Minit Mesyuarat MPPP IPGKBM

INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS BAHASA MELAYU, KUALA LUMPUR

MINIT MESYUARAT
MAJLIS PROFESIONAL PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

BIL. 9/2021

TARIKH:
6 DIS 2021 (ISNIN)

MASA:
9.00 PAGI
TEMPAT:
Bilik Mesyuarat Bunga Raya, Tkt.2, IPGKBM

1

TARIKH MAJLIS PROFESIONAL, PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
MASA
TEMPAT IPG KAMPUS BAHASA MELAYU

BIL. 9/2021

: 6 Disember 2021
: 9.00 pagi
: Bilik Mesyuarat Bunga Raya, Tkt.2, IPGKBM

HADIR : Pengarah (Pengerusi)
1. Pn. Hjh Nor Asilah binti Osman Timbalan Pengarah
KJ Jabatan Hal Ehwal Pelajar
2. Dr. Nirwana binti Mohd Rashid
3. En. Shamsul Bahri bin Ismail KJ Jabatan Kecemerlangan Akademik

4. Datin Mastura binti Mohamed Berawi KJ Jabatan Pembangunan Profesionalisme
Keguruan
5. Pn. Kharsiah binti Mohd Nor KJ Jabatan Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi
KJ Jabatan Ilmu Pendidikan
6. Dr. Roslina binti Suratnu KJ Jabatan Pengajian Melayu
Wakil KJ Jabatan Persuratan Melayu
7. Dr. Shariza binti Said KJ Jabatan Pedagogi Bahasa Melayu
8. Dr. Zabedah binti Mohammad Wakil KJ Jabatan Pendidikan Islam dan Moral
9. En. Fauzi bin Abdullah KJ Jabatan Sains Kemanusiaan
10. Pn. Hapsah binti Majid KJ Jabatan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan
11. Pn. Nor Ildahayati binti Ilias KU Unit Khidmat Pengurusan
12. Dr. Mahdi bin Shuid KU Unit Kokurikulum
13. En. Kamaruzaman bin Bakar KU Unit Peperiksaan dan Penilaian
14. Tn. Syed Azman bin Syed Ismail KU Unit Praktikum
15. En. Roslan bin Khalid KU Unit Pusat Sumber
16. Pn. Norhafizah binti Sapuan KU Unit Psikologi dan Kaunseling
17. Pn. Zaliyana binti Mohd Hanafiah
18. Dr. Suraya binti Bahrum KU Unit Multimedia
19. Tn. Syed Hamzah bin Syed Ab

Hamid
20. Pn. Zaliyana binti Mohd Hanafiah

Urus setia: Setiausaha
1. Pn. Nor Afizah bt Mohd Noor Penolong Setiausaha
2. Dr. Hisamuddin bin Abdul Ghani

TURUT HADIR
1. Pn. Sharizan binti Hamid – Penyelaras JK Penambahbaikan Berterusan

TIDAK HADIR BERSEBAB
1. En. Mohd Lutfi bin Ahmad
2. Dr. Mohd Haidi bin Mohd Kasran
3. Pn. Ruziaton binti Jamros

2

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada;
1.1.1 semua KJ dan KU, dan wakil KJ dan KU yang dapat hadir ke mesyuarat
terakhir 2021 ini.
1.1.2 16 orang pensyarah dan staf yang bersara wajib atau bersara pilihan
bagi tahun 2021 atas sumbangan yang diberikan.
1.1.3 Jabatan dan Unit yang melaksanakan pelbagai program dan
memenangi pelbagai pertandingan sepanjang tahun 2021. Tahniah dan
syabas kerana mengharumkan nama IPGKBM.
1.1.4 Siti Nur Syafika bt Md Fakharuzi yang telah berjaya merangkul johan
Pidato Antarabangsa Bahasa Melayu, Piala Perdana Menteri 2021 yang
berlangsung di UTM pada 23 hingga 29 November.
1.1.5 Penilai-penilai e-Prestasi dan penilai LMPT yang berjaya membuat
penilaian sebelum tarikh akhir. Terima kasih kepada KUKP yang
memberi peringatan perkara ini kepada penilai-penilai.
1.1.6 Pensyarah-pensyarah yang memperolehi PHD sepanjang 2021; Dr
Amir Hamzah bin Aman, Dr Juairiah Marjonet, Dr Mohd Zuhdi bin
Ahmad Khasasi, Dr Norsalawati bt Wahid dan Dr Suraya bt Bahrum.
Pensyarah yang memperolehi PHD tahun 2020 tetapi berkonvokesyen
pada tahun 2021; Dr Mahdi bin Shuid, Dr Zanariah bt Hamid, Dr
Nurulrabihah bt Mat Noh dan Dr Zabedah bt Mohammed.
Makluman

1.2 Penilaian prestasi yang melebihi 95% perlu ada justifikasi. Markah akhir prestasi dari
Bahagian Sumber, IPGM. Penilai perlu bersedia untuk memberi justifikasi jika diminta
berbuat demikian.
Makluman

1.3 Pengerusi berharap KJ dan KU memberi motivasi kepada pensyarah-pensyarah untuk
memohon Pensyarah Cemerlang.
Makluman

1.4 Perubahan organisasi IPGKBM adalah untuk kepentingan organisasi. Berlaku
pergerakan pensyarah berkuatkuasa 6 Disember 2021;
1.4.1 Dr Suraya Bahrum, ditukarkan ke JPPI
1.4.2 Dr Norhayati Yatim ditukarkan ke JHEP sebagai Ketua Warden
1.4.3 En Saifuddin Mat Piah, ditukarkan ke Unit Pusat Sumber sebagai Ketua Pusat
Sumber
1.4.5 Dr Shapiza Mohd Sharif, ditukarkan ke JSK kerana persaraan Dr Mahdi Shuid
pada 1.4.2022 bagi keperluan pensyarah sejarah.
1.4.6 Cik Gaitire a/p Dewadasan ditukarkan ke JHEP sebagai Ketua Unit Data.
Beliau masih memegang jawatan sebagai Kaunselor Pelajar.
1.4.7 Pn Nor Afizah Mohd Noor, ditukarkan ke JKA sebagai Ketua Unit
Pengembangan Akademik
1.4.8 Pn Tunku Aidayuhanna bt Raja Mafuzin telah dipindahkan ke IPGM mulai 29
Nov 2021.
1.4.9 Pembantu Operasi, Pn Norma bt Rawi, dipindahkan ke JPPK dan Pembantu
Operasi En Azmi bin Ahmad dipindahkan ke Pusat Sumber.
Pensyarah dan staf terbabit diberi tempoh 3 minggu untuk menguruskan proses serah
tugas dan mula bertugas di tempat baharu mulai Januari 2022.
Makluman

1.5 Pengerusi mohon KJ dan KU merancang satu program berimpak tinggi bagi tahun 2022.
Program tersebut mestilah mempunyai elemen think-lead-act dan network bagi
menunjukkan kompetensi KJ dan KU sebagai pemimpin.
Tindakan : Semua KJ dan KU

1.6 KJ dan KU perlu terlibat dari awal hingga akhir program berimpak tinggi ini bagi
keperluan penilaian kompetensi yang mengandungi unsur pemikiran, kepimpinan,
pelaksanaan dan jaringan-jalinan.

3

1.7 Pengerusi mohon semua warga IPGKBM sentiasa mematuhi SOP dalam situasi
pandemik dan berhati-hati apabila bercuti di mana-mana. Elakkan aktiviti yang
melibatkan ramai orang.
Makluman.

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT MPPP BIL. 8/2021

2.1 Minit Mesyuarat Bil.8/2021 disahkan dan disokong sebulat suara oleh ahli mesyuarat
dengan pembetulan;
2.1.1 Perkara 5.3 ; dibetulkan nombor tahun kepada ‘2022’.
2.1.2 Perkara 3.5 (ii) ; diubah “Pengurus Program” kepada “Ketua Alur Kerja Inisiatif
#108” dan ayat baharu iaitu “...ke JPPK bagi program yang melibatkan
Pembangunan Profesionalisme Berterusan (PPB)”.
Makluman

3.0 PERKARA BERBANGKIT DAN MAKLUM BALAS

3.1 Semua perkara berbangkit telah dinyatakan dalam Maklum Balas Minit Mesyuarat
MPPP Bil.8/2021. Rujuk Maklum Balas Minit Mesyuarat Bil.8/2021 di GD “2021 MPPP”.
Makluman

3.2 Perkara 3.5 (ii)
Pengerusi mohon KJ JPPK mengeluarkan memo kepada Ketua Alur Kerja Inisiatif #108
supaya menghantar laporan pelaksanaan aktiviti ke JPPK sebelum tahun 2021
berakhir.
Tindakan : KJ JPPK

3.3 Perkara 5.1.10
KJ JPPK mengingatkan sekali lagi agar KJ dan KU memberi senarai nama peserta
LPP jabatan/unit masing-masing ke JPPK.
Makluman

3.4 Penggunaan frasa “KJ dan KU” bagi menggantikan “KJKU” dalam minit mesyuarat
MPPP.
Tindakan : SU MPPP

4.0 MAKLUMAN PENGURUSAN ATASAN OLEH TIMBALAN PENGARAH
Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

4.1 Pembentangan Penarafan IPG 29 November hingga 3 Disember 2021. Rujuk fail
“AUDIT STANDARD PENARAFAN IPG KPM TAHUN 2021: GD “2021 MPPP :
Mesyuarat MPPP Bil.9/2021”.
Makluman

4.2 Timbalan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada Pn Amali bt Ibrahim yang telah
dilantik sebagai Pengurus Audit 2021 dan semua KJ yang menjadi responden iaitu
daripada JKA, JPPI, JPPK, JHEP dan KUKP. Penghargaan juga kepada lain-lain
jabatan dan unit yang membantu memberi maklumat dan bukti-bukti.
Makluman

4.3 Tujuan penarafan ialah untuk menambah baik secara berterusan IPGK, selaras dengan
ketetapan PPPM 2013-2025.
Makluman

4.4 Skor-skor yang dipaparkan merupakan skor penilaian kendiri berdasarkan bukti yang
ada. Skor auditor mungkin berubah. Skor Dimensi Kepimpinan, termasuklah skor dari
Pengarah, Timbalan Pengarah dan semua anggota MPPP (Rujuk konstruk di fail di
GD). Dimensi ini mendapat skor 83%.
Makluman

4.5 Skor sumbangan profesionalisme di peringkat antarabangsa pemimpin IPGKBM ialah
2. KJ dan KU perlu pertingkatkan lagi penglibatan di peringkat antarabangsa bagi
meningkatkat skor ini.
Makluman

4.6 Timbalan Pengerusi mencadangkan supaya semua ahli MPPP terlibat dalam webinar
antarabangsa yang dirancang kerana skor diberi berdasarkan bilangan individu terlibat
dan bukannya bilangan peranan. Masukkan ahli MPPP dalam pelbagai jawatankuasa.
Makluman

4

4.7 Skor Dimensi Pensyarah ialah 89.57%. Tiga konstruk yang perlu ditambahbaik ialah
4.8 sumbangan dan penglibatan, penulisan dan pengkaryaan, dan kerjasama dengan
4.9 pihak luar/pengantarabangsaan.

4.10 Makluman
4.11 Skor Dimensi Penyelidikan dan Inovasi ialah 48%. Semua pihak perlu beri kerjasama
dengan JPPI untuk meningkatkan dimensi ini yang masih jauh untuk capai 80%.
4.12
4.12 Makluman
4.13 Skor Dimensi Infrastruktur dan Infostruktur ialah 89.21%. Perlu dipertingkatkan lagi
4.14 konstruk Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan dan Pengurusan Aset Alih. KU PS
boleh maklum kepada KU PS 2022 tentang tindakan-tindakan yang boleh diambil bagi
meningkatkan skor konstruk Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan.

Tindakan : KU PS
Skor Dimensi Kokurikulum ialah 100%. Tahniah dan perlu dikekalkan.

Makluman
Skor Dimensi Pelajar ialah 73.67%. Konstruk yang perlu diambil perhatian ialah
pencapaian akademik pelajar, E-KPI, pemanfaatan digital dan sumbangan alumni.
JHEP, UPP dan UMM perlu libatkan ramai pelajar dalam pelbagai aktiviti bagi
meningkatkan peratusan pada tahun hadapan.

Makluman
Skor Dimensi Latihan ialah 80.21%. JPPK boleh mengambil perhatian terhadap
konstruk Kerjasama Dengan Pihak Luar/Aktiviti Pengantarabangsaan kerana skor yang
rendah. Bagi konstruk-konstruk lain skor adalah tinggi.

Makluman
Keseluruhan skor bagi 7 dimensi penafaran ialah 80.52%. Tahniah IPGKBM kerana
telah mencapai skor melebihi 80% bagi penilaian kendiri. Skor auditor mungkin berubah
daripada yang IPGKBM berikan.

Makluman
Penggunaan LARUM perlu dimantapkan agar maklumat-maklumat sumbangan dan
aktiviti IPGKBM dikumpulkan sepenuhnya. JPPI mohon meneliti semula LARUM,
disesuaikan bagi keperluan penarafan IPG.

Tindakan : KJ JPPI
Selaras dengan cadangan IPGM, jawatan Pengurus Program Audit diserahkan kepada
Ketua Audit. Cik Asiah bt Mohamad Hashim akan menjalankan kedua-dua tugas ini
bagi tahun 2022. Pn Amali bt Ibrahim dilantik sebagai Penyelaras Penarafan 2022. Cik
Hayati bt Mat Yusuf sebagai Setiausaha JK Penarafan dan Pengurus Dimensi
Kepimpinan 2022.

Makluman

5.0 MAKLUMAN KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN
Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

5.1 KUKP membentangkan perjawatan terkini IPGKBM. Rujuk folder di GD “2021 MPPP
Mesyuarat MPPP Bil.9/2021 : KUKP”.
Makluman

5.2 KUKP membentangkan maklumat kakitangan bersara, akan bersara, sambung
belajar, baharu dan pindah keluar. Rujuk fail ppt di GD, folder “KUKP”.
Makluman

5.3 Makluman lain :
(i) Laporan Hari Bertemu Pelanggan - 85 % pensyarah/staf telah membuat
semakan Buku Perkhidmatan Kerajaan.
(ii) Gantian Cuti Rehat - Perlu dibuat permohonan sebelum 10hb Disember 2021.
(iii) Keberhasilan - KJ/KU yang belum menghantar keberhasilan jabatan/unit perlu
hantar ke UKP (Pegawai Eksekutif) sebelum 15 Disember 2021.
Tindakan: Semua KJ dan KU
(iv) Kad Perakam Waktu - Buat catatan dan tanda tangan KJ/KU pada kad
sebelum 1hb.
Tindakan : Semua KJ dan KU

5.4 Makluman vaksinasi :

5

(i) SGMy- Pensyarah, pegawai dan staf perlu membuat pengemaskinian maklumat
vaksinasi dalam SGMy sekiranya telah mendapatkan dos vaksin ke 3 (dos
penggalak)

(ii) Sijil Digital Vaksin - Perlu dihantar ke UKP sebelum 10hb Disember 2021.
Tindakan : Semua KJ dan KU

5.5 Makluman dari Unit Kewangan :

5.6 (i) Warga IPG perlu mematuhi kawalan dalaman IPGKBM untuk menghantar
5.7
5.8 tuntutan sebelum 5hb dan lengkap pengesahan, bertandatangan serta
5.9
5.10 lampiran-lampiran
5.11
5.12 (ii) Borang e-perolehan perlu dilengkapkan dalam masa 7 hari bekerja, dihantar

kepada Sub-unit Kewangan.

(iii) Setiap pegawai penerima perlu bertanggungjawab untuk mengemukakan DO

dan INVOIS (Salinan keras) serta Borang Prestasi Pembekal selepas selesai

aktiviti bagi membolehkan Sub-Unit Kewangan menguruskan pembayaran

kepada pembekal.

(iv) Tuntutan Elaun Guru Pembimbing - Mohon patuhi kawalan dalaman IPG KBM

5hb DAN tuntutan perlu dihantar dengan lengkap.

Makluman

Makluman dari Unit Pembangunan. Rujuk fai di GD, folder “KUKP”.

Makluman

KUKP akan mengambil maklum berkaitan Asrama 13 tingkat yang dilaporkan sedikit

condong oleh JKR semasa pentadbiran sebelum ini. Perkara ini dibangkitkan oleh

wakil KJ JPsM.

Tindakan : KUKP

Diingatkan tanggungjawab orang terakhir meninggalkan pejabat : Lampu pejabat,

pintu (utama dan kecemasan berkunci), peralatan eletrik kegunaan bersama ditutup.

Makluman

Pensyarah/Pegawai/Staf dikehendaki parkir kereta dahulu di ruangan parkir yang

betul kemudian baharu ke mesin perakam waktu (waktu kehadiran fleksibel) bagi

mengelakkan kesesakan lalu lintas pada laluan masuk tersebut.

Makluman

Staf UPS dibenarkan memarkir kereta sementara di hadapan lobi bagi tujuan mengetik

masuk mesin perakam waktu.

Makluman

Tidak dibenarkan parkir sementara pada ruangan parkir bas. KJ PJK cadangkan

meletakkan palang/garisan kuning.

Tindakan : KUKP

UKP mengucapkan terima kasih kepada semua warga IPG yang memberi kerjasama
dalam membantu melancarkan urusan pengurusan IPG sepanjang Tahun 2021.
Semoga segala kekuatan pengurusan dapat dikekalkan Tahun 2022.

Makluman

6.0 PEMBENTANGAN
6.1 TADBIR URUS 2022

Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

6.2 TAKWIM IPGKBM 2022
Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

6.3 SENARAI KEPAKARAN KAKITANGAN AKADEMIK/BUKAN AKADEMIK 2022
Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

6.4 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

6

6.4.1

8.0 HAL-HAL LAIN
Mesyuarat mengambil maklum perkara-perkara berikut:

8.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa bagi kawalan dalaman, KJ boleh meluluskan
CR 5 hari berturutan. Bagi yang melebihi 5 hari adalah atas budi bicara KJ sendiri. KJ
perlu lihat kepada keperluan CR tersebut atau baki CR yang masih banyak. Boleh buat
catatan seperti ”Sekiranya ada keperluan untuk pegawai dipanggil bertugas, maka
pegawai yang memohon cuti perlu hadir”.
Tindakan : Semua KJ dan KU

8.2 Pegawai yang menguruskan pelaporan kad perakam waktu akan memberi nota kecil
kepada pensyarah/staf yang terlibat membuat pembetulan kad perakam waktu.
Makluman

8.3 Bagi pegawai yang pernah mengambil cuti mengerjakan haji, pemorhonan perlu
dibuat bagi cuti haji kali kedua kerana melibatkan Cuti Rehat Tahunan dan mungkin
Cuti Tanpa Gaji.
Makluman

8.4 Bagi kebenaran keluar pejabat 4 jam, hanya boleh mohon sebulan sekali. Bagi urusan
rawatan hospital dan temujanji doktor memadai Time Slip dari hospital/klinik. urusan
melebihi 4 jam, dinasihatkan mengambil CR.
Makluman

8.5 KUKP akan mengeluarkan satu memo kepada semua pensyarah berkaitan urusan
keluar pejabat, ketik-keluar dan masuk pejabat.
Tindakan : KUKP

8.6 Pembasmian pepijat dan anai-anai di kolej kediaman bergantung kepada wang
kecemasan yang ada. KUKP telah masukkan permohon JHEP ke dalam pelaporan
baharu bagi memohon peruntukan baharu bagi tujuan pembasmian makhluk perosak.
Makluman

9.0 PENANGGUHAN MESYUARAT

9.1
9.2 Mesyuarat Bil.1/2022 akan dijadualkan pada 12 JANUARI 2022.
9.3 Mesyuarat ditangguhkan pada 1.40 petang.

Dicatat dan sediakan oleh,

Urus Setia,
MPPP,
IPG Kampus Bahasa Melayu,
Lembah Pantai, Kuala Lumpur

Disemak oleh,
Pengerusi
MPPP,
IPG Kampus Bahasa Melayu,
Lembah Pantai, Kuala Lumpur

7