E-Book

สรุปความรู้จากการอบรมเตรียมฝึก
ประสบการณ์วิชาชีพภาษาไทย

นางสาวฤตินันท์ ปรางค์ชัยภูมิ

6140307123

ศศ.บ. ภาษาไทย หมู่ 1 ปี 4

สารบัญ

เรื่อง หน้า

ความรู้เกี่ยวกับสำนักงาน และงานต่าง ๆ ในสำนักงาน 1

สำนักงานแบ่งตามระบบ 1

โครงสร้างการบริหารงานมหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา 1

โครงสร้างการบริหารงานในสำนักงานเอกชน 2

การนำเสนอแฟ้มเอกสารต่อผู้บริหาร 2

กระบวนการจัดการประชุม 3

ทักษะที่ต้องเตรียมตัวสำหรับทำงาน 4




เครื่องมือดิจิทัลสำหรับการเตรียมฝึกประสบการณ์วิชาชีพภาษาไทย 5

เครื่องมือดิจิทัล Digital Tools 5

NRRU Mail 6

แอพพลิเคชันสำหรับการประชุม 6

Zoom Cloud Meetings สำหรับการประชุมหรือประยุกต์กับการเรียนการสอน 7

Google Meet 7

MS Teams Meeting 8

การสร้างแบบสอบถามจาก Google Form (ฟอร์ม) 8




การพิจารณาต้นฉบับ และการพิสูจน์อักษร 12

การใช้เครื่องหมายตรวจแก้ต้นฉบับ 12

ความรู้เกี่ยวกับสำนักงาน และงานต่าง ๆ
ในสำนักงาน

สำนักงานแบ่งตามระบบ

สำนักงานราชการ (Bureau)
สำนักงานอัตโนมัติ (OA coffice automation)
สำนักงานไร้กระดาษ (Paper lass office)
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (Eleactronic office)
สำนักงานสีเขียว (Green office)
สำนักงานเสมือน (Virtual office)

สำนักงานประกอบด้วย 2 ลักษณะ ดังนี้
แบ่งตามลักษณะทางกายภาพ ผู้ปฏบัติงานในสำนักงาน อาคารสถานที่หรือห้องที่ใช้
ปฏิบัติงาน เครื่องมือที่ใช้ในสำนักงาน
แบ่งตามชั้นผู้บริหาร ผู้บริหาร คือบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินงานตามกระบวน
การบริหาร แบ่งออกเป็น 3 ระดับ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหาร
ระดับปฏิบัติการ (หัวหน้างาน)

โครงสร้างการบริหารมหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา

สภามหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา

สภาวิชาการ คณะกรรมการส่งเสริม
กิจการมหาวิทยาลัย

สภาคณาจารย์และข้าราชการ คณะกรรมการติดตามตรวจสอบและ
ประเมินผลงานของมหาวิทยาลัย

หน่วยตรวจสอบภายใน อธิการบดี
รองอธิการบดี คณะกรรมการบริหารงานมหาวิทยาลัย

ผู้ช่วยอธิการบดี

คณะบดี ผู้อำนวยการ

โครงสร้างการบริหารงานในสำนักงานเอกชน

ฝ่ายบริหาร ฝ่ายทรัพยากร ฝ่ายปฏิบัติการ
บุคคล

ฝ่ายผลิต ฝ่ายตลาด ฝ่ายบริการ
ลูกค้า

ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อพัสดุ ฝ่าย
การเงิน ครุภัณฑ์ ประชาสัมพันธ์

การนำเสนอแฟ้มเอกสารต่อผู้บริหาร

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
จัดลำดับความสำคัญเร่งด่วนของเรื่อง
การเสนอแฟ้มเอกสารจะผ่านระบบของมหาวิทยาลัย
นำแฟ้มเสนอผู้บริหารพิจารณาลงนาม
เลขานุการตรวจสอบความถูกต้องและส่งคืนหน่วยงาน

แฟ้มเสนอเลขานุการเป็นผู้ดำเนินการโดยตรง
- เมื่อได้รับหนังสือมาแล้ว จะสรุปประเด็นสำคัญให้ผู้บริหารพิจารณา
- ดำเนินการที่ผู้บริหารสั่งการ

กระบวนการจัดประชุม

การเตรียม ทำหนังสือการประชุมส่งให้คณะกรรมการในระบบ Lesspaper
การก่อน จองห้องประชุมและแจ้งเจ้าหน้าที่
ประชุม รวบรวมเอกสารที่หน่วยงานนำเสนอในระบบ Lesspaper
โดยได้รับการอนุมัติมาจัดระเบียบวาระการประชุม
ดำเนินการทำแฟ้มเอกสารการประชุม เฉพาะระเบียบวาระที่ 5
สแกนเอกสารระเบียบวาระการประชุมที่ 1-6 เป็นไฟล์
จัดทำเว็บไซต์การประชุมในระบบ Google Drive
เตรียมใบลงทะเบียน
จัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม
จัดห้องประชุม จัดป้ายการประชุม

การดำเนินการ ตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม เช่น ห้องประชุม
ระหว่างการ ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระ
ประชุม จดบันทึกการประชุมและสรุปผลการประชุมให้ถูกต้อง

การดำเนิน ทำบันทึกสรุปการประชุมให้ถูกต้อง แล้วนำเสนอเลขานุการตรวจ
การหลัง สอบความถูกต้องอีกครั้ง
การประชุม ทำบันทึกแจ้งมติที่ประชุมแยกตามระเบียบวาระแล้วให้เลขานุการ
ส่งคืนหน่วยงาน
จัดทำรายงานการประชุมให้ละเอียด
ตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุมแล้ว
นำเสนอเลขานุการ

ทักษะที่ต้องเตรียมตัวสำหรับทำงาน

1. ใช้อุปกรณ์สำนักงานให้คล่อง คอมพิวเตอร์ เครื่องปริ้น เครื่องถ่ายเอกสาร
และอุปกรณ์ต่าง ๆ แต่ถ้าไม่เคยใช้มาก่อนก็นำสมุดปากกามาจดวิธีใช้งานได้

2. มีความขยัน อดทน ตรงต่อเวลา ถือเป็นใบเบิกทางในการได้งานจากหน่วย
งานที่ไปฝึกงาน

3. มีทักษะด้านภาษา ภาษาอังกฤษควรจะชำนาญในระดับที่สื่อสารได้อย่างมีประ
สิทธิภาพและควรเรียนรู้ภาษาที่สามเพิ่มเติม

4. มีทักษะการพูด การแต่งกายและบุคลิกภาพ

5. มีทักษะการใช้เทคโนโลยีในยุคดิจิทัล หมั่นศึกษาหาความรู้พัฒนาทักษะการใช้
เทคโนโลยี

6. รู้จักกาลเทศะ มีความอ่อนน้อมถ่อมตน

7. มีความรู้ในวิชาชีพของตนเอง เป็นทักษะที่สำคัญมาก และเป็นหลักเกณฑ์ใน
การที่จะพิจารณารับนักศึกษาจบใหม่ทำงาน

8. สามารถทำงานเป็นทีมได้ การทำงานคนเดียวได้เป็นเรื่องที่ดี แต่การทำงาน
เป็นทีมจะทำให้งานมีคุณภาพมากกว่า

9. มีการพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา การพัฒนาทักษะตนเองในด้านอื่น ๆ ที่เกี่ยว
ข้องกับทำงานหรือทักษะด้านที่สนใจ สามารถศึกษาได้หลายช่องทาง

เครื่องมือดิจิทัลสำหรับการเตรียมฝึก
ประสบการณ์วิชาชีพภาษาไทย

เครื่องมือดิจิทัล Digital Tools

ประชุมออนไลน์ การจัดเก็บข้อมูล

แบบฟอร์มออนไลน์ งานสำนักงาน

NRRU Mail

การใช้ NRRU Mail ใน Office 350 และ G Suite For Education
จะไม่มีการเสียค่าใช้จ่าย

แอพพลิเคชันสำหรับการประชุม

Zoom Cloud Meetings สำหรับการประชุมหรือ
ประยุกต์กับการเรียนการสอน

ซูมให้บริการซอฟต์แวร์สำหรับประชุมออนไลน์ โดยแบ่งเป็นหลายรูปแบบ เช่น
Zoom Basic ให้บริการฟรี จำนวนเวลาใช้งานครั้งละ 40 นาที และผู้เข้าร่วม
100 คน
Zoom Pro จำนวนเวลาใช้งานไม่เกิน 24 ชั่วโมง และผู้เข้าร่วม 300 คน

และบริการอื่ น

ข้อดีของ Zoom
ไม่ต้องสมัครเป็นสมาชิก
ผู้เข้าร่วมจะต้องมี PMI (Personal Meeting ID) และ Password
แอพพลิเคชันของ Zoom สามารถเข้าร่วมประชุมได้

Google Meet

Google Meet คือหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ Google
โดยมันเป็นแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ ที่เอาใช้สำหรับ
ติดต่อพูดคุยกันผ่านวิดีโอคอล เพื่อใช้ประชุมออนไลน์
หรือ นัดประชุมผ่านออนไลน์ ซึ่งรองรับผู้เข้าร่วมได้สูง
สุด 100 คน และใช้งานได้นานถึง 60 นาทีต่อครั้ง

ก่อนที่จะเริ่มใช้งาน Google Meet ทุกคนต้องมีบัญชีผู้
ใช้ Google Account เสียก่อน ซึ่งสำหรับถ้าใครที่เคย
ใช้ Gmail, Google Photos, YouTube หรือบริการ
ต่าง ๆ ของ Google อยู่แล้ว ก็ไม่มีปัญหา เพราะไม่ต้อง
ทำอะไร

MS Teams Meeting

ประชุม
- เปลี่ยนจากการแชทกลุ่มเป็นการประชุมทางวิดีโอสามารถประชุมร่วมกันได้จาก
โทร

โทร
- โทรออกและรับสายใน Microsoft Teams เช่น การโทรเป็นกลุ่ม ข้อความ
เสียงในคลาวด์ และการโอนสาย

ทำงานร่วมกัน
- ค้นหา แชร์ และแก้ไขไฟล์ในแบบเรียลไทม์อย่างง่ายดายด้วยแอปที่คุ้นเคย เช่น Word,
PowerPoint และ Excel ใน Microsoft Teams




การสร้างแบบสอบถามจาก Google Form

การสร้างแบบฟอร์มคำถามออนไลน์จาก Google Form มีขั้นตอนต่อไปนี้
1.กดที่ Google.com

กดที่ช่องตารางสี่เหลี่ยมด้านบนขวา

2. กดที่ไดรฟ์
3. กดที่ ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์ และกดแถบ Google

4. กดที่ Google ฟอร์ม
5. เริ่มทำแบบสอบถามผ่าน Google ฟอร์ม

สร้างแบบฟอร์มได้ง่ายๆ เหมือนสร้างเอกสาร
เลือกคำถามได้หลากหลายประเภท ลาก
และวางเพื่อจัดเรียงคำถามและปรับแต่ง
ค่าได้ง่ายเหมือนการวางรายการ

วิเคราะห์คำตอบด้วยการสรุปอัตโนมัติ
ดูคำตอบปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์ สามารถเข้าถึงข้อมูลดิบ
และวิเคราะห์ด้วย Google ชีตหรือซอฟต์แวร์อื่น

การพิจารณาต้นฉบับและการพิสูจน์อักษร

ในการตรวจแก้ต้นฉบับต้องอาศัยความละเอียด รอบคอบของผู้ตรวจแก้เป็น
อย่างมาก วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการตรวจแก้ต้นฉบับคือ การใช้
เครื่องหมายและสัญลักษณ์ในการตรวจแก้จัดการกับข้อบก พร่องในต้นฉบับ
เครื่องหมายที่ใช้ในการตรวจแก้ ส่วนใหญ่จะใช้มากในการพิสูจน์อักษร การตรวจ
ต้นฉบับของผู้สอนการเขียนและบรรณาธิการ

การใช้เครื่องหมายตรวจแก้ต้นฉบับ

เติมคำหรือข้อความที่ตก

เว้นวรรคหนึ่งช่วงตัวอักษร เว้นวรรค 3 ช่วงตัวอักษร
(วรรคเล็ก) (วรรคใหญ่)

เลื่ อนข้อความให้สูงขึ้น

เลื่ อนข้อความให้ต่ำลง เลื่ อนข้อความไปทางซ้าย
เช่น เลื่อนให้ชิดขอบ
กระดาษด้านซ้าย

เลื่ อนข้อความไปทางขวา ขึ้นย่อหน้าใหม่ ไม่ต้องย่อหน้า
เช่น เลื่อนให้ชิดขอบ
กระดาษด้านขวา

เว้นระยะให้เท่ากัน

เว้นบรรทัดไม่ได้ระยะ ขีดเส้นใต้คำที่เขียนผิด