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.
6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi

ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran
margin kiri pada halaman ganjil.
7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

C. Menyisipkan Nomor Halaman
Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan nomor halaman. Nomor halaman
yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada
dokumen anda, ikuti langkah berikut :
1. Pilih dan klik menu View, Page Layout.
2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan ditampilkan.

3. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang Anda inginkan. 9

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

 Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.
 Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah.
4. Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman yang Anda inginkan.
 Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
 Center, untuk penempatan nomor di tengah.
 Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.
 Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua muka.
 Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua muka.
5. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai dari halaman pertama. Jika
halaman pertama tidak ingin di beri nomor halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Include chapter
number

6. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai (default 1, 2, 3).
7. Klik OK.

VII. Mencetak dokumen
Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar.
Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan.

3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada
kotak Page Range.

 Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.

 Klik tombol pilihan Curent page, bila anda hanya ingin mencetak lembar yang anda pilih.
4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian Number of Copies dengan

jumlah salinan yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 10

6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
 All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.
 Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
 Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.

7. Klik OK.

Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada baris menu.

VIII. Mengakhiri Microsoft Word
Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai, maka kita dapat
mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah
tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit erlebih dahulu, baru
kemusian keluar dari Microsoft Word.
Untuk keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini
1. Pilih dan klik tombol pada menu File, Exit .
2. Klik tombol bertanda silang pada pojok kanan atas jendela Microsoft Word.
3. Tekan Alt +F4.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 11

MICROSOFT EXCEL

I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk
membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak
bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam
penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

II. Bekerja dengan Microsoft Excel
A. Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan
Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang
diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih
baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

B. Memindahkan Penunjuk cel (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.

Tombol Keyboard Keterangan
Pindah satu cel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Enter
Home Pindah satu cel ke bawah
Ctrl+Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl+End
PgUp Pindah Ke posisi A1 pada sheet yang aktif
PgDn Pindah ke posisi cel yang terakhir di gunakan
Alt+PgUp
Alt+PgDn Pindah satu layer/halaman ke atas
Ctrl+PgUp Pindah satu layer/halaman ke bawah
Ctrl+PgDn
Pindah satu layer/halaman ke kiri
Pindah satu layer/halaman ke kanan

Pindah ke Sheet berikutnya
Pindah ke Sheet sebelumnya

C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya.
Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 12

1. Pilih atau klik cel tempat anda akan memasukkan data .
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan .
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih cel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada cel yang datanya
ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu cel pada lembar kerja. Operator
hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*) dan perpangkatan
(^).
Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar dibawah ini.

Untuk menghitung dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :
 Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk cel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=48*2500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).
 Menulis Rumus dengan Referensi cel
a. Tempatkan penunjuk cel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di cel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di cel E5 pun akan

ikut berubah.
 Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk cel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik cel E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik cel E4 lalu tekan Enter.
F. Membuat Range/Blok cel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu cel saja. Terkadang, anda akan bekerja
dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin
merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris,
dll. Dalam kondisi-kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok cel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range dinamakan menurut alamat cel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari cel
B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 13

Range/blok cel dapat dibuat dengan beberapa cara :
 Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

a. Tempatkan penunjuk cel awal range/bagian awal cel yang ingin diblok, yaitu B2
b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai cel tujuan, yaitu E7
 Membuat Range Menggunakan Mouse
Tekan tombol kiri mouse sambil ditahan, dan geser sampai membentuk range yang diinginkan.
 Membuat Kolom atau Baris
a. Klik cel yang merupakan cel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan

tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).
b. Tetap tekan klik kiri mouse lalu gerakkan mouse (drag) ke cel tujuan, yaitu cel E7.

Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan.
Misalnya cukup klik huruf kolom B bila ingin menyorot seluruh kolom B.
 Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan
dengan mengikuti langkah berikut ini :
a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)
b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga menyorot
seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).

G. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu cel atau range tertentu, pindahkan cel ke, atau buatlah range tempat yang ingin
dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan
memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah2 berikut ini :
1. Pilih/klik cel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik cel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada cel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya
di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3.

5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah cel B3 hingga tanda
plus putih berubah menjadi plus hitam

6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke cel yang diinginkan misalnya B10. Dengan
ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar selanjutnya.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 14

I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
 AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan
mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6
buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data
angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C3:C6 dari data seperti dibawah ini.

2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah
Average(A) untuk menghitung rata2 data.

3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

 AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat
menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk
melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan
menggunakan tombol toolbar AutoSum (Ó).
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita
inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Ó di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam
contoh ini adalah C3:C6) dan tekan

Auto Sum 15
LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

LATIHAN SOAL

Buatlah lembar kerja daftar penjualan ponsel dari PT. SEJAHTERA menjadi seperti bentuk dibawah ini. Serta isi pulalah
tempat kosong pada kolom dan baris JUMLAH.
Ketentuan Soal :

Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill
Hitung jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk
Simpanlah lembar kerja pada komputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.

J. Mengatur Lebar Kolom
1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
 Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah
menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah
lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.
 Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom
sesuai yang diinginkan.

2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
 Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
 Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom .

K. Mengatur Tinggi Baris
 Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah
menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya,
kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.
 Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai
yang diinginkan.

L. Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan
membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna
huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
 Format Melalui Perintah di Baris Menu
a. Sorot cel atau range yang akan anda format
b. Pilih dan klik kanan mouse atau Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 16

c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

 Format Melalui Toolbar

Tabel Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf

TOOLBAR JENIS PERINTAH FUNGSI

Text font Menentukan jenis huruf

Font color Menentukan warna huruf
Font size Menentukan ukuran huruf

Bold Menebalkan huruf
Italic Memiringkan huruf
underline Memberi garis bawah

M. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu cel atau range tertentu agar
posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah cel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah
yang ada di baris menu dan toolbar.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 17

 Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu
a. Sorotlah cel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik kanan mouse atau Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment

d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata

atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada cel secara penuh).

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah

General Huruf ditampilkan rata kiri dan angka

rata kanan

Left (Indent) Data ditampilkan rata kiri

Center Data ditampilkan rata tengah

Right Data ditampilkan rata kanan

Fill Mengisi seluruh cel dengan mengulang

data

Justify Data ditampilkan pada cel secara penuh

Center Across Data ditampilkan di tengah2 beberapa

Selection kolom

Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

e. Klik OK

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 18

 Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel Perintah Meratakan Data pada Toolbar

Toolbar Perintah Keterangan

Align Left Data ditampilkan rata kiri

Center Data ditampilkan rata tengah

Align Right Data ditampilkan rata kanan

Merge and Menyambung beberapa kolom, dan

Center menaruh data ditengah kolom baru

tersebut

N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
 Sorotlah cel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
 Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di
bawah ini.

 Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut : 19
None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling cel atau range
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
 Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
 Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
 Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
 Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah
selesai.

O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata
ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
 Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
 Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru •
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru •
Insert, Cells untuk menyisipkan cel baru .

P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang
semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.
a. Sorot cel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
b. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
c. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
 Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi cel atau range yang anda sorot dan menggantinya
dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
 Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi cel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan
data pada kolom sama di sebelah bawahnya
 Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada cel atau range yang anda sorot
 Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada cel atau range yang anda sorot
d. Klik OK

SOAL LATIHAN
Buatlah lembar kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan dibawah ini. Masukkan pula isi dari
WAKTU KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong, serta kemudian ubahlah bentuknya menjadi bentuk table.
Ketentuan Soal :
Waktu Kerja = Jam Keluar- Jam Masuk
Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 20

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 21

MODUL
MICROSOFT POWER POINT
1. Mengenal PowerPoint
Microsoft PowerPoint merupakan software produk Microsoft® yang dikhususkan untuk pembangunan atau
pembuatan slide untuk presentasi. Microsoft PowerPoint memiliki beberapa alat bantu (tools) yang membantu perancang
slide untuk mendesain slide sehingga tampil lebih menarik dan mudah dikendalikan saat melakukan presentasi.
Sebelum kita mengenal PowerPoint, kita buka dulu software Microsoft PowerPoint. Untuk membukanya, klik tombol Start
 All Program  Microsoft Office  Microsoft PowerPoint

Gambar 1.1. Membuka Microsoft PowerPoint
Sesaat kemudian Microsoft PowerPoint akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.

7 9
8
Gambar 1.2 Microsoft PowerPoint
Keterangan:
1. Titlebar LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran
2. Menubar
3. Standard Toolbar
4. Format Toolbar
5. Outlining Tab
6. Sliding Tab
7. Sliding Viewer

22

8. Drawing Toolbar
9. Design Slide
10. Task Pane

1. Titlebar,
merupakan judul slide yang sedang didesain. Judul slide ini akan sesuai dengan nama file simpanan dari slide yang
sedang didesain.

2. Menubar,
merupakan baris menu mulai dari File, Edit, View… sampai dengan Help. Fungsi dari masing-masing menu sesuai
dengan namanya, misalnya menu File berfungsi untuk pengelolaan file seperti menyimpan, membuka, menutup
dan mencetak file.

3. Standard Toolbar,
merupakan tombol pintas (shortcut) yang sebagian besar adalah fungsi-fungsi pada menu File dan Edit.

4. Format Toolbar,
merupakan tombol pintas (shortcut) yang sebagian besar adalah fungsi-fungsi pada menu Format.

5. Outlining Tab,
merupakan tab yang menampilkan ouline/teks isi dari slide yang sedang didesain.

6. Sliding Tab,
merupakan tab yang menampilkan slide yang sedang didesain dalam miniatur.

7. Sliding Viewer,
merupakan shortcut untuk menampilkan slide yang sedang didesain.

8. Drawing Toolbar,
merupakan shortcut yang berisi sekelompok alat bantu (tools) untuk meng-kanvas pada slide yang sedang didesain.

9. Design Slide,
adalah tampilan dari slide yang sedang didesain.

10. Task Pane, adalah sebuah tool untuk memonitor dan mempermudah proses yang sedang dikerjakan.

2. Fungsi-fungsi Toolbar
 Standard Toolbar

Gambar 1.3. Toolbar Standard

Tombol Keterangan

Untuk membuat slide baru

Untuk membuka slide yang sudah ada

Untuk menyimpan slide

Untuk mengirim slide melalui e-mail sebagi attachment

Untuk mencetak slide

Untuk preview slide

Untuk menaktifkan speeling dang rammer dari teks pada slide

Untuk translator bahasa (kamus)

Untuk memindahkan objek dari slide ke clipboard

Untuk mengcopy objek dari slide ke clipboard

Untuk menempelkan objek dari clipboard ke slide

Untuk menduplikasi format satu objek ke objek lainnya

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 23

Untuk menampilkan kembali kondisi sebelumnya
Untuk menampilkan kembali kondisi sesudahnya

 Format Toolbar Gambar 1.4. Format Toolbar
Tombol
Keterangan
Untuk memilih jenis font/huruf
Untuk memilih ukuran huruf
Untuk memberi efek cetak tebal pada teks
Untuk memberi efek cetak miring pada teks
Untuk memberi efek bergaris bawah pada teks
Untuk memberi efek bayangan pada teks
Untuk memformat teks rata kiri
Untuk memformat teks di tengah-tengah
Untuk memformat teks rata kanan
Untuk memberikan urutan penomoran pada item
Untuk memberikan penekanan tanpa penomoran pada item
Untuk menambah ukuran tinggi karakter
Untuk mengurangi ukuran tinggi karakter

 Drawing Toolbar

Gambar 1.5. Drawing Toolbar

Tombol Keterangan
Untuk mengelola posisi objek, misal: membalik, memutar,
mengelompakkan, overlap, dan lain-lain. 24
Untuk memilih/seleksi objek
Untuk meng-kanvaskan bentuk-bentuk objek khusus, missal: Lines,
Connector, Basic Shapes, Block Arrows, Flowchart, dan lain-lain
Untuk membuat bentuk garis
Untuk membuat bentuk anak panah
Untuk membuat bentuk segiempat
Untuk membuat bentuk lingkaran
Untuk menambahkan objek teks pada slide

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

Tombol Keterangan
Untuk menambahkan objek wordart pada slide
Untuk menambahkan objek diagram dan struktur organisasi
Untuk menambahkan objek clipart, sound, dan movie
Untuk menambahkan objek gambar dari file
Untuk memberi warna dasar pada bentuk-bentuk tertentu
Untuk memberi warna garis pada bentuk-bentuk tertentu
Untuk memberi warna font/teks
Untuk memilih ketebalan garis
Untuk memilih jenis-jenis garis
Untuk memilih jenis-jenis bentuk anak panah
Untuk memberi efek bayangan pada objek
Untuk memberi efek tiga dimensi pada objek

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 25

MODUL 2
Mendesain Slide
1. Membuat Slide Baru
Untuk membuat slide baru, pilih menu File  New, kemudian perhatikan pada task pane akan ditampilkan New
Presentation.

Gambar 2.1. New Presentation Task Pane
Pada kelompok New terdapat 4 (empat) pilihan slide baru, yaitu:
 Blank presentation, untuk membuat slide baru yang masih kosong.
 From design template, untuk membuat slide baru dengan desain slidenya diambil dari desain simpanan standard yang

sudah disediakan oleh Microsoft PowerPoint.
 From AutoContent Wizard, untuk membuat slide baru dengan desain slide dan isi dari slide diambil dari simpanan

standard yang sudah disediakan oleh Microsoft PowerPoint.
 From existing presentation, untuk membuka slide simpanan yang sudah ada dalam bentuk file.

Pada pokok bahasan ini kita akan membuat slide baru yang masih kosong. Oleh karena itu, pilih Blank presentation
dari Task Pane. Jika ingin langsung membuat slide baru yang masih kosong, dapat memanfaatkan
standard toolbar dengan meng-klik tombol New presentation .
Kemudian kita dihadapkan pada sebuah slide seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2.2. Slide baru yang masih kosong
Microsoft PowerPoint memberikan sebuah slide yang merupakan judul dari slide yang akan kita desain. Judul dari slide
ini nantinya akan kita kenal dengan nama Master Title. Dari gambar di atas, kita memiliki 2 (dua) buah objek Textbox,
yaitu Click to add title dan Click to add subtitle. Maksudnya jika kita akan menuliskan judul presentasi, cukup meng-klik

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 26

pada area kotak tersebut dan menuliskan judulnya. Kemudian pada kotak subtitle bisa kita isi dengan nama narator atau
presentator. Contoh, seperti gambar di bawah ini.

I.EKA MULYANA

Gambar 2.3 Desain Judul Presentasi
2. Mendesian Outline Slide

Untuk mendesain outline/teks slide, terlebih dahulu kita tampilkan Outlining Toolbar. Pilih menu View  Toolbars
 Outline, maka Outlining Toolbar akan tampil di sebelah kiri dari IDE PowerPoint. Selanjutnya aktifkan Tab Outline
seperti gambar di bawah ini.

Outlining
Toolbar

Gambar 2.4. Menampilkan Outlining Toolbar dan Tab Outline
Pada tab outline terdapat sebuah kotak kecil. Kotak tersebut merepresentasikan sebuah slide. Slide paling atas adalah
slide judul presentasi yang akan kita desain. Untuk menuliskan teks pada slide tersebut cukup dengan menambahkan
teks di sebelah kanan slide. Perhatikan gambar di bawah ini.

Gambar 2.5. Membuat judul presentasi dengan outline
Saat kita menambahkan teks di sebelah kanan slide pada outline, maka teks tersebut juga tampil pada desain slide utama.
Contoh di atas kita menambahkan teks “Hacking Ponsel CDMA” sebagai judul presentasi. Setelah kita tekan tombol
[Enter] dari keyboard, maka outline menambahkan sebuah slide di bawahnya. Perhatikan gambar di bawah ini.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 27

Gambar 2.6. Penambahan slide baru pada tab outline

Slide baru otomatis ditambahkan, sehingga saat ini kita memiliki 2 (dua) slide. Jika kita menginginkan penambahan slide
baru, kita bisa menfaatkan slide tersebut. Tetapi jika baris berikutnya masih ada teks untuk slide sebelumnya, kita bisa
gunakan Outlining Toolbar agar teks berikutnya adalah bagian dari slide sebelumnya.

Perhatikan pada Outlining Toolbar terdapat tombol Demote , berfungsi untuk menggeser objek outline ke kanan.
Jika objek sebelumnya adalah slide, maka proses demote akan menjadikan baris berikutnya adalah bagian dari slide
sebelumnya. Jika objek sebelumnya adalah objek Textbox, maka proses demote akan menjadikan baris berikutnya adalah

bagian dari objek tersebut. Selain terdapat tombol Demote, juga terdapat tombol Promote yang fungsinya adalah
kebalikan dari tombol Demote.
Untuk memahami konsep Demote dan Promote, buatlah outline seperti gambar di bawah ini.

I.EKA MULYANA

Gambar 2.7. Penggunaan Demote dan Promote pada Outline
3. Menggunakan WordArt

WordArt merupakan objek tulisan yang memiliki bentuk dan gaya yang unik. Untuk menyisipkan WordArt pilih
menu Insert  Picture  WordArt. Atau bisa langsung meng-klik tombol WordArt pada Drawing Toolbar.
Kemudian kita akan dihadapkan pada WordArt Gallery yang merupakan pilihan bentuk-bentuk WordArt. Pilih salah satu
bentuk yang diinginkan kemudian klik tombol [OK]. WordArt akan menampilkan Input Box yang harus kita isi dengan
tulisan yang akan dijadikan objek WordArt.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 28

Gambar 2.8. WordArt Gallery
Gambar 2.9. Edit WordArt text

Gambar 2.10. WordArt pada Slide PowerPoint
4. Menggunakan ClipArt

ClipArt merupakan objek yang bisa berupa foto, suara, atau film. ClipArt dapat kita sisipkan dala, slide yang sedang
kita desain dengan memili menu Insert  Picture  ClipArt, atau dengan meng-klik tombol ClipArt dari Drawing
Toolbar.
Perhatikan bagian kanan dari IDE PowerPoint, Task Pane akan mengaktifkan ClipArt. Pada Task Pane ClipArt terdapat
fasilitas untuk mencari kategori ClipArt dan lokasi pencariannya.

Gambar 2.11. Fasilitas Pencarian ClipArt pada Task Pane
Untuk menyisipkan ClipArt ke slide cukup men-drag ClipArt yang diinginkan dan di-drop pada slide yang dimaksud. Atau
dengan meng-klik tombol dropdown sebelah kanan dari ClipArt yang diinginkan kemudian pilih Insert.

Drag and drop 29

Gambar 2.13. Drag and drop ClipArt

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

Gambar 2.14. Menyisipkan ClipArt dengan dropdown list Insert
5. Menggunakan Diagram and Organization Chart

PowerPoint menyediakan fasilitas untuk pembuatan bentuk-bentuk diagram dan struktur organisasi. Pilih menu
Insert  Diagram, atau dengan meng-klik tombol Diagram and Organization Chart pada Drawing Toolbar.

Gambar 2.15. Menyisipkan Diagram atau Struktur Organisasi

Gambar 2.16. Diagram Gallery
Dari diagram gallery kita bisa memilih bentuk diagram yang kita inginkan.

Gambar 2.17. Struktur Organisasi
6. Membuat Background

Agar lebih menarik, slide dapat kita tambahkan background. Background untuk slide dapat berupa warna tunggal,
warna gradient, texture, pattern (arsir), dan picture (gambar). Untuk membuat background, pilih menu Format 
Background, sehingga tampil gambar seperti di bawah ini.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 30

Gambar 2.19. Membuat Background Slide
Untuk membuat background warna tunggal, cukup memilih warna yang sudah disediakan pada color palette melalui more
color. Fill Effect dapat kita gunakan untuk memilih background berupa gradient warna, texture, pattern, dan picture.

Gambar 2.20. Color Pallate

Gambar 2.21. Background dengan Fill Effect
Setelah kita memilih background yang sesuai, maka kita harus menerapkan background ke slide. Ada 2 (dua) pilihan
penerapan background ke slide, yaitu Apply to All dan Apply. Apply to All artinya bahwa background yang sudah kita
tentukan akan diterapkan untuk seluruh slide, tetapi jika Apply saja, background akan diterapkan pada slide yang sedang
aktif.

Gambar 2.22. Dialog penerapan background slide

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 31

7. Membuat Tabel
PowerPoint juga menyediakan fasilitas untuk pembuatan table, pilih menu Insert  Table.

Gambar 2.24. Menyisipkan Tabel
Isikan jumlah kolom table yang akan kita buat pada Number of columns, PowerPoint secara default memberikan jumlah
kolom 2 (dua). Isikan juga jumlah baris table yang akan kita buat pada Number of rows, PowerPoint secara default
memberikan jumlah baris 2 (dua).

Gambar 2.25. Menyisipkan Tabel pada Slide
8. Menyisipkan Tabel dari Microsoft Excel

Untuk menyisipkan tabel dari Microsoft Excel ke slide, buka dulu file yang berisi tabel dengan Microsoft Excel.
Kemudian bagian yang akan di sisipkan ke slide diblok seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2.26. Mengcopy Tabel dari Microsoft Excel
Klik tombol Copy pada Standard Toolbar, kemudian aktifkan slide PowerPoint yang akan disisipi tabel. Klik tombol
Paste pada Standard Toolbar.

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 32

Gambar 2.27. Menyisipkan Tabel dari Microsoft Excel ke Slide
9. Menyisipkan Grafik dari Microsoft Excel

Sama halnya dengan menyisipkan tabel, untuk menyisipkan grafik dari Microsoft Excel, buka file yang berisi grafik
dengan Microsoft Excel. Seleksi grafik yang akan disisipkan, kemudian klik tombol Copy pada Standard Toolbar.

Gambar 2.28. Mencopy grafik dari Microsoft Excel
Aktifkan slide PowerPoint yang akan disisipi grafik. Klik tombol Paste pada Standard Toolbar.
10. Menggunakan Design Template

PowerPoint sudah menyediakan desain standard yang unik dan langsung bisa kita pake untuk mempercantik
tampilan slide PowerPoint Kita. Desain standard tersebut dikenal dengan Design Template. Design Template
menyediakan desain background, tulisan, dan slide master.
Untuk mengaktifkan Design Template, pilih menu Format  Slide Design. Perhatikan IDE PowerPoint bagian kanan, Task
Pane menampilkan daftar Design Template yang bervariasi. Pilih salah satu desian, maka desain tersebut akan langsung
diterapkan pada slide kita.

Gambar 2.30. Mengaktifkan Design Template 33

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran

LATIHAN

TELAH HADIR TEKNOLOGI
KOMPUTER BARU

TEMUKAN KECEPATAN YANG
TIADA BANDING DENGAN
HARGA BERSAING

 SURABAYA (031)
 Wiranet 5040808, Dexacom 564333
 Triduta 847333, Alfa Omega 509444
 Denpasar (0361)
 Mega Tekindo 24555, Scomtec 5333

JL. KAPASAN LOR 6a Surabaya
Telp. (031) 3777000 (hunting), Fax: 031-371111

LPK CTI-  Modul Aplikasi Perkantoran 34