คู่มือการใช้งานระบบงานในโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2) ระบบงานอำนวยการ

คำนำ

กรมที่ดินมีภารกิจเก่ียวกับการคุ้มครองสิทธิในท่ีดินของประชาชน โดยออกหนังสือแสดงสิทธิ
ในที่ดิน และให้บริการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเก่ียวกับอสังหาริมทรัพย์ เพื่อให้ประชาชน
มีความมั่นคงในการถือครองท่ีดิน และได้รับการบริการที่มีประสิทธิภาพ ตลอดจนบริหารจัดการ
ทดี่ นิ ภาครฐั ให้เป็นไปอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ

โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ีดิน (ระยะท่ี 2) เป็นโครงการต่อเนื่องจากโครงการ
พัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 1) โดยมีวัตถุประสงค์ให้มีฐานข้อมูลภาพรวมการถือครอง
ท่ีดินทั่วประเทศที่เป็นศูนย์กลาง เพ่ือให้ประชาชนมีความเชื่อมั่นในการถือครองกรรมสิทธิ์ในที่ดิน
และอสังหาริมทรัพย์อื่นๆ รวมทั้งได้รับบริการด้านการจดทะเบียนที่ดินที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งการ
ให้บริการประชาชนนั้น เจ้าหน้าท่ีในสานักงานที่ดินผู้ให้บริการจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจ
ในระบบงานต่าง ๆ เป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถให้บริการประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพและ
สะดวก รวดเรว็

สานักเทคโนโลยีสารสนเทศจึงได้ดาเนินการจัดทาองค์ความรู้ เร่ือง “คู่มือการใช้งาน
ระบบงานในโครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ีดิน (ระยะที่ 2) (ระบบงานอานวยการในสานักงาน
ที่ดิน)” ในส่วนงานสารบรรณ ตามมติที่ประชุมของคณะกรรมการจัดการความรู้ของกรมท่ีดิน
ประจาปงี บประมาณ พ.ศ. 2565

สานักเทคโนโลยสี ารสนเทศ
กองฝกึ อบรม

กรมที่ดิน กระทรวงมหาดไทย

คูมอื ปฏิบัติงานสําหรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะที่ 2)

1. บทนํา
ระบบงานท่ีจะพัฒนาข้ึนใหมเปนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศเขามาใชในการทํางาน โดยระบบงานท่ีถูก
พัฒนาใหมน้ี จะทําเทคโนโลยี Web-Application ทีเรียกวา Rich Internet Application (RIA) โดยอาศัย
Framework ไดแก
- Ext JS – เปน JavaScript Framework ท่ีรวมเอาคุณสมบัติของ Ajax Technique เขามาชวย
ในทํางานรวมกนั กบั JavaScript โดยนํามาพฒั นาในสวนของ User Interface (UI)
- EJB3 – เปน Enterprise Java Beans Version 3.0 ท่ีมีคุณสมบัติในการจัดการในการใหบริการ
เกี่ยวกับทางดานเช่ือมโยงขอมูลระหวาง Application Tier กับ Database Tier ใหมีความ
ปลอดภัยและมคี วามเสถียร
- SSO – Single Sign On เปนการนําแนวคิดของการตรวจสอบสิทธิเมื่อเขาใชงานระบบ ซึ่งหากมี
สทิ ธิท่ีจะเขางานระบบอ่ืนๆ นอกจากที่กําหนดไวจะไมตองเสียเวลาที่จะ Logout แลว Login เขา
ระบบอื่นตอไป

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทีด่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 1 - 1

คูม อื ปฏบิ ตั งิ านสาํ หรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมทีด่ นิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี นิ (ระยะท่ี 2)

1.1 วัตถปุ ระสงคข องเอกสาร
เอกสารฉบับน้ีจัดทําขึ้นเพื่ออธิบายขั้นตอนการใชงานของระบบงานอํานวยการในสํานักงาน

ที่ดิน (งานสารบรรณ) (CTN) ตามผลการวิเคราะหและออกแบบระบบตามคุณลักษณะเฉพาะของ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ีดิน (ระยะท่ี 2) ตามสัญญาจางพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน
(ระยะที่ 2) ปงบประมาณ 2560-2564 ซึ่งเปนโครงการตอเนื่องจากโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ที่ดิน (ระยะท่ี 1)

1.2 ขอบเขตระบบงาน
ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานที่ดิน (งานสารบรรณ) เปนการพัฒนาระบบงานตามขอบเขต

การจา งงานโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทดี่ ิน ระยะท่ี 2 เพื่อใหสาํ นกั งานที่ดนิ มีระบบงานสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส สําหรับการบริหารงานเอกสาร หนังสือราชการของสํานักงานที่ดิน เชน การรับ การสง
การสงตอ การทําลาย การสืบคน รายงานทะเบียนหนังสือรับและสง ใหสอดคลองตามระเบียบสํานัก
นายกรฐั มนตรี วาดว ยงานสารบรรณ ซึ่งประกอบดวยฟงกชนั งาน ดังน้ี

- หนังสือรับ
o การเพิ่ม/แกไข-หนงั สอื รบั
o การจัดการหนังสือรบั
o การอนมุ ัตผิ ปู ฏบิ ตั ิ
o คน หาหนังสอื รับจากระบบ Land 2012

- เซน็ รับหนงั สอื
o เซน็ รบั หนังสอื
o เพม่ิ /แกไข-หนังสอื ภายในสํานักงาน

- หนังสือสง
o การเพ่ิม/แกไ ข-หนังสอื สง
o การจัดการหนังสือสง
o คน หาหนังสือสงจากระบบ Land 2012

- จัดเกบ็ คาํ สั่ง
o เพ่ิม/แกไ ข-คาํ สั่ง
o จัดการคําสง่ั

- จัดเกบ็ เอกสาร
o เพิ่ม/แกไ ข-เอกสาร
o จัดการเอกสาร

- ทาํ ลายหนังสอื
o เพิม่ /แกไ ข-บัญชีหนงั สือขอทาํ ลาย
o คน หาบัญชหี นังสือขอทําลาย
o คน หาประวัตกิ ารทําลายหนังสอื

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทดี่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 1 - 2

คมู อื ปฏิบัตงิ านสําหรับผใู ชร ะบบงาน กรมทดี่ นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะท่ี 2)

- การคน หาเอกสาร
o คนหาประวัติการรับสงหนังสือ
o คนหาหนังสอื ท่ีอยูระหวางดาํ เนินการ
o คน หาผูป ฏบิ ัตทิ ่ยี ังไมไ ดร ับหนังสือ
o คนหาหนงั สือครบกาํ หนดดาํ เนนิ การ

- รายงานและสถติ ิ
o รายงานทะเบยี นหนงั สอื รับ (สง )
o รายงานสถติ กิ ารรับ/สง หนังสอื
o รายงานสถิตจิ ัดเก็บเอกสาร
o รายงานบัญชีหนงั สอื ขอทําลาย
o รายงานการทาํ ลายเอกสารในระบบจดั เกบ็
o รายงานหนงั สอื ท่ีถูกทาํ ลายไปแลว
o รายงานหนงั สอื ทย่ี ังไมเ ซน็ รบั
o ทะเบยี นคุมคาํ สงั่ ประจาํ ป

- ขอมลู พน้ื ฐาน
o จัดการหมวดหมูก ารจัดเก็บเพื่อทําลาย
o จดั การคาํ คน
o จัดการเลขทหี่ นังสือสง จังหวดั
o จดั การเลขท่ีหนังสือสาํ นักงาน
o จัดการเลขที่หนงั สือรับ/หนังสือสง
o จดั การเลขที่คําสงั่

1.3 คํายอ และความหมาย ความหมาย
ลาํ ดบั คาํ ยอ ยอมากจาก Hypertext Transfer Protocol
หมายถงึ การใชง าน Protocol HTTP เพอื่ ทําการเรียกดูขอ มูล
1. HTTP ประเภท Hypertext
ยอ มาจาก Java Server Page
2. JSP เปน เทคโนโลยที ี่พฒั นาบนพนื้ ฐานของภาษาจาวาเพ่ือเพิ่ม
ประสทิ ธิภาพใหห นา เว็บเพจมีความยดื หยุนสูงขนึ้
3. JSF ยอมาจาก Java Server Face
4. Ext JS ยอ มาจาก Extend JavaScript
5. EJB3 ยอมาจาก Enterprise Java Bean Version 3.0
6. SSO ยอ มาจาก Single Sign On หมายถงึ การเขา ถึงการใชบ ริการ
ของระบบทง้ั หมดไดดวยการพสิ จู นตวั ตนเพยี งคร้งั เดียว

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานทีด่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 1 - 3

คูม อื ปฏบิ ัติงานสาํ หรับผูใ ชร ะบบงาน กรมท่ีดิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทด่ี นิ (ระยะที่ 2)

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 1 - 4

คูมือปฏิบตั ิงานสําหรับผใู ชระบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะท่ี 2)

2. รายละเอยี ดการปฏบิ ัตงิ านสําหรับผู้ใช้ระบบงาน
ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) เปนการพัฒนาระบบตามขอบเขตการจางงานโครงการ

พัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน ระยะที่ 2 เพื่อใหสํานักงานท่ีดินมีระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส สําหรับการ
บริหารงานเอกสาร หนังสือราชการของสํานักงานที่ดิน เชน การรับ การสง การสงตอ การทําลาย การสืบคน
รายงานทะเบยี นหนงั สอื รบั และสง ใหสอดคลอ งตามระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ

2.1.ความต้องการของระบบงาน
เนือ่ งจากระบบงานมกี ารออกแบบตามคณุ ลักษณะเฉพาะในรูปแบบ Web Application คือ Application หรือ
ระบบงานทํางานบน Web ในลักษณะ Client-Server โดยเครื่องคอมพิวเตอรลูกขายมีการรองขอบริการผาน Web
Browser ท่ีติดต้ังบนเครื่องคอมพิวเตอรลูกขาย (Client) มายังเครื่องคอมพิวเตอรแมขาย (Server) เพ่ือทําการ
ประมวลผล โดยใชงานบนเครือขาย Intranet ของกรมที่ดิน ดังนั้นความตองการของระบบงาน ประกอบดวย
เครื่องคอมพิวเตอร Client สาํ หรบั งานระบบฯ ทีต่ ิดตงั้

- ระบบปฏิบตั ิการ Windows 10 64 bit
- ติดต้งั .Net Framework 4.7
- ติดต้งั Adobe Read 10
- ติดต้งั JAVA Runtime (JRE 8 update 211)
- ติดต้งั Internet Explorer 11 (ข้ึนไป)
- ติดต้งั Open Office
- ติดต้งั Font TH Sarabun
- ติดต้งั Antivirus
- ติดต้งั อุปกรณ์ต่อพว่ ง เช่น Printer, Card Reader, Scanner เป็นตน้

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 1

คมู ือปฏบิ ัติงานสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมท่ีดิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะท่ี 2)

3. เร่ิมต้นการใช้งานระบบงาน
3.1.การเข้าและออกจากระบบ
3.1.1. การ Login เข้าระบบ
3.1.1.1.การ Login เขา ระบบ ดวยรหัสผใู ชง าน (Username)

กดคลิกสองคร้ังท่ี Icon“โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน ระยะท่ี 2” เพื่อเขาหนา Login
ดงั ภาพ

ภาพที่ 1 แสดงหนาจอ Login กดป่ ุม

- กรอก “รหสั ผใู้ ชง้ าน” และ “รหสั ผา่ น” ท่ีถูกตอ้ ง จากน้นั กดป่ ุม
เพือ่ เขา้ ใชง้ านระบบ

- กรณีตอ้ งการลบขอ้ ความที่กรอกในฟิ ลดร์ หสั ผใู้ ชง้ านและรหสั ผา่ น
เพอ่ื ลบขอ้ มูล

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 2

คมู อื ปฏิบัติงานสําหรับผูใชร ะบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะที่ 2)

ภาพท่ี 2 แสดงหนา จอ Login ทใ่ี สรหสั ผใู ชง าน (Username) และรหัสผาน (Password) เรียบรอ ยแลว
- เม่ือเขา้ สู่ระบบไดแ้ ลว้ ระบบจะแสดงหนา้ จอหลกั (DOL Portal) ซ่ึงประกอบดว้ ย ป่ ุมสาํ หรับเขา้
ระบบงานตา่ ง ๆ ตามสิทธิของผใู้ ชง้ าน โดยผใู้ ชง้ านสามารถเลือกเขา้ สู่ระบบงานท่ีตอ้ งการ

ภาพที่ 3 แสดงหนา จอหลกั DOL Portal (แสดงรายการระบบตามสิทธขิ องผูใชง าน)

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 3

คมู อื ปฏบิ ัตงิ านสาํ หรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมท่ดี นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะท่ี 2)

- ซ่ึงนอกจากหนา้ จอจะแสดงป่ ุมสาํ หรับเขา้ ระบบงานต่าง ๆ ตามสิทธิท่ีไดร้ ับของผใู้ ชง้ านแลว้

ในหนา้ จอยงั แสดงขอ้ มูลของผใู้ ชง้ าน และสงั กดั ของผใู้ ชง้ าน เพ่อื บง่ บอกวา่ รหสั
ผใู้ ชง้ าน (Username) น้ีเป็นของเจา้ หนา้ ที่ทา่ นใด และอยสู่ ังกดั หน่วยงานใด ดงั ภาพ

ภาพที่ 4 แสดงขอมูลชือ่ ผูใชงาน และสงั กดั หนว ยงาน

3.1.1.2.การ Login เขา ระบบดวยบัตรสมารท การด (Smart Card)

- ผใู้ ชง้ านทาํ การเช่ือมต่อเคร่ืองอ่านบตั รสมาร์ทการ์ด (Smartcard Reader) เขา้ กบั เคร่ือง
คอมพวิ เตอร์ที่ตอ้ งการจะใชเ้ ขา้ ใชร้ ะบบงาน

- สอดบตั รสมาร์ทการ์ด (Smart Card) ของผใู้ ชง้ าน เขา้ กบั เคร่ืองอ่านบตั รสมาร์ทการ์ด
(Smartcard Reader)

- เขา้ สู่หนา้ จอ Login เพอื่ เขา้ ใชง้ านระบบ
- คลิก เลือกวธิ ีการ Login เขา้ ระบบดว้ ยบตั รสมาร์ทการ์ด (Smart Card) ตามภาพ

(หมายเหตุ ผใู้ ชง้ านจะตอ้ งมีการติดต้งั และเช่ือมตอ่ กบั เครื่องอา่ นบตั รสมาร์ทการ์ด (Smartcard
Reader) ก่อน จึงจะสามารถเลือกใชว้ ธิ ีการน้ี ในการเขา้ ใชร้ ะบบงานได)้

ภาพที่ 5 แสดงหนาจอการเขาระบบงานดวยบัตรสมารทการด (Smart Card)

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานที่ดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 4

คูมอื ปฏิบัตงิ านสําหรบั ผใู ชระบบงาน กรมทีด่ นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2)

- ระบบจะประมวลผลขอ้ มลู จากบตั รสมาร์ทการ์ด (Smart Card) โดยจะแสดงรหสั ผใู้ ชง้ าน
(Username) ใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ ดงั ภาพ

ภาพท่ี 6 แสดงหนาจอ Login ทม่ี อี า นขอมลู รหัสผใู ชง าน (Username) จากบตั รสมารท การด (Smart Card)

- จากน้นั ใหผ้ ใู้ ชง้ านกรอก “รหสั ผา่ น” ท่ีถูกตอ้ ง และกดป่ ุม เพื่อ

เขา้ ใชง้ านระบบ การ Login เขา้ ระบบลกั ษณะเดียวกบั การเขา้ สู่ระบบดว้ ยระบุรหสั ผใู้ ชง้ าน
(Username)

3.1.2. ข้ันตอนการ Logout ออกจากระบบ
3.1.2.1.การกลบั สูหนา จอเมนหู ลกั (DOL Portal)

- หากผใู้ ชง้ านตอ้ งการออกจากระบบ เพื่อกลบั เขา้ สู่เมนูหลกั (DOL Portal) ใหก้ ดป่ ุม
ที่มุมขวาดา้ นบนของหนา้ จอ (ซ่ึงจะพบไดใ้ นทุกหนา้ จอของระบบงาน) ดงั ภาพ

ภาพท่ี 7 แสดงปุม เพื่อออกจากระบบงานกลบั เขา สูเมนหู ลกั (Dol Portal)

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานทดี่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 5

คูมือปฏิบัติงานสําหรับผใู ชร ะบบงาน กรมท่ดี นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2)

- เม่ือทาํ การออกจากระบบเรียบร้อยแลว้ ระบบจะแสดงหนา้ จอเมนูหลกั (DOL Portal) อีกคร้ัง
ดงั ภาพ

ภาพท่ี 8 แสดงหนา จอหลกั DOL Portal (แสดงรายช่ือระบบตามสิทธิของผใู ชง าน) ท่ีมุม
3.1.2.2.การ Logout เพื่อออกจากระบบ (กลบั สูห นาจอ Login)

- หากผใู้ ชง้ านตอ้ งการออกจากระบบ เพอื่ กลบั เขา้ สู่หนา้ จอ Login อีกคร้ัง ใหก้ ดป่ ุม
ขวาดา้ นบนของหนา้ จอ (ซ่ึงจะพบไดใ้ นทุกหนา้ จอของระบบงาน) ดงั ภาพ

ภาพท่ี 9 แสดงปุม การออกจากระบบงาน (Logout)
- เมื่อทาํ การออกจากระบบเรียบร้อยแลว้ ระบบจะแสดงหนา้ จอ Login อีกคร้ัง ดงั ภาพ

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทดี่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 6

คมู ือปฏิบตั งิ านสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทด่ี นิ (ระยะที่ 2)

ภาพท่ี 10 แสดงหนา จอ Login (เมอื่ ผใู ชง านทาํ การออกจากระบบงานเรยี บรอ ยแลว )

3.1.2.3.การปดหนาจอระบบ (Close Application)

- หากผใู้ ชง้ านตอ้ งการปิ ดหนา้ จอระบบท่ีใชง้ านอยู่ ใหก้ ดป่ ุม ที่มุมขวาดา้ นบนของหนา้ จอ
(ซ่ึงจะพบไดใ้ นทุกหนา้ จอของระบบงาน) ดงั ภาพ

ภาพที่ 11 แสดงปุมการออกจากระบบงาน (Logout)
- ระบบจะทาํ การปิ ดหนา้ จอ (Close Application) และออกจากระบบงานใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ

(เหมือนการปิ ดหนา้ Web Browser)

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทีด่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 7

คูมือปฏบิ ัตงิ านสําหรับผูใชร ะบบงาน กรมที่ดิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะท่ี 2)

4. รายละเอยี ดของระบบงาน

หลงั จาก Login ทําการเลอื กเมนสู ารบรรณทห่ี นา DOL Portal เพ่ือเขา สรู ะบบงานสารบรรณ
4.1.ภาพรวมระบบงานสารบรรณ ประกอบดวยเมนกู ารทํางานหลกั ดงั นี้

• หนงั สอื รบั
• เซน็ รบั หนังสอื
• หนังสือสง
• จดั เก็บคาํ ส่งั
• จดั เก็บเอกสาร
• ทําลายหนงั สือ
• การคนหาเอกสาร
• รายงานและสถิติ
• ขอ มูลพืน้ ฐาน
หมายเหตุ : ผใู ชงานจะเหน็ เมนูแตกตา งกนั ขึน้ กับสทิ ธิการใชงานของผูใชง านระบบแตล ะคน

ภาพท่ี 12 แสดงหนาหลักของระบบสารบรรณ

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 8

คูมอื ปฏบิ ตั ิงานสําหรบั ผูใชระบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะที่ 2)

4.2.หนงั สอื รับ

4.2.1. เพมิ่ /แกไข-หนังสือรบั

• คลกิ ท่ีเมนู หนงั สือรับ จะแสดงเมนยู อยตางๆ ใหเลอื กเมนูเพม่ิ /แกไข-หนังสือรับ เพื่อเขา สูหนาจอ
การใชงาน

ภาพท่ี 13 เมนเู ขาสหู นาเพ่ิม/แกไขหนังสอื รับ

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทีด่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 9

คมู อื ปฏบิ ตั งิ านสําหรับผูใชระบบงาน กรมที่ดิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทีด่ ิน (ระยะท่ี 2)

ภาพที่ 14 หนา เพิม่ /แกไข-หนังสอื รับ

ข้นั ตอนการทาํ งาน มดี งั นี้
เลอื กเมนู “เพ่มิ /แกไข-หนังสือรบั ” จะเขา สหู นาจอการใชง าน จะแบงเปน 4 แถบยอย ดังน้ี
• ขอมูลท่วั ไป
• คําคน และสแกนใบปะหนา
• รายการเอกสารแนบและเอกสารอา งอิง
• ประวัติเอกสาร

Tab ขอ มูลทั่วไป (หนา หลกั ของการบันทึกหนงั สือรบั )
กรอกขอมลู ดังนี้
- เลขที่หนังสอื : กรอกเลขทห่ี นังสือ ซ่ึงแบงเปน 3 ฟลด
ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดว ย
(1) ชอ่ื ยอ /หนว ยงาน หรือจังหวัด ทอี่ อกหนังสอื เชน
“มท” ชื่อยอของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ชื่อยอ ของ จงั หวดั ราชบรุ ี
(2) หมายเลขหนังสอื ของหนวยงาน/ฝาย
เชน 0516.3 หรอื 0020
(3) เลข Running เอกสาร

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 10

คูมือปฏิบตั ิงานสาํ หรับผูใชระบบงาน กรมทีด่ นิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทดี่ นิ (ระยะท่ี 2)

- เลขท่ีอื่นๆ : ใชเ ฉพาะกรณีเลขทห่ี นงั สือมีรูปแบบตางจากที่ระบุขางตน
จะปรากฏฟลดใหมเพอื่ กรอกเลขท่ีหนงั สอื โดยสามารถพิมพกรอกขอความ
โดยอสิ ระ

- ลงวนั ท่ี : คลิกสัญลักษณ เพื่อระบุลงวันที่

- ช่อื เรอ่ื ง : กรอกระบชุ ่ือเรื่อง
- หนังสือเวยี น : คลิกเลือก  เพ่ือระบุวา เปนหนังสอื เวียน

- หนว ยงานตนเรอื่ ง : คลิกสญั ลักษณ เพื่อระบุหนว ยงานตนเรือ่ ง

- อายัด : คลิกเลอื ก  เพื่อระบุวามีการอายัด

- เร่อื งจาก : คลิกสัญลกั ษณ เพ่อื ระบุเร่ืองจาก (หนว ยงานท่สี งหนังสือ)

- เรือ่ งถงึ : คลิกสัญลกั ษณ เพ่อื ระบุเรื่องถงึ (หนว ยงานที่รับหนงั สอื )

- ชั้นความลบั : คลิกสญั ลักษณ เพอ่ื ระบุชั้นความลบั

- ชนั้ ความเร็ว : คลกิ สัญลักษณ เพ่ือระบุช้นั ความเรว็

- หมวดหมูการจดั เก็บเพ่ือทําลาย : คลิกสญั ลักษณ เพื่อระบุหมวดหมูการจัดเก็บเพ่ือทาํ ลาย

- วนั ที่กาํ หนดเสรจ็ : คลกิ สัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุวนั ที่กาํ หนดเสร็จ

- ประเภทเอกสาร : คลิกสัญลกั ษณ เพ่อื ระบุประเภทเอกสาร

- ฝายท่ีเกบ็ เอกสารตนฉบับ : คลกิ สัญลกั ษณ เพ่ือระบฝุ ายที่เกบ็ เอกสารตน ฉบบั

- หมายเหตุ : ระบุหมายเหตุ (ถามี)

- ผูปฏิบตั ิ : คลกิ ปมุ เพื่อระบุผปู ฏิบตั ิ

- วันที่บันทึกขอมูล : แสดงวันที่บันทกึ ขอมลู

- ผูบันทกึ ขอมลู : แสดงผบู นั ทึกขอมูล

- วนั ที่ปรับปรุงขอมูล : แสดงวนั ท่ปี รับปรงุ ขอมลู

- ผูปรับปรุงขอ มลู : แสดงผูปรับปรุงขอมูล

- วันที่ครบกําหนดทําลาย : แสดงวนั ทค่ี รบกาํ หนดทาํ ลาย

- วนั ทที่ ําลาย : แสดงวันทท่ี ําลายขอมูล

- คลกิ ปุม เพื่อบนั ทึกขอมูล

Tab คาํ คนและสแกนใบปะหนา
- เลอื กแท็บ “คําคนและสแกนใบปะหนา ” จะแสดงหนาจอ ดงั ภาพ

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทดี่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 11

คูมอื ปฏิบตั งิ านสาํ หรับผใู ชร ะบบงาน กรมท่ีดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทีด่ ิน (ระยะท่ี 2)

ภาพที่ 15 คําคน และสแกนใบปะหนา

กรอกขอ มลู ดงั น้ี
- ไฟลสแกนใบปะหนา : ระบุไฟลสแกนใบปะหนาที่ตองการบนั ทึก

- คาํ คน : ระบคุ ําคน (คําคน มาตรฐาน / คําคน กาํ หนดเอง)

การเพ่ิมไฟลสแกนใบปะหนา
- คลิกปมุ เพอื่ แกไ ขหนังสือรบั

การนําเขาไฟลส แกนใบปะหนา สามารถทําได 2 ลักษณะคือ
- คลกิ ปมุ เพอื่ ทาํ การสแกนเอกสารใบปะหนา (ท้งั นเี้ คร่ืองคอมพิวเตอรจ ะตองเชอ่ื มตอกับ

เคร่ือง Scanner ทีใ่ ชงาน) ซ่ึงเม่ือดําเนินการสแกนเสร็จ โปรแกรมจะทาํ การสรางเปน ไฟล .PDF
เก็บไวใ น Folder ทก่ี ําหนด

- คลกิ ปมุ เพอื่ เลือกไฟลท ี่ไดจ ากการสแกนหรอื ไฟลอ่นื ๆ ที่จัดเตรยี มไวแ ลว เพื่อนาํ เขาสู

ระบบ

การเพิ่มคาํ คน เพ่อื แกไ ข
- คลิกปุม

- เลือก Option “คาํ คน มาตรฐาน” หรือ “คําคน กําหนดเอง”

- กรณีเลือก Option “คาํ คนมาตรฐาน” ใหค ลิกสัญลกั ษณ เพือ่ ระบคุ าํ คนมาตรฐาน

- กรณีเลอื ก Option “คําคนกําหนดเอง” ใหร ะบคุ ําคนตามตองการ

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทีด่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 12

คูม ือปฏิบตั งิ านสําหรับผใู ชระบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทดี่ ิน (ระยะท่ี 2)

- คลกิ ปมุ เพ่อื เพมิ่ คําคน

การลบคาํ คน

- กรณตี องการลบคาํ คน ทีร่ ะบุ สามารถดําเนินการโดย คลกิ สัญลกั ษณ หนา คาํ คน ท่ีตองการลบ

จากนั้นใหคลิกปุม เพ่อื ลบคาํ คนทร่ี ะบุ

- คลกิ ปมุ เพอ่ื บนั ทึกขอมูล

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทด่ี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 13

คมู ือปฏิบัตงิ านสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมท่ีดิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ดี นิ (ระยะท่ี 2)

Tab รายการเอกสารแนบและเอกสารอางอิง
- เลือกแท็บ “รายการเอกสารแนบและเอกสารอางอิง” จะแสดงหนา จอ ดังภาพ

ภาพท่ี 16 รายการเอกสารแนบและเอกสารอางอิง

กรอกขอ มูลดงั น้ี
- รายการเอกสารแนบ

- รายการหนงั สอื อา งองิ

การเพ่ิมรายการเอกสารแนบ สามารถดาํ เนินการไดใน 2 ลกั ษณะคือ
การเพิ่มเอกสารใหม และ การเพมิ่ เอกสารจากระบบจัดเก็บ ดังนี้
การเพ่ิมเอกสารใหม
- คลิกปมุ เพ่ือเพิ่มเอกสารใหม โปรแกรมจะเรยี กหนาเพมิ่ -แกไ ขเอกสาร ดงั แสดง

ในภาพ

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ดี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 14

คูมอื ปฏบิ ัตงิ านสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมทดี่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี นิ (ระยะที่ 2)

ภาพที่ 17 เพิม่ /แกไข-เอกสาร (หลังกดปมุ เพ่มิ เอกสารใหม)

กรอกขอมลู ดังนี้ : ระบุชอื่ เรอ่ื งของเอกสาร
- ช่อื เรอื่ ง

- เลขที่เอกสาร (ถามี) : ระบเุ ลขที่เอกสาร (ถามี)

- หมวดหมกู ารจัดเก็บเพ่ือทําลาย : คลกิ สญั ลกั ษณ เพ่อื ระบุหมวดหมกู ารจดั เก็บเพื่อทาํ ลาย

- ประเภทเอกสาร : คลิกสญั ลกั ษณ เพอื่ ระบปุ ระเภทเอกสาร

- ลงวนั ที่ : คลิกสญั ลักษณ เพ่ือระบุลงวันทห่ี นังสือ

- หนว ยงานตนเร่ือง : คลกิ สัญลกั ษณ เพ่ือระบหุ นวยงานตนเร่อื ง

- เรอื่ งจาก : คลิกสญั ลักษณ เพื่อระบุเรื่องจาก

- เร่อื งถงึ : คลิกสญั ลักษณ เพ่ือระบเุ รื่องถึง

- วนั ท่บี นั ทึกขอมลู : แสดงวันทบ่ี ันทึกขอ มูล

- ผบู ันทกึ ขอมลู : แสดงผบู ันทึกขอมูล

- วันท่ปี รับปรงุ ขอ มูลลา สดุ : แสดงวนั ท่ปี รบั ปรุงขอมูลลา สดุ

- ผูปรับปรุงขอมลู : แสดงผูปรบั ปรุงขอมลู

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานที่ดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 15

คมู อื ปฏบิ ัติงานสาํ หรับผใู ชระบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทดี่ ิน (ระยะท่ี 2)

TAB คาํ คน และสแกนใบปะหนา (หนาเพ่มิ /แกไ ขเอกสาร)
กรอกขอมลู ดังนี้
- ไฟลเอกสาร : เลอื ก/แสดงเอกสารทีแ่ นบ
- คาํ คน : ระบุคาํ คน (คาํ คน มาตรฐาน / คําคนกําหนดเอง)
การเพ่ิมไฟลเ อกสาร

- คลิกปมุ เพ่ือเลอื กไฟลท่ีไดจ ากการสแกนหรือไฟลอนื่ ๆ ท่ีจัดเตรยี มไวแลว เพื่อนาํ เขา
สูระบบ
การเพ่ิมคําคน
- คลิกปุม เพื่อแกไข
-
เลือก Option “คําคน มาตรฐาน” หรือ “คาํ คนกําหนดเอง”

- กรณีเลอื ก Option “คําคน มาตรฐาน” ใหค ลิกสญั ลกั ษณ เพ่อื ระบคุ ําคนมาตรฐาน

- กรณีเลอื ก Option “คําคนกําหนดเอง” ใหระบุคําคนตามตองการ

- คลกิ ปุม เพ่ือเพิ่มคําคน

- กรณตี องการลบคาํ คน ทร่ี ะบุ สามารถดําเนินการโดย คลกิ สัญลักษณ หนาคาํ คนทต่ี องการลบ

จากนน้ั ใหค ลกิ ปุม เพ่ือลบคําคน ท่ีระบุ

- คลกิ ปมุ เพอ่ื บันทึกขอมูล

การเพ่มิ เอกสารจากระบบจัดเกบ็

- คลิกปมุ เพอ่ื เพิ่มเอกสารจากระบบจดั เก็บ โปรแกรมจะทําการเปด

หนาจอคนหาเพื่อเลือกเอกสาร

- คลิกสญั ลักษณ หนาเอกสารท่ีตองการ

- คลิกปุม เพื่อเลือกเอกสาร และกลบั สูหนา หลกั

- คลกิ ปมุ เพอ่ื บนั ทึกขอมูล

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานท่ีดิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 16

คูมอื ปฏิบัติงานสาํ หรับผูใชระบบงาน กรมทดี่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทีด่ นิ (ระยะท่ี 2)

ภาพท่ี 18 คนหาเพื่อเลือกเอกสาร

ภาพท่ี 19 รายการเอกสารแนบ

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 17

คมู ือปฏิบัตงิ านสาํ หรบั ผใู ชระบบงาน กรมทีด่ นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ีดิน (ระยะที่ 2)

การลบเอกสารแนบ
- คลกิ สัญลกั ษณ หนาเอกสารท่ีตอ งการ

- คลิกปมุ เพ่ือลบรายการเอกสาร

- คลิกปมุ เพอื่ บันทึกขอมลู

การเพ่ิมหนังสืออางอิง เพอื่ เพิ่มหนังสืออา งอิง โปรแกรมจะเปด หนา จอคนหาเพอ่ื เลือกหนงั สือ ดงั

- คลิกปมุ
แสดงในภาพ

ภาพที่ 20 คนหาเพื่อเลือกหนังสือ

- คลกิ สัญลกั ษณ หนา หนงั สือทตี่ อ งการ

- คลกิ ปมุ เพื่อเลอื กหนังสือ และกลบั สูหนา หลัก

- คลกิ ปุม เพื่อบนั ทึกขอมูล

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 18

คูมอื ปฏบิ ัติงานสาํ หรบั ผูใชระบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทด่ี นิ (ระยะท่ี 2)

Tab ประวตั เิ อกสาร
- เลอื กแท็บ “ประวัติเอกสาร” เพอื่ แสดงประวตั ิของเอกสาร ดังแสดงในภาพ

ภาพท่ี 21 ประวตั เิ อกสาร

การแกไขขอมูลหนังสือรับ
- เลอื กเมนู “หนังสอื รบั : เพิ่ม/แกไ ข-หนังสอื รับ”

- คลกิ ปุม เพือ่ เรียกหนังสอื เพ่ือแกไข

- แสดง Popup เรียกหนังสือรับ

ภาพท่ี 22 แสดง Popup เรียกหนังสอื รบั

ระบุขอมลู ท่ตี องการคน หา ระบุเลขทะเบียนรบั
- เลขทะเบียนรบั :

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานท่ดี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 19

คูมือปฏิบัติงานสาํ หรับผูใชร ะบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทดี่ นิ (ระยะที่ 2)

- เลขทห่ี นงั สอื : ระบุเลขทห่ี นงั สือ
- คลกิ ปมุ เพอื่ คนหาและแสดงหนังสือตามท่รี ะบุ
- คลิกปมุ ปด Window Popup กลบั สูห นาจอเดิม

4.2.2. จดั การหนังสือรบั

ภาพที่ 23 จัดการหนังสือรับ

ขน้ั ตอนการทํางาน มีดังน้ี
เมือ่ เลอื กเมนู “จัดการหนังสือรับ” จะแสดงหนาจอ ซ่ึงจะแบงขอมลู ออกเปน 6 สว น ไดแ ก
o หนังสอื เขา
o หนงั สือรอสง
o หนังสือสงแลว
o หนงั สือสง คนื
o หนังสอื สิน้ สุด
o หนังสือยกเลิก
- เขาสหู นา “หนังสอื รอสง ” เปน หนาแรก (Default) ซ่ึงประกอบดว ย สว นคน หาขอมลู และสว น
ผลการคนหาหนังสอื รบั

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานทดี่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 20

คมู ือปฏิบตั ิงานสําหรับผูใ ชร ะบบงาน กรมท่ีดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2)

การใชง านสว นคน หาขอมูล
- การกรอกคําคน เพื่อคนหาขอมลู ทตี่ องการ
- คาํ คน มาตรฐานประกอบดว ย
- เลขท่ีหนังสือ : กรอกเลขทหี่ นังสอื ซึง่ แบงเปน 3 ฟล ด
ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดว ย
(1) ชื่อยอ /หนวยงาน หรอื จงั หวัด ที่ออกหนงั สอื เชน
“มท” ชอ่ื ยอ ของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ชอื่ ยอ ของ จังหวัดราชบรุ ี
(2) หมายเลขหนังสือของหนว ยงาน/ฝาย เชน 0516.3 หรือ 0020
(3) เลข Running เอกสาร
- เลขทอี่ ื่น ๆ : ใชเฉพาะกรณี เลขทห่ี นังสือมีรูปแบบตางจากทีร่ ะบุขา งตน
จะปรากฏฟล ดใหมเพ่อื กรอกเลขท่ีหนังสอื โดยสามารถพิมพโดยอสิ ระ

- ลงวนั ทีต่ ง้ั แต : คลกิ สัญลกั ษณ เพอื่ ระบลุ งวันทข่ี องหนงั สือ

- ลงวันทีถ่ ึง : คลิกสัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุลงวันทข่ี องหนงั สือ
- ชอ่ื เรือ่ ง :
ระบุชื่อเรอื่ งท่ีตองการคน
- เวียน : คลกิ เลอื ก  เพอื่ ระบุกรณีหนังสือที่รับมาเปน หนังสือเวียน

- หนว ยงานตนเร่ือง : คลิกสัญลักษณ เพื่อระบุหนวยงานตน เร่ือง

- เรือ่ งจาก : คลกิ สญั ลักษณ เพอื่ ระบุเรื่องจาก (หนวยงานท่ีสงหนังสือ)

- เรอื่ งถึง : คลิกสญั ลกั ษณ เพอ่ื ระบุเรื่องถงึ (หนวยงานทีร่ บั หนงั สือ)

- คําคน : คลิกสญั ลกั ษณ เพอ่ื ระบุคาํ คน

- หมวดหมกู ารจดั เก็บเพื่อทําลาย : คลกิ สญั ลักษณ เพ่ือระบุหมวดหมูฯ

- ฝายทเี่ กบ็ เอกสารตนฉบับ : คลิกสัญลกั ษณ เพือ่ ระบุฝา ยท่ีเก็บเอกสาร

- ประเภทเอกสาร : คลกิ สญั ลักษณ เพ่ือระบุประเภทเอกสาร

กรณคี ลกิ ปุม จะมีคําคน เพิม่ เติมดังนี้
- เลขทะเบยี นรบั : ระบเุ ลขทะเบยี นรับ
- วันทร่ี บั ตงั้ แต : คลกิ สัญลักษณ เพ่อื ระบวุ นั ที่รับ
- วนั ท่ีรับถงึ : คลกิ สัญลักษณ เพื่อระบวุ นั ท่ีรบั
- ผูป ฏบิ ัติ : คลิกสัญลกั ษณ เพ่อื ระบุประเภทเอกสาร
- วันท่สี ง ตั้งแต : คลิกสญั ลกั ษณ เพ่ือระบุวันท่ีสง
- วันทสี่ งถงึ : คลกิ สญั ลกั ษณ เพ่ือระบวุ ันท่ีสง

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 21

คมู ือปฏบิ ัตงิ านสาํ หรับผูใชร ะบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2)

- หนงั สืออางองิ : ระบุหนังสืออางอิงรปู แบบตามเลขทห่ี นงั สือ

- เลขท่ีอ่นื ๆ (หนงั สืออางอิง) : ระบุหนังสืออา งอิงท่ีมรี ูปแบบอื่นๆ

- กรณีที่ตองการลบคําคน โดยทําการคลิกปุม

- คลกิ ปุม เพ่ือคนหาขอมลู โดยรายการที่พบจะแสดงในสวนผลการคน หา

หนังสือรบั

การใชง านสวนผลการคน หาหนงั สอื รบั
- กรณีไมระบุคาํ คน จะแสดงรายการท้ังหมด

- กรณมี ีการระบุคาํ คน จะแสดงรายการตามคําคน ที่ระบุ

- คลกิ สัญลักษณ ท่คี อลัมนร ายละเอยี ด เพื่อดรู ายละเอยี ดของหนงั สอื รับ โดยเขา สหู นาจอ

เพ่ิม/แกไ ข-หนงั สือรับ

- คลกิ ปุม เพื่อยอนกลบั กอนหนา

คลิกสัญลกั ษณ ภาพท่ี 24 เพิม่ /แกไขหนังสือรับ
ทีค่ อลมั นผูปฏิบตั ิ เพื่อเลอื กผูป ฏบิ ัติ

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานท่ดี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 22

คมู อื ปฏบิ ัตงิ านสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมท่ดี ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะที่ 2)

ภาพที่ 25 เลอื กผปู ฏิบัติ

- ระบุฝาย โดยคลิกสญั ลักษณ เพอ่ื ระบุฝา ย

- ระบุผปู ฏบิ ตั ิ โดยคลิกสัญลกั ษณ เพือ่ ระบุผปู ฏบิ ัติ

- คลกิ ปุม เพ่อื เพิ่มผปู ฏิบัติ

- คลิกปุม เพ่ือยืนยันการเลอื กผปู ฏบิ ัติ

- กรณีท่ตี องการยกเลกิ การเลอื กผปู ฏบิ ัติ ใหค ลกิ ปุม

ภาพท่ี 26 แถบเครื่องมือผลการคนหาหนงั สอื รบั

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 23

คูมอื ปฏิบตั งิ านสาํ หรบั ผูใชระบบงาน กรมที่ดิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะท่ี 2)

การใชง านแถบเครื่องมือผลการคนหาหนงั สอื รบั ดงั แสดงในภาพ
การเพ่ิมหนงั สือรบั

- คลิกสัญลักษณ เพอ่ื สรางหนังสือรบั เพิ่มเตมิ
(ดูรายละเอียดในหวั ขอการเพิ่ม/แกไขหนังสือรบั )

การสง หนงั สอื รับใหแกผ ปู ฏบิ ัติ หนา หนงั สือทตี่ อ งการ (โดยตองเปน เอกสารทม่ี กี ารระบผุ ูปฏบิ ัตแิ ลว)
- คลกิ สญั ลกั ษณ เพ่อื สง เอกสารใหแ กผ ูป ฏิบัติ
- คลกิ สญั ลักษณ

การสง อนมุ ัติ (ผปู ฏิบัต)ิ หนาหนังสอื ที่ตอ งการ (โดยตอ งเปน เอกสารทม่ี กี ารระบผุ ูปฏิบตั แิ ลว)
- คลกิ สญั ลักษณ เพอ่ื สง เอกสารขออนมุ ัตผิ ูปฏิบตั ิ
- คลกิ สัญลกั ษณ

4.2.3. หนาจออนมุ ัติผูปฏบิ ัติ (เมนนู จี้ ะเห็นเฉพาะในกลุมผูใชในระดับบริหารซ่งึ มีหนาทใ่ี นการ
อนมุ ัตผิ ปู ฏิบตั ิเทานน้ั )

ภาพท่ี 27 อนุมตั ผิ ปู ฏบิ ตั ิ หนา ที่ 2 - 24
ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ดี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0

คูมอื ปฏิบัตงิ านสาํ หรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะท่ี 2)

ขน้ั ตอนการทาํ งาน มีดงั นี้
- เลอื กเมนู “หนังสอื รับ : อนมุ ัติผปู ฏิบตั ิ” จะแสดงหนาจอ ดงั ภาพ ซ่ึงแบงหนาจอการทาํ งานเปน
2 สวน ไดแ ก สว นคน หาหนังสอื เพื่ออนุมตั ผิ ูปฏบิ ตั ิ และสว นผลการคนหาหนังสอื เพือ่ อนุมตั ผิ ู
ปฏิบตั ิ

การใชงานสว นคนหาหนงั สือเพอ่ื อนุมตั ิผูป ฏบิ ัติ
- การกรอกคําคน เพื่อคนหาขอมูลท่ตี องการ
- เลขทห่ี นงั สอื : กรอกเลขทีห่ นงั สือ ซง่ึ แบงเปน 3 ฟล ด
ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดวย
(1) ชือ่ ยอ /หนวยงาน หรอื จงั หวัด ทีอ่ อกหนงั สอื เชน
“มท” ชอ่ื ยอ ของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ช่ือยอของ จงั หวดั ราชบรุ ี
(2) หมายเลขหนงั สอื ของหนว ยงาน/ฝาย
เชน 0516.3 หรอื 0020
(3) เลข Running เอกสาร
- เลขท่ีอ่ืนๆ : ใชเฉพาะกรณี เลขทหี่ นังสอื มีรปู แบบตา งจากท่ีระบุขา งตน
จะปรากฏฟล ดใหมเพื่อกรอกเลขทห่ี นงั สอื โดยสามารถพิมพโดยอิสระ

- ลงวนั ท่ตี ั้งแต : คลิกสญั ลักษณ เพือ่ ระบลุ งวันท่ขี องหนังสือ

- ลงวนั ที่ถึง : คลิกสัญลักษณ เพื่อระบุลงวันทขี่ องหนงั สอื
- ช่อื เรื่อง : ระบชุ ือ่ เร่อื งทต่ี องการคน
- หนงั สอื เวียน : คลกิ เลือก  เพอ่ื ระบกุ รณหี นังสอื ทร่ี บั มาเปนหนงั สอื เวียน

- สงจาก : คลิกสญั ลักษณ เพอื่ ระบุเร่ืองจาก (หนวยงานท่ีสง หนงั สือ)

- สงถงึ : คลกิ สัญลกั ษณ เพือ่ ระบเุ ร่ืองถึง (หนว ยงานท่รี บั หนงั สือ)

- ผปู ฏิบตั ิ : คลกิ สญั ลกั ษณ เพอ่ื ระบุผูปฏิบัติ

- สถานะ : คลิกสญั ลักษณ เพือ่ ระบสุ ถานะ ซ่งึ ประกอบดว ย 3 สถานะดงั น้ี
o ขออนมุ ัตผิ ูปฏบิ ตั ิ
o อนุมัติผูปฏบิ ตั ิ
o ไมอ นุมัติผูป ฏิบตั ิ

- กรณีทต่ี องการลบคาํ คนที่ระบุ โดยทาํ การคลกิ ปุม

- คลกิ ปุม เพือ่ คน หาขอมูล โดยรายการที่พบจะแสดงในสว นผลการคน หา
หนังสอื รบั

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานทดี่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 25

คมู อื ปฏบิ ตั งิ านสําหรบั ผูใชระบบงาน กรมที่ดิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทดี่ นิ (ระยะที่ 2)

การใชง านสวนผลการคน หาหนังสือรับ
- กรณีไมระบุคาํ คน จะแสดงสถานะเปนขออนุมัติผูปฏบิ ตั ิ
- กรณมี ีการระบุคาํ คน จะแสดงรายการตามคําคนทร่ี ะบุ
- คลิกสญั ลกั ษณ ที่คอลัมนรายละเอียด เพือ่ ดูรายละเอียดของหนังสือรับ

- คลิกสญั ลกั ษณ ทคี่ อลัมนผปู ฏิบตั ิ เพอ่ื ดู/เลือกผปู ฏบิ ัติ

- คลิกสญั ลักษณ ทค่ี อลมั นเ หตุผลการอนุมตั ิ เพือ่ เหตผุ ลของการพิจารณาอนุมตั ิ หรอื ไม
อนมุ ัติ

- การพิจารณาอนุมัติ/ไมอ นุมัติ

- คลิกสัญลักษณ หนาหนงั สอื ที่พจิ ารณา

- คลกิ สญั ลักษณ หากผลการพิจารณาอนมุ ัติ โดยสามารถระบเุ หตุผลของการอนุมตั ิ

- คลิกสัญลกั ษณ หากผลการพิจารณาไมอนุมัติ โดยสามารถระบเุ หตุผลของการไม

อนมุ ัติ

- สามารถพจิ ารณาอนุมตั ิไดเฉพาะเอกสารที่มีสถานะเปน ขออนุมตั ผิ ูปฏบิ ัติ ขณะท่เี อกสารที่ผา น

การพิจารณา โดยมีสถานะเปนอนมุ ตั ิผูปฏบิ ตั ิ หรือไมอนมุ ัติผูปฏบิ ตั ิ ไมสามารถอนุมัติซ้ําได

4.2.4. คนหาหนังสือรบั จากระบบ Land2012 (ใชสําหรบั คน หาหนังสือรบั เดมิ ท่ีมีการถา ยโอน
ขอ มลู จากระบบ Land2012)

ภาพท่ี 28 หนาคนหาหนังสอื รับจากระบบ Land 2012 หนาท่ี 2 - 26
ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0

คมู ือปฏบิ ตั ิงานสาํ หรับผใู ชร ะบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะที่ 2)

ข้นั ตอนการทาํ งาน มีดังนี้
- เลอื กเมนู “คน หาหนังสือรบั จากระบบ Land2012” จะแสดงหนาจอ ดังภาพ ซงึ่ แบงหนาจอการ
ทํางานเปน
2 สว น ไดแก สวนคนหาหนงั สอื รับเดิม และสว นผลการคนหาเอกสาร

การใชง านสว นคน หาหนังสอื รับเดมิ
- การกรอกคําคน เพื่อคนหาขอมูลทีต่ องการ
- กดปมุ คน หาขอมูล
- ขอ มูลแสดงในสว นผลการคนหาเอกสารตามเงื่อนไขที่ระบุ

4.3.เซ็นรบั หนังสือ
4.3.1. เซน็ รบั หนังสอื

- คลิกท่เี มนูเซ็นรบั หนังสือ จะแสดงเมนยู อยตา งๆ ดงั น้ี

ภาพที่ 29 เซน็ รบั หนังสือ

ขน้ั ตอนการทํางาน มดี งั น้ี
- เมื่อเลือกเมนู “เซ็นรับหนงั สอื ” จะแสดงหนาจอ ดังภาพ ซึ่งจะแบงขอมูลออกเปน 4 สว น ไดแ ก
o หนงั สือเขา

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 27

คูมือปฏิบัติงานสาํ หรับผูใ ชร ะบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะท่ี 2)

o หนงั สอื เซ็นรบั
o หนังสือสง ตอ
o หนังสือสง คืน
- เขา สูหนา “หนังสอื เขา” เปน หนาแรก (Default) ซึ่งประกอบดวย สว นคนหาเพ่ือเซน็ รับหนงั สือ
และ สว นผลการคนหาเพ่ือเซ็นรบั หนังสอื
- การใชง านสว นคน หาเพ่ือเซน็ รบั หนงั สอื
- การกรอกคําคน เพื่อคน หาขอมลู ทตี่ อ งการ
- คาํ คนประกอบดวย
- เลขทีห่ นงั สือ : กรอกเลขทหี่ นังสือ ซึ่งแบง เปน 3 ฟล ด

ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดว ย
(1) ช่อื ยอ/หนวยงาน หรือจงั หวัด ทีอ่ อกหนังสอื เชน
“มท” ชอ่ื ยอของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ช่ือยอ ของ จังหวัดราชบรุ ี
(2) หมายเลขหนังสือของหนว ยงาน/ฝา ย
เชน 0516.3 หรือ 0020
(3) เลข Running เอกสาร
- เลขที่อนื่ ๆ : ใชเ ฉพาะกรณี เลขทห่ี นังสือมีรปู แบบตางจากที่ระบุขา งตน
จะปรากฏฟล ดใหมเพอ่ื กรอกเลขท่หี นงั สือโดยสามารถพิมพโดยอสิ ระ

- ลงวันทีต่ ัง้ แต : คลิกสัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุลงวันทขี่ องหนงั สือ

- ลงวนั ทถี่ งึ : คลกิ สญั ลกั ษณ เพ่อื ระบลุ งวันทข่ี องหนงั สือ
- ช่ือเร่อื ง : ระบุชื่อเร่อื งท่ตี องการคน

- หมวดหมกู ารจดั เก็บเพ่ือทําลาย : คลิกสัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุหมวดหมฯู

- คําคน : คลิกสญั ลักษณ เพอื่ ระบุคาํ คน

- ประเภทเอกสาร : คลิกสัญลกั ษณ เพ่อื ระบปุ ระเภทเอกสาร
- กรณที ตี่ องการลบคําคนท่รี ะบุ โดยทําการคลิกปุม

- คลกิ ปมุ เพื่อคน หาขอมูล โดยรายการที่พบจะแสดงในสว นผลการคนหา
หนงั สอื รบั

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานที่ดิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 28

คมู ือปฏิบตั ิงานสาํ หรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมท่ีดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะท่ี 2)

การใชงานสว นผลการคนหาเพ่ือเซน็ รบั หนังสอื
- กรณีไมระบุคาํ คน จะแสดงรายการหนงั สอื เขา ท่ีรอการเซ็นรบั
- กรณมี ีการระบุคําคน จะแสดงรายการตามคําคนท่ีระบุ
- คลิกสัญลักษณ ท่ีคอลัมนรายละเอยี ด เพ่อื ดูรายละเอียดของหนงั สือเขาท่รี อการเซ็นรบั

ทีห่ นา เพิ่ม/แกไข-หนงั สอื รับ
ทาํ การพจิ ารณาเอกสารเพอ่ื ดําเนินการตอ ทัง้ นี้สามารถดาํ เนินการไดด ังนี้

- รับหนงั สือ : คลกิ สัญลกั ษณ หนาหนงั สอื ที่ตองการรบั

คลิกสัญลกั ษณ เพือ่ รบั หนังสือ

- สงตอ : คลิกสญั ลักษณ หนา หนังสือท่ีตองการรบั

คลกิ สัญลกั ษณ เพอ่ื สงตอหนังสอื รับ

- สง คนื : คลกิ สัญลกั ษณ หนา หนงั สือทตี่ อ งการรับ

คลกิ สญั ลกั ษณ เพอื่ สง คนื หนังสอื รับ

- แกไ ข : คลกิ สัญลักษณ หนา หนงั สือที่ตอ งการรับ
คลิกสญั ลกั ษณ เพ่อื แกไขหนังสอื รับ

- คลกิ สญั ลักษณ เพ่อื บนั ทกึ การแกไขหนังสือรับ

- ยอนกลับกอนหนา : คลกิ สัญลกั ษณ เพอ่ื ยอนกลบั กอนหนา

4.3.2. เพิ่ม/แกไ ขหนงั สอื ภายในสํานกั งาน

ภาพท่ี 30 เพิ่ม/แกไ ขหนังสือภายในสาํ นกั งาน หนาท่ี 2 - 29
ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0

คมู ือปฏบิ ตั ิงานสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมทด่ี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ีดนิ (ระยะท่ี 2)

ข้นั ตอนการทํางาน มีดังน้ี
- เม่ือเลือกเมนู “เพ่ิม/แกไขหนังสอื ภายในสาํ นกั งาน” จะแสดงหนา จอ ดังภาพ
- การเพ่ิมขอมลู หนงั สือภายในสาํ นักงาน
กรอกขอ มลู ดังน้ี
- เลขทหี่ นังสอื : กรอกเลขท่หี นังสือ ซึ่งแบง เปน 3 ฟลด
ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดว ย
(1) ชอื่ ยอ /หนว ยงาน หรอื จงั หวดั ท่อี อกหนงั สือ เชน
“มท” ชื่อยอของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ชอ่ื ยอของ จังหวดั ราชบุรี
(2) หมายเลขหนงั สอื ของหนว ยงาน/ฝาย
เชน 0516.3 หรอื 0020
(3) เลข Running เอกสาร
- หนงั สือเวยี น : คลิกเลอื ก  เพ่อื ระบกุ รณีหนงั สือเปน หนังสือเวียน

- ลงวันที่ : คลิกสญั ลกั ษณ เพอื่ ระบลุ งวันที่ของหนงั สอื
- ชื่อเรือ่ ง : ระบุช่อื เรอื่ ง

- หมวดหมกู ารจดั เก็บเพ่ือทําลาย : คลกิ สัญลกั ษณ เพ่ือระบุหมวดหมูฯ

- หนว ยงานทจี่ ัดสง เอกสาร : คลิกสญั ลักษณ เพือ่ ระบหุ นวยงานที่จดั สงเอกสาร
- หมายเหตุ : ระบหุ มายเหตุ

- ประเภทเอกสาร : คลกิ สัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุประเภทเอกสาร
- เพ่มิ คําคน และสแกนใบปะหนา
- เพ่มิ รายการเอกสารแนบและหนงั สอื อางอิง
- ดปู ระวตั เิ อกสาร

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 30

คมู อื ปฏบิ ัตงิ านสาํ หรับผใู ชระบบงาน กรมท่ดี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะที่ 2)

4.4.หนังสอื สง
- คลิกที่เมนูหนังสือสง จะแสดงเมนยู อยตา งๆ ดังนี้
4.4.1. เพ่ิมแกไข-หนังสือสง

ภาพท่ี 31 เพม่ิ /แกไ ขหนังสอื สง

ข้นั ตอนการทํางาน มีดงั น้ี

- เม่อื เลือกเมนู “เพิ่ม/แกไ ข-หนังสือสง ” จะแสดงหนาจอ ดังภาพ

- การเพิ่มขอมูลหนงั สือสง กรอกขอมลู ดังน้ี

- เลขที่หนังสือ : กรอกเลขทีห่ นังสือ ซ่ึงแบง เปน 3 ฟล ด

ในรูปแบบ (1) (2) / (3) ประกอบดว ย โดยการกรอกจะขึน้ อยกู ับ

แบงเปน Option ทีเ่ ลอื กโดยบางฟล ดจะมีการกรอกใหโ ดยอัตโนมัติ โดย

(1) ชือ่ ยอ /หนวยงาน หรือจังหวัด ท่ีออกหนงั สอื เชน
“มท” ช่อื ยอของ กระทรวงมหาดไทย
“รบ” ชอื่ ยอ ของ จงั หวัดราชบรุ ี
(2) หมายเลขหนังสือของหนวยงาน/ฝา ย
เชน 0516.3 หรอื 0020
(3) เลข Running เอกสาร

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานท่ดี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 31

คมู อื ปฏิบัติงานสาํ หรับผใู ชร ะบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะท่ี 2)

- ระดับการออกเลขท่ีหนังสือสง : ระบุระดบั ของการออกเลขที่หนงั สอื โดยสามารถเลอื กได
3 รปู แบบดงั น้ี
o เลขสํานักงาน : เพือ่ ใหร ะบบทําการออกเลขหนงั สอื โดยใช
เลขสาํ นักงาน โดยมีการพิจารณาช้นั ความลับรวมดวย
o เลขจงั หวดั : เพ่ือใหระบบทําการออกเลขหนังสือทีม่ ีการขอ
เลขหนงั สอื มาจากจังหวดั โดยมีการพิจารณาช้นั ความลับรวม
ดวย
o ระบุเลขจงั หวดั : จะแสดงเม่ือเลขทขี่ อมาจากจังหวดั มกี ารใชห มดแลว และยังไมไดข อ
เพิม่
เทานัน้ ใชใ นกรณีเรงดว นทต่ี องระบุเลขจงั หวัดเอง โดยไมใ ชก ารออก
เลข
อัตโนมตั ิ

- ลงวนั ท่ี : คลกิ สญั ลักษณ เพอื่ ระบวุ นั ท่ีของหนงั สือ
- ชือ่ เรอื่ ง : ระบุชื่อเร่ืองของหนังสือ
- หนงั สือเวียน : คลกิ เลอื ก  เพอ่ื ระบกุ รณีหนงั สือท่ีรับมาเปนหนงั สอื เวียน

- หนว ยงานตน เรือ่ ง : คลกิ สญั ลกั ษณ เพื่อระบหุ นว ยงานตนเร่อื ง

- ชัน้ ความลบั : คลกิ สัญลักษณ เพื่อระบุชนั้ ความลับ

- ชน้ั ความเรว็ : คลกิ สัญลักษณ เพอ่ื ระบชุ ้ันความเร็ว

- หมวดหมูการจดั เก็บเพื่อทําลาย : คลกิ สัญลักษณ เพ่ือระบุหมวดหมกู ารจดั เก็บเพื่อทําลาย

- ประเภทเอกสาร : คลิกสัญลักษณ เพื่อระบปุ ระเภทเอกสาร

- วันท่กี ําหนดเสร็จ : คลกิ สญั ลักษณ เพ่อื ระบุวนั ที่กําหนดเสร็จ

- หมายเหตุ : กรอกหมายเหตุ (ถา มี)

- ผูรับ : คลิกปุม เพอ่ื ระบหุ นวยงานผรู ับ

- วันทบี่ ันทกึ ขอมูล : แสดงวนั ท่ีบันทึกขอมูล

- ผบู ันทกึ ขอมูล : แสดงผบู ันทึกขอมูล

- วนั ที่ปรบั ปรงุ ขอ มูล : แสดงวนั ที่ปรับปรุงขอมลู

- ผูป รบั ปรุงขอมูล : แสดงผูปรบั ปรุงขอมูล

- วนั ท่ีทําลาย : แสดงวันทีท่ ําลายขอมูล

- วนั ทคี่ รบกําหนดทําลาย : แสดงวนั ท่ีครบกาํ หนดทาํ ลาย

- คลกิ ปุม เพือ่ บันทึกขอมลู

- เพ่มิ คําคนและสแกนใบปะหนา

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ีดิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 32

คมู อื ปฏบิ ตั งิ านสาํ หรบั ผูใ ชระบบงาน กรมท่ดี ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะที่ 2)

- เพ่ิมรายการเอกสารแนบและหนังสืออางอิง
- ดปู ระวตั เิ อกสาร

4.4.2. จดั การหนังสือสง

ภาพที่ 32 จดั การหนังสอื สง

ขั้นตอนการทํางาน มีดงั น้ี
- เม่ือเลอื กเมนู “จัดการหนงั สือสง ” จะแสดงหนา จอ ดงั ภาพ ซึง่ จะแบงขอมูลออกเปน 3 สว น
ไดแก
o จดั เกบ็ หนงั สือ
o สงหนงั สือ
o หนังสอื สงคืน
- เขาสูหนา “จดั เก็บหนังสือ” เปน หนา แรก (Default) ซงึ่ ประกอบดวย สว นคน หาหนงั สอื สง และ
สว นผลการคนหาหนังสือสง
- การใชง านสวนคนหาหนังสือสง
- การกรอกคําคน เพื่อคนหาขอมลู ทีต่ อ งการ
- คาํ คนมาตรฐานประกอบดวย
- เลขท่ีหนงั สอื : กรอกเลขทีห่ นงั สอื ซงึ่ แบงเปน 3 ฟล ด
ในรปู แบบ (1) (2) / (3) ประกอบดวย
(1) ชือ่ ยอ/หนว ยงาน หรือจังหวัด ท่อี อกหนังสือ เชน
“มท” ช่อื ยอ ของ กระทรวงมหาดไทย

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานที่ดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาที่ 2 - 33

คูมอื ปฏบิ ตั ิงานสาํ หรับผูใชระบบงาน กรมท่ดี ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะท่ี 2)

“รบ” ชอ่ื ยอ ของ จงั หวัดราชบุรี
(2) หมายเลขหนังสือของหนวยงาน/ฝาย
เชน 0516.3 หรือ 0020
(3) เลข Running เอกสาร
- ระดับการออกเลขทหี่ นงั สือสง : ระบุระดบั ของการออกเลขท่หี นงั สือ
โดยสามารถเลือกไดดังนี้
o ระดับสํานกั งาน : เพื่อคน หาหนงั สือสงท่ีออกเลขทรี่ ะดบั สาํ นกั งาน
o ระดับจงั หวัด : เพ่ือคนหาหนังสือสงทีอ่ อกเลขทรี่ ะดับจังหวดั
o ท้ังหมด : เพ่ือคนหาหนงั สือสง ท้ังหมด

- ลงวันที่ต้งั แต : คลกิ สัญลักษณ เพือ่ ระบวุ นั ที่ของหนงั สือ

- ลงวันท่ถี ึง : คลกิ สญั ลกั ษณ เพอื่ ระบวุ ันท่ีของหนังสือ
- ช่อื เร่ือง : ระบุชื่อเร่ืองของหนงั สือ
- หนงั สือเวยี น : คลิกเลือก  เพอ่ื ระบุกรณีหนงั สือท่รี ับมาเปน หนังสือเวียน

- หนว ยงานตนเร่ือง : คลิกสญั ลักษณ เพอื่ ระบหุ นวยงานตนเรอ่ื ง

- หมวดหมกู ารจัดเก็บเพื่อทาํ ลาย : คลิกสญั ลักษณ เพ่อื ระบุหมวดหมูการจดั เก็บเพื่อทําลาย

- สงถงึ : คลิกสญั ลกั ษณ เพื่อระบหุ นว ยงานทีส่ งถงึ

- ประเภทเอกสาร : คลกิ สญั ลกั ษณ เพ่ือระบุประเภทเอกสาร

- คําคน : คลกิ สญั ลักษณ เพือ่ ระบุคําคน

กรณคี ลกิ ปมุ จะมีคําคน เพมิ่ เติมดงั น้ี
- เลขทะเบยี นรับ : ระบเุ ลขทะเบียนรับ

- วันทสี่ งหนังสือตง้ั แต : คลิกสัญลกั ษณ เพ่ือระบวุ นั ท่ีสงหนงั สือ

- วนั ท่ีสง หนังสอื ถงึ : คลกิ สญั ลกั ษณ เพือ่ ระบวุ ันที่สง หนงั สอื

- วนั ท่คี รบกาํ หนดเสร็จต้ังแต : คลิกสญั ลกั ษณ เพอ่ื ระบุวันท่ีครบกําหนดเสร็จ

- วันท่ีครบกาํ หนดเสรจ็ ถึง : คลิกสัญลักษณ เพื่อระบวุ นั ท่ีครบกําหนดเสร็จ

- เรื่องทเ่ี ก่ยี วขอ ง : ระบุเลขหนงั สอื เร่ืองท่เี กีย่ วของรปู แบบตามเลขทหี่ นังสือ

- เลขท่ีอื่นๆ (เรอ่ื งที่เกี่ยวของ) : ระบุเลขหนงั สือเร่ืองที่เกี่ยวของทมี่ รี ปู แบบอื่นๆ

- กรณีทต่ี องการลบคําคนที่ระบุ โดยทําการคลิกปุม

- คลกิ ปุม เพ่ือคนหาขอมลู โดยรายการที่พบจะแสดงในสวนผลการคนหา

หนังสอื รับ

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 34

คมู ือปฏิบตั ิงานสําหรบั ผูใชร ะบบงาน กรมทดี่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะท่ี 2)

การใชง านสว นผลการคน หาหนังสอื สง
- กรณีไมร ะบุคําคน จะแสดงรายการทั้งหมด
- กรณมี ีการระบุคาํ คน จะแสดงรายการตามคําคนท่ีระบุ
- คลิกสัญลักษณ ที่คอลมั นรายละเอยี ด เพือ่ ดรู ายละเอยี ดของหนังสือรบั โดยเขาสหู นาจอ

เพมิ่ /แกไ ข-หนังสือสง

ภาพท่ี 33 เพิ่ม/แกไขหนงั สอื สง

- กรณตี องการแกไขรายละเอยี ด คลกิ ปุม เพอ่ื แกไขเนื้อหา
- กรณตี องการระบุชอ่ื ผรู บั หนงั สอื คลิกปมุ จะปรากฏหนา ตาง “เพิ่มผูรับหนังสือ”

ดงั ภาพ

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทีด่ ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 35

คูมือปฏบิ ัติงานสาํ หรับผูใชระบบงาน กรมทดี่ ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทีด่ นิ (ระยะที่ 2)

ภาพที่ 34 จดั การหนงั สอื สง

ขน้ั ตอนการทาํ งาน มีดังน้ี
- เม่อื เลอื กเมนู “จัดการหนงั สือสง ” จะแสดงหนา จอ ดงั ภาพ ซ่งึ จะแบง ขอ มูลออกเปน 3 สวน
ไดแก

ภาพที่ 35 เพม่ิ ผรู ับหนังสือ หนาท่ี 2 - 36
ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานที่ดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0

คมู ือปฏบิ ัตงิ านสาํ หรบั ผูใชร ะบบงาน กรมทดี่ นิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ีดิน (ระยะท่ี 2)

- เลือกผูรับหนงั สือ ซ่ึงสามารถเลือกได 1 รูปแบบจากท้งั หมด 3 รูปแบบ ดังน้ี

o สํานักงานที่ดนิ : คลิกสญั ลักษณ เพื่อระบจุ งั หวัด และสํานกั งานท่ีดนิ

o หนวยงานสว นกลาง : คลิกสญั ลักษณ เพอ่ื ระบหุ นวยงาน

o หนว ยงาน/บคุ คล : กรอกขอมูลชอื่ หนวยงาน/บุคคล

- คลิกปุม เพื่อเพิ่มรายการผรู ับหนงั สอื ท่ตี องการเลือก

- คลกิ ปมุ เพอื่ บนั ทึกรายการผรู ับหนงั สอื และกลับสหู นาจอเพ่มิ /แกไ ข

หนงั สอื สง

- คลกิ ปมุ เพื่อบันทึกการแกไขหนงั สือสง

- กรณีที่ตองการสงหนังสือถงึ ผูรับ ใหค ลิกปุม หนังสอื จะมีการเปล่ยี นสถานะจาก

“จัดเกบ็ ” เปน สถานะ “สง ” และจะยา ยรายการไปแสดงท่ีหนา “สง หนงั สอื ”

- คลิกปุม เพือ่ ยอนกลับกอนหนา

4.4.3. คนหาหนงั สอื สงจากระบบ Land2012 (ใชส าํ หรับคน หาหนงั สอื สงเดิมที่มกี ารถา ยโอน
ขอ มลู จากระบบ Land2012)

ภาพท่ี 36 หนา คน หาหนังสอื สงจากระบบ Land2012 หนาที่ 2 - 37
ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทด่ี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0

คมู ือปฏบิ ัตงิ านสําหรบั ผูใชระบบงาน กรมทดี่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศทด่ี ิน (ระยะที่ 2)

ขน้ั ตอนการทาํ งาน มีดังนี้
- เลอื กเมนู “คนหาหนังสือรบั จากระบบ Land2012” จะแสดงหนา จอ ดังภาพ ซ่งึ แบง หนาจอการ
ทาํ งานเปน
2 สว น ไดแก สวนคนหาหนงั สอื สงเดมิ และสวนผลการคน หาเอกสาร

การใชงานสว นคน หาหนงั สอื สงเดิม
- การกรอกคําคน เพื่อคนหาขอมูลทต่ี องการ
- กดปมุ คนหาขอมลู
- ขอ มูลแสดงในสว นผลการคนหาเอกสารตามเง่ือนไขทีร่ ะบุ

4.5.จัดเก็บคําสงั่

- คลกิ ท่ีเมนูจัดเก็บคําสั่ง จะแสดงเมนูยอยตาง ๆ ดงั นี้
4.5.1. เพิม่ /แกไ ขคําสงั่

ภาพท่ี 37 เพม่ิ /แกไ ขคําสง่ั หนาที่ 2 - 38
ขั้นตอนการทํางาน มีดงั นี้

เม่อื เลอื กเมนู “เพิ่ม/แกไ ขคําสัง่ ” จะแสดงหนาจอ ดังภาพ
การเพ่ิมคําสั่ง กรอกขอมูลดงั นี้

- ชื่อเรอ่ื ง : ระบุชื่อเร่อื งของคําสงั่

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทีด่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0

คูมือปฏบิ ตั งิ านสาํ หรบั ผูใ ชร ะบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะท่ี 2)

- เลขทค่ี าํ สง่ั : ระบบจะทําการสรา งเลขที่คําสงั่ ใหโดยอัตโนมัตเิ มื่อมีการบันทกึ คาํ สง่ั

- ลงวันที่ : คลกิ สัญลักษณ เพอื่ ระบวุ ันที่ของหนังสือ

- ฝาย/งานเจาของเร่อื ง : คลกิ สัญลกั ษณ เพ่ือระบุหนว ยงานฝาย/งานเจา ของเร่ือง

- ฝาย/งานผรู บั เร่อื ง : คลิกสัญลกั ษณ เพื่อระบุหนว ยงานฝา ย/งานผูรับเร่ือง

- หมวดหมกู ารจดั เก็บเพ่ือทําลาย : คลิกสญั ลกั ษณ เพ่ือระบุหมวดหมูก ารจัดเก็บเพื่อทําลาย

- วันทีเ่ อกสารหมดอายุ : แสดงวันท่เี อกสารหมดอายุ ซ่ึงไดจ ากการเลอื กหมวดหมูการจัดเก็บเพ่ือ

ทาํ ลาย

- วนั ทีบ่ ันทกึ ขอมูล : แสดงวันท่บี ันทึกขอมลู

- ผูบ นั ทกึ ขอมูล : แสดงผูบ นั ทกึ ขอมูล

- วันทีป่ รับปรงุ ขอ มลู : แสดงวันที่ปรับปรุงขอมูล

- ผูปรบั ปรงุ ขอ มูล : แสดงผปู รบั ปรุงขอมูล

- คลกิ ปมุ เพ่ือบันทึกขอมลู

- เพ่ิมคําคน และสแกนใบปะหนา (ถา ม)ี

- เพิ่มรายการหนังสอื อางอิง (ถามี)

4.5.2. จัดการคําส่ัง

ภาพที่ 38 จัดการคาํ สั่ง

ขัน้ ตอนการทํางาน มีดังน้ี
เมื่อเลือกเมนู “จัดการคาํ สั่ง” จะแสดงหนาจอ ดังภาพ ซึ่งจะแบงขอมูลออกเปน 2 สวน ไดแก
o สว นคน หาคําส่งั

ระบบงานอํานวยการในสํานักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 39

คมู อื ปฏิบตั ิงานสําหรบั ผใู ชระบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ีดนิ (ระยะที่ 2)

o ผลการคน หาคาํ สง่ั
การใชงานสว นคนหาคําส่ัง

- การกรอกคําคน เพ่ือคนหาขอมูลทตี่ อ งการ
- คาํ คน ประกอบดวย
- ชอื่ เรือ่ ง : ระบุช่อื เร่ืองของคาํ สั่ง

- ลงวันท่ีตั้งแต : คลกิ สัญลักษณ เพื่อระบลุ งวันทีข่ องคําสั่ง

- ลงวันทีถ่ ึง : คลิกสญั ลกั ษณ เพื่อระบลุ งวันทข่ี องคําสง่ั

- หมวดหมูการจดั เก็บเพื่อทําลาย : คลกิ สัญลักษณ เพอื่ ระบุหมวดหมกู ารจดั เก็บเพ่ือทาํ ลาย

- คาํ คน : คลิกสัญลักษณ เพอื่ ระบุคําคน

- ฝาย/งานเจาของเรอื่ ง : คลิกสญั ลกั ษณ เพอื่ ระบุหนวยงานฝา ย/งานเจา ของเรื่อง

- ฝาย/งานผรู บั เรอ่ื ง : คลิกสัญลักษณ เพ่อื ระบุหนว ยงานฝาย/งานผูรับเรือ่ ง
- เลขทคี่ าํ ส่งั : ระบบจะทําการสรางเลขท่คี าํ สัง่ ใหโดยอตั โนมตั ิเมื่อมีการบันทกึ คาํ สงั่

- กรณีที่ตองการลบคาํ คนทรี่ ะบุ โดยทาํ การคลกิ ปุม

- คลิกปมุ เพอื่ คนหาขอมูล โดยรายการที่พบจะแสดงในสวนผลการคนหา

คาํ ส่ัง

การใชงานสว นผลการคนหาคําส่งั
- กรณีไมระบุคําคน จะแสดงรายการท้ังหมด

- กรณีมีการระบุคาํ คน จะแสดงรายการตามคําคนท่รี ะบุ

- คลิกสัญลักษณ ที่คอลมั นรายละเอยี ด เพ่ือดูรายละเอยี ดของคาํ สั่ง โดยเขา สูหนา จอเพม่ิ /

แกไ ข-หนงั สือคําสง่ั

- กรณีตองการแกไขรายละเอยี ด คลกิ ปมุ เพ่อื แกไขเนื้อหา

- เพิม่ คําคน และสแกนใบปะหนา (ถามี)

- ดรู ายการหนังสอื อางองิ (ถา มี)

- คลกิ ปมุ เพอ่ื บันทึกการแกไขคําส่ัง

- คลิกปมุ เพื่อยอนกลับกอนหนา

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 40

คูมือปฏบิ ัตงิ านสาํ หรบั ผใู ชร ะบบงาน กรมที่ดนิ
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทดี่ นิ (ระยะท่ี 2)

ภาพที่ 39 เพิม่ /แกไขคําสง่ั

ระบบงานอํานวยการในสาํ นักงานทด่ี นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 41

คูมอื ปฏิบัตงิ านสําหรับผูใชระบบงาน กรมท่ดี นิ
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดนิ (ระยะท่ี 2)

4.6.จดั เก็บเอกสาร
คลกิ ท่ีเมนูจัดเก็บเอกสาร จะแสดงเมนูยอ ยตางๆ ดังนี้

4.6.1. เพม่ิ /แกไ ข-เอกสาร

ภาพท่ี 40 เพมิ่ /แกไขเอกสาร

ขั้นตอนการทาํ งาน มดี งั น้ี

เมอื่ เลอื กเมนู “เพิ่ม/แกไ ข-เอกสาร” จะแสดงหนาจอ ดงั ภาพ
- การเพิ่มเอกสาร กรอกขอมลู ดงั นี้

- ช่อื เร่อื ง : ระบชุ ื่อเร่ืองของเอกสาร

- เลขทีเ่ อกสาร (ถามี) : ระบเุ ลขที่เอกสาร (ถามี)

- หมวดหมูการจดั เก็บเพ่ือทําลาย : คลกิ สัญลกั ษณ เพอ่ื ระบุหมวดหมูการจัดเก็บเพ่ือทาํ ลาย

- ประเภทเอกสาร : คลกิ สัญลกั ษณ เพื่อระบุประเภทเอกสาร

- ลงวนั ที่ : คลกิ สัญลักษณ เพือ่ ระบวุ นั ที่ของหนงั สือ

- หนวยงานตน เรื่อง : คลกิ สญั ลกั ษณ เพื่อระบุหนว ยงานตนเรื่อง

- เรอื่ งจาก : คลกิ สญั ลักษณ เพอ่ื ระบุหนวยงานเรือ่ งจาก

- เรอื่ งถึง : คลกิ สญั ลักษณ เพอ่ื ระบหุ นว ยงานเรือ่ งถงึ

- วันที่บนั ทกึ ขอมลู : แสดงวันทบ่ี ันทึกขอ มูล

- ผบู ันทึกขอมลู : แสดงผบู นั ทึกขอมูล

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานทด่ี ิน (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ที่ 2 - 42

คูม ือปฏิบัติงานสาํ หรบั ผใู ชระบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศท่ดี ิน (ระยะท่ี 2)

- วันท่ีปรบั ปรุงขอ มูล : แสดงวันทป่ี รบั ปรงุ ขอมลู

- ผูปรับปรุงขอ มลู : แสดงผูป รบั ปรงุ ขอมลู

- คลิกปมุ เพอ่ื บันทึกขอมูล

- เพ่ิมคําคนและสแกนใบปะหนา (ถา มี)

- เพม่ิ รายการหนงั สืออา งอิง (ถามี)

4.6.2. จัดการเอกสาร

ภาพท่ี 41 จัดการเอกสาร

ขน้ั ตอนการทํางาน มีดังนี้

- เมอื่ เลือกเมนู “จัดการเอกสาร” จะแสดงหนา จอ ดังภาพ ซงึ่ จะแบงขอ มลู ออกเปน 2 สว น ไดแ ก

- สวนคนหาเอกสาร

- ผลการคน หาเอกสาร

การใชงานสวนคน หาเอกสาร
- การกรอกคําคน เพื่อคน หาขอมลู ที่ตองการ

คําคน ประกอบดว ย ระบุชอ่ื เร่ืองของเอกสาร
- ชื่อเรือ่ ง :

- ลงวันท่ีต้งั แต : คลกิ สญั ลกั ษณ เพอื่ ระบลุ งวันท่ีของเอกสาร

- ลงวนั ท่ีถงึ : คลิกสญั ลกั ษณ เพื่อระบลุ งวันทีข่ องเอกสาร

- หมวดหมูการจัดเก็บเพื่อทาํ ลาย : คลิกสัญลักษณ เพ่ือระบหุ มวดหมูการจัดเก็บเพื่อทําลาย

ระบบงานอาํ นวยการในสาํ นักงานท่ีดนิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนาท่ี 2 - 43

คมู ือปฏบิ ตั งิ านสาํ หรบั ผูใ ชระบบงาน กรมทีด่ ิน
โครงการพฒั นาระบบสารสนเทศที่ดิน (ระยะที่ 2)

- คาํ คน : คลิกสญั ลกั ษณ เพ่อื ระบุคาํ คน

- เร่ืองจาก : คลิกสัญลักษณ เพอื่ ระบุเรื่องจาก

- - เรอื่ งถงึ : คลิกสัญลกั ษณ เพือ่ ระบุเรื่องถึง

- - หนว ยงานตน เรอื่ ง : คลกิ สญั ลกั ษณ เพือ่ ระบุหนวยงานตนเรื่อง

- - ประเภทเอกสาร : คลกิ สัญลกั ษณ เพื่อระบปุ ระเภทเอกสาร

- กรณที ต่ี องการลบคําคน โดยทาํ การคลิกปุม

- คลิกปมุ เพ่ือคนหาขอมลู โดยรายการท่ีพบจะแสดงในสวนผลการคนหา

คําสัง่

การใชง านสว นผลการคนหาเอกสาร จะแสดงรายการท้ังหมด
- กรณีไมร ะบุคําคน

- กรณมี ีการระบุคาํ คน จะแสดงรายการตามคําคน ทร่ี ะบุ

- คลิกสัญลกั ษณ ทีค่ อลมั นรายละเอียด เพอ่ื ดรู ายละเอียดของเอกสาร โดยเขา สูห นา จอเพิ่ม/

แกไ ขเอกสาร

- กรณตี องการแกไขรายละเอยี ด คลกิ ปุม เพื่อแกไขเนื้อหา

- เพิม่ คําคนและสแกนใบปะหนา (ถา มี)

- ดรู ายการหนงั สืออางองิ (ถา มี)

- คลกิ ปุม เพอื่ บันทึกการแกไขคําสง่ั

- คลกิ ปมุ เพื่อยอนกลับกอนหนา

ระบบงานอาํ นวยการในสํานักงานทดี่ นิ (งานสารบรรณ) V 1.0 หนา ท่ี 2 - 44