PEPERIKSAAN SEMESTER PROGRAM MATRIKULASI (PSPM) Semester I & III, Sesi 2023/2024 TAKLIMAT PENGAWASAN
Memastikan petugas peperiksaan mengurus peperiksaan mengikut jadual yang telah ditetapkan Memastikan setiap petugas peperiksaan dapat melaksanakan tugas yang ditetapkan Memastikan petugas peperiksaan mengurus dokumen peperiksaan mengikut prosedur yang telah ditetapkan Memastikan petugas peperiksaan sentiasa patuh kepada arahan keselamatan dan kerahsiaan sepanjang mengurus peperiksaan OBJEKTIF TAKLIMAT PENGAWASAN
KEBENARAN KELUAR URUSAN PERIBADI PENGECUALIAN MENJADI PETUGAS TARIKH PENTING LAIN-LAIN MAKLUMAT Semasa waktu peperiksaan berlangsung. Petugas perlu dapatkan kebenaran KP & diluluskan oleh KJ masing-masing Petugas perlu membuat permohonan terus kepada PENGURUS PEPERIKSAAN (Pengarah KMNS) PSPM (4-12 Dis 2023) Marking (10-19 Jan 2024) Result (22 Feb 2024) Semak semula (22 Feb – 6 Mac 2024) Result semak semula (5 Apr 2024) MAKLUMAT UMUM
Pengarah Peperiksaan Pengurus Peperiksaan Penyelia Peperiksaan Ketua Pengawas Timbalan Ketua Pengawas Pengawas Pengemas Bilik 4 STRUKTUR ORGANISASI PENGURUSAN PEPERIKSAAN
SEMASA PEPERIKSAAN SEBELUM PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN SEMAK KESILAPAN Pengurusan di pusat peperiksaan Fungsi dokumen peperiksaan Pengurusan calon peperiksaan Lawatan ke pusat peperiksaan Pengurusan kertas soalan Pengurusan di pusat peperiksaan Semakan petugas peperiksaan terhadap calon Pengurusan di pusat peperiksaan Tatacara pembungkusan skrip jawapan Pengurusan penghantaran bungkusan skrip jawapan Serahan dokumen dan bahan peperiksaan Kesilapan semasa pembungkusan skrip jawapan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN
SEBELUM PEPERIKSAAN TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Lawatan ke pusat peperiksaan 1. Pemantauan Fizikal a) Tiada kebocoran dan persekitaran bersih b) Tempat tidak tempias/ silau (ada langsir/tirai) c) Pembesar suara berfungsi dan jelas d) Kipas & lampu berfungsi dengan baik e) Almari disediakan & Bahan peperiksaan mencukupi f) Calon disusun mengikut pelan tempat duduk & Jadual Kehadiran Calon (JKC) g) Slip meja ditampal di tempat yang betul h) Meja dan kerusi disusun mengikut jarak yang betul 2. Bilik Khas (jika ada) a) Sediakan peralatan yang diperlukan calon b) Kondusif 3. Paparan Maklumat Peperiksaan a) Jadual Waktu Peperiksaan, Pelan tempat duduk & Arahan Umum Kepada Calon disediakan:- i. bersaiz A3, ditampal kemas dan bersih, ii. di papan kenyataan pintu masuk dewan peperiksaan, dan iii. di laluan/pintu masuk bilik peperiksaan b) Gambar, tulisan dan rajah berkaitan akademik diturunkan/ ditutup
SEBELUM PEPERIKSAAN TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan kertas soalan 1. Di Bilik Kebal/Keselamatan a) Ketua Pengawas (KP) datang bersama pengiring 45 minit sebelum peperiksaan bermula. Tidak dibenarkan mengambil kertas soalan terlalu awal b) KP mengambil kertas soalan dan pengiring menunggu di luar c) KP membuat semakan: Nama kursus, kod kursus dan kod bar pada tetulang kertas d) Simpan dalam beg tertutup dan bawa ke pusat peperiksaan diiringi pengiring 2. Pergerakan ke Pusat Peperiksaan a) Keselamatan kertas soalan diawasi b) Terus ke pusat peperiksaan 3. Maklumat Erata a) Soalan adalah betul kecuali ada errata daripada BMKPM. b) Jika ada: i. Kolej terima errata daripada BMKPM secara rasmi ii. Penyelia Peperiksaan serahkan maklumat errata kepada KP iii. KP/ P maklumkan kepada calon atau tulis di atas papan tulis di setiap bilik/ dewan peperiksaan
SEBELUM PEPERIKSAAN TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan kertas soalan 4. Cara Penulisan Rekod Penerimaan/ Serahan Kertas Soalan a) Sila rekod penerimaan kertas soalan dalam Borang Rekod Penerimaan/ Serahan Kertas Soalan. b) Masukkan sampul kertas soalan ke dalam beg yang disediakan. Nama dan Kod Kursus
SEBELUM PEPERIKSAAN TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan kertas soalan 5. Semakan Kertas Soalan Di Pusat Peperiksaan a) Semak maklumat kertas soalan pada sampul i. P perlu menyemak sampul kertas soalan (Nama & Kod Kursus) ii. P perlu mendapatkan saksi semasa membuka sampul soalan sebelum peperiksaan bermula. P tidak dibenarkan membuka sampul terlalu awal b) Semak kod bar pada tetulang kertas soalan i. P perlu memastikan kawasan bertanda hitam di tetulang kertas soalan adalah sama ii. Sekiranya tetulang kertas soalan tidak sama, P perlu mengambil tindakan berikut: ►Memaklumkan kepada KP/ Penyelia Peperiksaan dengan segera ►Memasukkan semula semua kertas soalan berkenaan ke dalam sampul ►Tidak mengedarkan kertas soalan kepada calon sehingga mendapat arahan daripada BMKPM dan Penyelia Peperiksaan ►KP merekod isu di dalam BRP Kod bar pada tetulang Kertas Soalan
Pengurusan kertas soalan 6. Carta Alir Proses Semakan Kertas Soalan Sebelum Diedarkan Kepada Calon Semakan di bilik kebal/ bilik keselamatan: Nama kursus, kod kursus dan kod bar pada tetulang kertas Simpan dalam beg tertutup dan bawa ke pusat peperiksaan diiringi pengiring Mula Terima soalan dari bilik kebal/ bilik keselamatan Semakan di pusat peperiksaan: Nama kursus, kod kursus dan kod bar pada tetulang kertas. Tamat Edar kertas soalan kepada calon Betul Betul Simpan di Bilik Kebal Maklumkan kepada Penyelia Peperiksaan Awasi dewan/bilik peperiksaan Simpan kembali kertas yang tersilap ke dalam beg Tidak Tidak TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEBELUM PEPERIKSAAN
Pengurusan di pusat peperiksaan 11 1. Petugas peperiksaan digalakkan memakai pelitup muka sepanjang menjalankan tugas 2. Pengemas bilik membuka pusat peperiksaan 1 jam sebelum peperiksaan bermula dan memastikan susunan meja dan kerusi teratur 3. TKP mengambil alih peranan KP semasa ketiadaan KP 4. TKP dan P berada di pusat peperiksaan 45 minit sebelum peperiksaan 5. Petugas peperiksaan termasuk pengemas bilik perlu menandatangani BRP sebelum sidang peperiksaan bermula 6. P perlu mengawasi calon masuk ke pusat peperiksaan supaya tidak membawa masuk bahan terlarang 7. Hadkan pintu masuk calon ke pusat peperiksaan 8. Calon dibenarkan masuk 30 minit sebelum peperiksaan bermula 9. KP perlu membaca Arahan Umum kepada Calon dengan jelas menggunakan pembesar suara dan ulang ayat yang memberi penekanan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEBELUM PEPERIKSAAN
Semakan Petugas Peperiksaan Terhadap Calon 01 03 05 02 04 06 Calon berpakaian kemas Calon digalakkan memakai pelitup muka sepanjang peperiksaan berlangsung Calon mendengar & memahami Arahan Umum yang disampaikan oleh KP Calon menandatangani Slip Meja pada hari pertama peperiksaan Calon mengisi Slip Kehadiran Calon Dokumen pengenalan diri diletakkan di sebelah Slip Meja Calon dibenarkan membawa: alat tulis dan kalkulator Calon dilarang membawa: nota, catatan, buku teks atau sebarang bentuk maklumat, penutup kalkulator, telefon bimbit/ sebarang *peranti elektronik *jam pintar, fon telinga, cermin mata TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEBELUM PEPERIKSAAN
Pengurusan Di Pusat Peperiksaan 1. KP/TKP/P mengenal pasti kehadiran calon 2. KP/TKP merekod kehadiran calon dalam JKC, BMPC, JKMC Helaian Tambahan dan BRP 3. P mengiringi dan mengawasi calon ke tandas 4. KP memaklumkan masa menjawab berbaki 30 minit sebelum peperiksaan tamat 5. Calon yang hadir selepas 30 minit peperiksaan bermula, dibenarkan menduduki peperiksaan atas budi bicara KP dan dicatat dalam BRP 6. Calon yang ingin keluar awal tidak dibenarkan membawa keluar kertas soalan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN
Fungsi Dokumen Peperiksaan 01 BRP Merekod semua perkara berkaitan peperiksaan 02 JKC* Merekod kehadiran calon. Dibungkus bersama-sama skrip jawapan 03 JKMC HELAIAN TAMBAHAN Merekod kehadiran calon yang tidak tersenarai dalam JKC dan laporan KP. Dibungkus bersama-sama skrip jawapan 04 BMPC** Merekod pergerakan calon. Dibungkus bersama-sama skrip jawapan 05 SLIP KEHADIRAN Diisi oleh calon sebagai pengesahan kehadiran. Kolej wajib menyimpan sehingga sampai tempoh pelupusan *Jadual Kehadiran Calon **Borang Mengesan Pergerakan Calon TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN
Fungsi Dokumen Peperiksaan 02 JKC* Merekod kehadiran calon a) b) c) TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN
Fungsi Dokumen Peperiksaan 16 03 JKMC HELAIAN TAMBAHAN Merekod kehadiran calon yang tidak tersenarai dalam JKC dan laporan KP 11 B Mathematics 2/ SM025 20.11.2023 920523063340 MS1112456678 / Semua calon hadir (192 orang) Terdapat seorang Calon cicir: MS1112456678 dan seorang calon tumpang MS1112456679 Peperiksaan berjalan lancar Ditandakan Shahrin bin Osman TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN
Fungsi Dokumen Peperiksaan 04 BMPC Merekod pergerakan calon i. Lengkapkan: maklumat peperiksaan di bahagian A hingga F status kehadiran calon di bahagian G hingga J ii. Tuliskan No. Matrik: kes TH di bahagian K kes CH di bahagian L kes Calon Tumpang/Cicir di bahagian M iii. Tuliskan No. Siri Bungkusan di ruang atas kanan iv. KP wajib tandatangan pada ruangan Pengesahan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN
TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan Calon Peperiksaan SEMASA PEPERIKSAAN 1. Calon Hospital (CH) Calon yang menduduki/ mengambil peperiksaan di hospital Tindakan yang perlu diambil: a) Penyelia Peperiksaan memaklumkan kepada KP b) Pengurus Peperiksaan melantik dua orang P untuk CH c) KP menanda CH dalam JKC dan catat dalam BMPC dan BRP d) P CH membungkus Skrip Jawapan Calon (SJC) dan melabel CH di atas penjuru kanan bungkusan skrip jawapan e) P CH serah bungkusan skrip jawapan kepada Penyelia Peperiksaan 2. Calon Cicir/ Tumpang Cicir – calon yang tiada maklumat dalam JKC Tumpang – calon kolej lain menduduki peperiksaan di pusat berkenaan Tindakan perlu diambil: a) KP memasukkan maklumat calon ke dalam JKMC Helaian Tambahan dan catat pada ruang laporan. Catat juga dalam BRP b) TKP/P meletakkan SJC paling atas bersama-sama SJC lain pusat berkenaan dalam bungkusan pertama
TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SEMASA PEPERIKSAAN 3. Calon Sakit Secara Tiba-tiba Calon sakit sehingga tidak dapat menjawab peperiksaan Tindakan perlu diambil: a) P merekod masa berlaku b) P menyimpan SJC c) P CH menghantar calon ke hospital sekiranya memerlukan rawatan d) Calon boleh sambung menjawab jika pulih dengan syarat waktu peperiksaan belum tamat e) KP/P CH memberi masa gantian mengikut tempoh calon tidak dapat menjawab peperiksaan f) KP merekod dalam BRP g) TKP/ P membungkus skrip jawapan berasingan daripada skrip calon lain (pusat asal calon). P CH mengurus SJC sebagai CH (sama seperti pembungkusan CH) Pengurusan Calon Peperiksaan KES-KES KHAS
TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan Calon Peperiksaan KES-KES KHAS SEMASA PEPERIKSAAN 4. Calon Berkeperluan Khas (CBK) CBK ialah calon yang memerlukan perkhidmatan atau peralatan tambahan untuk menduduki peperiksaan Tindakan perlu diambil: a) Penyelia Peperiksaan menyediakan Bilik Khas (jika perlu) b) Penyelia Peperiksaan membekalkan kertas soalan dan bahan keperluan khas serta memberi masa tambahan mengikut kelulusan BMKPM c) KP mengurus pembungkusan skrip jawapan CBK bersama-sama SJC lain (pusat asal calon) d) Skrip jawapan calon CBK bersaiz A3: i. Dibungkus secara berasingan ii. Dihantar bersama-sama dengan bungkusan SJC lain (pusat asal calon) e) KP catat dalam BRP
TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN Pengurusan Calon Peperiksaan KES-KES KHAS SEMASA PEPERIKSAAN 5. Calon positif Covid-19 (CH)/ Penyakit berjangkit yang lain Calon menduduki peperiksaan di Bilik Isolasi Tindakan perlu diambil: a) Calon menduduki peperiksaan mengikut jadual sama seperti calon lain b) KP menanda CH dalam JKC dan catat dalam BMPC dan BRP c) P CH mengedarkan plastik lutsinar kepada CH d) CH memasukkan SJC ke dalam plastik lutsinar e) P CH mensanitasi plastik lutsinar sebelum dimasukkan ke dalam sampul skrip jawapan f) P CH membungkus SJC sama seperti pembungkusan CH (label CH) g) P CH menyerahkan bungkusan SJC kepada Penyelia Peperiksaan h) KP catat dalam BRP
Pengurusan Di Pusat Peperiksaan 1. KP memaklumkan masa menjawab telah tamat 2. TKP/P mengutip dan memastikan SJC mencukupi 3. KP membenarkan calon keluar mengikut pintu yang dikhaskan (Pastikan calon membawa keluar dokumen pengenalan diri, alat tulis dan kalkulator) 4. P memantau pergerakan calon keluar di pintu keluar 5. TKP/P mengira dan menyusun SJC mengikut senarai calon dalam JKC 6. TKP/P membungkus SJC mengikut tatacara pembungkusan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Tatacara Pembungkusan Skrip Jawapan • Skrip Jawapan CH/ CBK (A3) dilapik menggunakan pelapik/ plastik lutsinar yang dibekalkan JANGAN LIPAT SJC Pembungkusan berasingan • BMPC, JKC, JKMC Helaian Tambahan disusun di atas sampul SJC JKC,BMPC, JKMC Helaian Tambahan • Skrip Jawapan Calon Cicir/ Tumpang disusun paling atas bersamasama SJC lain dalam bungkusan pertama pusat berkenaan SJC Calon Tumpang/ Calon Cicir • 1 plastik pembungkus dimasukkan sebanyak 100 skrip • Jika baki skrip jawapan ≤ 20, skrip jawapan dibungkus bersama-sama dengan bungkusan sebelumnya • Jika baki skrip jawapan > 20, skrip jawapan dibungkus berasingan Plastik Pembungkus • 1 Sampul skrip jawapan dimasukkan sebanyak 25 skrip • Setiap sampul skrip jawapan ditulis nombor siri dan julat nombor meja. • Semua sampul skrip jawapan dimasukkan ke dalam plastik pembungkus mengikut turutan nombor siri Sampul Skrip Jawapan • Pembungkusan skrip jawapan calon dibuat mengikut pusat peperiksaan • Skrip jawapan calon disusun mengikut susunan dalam JKC Pembungkusan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Tatacara Pembungkusan Skrip Jawapan Susun SJC mengikut susunan dalam JKC Maksimum 25 skrip Skrip Jawapan Calon Cicir/ Tumpang diletakkan paling atas Skrip Calon Cicir/ Tumpang (1 skrip) Sampul Skrip Jawapan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Tatacara Pembungkusan Skrip Jawapan 1. Tulis maklumat berikut pada sampul skrip jawapan a) Kod kursus & Bilangan Skrip b) Nama Pengawas & Tandatangan c) No. Siri Sampul & Julat No. Meja 2. Lekatkan Sampul Skrip Jawapan dengan pelekat sedia ada/ tambahan 3. Susun sampul skrip jawapan mengikut nombor siri 4. Susun dan kokot BMPC, JKC dan JKMC Helaian Tambahan mengikut urutan. Letak BMPC, JKC dan JKMC Helaian Tambahan di bahagian paling atas sampul pertama skrip jawapan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Tatacara Pembungkusan Skrip Jawapan KOD KOLEJ NO. SIRI BUNGKUSAN 1/4 Tanggalkan Pelekat Untuk Kegunaan Pengawas 4/4 3/4 2/4 1/4 Sampul Skrip Jawapan 3. JKMC Helaian Tambahan 2. JKC 1. BMPC Dikokot TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Tatacara Pembungkusan Skrip Jawapan KOD KOLEJ NO. SIRI BUNGKUSAN - Isikan maklumat pada plastik pembungkus - Ikat bungkusan skrip jawapan menggunakan tali pengikat mengikut kaedah yang ditetapkan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Pengurusan Penghantaran Bungkusan Skrip Jawapan 1. KP perlu mengisi maklumat penerima dalam consignment note (CN):- ❶ Tulis alamat pengirim (Alamat kolej) ❷ Tulis alamat penerima seperti yang ditetapkan pada Jadual Penghantaran ❸ Tulis kod kertas peperiksaan dan pusat peperiksaan ❹ Tandatangan dan tulis tarikh 2. Masukkan CN ke dalam poket plastik dan tampal pada bungkusan skrip jawapan 3. Lengkapkan rekod serahan/penghantaran bungkusan skrip jawapan dalam BRP 4. KP dan P menghantar bungkusan skrip jawapan kepada Penyelia Peperiksaan di bilik kebal/ bilik keselamatan selepas setiap sidang peperiksaan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Pengurusan Penghantaran Bungkusan Skrip Jawapan Kolej Matrikulasi Melaka Kementerian Pendidikan Malaysia 78300 Masjid Tanah, Londang Melaka 11A (SM015) Pre-printed alamat kolej matrikulasi (pengirim) pada ruangan pengirim oleh syarikat penghantaran ❶ Tulis alamat penerima dengan betul berdasarkan jadual penghantaran ❷ ❸ Tulis kolej & pusat peperiksaan serta kod kertas peperiksaan ❹ Tandatangan dan tarikh Masukkan no. CN bagi setiap bungkusan mengikut kod kertas peperiksaan pada pautan yang akan diberikan oleh Pegawai Peperiksaan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Pengurusan Penghantaran Bungkusan Skrip Jawapan 18 Mei 5.00pm SM015 3 300 300 300 0 - TIADA SAMSOL BIN AHMAD EHA 124 235 4532 2023 KMM HASFEE BIN AHMAD TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Serahan Dokumen Dan Bahan Peperiksaan KP hendaklah menyerahkan dokumen dan bahan peperiksaan berikut kepada Penyelia Peperiksaan selepas tamat peperiksaan: 1. Buku Panduan Pengurusan dan Pengendalian Peperiksaan 2. Borang Akta Rahsia Rasmi 3. BRP yang telah dilengkapkan 4. Salinan JKMC helaian tambahan dan BMPC 5. Maklumat Penerima Bungkusan 6. Slip Kehadiran Calon 7. Kunci almari, alat tulis dan bahan peperiksaan TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
Kesilapan Semasa Pembungkusan Skrip Jawapan Ikatan bungkusan terlalu longgar Pembetulan: Ikatan bungkusan mesti ketat supaya bungkusan tidak terkeluar daripada ikatan Salah susun sampul skrip jawapan Pembetulan: Bungkusan diikat secara menegak Kesalahan menulis bilangan skrip Pembetulan: Hanya perlu tulis 106 sahaja TANGGUNGJAWAB PETUGAS PEPERIKSAAN SELEPAS PEPERIKSAAN
This presentation template was created by Slidesgo, including icons by Flaticon, and infographics & images by Freepik SEKIAN TERIMA KASIH