SESI LIBAT URUS PENGURUSAN KUMPULAN WANG SEKOLAH BERSAMA PENGETUA DAN GURU BESAR SEKSYEN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH BAHAGIAN AKAUN, KPM
PENGENALAN Seksyen 130 (2)(m) Akta Pendidikan 1996 Menteri boleh membuat peraturanperaturan bagi atau berkenaan semua atau mana-mana peraturan yang berikut: “penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang menerima sumbangan” Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi: (a) Penyediaan satu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan (b) Mengemukakan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat Tanggungjawab yang kemudiannya hendaklah mengemukakan kepada Bahagian Audit tidak lewat 31 Mac tahun yang berikutnya.
PERATURAN-PERATURAN KEWANGAN 01 02 03 04 Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Surat Pekeliling Kewangan atau garis panduan yang dikeluarkan oleh KPM Arahan Perbendaharaan & Pekeliling Perbendaharaan Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
Menyediakan Dokumen Kewangan untuk Pengauditan serta Menjawab Laporan Audit Penurunan Kuasa Pelantikan Juruaudit Dalam Pemeriksaan Mengejut Pelantikan Jawatankuasa di Sekolah Menyediakan dan Mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan AKAUNTABILITI PENGURUS SEKOLAH
PENURUNAN KUASA • Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah. • Kuasa Menandatangan Cek (Borang AK 52) perlu dikemukakan kepada KPTJ untuk perakuan dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia/KPM untuk kelulusan. • Sekiranya terdapat kekosongan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang, pegawai yang paling kanan di sekolah perlu memaklumkan kepada KPTJ untuk mendapatkan surat perwakilan kuasa.
JURUAUDIT DALAM & JAWATANKUASA • Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam. • Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) & Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) hendaklah bermesyuarat 4 kali dalam setahun mengikut tempoh yang ditetapkan. • Pelaporan dalam JPKA termasuk: 1. Pengurusan Bajet (Contoh: Agihan Peruntukan, Laporan Prestasi Perbelanjaan) 2. Pengurusan Perakaunan (Contoh : Penyata Kewangan) 3. Pengurusan Pungutan dan Tunggakan Hasil 4. Pengurusan Perolehan 5. Pengurusan Aset dan Stor 6. Pembentangan Laporan Pemeriksaan Juruaudit Dalam
PEMERIKSAAN MENGEJUT (AP 309) • Barang berharga seperti wang tunai, buku cek dan setem hendaklah disimpan dalam peti besi atau tempat yang selamat yang mempunyai dua kunci yang berasingan dan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab. • Pemeriksaan mengejut dilaksanakan oleh Pengurus Sekolah tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan. • Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28).
Kumpulan Wang Sumbangan Awam (KWSUWA) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) Kumpulan Wang Asrama (KWA) • Bantuan Persekolahan Umum daripada KPM • Bantuan Biasiswa • Pemberian lain daripada KPM atau agensi kerajaan Kumpulan Wang Sekolah 01 02 03 • Sewa kantin / kedai buku sekolah • Deposit diterima • Sumbangan daripada orang awam • Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah • LPBT/LPK Asrama • Bantuan Kokurikulum Asrama • Bantuan Makanan Asrama
TERIMAAN • Resit Rasmi perlu dikeluarkan bagi memperakaunkan setiap terimaan, termasuk faedah bank. • Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan yang melebihi RM2,000.00 hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan pada hari kerja yang berikut. • Slip Masuk Bank (bank-in slip) dan salinannya hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah dan difailkan. • Tarikh masuk bank perlu dikemaskini dalam Buku Tunai. • Kutipan secara bayaran terus ke akaun bank sekolah hendaklah mendapat kelulusan BA KPM melalui KPTJ.
PEROLEHAN 01 02 03 04 05 06 Membuat kajian pasaran Sediakan Nota Minta dan pastikan baki peruntukan mencukupi Pegawai sekolah memperakui penerimaan bekalan/ perkhidmatan Sediakan Pesanan Sekolah (tiga salinan) Perakuan Mengenai Mutu dilengkapkan oleh pembekal Salinan kuning dan merah jambu diserahkan kepada pembekal
PEMBAYARAN Terima bil / invois dengan lengkap dan sempurna Cap “Telah Bayar” pada Baucar / Dokumen Sokongan / Pesanan Sekolah (hijau) Fail baucar mengikut turutan nombor dan KW Pembayaran hendaklah disempurnakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima bil / invois. Disertakan dengan dokumen sokongan (contoh: Invois, Nota Minta, Kajian Pasaran, Pesanan Sekolah, Kertas Kerja, Senarai Nama dan Tandatangan Penerima Bantuan ) yang lengkap. Dihadkan tempoh sah laku selama tiga (3) bulan. Cap “Tarikh Terima” Rekod dalam Daftar Bil Sediakan Baucar Bayaran Sediakan cek Disemak sekurangkurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah. Bil / Invois disemak dan diperakui oleh Pengurus Sekolah. Pesanan Sekolah ditandatangani oleh penyedia baucar.
AGIHAN BANTUAN Pengagihan bantuan kepada murid hendaklah mengikut tatacara dan arahan yang ditetapkan: • Agihan dibuat dalam tempoh yang ditetapkan. • Baki wang tunai yang tidak diagihkan perlu dipulangkan dan dibankkan semula ke dalam peruntukan asal dalam 21 hari. • Lebihan peruntukan hendaklah dipulangkan kepada Bahagian Kewangan atau pihak yang berkaitan sebelum tarikh yang ditetapkan. • Akuan penerimaan wang bantuan yang lengkap dengan tandatangan perlu dilampirkan bersama baucar sebagai bukti pembayaran.
PENUTUPAN AKHIR BULAN Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh Penyata Bank diterima. Cek yang belum ditunaikan melebihi 3 bulan (tamat tempoh) hendaklah dibatalkan dan diganti sekiranya perlu. • Buku Tunai perlu ditutup pada akhir setiap bulan tanpa perlu menunggu Penyata Bank. • Perbezaan antara Buku Tunai dan Penyata Bank perlu dikenalpasti melalui Penyata Penyesuaian Bank dan diambil tindakan atau pelarasan. Penyata Bank hendaklah diterima selewat-lewatnya 10hb bulan berikutnya. Sebagai alternatif, pihak sekolah boleh mencetak Penyata Bank Atas Talian selewat-lewatnya 7hb bulan berikutnya.
Transaksi pembayaran dan terimaan Electronic Funds Transfer (EFT) Pertanyaan Baki (Account Enquiry) • Memapar dan menyemak baki akaun bank Paparan Transaksi (Transaction History) • Memapar dan menyemak rekod transaksi terdahulu Paparan Penyata Bank (e-Statement) • Memapar dan muat turun penyata bank secara atas talian PENYATA BANK ATAS TALIAN (e-Statement) Bahagian Akaun KPM melalui surat edaran KPM.400-3/2/2 JLD2 (28) bertarikh 4 Januari 2021 telah membenarkan penggunaan Penyata Bank Atas Talian sama ada melalui perbankan atas talian atau emel yang didaftarkan dengan pihak bank.
1 2 3 4 5 AKAUN BANK DIBUKA DAN DISELENGGARA DI PERINGKAT SEKOLAH BAYARAN DAN AGIHAN BANTUAN SECARA MANUAL (CEK) TERIMAAN SECARA MANUAL DARIPADA PIHAK LUAR PESANAN SEKOLAH DISEDIAKAN SECARA MANUAL PENYATA PENYESUAIAN BANK (PPB) BAGI SETIAP AKAUN BANK DISEDIAKAN DI SEKOLAH AKAUN BANK BEROPERASI SECARA BERPUSAT DI PERINGKAT KEMENTERIAN BAYARAN DAN AGIHAN BANTUAN SECARA ELEKTRONIK (EFT) PPB DISEDIAKAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN PESANAN SEKOLAH DIBUAT DALAM SISTEM TERIMAAN SECARA ATAS TALIAN DARIPADA SEMUA PIHAK SEMASA (AS IS) AKAN DATANG (TO BE) CADANGAN PENGOPERASIAN SISTEM KWS BAHARU
TERIMA KASIH SEKSYEN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH BAHAGIAN AKAUN, KPM [email protected] Helpdesk eSPKWS : [email protected]