สาระการเร ี ยนร ้ ู 1. Microsoft Access 2010 2. การจัดการข ้ อมูลในตาราง 3. การใช้งานการสืบค้น 4. การสร้างฟอร์ม 5. การสร้างรายงาน
Microsoft Access 2010 สามารถค้นหาข้อมูลที่ ต ้ องการสอบถามได ้โดยวิธีการที่ง่ายและ รวดเร็วโดยการใช้ Query เน้ื อหาในหน่วยน้ีจึง ขอกล่าวถ ึ งโปรแกรมฐานขอ ้ มูลที่นิยมใช ้ กนั มากในขณะน้ีไดแ ้ ก่ Microsoft Access 2010 เพื่อผู้ที่ศึกษาระบบฐานข้อมูล จะสามารถ น าไปประกอบการใช้งานได้ ดงัได ้ ทราบแลว ้ ว่า Microsoft Access 2010 จะเป็ นระบบจัดการฐานข้อมูลเชิง สัมพันธ์ ซึ่งฐานข้อมูลMicrosoft Access 2010 จะจดัเก ็ บขอ ้ มูลในรูปแบบที่เป็ นตาราง 2 มิติ เป็ นแถวและคอลมัน ์โดยที่แต่ละตารางจะมี ความสัมพนัธ ์ กนัดงัน้ัน จะขอเริ่มต้งัแต่การ สร ้ างตารางเพ ื่อเก ็ บข ้ อมูล และเรียกข ้ อมูล ออกมาใช้งาน
การใช้ Filter จาก Selection ในกรณีที่ตอ ้ งการคน ้ หาขอ ้ มูลแบบเฉพาะเจาะจงกล่าวค ื อ ตอ ้ งการหาขอ ้ มูลที่มี ความคลา ้ ย หร ื อแตกต่างจากขอ ้ มูลที่ตอ ้ งการเช่น ตอ ้ งการขอ ้ มูลหนงัส ื อที่มีตวัอกัษร"er" อยใู่นช ื่อหนงัส ื อ
การสร้าง Filter จากค าค้นหา (Search Term) มีลกัษณะคลา ้ ยกบัการ สร้าง Fiterจาก Selection โดยการกา หนดคา ค้นัหาและกา หนดเง ื่อนไขในการ คันหาข้อมูล การสร้าง Filter จากค าค้นหาแบบตัวอักษร เมื่อใช้ Fitter จากค า ค้นหาแบบตัวอักษร จะสามารถใช้ตัวเลือกในการคัดกรองแบบ เดียวกบัการใชFilter ้ จาก Selection ได ้ เช่น Contains, Does Not Contain, Ends With และ Does Not End Withและยังสามารถใช้ ตวัเล ื อกอ ื่นๆ ไดอ ้ีกเช่น ❖ Equals เล ื อกเฉพาะขอ ้ มูลที่เหม ื อนกบัคา คนัหา ❖ Does Not Equal เล ื อกขอ ้ มูลท้งัหมดยกเวน ้ ขอ ้ มูลที่ เหม ื อนกบัคา คน ้ หา ❖ Begins With เล ื อกเฉพาะขอ ้ มูลที่ข้ึ นตน ้ ดว ้ ยคา ค้นหา ❖ Does Not Begin Wih เล ื อกขอ ้ มูลท้งัหมดยกเวันข้อมูล ที่ข้ึ นตนัดว ้ ยคา คนัหา การสร้าง Row ส าหรับหาค่าผลรวม ในตาราง (Totals Rows) Totals rows ใชใ้ นการหาผลรวมของขอ ้ มูลท้งัหมด ที่อยใู่น feldเดียวกนั โดยจะแสดง ผลรวมไวใ้ นแถวพิเศษซ่ึ งอยดู่า ้ นล่าง ของตาราง
การสร้าง Filter จากค าค้นหาแบบตัวเลข ม ี ลกัษณะคลา ้ ยกบัการสร ้ างFilter จากค าค้นหาแบบ ตวัอกัษร สิ่งท ี่แตกต่างกนัค ื อ ตวัเล ื อกท ี่ใชใ้ นการคดักรองขอ ้ มูล โดยนอกเหน ื อจากตัวเลือก Equals และ Does Not Equal แลว ้ ยงัสามารถใชต ้ วัเล ื อกดงัต่อไปน ้ ีได ้ ❖ Greater Than เล ื อกเฉพาะขอ ้ มูลท ี่ม ี ค่ามากกวา่หร ื อเท่ากบัตวัเลขท ี่ตอ ้ งการคนหา ้ ❖ Less Than เล ื อกเฉพาะขอ ้ มูลท ี่ม ี ค่านอ ้ ยกวา่หร ื อเท่ากบัตวัเลขท ี่ตอ ้ งการคนหา ้ ❖ Between เล ื อกเฉพาะขอ ้ มูลท ี่ม ี ค่าอยใู่นช่วงท ี่กา หนด การสร้าง Fileld ส าหรับการค านวณ (Calculated Fields) Calculated fields ใช้ส าหรับการ ค านวณข้อมูลที่มาจาก record เด ี ยวกนัเม ื่อสร ้ าง calculated felds จะเป็ นการเพิ่ม feld ใหม่ซึ่งในทุกๆ row ของ feld น ้ ี จะประกอบดว ้ ยการคา นวณขอ ้ มูลชนิดตวัเลขจากfeld อ ื่นๆ ท ี่อยู่ใน row เดียวกนั รูปแบบการคา นวณสร ้ างข ้ึ นจากช ื่อของ felds ภายในตาราง และเครื่ องหมายทางคณิตศาสตร์ ตวัอยา่งเช่น ❖ ใช้เครื่องหมาย + เพ ื่อหาผลรวมระหวา่ง felds ❖ ใช้เครื่องหมาย * เพ ื่อหาผลคูณระหวา่ง felds หรือการคูณ felds ดว ้ ยค่าคงท ี่
การใช้งาน Query Query น้นัมีประสิทธิภาพในการคน ้ หาที่สูง กวา่การคน ้ หาอยา่งง่าย(simple search) หรือการใช้ตัวกรอง (ftter) เพื่อค้นหาข้อมูลภายในตาราง เนื่องจาก Query สามารถดึงข้อมูล จากหลายๆ ตารางได ้ ตวัอย่างของการใชง ้ าน query ในหัวขอ ้ น้ี เป็ นการใช้งาน Crosstab query ซึ่งเป็ นการสรุปรวมข้อมูลที่ผู้ใช้ ตอ ้ งการให ้ อยใู่นรูปแบบที่ง่ายต่อการเขา ้ใจและParameter query เป็ นการสอบถามแบบที่เราสามารถก าหนดเง ื่อนไขเข ้ าไปใน Query ที่สร ้ างข้ึ นเพ ื่อคน ้ หาขอ ้ มูลตามเง ื่อนไขที่กา หนด การใช้งาน Parameter query เป็ นการ สอบถามแบบที่เราสามารถก าหนด เงื่อนไขเข้าไปใน Query ที่สร ้ างข้ึนเพื่อ ค ้ นหาข ้ อมูลตามเง ื่อนไขที่ก าหนด ตวัอยา่งเช่น ตอ ้ งการสอบถามขอ ้ มูลลูกค้า ทีละคน Query จะปรากฏกล่องขอ ้ ความ (Dialog Box) ข้ึ นมาถาม ช ื่อลูกคา ้ ที่ ต้องการค้นหาข้อมูล
การสร้างฟอร์มอย่างง่าย การสร ้ างฟอร ์ มสา หรับฐานขอ ้ มูลจะช่วยใหก ้ ารกรอกขอ ้ มูลลงในฐานขอ ้ มูลเป็ นไปไดอ ้ ยา่งสะดวก ยงิ่ข้ึ น เราสามารถออกแบบฟอร ์ มเพ ื่อให ้ ทา งานที่เหมาะสมกบัฐานขอ ้ มูลของเราได ้ในหวัขอ ้ น้ีจะศ ึ กษา เกี่ยวกบัการสร ้ างและปรับปรุงฟอร ์ ม รวมไปถ ึ งการใชต ้ วัเล ื อกdesigncontrols และ formproperties เพ ื่อให ้ แน่ใจว่าฟอร ์ มสามารถทา งานไดต ้ ามที่เราตอ ้ งการใน Access 2010 น้นเราั สามารถสร ้ างฟอร ์ มจากตารางในฐานขอ ้ มูลไดอ ้ ยา่งง่ายเราสามารถตรวจสอบขอ ้ มูลที่มีอยใู่นตารางผา่น ทางฟอร ์ มได ้ รวมไปถ ึ งการเพิ่มขอ ้ มูลใหม่ลงในตาราง นอกจากน้ีเรายงัสามารถปรับปรุงฟอร ์มได้ด้วย การเพิ่ม field และ designcontrols เช่น combo boxes การเพิ่ม feldลงในฟอร์ม ในการสร้าง ฟอร ์ มจากตารางที่มีอยู่ในฐานข ้ อมูลน้ัน feld ท้งัหมดจะถูกรวมอยู่ในฟอร ์ มที่สร้าง ข้ึ นแต่ถา ้ หากมีการเพิ่ม feld1 ใหม่ลงใน ตารางในภายหลัง feld ที่ถูกเพิ่มมาน้นัจะไม่ แสดงอยู่ในฟอร ์ มที่สร ้ างข้ึ น ในกรณีน้ีเรา สามารถเพิ่ม feld ที่สร ้ างข้ึ นใหม่ลงใน ฟอร์มได้ การสร้างรายงาน การสร้างรายงาน หมายถึง การน าข้อมูลจากตารางมา นา เสนอในรูปแบบที่ตอ ้ งการ ซ่ึ งสามารถตกแต่งให ้สวยงามด้วย ขอ ้ มูลรูปภาพสีรูปแบบให ้ มีความน่าสนใจ ตรงตามวตัถุประสงค์ ของการใช้งาน และสามารถน าเสนอในรูปแบบของการพิมพ์ การ สร ้ างรายงานสามารถสร ้ างด ้ วยตวัช่วยสร ้ างหร ื อในมุมมองการ ออกแบบได้
การสร้างรายงานอย่างง่าย การสร ้ างรายงานอยา่งง่ายเป็ นการออกแบบไดโ้ ดยง่ายเพียงแต่ออกแบบตารางให ้ เรียบร ้อยให้ ปฏิบตัิการตามข้นัตอนดงัต่อไปน้ี ตัวอย่าง การสร ้ างรายงานอยา่งง่ายขอ ้ มูลประวตัิพนกังานมีข้นัตอนตงัน้ี 1. ออกแบบตารางและป้อนข้อมูลลงในตาราง Student Info ดังรูป
2. ให้คลิกที่ชื่อตาราง Student Info จากน้นั คลิกที่ริบบอน Create ตามดว ้ ยคลิกคา สง ั่ Report 3. จากข้นัตอนที่2จะได้ ผลลัพธ์ดังรูป
ข้อที่ 1 ข้อใดไม่ใช่การใช้งาน Query ก. ใช้ในการลบข้อมูล ข. ใช้ในการปรับปรุงข้อมูล ค. ใช้ในการสร้างตาราง ง. ใช้ในการรายงาน ข้อที่ 2 ในการสร้างค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลนั้นสามารถ ใช้งานวัตถุใดใน Access 2010 ก. Table ข. Query ค. From ง. Report ข้อที่ 3 ฐานข้อมูลMicrosoft Access 2010 จะจัดเก็บข้อมูล ในรูปแบบที่เป็นตาราง กี่ มิติ ก. 1 มิติ ข. 2 มิติ ค. 3 มิติ ง. ไม่มีข้อถูก ข้อที่ 4 การสร้างใช้งานการสืบค้น มีกี่แบบ ก. แบบเดียว ข. 2 แบบ ค. 3 แบบ ง. 4 แบบ ข้อที่ 5 การสร้างรายงาน หมายถึง ก.การน าข้อมูลจากตารางมาน าเสนอในรูปแบบที่ต้องการ ข. การกรอกข้อมูลลงในฐานข้อมูลเป็นไปได้อย่างสะดวก ค. การสร้างฟอร์มจากตารางที่มีอยู่ในฐานข้อมูล ง. การสอบถามแบบที่เราสามารถก าหนดเงื่อนไขเข้าไปใน Query ที่สร้างขึ้น
ข้อที่ 1 ข้อใดไม่ใช่การใช้งาน Query ก. ใช้ในการลบข้อมูล ข. ใช้ในการปรับปรุงข้อมูล ค. ใช้ในการสร้างตาราง ง. ใช้ในการรายงาน ข้อที่ 2 ในการสร้างค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลนั้นสามารถ ใช้งานวัตถุใดใน Access 2010 ก. Table ข. Query ค. From ง. Report ข้อที่ 3 ฐานข้อมูลMicrosoft Access 2010 จะจัดเก็บข้อมูล ในรูปแบบที่เป็นตาราง กี่ มิติ ก. 1 มิติ ข. 2 มิติ ค. 3 มิติ ง. ไม่มีข้อถูก ข้อที่ 4 การสร้างใช้งานการสืบค้น มีกี่แบบ ก. แบบเดียว ข. 2 แบบ ค. 3 แบบ ง. 4 แบบ ข้อที่ 5 การสร้างรายงาน หมายถึง ก.การน าข้อมูลจากตารางมาน าเสนอในรูปแบบที่ต้องการ ข. การกรอกข้อมูลลงในฐานข้อมูลเป็นไปได้อย่างสะดวก ค. การสร้างฟอร์มจากตารางที่มีอยู่ในฐานข้อมูล ง. การสอบถามแบบที่เราสามารถก าหนดเงื่อนไขเข้าไปใน Query ที่สร้างขึ้น