MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) BIL. 4 / 2022 (SUKU TAHUN KETIGA 2022) SEKOLAH KEBANGSAAN SUNGAI DUA Tarikh : 23hb. NOVEMBER 2022 ( RABU ) Masa : 2.00 Petang. Tempat : BILIK MESYUARAT Hadir : Nurzaini Binti Osman GURU BESAR (Pengerusi) Muhamad Faizelie Bin Yahya PK PENTADBIRAN Roshidah Binti Arifin PK HEM Nor Haliza Binti Hashim PK KOKO Rosliza Binti Mohd Said PENYELARAS PPKI Mohd Mustaza Bin Mat Noh AUDIT DALAMAN Sharifah Nurulhudda Binti Sy Abd Karim K. Panitia Bahasa Melayu Ezza Nadiah Binti Abdul Aziz K. Panitia Bahasa Inggeris Azean Binti Mohamad K. Panitia Matematik Noor Zakiah Binti Zainal Abidin K. Panitia Sains Suhaida Binti Kamis @ Mat K. Panitia Reka Bentuk & Teknologi (RBT) Noor Liza Binti Abd Rahman K. Panitia Pendidikan Kesenian Nurul Ain Binti Othman K. Panitia Bahasa Arab Rozita Binti. Adnan K. Panitia Teknologi Maklumat (TMK) Harison Binti Mustan K. Panitia Sejarah Noor Sham Binti Ayob Guru Pra Sekolah Arzeni Binti Jaaffar Guru Pra Sekolah PPKI Hanisah Binti Sulman Guru Pusat Sumber Sekolah Aishah Binti Md Nawi Guru Bimbingan dan Kaunseling Hadir Bersama : Tiada Tidak Hadir Bersebab : Teh Take Hong K. Panitia Bahasa Cina Mohd Rosli Bin Mohamad Saad K. Panitia Pend. Jasmani & Kesihatan (PJK) Guru Ganti Mohd Lattfi Amir Bin Abdullah Masfarina Binti Yasak K. Panitia Pendidikan Islam Guru Ganti Faridah Binti Abd Samat Urus Setia : Laily Binti Mohd Naser KPT N22 (Setiausaha)
Agenda mesyuarat 1.0 Perutusan Pengerusi Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Sekolah SKSD. Beliau sungguh berbesar hati dengan kesudian semua ahli melapangkan masa dan bekerjasama bagi menjayakan mesyuarat pada kali ini. Tindakan : Semua Ketua Panitia 2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) BIL. 3 TAHUN 2022 (Suku Tahun Kedua 2022) disahkan tanpa pindaan. Pegawai Pengesah : Aishah Binti Md Nawi Guru Bimbingan dan Kaunseling Pegawai Penyokong : Harison Binti Mustan K. Panitia Sejarah 3.0 Perkara Berbangkit Tiada Perkara Berbangkit 4.0 Pembentangan LAPORAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) SUKU TAHUN KETIGA TAHUN 2022 4.1 Pengurusan Bajet Laporan baki peruntukan PCG sehingga 14 Oktober 2022 dibentangkan oleh Puan Pengerusi. Teras RM 10,675.72 Sains RM 393.98 Matematik RM 430.36 Bahasa Inggeris RM 884.46 Bahasa Melayu RM 840.80 Pendidikan Islam RM 1206.20 Pendidikan Moral RM 1506.20 Sejarah RM 971.30 Reka Bentuk & Teknologi(RBT) RM 794.58 Teknologi Maklumat (TMK) RM 816.00 Pend. Jasmani & P.Kesihatan RM 1279.96 Pendidikan Kesenian RM 0.00 Pendidikan Seni Visual RM 776.18 Pendidikan Muzik RM 775.70
Wajib RM 0.00 Pendidikan Jasmani RM 0.00 Pendidikan Kesihatan RM 0.00 Pendidikan Muzik RM 0.00 Pendidikan Seni Visual RM 0.00 Tambahan / Bahasa Asing RM 1,379.20 Bahasa Cina RM 58.90 Bahasa Arab RM 1320.30 PCG Bukan Matapelajaran LPBT RM 5,749.97 Bimbingan dan Kaunseling RM 4,276.00 Pusat Sumber Sekolah RM 1,752.15 PRA SEKOLAH B.Makan Pra RM 39,948.20 B.Kokurikulum RM 332.25 PCG PRA Sekolah RM 2,869.25 PRA SEKOLAH INTEGRASI B.Makan Pra RM 4,365.50 B.Kokurikulum RM 332.25 PCG PRA Sekolah RM 525.00 PENDIDIKAN KHAS Teras RM 1,311.40 Wajib RM 13.30 Tambahan / Bahasa Asing RM 764.35 LPBT RM 3,105.00 Pusat Sumber Sekolah RM 693.00 Bimbingan dan Kaunseling RM 175.90 Makluman : semua AJK Kewangan 4.2 Pengurusan Perakaunan Pengerusi memaklumkan bahawa kumpulan wang amanah/akaun deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut: a. Menyediakan penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan bayaran bagi Akaun Amanah dan dikemukakan untuk diaudit. b. Menyediakan Sijil Pengesanan Baki bagi Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah berdasarkan rekod Pegawai Pengawal dengan baki JANM setiap bulan. c. Mengemaskinikan senarai baki individu bagi Akaun Deposit. d. Mengambil tindakan yang sesuai terhadap akaun-akaun yang tidak aktif.
Setiap Pendahuluan Diri dan Pendahuluan Pelbagai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan, pekeliling dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa termasuk: a. Mengemaskinikan Daftar Pendahuluan Diri dan Daftar Pendahuluan Pelbagai. b. Menyenaraikan nama pegawai yang masih belum membayar balik pendahuluan. c. Melaksanakan tindakan mengutip balik atau potongan gaji. Tindakan : semua AJK Kewangan 4.3 Pengurusan Pungutan dan Tunggakan Hasil Tiada Pungutan dan Tunggakan Hasil 4.4 Pengurusan Perolehan Pengerusi memaklumkan bahawa setiap penilaian teknikal dan kewangan yang dibuat atas sebut harga yang terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) kepada kerajaan serta dilaksanakan secara telus. Memastikan Jawatankuasa Sebut Harga bersesi dengan kerapnya untuk melancarkan perancangan perolehan dan mempercepatkan sistem penyampaian kerajaan. Setiap perolehan yang dilaksanakan tidak dipecah kecil untuk mengelakkan diri daripada membuat pelawaan secara sebut harga atau tender. Selain itu,Memastikan kontrak ditandatangani oleh pegawai awam yang diturunkan kuasa oleh menteri. Pengerusi menegaskan supaya semua kontrak kerajaan ditadbir dengan cekapnya dan telusnya serta memantau kemajuan pelaksanaan projek agar tidak mengalami kelewatan atau menjadi projek sakit. Setiap program yang akan dilaksanakan mestilah disediakan kertas konsep / kertas cadangan. Tindakan : semua AJK Kewangan 4.5 Pengurusan Aset dan Stor Pengerusi seterusnya mengingatkan supaya pengurusan aset dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut semua Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Ketidakpatuhan kepada perkara tersebut akan menyebabkan sekolah berkenaan mendapat teguran audit. Pengurusan aset diketuai oleh Pegawai Aset dan dibantu oleh Pembantu Pegawai Aset bertanggungjawab untuk memastikan pelantikan pegawai mengikut keperluan serta bilangan yang bersesuaian dan menguruskan semua aset Kerajaan di bawah
kawalannya dengan pematuhan kepada prosedur serta menggunakan borang/format/dokumen yang telah ditetapkan. Tindakan : semua AJK Kewangan 4.6 Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun - TIDAK BERKENAAN 4.7 Laporan Pertanyaan Jabatan Audit Negara, Audit Dalam dan Audit Sekolah. Pembentangan Laporan Pemeriksaan Audit Dalam mendapati bahawa pengurusan kewangan dan akaun telah diselenggara dengan baik seperti kehendak Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Pemeriksaan Audit mendapati semua perkara-perkara di bawah tanggungjawab JPKA telah terlaksana seperti berikut: 4.7.1. Pengurusan Belanjawan - Meneliti perancangan agihan peruntukan Kementerian/Jabatan Persekutuan. - Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Kementerian/Jabatan Persekutuan dan mengesan kurangan (deficit)/lebihan (surplus) peruntukan. - Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun yang dikehendaki oleh Perbendaharaan Malaysia dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan. - Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan secara agihan semula dan pindah peruntukan. - Memastikan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang diperolehi. - Memastikan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan. - Memastikan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan. - Memastikan semua bil/invois dibayar dalam tempoh 14 hari selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 103(a).
- Memastikan semua pembayaran bil/invois disokong dengan butir-butir dan dokumen yang lengkap dan betul selaras dengan AP99(a) dan AP102(a). - Memastikan pembayaran bil/invois di bawah AP58(a) dan AP59 disempurnakan. - Memastikan penilaian prestasi kewangan dan perkhidmatan dilakukan selaras dengan tatacara belanjawan yang ditetapkan. Tindakan : semua AJK Kewangan 4.8 Latihan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Tiada Latihan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan 4.9 Prestasi Perbelanjaan Perbelanjaan adalah dalam keadaan terkawal dan baik, semua peruntukan yang diterima telah dimanfaatkan dengan mematuhi keperluan dan kehendak pengoperasian persekolahan. Setiap perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah adalah berpandukan buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah dan Pekeliling kewangangan yang sedang berkuatkuasa. 5.0 Hal-hal lain 5.1 Pengerusi mengigatkan kepada semua yang terlibat bahawa pengurusan kewangan adalah penting di sekolah kerana tanpa peruntukan kewangan yang mencukupi, program dan aktiviti sekolah tidak dapat dijalankan secara lebih berkesan. Pengurusan kewangan merujuk kepada peruntukan yang terdapat dalam Akta Pendidikan (Akaun dan Audit), 1962 yang dikeluarkan di bawah Akta Pendidikan1996. Di bawah peruntukan itu, mengikut Surat Pekeliling Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia Bil. 4 Tahun 1988, pihak sekolah dikehendaki menyelenggara, menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod dengan sempurna menyedia dan mengemukakan satu penyata akaun pada tahun kewangan yang baru berlaku kepada pihak audit tidak lewat dari 28 atau 29 Februari tahun berikutnya (yang mana berkenaan). Ini bertujuan membolehkan penyelarasan ataupun pembetulan dibuat pada penyata akaun itu apabila perlu. Selaku pengurus kewangan sekolah, Guru Besar perlu bertanggungjawab penuh bagi merancang, mengurus dan mengawal serta menentukan pengurusan kewangan di sekolah dengan cekap. Tindakan : semua AJK Kewangan
Penutup Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.10 petang dengan pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. Tarikh dan masa mesyuarat berikutnya akan dimaklumkan kemudian. Dicatat oleh : Pn. Laily Binti Mohd Naser Setiausaha JK Kewangan SK Sungai Dua, 13800 Butterworth, Pulau Pnang.