E-book เตรียมฝึกประสบการณ์วิชาชีพภาษาไทย

สรุปความรูจ้ ากการอบรมเตรยี มฝึกประสบการณ์
วชิ าชพี ภาษาไทย

นางสาวณฐั กานต์ จนั ทรก์ าบ 6140307110
ศศ.บ. ภาษาไทย หมู่ 1 ปี 4

รายงานน้ีเป็นสว่ นหนึ่งของวชิ าเตรยี มฝึกประสบการณว์ ชิ าชพี ภาษาไทย
หลกั สูตรศลิ ปศาสตรบณั ฑิต สาขาวชิ าภาไทย
มหาวทิ ยาลยั ราชภฎั นครราชสมี า

สรปุ ความรจู้ ากการ
อบรบเตรยี มฝึ กประสบการณ์

วิชาชพี ภาษาไทย

เตรยี มฝึ กประสบการณว์ ิชาชพี ภาษาไทย

ความรเู้ กยี่ วกบั สาํ นกั งาน
และงานต่าง ๆ ในสาํ นกั งาน

สํานักงานแบ่งตามระบบ

- สํานักงานราชการ (Bureau) เป็นสาํ นกั งานแรก
- สํานักงานอตั โนมตั ิ (OA office automation) เป็นสาํ นกั งานที่ใช้
คอมพวิ เตอร์
- สํานักงานไร้กระดาษ (Paperless office) เป็นสาํ นกั งานที่ลดการใช้
กระดาษ นาํ คอมพิวเตอร์มาเกบ็ งาน
- สํานักงานอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic office) เป็นการใช้ เทคโนโลยี
คอมพิวเตอร์และการส่ือสาร เช่น การจดั การเอกสาร จดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์
- สําสํานักงานสีเขยี ว (Green office)
- สํานักงานเสมือน (Virtual office) เหมือนอยากมีสาํ นกั งาน แต่ไม่
จาํ เป็นตอ้ งเช่า

สํานักงานประกอบด้วย 2 ลกั ษณะ ดงั นี้

- แบ่งตามลกั ษณะทางกายภาพ ผปู้ ฏิบตั ิงานในสาํ นกั งาน อาคารสถานท่ี
หรือหอ้ งที่ใชป้ ฏิบตั ิงาน เครื่องมือที่ใชใ้ นสาํ นกั งาน
- แบ่งตามช้ันผู้บริหาร ผบู้ ริหาร คือบุคคลท่ีรับผดิ ชอบในการดาํ เนินงาน
ตามกระบวนการบริหาร แบ่งออกเป็น 3 ระดบั ผบู้ ริหารระดบั สูง ผบู้ ริหาร
ระดบั กลาง ผบู้ ริหารระดบั ปฏิบตั ิการ (หวั หนา้ งาน)

การแบ่งหน่วยงานในสํานักงานราชการโดยทว่ั ไป

• งานธุรการ (งานบริการทวั่ ไป)
• งานการเงิน การคลงั
• งานพสั ดุครุภณั ฑ์
• งานเลขานุการ
• ฝ่ ายทรัพยากรบุคคล

โครงสร้างการบริหารงานในสํานักงานเอกชน

การท่ีจะแบ่งฝ่ ายต่าง ๆ จะมากหรือนอ้ ยข้ึนอยกู่ บั ประเภทธุรกิจ ขนาด
ลกั ษณะของสินคา้ / บริการต่างๆ

ฝ่ ายบริหาร ฝ่ ายผลิต ฝ่ ายปฏิบตั ิการ

ฝ่ ายบริการลูกคา้ ฝ่ ายบญั ชี การเงิน ฝ่ ายทรัพยากร
บุคคล

ฝ่ ายจดั ซ้ือ พสั ดุ ฝ่ ายการตลาด/ฝ่ าย ฝ่ าย
ครุภณั ฑ์ ขาย ประชาสมั พนั ธ์/
งานคอมพวิ เตอร์

การเสนอแฟ้มเอกสารต่อผู้บริหาร

ข้นั ตอนการปฏิบตั ิงาน
• ตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสาร
• จดั ลาํ ดบั ตามความสาํ คญั เร่งด่วนของเรื่อง
• การเสนอแฟ้มเอกสาร จะตอ้ งผา่ นระบบ

เอกสารของมหาลยั
• นาํ แฟ้มเสนอผบู้ ริหารพจิ ารณาลงนาม
• เมื่อแฟ้มเสนอออกจากหอ้ งผบู้ ริหารเลขานุการ

จะตรวจสอบความครบถว้ นถูกตอ้ ง ก่อนส่ง
แฟ้มคืนหน่วยงาน

แฟ้มเสนอเลขานุการเป็ นผู้ดาํ เนินการโดยตรง

- เมื่อไดร้ ับหนงั สือมาแลว้ จะสรุปประเดน็ สาํ คญั ใหผ้ บู้ ริหาร
พจิ ารณา
- ดาํ เนินการท่ีผบู้ ริหารสงั่

การเสนอแฟ้มเอกสารต่อผู้บริหาร

ขอ้ ควรระวงั ในการนาํ เสนอแฟ้มผบู้ ริหาร
- ผบู้ ริหารอาจดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็น โดย
ไม่ไดใ้ ส่ไวใ้ นที่เดิม ทาํ ใหเ้ อกสารส่งคืนไม่ครบ
- ผบู้ ริหารพิจารณาหนงั สือไม่ควบถว้ นตามตอ้ งการ
- จาํ นวนเอกสารท่ีเสนอเซ็นมีมาก หรือตอ้ งลงนาม
หลายจุด จะตอ้ งมีสญั ลกั ษณ์ เพอื่ ความสะดวกรวดเร็ว
- ไม่นาํ เอกสารของแต่ละหน่วยงานมาปะปนกนั
- ตรวจสอบเอกสารแนบใหค้ รบถว้ นตามขอ้ ความ
ของเอกสาร

การนําโปรแกรมคอมพวิ เตอร์มาใช้จดั การระบบเอกสารระบบ
Lesspaper

- เวลาเขา้ ทาํ เอกสารขอเลขเอกสาร ส่งใชร้ ะบบ Lesspaper
- หนงั สือรับหนงั สือจะจดั เอกสารไว้
- ระบบติดตาม ติดตามสถานะถึงไหนแลว้

กระบวนการจดั ประชุม

1. การเตรียมการก่อนประชุม
- ทาํ หนงั สือเชิญประชุมและส่งหมอบใหค้ ณะกรรมการในระบบ

Lesspaper
- จองหอ้ งประชุมและแจง้ เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ ายโสตทศั นูปกรณ์ เพอื่ เตรียม

ความพร้อมอุปกรณ์โสต
- รวบรวมเอกสารที่หน่วยงานนาํ เสนอในระบบ Lesspaper โดยตอ้ ง

ผา่ นการอนุมตั ิจากผมู้ ีอาํ นาจนาํ มาจดั เขา้ ระเบียบวาระการประชุม
- พิจารณาและตรวจสอบเอกสาร
- ติดตามหน่วยงานที่ยงั ส่งเอกสารประกอบการประชุมยงั ไม่ครบ เพอื่

จะไดน้ าํ มาทาํ แฟ้มประชุม
- ดาํ เนินการทาํ แฟ้มเอกสารการประชุม
- สแกนเอกสารตน้ ฉบบั ระเบียบวาระการประชุม เป็นไฟล์
- จดั ทาํ เวบ็ ไซตก์ ารประชุมในระบบ Google Drive
- เตรียมใบลงทะเบียนและใบเซ็นช่ือเขา้ ร่วมประชุม
- จดั เตรียมอาหารวา่ งและเครื่องดื่ม
- จดั เตรียมหอ้ งประชุม เอกสารและอุปกรณ์โสตทศั นูปกรณ์
- จดั ทาํ ป้ายการประชุม

2. การดาํ เนินการระหวา่ งประชุม
- การตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม
- ดาํ เนินการประชุมตามระเบียบวาระ
- จดบนั ทึกการประชุมและสรุปผลการประชุมใหถ้ ูกตอ้ ง

3. การดาํ เนินการหลงั การประชุม
- ทาํ บนั ทึกสรุปการประชุมใหถ้ ูกตอ้ ง
-ทาํ บนั ทึกแจง้ มติท่ีประชุมแยกตามระเบียบวาระแลว้ ใหเ้ ลขานุการ

ลงนาม
- จดั ทาํ รายงานการประชุมใหล้ ะเอียด
- ตรวจสอบความถูกตอ้ งของรายงานการประชุม

การประยุกต์ใช้เคร่ืองมือจาก Google
เพื่อสนับสนุนการปฏบิ ัตงิ าน

การใช้ Google Site การใช้ Google Forms
การจดั ทาํ เอกสารการประชุม การสาํ รวจ นบั จาํ นวน

การใช้ Google การใช้ Google Drive
Calendar บนั ทึกตารางงาน จดั เกบ็ ไฟลเ์ อกสารต่าง ๆ

การใช้ Google Meet
การประชุมทางไกล

ทกั ษะทต่ี ้องเตรียมตวั สําหรับการทาํ งาน

ใชอ้ ุปกรณ์สาํ นกั งานใหค้ ล่อง คอมพวิ เตอร์ โน๊ตบุค๊ เคร่ืองปริ้น
แฟ็กซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร โทรศพั ท์
ภายใน เครื่องสแกน และอุปกรณ์ต่าง ๆ

มีความขยนั อดทน มีจรรยาบรรณในอาชีพและอุดมการณ์ของตนเอง
มีความซ่ือสตั ย์ ซ่ือตรงกบั องคก์ ร
มีความขยนั อดทน ไม่ยอ่ ทอ้ ต่อความลาํ บาก

มีทกั ษะดา้ นภาษา ทุกวนั น้ีภาษาองั กฤษกาํ ลงั จะไม่ใช่
ความสามารถพเิ ศษอีกต่อไป แต่เป็นส่ิงที่คนรุ่น
ใหม่ทุกคนควรจะชาํ นาญในระดบั ที่ส่ือสารได้
อยา่ งมีประสิทธิภาพ

มีทกั ษะการพดู - ในการทาํ งาน การติดต่อส่ือสารเป็นเร่ืองสาํ คญั
การแต่งกายและบุคลิกภาพ อยา่ งมาก ตอ้ งฝึกพดู ใหต้ รงประเดน็ ไม่เยน่ิ เยอ้
- การแต่งกาย ตอ้ งคาํ นึกถึงความสุขภาพ
- บุคลิกภาพ หากเป็นผทู้ ่ีมีบุคลิกภาพดี สุขมุ
จะทาํ ใหไ้ ดร้ ับความน่าเชื่อถือ

มีทกั ษะการใชเ้ ทคโนโลยี หมนั่ ศึกษาหาความรู้พฒั นาทกั ษะการใช้
ในยคุ ดิจิทอล เทคโนโลยแี ละอพั เดทอยเู่ สมอ

เพือ่ สนบั สนุนการทาํ งาน

รู้จกั กาลเทศะ ก่อนจบการศึกษา กเ็ พื่อใหไ้ ดโ้ อกาสเรียนรู้อยา่ ง
มีความอ่อนนอ้ มถ่อมตน ใกลช้ ิด และสมั ผสั สภาพแวดลอ้ มของการทาํ งาน
จริง ระหวา่ งท่ีฝึกงาน ควรสงั เกตการแต่งกายที่
ถูกตอ้ งเหมาะสม

จดั การโซเชียลเน็ตเวริ ์ค ควรฝึกการใชส้ ่ือโซเชียลในทางสร้างสรรค์
อยา่ งมีประสิทธิภาพ ในทางท่ีดี

มีความคิดเป็ นสากล เป็นทกั ษะที่สาํ คญั มากต่อการทาํ งานในยคุ
ดิจิทอล ตอ้ งเป็นคนที่พร้อมเปิ ดรับความ
หลากหลายทางวฒั นธรรม ปรับตวั ไดด้ ี

มีความรู้ในวชิ าชีพของ ความรู้ความเขา้ ในส่ิงท่ีเรียนมาจะทาํ ให้
ตนเอง เราเร่ิมตน้ ทาํ งานดว้ ยความเขา้ ใจ

สามารถทาํ งาน จะทาํ ใหง้ านมีคุณภาพ มีประสิทธิภาพ
เป็ นทีมได้ มากกวา่

มองโลกในแง่บวก ทศั นคติและความคิดเป็นสิ่งที่ตอ้ งเร่ิมมา
มีการพฒั นาตนเอง จากขา้ งในของตนเอง คนที่มองโลกใน
แง่บวก ทาํ งานอยา่ งต้งั ใจ
อยตู่ ลอดเวลา ตอ้ งหาความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มเสมอ เพอ่ื
นาํ ความรู้เหล่าน้นั มาประยกุ ตใ์ ชใ้ ห้
เขา้ กบั งานของเรา

มีความมน่ั ใจ เป็นส่ิงสาํ คญั ที่ช่วยทาํ ใหเ้ ราทาํ งานใหอ้ อกมา
ดีได้

รู้จกั การบริหารเวลา การตรงต่อเวลา เป็นคุณสมบตั ิของบุคคลที่มี
ท่ีดี คุณภาพ ตอ้ งใหค้ วามสาํ คญั กบั เวลา

ไม่เขา้ ไปอยใู่ นความขดั แยง้ จาํ เป็นตอ้ งเขา้ ใจสถานการณ์ และไม่
คาํ นึกถึงภาพลกั ษณ์องค์ พาตนเองเขา้ ไปเก่ียวขอ้ งในความ
ขดั แยง้ ใด ๆ กต็ าม

เครอื่ งมือดจิ ทิ ลั
สาํ หรบั การเตรยี มฝึ กประสบการณ์

วิชาชพี ภาษาไทย

เคร่ืองมือดจิ ทิ ลั Digital Tools

ประชุมออนไลน์ การจดั เกบ็ ขอ้ มูล

แบบฟอร์มออนไลน์ งานสาํ นกั งาน

nrru mail
การใช้ nrru mail ใน office 350 และ G Suite For Educotion
จะไม่มีการเสียค่าใชจ้ ่าย

แอพพลเิ คชันสําหรับการประชุม

Microsoft Teams Google Meet

Zoom Cloud Meetings สําหรับการประชุม
หรือประยุกต์กบั การเรียนการสอน
- ประชุมพร้อมกนั สูงสุด 100 คน

- ประชุมไดส้ ูงสุด 40 นาที
ข้อดขี อง zoom
- ไม่ตอ้ งสมคั รเป็นสมาชิก
- ผเู้ ขา้ ร่วมจะตอ้ งมี Password
- แอพพลิเคชนั ของ zoom สามารถเขา้ ร่วมประชุมได้

การเปลย่ี นพืน้ หลงั

• กด Virtual Background เลือกพ้นื หลงั
ท่ีตอ้ งการใช้

ป่ มุ ควบคุมหลกั ทใ่ี ช้ในการประชุม

Zoom

1 2 34 5 67

1.เปิ ด / ปิ ด ไมโครโฟน 5.แชร์หนา้ จอ
2.เปิ ด / ปิ ดกลอ้ ง 6.บนั ทึกการประชุม
3.เชิญผเู้ ขา้ ร่วมประชุม 7.ส่งสติกเกอร์แสดง
4.เปิ ด / ปิ ด หนา้ ต่างแชท ความรู้สึก

Microsoft Teams

• ประชุม
- เปลี่ยนจากการแชทกลุ่มเป็นการประชุมทางวดิ ีโอสามารถประชุมร่วมกนั
ไดจ้ ากการโทร
• โทร
- โทรออกและรับสายใน Microsoft Teams เช่น การโทรเป็นกลุ่ม
ขอ้ ความเสียงในคลาวด์ และการโอนสาย
• ทาํ งานร่วมกนั
- คน้ หา แชร์ และแกไ้ ขไฟลใ์ นแบบเรียลไทมอ์ ยา่ งง่ายดายดว้ ยแอพที่คุน้ เคย
เช่น Word, PowerPoint และ Excel ใน Microsoft Teams

มีจุดเด่นในดา้ นความสะดวกสบาย ความปลอดภยั รูปร่างหนา้ ตาที่
Moodern ใชง้ านไดง้ ่ายรวมถึงยงั มีการจดั การแบ่งพ้นื ท่ีหรือกลุ่มในการ
ทาํ งานกนั อยา่ งชดั เจน ใชเ้ ป็นพ้นื ที่ทาํ งานระหวา่ งผเู้ รียน ผสู้ อน หรือใช้
ทาํ งานร่วมกนั สาํ หรับบุคคากร เจา้ หนา้ และคณาจารย์

ป่ มุ ควบคุมหลกั ทใี่ ช้ในการประชุม

Microsoft Teams

1
2
3
4
5
6 7 8 9 10 11 12

1. กิจกรรม 7. เปิ ด / ปิ ดกลอ้ ง
2. การแชท 8. เปิ ด / ปิ ด ไมโครโฟน
3. ทีม 9. แชร์หนา้ จอ
4. ปฏิทิน 10. ส่งสติกเกอร์แสดงความรู้สึก
5. การโทร 11. ส่งขอ้ ความ
6. ไฟล์ 12. ผเู้ ขา้ ร่วมการประชุม

Google Meet

• การประชุมออนไลน์ ประชุมไดส้ ูงสุด 100 คน
• ประชุมไดส้ ูงสุด 60 นาที

ป่ มุ ควบคุมหลกั ทใี่ ช้ในการประชุม

Meet

123 4 5 678 9

1. เปิ ด / ปิ ด ไมโครโฟน 6. ผเู้ ขา้ ร่วมการประชุม
2. เปิ ด / ปิ ดกลอ้ ง 7. แชทกบั ทุกคน
3. แชร์หนา้ จอ 8. กิจกรรม
4. ออกจากการโทร 9. ตวั ควบคุมของผจู้ ดั
5. รายละเอียดการประชุม

• กด google.com และกดช่องตารางขา้ งบนมุมขวา
• กดเลือกท่ีไดฟ์

• สร้างช่ือโฟลเดอร์ใหม่ สร้างแบบสอบถาม และกดสร้าง
• กดใหม่ และจะข้ึนหนา้ แถบ google

• กดเลือก google ฟอร์ม
• ข้นั ตอนต่อไปเร่ิมการทาํ แบบฟอร์มคาํ ถาม

การต้งั ค่า mail ในการตอบแบบสอบถามผ่าน Google ฟอร์ม

• กด การต้งั คา่ และกดท่ีการตอบรับ

• กดจาํ กดั สาํ คญั ผใู้ ชง้ าน เลือกเปิ ดท่ีจุดท่ีม่วง จาํ กดั ใชเ้ ฉพาะ mail
ของมหาวทิ ยาลยั ราชภฎั นครราชสีมา

• กดจาํ กดั สาํ หรับผใู้ ชง้ าน เลือกปิ ดที่จุดสีขาว ไม่จาํ กดั การใชง้ าน
mail ในการเขา้ ตอบแบบสอบถาม

การตอบรับสําหรับทม่ี ผี ู้ตอบแบบสอบถาม

• ตอบคาํ ถาม 0 ขอ้ ตรงช่องส่ีเหล่ียมสีดาํ ยงั ไม่มีจาํ นวนคนเขา้
ทาํ แบบสอบถาม

• ไม่เปิ ดรับคาํ ตอบแลว้ ปิ ดจุดสีขาว การตอบแบบสอบถามปิ ดแลว้
ไม่สามารถตอบไดอ้ ีก

การพจิ ารณาตน้ ฉบบั
และการพสิ จู นอ์ กั ษร

การใช้เครื่องหมายตรวจแก้ต้นฉบบั

• ในการตรวจแกต้ น้ ฉบบั ตอ้ งอาศยั ความละเอียด รอบคอบของผตู้ รวจแก้
เป็นอยา่ งมาก วธิ ีหน่ึงที่จะช่วยใหเ้ กิดความสะดวกในการตรวจแก้
ตน้ ฉบบั คือ การใชเ้ คร่ืองหมายและสญั ลกั ษณ์ในการตรวจแกจ้ ดั การกบั
ขอ้ บกพร่องในตน้ ฉบบั

• เคร่ืองหมายท่ีใชใ้ นการตรวจแก้ ส่วนใหญ่จะใชม้ ากในการพสิ ูจน์อกั ษร
การตรวจตน้ ฉบบั ของผสู้ อนการเขียนและบรรณาธิการ

• การกาํ หนดเครื่องหมายหรือสญั ลกั ษณ์น้นั ข้ึนอยกู่ บั การกาํ หนดของ
ผตู้ รวจแกใ้ นแต่ละหน่วยงาน ส่วนมากมกั ใชเ้ ครื่องหมายท่ีคลา้ ย ๆ กนั

เติมคาํ หรือ เวน้ วรรคหน่ึง เวน้ วรรค 3 เลื่อนขอ้ ความ
ขอ้ ความท่ีตก ช่วงตวั อกั ษร ช่วงตวั อกั ษร ใหต้ ่าํ ลง

เลื่อนขอ้ ความ เลื่อนขอ้ ความ เล่ือนขอ้ ความ ข้ึนยอ่ หนา้ ใหม่
ใหส้ ูงข้ึน ไปทางซา้ ย ไปทางขวา

ไม่ตอ้ งยอ่ หนา้ เวน้ ระยะ เวน้ บรรทดั ขีดเสน้ ใตค้ าํ
ใหเ้ ท่ากนั ไม่ไดร้ ะยะ ท่ีเขียนผิด